załącznik nr 2 - gospodarka pieniężna - e

Załącznik nr 2
GOSPODARKA PIENIĘŻNA OSiR w Olsztynie
Gospodarka pieniężna
Ustalam zasady prowadzenia, dokumentowania i ochrony obrotu gotówkowego w Ośrodku
Sportu i Rekreacji w Olsztynie.
I.
OBRÓT GOTÓWKOWY
1. Przez użyte w instrukcji określenie rozumie się:
1) „wartości pieniężne” – krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i
2)
inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę,
„jednostka obliczeniowa” (j.o.) jednostką użytą do określenia limitu
przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych wynoszącą 120krotność przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce
uspołecznionej za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu
Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej „Monitor
Polski’.
2. W Ośrodku Sportu i Rekreacji w Olsztynie działają następujące punkty kasowe:
1) kasa główna,
2) punkt kasowy
3) punkt kasowy
4) punkt kasowy
5) punkt kasowy
7) kasa pomocnicza
8) punkt kasowy
9) punkt kasowy
10) punkt kasowy
11) punkt kasowy
12) punkt kasowy
- Hotel „Relaks“,
- ZKOS II
- ZOWR – Plaża Miejska,
- ZKOS I,
- OW Kaletka.
- HWS URANIA
- Słoneczna Polana
- Przystań ul. Jodłowa
- Lodowisko ul. Jeziołowicz
- ZOOS Stadion
3. Kasa Główna prowadzi obrót gotówkowy dotyczący:
-
płatności za materiały i usługi,
płac i spraw pracowniczych,
rozliczeń z kosztów podróży,
przyjmuje należności za wszystkie należności wpłacone przez kontrahentów i
klientów do kasy,
przyjmuje wpłaty dokonywane przez kasjerów z kas pomocniczych i pun-któw
kasowych wszystkich obiektów.
Dopuszcza się dokonywanie wypłat i przyjmowanie wpłat gotówką od podmiotów
prowadzących działalność gospodarczą, gdy jednorazowa wartość transakcji nie przekracza
równowartości 15.000 EUR przeliczonych na złote wg średniego kursu NBP z ostatniego
dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
1
4. Kasy pomocnicze i punkty kasowe na obiektach nie prowadzą obrotu gotówkowego
dotyczącego płatności. Kasy te służą do obsługi klientów, na obiektach – dokonują
tylko przejęć gotówki do kasy, którą systematycznie wpłacają do Kasy Głównej. W
przypadku wpływów gotówki do kas po godz. 12.30 przyjętą gotówkę należy
odprowadzić do banku lub odpowiednio zabezpieczyć, a następnego dnia wpłacić do
Kasy głównej.
5. Na wszystkich obiektach działają kasy fiskalne, w których należy rejestrować każdą
sprzedaż dla osób fizycznych.
6. Pomieszczenie, w którym przechowywana jest gotówka powinno być wydzielone,
okno winno być okratowane, drzwi wejściowe obite blachą z dwoma zamkami oraz
zaopatrzone w kratę, (przed lub za drzwiami) zamykaną na kłódki. W pomieszczeniu
kasowym powinno znajdować się okratowane i zamykane okienko, przez które kasjer
obsługuje klientów. Okratowanie powinno być tak zainstalowane, aby uniemożliwiało
wejście jakiejkolwiek osoby do wnętrza kasy. W ścianach, sufitach, podłogach i
dachach oraz piwnicach tych lokali nie powinno być niebezpiecznych otworów, przez
które możliwy byłby dostęp do mienia bez włamania,
1) wszystkie drzwi do lokali (pomieszczeń), w których znajduje się mienie powinny
być w należytym stanie technicznym oraz tak skonstruowane, osadzone i zamknięte,
aby ich wyłamanie lub wyważenie nie było możliwe bez użycia siły lub narzędzi, a
otwarcie – bez użycia podrobio-nych lub dopasowanych kluczy. Drzwi powinny być
zamknięte co najmniej na dwa różne zamki wielozastawkowe lub dwie kłódki wielozastawkowe zawieszone na oddzielnych skoblach (zamek wielo-zastawykowy to taki
zamek, do którego klucz posiada w łopatce więcvej niż jedno żłobienie prostopadłe do
trzonu).
