Zasady prowadzenia gospodarki kasowej w jednostkach sektora

Zasady prowadzenia gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Obowiązek określenia przez kierownika tych zasad - jako procedury dokonania wydatków ze
środków publicznych - wynika z ustawy o finansach publicznych.
Środki pieniężne są najbardziej płynnym składnikiem majątku obrotowego, przeznaczonym na
bieżące wydatki oraz zapłatę bieżących zobowiązań o najkrótszym terminie ich wymagalności.
Rozliczenia środków pieniężnych mogą być dokonywane w formie gotówkowej lub
bezgotówkowej. Obrót gotówkowy realizowany jest w jednostkach budżetowych za
pośrednictwem kasy, którą należy odpowiednio zorganizować i zabezpieczyć. Na
funkcjonowanie kasy ma wpływ szereg szczególnych zasad obowiązujących jednostki sektora
finansów publicznych.
Jednym z podstawowych zagadnień dotyczących funkcjonowania kasy jest zabezpieczenie
przechowywanych środków pieniężnych oraz ich transport z i do banku. Kwestie te reguluje
rozporządzenie wydane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14
października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać
ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i
inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858; ost. zm. Dz. U. z 2000 r. Nr 17, poz.
221). Zgodnie z § 1 pkt 2 ww. rozporządzenia przez wartości pieniężne należy rozumieć:
1. krajowe i zagraniczne znaki pieniężne,
2. czeki, z wyjątkiem czeków zakreślonych, skasowanych lub opatrzonych indosem
pełnomocniczym, zawierającym wzmiankę „wartość do inkasa", „należność do inkasa" lub inną
o podobnym charakterze,
3. weksle, z wyjątkiem weksli opatrzonych indosem pełnomocniczym, zawierającym
wzmiankę „wartość do inkasa" lub inną o podobnym charakterze,
4. inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę,
5. złoto, srebro i wyroby z tych metali, kamienie szlachetne i perły, a także platynę i inne
metale z grupy platynowców,
W celu ochrony wartości pieniężnych należy zapewnić między innymi bezpośrednią fizyczną
ochronę budynków, pomieszczeń i pojazdów przeznaczonych do ich przechowywania lub
transportu oraz wykonać techniczne zabezpieczenie tych budynków, pomieszczeń i pojazdów.
1/6
Zasady prowadzenia gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
W celu zabezpieczenia technicznego należy stosować:
- do przechowywania wartości pieniężnych - pomieszczenia lub urządzenia odpowiedniej
klasy odporności na włamania (podział pomieszczeń i urządzeń w zależności od odporności na
włamanie oraz ze względu na limit przechowywanych wartości pieniężnych jest szczegółowo
określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia);
- do przewożenia wartości pieniężnych - pojazdy przystosowane do przewozu wartości
pieniężnych lub pojazdy specjalne (tzw. bankowozy);
- do ochrony budynków i pomieszczeń oraz pojazdów - systemy alarmowe (szczegółowy
wykaz znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia).
Dopuszczalne limity przechowywanych i transportowanych środków pieniężnych określone są w
rozporządzeniu w jednostkach obliczeniowych. Jednostka obliczeniowa wynosi 120-krotność
przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa
Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej „Monitor
Polski".
Zasady obrotu gotówkowego należy określić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady
(politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obowiązek
określenia przez kierownika zasad gospodarki kasowej (jako procedury dokonania wydatków ze
środków publicznych) wynika z przepisów art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W
instrukcji kasowej kierownik jednostki ustala wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie,
zwanego pogotowiem kasowym. Przy określaniu wysokości pogotowia kasowego należy
uwzględnić minimum potrzeb w zakresie obrotu gotówkowego wszystkich komórek jednostki.
Jest to także forma zabezpieczenia gotówki, ponieważ - kiedy kwota gotówki w kasie jest
niższa od ustalonego pogotowia - kasjer powinien pobrać z banku gotówkę w celu uzupełnienia
środków w kasie do wysokości określonego pogotowia. Natomiast w przypadku nadwyżki
środków w kasie - powinien odprowadzić nadwyżkę na rachunek bankowy.
2/6
Zasady prowadzenia gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Instrukcja kasowa powinna zawierać przede wszystkim:
-
zasady zabezpieczenia kasy w danej jednostce,
zasady powierzania obowiązków kasjerowi, zasady ochrony, transportu
i przenoszenia środków pieniężnych, zasady gospodarki kasowej (pogotowie kasowe),
- zasady pobierania gotówki do kasy (wzory podpisów na czekach gotówkowych, zasady
gospodarki czekami),
- zasady wystawiania wtórnych dowodów kasowych KP i KW oraz zasady i terminy
sporządzania raportów kasowych,
- zapisy dotyczące inwentaryzacji gotówki w kasie, o ile nie zostały ujęte
w instrukcji inwentaryzacyjnej.
Osobą materialnie odpowiedzialną za gotówkę w kasie jest kasjer, do którego obowiązków
należy przyjmowanie i przekazywanie do banku gotówki. Ważnym zagadnieniem jest właściwy
wybór kasjera, do którego kierownictwo jednostki ma pełne zaufanie co do uczciwości i
fachowości. Przed powierzeniem funkcji kasjera kierownik jednostki może zwrócić się z
zapytaniem o karalność do właściwej instytucji. Kasjer powinien podpisać oświadczenie
potwierdzające przyjęcie odpowiedzialności materialnej za będące w jego dyspozycji wartości,
które umieszcza się w aktach osobowych pracownika.
