System kontroli wewnętrznej - Urząd Zamówień Publicznych

System kontroli wewnętrznej - Urząd Zamówień Publicznych

Anna Szeliga
Radca prawny
Kierownik Oddziału Zamówień Publicznych
Problem nadmiernej dynamiki zmian
ustawy prawo zamówień publicznych –
trochę statystyki.
Aktualnie uchwalony przez Sejm projekt zmiany
ustawy jest dziewiątą nowelizacja ustawy od dnia
9 sierpnia 2013 r. tj. dnia ogłoszenia przez Marszałka
Sejmu jej tekstu jednolitego.
Ustawa była dotąd nowelizowana ponad 40 razy,
blisko 20 razy w ciągu ostatnich czterech lat.
Trwają prace nad kolejnymi nowelizacjami ustawy
a jednocześnie nad generalnymi zmianami
systemowymi w obszarze zamówień publicznych.
Czy to mogą być jeszcze przepisy normatywnie
jednoznaczne i spełniające standardy dobrego prawa?
Problem nadmiernej dynamiki zmian
ustawy pzp c.d.
* nazbyt reaktywny/ kazuistyczny charakter
zmian,
* pomijanie/ ignorowanie istnienia przepisów
innych ustaw,
* brak możliwości ukształtowania się i ustalenia
linii orzeczniczej,
* poważne przeszkody w ustaleniu właściwych
praktyk stosowania przepisów (uzus),
* potencjalne problemy w toku kontroli
(np. w trakcie kompleksowej kontroli RIO
obejmującej cztery lata działalności jst),
* trudności w poprawnej identyfikacji
możliwości/ dopuszczalnego zakresu zmiany
umowy.
Zarządzanie zmianą
a system kontroli wewnętrznej
Prawidłowo zorganizowany system kontroli
wewnętrznej, wbudowany w całokształt
jednostki sfp (zwłaszcza samokontrola), ma
tę przewagę nad kontrolą zewnętrzną, iż
zapewnia fachową i dogłębną znajomość
kontrolowanych szczegółów, działa na
bieżąco, systematycznie, na co dzień,
gwarantuje ciągłość i zupełność badań,
umożliwia przeprowadzanie wstępnych ocen
przed podejmowaniem decyzji, eliminuje
żywiołowość i przypadkowość w procesach
zachodzących w jednostkach, ponadto
wspomaga bieżące przenoszenie wiadomości
i wzajemnych doświadczeń między
pracownikami.
System kontroli wewnętrznej
Elementy kontroli zarządczej:
− środowisko wewnętrzne,
− cele i zarządzanie ryzykiem
− mechanizmy kontroli,
− informacja i komunikacja,
− monitorowanie i ocena.
Spojrzenie na ww. elementy w kontekście
systemu udzielania zamówień publicznych
funkcjonującego u Zamawiającego.
System kontroli wewnętrznej
− środowisko wewnętrzne,
A. Przestrzeganie wartości etycznych
B. Kompetencje zawodowe
C. Struktura organizacyjna
D. Delegowanie uprawnień
System kontroli wewnętrznej
środowisko wewnętrzne c.d.
Pierwszym z elementów środowiska
wewnętrznego jest przestrzeganie wartości
etycznych.
Osoby zarządzające i pracownicy nie tylko
powinni być świadomi wartości etycznych
przyjętych w jednostce, ale i przestrzegać ich
przy wykonywaniu powierzonych sobie zadań.
Brak takiej świadomości lub nieprzestrzeganie
wartości etycznych może spowodować, iż
zaprojektowane mechanizmy kontroli nie będą
funkcjonować tak, jak powinny (np. procedury
zamówień publicznych nie będą właściwie
stosowane), a tym samym ryzyka nie będą
prawidłowo zabezpieczone.
System kontroli wewnętrznej
Środowisko wewnętrzne c.d.
− kompetencje zawodowe pożądane
w komórkach odpowiedzialnych za
udzielanie zamówień publicznych
(merytoryczne i umiejętności miękkie),
− struktura organizacyjna (przejrzyste
zakresy obowiązków, uprawnień
i odpowiedzialności),
− delegowanie uprawnień (powierzanie) –
odpowiednie do wagi podejmowanych
decyzji.
System kontroli wewnętrznej
Cele i zarządzanie ryzykiem
misja,
określanie celów i zadań, monitorowanie
i ocena ich realizacji,
identyfikacja ryzyka, jego analiza
a następnie reakcja na ryzyko.