Drzwi oszklone powinny być zaopatrzone w zamki, zasuwy, których nie można
otworzyć bez kluczy przez wybity otwór w szybie.
2) wszystkie okna i inne zewnętrzne otwory oszklone lokalu, w którym znaj-duje się
mienie powinny być w należytym stanie technicznym, właściwie osadzone i
zamknięte,
3) kraty, żaluzje i okiennice powinny być takiej konstrukcji i tak założone, aby
przedostanie się do wnętrza nie było możliwe bez uprzedniego ich uszkodzenia za
pomocą narzędzi,
4) jeżeli sztaby, skoble i zawiasy zewnętrzne nie są wmurowane w ścianę, muszą być
przytwierdzone śrubami zaklinowanymi lub zamocowanymi w inny sposób od
wewnątrz.
7. Gotówkę w kasie głównej pozostałą na następny dzień zabezpiecza się w sejfie
znajdującym się w hotelu Relaks.
8. Przy braku właściwych warunków do przechowywania wartości pieniężnych, należy
pobierać je z banku do Kasy Głównej w dniu realizacji zobowiązań finansowych.
9. Kasjerem może być osoba o minimum średnim wykształceniu, mająca nienaganną
opinię, nie karana za przestępstwo gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu
oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
10. Przyjęcie – przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie w obecności
komisji wyznaczonej przez głównego księgowego, a w obiektach przez kierowników
obiektów.
11. Kasjer w dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej składa deklarację
odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie
2
dokonywania operacji kasowych, transportu gotówki i jej przechowywania.
II.
TRANSPORT WARTOŚCI PIENIĘŻNYCH.
1. Transport wartości pieniężnych nie przekraczających 0,3 jednostki obliczeniowe może
być wykonywany pieszo, jeżeli użycie pojazdu mechanicznego nie jest uzasadnione ze
względu na odległość dzielącą jednostkę, w której wartości pieniężne są pobierane, od
jednostki, do której są transportowane, a do przenoszenia wartości pieniężnych używa się
odpowiedniego zabezpieczenia technicznego.
2. W przypadku gdy przenoszone wartości pieniężne przekraczają 0,3 jednostki
obliczeniowej, osoba transportująca jest chroniona przez co najmniej jednego
pracownika ochrony, który może być nie uzbrojony.
3. Wartości pieniężne większe niż jedna jednostka obliczeniowa transportuje się
pojazdami specjalnymi lub przystosowanymi.
4 Ochronę wartości pieniężnych transportowanych pojazdami mechanicznymi
wykonują konwojenci wyposażeni w wewnętrzne i zewnętrzne środki łączności.
Transport wartości pieniężnych jest chroniony co najmniej przez:
1) jednego konwojenta – przy przewozie wartości pieniężnych do 5 jednostek
obliczeniowych.
2) dwóch konwojentów – przy przewozie wartości pieniężnych powyżej 5 do15
jednostek obliczeniowych.
3) Trzech konwojentów - przy przewozie wartości pieniężnych powyżej 15 do 50
jednostek obliczeniowych.
4) Czterech konwojentów - przy przewozie wartości pieniężnych powyżej 50
jednostek obliczeniowych.
III. KASA GŁÓWNA OSiR
1. Kasa Główna może mieć w kasie:
1) niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki,
2) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów
wydatków,
3) gotówkę pochodząca z bieżących wpływów,
4) gotówkę przechowywaną w formie depozytu.
2. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie („Pogotowie kasowe”) jest ustalana
przez dyrektora OSiR na wniosek głównego księgowego, w zależności od potrzeb
oraz warunków zabezpieczenia gotówki.
Przy ustalaniu wysokości niezbędnego zapasu gotówki należy kierować się
potrzebami w zakresie obrotu gotówkowego zakładu.
3. Niezbędny zapas gotówki w kasie może być uzupełniony do ustalonej wyso-kości ze
środków:
1) podjętych z rachunku bankowego,
2) pochodzących z własnych wpływów.
