DEPARTAMENT STRATEGII I DEREGULACJI

Pytania i odpowiedzi dot. konkursu nr POWR.02.17.00-IP.04-00-001/16 pn. Opracowanie i wdrożenie programów szkoleń medialnych dla
pracowników sądów i prokuratur
(opracowano na podstawie pytań przekazanych do IOK elektronicznie na adres [email protected] oraz zadanych przez uczestników spotkania
informacyjnego z dnia 31.03.2016 r.)
1. Czy jedna maksymalnie 15 osobowa grupa przechodzi przez cykl 4 spotkań 2 dniowych czy jedna grupa przechodzi wyłącznie przez 2 dni
szkoleniowe?
Każda grupa, czyli każdy uczestnik wsparcia przechodzi przez cykl czterech dwudniowych szkoleń. Jednocześnie szkolenia są dedykowane do
zróżnicowanych potrzeb grupy docelowej: rzeczników prasowych, prezesów i wiceprezesów sądów, szefów i zastępców szefów prokuratur
oraz pracowników biur prasowych). Wnioskodawca ma więc przeprowadzić cykle szkoleń dla rzeczników prasowych, dla prezesów /
wiceprezesów sądów, dla szefów/ wiceszefów prokuratur oraz dla pracowników biur prasowych (w każdym cyklu dwudniowe szkolenia). W
ramach jednego cyklu mogą być przewidziane różne terminy szkoleń dla poszczególnych grup.
Odpowiedź nieaktualna od dnia 30.03.2016 r.: Zgodnie z regulaminem konkursu (str. 28) cztery cykle szkoleń oznaczają konieczność
przeprowadzenia szkoleń dedykowanych do zróżnicowanych potrzeb grupy docelowej, według czterech programów (program dla rzeczników
prasowych, program dla prezesów i wiceprezesów sądów, program dla szefów i zastępców szefów prokuratur oraz program dla pracowników
biur prasowych). Wnioskodawca ma więc przeprowadzić cykl szkoleń dla rzeczników prasowych, cykl szkoleń dla prezesów / wiceprezesów
sądów, cykl szkoleń dla szefów/ wiceszefów prokuratur oraz cykl szkoleń dla pracowników biur prasowych (co daje łączenie 4 cykle w
projekcie). W ramach jednego cyklu mogą być przewidziane różne terminy szkoleń dla poszczególnych grup. Dla każdego uczestnika projektu
przewidziane jest wsparcie w postaci części teoretycznej (e-learning) oraz praktycznej tj. w formie dwudniowych (16-godzinnych) warsztatów.
Ponieważ uczestnicy są szkoleni w grupach max. 15 osobowych oznacza to, że każda grupa i każdy uczestnik przechodzi przez dwudniowe
warsztaty organizowane w ramach jednego cyklu tematycznego, do którego (ze względu na zajęcie wykonywane przez uczestników
warsztatów) się zalicza.
2. Czy Wnioskodawca zawsze musi przeszkolić min. 1000 osób? Czy może mniej?
Zgodnie z regulaminem konkursu minimalna liczba uczestników objętych szkoleniami w ramach jednego projektu wynosi 1000 osób. Jest to
kryterium dostępu w konkursie, co oznacza, że wniosek przewidujący przeszkolenia mniejszej liczby osób zostanie odrzucony na etapie
oceny formalnej projektu.
3. Zakładają Państwo wybór wyłącznie jednego Wnioskodawcy do realizacji działania?
Kryteria określone w regulaminie konkursu (m.in. wartość projektu, zakres wsparcia) powinny doprowadzić do wyboru tylko jednego
projektu w ramach konkursu.
4. Czy jeśli Wnioskodawca ma obrót za ostatni rok obrotowy 1 100 000 ,00 PLN chciałby złożyć wniosek na ww. konkurs na kwotę np. 4 mln,
to czy może wykazać swój potencjał poprzez złożenie deklaracji/zaświadczenia, czy w postaci innego dokumentu, iż zapewni płynność
finansową projektu poprzez zaciągnięcie promesy bankowej lub gwarancję ubezpieczeniową lub umowę kredytową? Czy taka forma
wykazania potencjału jest w ogóle dopuszczalna?
Kryterium formalne stanowiące o konieczności posiadania przez wnioskodawcę oraz ewentualnych partnerów krajowych odpowiedniego
obrotu obowiązuje wszystkich wnioskodawców i partnerów pochodzących spoza sektora finansów publicznych ubiegających się o
dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (przy czym ocena dotyczy osobno wnioskodawcy i każdego z
partnerów). Kryterium ma na celu przyznanie dofinansowania jedynie tym projektodawcom, którzy są zdolni do udźwignięcia ciężaru
realizacji projektu o danej wartości. W przypadku podmiotów niebędących jednostkami sektora finansów publicznych jako obroty należy
rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację projektów) osiągniętych
w ostatnim zatwierdzonym roku przez danego wnioskodawcę/ partnera na dzień składania wniosku o dofinansowanie.
Obroty muszą być przynajmniej równe sumie najwyższych rocznych wydatków w projekcie, o którego dofinansowanie ubiega się
wnioskodawca (o ile nie realizuje innych projektów na mocy umów o dofinansowanie podpisanych z IOK tj. Ministerstwem Sprawiedliwości).
