Zał_1_SOZ

Załącznik Nr 1 do SIWZ
(załącznik nr 4 do umowy)
SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADANIA
I Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi hotelarskiej, cateringowej, konferencyjnej,
tłumaczeń symultanicznych oraz programu kulturalnego na międzynarodową konferencję
organizowaną przez Krajowy Punkt Koordynacyjny ds. Europejskich Ram Kwalifikacji we
współpracy z Instytutem Badań Edukacyjnych, z wykorzystaniem grantu Komisji Europejskiej
"Activities of EQF National Coordination Points with a view to implement EQF at national level"
Konferencja połączona będzie z dorocznym spotkaniem przedstawicieli krajowych punktów
koordynacyjnych i krajowych korespondentów Europejskiego Obszaru Szkolnictwa Wyższego.
a) Liczba uczestników
Konferencja planowana jest dla ok 200 gości w tym 100 gości zagranicznych i 100 gości
krajowych. Zamawiający na 7 dni przed datą rozpoczęcia spotkania, poinformuje Wykonawcę o
maksymalnej liczbie jego uczestników, w tym liczbie osób korzystających z noclegu.
b) Termin
8, 9 i 10 listopada 2011 roku
c) Lokalizacja
Warszawa Centrum. Zamawiający wymaga, aby zaproponowany przez wykonawcę hotel
znajdował się w określonej poniżej strefach. Strefa została określona nazwami ulic, które
stanowią granicę strefy. Karowa, Królewska, Grzybowska – Towarowa, Raszyńska –
Wawelska, Aleja Armi Ludowej ("Trasa Łazienkowska") – Rozbrat, Leona Kruczkowskiego,
Topiel, Browarna. Zamawiający wymaga aby hotel znajdował się w odległości do 300m od
przystanku autobusu komunikacji miejskiej jadącego bezpośrednio z lotniska im. Fryderyka
Chopina w Warszawie.
d) Noclegi
Wykonawca zapewni dwa noclegi w pokojach jednoosobowych dla 180 osób w obiekcie
hotelowym położonym w strefie ulic określonej w podpunkcie c) punktu 1 o standardzie
hotelu minimum cztero gwiazdkowego. Wszystkie pokoje muszą być wyposażone w węzeł
sanitarny, biurko, oświetlenie do pracy przy biurku, możliwość bezpłatnego korzystania z
Internetu w pokoju hotelowym. Cena noclegu musi zawierać śniadanie dla osób nocujących w
hotelu. Pokoje hotelowe muszą znajdować się w tym samym budynku co sala restauracyjna i
sale szkoleniowe z których będą korzystać uczestnicy konferencji.
e) Sale konferencyjne
W sąsiedztwie sal na tym samym poziomie musi znajdować się zaplecze sanitarne i szatnia
dostępne nieodpłatnie dla uczestników konferencji. Wykonawca zapewni Zamawiającemu w sali
plenarnej jak i przed pozostałymi salami konferencyjnymi możliwość postawienia rollup-ów.