Nadwyżkę gotówki ponad ustaloną niezbędną wysokość należy odprowadzić na
rachunek bankowy w dniu jej powstania lub w dniu następnym, jeżeli są warunki
odpowiednie do zabezpieczenia gotówki.
4. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo
wydatków, jednostka powinna przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu. Nie
wykorzystane część gotówki zakład może przeznaczyć na inny cel.
3
5. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo
wydatków (np. płace) może być przechowywana w kasie zakładu pod warunkiem
należytego jej zabezpieczenia.
Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej dla zakładu wielkości niezbędnego zapasu, o
którym mowa w pkt. 2.
6. Gotówka przechowywana w kasie jednostki w formie depozytu, podlegająca zwrotowi
osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystana do
pokrywania wydatków jednostki, jak również do uzupełnienia niezbędnego zapasu
gotówki.
Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia zakładu ponosi dyrektor i
kierownicy obiektów.
III. 1. WYPŁATY KASOWE
1) Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie źródłowych dowodów
uzasadniających wypłatę. W przypadku większej liczby dowodów wpłat dopuszcza
się sporządzanie zestawień zbiorczych tych dowodów.
2) Odbiorca gotówki potwierdza jej odbiór własnoręcznym podpisem, dowód wypłaty
podpisuje kasjer , zatwierdza księgowy i dyrektor.
3) Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest żądać okazania
dowodu tożsamości, wpisać na rozchodowanym dowodzie kasowym numer, datę
wystawienia oraz przez kogo wydany.
4) Jeżeli wyplata nastąpi na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę
wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć.
Że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej.
Upoważnienie winno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego.
5) Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie
na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego.
Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłaty i wpłaty gotówki, dokonywane w
danym dniu mają być w danym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego
przez kasjera.
6) Wypłaty z kasy potwierdza się na dokumencie źródłowym adnotacją: „Kwituję
odbiór Kwoty….., słownie”, podpis.
III. 2. CZEK GOTÓWKOWY
1) Czek gotówkowy jest formą realizowania obrotu gotówkowego.
2) Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, który ewidencjonuje się po
pobraniu z banku.
Ewidencję czeku prowadzi kasjer.
3) Czek wystawia kasjer.
4) Czek podpisywany jest przez osoby zgodne ze złożoną karta wzoru podpisów.
5) Niedozwolone są żadne poprawki dokonywane na czeku. W razie popełnienia
błędu w jego wypełnianiu, blankiet czekowy należy anulować i odnotować w książce
ewidencji czeków.
III. 3. RAPORT KASOWY
1) Raport kasowy RK jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania.
Wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w takiej kolejności,
w jakiej następują wpłaty i wypłaty.
2) Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówkowych dokonywanych
w danym dniu winny być w tym samym dniu ujęte w raporcie kasowym.
4
3) W przypadku, gdy liczba wpłat i wypłat gotówki w poszczególnych dniach jest
niewielka, Ra[porty kasowe mogą obejmować okresy kilkudniowe z tym, że należy
sporządzić raport kasowy nie rzadziej niż na koniec tygodnia i na koniec miesiąca.
4) Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo
na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych.
5) Raporty kasowe sporządza się odrębnie dla każdego rachunku bankowego.
(podstawowy i socjalny).
6) Raport zamyka się poprzez sumowanie wplat gotówkowych, dodanie salda
początkowego dnia poprzedniego i wyliczenie salda końcowego na dzień zamknięcia
raportu.
Niewypełnione rubryki należy wykreślić.
7). Zamknięty raport kasowy podpisuje kasjer oraz osoba sprawdzajaca poprzez
umieszczenie podpisu, imiennej pieczątki i daty.
III. 4. ZALICZKI STAŁE I OKRESOWE
1) Zaliczki udzielane są pracownikom OSiR na podstawie wniosku o zaliczkę
sporządzonego na druku Pu-K-113.
2) Wniosek o zaliczkę stałą lub okresową sporządza pracownik realizujący wydatek.
3) Wniosek o zaliczkę podpisuje pod względem merytorycznym kierownik lub
zastępca dyrektora (dla Kierownika)tj. dysponent środków w ramach części planu na
prowadzenie swoich działań. Pod względem formalnym i rachunkowym wniosek
sprawdza pracownik działu FK. Zatwierdza dyrektor i dyspozycję wypłaty podpisuje
gł. księgowy.
