Pytania i odpowiedzi - Ministerstwo Sprawiedliwości

Pytania i odpowiedzi dot. konkursu nr POWR.02.17.00-IP.04-00-001/16 pn. Opracowanie i wdrożenie programów szkoleń medialnych dla
pracowników sądów i prokuratur
(Pytania i odpowiedzi będą na bieżąco uzupełniane przez Ministerstwo Sprawiedliwości – Instytucję Organizującą Konkurs)
1. Czy jedna maksymalnie 15 osobowa grupa przechodzi przez cykl 4 spotkań 2 dniowych czy jedna grupa przechodzi wyłącznie przez 2 dni
szkoleniowe?
Zgodnie z regulaminem konkursu (str. 28) cztery cykle szkoleń oznaczają konieczność przeprowadzenia szkoleń dedykowanych do
zróżnicowanych potrzeb grupy docelowej, według czterech programów (program dla rzeczników prasowych, program dla prezesów
i wiceprezesów sądów, program dla szefów i zastępców szefów prokuratur oraz program dla pracowników biur prasowych). Wnioskodawca
ma więc przeprowadzić cykl szkoleń dla rzeczników prasowych, cykl szkoleń dla prezesów / wiceprezesów sądów, cykl szkoleń dla szefów/
wiceszefów prokuratur oraz cykl szkoleń dla pracowników biur prasowych (co daje łączenie 4 cykle w projekcie). W ramach jednego cyklu
mogą być przewidziane różne terminy szkoleń dla poszczególnych grup. Dla każdego uczestnika projektu przewidziane jest wsparcie
w postaci części teoretycznej (e-learning) oraz praktycznej tj. w formie dwudniowych (16-godzinnych) warsztatów. Ponieważ uczestnicy są
szkoleni w grupach max. 15 osobowych oznacza to, że każda grupa i każdy uczestnik przechodzi przez dwudniowe warsztaty organizowane
w ramach jednego cyklu tematycznego, do którego (ze względu na zajęcie wykonywane przez uczestników warsztatów) się zalicza.
2. Czy Wnioskodawca zawsze musi przeszkolić min. 1000 osób? Czy może mniej?
Zgodnie z regulaminem konkursu (str. 25) minimalna liczba uczestników objętych szkoleniami w ramach jednego projektu wynosi 1000 osób.
Jest to kryterium dostępu w konkursie, co oznacza, że wniosek przewidujący przeszkolenia mniejszej liczby osób zostanie odrzucony na
etapie oceny formalnej projektu.
3. Zakładają Państwo wybór wyłącznie jednego Wnioskodawcy do realizacji działania?
Kryteria określone w regulaminie konkursu (m.in. wartość projektu, zakres wsparcia) mogą doprowadzić do wyboru tylko jednego projektu
w ramach konkursu.
4. Czy jeśli Wnioskodawca ma obrót za ostatni rok obrotowy 1 100 000 ,00 PLN chciałby złożyć wniosek na ww. konkurs na kwotę np. 4 mln,
to czy może wykazać swój potencjał poprzez złożenie deklaracji/zaświadczenia, czy w postaci innego dokumentu, iż zapewni płynność
finansową projektu poprzez zaciągnięcie promesy bankowej lub gwarancję ubezpieczeniową lub umowę kredytową? Czy taka forma
wykazania potencjału jest w ogóle dopuszczalna?
Kryterium formalne (s. 24 regulaminu konkursu) stanowiące o konieczności posiadania przez wnioskodawcę oraz ewentualnych partnerów
krajowych odpowiedniego obrotu obowiązuje wszystkich wnioskodawców i partnerów pochodzących spoza sektora finansów publicznych
ubiegających się o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (przy czym ocena dotyczy osobno
wnioskodawcy i każdego z partnerów). Kryterium ma na celu przyznanie dofinansowania jedynie tym projektodawcom, którzy są zdolni do
udźwignięcia ciężaru realizacji projektu o danej wartości. W przypadku podmiotów niebędących jednostkami sektora finansów publicznych
jako obroty należy rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację
projektów) osiągniętych w ostatnim zatwierdzonym roku przez danego wnioskodawcę/ partnera na dzień składania wniosku
o dofinansowanie.
Obroty muszą być przynajmniej równe sumie najwyższych rocznych wydatków w projekcie, o którego dofinansowanie ubiega się
wnioskodawca (o ile nie realizuje innych projektów na mocy umów o dofinansowanie podpisanych z IOK tj. Ministerstwem Sprawiedliwości).
W konkursie nr POWR.02.17.00-IP.04-00-001/16 zaplanowano realizację projektów nie dłuższych niż 18 miesięcy, a więc realizowanych na
przestrzeni przynajmniej dwóch lat. Wnioskodawca, chcąc ubiegać się o dofinansowanie, musi wykazać obrót co najmniej na poziomie
wydatków zaplanowanych w budżecie projektu w tym roku, w którym wartość tych wydatków jest najwyższa. Odnosząc się do przykładu
wskazanego w pytaniu: jeśli wnioskodawca może wykazać obroty na poziomie 1 mln złotych, to spełni kryterium formalne tylko wtedy, gdy w
żadnym roku realizacji projektu, o którego dofinansowanie wnioskodawca się ubiega, planowane wydatki nie będą większe niż 1 mln złotych.
