Wystąpienie (projekt) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie

Szczecin, dnia 12 maja 2009 r.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
WK-0913 – 898/8/K/2009
Szanowny Pan
Krzysztof Frankenstein
Burmistrz Miasta
Sławno
Uprzejmie informuję Szanownego Pana, że Regionalna Izba
Obrachunkowa w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia
7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r.
Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 12.01.2009 r.
do 20.03.2009 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Miasta Sławno.
Kontrolą objęto lata 2005 – 2008.
Protokół kontroli został przekazany Panu w dniu 20 marca 2009 r.
W toku prowadzonych czynności stwierdzono, że kontrolowana jednostka
wyeliminowała nieprawidłowości wykazane w protokole poprzedniej kontroli
kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową
w Szczecinie.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych.
1.
W 2008 r. nie dokonano aktualizacji Statutu Miasta w związku
z likwidacją, na podstawie uchwały Nr XIX/92/2007 Rady Miejskiej
w Sławnie z dnia 14 grudnia 2007 r., jednostki budżetowej pn. Miejski
Zarząd Dróg i Zieleni w Sławnie, czym naruszono przepisy art. 3 ust. 1
w zw. z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 8 protokołu.
2.
Czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do Burmistrza polegające
w badanym okresie na ustalaniu miesięcznego limitów kilometrów na
jazdy lokalne, wystawianiu poleceń wyjazdów służbowych i udzielaniu
urlopów – wykonywał bez stosownego upoważnienia organu stanowiącego
jednostki samorządu terytorialnego Przewodnicząca Rady Miejskiej,
co było niezgodne z przepisami art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r.
o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593
z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Przewodnicząca Rady
Miejskiej – str. 11 protokołu.
3.
W celu przeprowadzenia likwidacji Miejskiego Zarządu Dróg i Zieleni
z siedzibą w Sławnie, na okres od 2.01. do 31.03.2008 r., Burmistrz
w drodze powołania zatrudnił likwidatora (za wynagrodzeniem
miesięcznym ogółem 3 280,00 zł). Wprowadzając nowe stanowisko
pn. „likwidator jednostki budżetowej”, nieprzewidziane przepisami prawa,
naruszono zasady obowiązujące przy zatrudnianiu pracowników
samorządowych i wynikające z przepisów art. 2 pkt 4 ustawy z dnia
22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych oraz § 3 ust. 2
rozporządzeń Rady Ministrów: z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad
wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach
gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich
(Dz. U. Nr 146, poz. 1223 z późn. zm.) oraz z dnia 2 sierpnia 2005 r.
w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych
zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 z późn. zm.),
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 125 protokołu.
4.
W badanym okresie Burmistrz i jego Zastępca nie składali podpisów
na listach obecności, czym naruszono § 22 w zw. z § 5 Regulaminu Pracy
Urzędu Miejskiego, wprowadzonego do stosowania przez Burmistrza
zarządzeniem Nr 37/2003 z dnia 16 czerwca 2003 r. Brak potwierdzenia
przez ww. obecności w pracy uniemożliwiło przeprowadzenie kontroli
w zakresie prawidłowości ustalenia należności z tytułów ryczałtów
pobieranych za używanie do celów służbowych samochodów niebędących
własnością pracodawcy. Za ww. nieprawidłowości odpowiedzialność
ponoszą Burmistrz i jego Zastępca – str. 72 protokołu.
5.
Wykazem ksiąg rachunkowych, będącym jednym z elementów
dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości,
nie objęto prowadzonych w Urzędzie (metodą tradycyjną) ewidencji:
− skutków zwolnień i ulg podatkowych wynikających z uchwał Rady
Miejskiej oraz udzielonych odroczeń i rozłożeń na raty,
− zobowiązań wymagalnych,
co było niezgodne z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3b w zw. z ust. 2 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76,
poz. 694 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 20
i 32 protokołu.
6.
II.
3
Złożone przez podatników w latach poprzednich dokumenty
podatkowo – wymiarowe (deklaracje, informacje), będące jedynymi
dowodami źródłowymi stanowiącymi podstawę ustalenia przypisów
zobowiązań podatkowych na lata następne - zniszczono, traktując je jako
dokumenty kategorii archiwalnej B-5, tj. podlegające zniszczeniu
po upływie pięciu lat ich przechowywania. Przyjętymi metodami
postępowania naruszono § 4 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury
z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad
jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167,
poz. 1375) w zw. z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97,
poz. 673 z późn. zm.). Zgodnie z ww. przepisami dokumentacja
niearchiwalna, po upływie okresu przechowywania określonego
we właściwym wykazie akt, podlega przed zniszczeniem brakowaniu,
tj. ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu
dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu takiej na makulaturę.