4) Zaliczkobiorca zobowiązany jest do zabezpieczenia pobranej gotówki przed
kradzieżą lub zagubieniem.
5) Rozliczenie zaliczek następuje na wzorze druku Pu-K-114 przez zaliczkobiorcę
natychmiast po otrzymaniu rachunków za sfinalizowane transakcje lecz nie później
niż w terminie 14-tu dni od pobrania zaliczki.
Opisane i i zatwierdzone do realizacji faktury lub inne dokumenty księgowe stanowią
załączniki do rozliczenia zaliczki, które zatwierdza dyrektor lub upoważniona przez
niego osoba.
Różnica pomiędzy kwotą pobranej zaliczki a wysokością wynikającą z rozliczenia
gotówki podlega zwrotowi do kasy.
Zaliczki stałe musza być rozliczone przed końcem roku.
6). W przypadku udzielenia zaliczek na koszty delegacji służbowych rozpoczętych w
danym roku budżetowym a zakończonych w przyszłym, kwoty wynikające z
rozliczenia tych zaliczek zostają odpowiednio zwrócone lub wypłacone po
zakończeniu podróży służbowej.
7) Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
pieniądze odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu (art.
124§1 Kodeksu Pracy).
Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków
pracowniczych (zabezpieczenie pobranej zaliczkowo gotówki) ze swej winy wyrządził
pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w
przepisach działu piątego, rozdziału 1 art. 114 Kodeksu Pracy.
III. 5. NIEDOBORY I NADWYŻKI
1) Nieudokumentowana gotówka w kasie stanowi nadwyżkę kasową, która podlega
wpłacie do kasy na konto przychodów OSiR, natomiast nieudokumentowane rozchody
gotówki z kasy są niedoborem kasowym i obciążają kasjera.
5
2) W kasie nie może być przechowywana gotówka lub inne rzeczy nie należące do
zakładu z wyjątkiem przekazywanych do kasy depozytów.
III. 6. DEPOZYTY
1) Ewidencję depozytów przekazanych do kasy prowadzi kasjer.
Ewidencja musi zawierać:
. numer kolejny depozytu
. określenie deponowanego przedmiotu a przy deponowaniu gotówki jej kwotę.
. numer kolejny
. określenie jednostki, której własność stanowi depozyt
. datę przyjęcia depozytu
. datę zwrotu depozytu oraz czytelny podpis osoby odbierającej depozyt i
czytelny podpis kasjera.
2) Przechowywana w formie depozytu gotówka nie może być łączona z gotówką
zakładu.
3) Kasjer prowadzi ewidencję bezgotówkowych wpłat wadium oraz gwarancji
należytego wykonania umowy określonych ustawą o zamówieniach publicznych.
III. 7. KONTROLA KASY
Główny księgowy zakładu lub wyznaczony przez niego pracownik działu FK
dokonuje kontroli wewnętrznej kasy, bez oznaczenia jej częstotliwości , ale nie
rzadziej jak raz na kwartał. Kontrolę stanowi również protokół przekazania kasy innej
osobie.
2) Z kontroli kasy sporządzany jest protokół w obecności kasjera
3) Rozliczenie gotówki dokonuje kasjer w obecności osoby kontrolującej.
4) Inwentaryzację kasy i pozostałych walorów pieniężnych przeprowadza się
obowiązkowo na ostatni dzień roku kalendarzowego oraz w przypadku:
- wystąpienia zdarzeń losowych
- przy przejęciu i przekazaniu kasy
- likwidacji kasy
- zgodnie z obowiązującą instrukcja inwentaryzacyjna.
5) Przyjęcie obowiązków kasjera oraz każdorazowe przekazanie kasy innej osobie
należy obowiązkowo udokumentować protokółem zdawczo – odbiorczym.
Przekazanie obowiązków kasjera innej osobie należy dokonywać w obecności gł.
księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.
6) Poza kasjerem nie wolno powierzać przyjmowania wpłat i dokonywania wypłat
innej osobie.
6