Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Szczecinie
71-727 Szczecin, ul. Światowida 77
tel. (091) 4 426 101,
fax (091) 4 236 392,
e-mail: [email protected]
Szczecin, dnia 25 października 2007 r.
WK-0913-822/34/P/2007
Szanowna Pani
Elżbieta Kosińska - Róg
Dyrektor Miejskiej
Biblioteki Publicznej
w Sławnie
Uprzejmie informuję Panią Dyrektor, że Regionalna Izba Obrachunkowa
w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55,
poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła, w okresie od 28.08. do 10.09.2007 r.,
kontrolę problemową gospodarki finansowej Miejskiej Biblioteki Publicznej
w Sławnie. Kontrolą objęto lata 2005 i 2006.
Protokół kontroli został przekazany Pani w dniu 10 września 2007 r.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I. W zakresie spraw organizacyjnych:
1.
Samorządową instytucję kultury pod nazwą Miejska Biblioteka Publiczna
utworzono na podstawie uchwały IV/32/92 Rady Miejskiej w Sławnie z dnia
26 sierpnia 1992 r., którą nie określono:
− terenu i zakresu działania Biblioteki, czym naruszono przepisy art. 11 ust.
2 pkt 1 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85,
poz. 539, z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 2001 r. Nr 129, poz. 1440, z 2002
r. Nr 113, poz. 984, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390),
− wyposażenia Biblioteki w mienie, co było niezgodne z przepisami art. 18
ust. 2 pkt 9h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst
jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),
za co odpowiedzialność ponosi organizator Biblioteki, tj. Burmistrz Sławna –
str. 3 protokołu.
2.
Statutem Biblioteki nie określono zakresu działania filii Miejskiej Biblioteki
Publicznej, funkcjonującej w Sławnie przy ul. Moniuszki 1, czym naruszono
przepisy art. 11 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach,
za co odpowiedzialność ponosi organizator instytucji kultury, tj. Burmistrz
Sławna – str. 4 protokołu.
3.
Wpisów wprowadzonych do poszczególnych działów rejestru instytucji
kultury nie zaopatrzono w datę ich dokonania oraz w podpis pełnomocnika
organizatora, co było niezgodne z przepisami § 3 rozporządzenia Ministra
Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia
rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80), za co odpowiedzialność
ponosi organizator Biblioteki, tj. Burmistrz Sławna – str. 5 protokołu.
4.
W badanym okresie instytucja kultury nie posiadała opracowanych procedur
kontroli finansowej, czym naruszono przepisy art. 35a ust. 3 ustawy z dnia
26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r.
Nr 15, poz. 1487 z późn. zm.) oraz od 01.01.2006 r. – art. 47 ust. 3 ustawy
z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104,
Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz.
1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381, Nr 249, poz. 1732), za co odpowiedzialność
ponosi Dyrektor – str. 5 protokołu.
5.
Obowiązującymi
w
Miejskiej
Bibliotece
Publicznej
zasadami
przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, wprowadzonymi zarządzeniem
Nr 1/94 Dyrektora z 04.11.1994 r., nie wskazano terenu strzeżonego dla
mienia instytucji kultury oraz określono terminy inwentaryzacji: środków
trwałych co 5 lat i wyposażenia – co 4 lata, co było niezgodne z przepisami
art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity
z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi
Dyrektor – str. 9 protokołu.
6.
W badanym okresie filia Miejskiej Biblioteki Publicznej zajmowała
pomieszczenia mieszczące się na parterze 2-lokalowego budynku przy ul.
Moniuszki 1 w Sławnie. Drugi ze znajdujących się w budynku lokali
stanowił własność osoby fizycznej. Pomieszczenia użytkowe na działalność
instytucji kultury Miasto Sławno przekazało umowami użyczenia: z dnia
23.07.2004 r. – na okres od 01.08.2004 r. do 30.07.2006 r. (tj. 2 lat) i z dnia
30.03.2007 r. – na okres od 01.04.2007 r. do 31.03.2010 r. (tj. 3 lat). W
związku z powyższym w terminie od 31.07.2006 r. do 31.03.2007 r.
