Pan Michał Hypki Burmistrz Kalisza Pomorskiego

Szczecin, dnia 31 stycznia 2014 r.
PREZES
REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ
W SZCZECINIE
WK.0913.1143.42.K.2013
Pan
Michał Hypki
Burmistrz
Kalisza Pomorskiego
Informuję Pana, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia
7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U.
z 2012 r., poz. 1113), w okresie od 3 października do 29 listopada 2013 r.,
Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie przeprowadziła kontrolę
kompleksową gospodarki finansowej Gminy za lata 2009-2012.
Protokół kontroli został podpisany przez Pana w dniu 29 listopada 2013 r.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I.
1.
W zakresie spraw organizacyjnych
Bez upoważnienia Rady Miejskiej – porozumieniem z dnia 26 kwietnia
2012 r. – Burmistrz przyjął do wykonania zadania Powiatu Drawskiego
z zakresu zarządu drogami powiatowymi, zlokalizowanymi w granicach
administracyjnych miasta Kalisz Pomorski, co było niezgodne z art. 30
ust. 1 w zw. z art. 18 ust. 2 pkt 11 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.).
Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Burmistrz,
który wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 30 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy
– przed zawarciem porozumienia z dnia 26 kwietnia 2012 r. –
nie przygotował i nie przedłożył organowi stanowiącemu jednostki
1
samorządu terytorialnego projektu uchwały w podanym zakresie – str. 145
protokołu kontroli.
Zadania
z
zakresu
zarządzania
drogami
powiatowymi
zlokalizowanymi w granicach administracyjnych miasta Kalisz Pomorski
zostały przyjęte do realizacji przez jednostkę samorządu terytorialnego
uchwałą Nr XXVII/188/2012 Rady Miejskiej z dnia 14 czerwca 2012 r.
2.
W okresie od 29 lutego do 27 marca 2012 r. decyzje w sprawie zwrotu
podatku akcyzowego wydawane były – zamiast przez Burmistrza –
przez jego Zastępcę i Sekretarza, czym naruszono art. 5 ust. 1 ustawy
z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie
oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52,
poz. 379 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność
ponosi Zastępca Burmistrza i Sekretarz, a z nadzoru Burmistrz – str.
138-141 protokołu kontroli.
W dniu 16 kwietnia 2012 r. Burmistrz upoważnił swojego Zastępcę
oraz Sekretarza do wydawania w jego imieniu decyzji w sprawie zwrotu
podatku akcyzowego.
3.
II.
1.
Sporządzone na potrzeby odbiorcy jednostkowe sprawozdanie Rb-N
o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych Urzędu
Miejskiego za IV kwartał 2012 r. z dnia 6 lutego 2013 r. oraz korekta
tego sprawozdania z dnia 21 lutego 2013 r. – w miejscu przeznaczonym
dla kierownika jednostki – zostały podpisane, zamiast przez Burmistrza
przez jego Zastępcę, nieuprawnionego do reprezentowania ww. jednostki
przy wykazywaniu danych zawartych w tym dokumencie, co było
sprzeczne z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów
publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247),
za co odpowiedzialność ponosi Zastępca Burmistrza, a z nadzoru Burmistrz
– str. 28 protokołu.
W zakresie rachunkowości
Ewidencja księgowa rozrachunków:
a) prowadzona na analitycznych urządzeniach księgowych 201/020016935
i 201/020001829 urządzonych do konta 201-Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami (zobowiązania) – według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r.
– wykazała zobowiązania Urzędu Miejskiego w kwotach odpowiednio
2
77,00 zł i 242,05 zł, pomimo że zapłata ww. zobowiązań nastąpiła
w formie gotówkowej w dniach 29 i 30 grudnia 2011 r., co świadczy
o nierzetelności ksiąg rachunkowych i było niezgodne z art. 24 ust. 2
ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);
b) z pracownikami, prowadzona na koncie 234 i zawierająca zapisy
operacji zaliczek do rozliczenia, wypłaconych pracownikom na wydatki
obciążające jednostkę, kosztów rozmów telefonicznych, podróży
służbowych oraz ryczałtów samochodowych. Ww. ewidencja
nie zapewniała w 2012 r. możliwości ustalenia stanu należności,
roszczeń
i
zobowiązań
według
poszczególnych
tytułów
rozrachunkowych.
