WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 12 stycznia 2015 r. NK

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI
Wrocław, dnia 12 stycznia 2015 r.
NK-KE.431.27.2014.KL
Pan
Jarosław Głowacki
Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W dniach 4, 5 oraz 6 listopada 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia
15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz
art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej
w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień
Wojewody
Dolnośląskiego
z
dnia
7
października
2014
r.
nr:
NK-KE.0030.60.2014.KL oraz NK-KE.0030.61.2014.KL zespół kontrolny z Wydziału
Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie:
 Katarzyna Lipke – inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego),
 Iga Jaworska – inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego),
przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Międzybórz z siedzibą przy ul. Kolejowej 13,
56-513 Międzybórz, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań
z zakresu administracji rządowej polegających na:
- prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie
ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz.
U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.),
- rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo
o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej
dalej p.o.a.s.c.),
- wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia
17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej
z.i.i.n.),
- realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej (Dz. U z 2012 r., poz. 461
ze zm.).
Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę
Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2014 r.
nr NK-KE.430.7.2013.MJ.
I.
Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów:
ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów
wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.:
1
1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji
wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,
2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji
ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,
3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych
i unieważnionych dowodów osobistych,
4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2
u.e.l.d.o.,
5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2
u.e.l.d.o.,
6. kompletności gminnego zbioru meldunkowego,
7. wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia
i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych,
II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów
wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.:
1. wydawania dowodów osobistych,
2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych
w systemie teleinformatycznym,
3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów
osobistych,
III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń
wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.
1. sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznych,
2. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC,
IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie
zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.:
1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia
i nazwiska,
2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska,
3. zawiadamiania o zmianie imienia i/lub nazwiska.
V. ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej
Polskiej oraz rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej,
tj.:
1. sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia
ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej,
2. realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji,
3. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji,
4. wzywania do kwalifikacji wojskowej,
5. prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku
do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
2
6. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 3, art. 127 ust. 1
lub art. 127 ust. 1a ustawy,
7. realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej,
8. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej.
Okres objęty kontrolą:
- od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli,
Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Jarosław Głowacki – Burmistrz Miasta
i Gminy Międzybórz, który zajmował niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą.
W czasie kontroli w jednostce kontrolowanej wyjaśnień udzielali:
- Pani Lucyna Kucharczyk – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Międzyborzu,
odpowiedzialna jednocześnie za prawidłową realizację zadań przez podinspektora
ds. Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych
- Pani Mirosława Rychel – inspektor ds. Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych.
Realizację przez Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz zadań z zakresu
administracji rządowej należy ocenić:
I.
negatywnie – w zakresie ewidencji ludności
II.
pozytywnie z nieprawidłowościami– w zakresie dowodów osobistych
III.
pozytywnie z nieprawidłowościami – w zakresie rejestracji stanu cywilnego
IV.
pozytywnie z nieprawidłowościami – w zakresie zmiany imienia i nazwiska
V.
pozytywnie z uchybieniami – w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej
Pismem nr NK-KE.431.27.2014.KL z dnia 12 grudnia 2014 r. przekazano projekt
wystąpienia pokontrolnego, do którego Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz nie wniósł
zastrzeżeń.
Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie
z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej.
EWIDENCJA LUDNOŚCI
Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji
wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz terminowość załatwiania spraw
z tego zakresu
Kontroli poddano 15 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności
oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (10 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.).
Na tej podstawie ustalono, iż zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne
wnioski złożone w formie pisemnej, a organ sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej,
bowiem do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania wpłaty. W toku czynności
kontrolnych stwierdzono nieprawidłową praktykę zamieszczania adnotacji o opłacie
skarbowej. Adnotacje o niepodleganiu opłacie skarbowej zamieszczane były na wnioskach
o wydanie zaświadczenia, zamiast na wydawanym zaświadczeniu, co jest niezgodnie
z dyspozycją § 4 ust. 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007
roku w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330). Natomiast adnotacje
3
o pobranej opłacie skarbowej, określające jej wysokość w ogóle nie zostały zamieszczone,
co stanowi naruszenie § 4 ust. 1 pkt 1 powyższego rozporządzenia, a sytuacja taka miała miejsce
m.in. w sprawach nr SO.5342.2.37.2014 czy nr SO.5342.2.17.2013.
Ustalono, iż we wszystkich sprawach zaświadczenia wydawane były niezgodnie
z żądaniem wnioskodawców, bowiem zawierały datę zameldowania na pobyt stały, której
wnioskodawcy nie żądali. Ponadto w sprawie nr SO.5342.2.19.2013 organ zamieścił
w zaświadczeniu również adres zameldowania na pobyt stały, mimo iż wnioskodawca zażądał
jedynie zaświadczenia zawierającego adres zameldowania na pobyt czasowy. Stwierdzono,
że zaświadczenia we wszystkich sprawach zostały wydane upoważnionym osobom, bowiem
z wnioskiem występowali albo sami zainteresowani albo ich przedstawiciele ustawowi.
Stwierdzono, iż na wydanych zaświadczeniach jako źródło pochodzenia danych organ
wskazuje rejestr mieszkańców, który na mocy oczekującej ustawy z dnia 24 września 2010 r.
(Dz. U. Nr 217, poz. 1427, z późn. zm.) zacznie funkcjonować dopiero z dniem 1 stycznia 2015
roku, zamiast gminnego zbioru meldunkowego, który organ aktualnie prowadzi na gruncie
u.e.l.d.o. i który powinien wskazywać jako źródło pochodzenia danych zawartych
w zaświadczeniu. Ponadto ustalono, iż w sprawach z zakresu wydawania zaświadczeń
pracownicy stosują symbol klasyfikacyjny 5342 jednolitego rzeczowego wykazu akt, który
dotyczy aktualizowania danych w ewidencji ludności, zamiast symbolu 5345, który
przeznaczony jest do udostępniania danych oraz wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności
lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że w nagłówkach wydawanych
zaświadczeń stosowano oznaczenie aparatu pomocniczego (Urzędu Miasta i Gminy
Międzybórz), zamiast organu (Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz). Zgodnie z art. 44g
ust. 1 u.e.l.d.o. zaświadczenia wydają organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL
oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, w konsekwencji oznaczenie
właściwego organu powinno widnieć w nagłówku zaświadczenia.
Zgodnie z art. 217 § 3 Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki,
nie później niż w terminie siedmiu dni. Na kontrolowanych wnioskach o wydanie
zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów
osobistych brak jest pieczęci z datą wpływu do Urzędu Miasta i Gminy Międzybórz, co należy
uznać za naruszenie § 42 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011
r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67,
z późn. zm.), który stanowi, iż po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt
kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub,
w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Jednak w wyniku
weryfikacji daty widniejącej na wniosku oraz daty wydania i odbioru zaświadczenia, należy
uznać że zaświadczenia były wydawane terminowo, tj. w dniu złożenia wniosku.
[Dowód: akta kontroli str.: 55-66]
Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione
powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń
z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy
ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami, natomiast terminowość załatwiania spraw
dotyczących wydawania zaświadczeń należało ocenić pozytywnie z uchybieniami.
4
Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych
i unieważnionych dowodów osobistych
Kontroli poddano 15 spraw (10 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.) z zakresu udostępniania
danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych.
W toku czynności kontrolnych ustalono, iż w sprawach nr SO.5345.51.2013 oraz
SO.5345.65.2013 organ udostępnił dane, pomimo braków formalnych polegających na
niezłożeniu wniosku na właściwym formularzu, którego wzór został określony na podstawie
dyspozycji § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19
listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji
ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych
(Dz. U. Nr 214, poz. 1353, z późn. zm.). Należy wskazać, iż w przypadku stwierdzenia braków
formalnych wniosku, organ powinien wezwać do ich uzupełnienia na podstawie art. 64 § 2 Kpa,
w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez
rozpoznania. Natomiast w sprawie nr Nyso.53445.53.2013 organ wezwał do złożenia wniosku
na „obowiązującym wzorze”, jednak w powyższym piśmie brakowało podstawy prawnej
wezwania (art. 64 § 2 Kpa), terminu do uzupełnienia braków oraz skutków ich nieuzupełnienia.
Ponadto wezwanie nie zawierało wskazania ani podstawy prawnej obowiązku złożenia
wniosku w formie odpowiedniego formularza, ani wzoru wniosku, do którego uzupełnienia
wzywał organ. Biorąc pod uwagę, iż wnioskodawcą była spółdzielnia mieszkaniowa, organ
powinien również wezwać do uzupełnienia braków formalnych polegających na nieuiszczeniu
opłaty za udostępnienie danych osobowych, której wysokość określa § 1 rozporządzenia Rady
Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych
ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,
zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych
oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. Nr 207, poz. 1298). Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy
z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2013 r., poz. 1443), spółdzielnia jest
dobrowolnym zrzeszeniem nieograniczonej liczby osób, o zmiennym składzie osobowym
i zmiennym funduszu udziałowym, które w interesie swoich członków prowadzi wspólną
działalność gospodarczą. Wobec powyższego spółdzielnia mieszkaniowa jest podmiotem
wskazanym w art. 44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o., co w związku z art. 44h ust. 9 pkt 2 u.e.l.d.o.
obliguje ją do ponoszenia opłaty za udostępnienie danych osobowych.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż organ udostępniał dane niezgodnie
z zakresem żądania wnioskodawcy. Postępowanie takie miało miejsce w sprawie
nr SO.5345.68.2013, w której organ udostępnił nazwisko rodowe, pomimo iż wnioskodawca
takich danych nie żądał, w sprawie nr SO.5345.79.2013 udostępniono drugie imię, natomiast
w sprawie nr SO.5345.46.2013 organ, pomimo żądania wnioskodawcy, nie wskazał adresu
zameldowania na pobyt czasowy trwający powyżej trzech miesięcy. Ponadto ustalono,
iż we wszystkich sprawach, w których wnioskodawca żądał udostępnienia wizerunku twarzy
bądź kserokopii wniosku o wydanie dowodu osobistego (sprawy nr SO.5345.46.2013,
nr SO.5345.68.2013 oraz nr SO.5345.53.2014), w odpowiedzi organu można odnaleźć jedynie
zapis o ilości załączników, natomiast brak ich w aktach. W konsekwencji zapytano
pracowników o przyczynę takiej praktyki. W drodze złożonych wyjaśnień wskazano, że:
„załączniki do wniosków o udostępnienie danych nie są przechowywanie w aktach sprawy,
ponieważ znajdują się w przechowywanych dokumentach w kopertach dowodowych”. Należy
wyjaśnić, że powyższe wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie przede wszystkim z uwagi
5
na fakt, że koperta dowodowa znajduje się w urzędzie jedynie do czasu, gdy organ jest
wystawcą dowodu osobistego jego posiadacza, a w przypadku zmiany właściwości organu
koperta dowodowa zostaje przekazana do właściwego organu. Zgodnie bowiem z §25 ust. 1
i 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie
zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz
prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych
(Dz. U. poz. 1475), zwanego dalej r.z.p.d.m., organ przyjmujący wniosek o wydanie nowego
dowodu osobistego, który nie posiada koperty dowodowej, wzywa organ gminy, który wydał
poprzedni dowód osobisty, do nadesłania tej koperty. Właściwy organ jest zobowiązany
przesłać kopertę dowodową niezwłocznie po otrzymaniu wezwania.
Wobec powyższego należy wskazać, że organ administracji publicznej powinien
udzielać odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie
zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim
wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymania, a całość odpowiedzi organu powinna
mieć odzwierciedlenie w aktach sprawy.
Spośród wszystkich kontrolowanych wniosków dwanaście złożyły podmioty wskazane
w art. 44h ust. 1 u.e.l.d.o., które są zwolnione z opłaty za udostępnienie danych na podstawie
art. 44h ust. 9 pkt 1 u.e.l.d.o. Jeden wniosek został złożony przez podmiot zwolniony
z powyższej opłaty na mocy art. 44h ust. 10 u.e.l.d.o., natomiast dwa wnioski złożyły podmioty
zobligowane do jej uiszczenia, na mocy art. 44h ust. 9 pkt 2 u.e.l.d.o. Należy wskazać, iż co do
zasady w odpowiedziach na wnioski o udostępnienie danych, brak jest stosownej adnotacji
o zwolnieniu bądź pobraniu wyżej wymienionej opłaty. Wyjątek stanowią sprawy
nr SO.5345.54.2014 oraz nr SO.5345.44.2014, w których organ zamieścił adnotacje
o pobraniu/zwolnieniu z opłaty skarbowej. Wobec powyższego należy wyjaśnić, że opłata
za udostępnienie danych, nie stanowi opłaty skarbowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia
16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 1628), a pobiera się ją na
podstawie wskazanego powyżej rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wysokości opłat za
udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych
dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych
dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat.