Biblioteka władała zajmowanym lokalem bez tytułu prawnego. Ponadto
dokonując sprzedaży lokalu mieszkalnego, znajdującego się w budynku
zajmowanym przez filię Biblioteki, Miasto nie uregulowało zasad dostaw do
ww. pomieszczeń energii cieplej i wody oraz wywozu nieczystości stałych i
płynnych. Powyższe spowodowało, że w okresie objętym kontrolą Biblioteka
odpłatnie świadczyła na rzecz właściciela lokalu mieszkalnego (bez
stosownej umowy cywilno-prawnej) usługi związane z dostawą energii
cieplnej. Świadczenie przez instytucję kultury ww. usług wykraczało poza
zakres działalności Biblioteki, określony jej statutem, czym naruszono
przepisy ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach. Za ww.
nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi organizator instytucji kultury, tj.
Burmistrz Sławna – str. 6, 24 i 25 protokołu.
II. W zakresie spraw budżetowych i finansowych.
1.
Do planów przychodów i kosztów instytucji kultury na lata 2005 – 2006 nie
wprowadzono środków finansowych w łącznej kwocie 73 788,00 zł, w tym
pochodzących:
–
w 2005 r.:
 od organizatora instytucji kultury
w kwocie 29 723,00 zł,
 z Fundacji Stefana Batorego
w kwocie 1 974,00 zł
razem
w kwocie 31 697,00
zł
–
w 2006 r.:
 od organizatora instytucji kultury
w kwocie 19 891,00 zł
 z Ministerstwa Kultury
w kwocie 5 200,00 zł
 z Biblioteki Narodowej
w kwocie 17 000,00 zł
razem
w kwocie 42 091,00
zł
co było niezgodne z przepisami art. 27 ust 3 i 4 ustawy z dnia 25
października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
(tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.), za co
odpowiedzialność ponosi Dyrektor – str. 19, 20-21 protokołu.
2.
W badanym okresie Miejska Biblioteka realizowała zadania biblioteki
publicznej dla Powiatu Sławieńskiego. Powierzone zadania instytucja kultury
wykonywała z naruszeniem zasad określonych porozumieniem zawartym
dnia 31 października 2002 r. przez Zarządy: Miasta Sławna i Powiatu
Sławieńskiego w sprawie powierzenia Miastu Sławno wykonywania zadań
powiatowej biblioteki publicznej dla Powiatu Sławieńskiego, i tak:
a) plany finansowe instytucji kultury sporządzone na lata 2005-2006 nie
zostały zatwierdzone przez Powiat Sławno (§ 2 ust. 2);
b) w planach działalności instytucji kultury sporządzonych na lata objęte
kontrolą zamieszczono dotacje na realizację zadań Powiatu, przed ich
ustaleniem przez Radę Powiatu Sławieńskiego (§ 2 ust. 2);
c) rozliczenie z dotacji otrzymanych na realizację zadań Powiatu w latach
2005 – 2006 sporządzono odpowiednio 48 i 39 dni po obowiązującym
terminie (§ 3 ust. 3 zmieniony aneksem Nr 3);
d) w badanym okresie z otrzymanej dotacji sfinansowano wydatki
w kwotach 1 583,32 zł w 2005 r. oraz 1 324,44 zł, w 2006 r., poniesione
na podróże służbowe pracowników niebędących instruktorami
dziedzinowymi (§ 3 ust. 3 zmieniony aneksem Nr 4),
za co odpowiedzialność ponosi Dyrektor – str. 19 i 20, 23 i 24, 27 i 28
protokołu.
3.
Wpłat z tytułu kar za nieterminowy zwrot książek:
a) pobranych w badanym okresie (w kwocie ogółem 751,50 zł) nie ujęto
w raportach kasowych (biblioteki i jej filii),
b) pobrane w okresie od 29.09. do 29.12.2006 r. w bibliotece (ul.
Rapackiego 16a), w łącznej kwocie 169,00 zł odprowadzono na
rachunek bankowy instytucji kultury w dniu 19 lutego 2007 r.
