PROCEDURY OBSŁUGI KASY WEWNĘTRZNEJ

PROCEDURY
OBSŁUGI KASY WEWNĘTRZNEJ
I. Zasady ogólne
§1
Prowadzenie kasy powierza się wyznaczonemu na piśmie pracownikowi referatu
rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat , zwanemu w niniejszej procedurze kasjerem.
§2
Do podstawowych obowiązków kasjera należy:
− wystawianie czeków gotówkowych,
− wypłacanie wszystkich należności gotówkowych,
− przyjmowanie gotówki do kasy oraz terminowe odprowadzanie gotówki do banków,
− prowadzenie kwitariuszy przychodów,
− sporządzanie raportów kasowych.
§3
Obrót gotówkowy ogranicza się do niezbędnego minimum. Dotyczy on głównie wypłaty
zaliczek na drobne zakupy materiałów, zwrotu kosztów delegacji służbowych, wypłaty
wynagrodzeń osobom nieposiadającym ROR itp.
§4
1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi.
§5
Na dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek, nieprawidłowy dowód
należy anulować i wystawić poprawny.
§6
W razie błędów popełnionych na dowodach źródłowych należy wystawić zastępczy dowód
korygujący błąd, który będzie stanowił podstawę wypłaty gotówki z kasy.
§7
Dowody wpłaty i wypłaty powinny być połączone w bloczki i ponumerowane z zachowaniem
ciągłości numeracji w roku kalendarzowym.
§8
Anulowane druki dowodów wpłaty i wypłaty należy przechowywać w bloczku.
II. Wpływy kasowe.
§9
Przyjęcie gotówki do kasy odbywa się na podstawie dowodu wpłaty KP - kasa przyjmie lub
kwitu kasowego K-103. Dowód wpłaty sporządzany jest w oryginale i dwóch kopiach przez
pracownika rachunkowości budżetowej podczas dokonywania wpłaty gotówki do kasy.
Oryginał przeznaczony jest dla wpłacającego, pierwsza kopia dołączana jest do raportu
kasowego, druga kopia pozostaje w bloczku KP lub w kwitariuszu K-103. Blankiety
Strona 1 z 5
Załącznik Nr 4 Procedury obsługi kasy wewnętrznej
1
dowodów wpłaty KP ponumerowane są z zachowaniem ciągłości numeracji od początku roku
kalendarzowego. Ponumerowane dowody KP stają się drukami ścisłego zarachowania i
podlegają ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania. Na okładce bloczka dowodów
KP zamieszcza się adnotację o ilości blankietów KP tj. od numeru do numeru. Unieważnione
blankiety dowodów wpłaty KP (adnotacja - Anulowano) pozostają w bloczku (oryginał +
dwie kopie) w celu ich rozliczenia ilościowego.
§ 10
Nie wydaje się duplikatu wystawionego kwitu. Na pisemną prośbę wpłacającego wydaje się
zaświadczenie o dokonaniu wpłaty.
§ 11
Dowód wpłaty zawiera:
a) pieczątkę zakładu przyjmującego wpłatę,
b) datę wpłaty,
c) określenie wpłacającego,
d) tytuł wpłaty,
e) kwotę wpłaty cyfrowo i słownie,
f) podpis kasjera.
Dowód wpłaty wpisywany jest do raportu kasowego w dniu wystawienia.
§ 12
Przyjęte wpłaty należy odprowadzić na właściwe rachunki bankowe co najmniej w dniach
poprzedzających obligatoryjny termin przekazania dochodów na centralny rachunek
dochodów Budżetu Państwa i w ostatnim dniu roboczym miesiąca.
§ 13
Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dokumentami kasowym stanowi
nadwyżkę kasową, która zaliczana jest do zysków nadzwyczajnych.
III. Wypłaty gotówki z kasy.
§14
Dowód KW jest drukiem ścisłego zarachowania. W zakresie wydawania, oznakowania
i rozliczania wykorzystanych formularzy obowiązują te same zasady jak dla dowodów KP.
§ 15
Wypłata gotówki z kasy dokumentowana jest na podstawie następujących dokumentów
źródłowych:
- faktur na zakupione usługi lub dostawy itp.,
- rachunków umów o dzieło lub innych umów cywilno-prawnych,
- wniosków o zaliczkę (stałych lub jednorazowych),
- rozliczeń pobranych zaliczek,
- rachunków kosztów podróży ( rozliczonych na drukach delegacji służbowych),
- list płac wynagrodzeń, zasiłków chorobowych , umów-zleceń,
- dowodów wypłaty KW - kasa wypłaci.
Wszystkie w/w dokumenty przed wypłatą muszą być zatwierdzone do wypłaty
Strona 2 z 5
Załącznik Nr 4 Procedury obsługi kasy wewnętrznej
2
przez Głównego księgowego i Naczelnika urzędu (lub upoważnione przez nich osoby).
§ 16
Dowód KW stanowi dokument zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych
z kasy w sytuacji gdy wypłata nie może być udokumentowana dowodem źródłowym.
§ 17
Dowód wypłaty KW wystawia upoważniony pracownik referatu rachunkowości budżetowej i
rejestracji wpłat. Dowód sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których oryginał wpisuje
się do raportu kasowego, a kopia pozostaje w bloczku KW.
Dopuszcza się , w przypadku zwrotu uprzedniej wpłaty (np. z tytułu wadium) osobom obcym,
sporządzenie dowodu KW w trzech egzemplarzach.
§ 18
Dowody wypłaty powinny być sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez
upoważnionego pracownika referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat.
§ 19
Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej na dowodzie wypłaty, która kwituje jej odbiór
własnoręcznym podpisem.