W sprawach nr SO.5345.74.2013 oraz nr SO.5345.78.2013 organ uznał się
za niewłaściwy, w konsekwencji na podstawie art. 65§ 1 Kpa, przekazał wniosek według
właściwości, jednocześnie zawiadamiając o tym wnoszącego podanie, co należy uznać
za poprawne postępowanie.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż na wszystkich pismach stanowiących
odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych stosowano oznaczenie aparatu
pomocniczego (Urzędu Miasta i Gminy Międzybórz), zamiast organu (Burmistrza Miasta
i Gminy Międzybórz), co należy uznać za błędną praktykę. Zgodnie z art. 44i u.el.d.o. dane
ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych
udostępnia organ gminy, wobec powyższego to oznaczenie organu powinno widnieć
w nagłówku odpowiedzi na wniosek.
[Dowód: akta kontroli str.: 67-98]
Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte
w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych
6
z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych
oceniono negatywnie.
Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2
u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie
W piśmie nr USC.5300.35.2014 z dnia 9 października 2014 r. kierownik jednostki
kontrolowanej poinformował, że w okresie kontrolowanym nie prowadzono postępowań
administracyjnych na podstawie art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. Wobec powyższego kontroli poddano
jedynie postepowania prowadzone na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o.
W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych
były prowadzone przez Panią Mirosławę Rychel – inspektora ds. ewidencji ludności i dowodów
osobistych oraz Panią Lucynę Kucharczyk – kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Podczas
czynności kontrolnych zweryfikowano wszystkie postępowania przeprowadzone
w kontrolowanych okresie, tj. 11 spraw: SO.5343.4.2013, SO.5343.6.2013, SO.5343.5.2013,
SO.5343.1.2013, SO.5343.2.2013, SO.5345.3.2013, SO.5343.4.2014, SO.5343.5.2014,
SO.5343.3.2014, SO.5343.2.2014, SO.5343.1.2014.
W wymienionych powyżej sprawach wydano 9 decyzji o wymeldowaniu z miejsca
pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz 2 decyzje
o umorzeniu postępowania, na podstawie art. 105 Kpa.
W każdym z analizowanych przypadków organ weryfikował wpływające wnioski.
W sytuacji gdy wniosek zawierał braki formalne organ wzywał na podstawie art. 64 § 2 Kpa
do ich uzupełnienia w terminie 7 dni, pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania.
Sytuacja taka miała miejsce w postępowaniu nr SO.5343.3.2014 gdzie organ wezwał do
przedłożenia dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu oraz złożenia podpisu pod
wnioskiem przez jedną ze stron. Należy wskazać, iż organ na podstawie art. 64 § 2 Kpa wezwał
również do uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej pomimo,
że podstawą prawną wezwania w tym zakresie powinien być art. 261 § 1 Kpa. Należy wyjaśnić,
że brakiem formalnym wniosku związanym z opłatą będzie sytuacja, gdy przepis prawa
procesowego bądź materialnego będzie wskazywał jako jeden ze składników podania –
dołączenie potwierdzenia uiszczenia opłaty. Brak uiszczenia opłaty nie jest brakiem formalnym
wniosku o jakim mowa w art. 64 Kpa, należy bowiem odróżnić brak formalny wniosku
w sytuacji gdy podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach, od braku
fiskalnego w postaci nieuiszczenia opłaty (por. wyrok WSA w Kielcach z dnia 4 września 2008
r., sygn. akt II SA/Ke 205/08). Zgodnie z art. 261 § 1 Kpa jeżeli strona nie wpłaciła należności
tytułem opłat i kosztów postępowania, które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone
z góry, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej termin
do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, a dłuższy niż
czternaście dni. W sytuacji opłaty za wydanie decyzji administracyjnej zastosowanie będą
miały przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r., poz.
1628). Zgodnie z art. 6 ust. 1 powyższej ustawy, obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje
z chwilą złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej. Ponadto § 3 pkt 1 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr
187, poz. 1330) wskazuje, że składający wniosek jest zobowiązany dołączyć dowód zapłaty
należnej opłaty skarbowej, nie później niż w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku jej
zapłaty. Należy również wskazać różnice pomiędzy konsekwencjami wywoływanymi przez
7
zastosowanie konkretnego trybu wezwania. W sytuacji nieuzupełnienia braku formalnego
wniosku, zgodnie z art. 64 § 2 Kpa podanie pozostawia się bez rozpoznania. Natomiast
w przypadku niezastosowania się do wyznaczonego terminu do uiszczenia opłaty za wydanie
decyzji administracyjnej, zgodnie z art. 261 § 2 i § 3 Kpa podanie podlega zwrotowi w drodze
postanowienia.
W wyniku kontroli ustalono, że organ niezwłocznie kierował do stron zawiadomienia
o wszczęciu postępowania, zgodnie z art. 61 § 4 Kpa, a wskazana w zawiadomieniu data
wszczęcia postępowania była poprawna. Ponadto, co do zasady, poprawnie prowadzono
postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W każdym
wymagającym tego postępowaniu kierowano wniosek do Policji z prośbą o ustalenie
aktualnego miejsca zamieszkania strony oraz zapytanie o udzielenie informacji o osobie
kierowane do Krajowego Rejestru Karnego.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w sprawie nr SO.5343.1.2013 oraz
nr SO.5343.6.2013 zostały pominięte strony postępowania. W pierwszej sprawie organ pominął
Panią Małgorzatę Koterbę, mimo, iż z aktu notarialnego jednoznacznie wynika, że jest
właścicielem przedmiotowej nieruchomości. W konsekwencji pismem nr NKKE.431.27.2014.KL poproszono pracowników o wyjaśnienia. W odpowiedzi wskazano,
że „w postepowaniu SO.5343.1.2013 organ mylnie nie ustalił strony Małgorzaty Koterba,
niemieszkającej i nieposiadającej zameldowania na pobyt stały w spornym budynku”. Należy
podkreślić, że powyższe wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie, gdyż brak zamieszkania
czy zameldowania w żadnym stopniu nie kształtuje prawa własności do nieruchomości, które
wpływa na posiadanie legitymacji do bycia stroną postępowania o wymeldowanie na gruncie
art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. W postępowaniu nr SO.5343.6.2013 pominięto stronę Pana Stanisława
Posiewałę. W wyjaśnieniach pracownicy wskazali, iż przedmiotowej sprawie stroną
postępowania była jedynie Pani Lidia Posiewała (rod. Misiak), która w całości odziedziczyła
spadek po nieżyjącej Pani Józefie Posiewale. Należy wskazać, iż w księdze wieczystej, jako
właściciel widnieje również Pan Stanisława Posiewała, co oznacza, że również w tej sprawie
wyjaśnienia organu nie zasługują na uwzględnienie. Należy wyjaśnić, że sytuacja w której
strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowania stanowi przesłankę do wznowienia
postępowania na podstawie art. 145 § 1 pkt 4 Kpa.
W toku kontroli stwierdzono, że wszystkie wezwania do złożenia zeznań w charakterze
świadka nie zawierają pouczenia o skutkach niezastosowania się do wezwania, ponadto przez
zamieszczanie w nagłówku pieczęci aparatu pomocniczego, wezwania również nie posiadały
wskazania organu wzywającego, co stanowi naruszenie art. 54 § 1 pkt 1 i 6 Kpa.
W postępowaniu nr SO.5343.5.2014, które dotyczyło wymeldowania matki
z dzieckiem, a strona postępowania wycofała wniosek w zakresie wymeldowania dziecka,
organ nie umorzył postępowania w części dotyczącej dziecka, a wydał decyzję jedynie
o wymeldowaniu matki. Należy wyjaśnić, iż zgodnie z art. 105 § 1 Kpa, w sytuacji, gdy
postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części,
organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio
w całości albo w części. W przedmiotowej sprawie postępowanie zostało rozstrzygnięte jedynie
w części dotyczącej matki, natomiast w stosunku do postępowania o wymeldowanie dziecka
istnieje bezprawna przewlekłość, którą organ powinien przerwać, wydając decyzję o umorzeniu
postępowania. Co więcej, organ w pełni ustalił stan faktyczny sprawy z którego wynika,
że dziecko rzeczywiście nie przebywa pod adresem zameldowania na pobyt stały. Mając na
8
uwadze zadanie organu jakim jest czuwanie nad poprawnością zapisów w ewidencji ludności,
po wycofaniu wniosku przez stronę i umorzeniu postępowania, organ powinien wszcząć
postępowanie z urzędu i rozstrzygnąć sprawę co do istoty.
W postępowaniu nr SO.5343.1.2013, które dotyczyło wymeldowania Pana Ryszarda
Zadka z pobytu stałego, organ po wpłynięciu pisma strony Pana Zenona Zadki w sprawie
wycofania wniosku o wymeldowanie skierował pismo do strony, wobec której toczyło się
postępowanie o wymeldowanie, które wskazywało, że: „Organ wydaje decyzję
o umorzeniu postępowania, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się
bezprzedmiotowe. W związku z powyższym proszę o wypowiedzenie się na piśmie, czy nie wnosi
Pan sprzeciwu wobec umorzenia postępowania w sprawie o wymeldowanie Pana z budynku
mieszkalnego przy ul. Wrocławskiej 3 w Międzyborzu”. Należy wyjaśnić, iż wycofanie wniosku
powoduje bezprzedmiotowość postępowania i jest samoistną przesłanką do obligatoryjnego
umorzenia postępowania (art. 105 § 1 Kpa). W powyższej sytuacji nie ma miejsca na
stanowisko strony wobec toczącego się postępowania, ponieważ nie ma już ono swego
przedmiotu, a organ jest zobligowany umorzyć postępowanie. Natomiast instytucja wyrażenia
stanowiska przez strony jest uregulowana w art. 105 § 2 Kpa, który stanowi, że organ
administracji publicznej może umorzyć postępowanie, jeżeli wystąpi o to strona, na której
żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz gdy
nie jest to sprzeczne z interesem społecznym. Instytucja fakultatywnego umorzenia
postępowania, dotyczy sytuacji, w której postępowanie nie stało się bezprzedmiotowe, lecz
strona przestała być zainteresowana rozstrzygnięciem sprawy (bezprzedmiotowość
subiektywna), czemu dała wyraz wnosząc o umorzenie postępowania (patrz T. Lewandowski,
Fakultatywne umorzenie postępowania, komentarz praktyczny, Lex 2013). W omawianej
sprawie strona wycofała wniosek, a nie wniosła o umorzenie postępowania, organ więc pomylił
instytucje fakultatywnego umorzenia postępowania z obligatoryjnym jego umorzeniem.
W konsekwencji błędnego postępowania organ skierował do stron sygnalizację na podstawie
art. 36 Kpa, w uzasadnieniu wskazując, iż organ oczekuje na stanowisko osoby
wymeldowywanej w sprawie umorzenia postępowania. Należy podkreślić, iż nie dość, że organ
zastosował zły tryb umorzenia postępowania, to w wezwaniu nie wskazał stronie terminu
do zajęcia stanowiska, co z kolei stanowi naruszenie art. 54 § 1 pkt 5 Kpa.
W sprawach nr SO.5343.2.2013 oraz nr SO.5343.1.2013 ustalono nieprawidłowości
dotyczące stosowania instytucji pomocy prawnej. W przedmiotowych sprawach organ zwrócił
się z prośbą do sąsiedniego organu o przyjęcie od strony wyjaśnień w sprawie. Należy wskazać,
iż omawiane pisma nie posiadły wskazanej podstawy prawnej (art. 52 Kpa).