Ww. wpływów nie wykazano w ewidencji oraz sprawozdawczości instytucji
kultury jako przychody 2006 r., co było niezgodne z przepisami art. 24 ust. 5
pkt 3 (pkt a) i art. 6 ust. 1 (pkt b) ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Główny księgowy – str. 15
i 26 protokołu.
4.
W księgach rachunkowych nie założono urządzeń dla celów ewidencji
zobowiązań wymagalnych, czym naruszono przepisy art. 24 ust. 4 pkt 2
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność
ponosi Główny księgowy – str. 14 protokołu.
5.
W latach 2005 – 2006 łączna wysokość wypłaconych pracownikom premii
przekroczyła wysokość utworzonego funduszu premiowego odpowiednio
o 4 759,05 zł i 4 655,15 zł, co było niezgodne z przepisami § 4 ust. 1
obowiązującego Regulaminu premiowania, za co odpowiedzialność ponosi
Dyrektor – str. 32 protokołu.
6.
Na dzień: zamknięcia ksiąg rachunkowych (31.12.2005 r. i 31.12.2006 r.)
oraz przeprowadzenia inwentaryzacji (9.12.2005 r.) nie sporządzono
zestawień sald kont pomocniczych dla konta 011 – „Środki trwałe” (tj. grup
1, 2, 3, 4 i 8), czym naruszono przepisy art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Główny
księgowy – str. 10 protokołu.
7.
Koszty poniesione w latach 2005 - 2006 na szkolenia pracowników
(w łącznej kwocie 1 515,00 zł) oraz na ich badania lekarskie (kwocie ogółem
170,00 zł), ujęto na koncie 460 – „Ubezpieczenia i inne świadczenia”,
zamiast na koncie 430 – „Usługi obce”, co było niezgodne z zasadami
księgowania określonymi w Zakładowym planie kont, wprowadzonym do
stosowania zarządzeniem Nr 1/2003 Dyrektora z dnia 1 stycznia 2003 r., za
co odpowiedzialność ponosi Główny księgowy – str. 31 protokołu.
III. W zakresie inwentaryzacji i gospodarki mieniem
1.
Zarządzeniem Nr 7/2005 z dnia 6 grudnia 2005 r. w sprawie powołania
Komisji Inwentaryzacyjnej i przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu
z natury w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Sławnie, Dyrektor instytucji
kultury powołał siebie na przewodniczącego tej Komisji, czym naruszył
przepisy art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości –
str. 9 protokołu.
2.
W badanym okresie nie przestrzegano obowiązujących przepisów cyt. ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości w zakresie inwentaryzacji, i tak:
a) przeprowadzonym w 2005 r. spisem z natury nie objęto środków
trwałych o łącznej wartości ewidencyjnej 196 466,08 zł (art. 26 ust. 1
pkt 1),
b) nie dokonano wyceny środków trwałych o łącznej wartości
ewidencyjnej 38 981,26 zł, objętych w 2005 r. inwentaryzacją
przeprowadzoną drogą spisu z natury a jej wyników nie powiązano z
zapisami ksiąg rachunkowych (art. 26 ust. 1 pkt 1 i art. 27 ust. 1),
c)
nie przeprowadzono inwentaryzacji stanu gotówki na koniec lat 2005
i 2006 (art. 26 ust. 1 pkt 1),
d) nie udokumentowano czynności związanych z inwentaryzacją na koniec
2005 r. i 2006 r.: stanów należności oraz środków pieniężnych
zgromadzonych na rachunku bankowym instytucji kultury (art. 27 ust.
1),
za co odpowiedzialność ponosi Dyrektor (pkt a, c) i Główny księgowy (pkt b,
d) – str. 9 – 11 i 17 protokołu.
3.
Nie udokumentowano w latach 2005 – 2006 porównania raz w roku wartości
zbiorów bibliotecznych wykazanej w ewidencji szczegółowej, ze stanem
materiałów według ewidencji majątkowej, co było niezgodne z przepisami §
27 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia
5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych
(Dz. U. Nr 93, poz. 1077, z 2001 r. Nr 74, poz. 793), za co odpowiedzialność
ponosi Dyrektor – str. 12 i 13 protokołu.