Ponadto
zdarzenia
dotyczące
rozliczenia
wypłaconych zaliczek ujmowano ze znakiem minus po stronie Wn tego
urządzenia, zamiast po stronie Ma, co było sprzeczne z zasadami
prowadzenia konta 234, określonymi Zakładowym Planem Kont
dla
jednostki
budżetowej,
wprowadzonym
do
stosowania
przez Burmistrza zarządzeniem Nr 44/2012 z dnia 29 czerwca 2012 r.
w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości Urzędu Miejskiego
w Kaliszu Pomorskim.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor
ds. księgowości ogólnej, a z nadzoru Skarbnik – str. 23, 24, 26-28
protokołu kontroli.
2.
Należności Urzędu Miejskiego objęte ewidencją księgową na kontach:
201-Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami (kwota 332,10 zł)
oraz 250-Należności finansowe (kwota 14 915,90 zł) zostały
zinwentaryzowane według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. drogą
porównania danych ksiąg rachunkowych z dokumentami i weryfikacji
wartości tych składników, zamiast drogą uzyskania od kontrahentów
potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych
jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych
różnic, czym naruszono § 4 ust. 1 Instrukcji Inwentaryzacyjnej
wprowadzonej do stosowania przez Burmistrza zarządzeniem Nr 44/2012
z dnia 29 czerwca 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości
Urzędu Miejskiego w Kaliszu Pomorskim. Za wskazane nieprawidłowości
odpowiedzialność ponoszą Skarbnik, a z nadzoru Burmistrz – str. 40 i 41
protokołu kontroli.
3
III.
W zakresie podatków i opłat oraz sprawozdawczości
1.
Gmina Kalisz Pomorski będąca podatnikiem podatku od nieruchomości
w odniesieniu do nieruchomości stanowiących jej własność,
nieprzekazanych w posiadanie innym podmiotom i niepodlegających
wyłączeniu lub zwolnieniu od tego podatku, w 2012 r. nie wywiązała się
z obowiązku złożenia stosownych deklaracji i opodatkowania
przedmiotowych nieruchomości należnym podatkiem, co było niezgodne
z art. 3 ust. 1 i art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i
opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.) Wskutek
powyższego zaniechania w 2012 r. dochody Gminy w podanym zakresie
zostały uszczuplone co najmniej o kwotę 208 431,00 zł. Za wskazane
nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 56 i 57
protokołu kontroli.
2.
Z powodu nieprawidłowego zaklasyfikowania gruntów rolnych podatnika
o nr indeksu 1163 wysokość zobowiązania ww. z tytułu podatku rolnego
na 2012 r. ustalono, a następnie wprowadzono do podatkowej ewidencji
księgowej w wysokości 92,00 zł, zamiast w kwocie 247,00 zł (różnica
155,00 zł), co było sprzeczne z § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości
oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu
terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375), za co
odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. wymiaru podatków, a z nadzoru
Kierownik Referatu podatków i opłat lokalnych – str. 53 i 54 protokołu
kontroli.
3.
W 2012 r. organ uzyskał dane o ujawnieniu w 2011 r. w ewidencji gruntów
i budynków nieruchomości należącej do podatnika (nr indeksu 1163),
który nie wykonał – wynikającego z art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia
1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych – obowiązku złożenia informacji
o nieruchomościach i obiektach budowlanych. Pomimo upływu terminów
wyznaczonych w wezwaniach skierowanych do ww. podatnika organ
podatkowy – z urzędu – nie wszczął postępowania podatkowego w celu
wydania decyzji określającej wysokość ww. zobowiązania podatkowego
za lata 2011 i 2012 r. w kwocie co najmniej 1 373,00 zł, czym naruszono
art. 165 § 1 w zw. z art. 21 § 3 ww. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 Nr 749 z późn. zm.). Za wskazane
nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. wymiaru
4
podatków , a z nadzoru Kierownik Referatu Podatków i Opłat Lokalnych
– str. 55 i 56 protokołu kontroli.