W przedmiotowych pismach organ również wskazał, że: „jeżeli strona będzie chciała
wymeldować się z opuszczonego lokalu, proszę o przyjęcie od niej wypełnionego i podpisanego
na odwrocie formularza «zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego» i odesłania go do
tutejszego organu”. Należy wskazać, że instytucja pomocy prawnej sprowadza się do sytuacji,
w której organ może zwrócić się do innego właściwego terenowo organu o wezwanie osoby
zamieszkałej/zameldowanej na jego terenie w celu złożenia wyjaśnień lub zeznań albo
dokonania innych czynności związanych z toczącym się postępowaniem. Natomiast przesłanki
negatywne uregulowane w art. 53 Kpa wskazują m.in., że instytucji pomocy prawnej nie stosuje
się w przypadkach, w których charakter sprawy lub czynności wymaga dokonania czynności
przed organem administracji publicznej prowadzącym postępowanie. Niewątpliwie taki
charakter ma wymeldowanie w drodze czynności materialno-technicznej, bowiem zgodnie
9
z art. 15 ust. 1 u.e.l.d.o. osoba, która opuszcza miejsce pobytu stałego lub czasowego, jest
obowiązana wymeldować się w organie gminy, właściwym ze względu na dotychczasowe
miejsce jej pobytu. Ponadto art. 15 ust. 5 u.e.l.d.o. wskazuje, że organ gminy wydaje takiej
osobie zaświadczenie stwierdzające dopełnienie obowiązku wymeldowania się. Z powyższego
bezsprzecznie wynika, że wymeldowanie w drodze czynności materialno-technicznej ma
osobisty charakter i nie może mieć tu zastosowania instytucja pomocy prawnej.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż co do zasady, organ przed wydaniem
decyzji kierował do stron wezwania do wypowiedzenia się co do zebranych dowodów
i materiałów oraz zgłoszonych żądań, zgodnie z art. 10 Kpa. Wyjątek stanowi sprawa
nr SO. 5343.4.2014.
W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje zawierały w podstawie prawnej
wskazanie art. 104 Kpa. Należy zauważyć, w że omawianych decyzjach zbędnym jest
przywoływanie w podstawie prawnej powyższego przepisu, bowiem art. 104 Kpa stosuję się
jedynie pomocniczo w sytuacjach, gdy przepis prawa materialnego nie wskazuje
jednoznacznie, że rozstrzygnięcie w danej sprawie następuje w drodze decyzji
administracyjnej. Ustalono, że merytoryczna treść rozstrzygnięć była prawidłowa. Decyzje
zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, oznaczenie
organu oraz datę wydania, ponadto były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną
osobę. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty
skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prowadzenia
metryki sprawy. Metryka stanowi obligatoryjny element akt sprawy, w którym powinny zostać
uwzględnione wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach postępowania w danej sprawie,
tj. nie tylko pracownicy organu, ale także np. biegli czy osoby udzielające pomocy prawnej.
Metryka powinna również zawierać określenie wszystkich czynności procesowych
i faktycznych podejmowanych przez te osoby. Metryka sprawy założona po wszczęciu
postępowania musi być prowadzona stale w miarę dokonywania czynności zmierzających
do jej załatwienia, co wprost wynika z obowiązku jej aktualizacji (art. 66a § 3 Kpa). Należy
wskazać, że we wszystkich kontrolowanych postępowaniach metryki prowadzone były
w sposób nieprawidłowy, bowiem nie zawierały składników kluczowych dla metryki, czyli
ukazania wszystkich czynności postępowania i osób je przeprowadzających. W metrykach
wskazane są jedynie: rejestracja wpływu, dekretacja, przyjęcie do realizacji i wydanie decyzji,
pomimo że w postępowaniach było przeprowadzanych wiele innych czynności podlegających
wpisowi do metryki: m.in. zawiadomienie o wszczęciu postępowania, wezwania do złożenia
wyjaśnień w charakterze świadka, czy sporządzenie protokołu z ustnych wyjaśnień, itd.
Ponadto należy wskazać, iż czynność „decyzja” wskazywana w metryce powinna być rozbita
na dwie czynności, tj. przygotowanie projektu decyzji oraz jej podpisanie, ze wskazaniem osób
dokonujących tych czynności, natomiast nie wskazywać dwóch osób w jednej rubryce
„oznaczenie osoby podejmującej daną czynność”, jeżeli te czynności się od siebie różnią.
Ponadto w sprawach nr SO.5343.2.2014 oraz SO.5343.1.2014 w aktach sprawy brakowało
metryki.
Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy
załatwiane były terminowo. W sprawach, gdzie koniecznym było przedłużenie terminu do
załatwienia sprawy, co do zasady informowano strony na podstawie art. 36 § 1 i 2 Kpa,
o niezałatwieniu sprawy w terminie, wyjątek stanowi sprawa nr SO.5343.2.2013. Ponadto
10
w sprawach m.in.: nr SO.5343.5.2013, nr SO.5343.4.2014, nr SO.5343.6.2013 sygnalizacje
były kierowane jedynie do wnioskującej strony postępowania, natomiast pomijano osobę
wobec której toczyło się postępowanie o wymeldowanie, pomimo, iż niezałatwienie sprawy
w terminie było związane z wnioskiem do sądu o ustanowienie przedstawiciela dla osoby
nieobecnej. Należy wskazać, że do czasu wydania postanowienia przez sąd pisma w sprawie
powinny być kierowane do wszystkich stron postępowania.
[Dowód: akta kontroli str.: 259-393]
Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione
powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez Burmistrza Miasta i Gminy
Międzybórz decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono
negatywnie, natomiast terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie
z nieprawidłowościami.
Kompletność gminnego zbioru meldunkowego
Zgodnie z art. 44a ust. 1 u.e.l.d.o. organ zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji
ludności w systemie teleinformatycznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru
m.in. danych byłych mieszkańców. Zakres danych gromadzonych w zbiorze byłych
mieszkańców wskazuje art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. stanowiąc, iż w tym zbiorze oprócz danych
wymaganych dla aktualnych mieszkańców określonych w art. 44a ust. 2 u.e.l.d.o. zbiór ten
powinien zawierać również datę wymeldowania, datę zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie
urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Ponadto zgodnie z § 11 rozporządzenia Ministra
Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych
niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności
i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475),
zwanego dalej r.z.p.d.m, wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ
gminy, na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego
aktu zgonu albo zawiadomienia o zgodnie osoby poza terenem kraju. Obowiązek kierownika
urzędu stanu cywilnego do niezwłocznego przekazywania danych dotyczących zmiany stanu
cywilnego mieszkańców gminy właściwym organom, wynika z dyspozycji art. 14 ust. 1
u.e.l.d.o.
W toku czynności kontrolnych zweryfikowano 15 zawiadomień o zgonach
mieszkańców przekazanych w formie odpisu skróconego aktu zgonu. Stwierdzono, iż w dwóch
przypadkach do gminnego zbioru meldunkowego wprowadzono błędną datę zgonu osoby
zmarłej (sytuacje dotyczące aktów zgonu nr I/541/2014 USC m. st. Warszawy oraz
nr I-768/2014 USC w Łodzi
Zgodnie z art. 44a ust. 2 pkt 6 u.e.l.d.o. w zbiorze danych stałych mieszkańców należy
przechowywać dane dotyczące ich aktualnego stanu cywilnego. W sytuacji śmierci jednego
z małżonków następuje zmiana stanu cywilnego drugiego. W konsekwencji organ gminy jest
zobowiązany aktualizować również informację o stanie cywilnym żyjącego małżonka,
na podstawie przesłanego odpisu skróconego aktu zgonu przez właściwego kierownika urzędu
stanu cywilnego, w trybie art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. Wśród kontrolowanych zawiadomień cztery
dotyczyły osób, które w chwili śmierci pozostawały w związku małżeńskim. W wyniku kontroli
stwierdzono, iż wszystkie zostały zaktualizowane poprawnie.
[Dowód: akta kontroli str.: 99-103]
11
Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady
oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono
pozytywnie z nieprawidłowościami.
Wykonywanie
czynności
materialno-technicznych
w
postaci
przyjęcia
i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych
Kontroli poddano 20 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie
(5 zgłoszeń pobytu stałego z 2013 r. oraz 5 z 2014 r., a także 5 zgłoszeń pobytu czasowego
trwającego ponad 3 miesiące z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). Ustalono, iż wszystkie zgłoszenia
meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach, których wzór określają załączniki
nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie
zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz
prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych
(Dz. U. poz. 1475), zwanego dalej r.z.p.d.m. W toku czynności kontrolnych stwierdzono,
iż w trzech przypadkach formularze nie zawierały wypełnionych wszystkich elementów
wskazanych w art. 11 ust. 1 u.e.l.d.o. Na formularzu meldunkowym Pawła Franka brakuje
wskazania nazwiska rodowego, także na formularzu Zofii Gomółki brakuje nazwiska
rodowego, natomiast na formularzu Wiktora Jasiaka brakuje wskazania nazwiska rodowego,
stanu cywilnego oraz dokumentu stwierdzającego tożsamość. Podobnie w przypadku
formularza Mariki Jasiak pozostała nieuzupełniona rubryka ‘dokument stwierdzający
tożsamość’, pomimo iż w przypadku osób niepełnoletnich nieposiadających dokumentu
stwierdzającego tożsamość, dane powinno weryfikować się za pomocą odpisu skróconego aktu
urodzenia, zgodnie z art. 9 ust. 2 u.e.l.d.o. W związku z faktem, że obowiązku meldunkowego
dokonuje się poprzez osobiste stawiennictwo w siedzibie organu osoby zainteresowanej, jej
pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego bądź osobę sprawującą nad nią faktyczną opiekę
w miejscu ich wspólnego pobytu oraz z faktem, że zameldowanie jest czynnością materialnotechniczną wykonywaną w chwili zgłoszenia, bezwzględnym obowiązkiem pracownika organu
jest staranne weryfikowanie kompletności formularza.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że zgłoszenie meldunkowe Marzeny
Idczak nie zostało wprowadzone do gminnego zbioru meldunkowego, co stanowi rażące
naruszenie prawa, a w szczególności art. 47 ust. 1 u.e.l.d.o., zgodnie z którym organ gminy
prowadzący ewidencję ludności jest obowiązany na podstawie zgłoszenia dokonać
zameldowania lub wymeldowania przez zarejestrowanie danych dotyczących osoby i miejsca
jej pobytu, jak również innych zdarzeń objętych obowiązkiem meldunkowym.
Należy wskazać, że po dokonaniu czynności meldunkowych osoba dokonująca
obowiązku meldunkowego powinna otrzymać potwierdzenie zameldowania wydane na
podstawie § 7 ust. 1 bądź § 8 ust. 1 r.z.p.d.m. ważne przez okres 2 miesięcy od dnia wystawienia
w przypadku zameldowania na pobyt stały lub ważne do czasu upływu terminu zameldowania,
w sytuacji zameldowania na pobyt czasowy. W celu weryfikacji prawidłowości wydawanych
potwierdzeń, poproszono o sporządzenie przykładowych wydruków. Stwierdzono, że dane
zawarte w wydawanych dokumentach są zgodne z wymogami zawartymi w rozporządzeniu,
jednak w przypadku potwierdzeń zameldowania na pobyt czasowy, stosowana jest błędna
nomenklatura „poświadczenie zameldowania”, zamiast potwierdzenie zameldowania.
12
Zgodnie z art. 11 ust. 2 u.e.l.d.o. przy zameldowaniu osoba zgłaszająca się przedstawia
do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu podmiotu dokonującego
potwierdzenia pobytu. Takim dokumentem może być umowa cywilnoprawna, wypis z księgi
wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł
prawny do lokalu. Należy wskazać, iż mimo, że akt potwierdzający należy przedstawić jedynie
do wglądu, z akt sprawy powinno wynikać, że taki dokument został okazany (por. wyrok SN
dnia 20 września 2002 r., sygn. akt III RN 139/01). Wobec powyższego, dobrą praktyką byłoby
przechowywanie w aktach sprawy kserokopii powyższych dokumentów bądź uczynienie
stosownej adnotacji na formularzu meldunkowym. Podczas czynności kontrolnych
stwierdzono, że w aktach sprawy nie widnieją żadne informacje potwierdzające okazanie
powyższych dokumentów.
Ustalono, iż we wszystkich przypadkach obowiązek meldunkowy był wykonywany
osobiście bądź poprzez przedstawiciela ustawowego w przypadku osoby nieposiadającej pełnej
zdolności do czynności prawnych, co jest zgodne z art. 9a u.e.l.d.o.