W konkursie nr POWR.02.17.00-IP.04-00-001/16 zaplanowano realizację projektów nie dłuższych niż 18 miesięcy, a więc realizowanych na
przestrzeni przynajmniej dwóch lat kalendarzowych. Wnioskodawca, chcąc ubiegać się o dofinansowanie, musi wykazać obrót co najmniej na
poziomie wydatków zaplanowanych w budżecie projektu w tym roku, w którym wartość tych wydatków jest najwyższa. Odnosząc się do
przykładu wskazanego w pytaniu: jeśli wnioskodawca może wykazać obroty na poziomie 1 mln złotych, to spełni kryterium formalne tylko
wtedy, gdy w żadnym roku realizacji projektu, o którego dofinansowanie wnioskodawca się ubiega, planowane wydatki nie będą większe niż
1 mln złotych. Wniosek o łącznej wartości wnioskowanego dofinansowania 4 mln złotych nie uzyska wsparcia, bo wydatków w takiej kwocie
nie da się - przy obowiązkowym w konkursie nr POWR.02.17.00-IP.04-00-001/16 kryterium dostępu dotyczącym maksymalnie 18-miesięcznej
realizacji projektu - podzielić na lata realizacji projektu tak, aby w żadnym roku nie przekraczały one 1 mln złotych. Nie ma możliwości
zaciągania kredytów / poręczeń / gwarancji na brakującą kwotę obrotów.
5. Zgodnie z kryterium dostępu nr 1 wskazanym w RPD wnioskodawca musi dysponować odpowiednim (....) i potencjałem technicznym –
studiem nagrań lub sprzętem multimedialnym umożliwiającym nagrania wystąpień i ich analizę. By spełnić wymagania potencjału
technicznego wchodzi w grę wynajem sprzętu? Czy są postawione konkretne wymagania dla sprzętu/pomieszczenia?
W ww. kryterium dostępu wymagane jest od wnioskodawcy posiadanie odpowiedniego potencjału kadrowego oraz technicznego. W
zakresie potencjału technicznego doprecyzowano, że chodzi o studio nagrań lub sprzęt multimedialny umożliwiający nagrania wystąpień i ich
analizę. Wnioskodawca, aby spełnić kryterium dostępu, powinien dysponować wskazanym potencjałem technicznym i wykazać to we
wniosku o dofinansowanie. Ponieważ nie sprecyzowano formy prawnej takiego dysponowania, możliwe jest wynajęcie sprzętu. IOK nie
przewiduje żadnych dodatkowych wymagań co do sprzętu czy studia. Ważne, żeby uczestnicy projektu mogli dzięki temu przekonać się, jak
wygląda ich wypowiedź (nagranie) i poprzez analizę nagrania dowiedzieli się, na jakie elementy powinni zwrócić uwagę, aby poprawić jakość
swoich wypowiedzi.
Odpowiedź nieaktualna od dnia 30.03.2016 r.: W kryterium dostępu nr 1 (s. 26 regulaminu konkursu) wymagane jest od wnioskodawcy
posiadanie odpowiedniego potencjału kadrowego oraz technicznego. W zakresie potencjału technicznego doprecyzowano, że chodzi o studio
nagrań lub sprzęt multimedialny umożliwiający nagrania wystąpień i ich analizę. Wnioskodawca, aby spełnić kryterium dostępu, nie musi być
właścicielem sprzętu czy studia nagrań, ani dysponować nimi w inny sposób na etapie aplikowania o środki. Musi natomiast zapewnić sobie
do nich dostęp w trakcie realizacji projektu - zgodnie z załącznikiem nr 12 do regulaminu konkursu "Oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu
odpowiedniego potencjału kadrowego i technicznego". Jak najbardziej w grę może wchodzić wynajem studia. IOK nie przewiduje żadnych
dodatkowych wymagań co do sprzętu czy studia. Ważne, żeby uczestnicy projektu mogli dzięki temu przekonać się, jak wygląda ich
wypowiedź (nagranie) i poprzez analizę nagrania dowiedzieli się, na jakie elementy powinni zwrócić uwagę, aby poprawić jakość swoich
wypowiedzi.
6. Czy w ramach konkursu przewidziano ograniczenia dotyczące ogólnej liczby poszczególnych kategorii grup docelowych tj. prezesów
i wiceprezesów sądów, szefów i zastępców prokuratur, rzeczników prasowych oraz pracowników biur prasowych w ramach projektu?
Jedno z kryterium dostępu przyjęte w konkursie wymaga, aby w projekcie wzięło udział co najmniej 1000 uczestników (tj. prezesów i
wiceprezesów sądów, szefów i zastępców prokuratur, rzeczników prasowych oraz pracowników biur prasowych). Kryterium nie określa
liczebności uczestników z poszczególnych grup docelowych konkursu. W żadnym miejscu regulaminu konkursu IOK nie przewiduje tego typu
ograniczeń. W ten sposób wnioskodawca będzie w stanie zrealizować projekt dla uczestników rzeczywiście zainteresowanych szkoleniami,
obowiązuje go jedynie przeszkolenie min. 1000 osób.
7. Czy wydatkami kwalifikowalnymi w ramach projektu są koszty wyżywienia, noclegów i przerw kawowych dla trenerów?
Czy wydatkami kwalifikowalnymi w ramach projektu są koszty wyżywienia, noclegów i przerw kawowych dla opiekunów grup
szkoleniowych będących pracownikami wnioskodawcy?
