1035/42/K/2011 Szanowny Pan Grzegorz Lipski

Szczecin, dnia 20 lutego 2012 r.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
WK-0913 – 1035/42/K/2011
Szanowny Pan
Grzegorz Lipski
Burmistrz Polanowa
Uprzejmie informuję Szanownego Pana, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października
1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55,
poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w okresie od 15 września do 6 grudnia
2011 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Polanów. Kontrolą
objęto lata 2007 – 2010.
Protokół kontroli
6 grudnia 2011 r.
został
podpisany
i
przekazany
Panu
w
dniu
W toku przeprowadzonych czynności stwierdzono, że kontrolowana jednostka wyeliminowała nieprawidłowości wykazane w protokole poprzedniej
kontroli kompleksowej, przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową
w Szczecinie.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I.
1.
W zakresie spraw organizacyjnych
Uchwałą Nr XXXI/257/05 z dnia 27 września 2005 r. Rada Miejska w Polanowie upoważniła Dyrektora Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego
Oświaty w Polanowie do realizacji zadań w zakresie udzielania pomocy
materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów, w tym do prowadzenia
postępowań administracyjnych oraz do wydawania decyzji we wskazanym
zakresie. Pomimo wprowadzenia ww. uchwałą tzw. dekoncentracji zewnętrznej, tj. nadania gminnej jednostce organizacyjnej statusu organu ad-
2
ministracji oraz udzielenia dyrektorowi tej jednostki upoważnienia do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji w omawianym zakresie Dyrektor Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Oświaty w Polanowie w latach 2009 – 2010 wydał 190 decyzji, przyznając świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym o łącznej wartości 88.440,00 zł, z klauzulą „z upoważnienia Rady Miejskiej”, zamiast we własnym imieniu, co było
niezgodne z art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie
gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Ponadto ustalono, że ww. uchwały należącej do przepisów powszechnie obowiązujących na terenie Gminy i tym samym stanowiącej akt prawa miejscowego
nie ogłoszono w dzienniku urzędowym, co było niezgodne z przepisami
art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 190,
poz. 1606 z późn. zm.) w związku z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Za wskazane nieprawidłowości
odpowiedzialność ponoszą odpowiednio: Dyrektor Zespołu EkonomicznoAdministracyjnego Oświaty w Polanowie i Kierownik Referatu Organizacyjnego i Samorządu, a z nadzoru Burmistrz – str. 51, 53 i 54 protokołu.
2.
Na wnioskach złożonych w latach 2010 i 2011 przez uczniów (reprezentowanych przez ich rodziców) w sprawach zmian decyzji przyznających im
stypendia na okresy od września do grudnia 2009 i 2010 r. nie umieszczono
pieczęci zawierającej daty wpływu tych wniosków, co było niezgodne z zasadami rejestracji przesyłek składanych na nośniku papierowym, określonymi § 6 ust. 11 w zw. z § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319
z późn. zm.) – do 31 grudnia 2010 r. i § 42ust. 2 rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67
z późn. zm.). Powyższe zaniechanie uniemożliwiło sprawdzenie, czy ww.
sprawy zostały załatwione przez organ w obowiązującym terminie. Ponadto na podstawie wniosków złożonych w 2010 r. – do czerwca 2010 r. – organ „przedłużał pomoc materialną o charakterze socjalnym – stypendium
szkolne” przyznaną uczniom na okres od września do grudnia 2009 r., zamiast – w trybie art. 155 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.)
– zmienić swoje decyzje w zakresie np. wysokości tego stypendium
lub terminu, na jaki uprawnionym przyznane zostało świadczenie socjalne.
3
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Dyrektor Zespołu
Ekonomiczno-Administracyjnego Oświaty w Polanowie, a z nadzoru Burmistrz – str. 53 protokołu.
3.
II.