Należy wskazać, iż zgodnie z § 4 ust. 1 i § 5 ust. 1 w związku z § 8 ust. 1 rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania
danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu
numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r., poz. 1480), zwanego dalej r.s.t.p.d. organ gminy po
dopełnieniu przez osobę obowiązku meldunkowego jest zobowiązany do zawiadomienia o tym
fakcie w terminie 1 dnia roboczego, w zależności od sytuacji, organ właściwy ze względu na
dotychczasowe miejsce pobytu stałego albo pobytu stałego i czasowego, albo pobytu
czasowego tej osoby. Pracownik urzędu zapytany o terminowość wskazał, iż zawiadomienia są
przekazywane tego samego dnia, którego następuje wprowadzenie danych. Wskazany termin
jest zatem dochowywany.
[Dowód: akta kontroli str.: 104-114]
Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione
powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych
w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić negatywnie.
Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez
Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających
z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006
roku, Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności należy ocenić negatywnie.
DOWODY OSOBISTE
Sprawy dotyczące dowodów osobistych prowadzi Pani Mirosława Rychel – inspektor
ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. W przypadku nieobecności zastępstwo obejmuje
Pani Lucyna Kucharczyk – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.
Wydawanie dowodów osobistych
Kontroli poddano następujące koperty dowodowe: AXF 792307, AXA 786363,
AXK 751642, AYD 972841, AYE 964058, AYF 884610, AYF 202483, AYF 302479,
AXC 010428, AYC 270140, AXE 693063, AXA 245815, AXD 073295, AXL 823061,
13
AWZ 149496, AWN 814228, AYM 630498, AYA 710648, AYA 710637, AYE 035752.
Na tej podstawie ustalono, co następuje.
Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawnione osoby, zgodnie z §5 ust. 1
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego
oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania,
wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 z późn. zm.), zwanego dalej r.d.o.
Pośród kontrolowanych spraw 8 dotyczyło wydania dowodu osobistego dla osoby małoletniej,
która ukończyła 13. rok życia, a 2 dotyczyły wydania dowodu osobistego dla osoby małoletniej,
która nie ukończyła 13. roku życia. W jednej sprawie dotyczącej wydania dowodu osobistego
dla osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia (AXK 751642) na wniosku brak podpisu
rodzica, co stanowi naruszenie §6 ust. 1 r.d.o. Wniosek został przyjęty przez pracownika
zastępującego. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że „rodzic był
obecny przy przyjmowaniu wniosku dowodowego dla małoletniego powyżej 13. roku życia, ale
przez niedopatrzenie pracownika nie złożył podpisu na wniosku dowodowym”. Wobec
powyższego stwierdzić należy, iż przy przyjmowaniu wniosków należy wykazywać się
większą starannością analizy ich kompletności. W pozostałych przypadkach dotyczących
wydania dowodu osobistego dla osób małoletnich, które ukończyły 13. rok życia wnioski
zawierają podpisy rodzica i małoletniego.
W sprawach dot. wydania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która
nie ukończyła 13. roku życia (AXC 010428 oraz AYC 270140) na wnioskach brak podpisów
rodziców. Znajdują się one natomiast na dodatkowym dokumencie stanowiącym uzasadnienie.
Ponadto w sprawie dotyczącej wydania dowodu osobistego AXC 010428 wniosek został
złożony wg. dyspozycji §1 ust. 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 roku
w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania
dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. 2000, Nr 112, poz. 1182 z późn.
zm.), obowiązującym do dnia 23 marca 2009 r. W tej kwestii kierownik jednostki
kontrolowanej wyjaśnił, że „przez nieuwagę przyjęto nieobowiązujący formularz wniosku”.
Zgodnie z art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o. na uzasadniony wniosek rodziców lub opiekunów
dowód osobisty może być wydany osobie, która nie ukończyła 13. roku życia. Obowiązujący
wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego określa załącznik nr 1 do rozporządzenia r.d.o.
(§ 7 ust. 7 r.d.o.). Ustawodawca nie przewidział wzoru wniosku o wydanie dowodu osobistego
z wyszczególnioną rubryką dotyczącą uzasadnienia, zatem dopuszczalne jest zarówno zawarcie
uzasadnienia na formularzu składanym wg dyspozycji §7 ust. 7 r.d.o, jak i dołączenie w formie
dodatkowego dokumentu. W drugim przypadku – w miejscu przeznaczonym na wniosku
na wyszczególnienie załączników należy wskazać, iż do wniosku został załączony dodatkowy
dokument zawierający uzasadnienie. Niezależnie od wyboru sposobu uzasadnienia podania,
wnioskodawcy mają obowiązek podpisania wniosku o wydanie dowodu osobistego (§6 ust. 1
r.d.o.). Przepis §5 ust. 1 pkt 1 r.d.o. stanowi, iż za osobę małoletnią, która nie ukończyła 13.
roku życia, wniosek składają rodzice lub ustanowieni przez sąd opiekunowie albo jeden
z rodziców lub ustanowionych przez sąd opiekunów wraz z pisemną zgodą drugiego z rodziców
lub opiekuna ustanowionego przez sąd, poświadczoną za zgodność podpisu przez organ gminy
lub notariusza. Co do zasady brak podpisu pod wnioskiem stanowi brak formalny podania,
który uniemożliwia jego merytoryczne rozpoznanie. W takiej sytuacji organ administracji
publicznej zobowiązany jest wezwać wnoszącego podanie do uzupełnienia braku formalnego
w terminie 7 dni z pouczeniem, iż niedopełnienie czynności spowoduje pozostawienie podania
14
bez rozpoznania (art. 64 §2 Kpa). Natomiast zaniechanie ww. obowiązku i rozpoznanie
wniosku obarczonego brakiem formalnym, co miało miejsce w rozpoznawanych sprawach,
ocenia się jako nieprawidłowość. Mając jednak na uwadze, iż podpisy rodziców znajdują się
na dodatkowym dokumencie stanowiącym uzasadnienie wniosku powyższa nieprawidłowość
nie skutkuje koniecznością podjęcia czynności, o których mowa w art. 43 ust. 4 u.e.l.d.o.
Do wniosków o wydanie dowodu osobistego podmioty wnioskujące dołączają
dokumenty, o których mowa w §7 ust. 1 r.d.o., a w przypadku, gdy odpis aktu stanu cywilnego
wnioskodawcy już znajduje się w dokumentacji dowodowej, bądź akt stanu cywilnego został
sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie
dokumentu tożsamości wnioskodawca nie dołącza tych dokumentów ponownie lub w ogóle
(w zależności od sytuacji), zgodnie z §7 ust. 5 i 6 r.d.o. Wyjątek stanowiła sprawa dot. wydania
dowodu osobistego nr AXE 693063. W kopercie dowodowej znajduje się kopia odpisu
skróconego aktu małżeństwa nr 25/2013 USC w Sośniach. Na wniosku złożonym
wg dyspozycji §7 ust. 7 r.d.o., w części dotyczącej adnotacji urzędowych znajduje się
potwierdzenie zgodności danych zawartych w ww. wniosku z aktem małżeństwa nr 25/2013
dokonane przez Kierownika USC w Międzyborzu. W tej kwestii kierownik jednostki
kontrolowanej wyjaśnił, że: „Podczas składania wniosku wnioskodawca zobowiązał się do
dostarczenia brakującego dokumentu (odpisu skróconego aktu małżeństwa), jednak tego
nie uczynił. Pracownik dołączył do wniosku kserokopię dokumentu (odpis skrócony aktu
małżeństwa wpłynął do ewid. lud. w celu dokonania stosownych zmian). Kierownik USC
w Międzyborzu potwierdził na wniosku dowodowym zgodność danych – pomyłkowo.
W kopercie dowodowej znajduje się uzupełniony oryginał odpisu AM.”. W tym miejscu
przypomnieć należy, że zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. osoba będąca obywatelem
polskim i zamieszkała w Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązana posiadać dowód
osobisty od ukończenia 18 roku życia. Do wniosku o wydanie dowodu osobistego należy
dołączyć dokumenty, o których mowa w §7 ust. 1 pkt 1 i 3 lub 4. Wniosek złożony bez
wskazanych powyżej załączników obarczony jest brakami formalnymi. W takiej sytuacji organ
gminy powinien wystosować do wnioskodawcy wezwanie do uzupełnienia brakujących
dokumentów w terminie 7 dni od dnia doręczenia pod rygorem pozostawienia podania bez
rozpoznania (na podstawie art. 64 § 2 Kpa w związku z § 7 ust. 1 r.d.o.). To na wnioskodawcy
bowiem ciąży obowiązek posiadania dowodu osobistego, a za uchylanie się od obowiązku
posiadania bądź wymiany dowodu osobistego przewidziane są sankcje karne (kara
ograniczenia wolności albo kara grzywny) – art. 55 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. Pełnoletni obywatel
RP zobowiązany jest zatem do złożenia kompletnego wniosku o wydanie dowodu osobistego
do właściwego organu gminy. Natomiast obowiązkiem organu jest egzekwowanie
ww. obowiązku od obywatela.
We wszystkich wnioskach znajdują się potwierdzenia danych meldunkowych.
W sprawach dotyczących wymiany dowodu osobistego z powodu utraty poprzedniego
dokumentu tożsamości (AWZ 149496, AYM 630498, AYA 710637) nie zawsze przyjmowane
jest zgłoszenie utraty, tj. brak w sprawie AYM 630498. W wyniku weryfikacji danych
zawartych w kopercie dowodowej z danymi zawartymi
w ewidencji wydanych
i unieważnionych dowodów osobistych stwierdzono, że poprzedni dokument został
unieważniony z nieprawidłową datą, tj. datą odbioru nowego dokumentu, a nie jak należało
dokonać tej czynności – zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o. W tej kwestii kierownik jednostki
kontrolowanej wyjaśnił, że „Z uwagi na bardzo częste utraty dowodów osobistych i znajdujące
15
się w kopercie dowodowej zawiadomienia o utracie dokumentu wskazywały, że dokument ten
został unieważniony i zawiadomienie znajduje się w kopercie dowodowej.”. Powyższa
argumentacja jest niezrozumiała, bowiem posiadacz dowodu osobistego może mieć aktualny
tylko jeden dowód osobisty, tym samym nie jest możliwe jednoczesne zgłaszanie utraty kilku
dowodów osobistych, wskutek czego pracownik przyjmujący zawiadomienie o utracie
dokumentu tożsamości może „pogubić się”, który dokument należy unieważnić. Ponadto,
z wiedzy kontrolerów wynika, że przyjmując nowy wniosek o wydanie dowodu osobistego
z powodu utraty poprzedniego dokumentu tożsamości system komputerowy, za pośrednictwem
którego przesyłane są wnioski do personalizacji dowodów osobistych stosuje tzw. kontrolę
logiczną, tj. wyświetla komunikat „czy unieważnić poprzedni dowód osobisty?”. W takiej
sytuacji pracownik zobowiązany był do udzielenia odpowiedzi twierdzącej, co nie zostało
uczynione w tej sprawie. Zgodnie z §24 ust. 4 r.d.o. zawiadomienie o utracie dowodu
osobistego składa się w formie pisemnej, które jednocześnie stanowi podstawę do
unieważnienia utraconego dokumentu tożsamości (art. 43 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o.). Wobec
powyższego naruszony został §26 ust. 3 w związku z §24 ust. 4 r.d.o. oraz art. 43 ust. 1 pkt 1
u.e.l.d.o.
Ponadto ustalono, iż we wszystkich analizowanych kopertach dowodowych
(za wyjątkiem AYA 710648) znajdują się części B formularza, o którym mowa w §9 r.d.o., na
których wnioskodawcy kwitują odbiór dowodu osobistego. Jednak w dwóch sprawach (AYE
964058 i AYF 202483) posiadacz w niepełny sposób dokonał pokwitowania odbioru dowodu
osobistego, brak bowiem obok podpisu – daty odbioru, co stanowi naruszenie §17 ust 1 r.d.o.
Ponadto w jednej sprawie: AYA 710648 brak odcinka B w kopercie dowodowej. Choć znajdują
się tam 2 formularze dowodowe, to jeden posiada nieoderwany odcinek B, a drugiego odcinka
B, pomimo odbioru dowodu osobistego, brak w kopercie dowodowej. Powyższe stanowi
naruszenie §17 ust. 2 r.d.o.