W dniu 9.11.2011:
Jedna sala konferencyjna dla 200 osób w układzie teatralnym dostępna od godziny 8:00 do
18:00 wyposażona w:
 stół prezydialny na 6 osób
 krzesła dla uczestników
 możliwość zaciemnienia sali
 oświetlenie
 nagłośnienie
 cztery mikrofony bezprzewodowe na sali dostępne dla uczestników konferencji
 dwa dodatkowe mikrofony dostępne na stole prezydialnym
 mównica wyposażona w mikrofon
 dostęp do internetu (dwa gniazdka sieciowe)
 jeden rzutnik multimedialny
 jeden ekran
 flipchart
 urządzenie audio rejestrujące przebieg spotkania
Trzy sale konferencyjne na od 40 do 80 osób każda (w sumie muszą pomieścić 200
uczestników) w układzie teatralnym dostępne w godzinach od 12:00 do 18:00 wyposażone w:
 stół prezydialny na 4 osoby
 krzesła dla uczestników
 możliwość zaciemnienia sali
 oświetlenie
 nagłośnienie
 dwa mikrofony bezprzewodowe dostępne na stole prezydialnym
 dostęp do internetu
 jeden rzutnik multimedialny
 jeden ekran
 flipchart
Jedna Sala konferencyjna V.I.P. na 10 osób ze stołem konferencyjnym (prostokątnym lub
okrągłym) dostępna w godzinach od 8:00 do 19:00 wyposażona w:
 stół okrągły lub prostokątny dla 10 osób
 krzesła dla uczestników
 możliwość zaciemnienia sali
 oświetlenie
 dostęp do internetu
 flipchart
W dniu 10.11.2011
Jedna sala konferencyjna dla 100 osób, przy ustawieniu stołów w układzie U (mieszczących
łącznie 100 osób po zewnętrznej stronie) dostępna w godzinach od 8:00 do 15:00 wyposażona w:
 stół prezydialny na 4 osoby ustawiony poprzecznie do dwóch rzędów stołów głównych
 krzesła dla uczestników
 możliwość zaciemnienia sali
 oświetlenie
 nagłośnienie
 40 multifonów ustawionych na stołach głównych w równych odstępach
 4 multifony ustawione na stole prezydialnym
 dostęp do internetu



jeden rzutnik multimedialny
jeden ekran
flipchart
Trzy sale konferencyjne na od 30 do 40 osób każda (w sumie muszą pomieścić 100
uczestników) w układzie teatralnym w godzinach od 8:00 do 15:00 wyposażone w:
 stół prezydialny na 4 osoby
 krzesła dla uczestników
 możliwość zaciemnienia sali
 oświetlenie
 nagłośnienie
 4 mikrofony bezprzewodowe z czego dwa ustawione na stole prezydialnym i dwa
dostępne dla uczestników w sali
 dostęp do internetu
 jeden rzutnik multimedialny
 jeden ekran
 flipchart
f) Recepcje

Wykonawca zapewni w dniu 8.11.2011 roku recepcję w postaci stołu dla 4 osób w
godzinach od 15:00 do 20:00 wraz z 3 osobową obsługa recepcyjną mówiącą swobodnie
w języki Polskim i Angielskim w celu rejestrowania uczestników przybyłych na
konferencje i przekazania im materiałów. Stół recepcyjny musi znajdować się w
sąsiedztwie recepcji hotelu tak aby goście przybywający i meldujący się na nocleg mogli
bez trudu się zarejestrować.

Wykonawca zapewni w dniu 9.11.2011 roku przed salą plenarną (konferencyjną na 200
osób w której Zamawiający będzie realizował konferencje tego dnia) recepcję w postaci
stołu dla 4 osób w godzinach od 7:00 do 10:00 wraz z 3 osobową obsługa recepcyjną
mówiącą swobodnie w języki Polskim i Angielskim w celu rejestrowania uczestników
przybyłych na konferencje i przekazania im materiałów.
g) Tłumaczenia symultaniczne
Wykonawca zapewni w dniu 9.11.2011 roku na sali plenarnej (konferencyjnej na 200 osób w
której Zamawiający będzie realizował konferencję tego dnia) sprzęt niezbędny do tłumaczeń
symultanicznych tj. kabiny wraz z wyposażeniem i słuchawki dla 200 uczestników, mikrofony
oraz obsługę tłumaczy realizujących tłumaczenie symultaniczne z języka angielskiego na polski i
z polskiego na angielski jak również obsługę techniczną.
h) Wyżywienia
Wykonawca zapewni wyżywienie dla maksymalnie 200 uczestników konferencji według
poniższych wytycznych.