Wniosek o łącznej wartości wnioskowanego dofinansowania 4 mln złotych nie uzyska wsparcia, bo wydatków w takiej kwocie nie da się przy obowiązkowym w konkursie nr POWR.02.17.00-IP.04-00-001/16 kryterium dostępu dotyczącym maksymalnie 18-miesięcznej realizacji
projektu - podzielić na lata realizacji projektu tak, aby w żadnym roku nie przekraczały one 1 mln złotych. Nie ma możliwości zaciągania
kredytów / poręczeń / gwarancji na brakującą kwotę obrotów.
5. Zgodnie z kryterium dostępu nr 1 wskazanym w RPD wnioskodawca musi dysponować odpowiednim (....) i potencjałem technicznym –
studiem nagrań lub sprzętem multimedialnym umożliwiającym nagrania wystąpień i ich analizę. By spełnić wymagania potencjału
technicznego wchodzi w grę wynajem sprzętu? Czy są postawione konkretne wymagania dla sprzętu/pomieszczenia?
W kryterium dostępu nr 1 (s. 26 regulaminu konkursu) wymagane jest od wnioskodawcy posiadanie odpowiedniego potencjału kadrowego
oraz technicznego. W zakresie potencjału technicznego doprecyzowano, że chodzi o studio nagrań lub sprzęt multimedialny umożliwiający
nagrania wystąpień i ich analizę. Wnioskodawca, aby spełnić kryterium dostępu, nie musi być właścicielem sprzętu czy studia nagrań, ani
dysponować nimi w inny sposób na etapie aplikowania o środki. Musi natomiast zapewnić sobie do nich dostęp w trakcie realizacji projektu zgodnie z załącznikiem nr 12 do regulaminu konkursu "Oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu odpowiedniego potencjału kadrowego
i technicznego". Jak najbardziej w grę może wchodzić wynajem studia. IOK nie przewiduje żadnych dodatkowych wymagań co do sprzętu czy
studia. Ważne, żeby uczestnicy projektu mogli dzięki temu przekonać się, jak wygląda ich wypowiedź (nagranie) i poprzez analizę nagrania
dowiedzieli się, na jakie elementy powinni zwrócić uwagę, aby poprawić jakość swoich wypowiedzi.
6. Czy w ramach konkursu przewidziano ograniczenia dotyczące ogólnej liczby poszczególnych kategorii grup docelowych tj. prezesów
i wiceprezesów sądów, szefów i zastępców prokuratur, rzeczników prasowych oraz pracowników biur prasowych w ramach projektu?
Jedno z kryterium dostępu przyjęte w konkursie (s. 25 regulaminu konkursu) wymaga, aby w projekcie wzięło udział co najmniej 1000
uczestników (tj. prezesów i wiceprezesów sądów, szefów i zastępców prokuratur, rzeczników prasowych oraz pracowników biur prasowych).
Kryterium nie określa liczebności uczestników z poszczególnych grup docelowych konkursu. W żadnym miejscu regulaminu konkursu IOK
(Instytucja Organizująca Konkurs) nie przewiduje tego typu ograniczeń. W ten sposób wnioskodawca będzie w stanie zrealizować projekt dla
uczestników rzeczywiście zainteresowanych szkoleniami, obowiązuje go jedynie przeszkolenie min. 1000 osób.
7. Czy wydatkami kwalifikowalnymi w ramach projektu są koszty wyżywienia, noclegów i przerw kawowych dla trenerów?
Czy wydatkami kwalifikowalnymi w ramach projektu są koszty wyżywienia, noclegów i przerw kawowych dla opiekunów grup
szkoleniowych będących pracownikami wnioskodawcy?
Jeśli koszty wyżywienia, noclegów i przerw kawowych dla trenerów / opiekunów grup szkoleniowych są uzasadnione i zgodne z załącznikiem
nr 13 do regulaminu konkursu „Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach PO WER”,
mogą zostać uznane za wydatek kwalifikowalny w projekcie. Dla pracowników zaangażowanych w projekt można też przewidzieć delegacje.
8. Czy trening medialny trwający 16 godzin zegarowych obejmuje również przerwy kawowe i obiad?
Tak, zgodnie z regulaminem konkursu (s. 28) w czasie trwania warsztatów należy uwzględnić niezbędne przerwy. Dotyczy to przerw
kawowych/obiadowych. Koszty wyżywienia należy zaplanować zgodnie z wymaganiami w tym zakresie wskazanymi w załączniku nr 13 do
regulaminu konkursu „Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach PO WER”.