[Dowód: akta kontroli str.: 115-168, 394-405]
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawanie dowodów osobistych oceniono
pozytywnie z nieprawidłowościami.
Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie
teleinformatycznym
W wyniku kontroli stwierdzono, iż na 20 skontrolowanych przypadków 9 spraw
dotyczyło wymiany dowodu osobistego. W tych sprawach dokonano weryfikacji
prawidłowości unieważnienia poprzednich dowodów osobistych w systemie informatycznym
ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Na tej podstawie ustalono,
iż organ gminy na ogół prawidłowo wprowadza do systemu informatycznego daty
unieważnienia poprzednich dowodów osobistych, zgodnie z zapisami §34 i 35 r.d.o. Jednak
w sprawie dotyczącej dowodu osobistego AYA 710648 stwierdzono, że poprzedni dokument
został unieważniony dopiero z dniem odbioru nowego dokumentu. W tym miejscu wyjaśnić
należy, że poprzedni dokument został wydany z nieprawidłowymi danymi (adres), toteż jako
przyczynę wymiany wskazano „reklamacja –błędne dane”. Wnioskodawca odebrał go 18
marca 2014 r., a następnego dnia został wygenerowany kolejny formularz (w ramach
reklamacji). Wobec powyższego poprzedni dokument należało unieważnić z datą zgłoszenia
16
nieprawidłowości w dokumencie tożsamości, tj. datą 19 marca 2014 r., a nie jak uczyniono
– z datą odbioru nowego dokumentu (8 kwietnia 2014 r.). Z powyższego wynika,
że wnioskodawca posługiwał się dokumentem zawierającym błędne (nieaktualne) dane, co jest
niedopuszczalne.
W sprawie nr AYM 630 498 poprzedni dokument (AXU 901249) został unieważniony
z nieprawidłową datą, tj. datą odbioru nowego dokumentu, a nie jak należało dokonać tej
czynności – z dniem zawiadomienia o jego utracie (43 ust. 1 pkt 1 u.e.l.d.o.).
Ponadto stwierdzono, że w dwóch przypadkach (AYE 035752 i AWN 814228)
nie unieważniono poprzednich dowodów osobistych w systemie SWDO. Dokumenty te zostały
wydane przez inne organy, aniżeli kierownik jednostki kontrolowanej. W tym miejscu wyjaśnić
należy, że co do zasady organem właściwym do unieważnienia dowodu osobistego jest jego
wystawca, to wyjątkiem jest sytuacja, w której organ gminy wydaje nowy dowód osobisty
w miejsce poprzedniego dokumentu, jeżeli nie został on unieważniony w myśl art. 43 ust. 1 pkt
5 u.e.l.d.o. (por. §35 ust. 1 i 2 u.e.l.d.o.). Powyższe stanowi naruszenie art. 44e ust. 3 pkt 10
u.e.l.d.o.
[Dowód: akta kontroli str.: 115-168, 394-405]
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące prowadzenia ewidencji wydanych
i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oceniono pozytywnie
z nieprawidłowościami.
Aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów
osobistych
W wyniku porównania danych z poddanych kontroli kopert dowodowych z danymi
zawartymi w systemie informatycznym ewidencji ludności stwierdzono, iż we wszystkich
przypadkach wprowadzone zostały informacje o wydanym (aktualnym) dowodzie osobistym,
w tym jedno podczas kontroli – AXF 792302. Na 9 spraw, które dotyczyły wymiany dowodu
osobistego w 2 przypadkach do systemu informatycznego ewidencji ludności wprowadzona
została nieprawidłowa data unieważnienia poprzedniego dowodu osobistego.
[Dowód: akta kontroli str.: 115-168]
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji
dot. wydanych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.
Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez
Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz zadań z zakresu administracji rządowej,
wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach
osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych
oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.
17
REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
W kontrolowanym okresie funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego
w Międzyborzu sprawowała Pani Lucyna Kucharczyk. Pracownik spełnia ustawowy wymóg
posiadania odpowiedniego wykształcenia, wynikający z art. 6a ust. 1 pkt 5 p.o.a.s.c.
Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno – technicznych
Pismem nr USC.5300.35.2014 z dnia 9 października 2014 r. Burmistrz Miasta i Gminy
Międzybórz poinformował, iż w kontrolowanym okresie sporządzono 49 aktów małżeństwa
oraz 33 akty zgonu. Nie sporządzono natomiast aktów urodzeń na podstawie art. 40, 48, 49
i 52 p.o.a.s.c. Wobec powyższego kontroli poddano 30 aktów stanu cywilnego sporządzonych
w kontrolowanym okresie, tj.:
- 10 aktów małżeństwa zawartych na podstawie art. 1 §1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks
rodzinny i opiekuńczy, zwanej dalej KRiO (AM 1/2014, AM 2/2014, AM 4/2014, AM 6/2014,
AM 8/2014, AM 2/2013, AM 3/2013, AM 4/2013, AM 5/2013, AM 8/2013),
- 10 aktów małżeństwa zawartych na podstawie art. 1 §2 i 3 KRiO (AM 3/2014, AM 7/2014,
AM 9/2014, AM 11/2014, AM 12/2014, AM 1/2013, AM 6/2013, AM 7/2013, AM 9/2013,
AM 10/2013),
- 10 aktów zgonu (AZ 1/2014, AZ 2/2014, AZ 3/2014, AZ 4/2014, AZ 5/2014, AZ 23/2013,
AZ 22/2013, AZ 21/2013, AZ 20/2013, AZ 19/2013).
W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż wszystkie akty stanu cywilnego
sporządzono czytelnie, pismem drukowanym, a pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi
wątpliwości i jest zgodna z obowiązującą normą ortograficzną (§2 pkt 2 Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania
aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli,
przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów,
zaświadczeń i protokołów /Dz. U. z Nr 136, poz. 884 z późn. zm./, zwanego dalej
rozporządzeniem wykonawczym). We wszystkich aktach nazwiska, imiona oraz nazwy
miejscowości wpisane są w pełnym brzmieniu bez skrótów, zgodnie z §2 ust. 3 rozporządzenia
wykonawczego. Daty zaistnienia zdarzenia (małżeństwa, zgonu) zapisano słownie i cyframi
arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności dzień, miesiąc, rok – zgodnie
z §5 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. W ośmiu aktach zgonu (na 10) wpisana została
godzina zgonu, choć w aktach zbiorowych brak dokumentów potwierdzających wpisane dane.
Natomiast w pozostałych dwóch przypadkach (AZ 2/2014, AZ 20/2013) rubryka dotycząca
godziny zgonu została wykreślona. W toku kontroli Kierownik USC w Międzyborzu wyjaśnił,
że informacja dotycząca godziny zgonu jest wpisywana na podstawie karty statystycznej do
karty zgonu. Na potwierdzenie okazano kopie ww. dokumentów.
Obowiązek podania godziny zgonu wynika z treści art. 67 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c.
Prawidłowo sporządzony akt zgonu powinien zawierać datę i godzinę, a jeśli zgłaszający zgon
nie wskazał tych danych do aktu zgonu wpisuje się stosowną adnotację. Tylko prawidłowo
sporządzony akt zgonu może, jako dowód zdarzeń w nim stwierdzonych, korzystać
z przewidzianego w art. 4 p.o.a.s.c. waloru wyłączności (por. wyrok WSA w Opolu z dnia 26
stycznia 2012 r. sygn. II SA/Op 523/11, postanowienie Sądu Najwyższego z dnia
8 kwietnia 2009 r., sygn. V CSK 401/08). Zauważyć również należy, iż w piśmie Departamentu
Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji nr DSO-ZSC-600048/08 z dnia 16 maja 2008 r. wskazano, że niedopuszczalnym jest uzupełnianie godziny zgonu
18
na podstawie ustnych oświadczeń osób zgłaszających zgon. Zatem, w przypadku, gdy
uprawniona osoba zgłasza organowi zgon i nie wskazuje czasu zgonu, Kierownik USC
zobligowany jest wpisać stosowną adnotację. Natomiast w sytuacji, gdy godzina zgonu została
zapisana w karcie statystycznej - informacja ta powinna znaleźć odzwierciedlenie w aktach
zbiorowych prowadzonych dla danego aktu stanu cywilnego (np. w formie notatki służbowej
Kierownika USC).
Wszystkie akty stanu cywilnego są podpisane przez Kierownika USC oraz zawierają
odciśniętą pieczęć z imieniem, nazwiskiem i pełnioną funkcją. Stwierdzono,
że po sporządzeniu aktu stanu cywilnego niewykorzystane miejsce w rubryce „uwagi” zostało
zakreślone w sposób uniemożliwiający dokonanie w niej jakichkolwiek wpisów (zgodnie §7
ust. 2 rozporządzenia wykonawczego). Wszystkie akty zostały sporządzone wg miejsca
zdarzenia, zgodnie z art. 10 ust. 1 i art. 12 ust. 1 i 3 ustawy p.o.a.s.c. Akty zgonu sporządzone
zostały niezwłocznie po zgłoszeniu zdarzenia. W przypadku, gdy małżeństwo zawarte zostało
w sposób określony w art. 1 §2 i 3 KRiO dochowany został 5-dniowy termin, o którym mowa
w art. 8 §3 KRiO. W przypadkach dotyczących małżeństwa zawartego w sposób, o którym
mowa w art. 1 §1 KRiO zachowany został termin, o którym mowa w art. 4 KRiO (małżeństwa
zostały zawarte po upływie miesiąca od dnia, kiedy osoby zamierzające je zawrzeć złożyły
Kierownikowi USC pisemne zapewnienia, że nie wiedzą o okolicznościach wyłączających
zawarcie małżeństwa) – wyjątek stanowi AM 2/2013 – małżeństwo zostało zawarte przed
upływem miesiąca od dnia, kiedy nupturienci złożyli Kierownikowi USC pisemne
zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie przez nich
małżeństwa. W sprawie tej nupturienci złożyli wniosek o skrócenie ww. terminu, wskutek
czego Kierownik USC w Międzyborzu wydał zezwolenie, o którym mowa w art. 4 zdanie
drugie KRiO.
W przypadku małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Międzyborzu (art. 1
§1 KRiO), w wyniku porównania daty sporządzenia aktu stanu cywilnego z datą zawarcia
małżeństwa stwierdzono, iż akty sporządzone zostały w dniu złożenia przez nupturientów
oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, zgodnie z art. 61 p.o.a.s.c., który stanowi,
iż akt małżeństwa sporządza się niezwłocznie po jego zawarciu, tj. gdy mężczyzna i kobieta
jednocześnie obecni złożą przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczenia,
że wstępują ze sobą w związek małżeński (z art. 1 § 1 KRiO).
Wszystkie kontrolowane akty stanu cywilnego zostały sporządzone na podstawie
właściwych i prawidłowo wypełnionych dokumentów. W aktach zbiorowych do aktów zgonu
znajdują się karty zgonu (część dla USC). W aktach zbiorowych prowadzonych do aktów
małżeństw przechowywane są: odpisy skrócone aktów urodzenia oraz małżeństwa
(w przypadku, gdy nupturient pozostawał wcześniej w związku małżeńskim, który następnie
został rozwiązany – w przypadku, gdy dany akt został sporządzony w jednostce kontrolowanej
do akt załączona została notatka, zgodnie z §8 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego), pisemne
zapewnienia osób zamierzających zawrzeć związek małżeński, że nie wiedzą o istnieniu
okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 54 ust. 1 pkt 2 p.o.a.s.c.) oraz
w przypadku małżeństw zawieranych w sposób, o którym mowa w art. 1 §2 i 3 KRiO –
zaświadczenia, o których mowa w art. 41 §1KRiO, a także zaświadczenie sporządzone przez
duchownego stwierdzające, że oświadczenia zostały złożone w jego obecności przy zawarciu
związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku
wyznaniowego. Zaświadczenia te zawierały podpis duchownego, małżonków i dwóch
19
pełnoletnich świadków, którzy byli obecni przy złożeniu oświadczeń. W przypadku zawarcia
małżeństwa przez obywatela polskiego oraz cudzoziemca (AM 8/2014) do akt zbiorowych
załączony został dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem cudzoziemiec
może zawrzeć małżeństwo, zgodnie z art. 56 ust. 1 p.o.a.s.c. Ponadto, w aktach zbiorowych do
aktów małżeństw znajdują się potwierdzenia zapłaty opłaty skarbowej za sporządzenie aktu
małżeństwa w wysokości 84 zł. Stwierdzono również, że akta zbiorowe rejestracji stanu
cywilnego są oznaczone numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, co jest zgodne z §15 ust.