Świadoma partycypacja pracowników
System kontroli wewnętrznej
Mechanizmy kontroli
 dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
 nadzór (przywództwo),
 ochrona zasobów a szczególnie zasobów
ludzkich,
 szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące
operacji finansowych i gospodarczych (w tym
dokumentowanie, autoryzacja, podział
kluczowych obowiązków i weryfikacja),
 mechanizmy kontroli dotyczące systemów
informatycznych.
Świadoma partycypacja pracowników
System kontroli wewnętrznej
Informacja i komunikacja
Bieżąca informacja (analiza orzecznictwa
i piśmiennictwa),
Komunikacja wewnętrzna (przeglądy
zarządzania, przyjmowanie od
pracowników info o bieżących problemach,
regularne przeglądy archiwaliów i
wyciąganie wniosków zarządczych, audyty
w ramach ISO),
Komunikacja zewnętrzna (szkolenia,
konferencje, rezultaty kontroli).
System kontroli wewnętrznej
Informacja i komunikacja c.d.
Relacje (dynamika relacji) oraz podział
zadań i kompetencji pomiędzy komórką
odpowiedzialną za procedurę udzielenia
zamówienia a komórką merytoryczną
odpowiedzialną za opis przedmiotu
zamówienia,
Decyzje o wyborze trybu innego niż
podstawowy, w szczególności trybu
zamówienia z wolnej ręki,
Decyzje o zmianie zawartej umowy.
System kontroli wewnętrznej
Informacja i komunikacja c.d.
Obsługa i wsparcie procesu
 planowania zamówień publicznych,
 procedowania udzielania zamówień
publicznych,
 sprawozdawania i udzielania informacji
publicznej o zamówieniach udzielonych
poprzez narzędzia informatyczne,
wykorzystywane jednak przez
kompetentnego pracownika.
System kontroli wewnętrznej
Monitorowanie i ocena
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
(bieżące identyfikowanie problemów),
Samoocena (także na poziomie
szeregowych pracowników),
Audyt wewnętrzny oraz kontrole
zewnętrzne,
Uzyskanie przez kierownika jednostki /
kierownika zamawiającego racjonalnego
zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.
System kontroli wewnętrznej
a zewnętrzna weryfikacja
poprawności jego działania
INFORMACJA PUBLICZNA
Urząd Miasta Krakowa został zwycięzcą Rankingu Przejrzystości Instytucji
Publicznych w ramach projektu „Obywatelski monitoring realizacji prawa
do informacji publicznej".
W ogólnopolskim konkursie wzięły udział 102 instytucje. Wśród nich były
m.in. Kancelaria Prezydenta RP i Premiera RP, ministerstwa, urzędy
marszałkowskie i urzędy miasta na prawach powiatu.
Okazał się najlepszy w kategorii „Dostęp do informacji publicznej"
(dyplom). Natomiast trzecie miejsce zajął we kategorii „Ponowne
wykorzystanie informacji publicznej" (dyplom).
Projekt „Obywatelski monitoring realizacji prawa do informacji publicznej"
dotyczył wdrażania ustawy o dostępie do informacji publicznej przez
instytucje publiczne szczebla centralnego i samorządowego. Główny cel
projektu to przyczynienie się do bardziej skutecznej realizacji
konstytucyjnego prawa dostępu do informacji publicznej, poprzez
dostarczenie obywatelom i organizacjom pozarządowym wiedzy opartej na
dowodach analitycznych, potrzebnej do społecznej kontroli wdrażania tego
prawa oraz jego skutecznego egzekwowania.
INFORMACJA PUBLICZNA c.d.
W ramach projektu, realizowanego od 1 maja 2013 r.,
przeprowadzono badania w zakresie dostępu do informacji
publicznej oraz ponownego wykorzystywania informacji publicznej
w oparciu o Indeks Przejrzystości. Analizie poddano zawartość
Biuletynów Informacji Publicznej oraz przeprowadzono badania
„obywatel pyta” w trybie wniosków pisemnych, elektronicznych i
ustnych o udostępnienie informacji publicznej oraz jej ponowne
wykorzystanie.
Obie te domeny, mimo że wydają się być rozdzielne (dostęp do
informacji publicznej to prawo głównie o charakterze
wolnościowym, ponowne wykorzystywanie – prawo gospodarcze)
łączy wspólna filozofia, którą wyznaczają takie pojęcia jak:
jawność, transparentność, partycypacja, które składają się na
budowanie społeczeństwa obywatelskiego.
