e-book Auditor wewnętrzny

PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ W RAMACH EUROPEJSKIEGO
FUNDUSZU SPOŁECZNEGO
Priorytet VII Regionalne kadry gospodarki.
Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie.
Poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla
przedsiębiorstw.
PROJEKT
„ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ W WIELKOPOLSCE”
PEŁNOMOCNIK I AUDITOR WEWNĘTRZNY SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG ISO 9001:2008
e-book
Auditor wewnętrzny
Biuro Handlowe „EUROCONSULT”
Zdzisław Lara
60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 10
tel./fax. (061) 843 51 69
tel. (061) 843 10 68
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Spis treści
1. Wstęp.
2. Planowanie auditu.
3. Przygotowanie do auditu.
4. Proces auditu.
5. Terminologia.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
1. Wstęp.
Celem auditu wewnętrznego systemu zarządzania jakością jest zbadanie
zgodności,
ocena
skuteczności
systemu
i
zidentyfikowanie
obszarów
do
doskonalenia.
Audity dzielimy na:
Audity strony pierwszej (wewnętrzne) są przeprowadzane przez samą
organizację do celów wewnętrznych.
Audity strony drugiej są przeprowadzane przez klientów lub inne osoby
w imieniu klienta.
Audity strony trzeciej są przeprowadzane przez zewnętrzne organizacje
niezależne.
Organizacje
takie,
zazwyczaj
akredytowane,
prowadzą
certyfikację zgodności z wymaganiami takimi jak w ISO 9001:2008.
Niniejszy e-book dotyczy auditów pierwszej strony, jednak wiele zasad w nim
opisanych odnosi się do wszystkich rodzajów auditów.
Proces przeprowadzania auditu wewnętrznego można przedstawić następująco:
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Audit wewnętrzny może być przeprowadzany indywidualnie przez auditora lub
przez zespół auditorów, którzy dzielą się pracą. W drugim przypadku wyznaczany
jest lider zespołu zwany auditorem wiodącym. Lider dokonuje podziału obowiązków
i organizuje spotkania na początku i na koniec auditu.
W sposób ogólny schemat auditu wewnętrznego można przedstawić następująco:
Audit jest badaniem a nie kontrolą, dlatego też zawsze jest wcześniej
zakomunikowany, a osoby auditowane są wcześniej informowane o czasie i zakresie
auditu. Często i nieprawidłowo audit uznawany jest za kontrolę.
Pojęcie auditu zostało zaczerpnięte z łacińskiego słowa auditio, co znaczy
słuchanie, słyszenie. Na początku słowem audyt określano rewizję dokumentacji
księgowej, a dopiero w latach sześćdziesiątych przeniesiono audyt do sfery
zarządzania
jakością. Wtedy to
zaczęto
przeprowadzać
ocenę
możliwości
utrzymania ustabilizowanego poziomu jakości dostaw u swoich kooperantów zgodnie
z wymaganiami zawartymi w umowie. Wtedy to też wykształciła się praktyka
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
stosowania audytu, a żeby odróżnić go od audytu finansowego, zaczęto używać
terminu quality audit, czyli audit jakości.
Audit pierwszej strony przeprowadzany jest z inicjatywy kierownictwa
organizacji
dla
własnych
potrzeb
i
zwykle
przez
własnych
pracowników,
posiadających odpowiedni zasób wiedzy zarówno z techniki prowadzenia auditu
wewnętrznego, jak i norm dotyczących jakości. Nie wyklucza się również
zaangażowania osób spoza przedsiębiorstwa. W trakcie auditu pierwszej strony
następuje weryfikacja poszczególnych elementów systemu jakości, w tym zwłaszcza
ocena stopnia przestrzegania wcześniej założonych ustaleń. Ustalenia te muszą być
spisane i udokumentowane, między innymi w postaci procedur i instrukcji.
Auditowanie odbywa się w oparciu o kilka zasad, dzięki którym audit jest
efektywnym i wiarygodnym narzędziem wspierającym system zarządzania jakością.
Dostarcza informacji, na podstawie których organizacja może doskonalić swoje
wyniki działania.
Przestrzeganie tych zasad jest konieczne do zapewnienia, że wnioski z auditu
są właściwe i wystarczające.
1. Postępowanie etyczne – podstawa profesjonalizmu
Zaufanie, rzetelność, poufność i rozwaga są istotne dla auditowania.