Jeśli koszty wyżywienia, noclegów i przerw kawowych dla trenerów / opiekunów grup szkoleniowych są uzasadnione i zgodne z załącznikiem
nr 13 do regulaminu konkursu „Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach PO WER”,
mogą zostać uznane za wydatek kwalifikowalny w projekcie. Dla pracowników zaangażowanych w projekt można też przewidzieć delegacje.
8. Czy trening medialny trwający 16 godzin zegarowych obejmuje również przerwy kawowe i obiad?
Tak, zgodnie z regulaminem konkursu w czasie trwania warsztatów należy uwzględnić niezbędne przerwy. Dotyczy to przerw
kawowych/obiadowych. Przerwy powinny zostać zaplanowane tak, aby merytoryczna część 16 godzinnych warsztatów nie trwała krócej niż
16 godzin lekcyjnych (1 h lekcyjna = 45 minut). Koszty wyżywienia należy zaplanować zgodnie z wymaganiami w tym zakresie wskazanymi w
załączniku nr 13 do regulaminu konkursu „Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach
PO WER”.
9. Czy istnieje możliwość realizacji warsztatów w ciągu trzech dni? Powyższe pytanie jest o tyle istotne, że doba hotelowa trwa od
godziny 14.00 do godz.12.00 dnia następnego a także czas trwania szkolenia to 8 godzin zegarowych w ciągu doby. Wnioskodawca widzi
poważne ograniczenia i trudności w realizacji szkoleń w systemie dwudniowym z uwagi na brak możliwości zakwaterowania uczestników
warsztatów przed godziną 14 a realizacja zajęć od godziny 14 najwcześniej, przy uwzględnieniu przerw kawowych, przerwy obiadowej
spowoduje realizację zajęć do godziny 23 .00.
Kryterium dostępu mówi o organizacji dwudniowych 16 godzinnych szkoleń. W związku z powyższym należy tak zaplanować warsztaty, aby
przez dwa dni zostało zrealizowanych 16 godzin zajęć. Rozłożenie tych godzin na trzy dni spowoduje dodatkowe koszty projektowe, których
wobec takiego brzmienia kryterium nie da się uznać za kwalifikowalne.
10. Czy kosztem kwalifikowalnym w sytuacji organizacji szkoleń dwudniowych jest dodatkowy nocleg przed szkoleniem dla uczestnika
projektu, który z uwagi na dużą odległość pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem szkolenia nie jest w stanie dojechać tego samego
dnia?
Taki koszt może być kwalifikowalny, przy zachowaniu warunku wskazanego w załączniku nr 13 do regulaminu konkursu „Zestawienie
standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach PO WER” tj. gdy miejsce, w którym odbywa się
działanie objęte wsparciem jest oddalone od miejsca zamieszkania osoby w nim uczestniczącej o więcej niż 50 km (drogą publiczną, a nie w
linii prostej), a jednocześnie wsparcie rozpoczyna się przed godziną 9.00 (chyba że nie ma dostępnego dojazdu środkami transportu).
11. Czy w ramach projektu można przewidzieć wydatki dotyczące stworzenia/ rozbudowy/ modernizacji platformy e-learningowej lub zakup
licencji?
W zmienionym w dniu 30.03.2016 roku regulaminie konkursu IOK odstąpiła od wymogu realizacji w projekcie części programu
szkoleniowego na platformie internetowej, e-learningowej. W związku z powyższym koszty dotyczące stworzenia/ rozbudowy/ modernizacji
platformy e-learningowej lub zakupu licencji nie wydają się konieczne do poniesienia w ramach projektu.
Odpowiedź nieaktualna od dnia 30.03.2016 r.: Program szkoleniowy powinien obok warsztatów praktycznych obejmować też część
teoretyczną, dostępną na platformie internetowej, e-learningowej. W związku z powyższym koszty dotyczące stworzenia/ rozbudowy/
modernizacji platformy e-learningowej lub zakupu licencji mogą być wydatkiem kwalifikowalnym w ramach projektu.
12. Jednym z kryteriów premiujących jest udokumentowane doświadczenie w zakresie szkolenia kadr wymiaru sprawiedliwości w zakresie
wystąpień medialnych. Czy dokumentem potwierdzającym spełnianie kryterium może stanowić oświadczenie wnioskodawcy wraz ze
wskazaniem konkretnych szkoleń, ich okresów realizacji oraz grupy docelowej podpisane przez osobę upoważnioną?
Zgodnie ze zmienionym w dniu 30.03.2016 roku od wnioskodawcy wymagany jest jedynie opis posiadanego w tym zakresie doświadczenia
we wniosku o dofinansowanie. Opis powinien jednoznacznie wskazywać zakres merytoryczny szkoleń i charakter (rodzaj) grupy docelowej, a
ponadto IOK musi mieć możliwość zweryfikowania informacji podanych przez wnioskodawcę (gotowość udokumentowania doświadczenia) –
czyli powinna mieć dane kontaktowe do instytucji / osób, dla których realizowane było szkolenie.
Odpowiedź nieaktualna od dnia 30.03.2016 r.: Regulamin konkursu (s. 32-33) nie wskazuje, jakie dokładnie dokumenty są wymagane od
wnioskodawcy dla udokumentowania doświadczenia w zakresie szkolenia kadr wymiaru sprawiedliwości w zakresie wystąpień medialnych.