4.
Za wydanie wyrysu z planu zagospodarowania przestrzennego Gminy
w 2012 r. nie pobrano opłaty skarbowej w wysokości 40,00 zł (1 przypadek
na 3 objęte kontrolą), co było niezgodne z art. 1 ust.1 pkt 1 lit. a ustawy
z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635
z późn. zm.) w zw. z pkt 51 pkt 2 lit. a „Wykazu przedmiotów opłaty
skarbowej, stawek tej opłaty oraz zwolnienia”, zamieszczonym w części I
załącznika do ww. ustawy. Ponadto wydając – na wniosek samorządowego
zakładu budżetowego – zaświadczenie o przeznaczeniu terenu
w obowiązującym studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania
przestrzennego Gminy, oparciu o art. 7 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada
2006 r. o opłacie skarbowej, bezpodstawnie zastosowano zwolnienie
z tej opłaty w kwocie 17,00 zł, przysługujące jednostkom budżetowym, co
było niezgodne z art. 1 ust.1 pkt 1 lit. b ww. ustawy w zw. z pkt 21
„Wydanie zaświadczenia”, zamieszczonym w części II załącznika
do ustawy. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi
Inspektor ds. planowania przestrzennego, a z nadzoru Kierownik Referatu
Inwestycji i Planowania Przestrzennego – str. 62 i 63 protokołu.
5.
Wnioskodawcom (4), którzy z chwilą złożenia w 2012 r. wniosków
o wydanie decyzji o warunkach zabudowy nie wykonali obowiązku zapłaty
opłaty skarbowej od dokonania ww. czynności urzędowych w łącznej
kwocie 428,00 zł nie wyznaczono terminu do wniesienia tych należności,
czym naruszono art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. a w zw. art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy
z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej oraz art. 261 § 1 ustawy
z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), za co odpowiedzialność
ponosi Inspektor ds. planowania przestrzennego, a z nadzoru Kierownik
Referatu Inwestycji i Planowania Przestrzennego – str. 63 protokołu
kontroli.
6.
W jednostkowym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych
aktywów finansowych za IV kwartał 2012 r., sporządzonym dla Urzędu
Miejskiego (korekta sprawozdania z dnia 21 lutego 2013 r.) wartość
pozostałych należności wymagalnych wykazano w kwocie 1 801 318,55 zł,
zamiast w wynikającej z ksiąg rachunkowych wartości 975 332,12 zł
(różnica 825 986,43 zł), co było sprzeczne z § 10 ust. 4 w zw. z § 4 ust. 1
5
pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych. Dane niezbędne do sporządzenia ww. sprawozdania
przygotowała Inspektor ds. księgowości ogólnej, a odpowiedzialność za
wskazane nieprawidłowości ponosi Zastępca Burmistrza – str. 28 protokołu
kontroli.
7.