2. Rzetelna prezentacja – obowiązek przedstawiania spraw dokładnie i zgodnie
z prawdą.
Ustalenia z auditu, wnioski oraz raporty odzwierciedlają działania auditowi
dokładnie i zgodnie z prawdą. Znaczące przeszkody napotkane podczas auditu oraz
nierozstrzygnięte lub rozbieżne opinie pomiędzy zespołem auditującym są
odnotowywane w raporcie.
3. Należyta staranność zawodowa – pracowitość i rozsądek w auditowaniu.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Auditorzy wykazują staranność odpowiednią do ważności zadań, jakie
wykonują oraz do zaufania jakie mają do nich klienci auditu i inne strony
zainteresowane. Ważnym czynnikiem jest, aby auditorzy mieli odpowiednie
kompetencje.
Dalsze zasady stosują się auditu, który jest z definicji niezależny i systematyczny.
4. Niezależność – podstawa bezstronności auditu i obiektywności wniosków
z auditu.
Auditorzy są niezależni od działalności poddanej auditowi oraz są wolni od
uprzedzeń i konfliktu interesów. Auditorzy zachowują obiektywizm podczas całego
procesu auditu, aby zapewnić, że ustalenia i wnioski z auditu będą oparte wyłącznie
na dowodach z auditu.
5. Podejście oparte na dowodach – racjonalna metoda uzyskiwania wiarygodnych
i odtwarzalnych wniosków z auditu.
Dowód z auditu jest weryfikowalny. Ponieważ audit prowadzony jest w
ograniczonym czasie, z użyciem ograniczonych zasobów, oparty jest on na próbkach
dostępnych informacji. Odpowiedni dobór próbki związany jest ściśle z zaufaniem,
jakie można mieć do wyników auditu.
Obok wiedzy i umiejętności, auditorzy powinni wykazywać odpowiednie cechy
osobowości, które pozwolą im działać zgodnie z zasadami auditowania. Zaleca się
aby auditor był:
Etyczny – prawy, prawdomówny, szczery, uczciwy, rozważny,
Otwarty – chętny do rozważenia alternatywnych pomysłów lub punktów
widzenia,
Dyplomatyczny – taktowny w postępowaniu z ludźmi,
Spostrzegawczy – stale i aktywnie uświadamiający sobie fizyczne warunki
otoczenia i działania,
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Percepcyjny – z natury świadomy sytuacji i zdolny do jej zrozumienia,
Elastyczny – przystosowujący się łatwo do różnych sytuacji,
Wytrwały – ciągle ukierunkowany na osiąganie celów,
Zdecydowany – wyciągający w porę wnioski logicznie uzasadnione i oparte
na analizie,
Niezależny – działający i funkcjonujący niezależnie i jednocześnie skutecznie
współdziałający z innymi.
2. Planowanie auditu.
Podstawą planowania auditów jest program auditów, który może obejmować
jeden lub większą ilość auditów w określonym czasie np. przez rok. Program jest
więc ustaleniem pewnego schematu działania i może ulegać zmianom dostosowując
się do aktualnych warunków. Najczęściej program jest przygotowywany przez
Pełnomocnika ds. Jakości.
Zakres programu auditów może być różny i zależy od wielkości, charakteru
i złożoności organizacji. Zakres auditu zwykle obejmuje opis fizycznych lokalizacji,
jednostek organizacyjnych, działalności i procesów, jak również ramy czasowe.
Dla programu auditów powinny zostać ustalone cele, które mogą wynikać
z rozważania:
Priorytetów zarządzania,
Zamierzeń komercyjnych,
Wymagań systemu zarządzania,
Wymagań wynikających z ustaw i przepisów oraz umów,
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Potrzeby oceny dostawcy,
Wymagań klienta,
Potrzeb innych stron zainteresowanych,
Ryzyka dla organizacji.
Przykłady celów auditu mogą być następujące:
Spełnienie
wymagań
dotyczących
certyfikacji
zgodnie
z
normą
ISO 9001:2008,
Weryfikację zgodności z wymaganiami wynikającymi z umów,
Uzyskanie i utrzymanie zaufania do zdolności dostawcy,
Wspieranie doskonalenia systemu zarządzania jakością.