W opisanym przypadku dokumenty stanowiące podstawę wymiaru
podatków nie powinny zostać zaliczone do dokumentacji nieprzydatnej
i zniszczone. Za ww. nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi
Podinspektor ds. księgowości podatkowej – str. 41 protokołu.
W zakresie rachunkowości
1.
Zdarzenia gospodarcze z kwietnia 2007 r. wprowadzono do dziennika w
ostatnim dniu tego miesiąca bez zachowania ich chronologii, co było
niezgodne z przepisami art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Zastępca Skarbnika
– str. 17 protokołu.
2.
Materiałów budowlanych (okna, armatura sanitarna) o wartości
82 801,40 zł, zakupionych w dniu 29.12.2006 r. i zdeponowanych
u
dostawcy,
nie
ujęto
w
ewidencji
księgowej
Urzędu
(konto 310 – Materiały), czym naruszono zasady określone Zakładowym
planem kont, wprowadzonym do stosowania Zarządzeniem Nr 2/2004
Burmistrza z dnia 7 stycznia 2004 r. w sprawie szczegółowych zasad
rachunkowości
oraz
planu
kont
dla
Urzędu
Miejskiego,
za co odpowiedzialność ponosi Zastępca Skarbnika – str. 99 protokołu.
3.
Nierzetelnie prowadzono ewidencję składników majątkowych Miasta:
a) w latach 2005 i 2007 ewidencją wartościową nieruchomości nie objęto
10 lokali mieszkalnych oraz 7 lokali użytkowych,
b) separator lamelowy o wartości 122 370,50 zł, wybudowany na potrzeby
kanalizacji deszczowej przy ul. Kosynierów w Sławnie i odebrany
protokołem z dnia 8.12.2006 r., wprowadzono do ksiąg rachunkowych
jednostki na podstawie dowodu OT Nr 1/2007, którym ww. środek
trwały przyjęto do używania w dniu 2.10.2007 r., tj. 10 miesięcy po
jego bezusterkowym odbiorze od wykonawcy,
co było niezgodne z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi
Naczelnik Wydziału Budownictwa i Infrastruktury, który nie złożył
do Wydziału Księgowości stosownych informacji – str. 109 – 110 i 113
protokołu.
4.
W badanym okresie Miasto korzystało ze sprzętu służącego do obrony
cywilnej, o wartości ewidencyjnej ogółem 12 151,00 zł, przekazanego
jednostce samorządu terytorialnego w użyczenie przez Wojewodę
Zachodniopomorskiego w 1999 r. Ww. środki trwałe korzystający zaliczył
do swoich aktywów (konto 013), czym naruszono przepisy art. 24 ust. 2
w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Zastępca Skarbnika
– str. 111 i 112 protokołu.
5.
Wydział Budownictwa i Infrastruktury prowadził w badanym okresie
ewidencję gruntów jedynie ilościowo, zamiast ilościowo i wartościowo,
co było niezgodne z § 10 zarządzeń Burmistrza: Nr 2/2004 z dnia
7 stycznia 2004 r. oraz Nr 52/2008 z dnia 12 sierpnia 2008 r., którymi
ustalono szczegółowe zasady rachunkowości dla Urzędu Miejskiego.
Do dnia zakończenia kontroli nie podjęto czynności mających na celu
ustalenie lub określenie wartości jednostkowych nieruchomości
niezabudowanych (wyceny aktywów), stanowiących własność Miasta.
Za ww. nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału
Budownictwa i Infrastruktury – str. 108 protokołu.
6.
Informacje dotyczące zmian w stanie mienia komunalnego – gruntów,
składane do Wydziału Księgowości przez Wydział Budownictwa
i Infrastruktury nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego: Miasto zbyło
nieruchomości niezabudowane:
a) w 2005 r. :
 według danych z rejestru sprzedaży: grunty o powierzchni ogółem
6,0990 ha, w tym działki rolne (0,4035 ha), grunty zajęte pod drogi
(0,0035 ha) i działki budowlane (5,6920 ha),
 według złożonej informacji – działki budowlane o powierzchni
ogółem 6,4422 ha,
b) w 2007 r.:
 według danych z rejestru sprzedaży: nieruchomości niezabudowane
o powierzchni ogółem 7,0781 ha, w tym działki rolne (6,7852 ha)
i budowlane (0,2929 ha),
 według złożonej informacji – działki budowlane o powierzchni
ogółem 7,0781 ha.