W latach 2010 i 2012 – wbrew obowiązkowi wynikającemu z § 3 pkt 1
i § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października
2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego – nierzetelnie
prowadzono w księgach rachunkowych ewidencję odpisów wynikających
z decyzji organu podatkowego wydanych w sprawach umorzenia zaległości
podatkowych, rozłożenia na raty lub odroczenia terminu płatności
zobowiązań podatkowych, udzielonych ulg inwestycyjnych w podatku
rolnym oraz zwolnień wprowadzonych na mocy uchwały organu
stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego. Wskutek powyższych
nieprawidłowości w rocznych sprawozdaniach: Rb-27S z wykonania planu
dochodów budżetowych oraz Rb-PDP z wykonania dochodów
podatkowych wykazano:
a) za 2010 r. skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie
ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy:
− umorzenie zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości
w wysokości 41 733,26 zł zamiast w wynikającej z ewidencji
księgowej wartości 44 368,42 zł (różnica 2 635,16 zł) ,
− rozłożenie na raty i odroczenie terminu płatności w podatku
od nieruchomości w wysokości 8 676,98 zł, zamiast w wynikającej
z wydanych decyzji wysokości 13 754,70 zł (różnica 5 077,72 zł),
b) za 2012 r. skutki ulg i zwolnień obliczane za okres sprawozdawczy
(bez ulg i zwolnień ustawowych):
− w podatku rolnym w kwocie 9 306,61 zł, zamiast w wynikającej
z wydanych decyzji wysokości 0,00 zł,
− w podatku od nieruchomości w kwocie 861 532,82 zł, zamiast
w ustalonej na podstawie uchwały Nr XVIII/112/11 Rady Miejskiej
w Kaliszu Pomorskim z dnia 24 listopada 2011 r. (§ 1 pkt 5)
wysokości 867 680,82 zł (różnica 6 148,00 zł), obejmującej również
zwolnienie gruntów i budynków zajętych na działalność jednostek
powołanych do walki z pożarami i klęskami żywiołowymi,
6
stanowiącymi własność Gminy Kalisz Pomorski i wykorzystywanymi
przez jednostkę Straży Pożarnej w Kaliszu Pomorskim,
co było sprzeczne z zasadą sporządzania ww. sprawozdań rzetelnie
i prawidłowo pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym,
a także zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, określoną
§ 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r.
w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103)
oraz § 3 ust. 1 pkt 10, pkt 11 lit a i b Instrukcji sporządzania sprawozdań
budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
stanowiącej załącznik Nr 39 do ww. rozporządzenia. Dane niezbędne
do sporządzenia ww. sprawozdania przygotowała Inspektor ds. wymiaru
podatków, a odpowiedzialność za wskazane nieprawidłowości ponosi
Burmistrz – str. 31-36 protokołu kontroli.
8.
IV.
1.
Zastępca Dyrektora Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Kaliszu
Pomorskim na podstawie pełnomocnictwa z dnia 28 grudnia 2010 r.
do reprezentowania jednostki w czasie nieobecności dyrektora zaniechała
w terminie do dnia 6 lutego 2013 r. sporządzenia i przekazania odbiorcy
jednostkowych sprawozdań samorządowej instytucji kultury za IV kwartał
2012 r.: Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń
i gwarancji i Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów
finansowych. Ww. sprawozdania zostały przekazane Burmistrzowi w dniu
11 lutego 2013 r., co było niezgodne z określonym § 8 ust. 1 pkt 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji
finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247) obowiązkiem ich sporządzenia
i przekazania nie później niż 37 dni po upływie okresu sprawozdawczego.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Zastępca
Dyrektora Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury, a z nadzoru Dyrektor
samorządowej instytucji kultury – str. 26-28 protokołu kontroli
W zakresie spraw finansowych
Zaliczki na podatek dochodowy w wysokości 24 436,00 zł od wynagrodzeń
wypłaconych pracownikom Urzędu Miejskiego w sierpniu 2012 r. zostały
przekazane na rachunek właściwego urzędu skarbowego w dniu
5 października 2012 r., zamiast w terminie do dnia 20 września 2012 r.,
czym naruszono art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku
dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176
7
z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. płac w Referacie
Budżetu i Księgowości Ogólnej, a z nadzoru Skarbnik – str. 15 i 16
protokołu kontroli.
2.
W trybie otwartego konkursu ofert wybrano wykonawcę w 2012 r. zadania
o wartości 322 207,81 zł z zakresu działalności na rzecz integracji
oraz reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem
społecznym na terenie Gminy. Podane do publicznej wiadomości
ogłoszenie o wynikach konkursu nie zawierało nazwy oferenta,
czym naruszono art. 15 ust. 2h pkt 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r.
Nr 234 poz. 1536 z późn. zm.). Po wykonaniu zadania organ nie dokonał
analizy sprawozdania złożonego przez stowarzyszenie, co świadczy
o zaniechaniu kontroli i oceny jego realizacji, w tym prawidłowości
wykorzystania środków publicznych przekazanych z budżetu jednostki
samorządu terytorialnego w kwocie 190 000,00 zł, czym naruszono
obowiązek wynikający z art. 17 ww. ustawy Za wskazane
nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Inspektor ds. handlu, kultury
i sportu, a z nadzoru Burmistrz – str. 155-158 protokołu.