Przed auditami wewnętrznymi określonym w programie przygotowywane są
plany konkretnych auditów. Są to dokumenty znacznie bardziej szczegółowe
najczęściej przygotowywane przez auditorów w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds.
Jakości.
Zaleca się, aby ilość szczegółów zawartych w planie odzwierciedlała zakres
oraz złożoność auditu. Plan powinien być wystarczająco elastyczny, umożliwiając
zmiany, które mogą okazać się konieczne w miarę realizacji działań auditowych na
miejscu.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Kryteria auditu to zestaw polityk, procedur lub wymagań. Kryteria auditu są
stosowane jako odniesienia, w stosunku do których określana jest zgodność.
Plan powinien być przedstawiony auditowanemu przed rozpoczęciem działań
auditowych na miejscu. Wszystkie zastrzeżenia auditowanego powinny zostać
rozstrzygnięte, a wszystkie zmiany planu powinny być podane do wiadomości
auditowanemu.
3. Przygotowanie do auditu.
Przed podjęciem działań auditowych na miejscu dobrze jest dokonać
przeglądu dokumentacji auditowanego (procedur, instrukcji, raportów z poprzednich
auditów itp.). W pewnych sytuacjach przegląd może być odłożony w czasie do
rozpoczęcia działań auditowych na miejscu lub może nie występować jeśli
dokumentacja jest dobrze znana auditorowi.
Ważną rzeczą jest przygotowanie listy pytań kontrolnych przed właściwym
auditem na miejscu. Przygotowanie listy przyczyni się do sukcesu auditu dzięki
możliwości przemyślenia swoich celów i sposobów ich osiągnięcia. Lista pytań
powinna być wykorzystania jako pomoc pamięci, a nie ślepe trzymanie się jej.
Wybór formy listy jest sprawa indywidualną. Wygląd nie jest ważny, ważne jest
to, że lista przyczynia się do przeprowadzenia skutecznego auditu.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Model procesu.
Ogólna lista kontrolna dla modelu procesu:
Proces:
Jakie etapy składają się na proces?
Co dzieje się na każdym etapie procesu?
Jakie dokumenty/ zapisy są generowane?
Czy proces jest wdrożony tak, jak opisują to procedury. Instrukcje?
Czy środki kontroli są stosowane zgodnie z zaplanowanymi ustaleniami?
Czy czynności wykonywane są przez odpowiednie osoby?
Wejście:
Co uruchamia proces?
Jakie dane wejściowe są konieczne?
Skąd pochodzą dane wejściowe?
Czy są otrzymywane na czas?
Czy wpływają na realizację celów?
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Kontrola/ nadzór:
Jak zdefiniowany jest proces?
Kto jest odpowiedzialny za proces i jak zdefiniowana jest odpowiedzialność
i uprawnienia tej osoby?
Jakie wymagania ustawowe i prawne mają zastosowanie?
Jakie są wymagania klienta i jak są one definiowane?
Jakie są specyfikacje wyrobu?
Jaki nadzór/ punkty kontroli istnieją?
Jakie są kryteria odbioru?
Zasoby:
Jakie zasoby i wyposażenie są niezbędne do realizacji procesu?
Czy wyposażenie jest odpowiednie?
Jakie wymagania kompetencyjne powinni spełniać pracownicy realizujący
proces?
Czy istnieją dowody szkoleń?
Dane wyjściowe:
Jaki jest wyrób lub usługa tworzona w wyniku realizacji procesu?
Czy wyniki pomiaru wyrobu są dostępne?
Jak mierzony jest proces?
Czy parametry wyrobu są osiągane?
Jakie informacje zwrotne uzyskiwane są od wewnętrznych i zewnętrznych
klientów procesu?
Pytania o skuteczność:
Jakie jest przeznaczenie procesu?
Jaki ma wpływ na zadowolenie klienta?
Jaki ma wpływ na dalsze procesy/ czynności?
Jaki ma wpływ na realizację polityki jakości i celów?
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Listę można również budować w formie tabeli podając wymaganie normy lub
procedury, pytania jakie zamierzamy zadać oraz spodziewane przez nas dowody.
Przykładowa lista kontrolna dla procesu szkolenia:
Wymaganie
Pytanie
Spodziewany dowód
6.2.2a. Organizacja powinna
określić niezbędne
kompetencje personelu.
W jaki sposób określono
kompetencje personelu?