Zastrzeżono jedynie, że dokumenty powinny jednoznacznie wskazywać zakres merytoryczny szkoleń i charakter (rodzaj) grupy docelowej, a
ponadto IOK musi mieć możliwość zweryfikowania informacji podanych przez wnioskodawcę – czyli powinna mieć dane kontaktowe do
instytucji / osób, dla których realizowane było szkolenie. Jeśli chodzi o Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury – ze względu na specyfikę
tej Instytucji – podstawą przyznania punktów premiujących jak najbardziej może być oświadczenie o treści wskazanej w pytaniu.
13. Jednym z kryteriów premiujących jest udokumentowana i sformalizowana współpraca z przedstawicielami mediów w okresie ostatnich
3 lat. Czy dokumentem potwierdzającym spełnianie kryterium może stanowić oświadczenie wnioskodawcy wraz ze wskazaniem
konkretnych osób, ich doświadczenia zawodowego podpisane przez osobę upoważnioną?
Zgodnie ze zmienionym w dniu 30.03.2016 roku od wnioskodawcy wymagany jest jedynie opis posiadanego w tym zakresie doświadczenia
we wniosku o dofinansowanie. Opis powinien jednoznacznie wskazywać charakter i formę współpracy oraz okres jej trwania. IOK musi mieć
też zapewnioną możliwość potwierdzenia tych informacji u wskazanych przez wnioskodawcę przedstawicieli mediów (gotowość
udokumentowania współpracy).
Odpowiedź nieaktualna od dnia 30.03.2016 r.: Regulamin konkursu (s. 33) zaznacza, że punkty premiujące za posiadanie sformalizowanej
współpracy z przedstawicielami mediów w okresie ostatnich 3 lat zostaną przyznane, jeśli wnioskodawca udokumentuje charakter i formę
współpracy oraz okres jej trwania. Oświadczenie wnioskodawcy wraz ze wskazaniem konkretnych osób, ich doświadczenia zawodowego
podpisane przez osobę upoważnioną może być wystarczające, o ile wnioskodawca wskaże w nim, że współpraca była sformalizowana i miała
miejsce w okresie ostatnich trzech lat. IOK musi mieć też zapewnioną możliwość potwierdzenia tych informacji u wskazanych przez
wnioskodawcę przedstawicieli mediów.
14. W jaki sposób, w związku z definicją Wnioskodawcy określoną w Regulaminie konkursu („Wnioskodawca - podmiot, który w odpowiedzi
na ogłoszony konkurs złożył wniosek o dofinansowanie projektu”), interpretować poniższe kryteria dostępu i premiujące w przypadku
projektów partnerskich:
 Kryterium dostępu 1) Wnioskodawcą projektu jest organizacja pozarządowa, przedsiębiorca, szkoła wyższa, jednostka naukowa lub Krajowa Szkoła


Sądownictwa i Prokuratury dysponująca odpowiednim potencjałem kadrowym (zatrudnionymi lub współpracującymi pracownikami o co najmniej 3letnim praktycznym doświadczeniu pracy w mediach w okresie ostatnich 5 lat i specjalistami z dziedziny psychologii społecznej, językoznawcą,
specjalistami z dziedziny wystąpień publicznych, specjalistami z zakresu logopedii medialnej i prawnikami specjalizującymi się w prawie prasowym,
autorskim i pokrewnych), potencjałem technicznym (studio nagrań lub sprzęt multimedialny umożliwiający nagrania wystąpień i ich analizę)
Kryterium premiujące 2) Wnioskodawca posiada udokumentowane doświadczenie w zakresie szkolenia kadr wymiaru sprawiedliwości w zakresie
wystąpień medialnych.
Kryterium premiujące 3) Wnioskodawca posiada udokumentowaną i sformalizowaną współpracę z przedstawicielami mediów w okresie ostatnich
3 lat.
Jak w przypadku wymogów określonych w ww. kryteriach rozumiany jest „Wnioskodawca” – czy odnosić się powinniśmy tylko do
potencjału i doświadczenia Lidera partnerstwa czy łącznie do podmiotów tworzących partnerstwo? Czy kryteria zostaną spełnione jeśli:



w przypadku kryterium dostępu nr 1) częściowo potencjałem kadrowym dysponowałby Lider, częściowo Partner (łącznie zapewniają
wszystkich specjalistów wymienionych w kryterium),
w przypadku kryterium premiującego nr 2) doświadczeniem w zakresie szkolenia wymiaru kadr wymiaru sprawiedliwości wykazywałby
się tylko Lider,
w przypadku kryterium premiującego nr 3) udokumentowaną i sformalizowaną współpracą z przedstawicielami mediów w okresie
ostatnich 3 lat legitymowałby się tylko Partner.
Kryteria oceniane będą w ramach projektu, a więc pod pojęciem „wnioskodawcy” można rozumieć także potencjał posiadany przez
ewentualnych partnerów projektu. Partnerstwo polega na wspólnej realizacji zadań w projekcie, wnoszenia do projektu odpowiednich
zasobów itp. W związku z powyższym punkty premiujące zostaną przyznane, gdy odpowiednim potencjałem wykaże się lider i/lub partner.