4.
Ostatnie pełne skontra materiałów bibliotecznych, do których czytelnicy
posiadali wolny dostęp, przeprowadzono w latach 1988 i 2005 (oraz
skontrum częściowe Oddziału dla Dzieci i Młodzieży w 1996 r.), tj. nie
zachowano terminów przeprowadzania skontrum, określonych w przepisach
§ 31 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5
listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych, za co
odpowiedzialność ponosi Dyrektor – str. 13 protokołu.
Za nieprawidłowości w zakresie: spraw budżetowych i finansowych (II)
wymienione w pkt 3, 4, 6 i 7 oraz inwentaryzacji i gospodarki mieniem (III)
wymienione w pkt 2 b i d odpowiedzialność z tytułu nadzoru ponosi Dyrektor
Biblioteki.
Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono
inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli, ale nie
ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy.
W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli oraz
usprawnienia pracy Biblioteki niezbędne jest podjęcie następujących działań:
I. W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Określenia terenu i zakresu działania Biblioteki oraz jej wyposażenia
w majątek.
2.
Ustalenia w Statucie Biblioteki zakresu działania jej filii.
3.
Prowadzenia
przepisami.
4.
Opracowania procedur kontroli finansowej.
5.
Ustalenia przepisów wewnętrznych w zakresie inwentaryzacji zgodnie
z obowiązującymi przepisami.
rejestru
instytucji
kultury
zgodnie
z
obowiązującymi
6.
Uregulowania przez organizatora instytucji kultury zasad dostaw energii
cieplnej i wody do lokalu mieszkalnego, znajdującego się w budynku przy ul.
Moniuszki 1 w Sławnie oraz wywozu nieczystości stałych i płynnych przez
właściciela ww. mieszkania.
7.
Realizowania przez Bibliotekę wyłącznie celów określonych w przepisach
Statutu.
II. W zakresie spraw budżetowych i finansowych
1.
Wprowadzania do planu przychodów i kosztów instytucji kultury wszystkich
osiągniętych w danym roku obrotowym przychodów i poniesionych kosztów.
2.
Realizowania zadań powiatowej biblioteki publicznej
Sławieńskiego zgodnie z zawartym porozumieniem.
3.
Księgowania operacji gotówkowych w dniu ich dokonania.
4.
Wykazywania w ewidencji i sprawozdawczości wszystkich osiągniętych,
przychodów dotyczących danego roku obrotowego.
5.
Założenia w księgach rachunkowych urządzeń dla celów ewidencji
zobowiązań wymagalnych.
6.
Zaniechania wypłacania premii przewyższających wielkość funduszu
premiowego.
7.
Sporządzania, przynajmniej na dzień zamknięcia ksiąg bądź przeprowadzenia
inwentaryzacji, zestawień sald kont pomocniczych dla konta 011 – „Środki
trwałe”.
8.
Przestrzegania zasad księgowania określonych w zakładowym planie kont.
dla
Powiatu
III. W zakresie inwentaryzacji i gospodarki mieniem
1.
Przestrzegania obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości w zakresie inwentaryzacji.
2.
Dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych, przeprowadzonych na
ostatni dzień roku obrotowego drogą porównania stanów należności
jednostki oraz jej środków pieniężnych, zgromadzonych na rachunkach
bankowych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych i odpowiednich
dokumentów oraz weryfikacji realnej wartości ww. aktywów.
3.
Porównywania raz w roku wartości zbiorów bibliotecznych, wykazanej
w ewidencji szczegółowej, ze stanem materiałów według ewidencji
majątkowej.
4.
Terminowego przeprowadzania skontrum materiałów bibliotecznych.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz
powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Miejskiej Biblioteki
Publicznej w Sławnie.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby,
za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących
zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe
zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania
tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od
daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub
o przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie:
mgr Józef Chodarcewicz
Do wiadomości:
Szanowny Pan
Krzysztof Frankenstein
Burmistrz Sławna