Śniadanie: Dla uczestników korzystających z noclegu śniadanie bufetowe zawarte w cenie
pokoju składające się minimum z: co najmniej 2 potraw na ciepło, np. jajecznica, kiełbaski na
gorąco oraz potrawy na zimno: wędliny minimum 3 rodzaje, 2 rodzaje sałatki, ser żółty minimum
3 rodzaje, różnego rodzaju twarożek, mleko, dżem, płatki śniadaniowe różnego rodzaju, pomidor,
kawa, herbata, woda niegazowana i gazowana, masło, pieczywo, cukier, świeża cytryna.
Kolacja zwykła dla maksymalnie 180 osób w dniu 8.11.2011 roku w formie bufetu
szwedzkiego: przystawki, ciepłe i zimne, dania gorące: 1 zupa i 2 drugie dania do wyboru oraz danie
wegetariaoskie, sałatki, kawa, herbata, woda niegazowana i gazowana, masło, pieczywo, świeża
cytryna, open bar z winem.
Obiad dla maksymalnie 200 osób w dniu 9.11.2011 w formie bufetu zawierającego co najmniej:
wybór zimnych przekąsek, 2 rodzaje zup do wyboru, 5 rodzajów pierogów w tym jedne z mięsem,
wybór surówek, kawa, herbata, wybór soków owocowych, woda niegazowana i gazowana.
Kolacja uroczysta dla maksymalnie 200 osób w dniu 9.11.2011 r. w formie bufetu składająca
się z minimum: 6 przystawek zimnych i przekąsek, ciepłe i zimne dania, 2 rodzaje do wyboru: 2 zupy
i 2 drugie dania oraz danie wegetariaoskie, deser, zimne i ciepłe napoje w tym woda niegazowana i
gazowana, kawa, herbata, wybór minimum 3 rodzajów soków owocowych, open bar na wino białe,
czerwone i piwo - dostępny w godzinach od 19:00 do 23:00.
Zamawiający dopuszcza aby kolacja uroczysta odbyła się poza budynkiem hotelu w odległości do 5km
od niego. W takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest uwzględnid w cenie kolacji transport
autokarowy uczestników na trasie hotel - miejsce kolacji - hotel.
Zamawiający będzie brał pod uwagę atrakcyjnośd miejsca kolacji. Wskazane jest aby było to miejsce
eleganckie o charakterze zabytkowym i standardzie restauracji hotelu co najmniej
czterogwiazdkowego. Na miejscu zamawiający musi zapewnid gościom szatnie i zaplecze sanitarne.
Obiad dla maksymalnie 200 osób w dniu 10.11.2011 w formie bufetu zawierającego co
najmniej: wybór zimnych przekąsek, 2 rodzaje zup do wyboru, 2 drugie danie do wyboru i jedno
drugie danie wegetariańskie, wybór surówek, kawa, herbata, wybór soków owocowych, woda
niegazowana i gazowana.
Dwie 40 minutowe przerwy kawowe dla maksymalnie 200 osób jedna w dniu 9.11.2011 r.
druga w dniu 10.11.2011 r. składające się co najmniej z: kawy świeżo parzonej, herbaty, cukru,
świeżej cytryny, wody niegazowanej, wody gazowanej, wyboru co najmniej 3 rodzajów soków
owocowych, ciastek.
Jedna przerwa kawowa z przekąskami dla maksymalnie 200 osób składająca się co najmniej
z: kawy świeżo parzonej, herbaty, cukru, świeżej cytryny, wody niegazowanej, wody gazowanej,
wyboru co najmniej 3 rodzajów soków owocowych, ciastek, 3 rodzajów kanapeczek.
i) Program Kulturalny
Wykonawca zaproponuje w dniu 8.11.2011 r. w godzinach od 16:00 do 18:00 wycieczkę po
Warszawie z przewodnikiem w języku angielskim dla około 60 osób.
II Osoby współpracujące
Wykonawca zapewni personel do obsługi technicznej spotkań, obsługi cateringu oraz wyznaczy
osobę do kontaktów roboczych między Wykonawcą i Zamawiającym. Przy realizacji
zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą
mailową oraz za pomocą telefonów i faksu.