Odpowiedź nieaktualna od dnia 30.03.2016 r.: Kwestia, w jaki sposób należy rozumieć potencjał wnioskodawcy w kryterium dostępu nr 1,
została wyjaśniona w regulaminie konkursu (s. 26). IOK nie zakłada, że wnioskodawca w chwili wypełniania wniosku o dofinansowanie będzie
dysponował wskazanymi w kryterium specjalistami i studiem/sprzętem, natomiast zobowiązany jest do zapewnienia ich na etapie realizacji
projektu. Dlatego IOK opracowała załącznik do regulaminu konkursu (zał. nr 12) będący oświadczeniem wnioskodawcy o zapewnieniu sobie
dysponowania wymaganym potencjałem. Nie została określona forma, w jakiej wnioskodawca ma zapewnić sobie ten potencjał, czyli jest
możliwe, że część tego potencjału zapewni partner w ramach umowy partnerstwa. Należy tylko mieć na uwadze, że partnerstwo nie jest
zlecaniem zadań w projekcie. O ile wnioskodawca (i o ile dotyczy – partner), w momencie wypełniania wniosku dysponuje już (w całości lub w
części) wskazanym w kryterium dostępu potencjałem, informacje o tym należy odpowiednio uwzględnić w pkt. 4.3 wniosku o dofinansowanie.
Pozwoli to na ocenę kryterium merytorycznego: „Zaangażowanie potencjału wnioskodawcy i partnerów (o ile dotyczy), w tym w
szczególności: potencjału kadrowego wnioskodawcy i partnerów (o ile dotyczy) i sposobu jego wykorzystania w ramach projektu (kluczowych
osób, które zostaną zaangażowane do realizacji projektu oraz ich planowanej funkcji w projekcie); - potencjału technicznego, w tym
sprzętowego i warunków lokalowych wnioskodawcy i partnerów (o ile dotyczy) i sposobu jego wykorzystania w ramach projektu; - zasobów
finansowych, jakie wniesie do projektu wnioskodawca i partnerzy (o ile dotyczy). Jeśli więc wnioskodawca i partnerzy mają ten potencjał już
na etapie aplikowania o środki, wniosek powinien otrzymać wyższą liczbę punktów za spełnienie ww. kryterium merytorycznego (waga
kryterium max/min 15/9). Kryteria premiujące mają inny charakter niż kryteria dostępu, w szczególności brak ich spełnienia nie uniemożliwia
otrzymania dofinansowania, dlatego należy je rozumieć tak, jak wskazano w dokumentacji konkursowej: ocena spełnienia kryteriów
premiujących dokonywana jest tylko w odniesieniu do wnioskodawcy, a nie do partnerów. Jeśli więc np. w przypadku kryterium premiującego
nr 3) udokumentowaną i sformalizowaną współpracą z przedstawicielami mediów w okresie ostatnich 3 lat legitymowałby się tylko partner,
wniosek nie otrzyma punktów za spełnienie tego kryterium.
15. Pytanie w zakresie kryteriów formalnych: "9) Wnioskodawca oraz partnerzy krajowi (o ile dotyczy), ponoszący wydatki w danym
projekcie z EFS, posiadają łączny obrót za ostatni zatwierdzony rok obrotowy zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) (jeśli dotyczy) lub za ostatni zamknięty i zatwierdzony rok kalendarzowy równy lub
wyższy od łącznych rocznych wydatków w ocenianym projekcie i innych projektach realizowanych w ramach EFS ..." (strona 24
dokumentacji konkursowej).
Planowany projekt ma być realizowany przez 3 partnerów, których łączna wartość obrotu za ostatni zatwierdzony rok obrotowy jest
równa 7 370 000,00 zł (z tego podział obrotu jest następujący: I podmiot- 7 mln, II podmiot - 300 tys., III podmiot - 70 tys.), przy
planowanej wartości projektu do 2 mln. Wszyscy partnerzy są spoza sektora finansów publicznych. Czy w tym przypadku kryterium
formalne zostaje spełnione, czy nie - każdy podmiot wraz z przychodem będzie weryfikowany proporcjonalnie, np.: wartość zadania
realizowanego przez danego Partnera w danym roku: 250 tys., przychód za ostatni zatwierdzony rok obrotowy danego podmiotu: 70 tys.
Łączna wartość Wnioskodawcy i Partnerów: 7 370 000,00 zł.
Podsumowując, czy w ww. przypadku projekt nie spełnia kryterium formalnego, ponieważ obrót danego partnera jest niższy aniżeli
przewidziana wartość zadania do realizacji, mimo, że łączna wartość obrotu wszystkich partnerów wynosi 7 370 000,00 zł.
Kwestia oceny potencjału finansowego wnioskodawcy i partnerów przedstawiona jest szczegółowo w pkt. 4.3 „Instrukcji wypełniania
wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020”, która stanowi załącznik nr 9 do
regulaminu konkursu. Potencjał wykazywany jest w części 4.3 wniosku. Spełnienie kryterium formalnego jest weryfikowane na podstawie
przedstawionych przez wnioskodawcę informacji potwierdzających potencjał finansowy jego i ewentualnych partnerów (o ile budżet
projektu uwzględnia wydatki partnera) i oceniany jest dla lidera oraz dla każdego z partnerów w stosunku do ponoszonych przez nich
wydatków. Spełnić kryterium formalne musi każdy z ww. podmiotów (nie dotyczy jedynie jednostek sektora finansów publicznych).
Ocena potencjału finansowego dokonywana jest w kontekście planowanych rocznych wydatków w projekcie (zgodnie z budżetem
projektu).