Dane o zmianach w zasobie nieruchomości, złożone przez Wydział
Budownictwa i Infrastruktury, stanowiły podstawę wprowadzenia
nieprawidłowych zapisów do ksiąg rachunkowych jednostki samorządu
terytorialnego oraz miały wpływ na przedstawienie nierzetelnych
informacji o stanie mienia komunalnego za lata 2005 i 2007,
czym naruszono przepisy art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
5
o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału
Budownictwa i Infrastruktury – str. 110 i 111 protokołu.
III.
W zakresie spraw budżetowych i finansowych
1.
Uchwałą Nr XLV/307/2005 z dnia 21 grudnia 2005 r. Rada Miejska
zaplanowała na realizację zadania inwestycyjnego pn. Przebudowa obiektu
przy ul. Mielczarskiego 1 wydatki w wysokości 86 018,00 zł,
tj. w kwocie o 83 982,00 zł niższej od przewidzianych do poniesienia
w wieloletnim planie inwestycyjnym jednostki samorządu terytorialnego
(170 000,00 zł), stanowiącym załącznik do ww. uchwały, co było
niezgodne z przepisami art. 110 ust. 2 pkt 3 i pkt 4 w zw. z art. 124 ust. 1
pkt 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.), za co odpowiedzialność
ponosi Burmistrz, który przygotował projekt uchwały Rady
Miejskiej – str. 92 i 93 protokołu.
2.
W 2007 r. zawarto umowę o dofinansowanie ze środków Funduszu
Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (kwotą 4 200,00 zł) zakupu
przez Przedszkole Nr 4 w Sławnie szałasów/domków drewnianych
do rekreacji i edukacji ekologicznej. W dniu zaciągnięcia zobowiązania
(19.03.2007 r.) ww. wydatków nie przewidziano w planie finansowym
Funduszu, czym naruszono przepisy art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym w zw. z art. 29 ust. 5 ustawy
z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249,
poz. 2104 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Zastępca
Burmistrza – str. 75 i 76 protokołu.
Zadanie pn. Mini ogród botaniczny zostało wprowadzone do planu
finansowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
uchwałą Nr IX/47/2007 Rady Miejskiej z dnia 29 marca 2007 r.
3.
Zastępcy Burmistrza przyznano na okres: od 1.09.2007 r. do 31.08.2008 r.
oraz od 1.09.2008 r. do 31.08.2009 r. dodatek specjalny w wysokości 20%
łącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego,
bez wskazania tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych
lub powierzenia dodatkowych zadań o wysokim stopniu złożoności
lub odpowiedzialności, albo (w 2008 r.) ze względu na charakter pracy
lub warunki wykonywania pracy, co było niezgodne z § 8 ust. 1
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad
wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach
gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich,
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 70 protokołu.
4.
Bez uzyskania kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego
upoważnionej w 2007 r. zawarto dwie umowy cywilnoprawne powodujące
zobowiązania pieniężne jednostki samorządu terytorialnego w łącznej
kwocie 32 660,00 zł (brutto), czym naruszono przepisy art. 46 ust. 3
ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 79 i 123 protokołu.
5.
Opłaty targowe w kwocie ogółem 855,00 zł, pobrane w okresie
od 23.12. do 29.12.2006 r., zostały wpłacone przez inkasenta do kasy
Urzędu Miejskiego w miesiącu styczniu 2007 r., zamiast w terminie
do 31.12.2006 r., co było niezgodne z § 1 ust. 3 umowy z dnia 1.01.2004 r.
zawartej z inkasentem opłat targowych, za co odpowiedzialność ponosi
Inkasent – str. 51 protokołu.
6.
W latach 2005 – 2007 ewidencję przychodów i wydatków Gminnego
Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej prowadzono
bez stosowania klasyfikacji budżetowej, czym naruszono przepisy art. 16
ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych,
za co odpowiedzialność ponosi Zastępca Skarbnika – str. 74 protokołu.
IV.
W zakresie gospodarki mieniem
1.
W 2007 r. w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży:
a) nie określono terminów:
− zagospodarowania 4 nieruchomości,
− złożenia wniosków przez osoby, którym przysługiwało
pierwszeństwo nabycia 7 nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1
pkt 1 i pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce
nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.),
co było niezgodne z przepisami art. 35 ust. 2 pkt 5 i pkt 12 ww. ustawy,
b) wskazano, że sprzedaż lokali użytkowych (2) i nieruchomości
zabudowanej (1) nastąpi w trybie bezprzetargowym na rzecz
dotychczasowych najemców, czym naruszono zasady sporządzania
wykazów, w których - zgodnie z przepisami art. 35 ust. 2 pkt 12
w zw. z art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami - winien zostać określony termin
złożenia wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo
w nabyciu tych nieruchomości,
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 55, 57 i 58, 60 – 62, 64 i
67 protokołu.