9. Czy istnieje możliwość realizacji warsztatów w ciągu trzech dni? Powyższe pytanie jest o tyle istotne, że doba hotelowa trwa od
godziny 14.00 do godz.12.00 dnia następnego a także czas trwania szkolenia to 8 godzin zegarowych w ciągu doby. Wnioskodawca widzi
poważne ograniczenia i trudności w realizacji szkoleń w systemie dwudniowym z uwagi na brak możliwości zakwaterowania uczestników
warsztatów przed godziną 14 a realizacja zajęć od godziny 14 najwcześniej, przy uwzględnieniu przerw kawowych, przerwy obiadowej
spowoduje realizację zajęć do godziny 23 .00.
Kryterium dostępu wskazane na s. 28 regulaminu konkursu mówi o organizacji dwudniowych 16 godzinnych szkoleń. W związku
z powyższym należy tak zaplanować warsztaty, aby przez dwa dni zostało zrealizowanych 16 godzin zajęć. Rozłożenie tych godzin na trzy dni
spowoduje dodatkowe koszty projektowe, których wobec takiego brzmienia kryterium nie da się uznać za kwalifikowalne. Wnioskodawca
mógłby jednak w projekcie zaplanować warsztaty dłuższe niż dwa dni (czyli dłuższe niż 16 godzin), zgodnie z przygotowanym przez siebie
programem, o ile koszty tego dodatkowego wsparcia zmieszczą się w maksymalnym możliwym budżecie projektu (6 mln złotych) i będzie to
zgodne z oczekiwaniami uczestników projektu.
10. Czy kosztem kwalifikowalnym w sytuacji organizacji szkoleń dwudniowych jest dodatkowy nocleg przed szkoleniem dla uczestnika
projektu, który z uwagi na dużą odległość pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem szkolenia nie jest w stanie dojechać tego samego
dnia?
Taki koszt może być kwalifikowalny, przy zachowaniu warunku wskazanego w załączniku nr 13 do regulaminu konkursu „Zestawienie
standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach PO WER” tj. gdy miejsce, w którym odbywa się
działanie objęte wsparciem jest oddalone od miejsca zamieszkania osoby w nim uczestniczącej o więcej niż 50 km (drogą publiczną, a nie w
linii prostej), a jednocześnie wsparcie rozpoczyna się przed godziną 9.00 (chyba że nie ma dostępnego dojazdu środkami transportu).
11. Czy w ramach projektu można przewidzieć wydatki dotyczące stworzenia/ rozbudowy/ modernizacji platformy e-learningowej lub zakup
licencji?
Program szkoleniowy powinien obok warsztatów praktycznych obejmować też część teoretyczną, dostępną na platformie internetowej, elearningowej. W związku z powyższym koszty dotyczące stworzenia/ rozbudowy/ modernizacji platformy e-learningowej lub zakupu licencji
mogą być wydatkiem kwalifikowalnym w ramach projektu.
12. Jednym z kryteriów premiujących jest udokumentowane doświadczenie w zakresie szkolenia kadr wymiaru sprawiedliwości w zakresie
wystąpień medialnych. Czy dokumentem potwierdzającym spełnianie kryterium może stanowić oświadczenie wnioskodawcy wraz ze
wskazaniem konkretnych szkoleń, ich okresów realizacji oraz grupy docelowej podpisane przez osobę upoważnioną?
Regulamin konkursu (s. 32-33) nie wskazuje, jakie dokładnie dokumenty są wymagane od wnioskodawcy dla udokumentowania
doświadczenia w zakresie szkolenia kadr wymiaru sprawiedliwości w zakresie wystąpień medialnych. Zastrzeżono jedynie, że dokumenty
powinny jednoznacznie wskazywać zakres merytoryczny szkoleń i charakter (rodzaj) grupy docelowej, a ponadto IOK musi mieć możliwość
zweryfikowania informacji podanych przez wnioskodawcę – czyli powinna mieć dane kontaktowe do instytucji / osób, dla których
realizowane było szkolenie.
Jeśli chodzi o Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury – ze względu na specyfikę tej Instytucji – podstawą przyznania punktów
premiujących jak najbardziej może być oświadczenie o treści wskazanej w pytaniu.
13. Jednym z kryteriów premiujących jest udokumentowana i sformalizowana współpraca z przedstawicielami mediów w okresie ostatnich
3 lat. Czy dokumentem potwierdzającym spełnianie kryterium może stanowić oświadczenie wnioskodawcy wraz ze wskazaniem
konkretnych osób, ich doświadczenia zawodowego podpisane przez osobę upoważnioną?
Regulamin konkursu (s. 33) zaznacza, że punkty premiujące za posiadanie sformalizowanej współpracy z przedstawicielami mediów
w okresie ostatnich 3 lat zostaną przyznane, jeśli wnioskodawca udokumentuje charakter i formę współpracy oraz okres jej trwania.
Oświadczenie wnioskodawcy wraz ze wskazaniem konkretnych osób, ich doświadczenia zawodowego podpisane przez osobę upoważnioną
może być wystarczające, o ile wnioskodawca wskaże w nim, że współpraca była sformalizowana i miała miejsce w okresie ostatnich trzech
lat. IOK musi mieć też zapewnioną możliwość potwierdzenia tych informacji u wskazanych przez wnioskodawcę przedstawicieli mediów.