Polega ona na porównaniu rocznego poziomu wydatków z rocznymi obrotami wnioskodawcy albo w przypadku projektów partnerskich –
z rocznymi łącznymi obrotami wnioskodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) za poprzedni zamknięty rok
obrotowy. Ocena polega na porównaniu obrotu i tylko tych wydatków ponoszonych przez dany podmiot tj. przypisanych w budżecie
projektu do lidera lub danego partnera. Odnosząc się do przedstawionego powyżej przykładu: projekt nie spełni kryterium formalnego, jeśli
wydatki w danym roku wyniosą 250 tys. złotych i zostaną one przypisane do zadań Partnera, którego roczny obrót wynosi 70 tys. W takim
wypadku należy zaplanować budżet projektu tak, aby wydatki partnera w ramach projektu w żadnym roku nie przekraczały 70 tys. złotych
lub np. nie planować ponoszenia wydatków przez partnera.
16. Zgodnie z pkt IV.4.2 regulaminu konkursu, na etapie oceny merytorycznej będzie weryfikowane kryterium dostępu w brzmieniu:
„Wnioskodawcą projektu jest organizacja pozarządowa, przedsiębiorca, szkoła wyższa, jednostka naukowa lub Krajowa Szkoła
Sądownictwa i Prokuratury dysponująca odpowiednim potencjałem kadrowym (zatrudnionymi lub współpracującymi pracownikami o co
najmniej 3-letnim praktycznym doświadczeniu pracy w mediach w okresie ostatnich 5 lat i specjalistami z dziedziny psychologii
społecznej, językoznawcą, specjalistami z dziedziny wystąpień publicznych, specjalistami z zakresu logopedii medialnej i prawnikami
specjalizującymi się w prawie prasowym, autorskim i pokrewnych), potencjałem technicznym (studio nagrań lub sprzęt multimedialny
umożliwiający nagrania wystąpień i ich analizę) (kryterium dostępu nr 1 w RPD)”.
Mając na uwadze Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Beneficjent jest zobowiązany do ponoszenia wydatków
zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji. W związku z powyższym, istnieje ryzyko, iż mimo posiadania odpowiedniego potencjału
kadrowego, Beneficjent nie będzie mógł skorzystać z wykazanych we wniosku o dofinansowanie zasobów kadrowych, w sytuacji gdy w
toku postępowania konkurencyjnego zostaną złożone korzystniejsze oferty. Powyższe pytanie dotyczy sytuacji, kiedy przy potencjale
kadrowym brani są pod uwagę współpracujący pracownicy, nie będący zatrudnieni na umowę o pracę, w związku z czym nie ma
możliwości ich oddelegowania do pracy w projekcie. Proszę zatem o informację, co w sytuacji, kiedy wskazany na etapie składania
wniosku o dofinansowanie potencjał kadrowy nie będzie mógł zostać wybrany w trybie postępowania konkurencyjnego (zostaną złożone
korzystniejsze merytorycznie/cenowo oferty)?
Posiadany przez wnioskodawcę potencjał kadrowy, który może zostać zaangażowany do projektu, powinien zostać wskazany we wniosku o
dofinansowanie. W części 4.3 wniosku należy wskazać posiadany potencjał kadrowy (wnioskodawcy i ewentualnych partnerów). Zgodnie z
instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie potencjał kadrowy dotyczy jedynie personelu, który wnioskodawca może wskazać
imiennie. Jak wskazuje instrukcja, w części 4.3 wniosku należy wskazać tylko posiadany potencjał kadrowy, a więc w szczególności osoby na
stałe współpracujące i planowane do oddelegowania do projektu. Dotyczy to w szczególności osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz
trwale współpracujących z wnioskodawcą np. w przypadku wolontariusza - na podstawie umowy o współpracy, a nie tych, które
wnioskodawca dopiero chciałby zaangażować (np. na umowę zlecenie), ponieważ w takich przypadkach może bowiem obowiązywać
konkurencyjna procedura wyboru (zasada konkurencyjności lub prawo zamówień publicznych). Osoby, które nie mieszczą się w ww. definicji
potencjału kadrowego, nie będą brane pod uwagę przy ocenie spełnienia kryterium dostępu.
Należy zwrócić uwagę, że potencjał kadrowy oceniany jest w ramach projektu, w przypadku projektów partnerskich personel może więc
zapewnić także partner.
17. Co państwo rozumieją przez materiały szkoleniowe? (publikacje?) Czy możliwy będzie zakup podręczników dla uczestników szkoleń, np.
dot. wystąpień publicznych?
Zgodnie z regulaminem konkursu wnioskodawca powinien opracować i udostępnić uczestnikom odpowiednie materiały szkoleniowe. Zakres,
forma i objętość materiałów zależy od wnioskodawcy – materiały powinny być spójne z opracowanym programem warsztatów. O ile
wnioskodawca zidentyfikuje taką konieczność, jest możliwy zakup w ramach projektu tematycznej literatury uzupełniającej dla uczestników
szkoleń.
18. Pytania dotyczące programu szkoleń: Czy wymagane jest opracowanie czterech osobnych programów szkolenia? Czy uczestnicy szkoleń
powinni tworzyć grupy homogeniczne czy heterogeniczne – wpływa to na sposób tworzenia programów? Czy trzeba to określać już na
etapie wod? Jak będzie wyglądała procedura konsultacji programu szkoleń z IOK? Ile czasu na to przewidziano?