2.
W ogłoszeniach o przetargach nieograniczonych na sprzedaż w badanym
okresie 3 nieruchomości ceny wywoławcze podano w kwotach netto,
zamiast brutto, czym naruszono § 13 pkt 1 i § 16 pkt 1 rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu
przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości
(Dz. U. Nr 207, poz. 2108) w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050 z późn. zm.),
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 56, 57 i 59 protokołu.
3.
Ogłoszeń na sprzedaż w drodze przetargów 4 nieruchomości nie
oznaczono datami ich sporządzenia i podania do publicznej wiadomości,
co uniemożliwiło stwierdzenie zachowania przez jednostkę samorządu
7
terytorialnego terminów (6 tygodni) do złożenia wniosków przez osoby
posiadające pierwszeństwo ich nabycia, co było niezgodne z przepisami
art. 38 ust. 2 w zw. z art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 oraz ust. 4 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, za co
odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 56 – 58 i 67 protokołu.
4.
V.
1.
−
−
−
−
2.
W sprawozdaniach SG-01 „Statystyka gminy” za 2008 r. wykazano
nieruchomości będące w posiadaniu Urzędu Miejskiego, zamiast jednostki
samorządu terytorialnego, czym naruszono przepisy art. 30 pkt 3 ustawy
z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88 poz. 439
z późn. zm.) i § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 października
2007 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej
na rok 2008 (Dz. U. Nr 210, poz. 1521), za co odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – str. 9 protokołu.
W zakresie zamówień publicznych.
W trybie przetargu nieograniczonego udzielono w 2005 r. zamówienia
publicznego o wartości 80 000,00 zł na opracowanie dokumentacji
technicznej dla zadania pn. Przebudowa budynku przy ul. Mielczarskiego
1 z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.)
w następującym zakresie:
a) w ogłoszeniu nie określono:
terminu wykonania zamówienia (art. 41 pkt 6),
opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu
dokonywania oceny spełniania tych warunków (art. 41 pkt 7),
kryteriów oceny ofert i ich znaczenia (art. 41 pkt 9),
terminu związania ofertą (art. 41 pkt 11);
b) w przechowywanej dokumentacji brak było specyfikacji istotnych
warunków zamówienia (art. 97 ust. 1),
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 94 i 95 protokołu.
W 2006 r. udzielono zamówienia publicznego o wartości 83 000,00 zł
na dostawę materiałów przeznaczonych na zadanie pn. Przebudowa
budynku przy ul. Mielczarskiego 1 na Środowiskowy Dom Pomocy
w Sławnie – etap II. W postępowaniu przeprowadzonym w trybie
zapytania o cenę dokonano wyboru jednej z dwóch złożonych ofert, której
nie odrzucono, pomimo że nie spełniała warunków określonych
w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, tj.:
− zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej
podmiotów tworzących spółkę „ALMAKO” opatrzone było datą
5.03.2004 r., zamiast wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
dniem złożenia oferty (pkt. 2.2.SIWZ),
− nie zawierała oświadczenia wykonawcy o stanie, poziomie
wykształcenia i uprawnieniach kadry inżynieryjno-technicznej
przewidzianej do wykonania przedmiotu zamówienia (pkt 2.7 SIWZ),
co było niezgodne z przepisami art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 9 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163
z późn. zm.) i świadczy o przeprowadzeniu przez zamawiającego
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem zasad
uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców,
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 98 i 99 protokołu.
3.
W trakcie przeprowadzonych w latach 2006 – 2007 postępowań
o udzielenie zamówień publicznych:
− w trybie przetargów nieograniczonych na: obsługę bankową budżetu
jednostki samorządu terytorialnego, zaciągnięcie dwóch kredytów
bankowych w łącznej kwocie 5 883 000,00 zł oraz wykonanie
pokrycia dachowego z blachodachówki i remontu dachu budynku
przy ul. Mielczarskiego 1 w Sławnie,
− w trybie zapytania o cenę na dostawę materiałów przeznaczonych
na zadanie pn. Przebudowa Budynku przy ul. Mielczarskiego 1,
Burmistrz i jego Zastępca, którzy wykonywali w imieniu zamawiającego
czynności w postępowaniach o udzielenie ww. zamówień, nie złożyli
pisemnych oświadczeń o braku okoliczności skutkujących ich
wyłączeniem z postępowań, co było niezgodne z przepisami art. 17 ust. 2
ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych,
za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 23, 33, 34, 91, 92, 96 i 99
protokołu.