W poleceniach wyjazdów służbowych zleconych w latach 2007 – 2009
Przewodniczącym: Rady Miejskiej (3 przypadki) oraz Komisji Rewizyjnej
(2 przypadki) określenia terminów, miejsc rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowych oraz miejsc wykonywania zadań dokonywał Burmistrz,
zamiast odpowiednio Wiceprzewodniczący wskazany przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego i Przewodniczący Rady Miejskiej, co było niezgodne z § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych
gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 96 protokołu.
W zakresie rachunkowości
1.
W 2009 r. Gmina nabyła 10 udziałów po 500,00 zł każdy w Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. z siedzibą w Koszalinie, a wartość
nabytych udziałów (5.000,00 zł) pokryła wkładem pieniężnym w wysokości 7.000,00 zł. Ww. operację wprowadzono do ksiąg rachunkowych po
stronie Wn konta 030 – Długoterminowe aktywa finansowe, wykazując
wartość udziałów w obcym podmiocie gospodarczym w łącznej kwocie
7.000,00 zł, zamiast w wysokości 5.000,00 zł, co świadczy o niezgodności
tego zapisu ze stanem rzeczywistym (różnica 2.000,00 zł) i stanowiło naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 125 i 126 protokołu.
2.
Decyzją Burmistrza z dnia 7 marca 2008 r. (znak: GNR-I-6011-1/2008)
dokonano podziału nieruchomości oznaczonej Nr 67/1. Działki gruntu (3)
powstałe w wyniku tego podziału wprowadzono do gminnej ewidencji
środków trwałych dopiero w dniu 30 czerwca 2009 r. (opóźnienie 15 miesięcy), co świadczy o niebieżącym prowadzeniu ksiąg rachunkowych
i było niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości. Za ww. nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami, Ochrony Środowiska i Leśnictwa, który ze wskazanym opóźnieniem złożył stosowną
informację do Referatu Finansów, a z nadzoru Burmistrz – str. 119 protokołu.
4
3.
Działki gruntu (14) przekazane jednostce samorządu terytorialnego w latach 2009 – 2010 przez Wojewodę Zachodniopomorskiego wprowadzono
do ksiąg rachunkowych wykazując ich wartość w łącznej kwocie
20.370,00 zł, zamiast ogółem 111.824,00 zł, wynikającej z sumy ich wartości jednostkowych, określonych w decyzjach i aktach notarialnych spisanych między stronami (różnica 91.454,00 zł), czym naruszono przepisy
art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i § 5 ust. 1 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości, spowodowane przekazaniem błędnych informacji do Referatu
Finansów, odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami, Ochrony Środowiska i Leśnictwa, a z nadzoru
Burmistrz – str. 112-119 protokołu.
4.
Z naruszeniem obowiązujących zasad klasyfikowania środków trwałych
wprowadzono do ich ewidencji gminne składniki majątku trwałego:
a) parkingi (4) oraz plac Ochotniczej Straży Pożarnej w Polanowie o wartościach początkowych odpowiednio ogółem 235.737,44 zł
i 15.640,94 zł sklasyfikowano jako rurociągi sieci rozdzielczej oraz lokalne linie rozdzielcze (rodzaj 211), zamiast jako autostrady, drogi ekspresowe, ulice, drogi pozostałe (rodzaj 220);
b) klimatyzator o wartości początkowej 4.758,00 zł sklasyfikowano jako
pozostałe narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie gdzie indziej
nie sklasyfikowane (rodzaj 808), zamiast jako urządzenia klimatyzacyjne
(rodzaj 653),
c) fotoradar o wartości początkowej 142.374,00 zł sklasyfikowano jako
samodzielne urządzenia do automatycznej regulacji i sterowania procesami (492), zamiast jako narzędzia, przyrządy, sprawdziany, itp. (800).
Ujęcie ww. składników majątkowych niezgodnie z obowiązującymi zasadami – określonymi rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia
1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) – Dz. U. Nr 112,
poz. 1317 z późn. zm. – miało wpływ na zastosowanie w 2010 r. niewłaściwych dla nich stawek umorzeniowych, w wyniku czego wartość odpisów zaniżono o 2.847,48 zł. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 120 i 124 protokołu.