Wymagane jest opracowanie programu uwzględniającego zróżnicowane potrzeby potencjalnych uczestników (tj. rzeczników, pracowników
biur prasowych, prezesów sądów, szefów prokuratur), m.in. różny stopień doświadczenia / przygotowania „medialnego”, charakter
obowiązków zawodowych przekładających się na formę i częstotliwość kontaktów z mediami itp. Mogą to być więc cztery odrębne programy
lub jeden uwzględniający to zróżnicowanie. O ile będzie to zasadne i zgodne z opracowanym programem szkoleń, grupy mogą być mieszane.
Opracowanie programu szkoleń jest jednym z działań przewidzianych na etapie projektu. We wniosku o dofinansowanie należy więc
przedstawić jedynie założenia programu, z których będzie wynikać, że program spełni wszystkie warunki przewidziane we właściwym
kryterium dostępu. Ze względu na specyfikę programu i grupy docelowej na etapie realizacji projektu wnioskodawca powinien skonsultować
gotowy program z IOK. Uwagi IOK przekazywane będą w najszybszym możliwym terminie, ale zaleca się przeznaczyć w projekcie czas na
konsultacje do miesiąca.
19. Pytania dot. potencjału kadrowego: Czy jako potencjał kadrowy można wskazać osoby zatrudnione na podstawie umów
cywilnoprawnych, zawartych przed złożeniem wniosku o dofinansowanie (przy założeniu, że będzie przeprowadzony konkurencyjny
nabór)? Czy jeśli mamy podpisane długotrwałe umowy terminowe o współpracę z wykładowcami, to takie osoby mogą ewentualnie
zostać wskazane w potencjale kadrowym i zatrudnione do projektu (są to osoby stale współpracujące (stali wykładowcy z listy), ale nie są
zatrudnione na etacie czy na podstawie umowy cywilnoprawnej)? Czy wykazany potencjał musi obejmować wszystkie kategorie osób
wskazanych w regulaminie konkursu? Czy jedna osoba (wskazana w potencjale kadrowym) może pełnić równocześnie dwie funkcje? Na
jakim etapie projektu należy zaangażować potencjał kadrowy – czy szkolenia mogą prowadzić inne osoby?
Jako potencjał kadrowy należy wskazać osoby powiązane z beneficjentem i/lub partnerem na podstawie tych form zaangażowania, które nie
powodują naruszenia procedur konkurencyjnych (a więc np. stosunek pracy, wolontariat, samozatrudnienie). Potencjał kadrowy
wykazywany jest w pkt. 4.3 wniosku o dofinansowanie i należy go rozumieć zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie.
Przesłanka formalnej współpracy z wnioskodawcą przez złożeniem wniosku w ramach PO WER nie zwalnia już z obowiązku przeprowadzenia
konkurencyjnego naboru personelu projektu zatrudnionego na umowach cywilnoprawnych. Wykazany w pkt. 4.3 wniosku o dofinansowanie
potencjał kadrowy musi obejmować wszystkich specjalistów wymienionych w kryterium dostępu, tym niemniej jedna osoba może posiadać
dwie specjalizacje (np. być zarówno językoznawcą, jak i logopedą medialnym). Kryterium dostępu nie precyzuje, w jaki sposób potencjał
kadrowy powinien być w projekcie wykorzystany: IOK zaleca, aby został on wykorzystany zwłaszcza na etapie opracowania programu, IOK
dopuszcza sytuację, że wnioskodawca do samego prowadzenia szkoleń, ze względów merytorycznych i/lub logistycznych, zaangażuje także
innych specjalistów/ trenerów.
20. Czy 4 szkolenia po 16 godzin na uczestnika, to jest minimum czy maksimum do przeprowadzenia w projekcie?
Wymóg przeprowadzenia szkoleń w formie czterech dwudniowych (16 godzinnych) spotkań dla jednego uczestnika stanowi element jednego
z kryteriów dostępu, a więc jest niezbędnym minimum do zrealizowania w projekcie. Jeśli wnioskodawca uzna za zasadne przeprowadzić w
ramach projektu dłuższe szkolenia (jeśli będzie to konieczne i uzasadnione z uwagi na zindywidualizowane potrzeby uczestników, zgodne z
programem), istnieje taka możliwość, ale IOK nie zakłada w takiej sytuacji możliwości zwiększenia kwoty dofinasowania i wydłużenia okresu
realizacji projektu wskazanych w innych kryteriach dostępu.
21. W jaki sposób rozumieją państwo osiągnięcie efektów szkolenia? Czy mają to potwierdzać testy, czy przewidziane jest jakieś minimum do
osiągnięcia? Czy kryterium dostępu (efekty szkolenia) musi się przełożyć na rezultat? Jak ma być udokumentowany efekt szkolenia (test,
egzamin ustny, ankiety?)
Zgodnie z jednym z kryteriów dostępu wnioskodawca musi sam określić cele i efekty szkolenia, IOK wymaga tylko, aby rezultatem szkoleń
była poprawa praktycznych umiejętności wystąpień publicznych i medialnych, a wnioskodawca zweryfikował to za pomocą praktycznego
testu. Wnioskodawca sam określa więc np. spodziewany poziom wzrostu umiejętności oraz określa narzędzia badające osiągnięcie celów
szkolenia. Należy zwrócić uwagę na praktyczny wymiar weryfikacji podniesienia umiejętności np. poprzez przeprowadzenie symulacji
wywiadu prasowego. W ramach konkursu IOK wskazuje jako obowiązkowy tylko wskaźnik produktu przyjęty w PO WER. Wnioskodawca sam
określa inne wskaźniki projektowe – takim wskaźnikiem mogą być efekty szkolenia.