Przykładowe karty stanowisk
pracy.
6.2.2b. Zapewnić szkolenie
lub podjąć inne działania w
celu osiągnięcia
niezbędnych kompetencji.
Jak identyfikowane są
potrzeby szkoleniowe?
Plany szkoleń
Karty szkoleń
e-learning
Samokształcenie.
6.2.2c. ocenić skuteczność
podjętych działań.
Skąd wiemy czy szkolenia
były skuteczne?
Jakie inne działania
podejmuje organizacja w
celu osiągnięcia
wymaganych kompetencji
personelu (np. finansowanie
studiów)?
Karty oceny pracowników/
szkoleń.
Czy szkolenie przyczyniło się
do realizacji celów firmy?
Jakie nowe kwalifikacje
zostały zdobyte przez
pracowników?
6.2.2d. zapewnić aby
personel był świadomy
ważności swoich działań i
tego jak przyczyniają się do
osiągania celów dotyczących
jakości.
W jaki sposób organizacja
zapewnia sprawną
komunikację z pracownikami
i jak przekazuje im ważność
ich działań?
Notatki z zebrań
Rozmowy z pracownikami.
6.2.2e. utrzymywać
odpowiednie zapisy
dotyczące wykształcenia,
szkolenia, umiejętności i
doświadczenia.
Jakie zapisy świadczą o
przeprowadzeniu szkoleń,
dokumentują umiejętności,
kwalifikacje i doświadczenie
pracowników?
Teczki osobowe
Zaświadczenia
Certyfikaty
Listy obecności
Karty szkoleń.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
4. Proces auditu.
Pierwszym z działań auditowych powinno być zorganizowanie spotkania
otwierającego, w którym powinno uczestniczyć kierownictwo organizacji lub
przynajmniej Pełnomocnik ds. Jakości i kluczowi pracownicy.
Celem spotkania otwierającego jest:
Potwierdzenie planu auditu,
Krótka prezentacja tego, jak będą wykonywane działania auditowi,
Potwierdzenie kanałów komunikowania się,
Zapewnie możliwości zadawania pytań.
W wielu przypadkach spotkanie może polegać na zakomunikowaniu, że
będzie przeprowadzany audit i wyjaśnieniu charakteru auditu. Tak dzieje się często w
małych organizacjach. W innych przypadkach zaleca się, aby spotkanie otwierające
miało charakter formalny.
Oto lista zagadnień, które mogą zostać poruszone na rozbudowanym
spotkaniu otwierającym:
Przedstawienie uczestników, łącznie z nakreśleniem ich roli,
Potwierdzenie celów, zakresu i kryteriów auditu,
Potwierdzenie rozkładu czasowego auditu i innych istotnych ustaleń
związanych z audytowaniem, takich jak: data i czas spotkania zamykającego,
wszelkie pośrednie spotkania zespołu audytującego z kierownictwem,
Metody i procedury stosowane do przeprowadzenia auditu,
Potwierdzenie,
że
w
czasie
auditu
audytowany
informowany o postępie auditu,
Potwierdzenie istotnych procedur bezpieczeństwa pracy,
Potwierdzenie spraw związanych z poufnością,
Metody raportowania i stopniowanie niezgodności.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
będzie
na
bieżąco
Komunikacja podczas auditu wewnętrznego zależy od zakresu i złożoności
auditu. Auditor wewnętrzny musi pamiętać o informowaniu auditowanego na bieżąco
o wykrytych niezgodnościach i uwagach, aby raport końcowy z auditu nie był dla
nikogo zaskoczeniem.
W audicie mogą uczestniczyć przewodnicy i obserwatorzy ale nie są
członkami zespołu auditującego. Nie powinni mieć wpływu na prowadzenie auditu.
Obowiązki takich osób mogą obejmować:
Ustalenie kontaktów i czasu na rozmowy,
Ustalenie wizyt w poszczególnych obszarach lub częściach organizacji,
Zapewnienie zapoznania członków zespołu auditującego z procedurami
bezpieczeństwa i ochrony na danym terenie oraz ich przestrzegania,
Pełnienie roli świadka auditu w imieniu auditowanego,
Dostarczanie wyjaśnień lub pomoc w zbieraniu informacji.