3.
Z budżetu jednostki samorządu terytorialnego Miejsko-Gminnemu
Ośrodkowi Kultury w Kaliszu Pomorskim w 2012 r. przekazano dotacje
celowe w łącznej kwocie 55 590,50 zł, przeznaczone na finansowanie
lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów
inwestycyjnych, bez zawarcia z ww. instytucją kultury umów,
określających wysokości dotacji, cele lub opisy rzeczowych zakresów
zadań, na których realizację zostały przekazane środki dotacji, terminy ich
wykorzystania oraz sposoby i terminy rozliczenia dotacji, czym naruszono
art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Za powyższe nieprawidłowości
odpowiedzialność ponosi Burmistrz – str. 162-163 protokołu kontroli.
4.
Na skutek przyjęcia do podstawy obliczeń nieprawidłowej liczby
zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w 2012 r. należny odpis
na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ustalono i odprowadzono
na rachunek bankowy ww. Funduszu w kwocie 48 710,83 zł, zamiast
w wysokości 111 646,24 zł (różnica 62 935,41 zł), co było niezgodne
z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu
świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012, poz. 592 z późn. zm.)
8
w zw. z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby
zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń
socjalnych (Dz. U. Nr 43 poz. 349), za co odpowiedzialność ponosi
Kierownik Referatu Organizacji i Kadr, a z nadzoru Sekretarz – str. 90-92
protokołu kontroli.
5.
Z naruszeniem obowiązujących zasad ustalono diety należne radnym
w sierpniu 2012 r. , i tak:
a) radnej, nieobecnej na sesji dietę pomniejszono o 50% zamiast o 25%,
skutkiem czego należność z ww. tytułu została wypłacona w kwocie
300,00 zł, zamiast w wysokości 450,00 zł (różnica 150,00 zł),
b) po objęciu mandatu w tym miesiącu dietę należną radnemu ustalono
i wypłacono w kwocie 212,85 zł , zamiast w wysokości 232,29 zł
(różnica 19,44 zł),
co było sprzeczne odpowiednio z § 2 ust. 1 i § 1 ust. 4 uchwały
Nr XIX/131/2011 Rady Miejskiej w Kaliszu Pomorskim z dnia 22 grudnia
2011 r. w sprawie ustalenia zasad wypłacania radnym, sołtysom
i przewodniczącym samorządu mieszkańców diet oraz zwrotu kosztów
podróży służbowych. Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność
ponosi Inspektor ds. obsługi Rady Miejskiej, a z nadzoru Sekretarz
– str. 99-101 protokołu kontroli.
6.
Uchwałą Nr XIX/131/2011 Rady Miejskiej w Kaliszu Pomorskim z dnia
22 grudnia 2011 r. ustalono, że sołtysom i przewodniczącym samorządu
mieszkańców za udział w sesji organu stanowiącego jednostki samorządu
terytorialnego – na podstawie podpisanego przez Przewodniczącego Rady
rozliczenia sporządzonego w oparciu o listy obecności – przysługuje
miesięczna dieta w wysokości 300,00 zł. W lipcu 2012 r. sołtysom
i przewodniczącym samorządu mieszkańców wypłacono diety w łącznej
kwocie 5 070,00 zł, pomimo że w podanym okresie nie zorganizowano
sesji Rady Miejskiej, a w sierpniu tego roku łącznie 5 070,00 zł – bez
udokumentowania obecności ww. w posiedzeniu organu stanowiącego.
Ponadto merytorycznego sprawdzenia list stanowiących podstawę wypłaty
diet należnych sołtysom i przewodniczącym samorządu mieszkańców
w okresie lipiec – grudzień 2012 r. dokonała Inspektor ds. obsługi Rady
Miejskiej, zamiast Przewodniczący organu stanowiącego jednostki
samorządu terytorialnego, czym naruszono zasady określone § 3.1.
oraz § 4 ww. aktu prawa miejscowego. Za wskazane nieprawidłowości
9
odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. obsługi Rady Miejskiej, a z nadzoru
Sekretarz – str. 101-103 protokołu kontroli.