Za nieprawidłowości w zakresach: spraw organizacyjnych (I) wymienione
w pkt 7 oraz spraw budżetowych i finansowych (III) wymienione
w pkt 5 i 6 – odpowiedzialność z tytułu nadzoru ponosi Skarbnik.
Za nieprawidłowości w zakresie rachunkowości (II) odpowiedzialność
z tytułu nadzoru ponosi Burmistrz.
Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono
inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli,
ale nie ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar
gatunkowy.
W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli
oraz usprawnienia pracy Urzędu Miejskiego niezbędne jest podjęcie
następujących działań:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych.
1.
Aktualizowanie zapisów statutu zgodnie z dokonanymi zmianami
w organizacji Miasta.
2.
Zatrudnianie pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami
z
uwzględnieniem
nazewnictwa
i
wymagań
określonych
dla poszczególnych stanowisk.
3.
Potwierdzanie obecności w pracy poprzez składanie podpisów w listach
obecności przez Burmistrza i jego Zastępcę.
4.
Zamieszczenie w wykazie ksiąg rachunkowych informacji o ewidencjach
prowadzonych metodą tradycyjną (ręcznie).
5.
Prawidłowe archiwizowanie dokumentów źródłowych stanowiących
podstawę ustalenia wymiaru podatków.
II.
W zakresie rachunkowości
1.
Zachowanie chronologii zapisów w księgach rachunkowych.
2.
Obejmowanie ewidencją księgową Urzędu (konto 310) materiałów
złożonych magazynie i przeznaczonych do zużycia w późniejszym okresie.
3.
Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie ewidencjonowania
zmian w stanie środków trwałych i mienia komunalnego.
4.
Niezaliczanie do aktywów Miasta środków trwałych, będących własnością
innych jednostek, przekazanych jej do nieodpłatnego korzystania
umowami użyczenia.
5.
Podjęcie czynności zmierzających do ustalenia wartości (wyceny)
aktywów – nieruchomości niezabudowanych stanowiących własność
Miasta.
6.
Rzetelne sporządzanie informacji będących podstawą zapisów w księgach
rachunkowych o stanie mienia komunalnego i jego zmianach.
III.
W zakresie spraw budżetowych, finansowych i sprawozdawczości
1.
Zachowanie zgodności kwot wydatków przewidzianych do poniesienia
w roku budżetowym z ujętymi w planie inwestycji wieloletnich.
2.
Zaciąganie zobowiązań do wysokości wydatków ujętych w planie
finansowym Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
oraz na cele objęte tym planem.
3.
Wskazywanie przy przyznawaniu dodatków specjalnych tytułu
okresowego zwiększenia obowiązków służbowych, powierzenia
dodatkowych zadań, charakteru pracy lub warunków jej wykonywania.
4.
Uzyskiwanie kontrasygnaty Skarbnika na umowach powodujących
powstanie zobowiązań pieniężnych jednostki samorządu terytorialnego.
5.
Wyegzekwowanie terminowego
pobranych przez inkasenta.
6.
Prowadzenie ewidencji przychodów i wydatków Funduszu Ochrony
Środowiska i Gospodarki Wodnej z zastosowaniem klasyfikacji
budżetowej.
IV.
odprowadzania
opłat
targowych
W zakresie gospodarki mieniem.
1.
Podawanie w wykazach oraz ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż
nieruchomości wszystkich informacji wymaganych obowiązującymi
przepisami.
2.
Rzetelne sporządzanie sprawozdań statystycznych SG-01.
V.
W zakresie zamówień publicznych.
1.
Określanie w ogłoszeniach o przetargach na udzielenie zamówień
publicznych wszystkich wymaganych informacji.
2.
Przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych
z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania
wykonawców.
3.
Składanie oświadczeń o braku okoliczności skutkujących wyłączeniem
z postępowań o udzielenie zamówień publicznych przez wszystkie osoby
wykonujące czynności w imieniu zamawiającego.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne
oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Urzędu Miasta.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium
Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych,
dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię
lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni
od daty otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie
30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń
lub o przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie:
mgr Józef Chodarcewicz
Do wiadomości:
Edyta Szczygielska
Przewodnicząca
Rady Miejskiej
w Sławnie