Metody zbierania informacji na audicie:
Rozmowy
Przegląd
dokumentów
Obserwacje
działań
Informacje zbierane podczas auditu są gromadzone przez pobieranie próbek
auditowych i weryfikowane. Dowód z auditu jest więc oparty na próbkach informacji,
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
dlatego występuje element niepewności w auditowaniu, a osoba podejmująca
działania na podstawie wyników auditu powinna mieć tego świadomość.
Źródła informacji mogą się różnić w zależności od zakresu i złożoności
auditu i mogą obejmować:
Rozmowy z pracownikami i innymi osobami związanymi z auditem,
Obserwację działań oraz warunków otoczenia i środowiska pracy,
Dokumenty takie jak polityka, cele, plany, procedury, normy, instrukcje,
licencje i pozwolenia, specyfikacje, rysunki, umowy i zamówienia,
Zapisy, takie jak zapisy z kontroli, protokoły ze spotkań, raporty z auditu,
zapisy z programów monitorowania i wyniki pomiarów,
Podsumowania danych, analizy i wskaźniki działalności,
Raporty z innych źródeł, np. informacje zwrotne od klienta i inne istotne
informacje pochodzące od stron zewnętrznych oraz oceny dostawców,
Komputerowe bazy danych i strony internetowe.
Rozmowy są jednym z ważniejszych sposobów zbierania informacji i powinny
być prowadzone w sposób dostosowany do sytuacji i osób, z którymi prowadzona
jest rozmowa. Podczas prowadzenia rozmów auditor powinien uwzględnić:
Prowadzenie rozmów z osobami z właściwych szczebli i funkcji wykonujących
czynności lub zadania w ramach zakresu auditu,
Prowadzenie rozmów podczas normalnych godzin pracy i, jeśli to praktyczne,
w normalnym miejscu pracy osób audytowanych (niepraktyczne warunki to np.
pomieszczenie o dużym poziomie hałasu),
Podejmowanie wszelkich starań celu ograniczenia zdenerwowania osoby
auditowanej przed i w trakcie trwania rozmowy,
Wyjaśnienie powodu prowadzenia rozmowy i robienia notatek,
Unikanie zadawania pytań sugerujących odpowiedzi,
Podsumowanie i przegląd wyników rozmowy z osobą, z którą była
prowadzona,
Podziękowanie osobom, z którymi prowadzono rozmowy za ich udział
i współpracę.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Podczas auditu wewnętrznego oceniana jest zgodność i skuteczność.
Zgodnie z definicją zgodność to spełnienie wymagania, natomiast skuteczność to
stopień w jakim planowanie działania są zrealizowane i planowane wyniki osiągnięte.
Ocena zgodności z zaplanowanymi ustaleniami wymaga od auditora zebrania
dowodów na prowadzenie procesu w zgodzie z tym co organizacja zaplanowała
biorąc pod uwagę wymagania normy ISO 9001:2008 oraz dokumenty wewnętrzne
takie jak procedury i instrukcje.
Ocena
skuteczności
wymaga
od
auditora
zebrania
dowodów
potwierdzających, że rezultaty procesu (wyjścia) spełniają wymagania włączając w to
politykę jakości i cele.
Dowody zebrane na audicie wewnętrznym powinny zostać ocenione
w odniesieniu do kryteriów auditu w celu opracowania ustaleń z auditu. Ustalenia
mogą wskazywać na zgodność lub niezgodność z kryteriami auditu. Ustalenia
z auditu mogą identyfikować możliwości doskonalenia.
Ustalenia
z
auditu
powinny
zostać
zapisane
poprzez
przytoczenie
niezgodności, jeśli takie wystąpiły, oraz obiektywnych dowodów. Niezgodności mogą
być stopniowane. Wszelkie różnice opinii pojawiające się na audicie powinny zostać
uwzględnione w raporcie z auditu.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Wnioski z auditu mogą dotyczyć takich spraw jak:
Zakres zgodności systemu zarządzania jakością z kryteriami auditu,
Skuteczne wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania
jakością,
Zdolność procesu przeglądu zarządzania do zapewnienia ciągłej przydatności,
adekwatności, skuteczności i doskonalenia systemu zarządzania jakością.
Celem raportu z auditu jest zapisanie wniosków z auditu i podjęcie
odpowiednich działań. Jasno napisany raport, powołujący się na przykłady, jest
pomocny przy wdrażaniu działań doskonalących.