7.
W wyniku nieprawidłowego wyliczenia dochodu ustalonego na potrzeby
ustalenia dodatków mieszkaniowych (4 przypadki na 17 objętych kontrolą)
w 2012 r. uprawnionym do jego otrzymania wypłacono ww. należności
w łącznej kwocie 711,16 zł, zamiast w wysokości ogółem 796,19 zł
(różnica 85,03 zł), co było niezgodne z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia
21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734
z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponoszą Inspektor ds. gospodarki
komunalno–lokalowej, a z nadzoru Kierownik Referatu Nieruchomości
i Ochrony Środowiska – str. 106-113 protokołu kontroli.
8.
Z naruszeniem obowiązujących zasad w 2012 r. sklasyfikowano
nw. wydatki budżetowe:
a) dotacje celowe w łącznej kwocie 424 047,82 zł przekazane z budżetu
Gminy i przeznaczone na finansowanie lub dofinansowanie wykonania
jej zadań własnych, zleconych do realizacji organizacjom pożytku
publicznego ujęto w § 2820-Dotacja celowa z budżetu na finansowanie
lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom,
zamiast w § 2360-Dotacje celowe z budżetu jednostki samorządu
terytorialnego, udzielone w trybie art. 221 ustawy, na finansowanie
lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji organizacjom
prowadzącym działalność pożytku publicznego,
b) dotację celową przekazaną stowarzyszeniu i przeznaczoną na realizację
zadań z zakresu polityki społecznej ujęto w dziale 926-Kultura fizyczna,
zamiast w dziale 853-Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej,
co było niezgodne z § 1 pkt 1 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Za powyższą
nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 155 protokołu
kontroli.
V.
W zakresie gospodarki mieniem
1.
Informacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu Miejskiego wykazów
nieruchomości (10 objętych kontrolą) w latach 2011-2012 przeznaczonych
do oddania w dzierżawę nie podano do publicznej wiadomości
10
przez ogłoszenie jej w prasie lokalnej, czym naruszono art. 35 ust. 1 ustawy
z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r.
Nr 102, poz. 651 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi
Podinspektor ds. rolnictwa i ochrony środowiska, a z nadzoru Kierownik
Referatu Nieruchomości i Ochrony Środowiska – str. 79 i 80 protokołu.
2.
Na podstawie umów (3 z 9 objętych kontrolą) spisanych między stronami
w 2011 r. grunty jednostki samorządu terytorialnego bezprzetargowo
oddano w dzierżawę na okres przekraczający 3 lata, co było sprzeczne
z § 18 ust. 2 pkt 2 uchwały Nr XXX/167/2005 Rady Miejskiej z dnia
23 lutego 2005 r. w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami
stanowiącymi własność gminy Kalisz Pomorski, za co odpowiedzialność
ponosi Podinspektor ds. rolnictwa i ochrony środowiska, który przygotował
projekty ww. umów, a z nadzoru Kierownik Referatu Nieruchomości
i Ochrony Środowiska– str. 79-81 protokołu kontroli.
Wymienione powyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich
negatywnych ustaleń zawartych w protokole kontroli, z których część
nie została ujęta w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar
gatunkowy.
W
celu
wyeliminowania
stwierdzonych
nieprawidłowości
oraz usprawnienia działalności Gminy koniecznym jest bezwzględne
przestrzeganie obowiązujących norm prawnych oraz podjęcie następujących
działań:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Wykazywania danych w sprawozdaniach przekazywanych ich odbiorcy
wyłącznie przez kierownika jednostki.
II.
W zakresie rachunkowości
1.
Rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych Urzędu
w szczególności w zakresie zobowiązań tej jednostki.
2.
Ewidencjonowania występujących w Urzędzie Miejskim operacji zaliczek
do rozliczenia, wypłaconych pracownikom na wydatki obciążające
jednostkę, kosztów rozmów telefonicznych, podróży służbowych
oraz ryczałtów samochodowych w 2012 r. w sposób zapewniający
11
Miejskiego,
możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według
poszczególnych tytułów rozrachunkowych.
