Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA ŚWIĘTOKRZYSKI
Kielce, 2010-02-18
SO.I – 0930-32/2009
Pani
Elżbieta Frejowska
Wójt Gminy Nagłowice
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), w dniu 30 października
2009 roku inspektorzy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Świętokrzyskiego
Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach przeprowadzili kontrolę w Urzędzie Gminy
w Nagłowicach w zakresie: prawidłowości rejestracji stanu cywilnego, prowadzenia ewidencji
ludności oraz wydawania dowodów osobistych.
Protokół kontroli sporządzony przez zespół kontrolujący został przez Panią
podpisany bez wnoszenia zastrzeżeń.
Wójt
W związku z powyższym na podstawie art. 46 powyżej przywołanej ustawy przekazuję wystąpienie pokontrolne.
Opierając się na ustaleniach kontroli, która ujawniła liczne nieprawidłowości we
wszystkich obszarach poddanych czynnościom kontrolnym, sposób realizacji zadań należy
ocenić negatywnie.
Ujawnione nieprawidłowości dotyczyły:
I
Zadań związanych z wydawaniem dowodów osobistych:
1. W dwóch przypadkach stwierdzono naruszenie przepisów § 6 ust. 2 rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz
trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania,
wymiany, zwrotu lub utraty, które polegały na braku podpisu rodzica lub opiekuna na
wniosku o wydanie dowodu osobie małoletniej, potwierdzającego wyrażenie zgody na
wydanie dokumentu małoletniemu;
II
Postępowań administracyjnych prowadzonych w sprawach meldunkowych, gdzie
stwierdzono rażące uchybienia formalne polegające na:
1. nieprawidłowym wszczęciu postępowania - naruszenie przepisów (art. 61 Kpa),
2
2. braku zawiadomienia o przygotowanym materiale dowodowym do wydania decyzji
(art. 10 Kpa),
3. braku zawiadomień o przedłużeniu terminu do załatwienia sprawy (art. 36 kpa),
4. licznych błędach merytorycznych w prowadzonych postępowaniach.
III Rejestracji stanu cywilnego:
1. Księga urodzeń prowadzona jest przez okres dłuższy niż 5 lat, co jest niezgodne z §
12 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26
października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu
cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli przechowywania
i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń
i protokołów (Dz. U. z 1998 r. Nr 136, poz. 884 ze zm.);
2. Brak w aktach zbiorowych do aktu małżeństwa nr 42/2008 dokumentów określonych
w art. 54 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego tj. dowodu ustania lub
unieważnienia małżeństwa;
3. W aktach małżeństwa nr 38/2008, 35/2008, 34/2008, 31/2009, 19/2009, 14/2009
wpisano dane – nazwiska rodziców osób zawierających małżeństwo, które nie
wynikają z dokumentów zgromadzonych w aktach zbiorowych tj. odpisach
skróconych aktu urodzenia, zawierających jedynie nazwiska rodowe rodziców, co
stanowi naruszenie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. prawo o aktach
stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r., Nr 161, poz. 1688 ze zmianami);
4. Akty zgonu nr 1/2009, 6/2009, 7/2009, 8/2009 i 9/2009 nie posiadają pieczęci
Kierownika USC, co jest niezgodne z § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie
szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia
ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów
aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów.
5. W aktach zgonu nr: 17/2009, 18/2009, 20/2009, 29/2008, 11/2008 stwierdzono,
wypełnienie rubryki „godzina zgonu” poprzez wpisanie godziny , co nie znajduje
potwierdzenia w dokumentach źródłowych, bowiem zawarta w aktach zbiorowych kart
zgonu nie zawiera informacji o godzinie zgonu – stanowi to naruszenie przepisów
zawartych w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu
cywilnego (Dz. U. z 2004 r., Nr 161, poz. 1688 ze zmianami).
W związku z powyższym zalecam:
1) W zakresie wydawania dowodów osobistych:
•
Zobowiązać pracowników do bezwzględnego przestrzegania przepisów ustawy o
ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz wszystkich aktów wykonawczych
do tej ustawy, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów naruszonych.
NAJBARDZIEJ NOWOCZESNY
URZĄD ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W 2005 r.
KATEGORIA „KOMPUTER I INTERNET NARZĘDZIEM
PRACY I DIALOGU”
WYRÓŻNIENIE ZA „ZAANGAŻOWANIE W DOSKONALENIE"
EUROPEJSKIEJ FUNDACJI ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
3
2) W zakresie postępowań administracyjnych prowadzonych w sprawach meldunkowych z
zakresu ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych:
•
Zobowiązać merytorycznych pracowników do właściwego stosowania przepisów
Kodeksu postępowania administracyjnego w prowadzonych postępowań
administracyjnych,
3) W zakresie rejestracji stanu cywilnego:
•
Zobowiązać merytorycznego pracownika do uzupełnienia brakujących
dokumentów wykazanych w punkcie III.2 oraz do bezwzględnego przestrzegania
przepisów ustawy – Prawo aktach stanu cywilnego oraz przepisów zawartych
w aktach wykonawczych do tej ustawy.
Jednocześnie na podstawie art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej
w województwie proszę o
poinformowanie Wojewody
Świętokrzyskiego o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych w
terminie 21 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Z up. WOJEWODY ŚWIĘTOKRZYSKIEGO
Mariusz Cołoszyński
/-/
Dyrektor
Wydziału Spraw Obywatelskich i
Cudzoziemców
NAJBARDZIEJ NOWOCZESNY
URZĄD ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W 2005 r.
KATEGORIA „KOMPUTER I INTERNET NARZĘDZIEM
PRACY I DIALOGU”
WYRÓŻNIENIE ZA „ZAANGAŻOWANIE W DOSKONALENIE"
EUROPEJSKIEJ FUNDACJI ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