Powszechna praktyka jest zapisywanie uwag z auditu wymagających podjęcia
działań (np. niezgodności) w oddzielnej części raportu lub na osobnych formularzach.
Pozwala to auditowanemu na szybkie znalezienie tego co wymaga podjęcia działań,
a auditorowi na monitorowanie postępu tych działań.
Definicja niezgodności to „niespełnienie wymagania”, należy zatem najpierw
zidentyfikować wymaganie zanim auditor wystawi niezgodność. Wymaganiem tym są
kryteria auditu, czyli np:
Wymagania ISO 9001:2008,
Wymagania klienta,
Wymagania prawne i statutowe,
Polityka jakości, procedury itp.
Dobrą praktyką jest klasyfikowanie niezgodności w celu wskazania rodzaju
znalezionego problemu. Klasyfikacja niezgodności może mieć znaczący wpływ na
wnioski z auditu.
Często stosuje się podział na „mniejszą” i „większą” niezgodność. Większa
niezgodność może obejmować:
Nieobecność lub kompletne załamanie we wdrożeniu i utrzymaniu jednego lub
więcej wymaganych elementów systemu zarządzania jakością,
Znaczące odchylania od polityki jakości i celów,
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Niespełnienie wymagań prawnych,
Rażące niespełnienie wymagań klienta.
Mniejsza niezgodność to spostrzeżenie wskazujące słabość we wdrożeniu
i utrzymaniu systemu, które nie ma znaczącego wpływu na możliwości systemu do
spełnienia wymagań i nie powoduje znaczącego ryzyka w działaniu systemu.
Mniejsze niezgodności również wymagają podjęcia działań aby zapewnić przyszłą
zdolność systemu do spełniania wymagań.
Proces podejmowania decyzji:
Nie lub nie wiadomo
Zidentyfikowany potencjalny
problem
Kolejny krok do sprawdzenia:
Wymagania systemu
Działanie procesu
Powiązania
Zasoby itp.
Czy zostało zdefiniowane
jasne wymagania np. ISO
9001:2008, wymaganie
prawne, polityki jakości,
celów?
Tak
Tak
Znaleziono problem?
Czy istnieje ryzyko dla
spójności systemu, jakości
wyrobu lub zadowolenia
klienta?
Tak
Wystaw większą
niezgodność
Nie
Nie
Wystaw mniejszą
niezgodność
Odnotuj w raporcie istnienie
możliwości do doskonalenia
Karty niezgodności mogą być czytane przez różne osoby, również takie,
których nie było na audicie. Ważne więc jest aby było one jasne i oparte na faktach.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Niezgodności powinny być napisane w sposób prosty, przejrzysty i zrozumiały.
W karcie niezgodności powinny być przedstawione wszystkie istotne informacje.
Karta niezgodności musi być oparta na obiektywnych dowodach, które mogą
być zweryfikowane. Auditor powinien upewnić się, czy problem został w pełni i jasno
opisany, tak aby audytowany mógł podjąć właściwe działania korygujące.
Przy opisywaniu niezgodności można stosować metodę PERI
Problem – Evidence – Requirement – Impact
Problem – krótki opis istoty problemu.
Dowód – dowody, które wskazują na niezgodność.
Wymaganie – przedstawienie wymagania, które nie jest spełnione.
Wpływ – jaki wpływ ma stwierdzona niezgodność na system?
Przykład.
Problem: Specjalista ds. Sprzedaży pracował na nieaktualnym cenniku.
Dowód: Wyceny od marca bieżącego roku do kwietnia były przygotowywane na
podstawie cennika wersja 2, np. wycena nr 164, 176, 184. Cennik w wersji 3 wydany
w marcu nie był dostępny w Dziale Sprzedaży podczas auditu.
Wymaganie: ISO 9001:2008 punkt 4.2.3d wymaga: „odpowiednie wersje mających
zastosowanie dokumentów są dostępne w miejscach użytkowania”.
Wpływ: Ze względu na niewielką podwyżkę cen w wersji 3, niezgodność nie
spowodowała znaczących strat.
Karty
niezgodności
mogą
być
załącznikiem/
częścią
raportu
podsumowującego wykonana pracę. Raport taki może zawierać:
Cel, zakres i kryteria auditu,
Osoby zaangażowane – auditorzy, auditowani, obserwatorzy itp.