3.
Prowadzenia kont rozrachunkowych z pracownikami zgodnie z zasadami
określonymi obowiązującym w Urzędzie Miejskim Zakładowym Planem
Kont.
4.
Przestrzegania obowiązku inwentaryzowania należności drogą uzyskania
od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach
rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia
ewentualnych różnic.
III.
W zakresie podatków i opłat oraz sprawozdawczości
1.
Złożenia do Urzędu Miejskiego deklaracji na podatek od nieruchomości
obejmujących nieruchomości gminne i podlegające opodatkowaniu tym
podatkiem.
2.
Prawidłowego
klasyfikowania
opodatkowaniu podatkiem rolnym.
3.
Podejmowania czynności w celu wszczęcia z urzędu postępowania
podatkowego w celu wydania decyzji, określającej wysokość zobowiązania
podatkowego w przypadku niewywiązania się podatnika z ciążącego
na nim obowiązku złożenia deklaracji podatkowej określającej wysokość
należnego Gminie podatku.
4.
Prawidłowego ustalania i poboru opłaty skarbowej należnej z tytułu
dokonania
czynności
urzędowej
lub
wydania
zaświadczenia,
a w przypadku braku wniesienia przez zobowiązanych należnych opłat
w momencie złożenia wniosków o wydanie warunków zabudowy –
podejmowania stosownych działań w tym zakresie.
5.
Wykazywania w sprawozdaniach danych wynikających z ewidencji
księgowej oraz sporządzania ww. sprawozdań rzetelnie i prawidłowo
pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym.
6.
Wyegzekwowania obowiązku terminowego sporządzania i przekazywania
Burmistrzowi sprawozdań Rb-N i Rb-Z przez samorządową instytucji
kultury.
IV.
W zakresie spraw finansowych
12
gruntów
rolnych
podlegających
1.
Przestrzegania obowiązku terminowego odprowadzania na rachunek
właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy
od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom Urzędu Miejskiego.
2.
Podawania nazwy wybranego oferenta w ogłoszeniach o wynikach
otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych.
3.
Przestrzegania obowiązku wykonywania kontroli i oceny realizacji zadań
publicznych zleconych do wykonania podmiotom niezaliczanym do sektora
finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku,
w tym prawidłowości wykorzystania środków publicznych przekazanych
z budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
4.
Udzielania dotacji celowych samorządowej instytucji kultury wyłącznie
na podstawie umów zawartych z dotowanym.
5.
Ustalania należnego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie, z uwzględnieniem
liczby osób faktycznie zatrudnionych.
6.
Dokonywania wypłat diet należnych radnym Rady Miejskiej oraz sołtysom
i przewodniczącym samorządu mieszkańców zgodnie z zasadami
określonymi przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
7.
Obliczania należnych dodatków mieszkaniowych z uwzględnieniem
dochodu uprawnionych ustalonego zgodnie z obowiązującymi zasadami.
8.
Prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych, w szczególności
dotacji celowych udzielonych z budżetu jednostki samorządu
terytorialnego.
V.
W zakresie gospodarki mieniem
1.
Podawania do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej
informacji wywieszeniu w siedzibie Urzędu Miejskiego wykazu
nieruchomości przeznaczonych do wydzierżawienia.
2.
Przestrzegania zasad określonych przez organ stanowiący jednostki
samorządu terytorialnego przy bezprzetargowym wydzierżawianiu
nieruchomości gminnych na okres przekraczający 3 lata.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne
oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy gospodarowania środkami
publicznymi.
13
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia
na piśmie do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków
pokontrolnych, dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego
wykładnię lub niewłaściwe stosowanie w niniejszym wystąpieniu, w terminie
14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej
Izby Obrachunkowej w Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania
niniejszego pisma, o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych
lub o przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
(–) Bogusław Staszewski
Do wiadomości:
Pani Renata Effenberg-Nawrot
Przewodnicząca Rady Miejskiej w Kaliszu Pomorskim
14