Do ewidencji środków pieniężnych w jednostkach sektora finansów publicznych służy konto 101
„Kasa". Po stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na
stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe. Konto 101 może wykazywać jedynie saldo
Wn, które wyraża stan gotówki w kasie. Różnorodność operacji kasowych powoduje, że konto
„Kasa" koresponduje z wieloma innymi kontami. Według obowiązującego układu bilansu dla
jednostek budżetowych, środki pieniężne są ujmowane w pozycjach: środki pieniężne w kasie,
środki pieniężne na rachunkach bankowych, inne środki pieniężne.
3/6
Zasady prowadzenia gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Obrót gotówkowy w jednostce musi być odpowiednio udokumentowany dowodami kasowymi:
- wpłaty gotówkowe - dokumentowane są własnymi przychodowymi dowodami
kasowymi, tj. KP - Kasa przyjmie. KP jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym
zaraz po jego otrzymaniu i przechowywanym w kasie. Dowód KP wypełnia kasjer w trzech
egzemplarzach, z których: oryginał jest dołączany do raportu kasowego, pierwsza kopia jest dla
wpłacającego jako dowód wpłaty, druga kopia pozostaje w bloku formularzy do rozliczenia i
kontroli.
W dowodzie KP nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej
cyframi i słownie, w razie pomyłki należy błędny dowód anulować (nie niszczyć) i wystawić
nowy;
-
wypłaty gotówkowe - dokumentowane są:
1. źródłowymi dowodami kasowymi, tj. faktury, rachunki, wnioski o zaliczkę, rozliczenie
zaliczki i delegacji służbowej, lista płac i wypłat zasiłków oraz inne dokumenty akceptowane
przez upoważnione do tego osoby,
2. zastępczymi dowodami wypłaty gotówki, tj. KW - Kasa wypłaci. Dowód wypłaty KW jest
znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania wystawianym przez upoważnionego
pracownika księgowości w dwóch egzemplarzach, z których: oryginał jest załącznikiem do
raportu kasowego, kopia pozostaje w bloku formularzy.
W przypadku błędnego wystawienia dowodu KW, należy go anulować i wystawić nowy. Dowód
KW podpisują osoby: wystawiająca, wypłacająca i otrzymująca gotówkę. Do wypłaty dowód ten
zatwierdza główny księgowy.
Kasowymi dowodami księgowymi są także dowody umożliwiające korzystanie z rachunku
bankowego, tj. czek gotówkowy i gotówkowy dowód wpłaty. Ze względu na to, że odpowiednio
wystawione czeki dają możliwość podjęcia gotówki z baku, dostęp do nich powinien być
ograniczony. Kasjer obowiązany jest sprawować kontrolę nad czekami, wpisywać je do
określonych urządzeń ewidencyjnych.
4/6
Zasady prowadzenia gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat
dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie służy raport kasowy. Wypełniany jest na
bieżąco w porządku chronologicznym, tj. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty.
Częstotliwość sporządzania raportu zależy od wielkości obrotów w kasie. Najczęściej
przyjmowanymi okresami, jakie obejmuje jeden raport kasowy są dzień, tydzień, dekada,
miesiąc.
Według zasad prowadzenia rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości, inwentaryzację
środków pieniężnych jednostki przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego,
lecz taka częstotliwość nie jest wystarczająca dla bezpieczeństwa kasowego obrotu
gotówkowego. Inwentaryzacji środków pieniężnych dokonuje się także na dzień zakończenia
działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub
upadłości. Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządza się protokół. Nieprzeprowadzenie
inwentaryzacji kasy, zaniechanie inwentaryzacji czy też rozliczenie jej w sposób niezgodny z
przepisami o rachunkowości skutkuje odpowiedzialnością kierownika jednostki.
Prowadząc gospodarkę kasową w jednostkach sektora finansów publicznych zgodnie z
obowiązującymi przepisami należy pamiętać o tym, że:
- stwierdzone nadwyżki gotówki w kasie w jednostce budżetowej stanowią dochody
budżetowe w rozumieniu ustawy o finansach publicznych,
- w jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych i gospodarstwach pomocniczych
gotówkę w walutach obcych koryguje się na koniec każdego kwartału o różnice kursowe
wyliczone po obowiązującym na dzień przeliczenia średnim kursie ustalonym dla każdej waluty
przez NBP,
- w jednostkach budżetowych nie wolno dokonywać wydatków z pobranych do kasy
dochodów budżetowych - muszą one zostać odprowadzone na rachunek bieżący dochodów, a
na wydatki budżetowe pobiera się gotówkę z rachunku bieżącego jednostki.
5/6
Zasady prowadzenia gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych
Wpisany przez Krystyna Chrząszcz
Podsumowując: przyjmowanie i wydatkowanie gotówki z kasy to obrót gotówkowy, a zasady
dokonywania tego obrotu określane są jako gospodarka kasowa. Gospodarka kasowa musi być
prowadzona w każdej jednostce budżetowej zgodnie z zasadami systemu kontroli wewnętrznej
obejmującej ruch i stan środków pieniężnych. Kontrola wewnętrzna wymusza warunki
prawidłowej realizacji obrotu gotówkowego oraz pełnego jego bezpieczeństwa. Podstawową
zasadą obrotu gotówkowego jest osobowe rozdzielenie funkcji dysponowania gotówką od
funkcji realizacji tych dyspozycji. Dla prowadzenia prawidłowej gospodarki kasowej ważną
sprawą jest właściwy wybór kasjera, a także częste i nie zapowiadane przeprowadzanie
inwentaryzacji stanu gotówki w kasie oraz prawidłowości dokumentów kasowych.
Akty prawne:
1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z
późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz.
2104 z późn. zm.),
3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.),
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki
finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz
trybu postępowania przy przekształceniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r.
Nr 116, poz. 783),
5. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października
1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona
wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne
jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858; ost. zm. Dz. U. z 2000 r. Nr 17, poz. 221).
6/6