W wyniku ustaleń kontroli – dowodem PK 14/10 z dnia 14 października
2011 r. – klimatyzator i fotoradar przeniesiono do odpowiednich dla nich
5
grup środków trwałych oraz dokonano korekty odpisu umorzeniowego
za 2010 r.
III.
1.
W zakresie podatków i opłat oraz gospodarki finansowej
W deklaracjach złożonych na 2010 r. podatnicy podatku rolnego (6) i leśnego (1) – osoby prawne nieprawidłowo ustalili swoje zobowiązania,
w wyniku czego zostały one:
a) w podatku rolnym:
− zaniżone ogółem o 3.073,00 zł (w 3 przypadkach łącznie o 501,00 zł i
w 1 – o 2.572,00 zł)
− zawyżone ogółem o 3.217,00 zł, (w 1 przypadku o 560,00 zł
i w 1 – o 2.657,00 zł );
b) w podatku leśnym zaniżone o 69,72 zł (1 przypadek).
Pomimo przeprowadzenia czynności sprawdzających w zakresie formalnej
poprawności dokumentów oraz ustalenia stanów faktycznych niezbędnych
do stwierdzenia zgodności danych zawartych w złożonych deklaracjach
z przedstawionymi dokumentami – organ podatkowy nie stwierdził, że złożone deklaracje zawierają błędy rachunkowe lub że wypełniono je niezgodnie z ustalonymi wymaganiami. Powyższe spowodowało, że do ksiąg
rachunkowych Urzędu wprowadzono przypisy ww. zobowiązań podatkowych w nieprawidłowych wartościach, co było niezgodne z § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad
rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. podatków od osób
prawnych oraz rozliczenia Vat, a z nadzoru Skarbnik – str. 61-63 protokołu.
W wyniku ustaleń kontroli – na wniosek organu podatkowego – podatnicy dokonali stosownych korekt deklaracji złożonych na 2010 r.
2.
W 2010 r. wpływy z tytułu podatków rolnego i leśnego w łącznej kwocie
32.969,95 zł, pobrane przez inkasenta w m. Żydowo, wprowadzono
do ksiąg rachunkowych Urzędu na podstawie dowodów, które nie zawierały opisów operacji, tj. niespełniających wymagań stawianych dowodom
księgowym, czym naruszono § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu
kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności
budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
6
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor
ds. księgowości podatkowej, a z nadzoru Skarbnik – str. 55,56 i 58 protokołu.
3.
W latach 2009 – 2010 z tytułu umieszczenia w pasach dróg wewnętrznych
urządzeń infrastruktury technicznej jednostka samorządu terytorialnego
uzyskała dochody w łącznej kwocie 9.038,01 zł. Ww. opłaty ustalone zostały w drodze decyzji zezwalających na zajęcie pasów dróg gminnych
(11), niebędących drogami publicznymi, zamiast na podstawie umów
dzierżawy tych nieruchomości, co było niezgodne z przepisami art. 40
ust. 3 w związku z art. 1 i art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 21 marca 1985 r.
o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 roku Nr 19, poz. 115 z późn. zm.).
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi – upoważniony
przez Burmistrza do wydawania decyzji administracyjnych zezwalających
na zajęcie pasów dróg publicznych – Inspektor ds. inwestycji i planowania
przestrzennego, budownictwa i gospodarki komunalnej, a z nadzoru Burmistrz – str. 79 protokołu.
4.
Uchwałą Nr XXXIX/333/2009 z dnia 10 grudnia 2009 r. Rada Miejska postanowiła o przystąpieniu Gminy do Spółki z o.o. pn. Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej z siedzibą w Koszalinie oraz wyraziła zgodę na objęcie przez jednostkę samorządu terytorialnego, za łączną kwotę 7.000,00 zł,
dziesięciu udziałów o ich jednostkowej wartości nominalnej po 700,00 zł.