1 rozporządzenia wykonawczego.
[Dowód: akta kontroli str.: 171-197]
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, sporządzanie aktów stanu cywilnego na podstawie czynności
materialno-technicznej oceniono pozytywnie.
Przechowywanie ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC
Miejsce przechowywania ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu
cywilnego oraz skorowidzów alfabetycznych określa rozporządzenie Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad
sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli,
przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów,
zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Jest nim archiwum
urzędu stanu cywilnego, które zgodnie z § 22 ww. rozporządzenia powinno zapewniać należyte
zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem
osób trzecich. Powinno ono być także wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz
w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.
Ponadto, zgodnie z pismem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Departament Spraw
Obywatelskich nr DSO-WSC-6000-70/2014 z dnia 25 lipca 2014 r do urzędów stanu cywilnego
mają zastosowanie przepisy kancelaryjno-archiwalne rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U.
z 2011 r., Nr 14, poz. 67). Kierownicy Urzędów Stanu Cywilnego zobligowani są do
przestrzegania przepisów ww. rozporządzenia oraz regulacji instrukcji archiwalnej stanowiącej
załącznik nr 6 do wskazanego rozporządzenia. Zgodnie z warunkami wilgotności i temperatury
w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego, właściwa temperatura powietrza
w stopniach C wynosi od 14 do 18 stopni, a właściwa wilgotność względna powietrza od 30 do
50 %.
W wyniku oględzin archiwum Urzędu Stanu Cywilnego w Międzyborzu dokonanych
w trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe oraz
skorowidze alfabetyczne przechowywane są w dwóch pomieszczeniach.
Pierwsze pomieszczenie – pokój pracy Kierownika USC w Międzyborzu stanowi
jednocześnie pokój obsługi interesantów. Księgi stanu cywilnego oraz akta zbiorowe
małżeństw przechowywane są w drewnianych szafach aktowych zamykanych na klucz,
ustawionych za biurkiem pracownika. Pomieszczenie jest wyposażone w gaśnicę, brak
natomiast higrometru i termometru. W oknach znajdują się kraty. Pozostałe dokumenty
(akta zbiorowe do aktów urodzeń i zgonów oraz księgi niemieckie) przechowywane
20
są w pomieszczeniu obok, stanowiącym pokój pracy pracownika zajmującego się sprawami
dot. obrony cywilnej. Dokumenty przechowywane są drewnianej szafie zamykanej na klucz,
ustawionej w głębi pomieszczenia (przy oknie wyposażonym w kraty), z dala od wejścia.
Pomieszczenie wyposażone jest w gaśnicę, natomiast brak urządzeń kontrolujących
temperaturę oraz wilgotność powietrza. W obu pomieszczeniach podczas oględzin było gorąco
(odczuwalna temperatura zdecydowanie powyżej normy).
Wobec powyższego stwierdzić należy, iż księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe oraz
skorowidze alfabetyczne są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób trzecich
i kradzieżą. Za niewłaściwe natomiast należy uznać brak urządzeń kontrolujących temperaturę
i wilgotność powietrza w każdym z pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty
rejestracji stanu cywilnego. Ponadto, w obu pomieszczeniach temperatura powietrza podczas
oględzin z cała pewnością była powyżej dopuszczalnej normy. Naruszony zatem został §22 ust
1 i 2 rozporządzenia wykonawczego do ustawy p.o.a.s.c. W tym miejscu przypomnieć należy,
iż za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego
odpowiedzialny jest burmistrz oraz kierownik urzędu stanu cywilnego (§ 23 ww.
rozporządzenia).
[Dowód: akta kontroli str.:169-170]
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, przechowywanie ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC oceniono
pozytywnie z nieprawidłowościami.
Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez
Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz zadań z zakresu administracji rządowej,
wynikających ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn.
Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm.) w zakresie rejestracji stanu cywilnego
oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.
ZMIANA IMIENIA I NAZWISKA
Postępowania administracyjne prowadzone na podstawie ustawy z dnia
17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz terminowość prowadzenia spraw
w tym zakresie
Kontroli poddano 3 postępowania prowadzone na podstawie ustawy o zmianie imienia
i nazwiska, tj. sprawy nr: USC.5355.1.2014, USC.5355.1.2013 oraz USC.5355.2.2013. Na tej
podstawie stwierdzono, co następuje.
Podmioty wnioskujące o zmianę imienia lub nazwiska posiadały miejsce pobytu stałego
na terenie właściwości Kierownika USC w Międzyborzu. Tym samym uznano, iż organ
weryfikuje swoją właściwość do rozpatrzenia wniosku o zmianę imienia i/lub nazwiska.
Wnioski zawierają dane przewidziane w art. 11 ust. 1 z.i.i.n. oraz ponadto inne, niewymagane
ww. przepisem, tj. datę i miejsce urodzenia, imiona i nazwiska rodziców, stan cywilny,
obywatelstwo, seria i nr dowodu osobistego, dane współmałżonka, informacje o poprzednich
zmianach imienia lub nazwiska. O ile zrozumiałym zdaje się być żądanie od wnioskodawców
podania informacji dotyczących stanu cywilnego, czy daty i miejsca urodzenia, o tyle
21
niezrozumiałym jest praktyka wymagania danych dotyczących imion rodziców i nazwiska
rodowego matki, czy poprzednich zmian imienia lub nazwiska.
W sprawie nr USC.5355.2.2013 wnioskodawczyni (matka dziecka) wniosła o zmianę
nazwiska dziecka na tożsame z jej aktualnym (noszonym po zawarciu związku małżeńskiego
z mężczyzną niebędącym ojcem dziecka). We wniosku wskazała dane swoje oraz męża, a także
imiona i nazwisko dziecka oraz nazwisko, na jakie ma nastąpić zmiana. Brak natomiast nr
PESEL dziecka oraz jego adresu miejsca zameldowania. Przepis art. 11 ust. 1 obliguje
wnioskodawcę do wskazania danych osoby, której zmiana dotyczy, a nie wnioskodawcy.
Powyższe stanowi brak formalny podania, toteż na podstawie art. 64 §2 Kpa należało wezwać
wnioskodawczynię do jego uzupełnienia z pouczeniem, że niedopełnienie czynności
w ustawowym terminie spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. W toku czynności
kontrolnych Kierownik USC wyjaśnił, że wnioski o zmianę imienia i/lub nazwiska składane są
osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego w Międzyborzu. Mając na uwadze powyższe pracownik
przyjmujący wniosek miał możliwość bezpośredniej analizy złożonych dokumentów przy
osobie wnioskującej i w przypadku stwierdzenia braków, poproszenia jej
o uzupełnienie brakujących danych. Mimo to, nie zostały podjęte żadne czynności w tym
zakresie, tym samym naruszony został art. 64 §2 Kpa w związku z art. 11 ust. 1 z.i.i.n.
W sprawie nr USC.5355.1.2013 do wniosku załączony został odpis skrócony aktu
małżeństwa oraz odpis zupełny aktu urodzenia wnioskodawcy. W toku czynności kontrolnych
pracownik wyjaśnił, że wnioskodawca posiadał przy sobie odpis skrócony aktu małżeństwa.
Ponadto wskazał, że nie widział potrzeby żądania odpisu zupełnego, gdyż „(…) skrócony
nie różnił się niczym od zupełnego (zawierał te same dane).”
Przepis art. 11 ust. 2 z.i.i.n. wskazuje dokumenty, które należy dołączyć do wniosku
o zmianę nazwiska, tj. m. in. odpis zupełny aktu urodzenia i małżeństwa. Niezrozumiałym jest
tłumaczenie Kierownika USC w Międzyborzu, iż dołączony odpis skrócony zawierał te same
dane co zupełny, gdyż pracownik nie mógł porównać dokumentów, bowiem akt małżeństwa
został sporządzony w USC Syców, a nie w jednostce kontrolowanej. W przedmiotowej sprawie
naruszony zatem został przepis art. 64 §2 Kpa w związku z art. 11 ust. 2 pkt 1 z.i.i.n.
W pozostałych sprawach załączone zostały odpisy zupełne właściwych aktów stanu cywilnego
oraz notatki służbowe Kierownika USC w Międzyborzu (w przypadku, gdy akt stanu cywilnego
został sporządzony w jednostce kontrolowanej).
W aktach wszystkich analizowanych spraw znajdują się potwierdzenia dokonania przez
strony zapłaty opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej w sprawie zmiany
nazwiska lub imienia w wysokości 37 zł.
W wyniku analizy dokumentów stwierdzono również, że organ bada przesłanki do
wydania decyzji pozytywnej o zmianie nazwiska, o których mowa w art. 2, 3, 4 oraz 5 z.i.i.n.,
w aktach spraw znajdują się bowiem notatki służbowe Kierownika USC w Międzyborzu,
w których opisany został stan faktyczny i prawny spraw. W dwóch sprawach
(USC.5355.1.2014 oraz USC.5355.2.2013) wnioskodawcy zostali zawiadomieni o wszczęciu
postepowania oraz przysługujących stronie uprawnieniach wynikających z treści art. 10 § 1
Kpa przy składaniu wniosku. Natomiast w sprawie nr USC.5355.1.2013 wnioskodawca został
poinformowany o wszczęciu postępowania oraz o treści art. 10 §1 Kpa odrębnym pismem nr
USC.5355.1.2013 z dnia 10 stycznia 2013 r.
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż merytoryczna treść decyzji była
prawidłowa. Decyzje, zgodnie z art. 107 Kpa, zawierały: datę wydania, oznaczenie
22
organu i strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie o przysługujących środkach
odwoławczych, podpis oraz pieczęć uprawnionej osoby. W decyzjach odstępowano od
uzasadnień, jednocześnie prawidłowo powołując się na przepis art. 107 §4 Kpa. Decyzje
doręczane są stronom, a w aktach znajdują się potwierdzenia skutecznego doręczenia
rozstrzygnięć (data i podpis na decyzji).
Ponadto stwierdzono, iż wszystkie poddane kontroli sprawy zostały załatwione
terminowo.
[Dowód: akta kontroli str.:198-247]
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania:
prowadzenie
postępowań
administracyjnych
na
podstawie
ustawy
z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oceniono pozytywnie
z nieprawidłowościami.
- terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie.
Zawiadamianie o zmianie imienia i/lub nazwiska
W wyniku kontroli stwierdzono, iż 2 na 3 kontrolowane sprawy dotyczyły zmiany
nazwiska dziecka. W tych sprawach decyzje zostały przesłane do Kierowników USC
właściwych dla sporządzenia aktów urodzenia osób, których zmiana dotyczyła. W jednej
sprawie (nr USC.5355.1.2013) decyzja została przesłana do Kierownika USC w Sycowie, który
sporządził zarówno akt urodzenia, jak i akt małżeństwa wnioskodawcy. Zauważyć jednak
należy, iż w rozdzielniku do decyzji oraz w piśmie przewodnim wskazano, że rozstrzygnięcie
dotyczy jedynie aktu małżeństwa. Adresat nie został zatem powiadomiony, iż stosowną
wzmiankę dodatkową należy umieścić również w akcie urodzenia wnioskodawcy.
W rozdzielniku do decyzji nr USC.5355.1.2014 wskazano, że rozstrzygnięcie przesłane
zostało do Urzędu Miasta i Gminy w Międzyborzu „Ewidencja Ludności i DO” i do Urzędu
Miasta i Gminy w Międzyborzu „PESEL”. W toku czynności kontrolnych pracownik wyjaśnił,
że błędnie wskazał w rozdzielniku - informacje zostały przekazane w formie zawiadomień
(a nie decyzji). W aktach sprawy znajduje się ww. zawiadomienia.
We wszystkich sprawach zawiadomienia zostały skierowane do organów gmin
prowadzących ewidencje ludności właściwych ze względu na miejsce pobytu stałego osoby,
której zmiana dotyczyła, a także do organów, które wydały wnioskodawcom dowody osobiste,
tj. zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 2 i 4 z.i.i.n.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 z.i.i.n. organy, o których mowa w art. 12, o zmianie imienia lub
nazwiska niezwłocznie informują właściwe organy, przy czym niezwłoczność należy tutaj
rozumieć w kontekście art. 26 ustawy p.o.a.s.c., który stanowi, iż sądy i inne organy państwowe
są obowiązane przekazywać urzędom stanu cywilnego odpisy prawomocnych orzeczeń,
ostatecznych decyzji oraz innych dokumentów stanowiących podstawę wpisu do ksiąg stanu
cywilnego.