INFORMACJA PUBLICZNA c.d.
Możliwości wewnętrznego i zewnętrznego
wykorzystania istniejącego mechanizmu:
1. Specyficzna kontrola obywatelska,
2. Zachęta dla pracowników – wzmocnienie
istniejącego systemu kontroli
wewnętrznej. Casus nagrody za dostęp
do informacji publicznej:
* Badanie anonimowe,
* Gratulacje PMK dla pracowników Urzędu.
INFORMACJA PUBLICZNA c.d.
Możliwości wewnętrznego i zewnętrznego
wykorzystania istniejącego mechanizmu:
1. Zasoby Biuletynu Informacji Publicznej,
2. Prosty sposób pozyskiwania informacji
oraz transferu wiedzy i doświadczenia
miedzy zamawiającymi.
Sprawny system kontroli
wewnętrznej jest podstawą
realizacji projektów stanowiących
poważniejsze wyzwanie
organizacyjne dla zamawiającego
Zamówienia wspólne
* Plusy:
 możliwość zapewnienia / podniesienia
standardów udzielenia zamówienia;
 możliwość obniżenia kosztów postępowania;
 możliwość uzyskania niższej ceny i lepszych
warunków realizacji zamówienia;
 transfer wiedzy pomiędzy różnymi
zamawiającymi;
 możliwość łączenia szczupłych zasobów
i korzystania z zewnętrznego wsparcia.
Zamówienia wspólne
* Minusy:
 Ryzyko ograniczenia konkurencji,
w szczególności utrudnienia dostępu do
określonych zamówień małych i średnich
przedsiębiorców;
 Ryzyko przyczyniania się do tworzenia
niedozwolonych porozumień wykonawców;
 Trudności prawne i organizacyjne w ustaleniu
i umocowaniu Zamawiającego udzielającego
zamówienia w imieniu innych zamawiających,
zwłaszcza przypadku zamawiających będących
innymi osobami prawnymi;
 Potencjalne trudności w rozliczaniu
zamówienia wspólnego;
Zamówienie publiczne w IT
Międzywydziałowy, zdolny do współpracy
zespół pracowników – bezcenny zasób;
 wielostronne kompetencje;
 wiele zrealizowanych projektów, w tym IT;
 rozumienie zasad działania praw autorskich;
 problem specyficznej intensywności pracy
i wyłączenia z rutynowych zadań;
 trudność zaplanowania kierunków rozbudowy
systemu;
 zagrożenia, także korupcyjne.
Klauzule społeczne i środowiskowe
w zamówieniach publicznych
Zamówienia społecznie odpowiedzialne
Potrzeby i możliwości zamawiających
Sugestia i propozycja contra presja i nakaz
Zamówienia jako proces osadzony
w kontekście systemu kontroli
wewnętrznej
Why is it when people think of quality it is
always about the end result and not about the
process?
Neil Southwell Linkedin
Dlaczego tak jest, że kiedy ludzie myślą
o jakości, to zawsze (myślą) o końcowym
wyniku, a nie o procesie?
Jeśli zamierzasz malować ściany, które nie
zostały wcześniej prawidłowo przygotowane
(otwory wypełnione, nałożona gładź,
naprawione pęknięcia) to jak sądzisz jak
będzie wyglądać Twoja ściana?
„Kryterium” ceny – element procesu
osadzonego w kontekście systemu
kontroli wewnętrznej
*Warunki udziału w postępowaniu,
*„Kryteria” zgodności oferty z siwz,
*Możliwe sposoby odmiennego opisania
potrzeb, przy uwzględnieniu kosztów
utrzymania,
*Sposób wykonywania nadzoru nad
umową,
*Koszty pracy i problem
samozatrudnienia.
Współpraca podmiotów sektora
finansów publicznych w ramach
generalnego systemu kontroli
finansów publicznych
1. Urząd Zamówień Publicznych (problem
braku kontroli sądowej),
2. UOKiK (czas i sposób reakcji),
3. inne organy i podmioty kontrolujące,
4. współpraca kontrolujących ze sobą
nawzajem i respektowanie ustaleń oraz
ocen prawnych.
DZIĘKUJĘ
[email protected]
Tel. +48 12 61 61 508