Umową o przeniesieniu własności aktywów gminnych, zawartą w formie
aktu notarialnego Rep. A Nr 6541/2009 z dnia 30 grudnia 2009 r., Gmina
objęła dziesięć udziałów po 500,00 zł każdy (łącznie na kwotę 5.000,00 zł),
a ich nabycie pokryła wkładem pieniężnym o wartości 7.000,00 zł, co było
niezgodne z postanowieniami uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego Nr XXXIX/333/2009 z dnia 10 grudnia 2009 r.
i stanowiło naruszenie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – str. 125 i 126 protokołu.
5.
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 3.783,87 zł (70
%) zwrócono wykonawcy zadania inwestycyjnego pn. „Rozbudowa i przebudowa świetlicy wiejskiej w Gołogórze” w dniu 28 grudnia 2009 r., zamiast w terminie do 16 grudnia 2009 r., co było niezgodne z § 13 ust. 4 pkt
1 zawartej między stronami umowy Nr GM-I-3410-13-7/09 z dnia
17.08.2009 r. Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Inwestycji, Planowania Przestrzennego, Budownictwa
i Gospodarki Komunalnej, który w stosownym terminie nie złożył w Refe-
7
racie Finansów informacji o obowiązku zwrotu ww. zabezpieczenia,
a z nadzoru Burmistrz – str. 107 protokołu.
Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono
inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli, ale
nie ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy.
W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli
oraz usprawnienia pracy Urzędu Miejskiego niezbędne jest podjęcie następujących działań:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Przestrzegania obowiązku ogłaszania w dzienniku urzędowym aktów normatywnych, zawierających przepisy powszechnie obowiązujące na terenie
Gminy.
2.
Wydawania decyzji w sprawie udzielenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów (stypendiów), we własnym imieniu, przez Dyrektora Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Oświaty w Polanowie.
3.
Oznaczania datą wpływu wniosków składanych w sprawach udzielenia
pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów.
4.
Dokonywania zmian decyzji ostatecznych rozstrzygających sprawy
uczniów dotyczące udzielenia im pomocy materialnej o charakterze socjalnym, zamiast wydawania decyzji „przedłużających pomoc materialną
o charakterze socjalnym”.
5.
Określania w poleceniach wyjazdów służbowych zleconych Przewodniczącym: Rady Miejskiej i Komisji Rewizyjnej terminów i miejsc wykonywania zadań oraz miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowych odpowiednio przez Wiceprzewodniczącego Rady Miejskiej wskazanego przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego
oraz Przewodniczącego Rady Miejskiej.
II.
W zakresie rachunkowości
1.
Przestrzegania obowiązku rzetelnego i bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
2.
Ujmowania w księgach rachunkowych wartości nieruchomości otrzymanych od Wojewody Zachodniopomorskiego ustalonych zgodnie z obowiązującymi zasadami ich wyceny.
8
3.
III.
Dokonania korekty odpisów umorzeniowych od wartości nieprawidłowo
sklasyfikowanych środków trwałych.
W zakresie podatków i opłat oraz gospodarki finansowej
1.
Prowadzenia w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów
zobowiązań z tytułu podatków rolnego i leśnego, ustalonych w oparciu
o rzetelnie skontrolowane deklaracje złożone przez podatników.
2.
Ewidencjonowania wpływów z tytułu podatków rolnego i leśnego pobranych przez inkasentów na podstawie pokwitowań wpłat pozwalających
na identyfikację należności wniesionych przez podatników.
3.
Pobierania opłat za zajęcie pasów dróg wewnętrznych według stawek ustalonych przez Radę Miejską za dzierżawę nieruchomości gminnych.
4.
Wykonywania uchwał Rady Miejskiej zgodnie z postanowieniami organu
stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego.
5.
Przestrzegania obowiązku zwrotu zabezpieczeń należytego wykonania
umów w ustalonych terminach.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Gminy.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby,
za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących
zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni
od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
mgr Józef Chodarcewicz
Do wiadomości:
Szanowny Pan
Jerzy Wilk
Przewodniczący Rady Miejskiej w Polanowie