Załącznik A Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik A
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiot zamówienia obejmuje usługi hotelarsko-restauracyjne związane z organizacją
konferencji dla 150 sędziów w terminie od 2 do 6 października 2012 r.
Zamawiający określi ostateczną liczbę uczestników oraz szczegółowy harmonogram nie
później niż na 7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem konferencji.
Opis ośrodka:
Ośrodek powinien być
w rejonie – Bieszczady.
1.
zlokalizowany
na
terenie
Polski
południowo-wschodniej
Terminarz konferencji:
Przyjazd i zakwaterowanie uczestników w dniu 2 października 2012 r. od godz. 14:00
Wykwaterowanie i wyjazd uczestników w dniu 6 października 2012 r. do godz. 12:00
2.
Sale konferencyjne w dniu 3 i 4 października 2012 r.:
1 sala konferencyjna na co najmniej 150 osób,
1 sala konferencyjna na co najmniej 50 osób
wyposażenie sali konferencyjnej:
tablica suchościeralna (flipchart) z kompletem pisaków,
laptop,
nagłośnienie i mikrofon bezprzewodowy,
rzutnik i ekran dla prezentacji multimedialnych,
stolik i krzesło dla wykładowcy
3.
Baza noclegowa:
Wykonawca zapewni uczestnikom nocleg w Ośrodku odpowiadający wymogom
stawianym hotelom 3 gwiazdkowym określonym przez rozporządzenie Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych
obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r. nr 22 poz.
169), zlokalizowanym maksymalnie w trzech obiektach, oddalonych od siebie nie
więcej niż 200 m,
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia każdemu uczestnikowi konferencji
w tym samym Ośrodku 4 noclegów (4 pełne doby hotelowe), w tym samym pokoju
każdego dnia,
Zamawiający nie dopuszcza możliwości przenoszenia uczestników konferencji
z pokoju do pokoju,
Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla co najmniej 15 osób w pokojach
jednoosobowych,
Wykonawca dla pozostałych osób zapewni zakwaterowanie w pokojach maksymalnie
dwuosobowych,
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania liczby noclegów do
rzeczywistych potrzeb Zamawiającego,
każdy pokój winien być wyposażony w:
łazienkę,
TV,
telefon.
4.
Baza parkingowa:
Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników konferencji,
na terenie ośrodka, dla minimum 20 samochodów osobowych i autokarów.
Wyżywienie i obsługa gastronomiczna:
5.
5.1
Rozkład posiłków:
2 października 2012 r.
3 października 2012 r.
4 października 2012 r.
5 października 2012 r.
6 października 2012 r.
5.2
-
kolacja,
śniadanie – 2 przerwy kawowe – obiad – kolacja,
śniadanie – 2 przerwy kawowe – obiad – kolacja,
śniadanie,
śniadanie.
Wymogi w zakresie wyżywienia:
śniadanie w formie bufetu (podane w sali restauracyjnej), o zawartości: 3 rodzaje
pieczywa (biały chleb, bułki, pieczywo ciemne), masło, nabiał, biały ser, serki
topione, ser żółty, dżemy, miód, wędliny, pasztet drobiowy, pasta rybna, zimne
przystawki (np. śledzie), posiłek gorący (np. jajecznica, parówki), owoce, napoje
(sok owocowy, kawa, herbata, mleko, woda mineralna gazowana i niegazowana),
przerwy kawowe 2 razy dziennie, na korytarzu przy salach konferencyjnych bądź
na salach konferencyjnych – skład: kawa, herbata, woda mineralna gazowana
i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, sok owocowy, dwa rodzaje
ciastek),
obiad (podany w sali restauracyjnej) – skład: dwie zupy do wyboru, drugie danie
składające się z trzech rodzajów mięs do wyboru, dodatków skrobiowych
i dodatków warzywnych, deser, sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna
gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna,
kolacja w formie bufetu – skład: dwie zupy do wyboru, dwa rodzaje mięsa do
wyboru, dodatki skrobiowe i warzywne, pieczywo i wędliny różnorodne
(min. 3 rodzaje), sery różnorodne (min. 2 rodzaje), 2 rodzaje sałatek, świeże
warzywa (np. pomidory, ogórki zielone), masło, dżemy, miód, kawa, herbata,
mleko, cytryna, cukier
wszystkie posiłki serwowane zgodnie z wymogami ustawy z dnia 25.08.2006 r.
o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. nr 136 poz.914 z późn.
zm.)
pomieszczenie, w którym serwowane będą posiłki: śniadania, obiady i kolacje musi
być wyposażone w ilość miejsc siedzących pozwalających na jednoczesną
konsumpcję wszystkim uczestnikom konferencji.
6.
Wykonawca zapewni obsługę techniczną spotkania w postaci przedstawiciela
Wykonawcy, który będzie sprawował nadzór nad realizacją zamówienia zgodnego
z umową.
7.
Szczegółowe warunki zakwaterowania uczestników konferencji, ich wyżywienia
oraz przebiegu konferencji zostaną uzgodnione przez Zamawiającego nie później niż
na
7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem konferencji. Zamawiający
zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy uczestników, nie później niż na 3 dni
przed rozpoczęciem konferencji.