Wypłata powinna być udokumentowana pokwitowaniem odbioru gotówki. Pokwitowanie
powinno zawierać kwotę wyrażoną liczbowo i słownie, datę odbioru i podpis odbiorcy.
Osoby obce należy wylegitymować i wpisać cechy dowodu osobistego obok pokwitowania.
Dokonaną wypłatę kasjer potwierdza własnym podpisem.
§ 20
Nieprawidłowo udokumentowane wydatki z kasy stanowią niedobór kasowy, za który
materialną odpowiedzialność ponosi kasjer.
IV. Kontrola dokumentów kasowych.
§ 21
Dokumenty kasowe podlegają trzem rodzajom kontroli:
− merytorycznej,
− rachunkowej,
− formalnej.
Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu czy zdarzenie wynikające z dokumentu było
celowe, planowe i zgodne z rzeczywistością. Kontrola rachunkowa stwierdza zgodność
przedstawionych w rachunku obliczeń, natomiast kontrola formalna stwierdza kompletność
dokumentu i poprawność jego wystawienia.
V. Zbiorcze zestawienie dokumentów kasowych – raport kasowy.
§ 22
Raport kasowy (RK) służy do szczegółowej, chronologicznej ewidencji wszystkich dowodów
kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera.
Raporty kasowe sporządza się odrębnie dla każdego rodzaju działalności tj:
− dla przychodów i rozchodów z rachunku podstawowego,
− dla przychodów i rozchodów z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń
Strona 3 z 5
Załącznik Nr 4 Procedury obsługi kasy wewnętrznej
3
Socjalnych,
− dla przychodów i rozchodów z rachunku dochodów własnych.
Raport kasowy sporządza się w dwóch egzemplarzach. Dowody kasowe ewidencjonowane
są w RK w kolejności ich realizacji, z podaniem: kwoty operacji oraz treści dowodu na
podstawie, którego przeprowadzono operację.
Na zrealizowanych dowodach kasowych kasjer ma obowiązek umieścić numer i pozycję RK,
w którym ujęto dowód.
W przypadku, gdy liczba wpłat i wypłat jest niewielka, RK można sporządzać za okresy
kilkudniowe, nie później jednak niż na koniec każdego okresu sprawozdawczego.
Oryginał zakończonego RK wraz z kompletem dowodów księgowych kasjer przekazuje
bezzwłocznie do ujęcia w księgach rachunkowych. Kopia RK pozostaje w kasie. Okres
przechowywania dowodów kasowych określa art.74 ustawy o rachunkowości i wynosi 5 lat.
§ 23
W raporcie kasowym określa się stan gotówki na koniec okresu, dla którego jest sporządzany.
Stan gotówki w kasie powinien być zgodny ze stanem wykazanym w raporcie kasowym.
§ 24
Ostatni raport za dany miesiąc należy przekazać najpóźniej w ciągu 3 dni po zakończeniu
miesiąca .
§ 25
Wysokość pogotowia kasowego ustala odrębna decyzja Naczelnika urzędu, na wniosek
Głównego księgowego.
§ 26
Transport wartości pieniężnych odbywa się stosownie do postanowień Rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 roku w sprawie
szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych
przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne
(Dz.U 129/98 poz.858 z późn.zm.).
Kasjer zgłasza z wyprzedzeniem potrzebę ochrony wartości pieniężnych .
VI. Gospodarka i ochrona wartości pieniężnych.
§ 27
Wypłat gotówkowych z kasy można dokonywać na określony cel ze środków podjętych
z rachunku bankowego. Niedopuszczalne jest dokonywanie wypłat ze środków pieniężnych
przyjętych do kasy jako dochody jednostki budżetowej.
§ 28
Gotówka podjęta z banku może być przechowywana w kasie przez okres nieprzekraczający
7 dni. Po tym terminie niewykorzystane środki pieniężne należy odprowadzić do banku.
W kasie może pozostać określona kwota stanowiąca pogotowie kasowe.
Strona 4 z 5
Załącznik Nr 4 Procedury obsługi kasy wewnętrznej
4
§ 29
Obowiązki kasjera powierza się pracownikowi, który:
− nie był karany za przestępstwa z winy umyślnej lub wykroczenia przeciwko mieniu
lub za przestępstwa gospodarcze,
− ma nienaganną opinię,
− jest pełnoletni i ma pełną zdolność do czynności prawnych,
− ma odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
§ 30
Przekazanie kasy odbywa się protokolarnie w obecności Głównego księgowego (lub
upoważnionej przez niego osoby).
§ 31
Kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu środki pieniężne i majątkowe.
Odpowiedzialność materialna kasjera rozpoczyna się od momentu protokolarnego
przekazania-przyjęcia kasy, a kończy z chwilą dokonania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej
i ostatecznym rozliczeniu potwierdzonym protokołem.
§ 32
Wartości pieniężne muszą być przechowywane w kasie pancernej, zapewniającej należytą
ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
VII. Kontrola kasy.
§ 33
Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej.
Kontrola bieżąca kasy może ograniczyć się do sprawdzenia wszystkich dokumentów
dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Kontrolujący
potwierdza przeprowadzenie kontroli kasy swoim podpisem na raporcie kasowym.
§ 34
W ramach kontroli wewnętrznej dokonuje się okresowych kontroli kasy mającej na celu
sprawdzenie stanu gotówki w kasie. Kontrola kasy przeprowadzana jest przez Głównego
księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.
VIII. Inwentaryzacja
§ 35
Częstotliwość i zakres inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie określa art.26 ustawy o
rachunkowości na ostatni dzień roku obrotowego drogą spisu z natury
Strona 5 z 5
Załącznik Nr 4 Procedury obsługi kasy wewnętrznej
5