Data, godziny i miejsce auditu,
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
z
auditu
Wnioski z auditu,
Obszary do doskonalenia,
Plan działań poauditowych.
Należy pamiętać o tym, że raport pisemny jest tylko jednym z elementów
raportowania auditu. Równie ważnym sposobem są spotkania i ustna informacja
przekazywana przez cały czas trwania auditu.
Spotkanie zamykające audit powinno prezentować wyniki auditu w sposób
jasny i nie powinno wprowadzać jakichkolwiek nowych danych. Wszystkie
niezgodności powinny być zaprezentowane auditowanemu i przyjęte przez niego do
wiadomości. Na spotkaniu zamykającym należy zaprezentować kierownictwu
organizacji raport z auditu ora przedstawić plan działań poauditowych.
Spotkanie zamykające to nie miejsce na dyskusje i rozważania, powinno ono
być prezentacją wyników auditu i należy dołożyć wszelkich starań aby wszystkie
ewentualne rozbieżności zostały wyjaśnione przed spotkaniem.
Stopień formalizacji spotkania zamykającego zależy od wielkości organizacji
i charakteru auditu. Często w małych organizacjach spotkanie zamykające audit
wewnętrzny polega tylko na zakomunikowaniu ustaleń i wniosków z auditu.
Audit jest zakończony, jeżeli wszystkie działania opisane w planie zostały
wykonane, a raport a auditu został zatwierdzony i zaprezentowany.
Wnioski z auditu mogą wskazywać na potrzebę podjęcia działań korygujących
lub zapobiegawczych. Działania takie są podejmowane przez auditowanego w
określonym terminie i nie są traktowane jako część auditu. Po upływie terminu
realizacji działań, powinna nastąpić ich weryfikacja. Przy audicie wewnętrznym
weryfikacji często dokonuje Pełnomocnik ds. Jakości lub auditor wewnętrzny.
Wnioski z weryfikacji powinny zostać zapisane.
Auditorzy wewnętrzni powinni dbać o ciągły rozwój zawodowy, który związany
jest z utrzymaniem i doskonaleniem wiedzy oraz cech osobowości. Można to
osiągnąć poprzez takie środki jak:
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Doświadczenie w pracy,
Szkolenie,
Indywidualne dokształcanie się,
Prowadzenie szkoleń,
Udział w seminariach, konferencjach,
5. Terminologia.
Audit – systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z
auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów
auditu.
Audity dzielimy na:
Audity strony pierwszej (wewnętrzne) są przeprowadzane przez samą
organizację do celów wewnętrznych.
Audity strony drugiej są przeprowadzane przez klientów lub inne osoby
w imieniu klienta.
Audity strony trzeciej są przeprowadzane przez zewnętrzne organizacje
niezależne.
Organizacje
takie,
zazwyczaj
akredytowane,
prowadzą
certyfikację zgodności z wymaganiami takimi jak w ISO 9001:2008.
Kryteria auditu – zestaw polityk, procedur lub wymagań. Kryteria auditu stosuje się
jako odniesienie, z którym porównuje się dowody z auditu.
Dowód z auditu – zapisy, stwierdzania faktu lub inne informacje, które są istotne ze
względu na kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania.
Ustalenia z auditu – wyniki oceny zebranych dowodów z auditu w stosunku do
kryteriów auditu.
Wniosek z auditu – wynik auditu przedstawiony przez zespół auditu jacy po
rozważeniu celów auditu i wszystkich ustaleń z auditu.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl
Klient auditu – organizacja lub osoba zlecająca przeprowadzenie auditu.
Auditowany – organizacja, która jest audytowana.
Auditor – osoba mająca kompetencje do przeprowadzania auditu.
Zespół auditujący – jeden lub więcej auditorów przeprowadzających audit,
wspomaganych przez ekspertów technicznych, jeśli to wymagane.
Ekspert techniczny – osoba, która służy zespołowi auditującemu specjalistyczną
wiedzą lub umiejętnościami.
Program auditów – zestaw auditów, jednego lub więcej, zaplanowanych w
określonych ramach czasowych i mających określony cel.
Plan auditu – opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z auditem.
Zakres auditu – obszar i granice auditu.
Kompetencje – wykazane cechy osobowości oraz wykazana zdolność stosowania
wiedzy i umiejętności.
Auditor wewnętrzny
www.bheuroconsult.pl