22. Pytania dot. zestawienia standardu i cen: Czy hotele dla uczestników szkoleń mogą być maksymalnie trzygwiazdkowe? Czy
zakwaterowanie przewidziane musi być dla wszystkich uczestników? Czy jeśli uczestnik ma 50 kilometrów odległości od miejsca szkolenia,
to dojazd zostanie sfinansowany? Czy zwrot kosztów dojazdu będzie finansowany przez sądy czy z projektu? Czyli zwrot kosztów dojazdu
rozumiemy jako uzasadnione potrzeby grupy docelowej? Czy dojazd np. samochodem prywatnym/służbowym jest finansowany do
wysokości ceny biletu PKP II klasy? Czy wymagane jest oświadczenie przewoźnika? Jakie dokumenty będą stanowiły podstawę zwrotu
kosztów dojazdów?
Załącznik nr 13 do regulaminu konkursu precyzuje warunki, standard i maksymalne ceny noclegu zapewnianego uczestnikom. Wydatek dot.
kosztów noclegu jest kwalifikowalny o ile: uczestnicy korzystający z noclegu mają miejsce zamieszkania w miejscowości innej niż ta, w której
odbywa się działanie objęte wsparciem (szkolenie), wsparcie dla tej samej grupy osób trwa co najmniej dwa dni (a w przypadku gdy wsparcie
trwa nie dłużej niż jeden dzień – gdy miejsce, w którym odbywa się działanie objęte wsparciem jest oddalone od miejsca zamieszkania osoby
w nim uczestniczącej o więcej niż 50 km (drogą publiczną, a nie w linii prostej), a jednocześnie wparcie rozpoczyna się przed godziną 9.00 lub
kończy po godz. 17.00, chyba że nie ma dostępnego dojazdu środkami transportu – warunek dotyczyłby także dodatkowego noclegu przed
lub po dwudniowym szkoleniu), obejmuje nocleg w miejscu o standardzie maksymalnie hotelu trzygwiazdkowego, wraz ze śniadaniem, przy
czym możliwe jest rozszerzenie zakresu usługi, o ile mieści się w określonej cenie rynkowej i jest to uzasadnione celami projektu, obejmuje
nocleg co do zasady w pokojach dwuosobowych (nocleg w pokojach jednoosobowych jest kwalifikowalny tylko w uzasadnionych
przypadkach). Załącznik nr 13 określa też warunki zwrotu kosztów dojazdu: do wysokości opłat za środki transportu publicznego szynowego
lub kołowego (a w przypadku podróży międzynarodowych także lotniczego, zgodnie z cennikiem biletów II klasy obowiązującym na danym
obszarze, także w przypadku korzystania ze środków transportu prywatnego; w szczególności samochodem lub taksówką) jako refundacja
wydatku faktycznie poniesionego do ww. wysokości – brak wskazania limitu kilometrów pomiędzy miejscem zamieszkania uczestnika a
miejscem wsparcia (założyć trzeba jedynie, że muszą to być różne miejscowości). Koszty dojazdu są wydatkiem projektowym, a więc nie
pokrywają go sądy. Przy założeniu wsparcia w postaci czterech szkoleń zwrot kosztów dojazdu można uznać za uzasadniony. IOK zaleca
przygotowanie w ramach projektu regulaminu zwrotu kosztów dojazdu: zdaniem IOK wystarczające do dokonania zwrotu kosztów dojazdu
powinno być oświadczenie uczestnika z załączonymi biletami przewoźnika. Finansowanie w projekcie delegacji dotyczy delegacji personelu
projektu.
23. Czy w przypadku potencjału technicznego oczekują państwo, że „potencjał techniczny” będzie dowożony na miejsce szkoleń, czy też
uczestnicy mają dojechać na miejsce, w którym taki „potencjał” się znajduje? Czy jest możliwość zakupu dodatkowego sprzętu do szkoleń
poza posiadanym potencjałem?
Wybór należy do wnioskodawcy: w zależności m.in. od miejsc i terminów realizacji szkoleń. Należy wybierać rozwiązanie lepsze dla
uczestników projektu i efektywniejsze kosztowo. Organizacja szkoleń może wymagać od wnioskodawcy konieczności zapewnienia na etapie
realizacji projektu innych sal szkoleniowych i dodatkowego sprzętu poza tymi wskazanymi w potencjale technicznym.
24. Czy w przypadku zamieszczenia we wniosku Partnera jest on również stroną umowy pomiędzy MS a Wnioskodawcą i czy spoczywają na
nim również zobowiązania wynikające z tejże umowy.
Stroną umowy o dofinansowanie jest każdorazowo wnioskodawca, który podpisując umowę działa w imieniu własnym i ewentualnych
partnerów. Podstawą obowiązków partnera z tytułu realizacji projektu jest zawarta umowa partnerska pomiędzy liderem a partnerem
(partnerzy udzielają liderowi – wnioskodawcy pełnomocnictwa do reprezentowania ich wobec IP).