W sprawie nr USC.5355.1.2014 zawiadomienie oraz decyzja zostały przekazane
niezwłocznie po uzyskaniu przymiotu ostateczności , tj. zgodnie z art. 26 p.o.a.s.c. W sprawie
USC.5355.1.2013 decyzja przekazana została za pismem przewodnim następnego dnia po
doręczeniu rozstrzygnięcia stronie, gdy decyzja nie była ostateczna. W tej kwestii pracownik
wyjaśnił, że było to przeoczenie. Natomiast zawiadomienie przekazane zostało dopiero 5 marca
2013 r., choć decyzja stała się ostateczna 1 lutego 2013 r. W sprawie nr USC.5355.2.2013
23
zarówno decyzja, jak i zawiadomienie przekazane zostało ostatniego dnia upływu terminu do
wniesienia odwołania przez stronę, tj. gdy decyzja nie była ostateczna. Bez znaczenia pozostaje
fakt przywołania w rozstrzygnięciach art. 130 §4 Kpa. Wobec powyższego, stwierdzić należy,
iż w sprawach prowadzonych w 2013 r. naruszony został przepis art. 13 ust. 1 z.i.i.n. w związku
z art. 26 p.o.a.s.c.
W sprawie nr USC.5355.1.2014 oraz USC.5355.1.2013 zawiadomienia zostały
przekazane w jednym piśmie. W sprawach prowadzonych w 2013 r. treść zawiadomień była
zgodna z art. 13 ust. 2 z.i.i.n, natomiast w sprawie USC.5355.1.2014 w zawiadomieniu
nie wskazano adresu zameldowania osoby, której zmiana dotyczyła oraz podano
nie przewidziane przepisem art. 13 ust. 2 z.i.i.n. dane, tj. datę i miejsce urodzenia dziecka,
imiona, nazwiska i nazwiska rodowe rodziców. Ustawodawca określił zakres danych
niezbędnych do jednoznacznej identyfikacji osoby, której zmiana dotyczy oraz pełnej
aktualizacji danych w rejestrach państwowych w przypadku zmiany imienia i/lub nazwiska.
Zmiana tego zakresu stanowi naruszenie art. 13 ust. 2 z.i.i.n.
Konkludując, stwierdzić należy, iż przy realizacji zadań dotyczących informowania
określonych podmiotów o dokonanych zmianach nazwiska naruszane są przepisy prawa. Choć
informacje przekazywane są we właściwej formie (decyzji – kierownikom usc, zawiadomień –
organom właściwym dla miejsca zameldowania i wystawcy dowodu osobistego), to informacje
przekazywane są z naruszaniem przepisu art. 13 ust. 1 z.i.i.n w związku z art. 26 p.o.a.s.c.,
a treść zawiadomienia (w jednym przypadku) naruszyła przepis art. 13 ust. 2 z.i.i.n.
[Dowód: akta kontroli str.: 198-247]
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, zawiadamianie o zmianie imienia i/lub nazwiska oceniono
pozytywnie z nieprawidłowościami.
Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez
Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz zadań z zakresu administracji rządowej,
wynikających ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska
(Dz. U. z 2008 r., Nr 220, poz. 1414 z późn. zm.) w zakresie zmiany imienia i nazwiska
oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.
REJESTRACJA I KWALIFIKACJA WOJSKOWA
Kontroli poddano wszystkie czynności z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej
przeprowadzone w latach 2013 i 2014. Ustalono, iż w kontrolowanym okresie Burmistrz Miasta
i Gminy Międzybórz nie wydał żadnej decyzji administracyjnej na podstawie art. 39 ust. 1
pkt 3, art. 127 ust. 1 lub art. 127 ust. 1a ustawy z dnia 21 listopada 1967 r.
o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz.
461 z późn. zm.).
Sporządzanie i prowadzenie rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia
ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej.
W wyniku kontroli ustalono, że zgodnie z §3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 listopada 2009 r. w sprawie rejestracji osób
24
na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej (Dz. U.
z 2009 r., Nr 202, poz. 1565 z późn. zm.), zwanym dalej r.r., Burmistrz Miasta i Gminy
Międzybórz sporządza rejestr osób objętych rejestracją corocznie, w terminie do dnia
5 stycznia roku następującego po roku, w którym osoby ukończyły 18 lat życia. Rejestry kobiet
i mężczyzn urodzonych w roku 1994 zostały sporządzone w dniu 28 listopada 2012 r., rejestry
kobiet i mężczyzn urodzonych w 1995 r. zostały sporządzone w dniu 19 listopada 2013 r.
Zgodnie z dyspozycją § 3 ust. 5 r.r. dane osób, które ukończyły lub ukończą do 31 grudnia
18 lat życia, ujmuje się w rejestrze najwcześniej w dniu następującym po dniu, w którym osoba
objęta rejestracją ukończyła 18 lat życia. W rejestrze ujęte jednak zostały osoby, które w dniu
sporządzania dokumentu nie ukończyły 18-tego roku życia, np. w rejestrze mężczyzn: Kamil
Janas ur. 1 grudnia 1994 r. – ujęty w rejestrze w dniu 28 listopada 2012 r., w rejestrze kobiet:
Barbara Biwald ur. 30 listopada 1994 r. ujęta w rejestrze w dniu 28 listopada 2012 r., Paula
Karolina Kocemba ur. 26 grudnia 1994 r. ujęte w rejestrze 28 listopada 2012 r., Mateusz
Krzysztof Buczek ur. 28 listopada 1995 r. ujęty w rejestrze 19 listopada 2013 r.
W rejestrze kobiet urodzonych w 1995 r. nie stwierdzono osób urodzonych po dniu
sporządzenia rejestru. Należy w tym miejscu wskazać, że „data ujęcia w rejestrze” oznacza datę
wpisania osoby do rejestru osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz
założenia ewidencji wojskowej. Tak też należy rozumieć zwrot „ujmuje się” w dyspozycji §3
ust. 5 r.r. Mając na uwadze powyższe oraz fakt, że w praktyce organy rejestrowe sporządzają
przedmiotowy rejestr całościowo - w jednym dniu (umieszczając w nim wszystkie osoby
podlegające rejestracji w danym roku), co miało również miejsce w jednostce kontrolowanej,
wskazanym jest sporządzanie rejestru w dniach od 2 do 5 stycznia każdego roku. Działanie
takie pozwoli pozostać w zgodzie z przepisami §3 ust. 1 i §3 ust. 5 r.r. Alternatywnym
rozwiązaniem pozostaje sporządzać rejestr we wcześniejszym okresie, ujmując w nim tylko
osoby, które ukończyły w dniu sporządzenia rejestru 18 lat, a pozostałe osoby wpisać
do rejestru w okresie od 2 do 5 stycznia. Uchybienia powyższe posiadają jednak charakter tylko
proceduralny i nie wpływają na realizację wykonywanego zadania.
W myśl art. 31 ust. 2 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej
Polskiej, dokonując czynności rejestracji Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz był właściwy
ze względu na miejsce pobytu stałego lub pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące
osoby objętej rejestracją w dniu ukończenia przez nią osiemnastego roku życia.
Stwierdzono, iż rejestry nie były sporządzone według wzoru, stanowiącego załącznik nr
1 do rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji
wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej. W rubrykach wpisano więcej danych, aniżeli
wynika to ze wzoru określnego w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia, tj. imiona i nazwiska
poprzednie, stan cywilny, poprzednie adresy zameldowania na pobyt stały wraz z określeniem
okresu zameldowania i tryb wymeldowania. Zauważyć jednak należy, że choć rubryki
wskazywały, że ww. dane należy wypełnić, to ponad dane wymagane przepisami prawa
wskazywano tylko część dodatkowych danych: stan cywilny i poprzednie adresy
zameldowania. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, że rejestr sporządzany jest z wykorzystaniem
programu komputerowego ewidencji ludności E-lud w postaci wydruku komputerowego.
Powyższa argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem nie znajduje uzasadnienia
wskazywanie więcej danych, niż wynika to z załącznika nr 1 ww. rozporządzenia. Rejestry
sporządzane były w sposób określony w §3 ust. 3 r.r., tj. w postaci wydruku na nośniku
papierowym oddzielnie dla każdego rocznika mężczyzn i każdego rocznika kobiet. W rejestrze
25
mężczyzn urodzonych w 1994 r. ujętych było 39 osób, natomiast w rejestrze kobiet urodzonych
w 1994 r. ujętych było 41 osób. W rejestrze mężczyzn urodzonych w 1995 r. ujętych było 30
osób, natomiast w rejestrze kobiet urodzonych w 1995 r. ujętych było 37 osób.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, sporządzanie i prowadzenie rejestru osób objętych rejestracją na
potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej oceniono
pozytywnie z uchybieniami.
Realizacja obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji.
Zgodnie z wymogiem art. 31 ust. 6 ustawy o powszechnym obowiązku obrony
Rzeczypospolitej Polskiej Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz po sporządzeniu rejestru
przekazywał jego jeden egzemplarz wojskowemu komendantowi uzupełnień (w kwalifikacji
prowadzonej w 2014 r.: pismem nr SO.5570.6.2013 z dnia 30 grudnia 2013 r., w kwalifikacji
prowadzonej w 2013 r.: pismem nr SO.5570.11.2012 z dnia 31 grudnia 2012 r.).
W sytuacji gdy organ kontrolowany był właściwy ze względu na miejsce pobytu
czasowego osoby podlegającej wpisowi do rejestru trwającego ponad trzy miesiące
zawiadamiał wójta właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego osoby o jej wpisaniu do
rejestru. W ww. zawiadomieniu wskazywano więcej danych, aniżeli wynika to ze wzoru
określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby
prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej. Wskazywano
bowiem dokładny adres zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące, choć
wg wzoru należy podać jedynie informację o pobycie osoby na terenie gminy w miejscu pobytu
czasowego. Powyższe stanowi uchybienie formalne §4 ust. 2 r.r., bowiem naruszenie to nie
wpływa realizację zadania.
Po sporządzeniu rejestru organ kontrolowany przesyłał Wojewodzie Dolnośląskiemu
informacje o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestru, zgodnie z §5 ust. 1
rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej
oraz założenia ewidencji wojskowej (w 2014 r. pismem nr SO.5570.7.2014 z dnia 10 stycznia
2014 r., w 2013 r. pismem nr SO.5570.2.2013 z dnia 21 stycznia 2013 r.)
Stwierdzono ponadto, iż w pismach dotyczących realizacji zdań w zakresie rejestracji
i kwalifikacji wojskowej pracownik (Kierownik USC w Międzyborzu) stosuje pieczęć
z up. Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz, np. w wezwaniu do kwalifikacji wojskowej nr
41/2013, w zawiadomieniu nr SO.5570.8.2012 z dnia 18 grudnia 2012 r. o wpisaniu osoby
zameldowanej na pobyt stały na terenie innej gminy do rejestru. Wobec powyższego
poproszono pracownika o okazanie upoważnienia, jednak w okazanych dokumentach brak
umocowania pracownika do podpisywania pism w sprawach dotyczących rejestracji
i kwalifikacji wojskowej. Powyższe stanowi uchybienie formalne. Zgodnie bowiem z zapisami
rozporządzeń wykonawczych do ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej
Polskiej czynności dotyczące rejestracji i kwalifikacji wojskowej realizuje wójt, burmistrz
(prezydent miasta). Zatem pracownik realizujący ww. zadania w imieniu organu gminy
i podpisujący pisma „z up. Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz” powinien legitymować się
stosownym upoważnieniem.
26
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące realizacji obowiązków informacyjnych
i sprawozdawczych dotyczących rejestracji oceniono pozytywnie z uchybieniami.
Terminowość wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji
Rejestry sporządzane były corocznie, w terminie do dnia 5 stycznia roku następującego
po roku, w którym osoby ukończyły 18 lat życia, zgodnie z przepisem §3 ust. 1 rozporządzenia
w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia
ewidencji wojskowej. Po sporządzeniu rejestru Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz
przesyłał wojewodzie informację o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestru, przy czym
w 2014 r. czynności tej dokonano prawidłowo - w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku
(zgodnie z przepisem §5 ust. 1 r.r.), natomiast w 2013 r. z uchybieniem ww. terminowi, bowiem
informację przekazano pismem nr SO.5570.2.2013 z dnia 21 stycznia 2013 r. W myśl przepisu
§4 ust. 2 r. r. w przypadku gdy Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz był właściwy ze względu
na miejsce pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące niezwłocznie przesyłano
zawiadomienie do organu właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego osoby o jej
wpisaniu do rejestru.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, terminowość wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji
oceniono pozytywnie.
Wzywanie do kwalifikacji wojskowej
Zgodnie z przepisem §4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji oraz Ministra Obrony Narodowej z dnia 23 listopada 2009 r. w sprawie
kwalifikacji wojskowej . (Dz. U. Nr 202, poz. 1566 z późn. zm.), zwanego dalej r.k.w.,
Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz wzywał osoby, które w roku kalendarzowym ukończą
19. rok życia do stawienia się do kwalifikacji wojskowej za pomocą wezwań. W wyniku analizy
treści przedmiotowych dokumentów, stwierdzono, że treść wezwań była zgodna z wzorem
określonym w załączniku nr 1 do r.k.w. Na marginesie zauważyć należy, że w miejscu
przeznaczonym na pieczęć nagłówkową organu wzywającego stosowano pieczęć aparatu
pomocniczego organu gminy, tj. Urzędu Miasta i Gminy Międzybórz, a nie organu gminy.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wzywania do kwalifikacji wojskowej
oceniono pozytywnie.
Prowadzenie listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do
powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej
W toku kontroli stwierdzono, że Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz prowadzi listy
stawiennictwa osób do kwalifikacji wojskowej, uwzględniając dane osobowe tych osób,
określone w art. 32 ust. 9 pkt 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej
Polskiej. Sporządzone listy były prowadzone w sposób określony w §9 r.k.w., według wzoru
stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej.
27
Podczas czynności kontrolnych ustalono, że zgodnie z §10 ust. 1 pkt 3 r.k.w. Burmistrz
Miasta i Gminy Międzybórz prowadzi wykaz osób o nieuregulowanym stosunku do
powszechnego obowiązku obrony, ujmując w nim osoby, które nie dopełniły obowiązku
stawienia się do kwalifikacji wojskowej w wyznaczonym terminie i miejscu.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, prowadzenie listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym
stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oceniono
pozytywnie.
Realizacja obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej
Burmistrz Miasta i Gminy Międzybórz przekazywał wojewodzie za pośrednictwem
starosty wnioski dotyczące liczby osób podlegających wezwaniu do kwalifikacji wojskowej,
o których mowa w §8 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. Jeden
egzemplarz listy stawiennictwa organ kontrolowany przekazał Powiatowej Komisji Lekarskiej
w Oleśnicy, w myśl §9 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. Stwierdzono
również, że organ gminy częściowo realizuje obowiązek wynikający z §10 ust. 1 pkt 2 r.k.w.
Ustala on bowiem przyczyny niestawienia się osób i miejsce ich pobytu, lecz wyniki tych
ustaleń przekazuje do Starostwa Powiatowego w Oleśnicy, gdzie mieści się siedziba
Powiatowej Komisji Lekarskiej. W tym miejscu zauważyć należy, iż ww. przepis obliguje
organ gminy do przekazywania ustaleń również wojskowemu komendantowi uzupełnień.
Wobec powyższego przedmiotowe informacje należy kierować do wszystkich ww. organów
(dokładnie oznaczając adresata informacji).
Organ kontrolowany realizował obowiązek wynikający z przepisu §10 ust. 1 pkt 5 lit. a)
r.k.w. Wprawdzie nie przekazano imiennego zestawienia osób, lecz przesłano informację,
że w rejestrach gminnych nie figurują osoby, które ukończyły 24 rok życia i mają
nieuregulowany stosunek do służby wojskowej (pismo nr WSO.5570.1.4.2013 z dnia 4 grudnia
2013 r.).
W toku kontroli pracownik wyjaśnił, że nie było sytuacji, w której Burmistrz Miasta
i Gminy Międzybórz będąc właściwym ze względu na miejsce pobytu czasowego trwającego
ponad trzy miesiące zawiadamiał wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) właściwego
ze względu na miejsce pobytu stałego o stawieniu się osoby po raz pierwszy do kwalifikacji
wojskowej. Natomiast pośród przedłożonych do kontroli akt znajduje się zawiadomienie
dotyczące osoby (zameldowanej na pobyt stały na terenie gminy Syców, a na pobyt czasowy
na terenie gminy Międzybórz) o wpisaniu ww. osoby do rejestru osób objętych rejestracją.
Wobec powyższego poproszono kierownika jednostki kontrolowanej o wyjaśnienia.
W odpowiedzi uzyskano informacje, że przywołana powyżej osoba została wpisana na listę
osób objętych kwalifikacją wojskową przeprowadzoną na terenie gminy Międzybórz w 2013 r.
Na podstawie otrzymanych dokumentów ustalono, że organ kontrolowany realizuje obowiązek
wynikający z art. 11 ust. 1 i 2 r.k.w.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące realizacji obowiązków informacyjnych
dotyczących kwalifikacji wojskowej oceniono pozytywnie z uchybieniami.
28
Terminowość wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej
Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że wezwania do stawienia się do
kwalifikacji wojskowej były doręczane osobom co najmniej na siedem dni przed wyznaczonym
terminem stawienia się do kwalifikacji wojskowej, w myśl przepisu §4 ust. 2 rozporządzenia
w sprawie kwalifikacji wojskowej.
W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż na okazanych do kontroli listach
stawiennictwa z kontrolowanego okresu brak daty sporządzenia dokumentu. W tej kwestii
pracownik wyjaśnił, że listy zostały sporządzone w terminie wynikającym z rozporządzenia
(tj. do dnia ogłoszenia kwalifikacji wojskowej). Pracownik poinformował również, że jeden
egzemplarz listy stawiennictwa został dostarczony przez pracownika jednostki kontrolowanej
powiatowej komisji lekarskiej siedem dni przed rozpoczęciem kwalifikacji wojskowej,
tj. w terminie zgodnym z §9 ust. 5 r.k.w.
Ponadto stwierdzono, iż organ kontrolowany terminowo realizuje obowiązek wynikający
z §11 ust. 1 r.k.w., tj. w ciągu trzech dni zawiadamia organ właściwy ze względu na miejsce
pobytu stałego o stawieniu się osoby po raz pierwszy do kwalifikacji wojskowej w miejscu
pobytu czasowego trwającego ponad trzy miesiące.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz określone w programie
kontroli zasady oceniania, terminowość wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji
wojskowej oceniono pozytywnie.
[Dowód: akta kontroli str.: 248-258]
Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez
Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz zadań z zakresu administracji rządowej
wynikających z ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony
Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r., poz. 461 ze zm.) w zakresie rejestracji i kwalifikacji
wojskowej oceniono pozytywnie z uchybieniami.
W związku z powyższym, na podstawie art. 46 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy o kontroli
w administracji rządowej w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości należy:
1.
2.
3.
4.
5.
W ZAKRESIE EWIDENCJI LUDNOŚCI
Na wydawanych zaświadczeniach stosować poprawną adnotację, zgodną z §4 ust. 1 pkt 1
i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty
skarbowej.
Wydawać zaświadczenia oraz udostępniać dane z ewidencji ludności oraz ewidencji
wydanych i unieważnionych dowodów osobistych zgodnie z zakresem żądania
wnioskodawcy.
Na wydawanych zaświadczeniach wskazywać prawidłowe źródło pochodzenia danych
zawartych w zaświadczeniu.
W numerach spraw zamieszczanych na wydawanych zaświadczeniach stosować
prawidłowy symbol klasyfikacyjny jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Umieszczać pieczęć wpływu na wpływających wnioskach o wydanie zaświadczenie,
zgodnie z § 42 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
29
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
1.
2.
3.
4.
5.
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67,
z późn. zm.).
W nagłówkach zaświadczeń oraz odpowiedziach na wnioski o udostępnienie danych
osobowych umieszczać oznaczenie organu gminy.
W przypadku stwierdzenia braków formalnych wniosku o udostępnienie danych
osobowych wzywać do ich uzupełnienia na podstawie art. 64 §2 Kpa, a w piśmie
w szczególności wskazywać podstawę prawną wezwania, termin uzupełnienia braków oraz
rygor niezastosowania się do wezwania.
Stosować poprawną podstawę prawną w wezwaniach o uiszczenie opłaty skarbowej za
wydanie decyzji administracyjnej (art. 261 §1 Kpa).
W postępowaniach prowadzonych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. prawidłowo ustalać
strony postępowania.
Sporządzać wezwania do złożenia zeznań w charakterze świadka zgodnie z zasadami
określonymi w art. 54 Kpa.
Umorzyć postępowanie administracyjne nr SO.5343.5.2014 jako bezprzedmiotowe
w części dotyczącej dziecka, w związku z wycofaniem wniosku strony.
Poprawnie korzystać z instytucji pomocy prawnej wskazanej w art. 52 i art. 53 Kpa.
Prowadzić metryki spraw zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 66a Kpa.
Zawiadomienia o niezałatwieniu sprawy w terminie kierować do wszystkich stron
postępowania.
Dochowywać należytej staranności przy wprowadzaniu zgonu mieszkańca do gminnego
zbioru meldunkowego.
Dokładać należytej staranności przy weryfikacji kompletności formularza, podczas
wykonywania przez zobowiązanego obowiązku meldunkowego.
Podczas dokonywania zameldowania osoby wprowadzać z formularza meldunkowego do
ewidencji ludności kompletne i poprawne dane.
Przechowywać w aktach sprawy kserokopie dokumentów potwierdzających tytuł prawny
do lokalu lub umieszczać stosowną adnotację na formularzach meldunkowych.
W ZAKRESIE DOWODÓW OSOBISTYCH
Wnioski o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej przyjmować podpisane
w sposób określony w §5 ust. 1 pkt 1 oraz w §5 ust. 1 pkt 2 w zawiązku z §6 ust. 2 r.d.o.
Zawiadomienie o utracie dowodu osobistego przyjmować w formie pisemnej, zgodnie
z §24 ust. 4 r.d.o.
Do systemu ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wprowadzać
prawidłowe daty unieważnienia poprzednich dowodów osobistych, zgodnie z art. 43 ust. 1
u.e.l.d.o.
Do systemu ewidencji ludności wprowadzać prawidłowe daty ważności dowodów
osobistych, zgodnie z art. 43 u.e.l.d.o. w związku z §32 ust. 1 r.d.o. oraz §22 r.z.p.d.m.
Egzekwować od posiadaczy dowodu osobistego prawidłowe pokwitowania odbioru
dokumentu, tj. poprzez złożenie podpisu i daty, zgodnie z §17 ust. 1 r.d.o.
30
W ZAKRESIE REJESTRACJI STANU CYWILNEGO
Pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty dotyczące rejestracji stanu
cywilnego należy wyposażyć w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza,
oraz zapewnić temperaturę odpowiednią do przechowywania dokumentów (14-18oC).
W ZAKRESIE ZMIANY IMIENIA I NAZWISKA
1.
Wnioski o zmianę imienia i/lub nazwiska przyjmować kompletne, a w przypadku
braków formalnych podejmować czynności na podstawie art. 64 §2 Kpa.
2.
Prawidłowo realizować obowiązek wynikający z §13 ust. 1 i 2 z.i.i.n., mając na uwadze
art. 26 p.o.a.s.c.
1.
2.
3.
W ZAKRESIE REJESTRACJI I KWALIFIKACJI WOJSKOWEJ
Rejestr osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej sporządzać zgodnie
z §3 ust. 2 i 5 r.r.
Pisma dotyczące realizacji zadań w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej opatrywać
podpisem osoby upoważnionej.
W pełni realizować obowiązek wynikający z §10 ust. 1 pkt 2 r.k.w.
Na podstawie art. 46 ust. 3 pkt 3 proszę o przekazanie w terminie do dnia 12 lutego
2015 r. informacji o wykonaniu zaleceń i wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych
działaniach mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości.
WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI
/-/
Tomasz Smolarz
31