Pobierz - um.stargard.pl

Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
w Stargardzie Szczecińskim
Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 3
w Stargardzie Szczecińskim
Stargard Szczeciński
Daty skrajne od .............. do..................
Urząd Miejski
w Stargardzie Szczecińskim
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
MK.1712.6.2013.2.6
- do użytku zewnętrznego -
Protokół
z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie
Szczecińskim w okresie od 27 maja do 10 czerwca 2013 roku przez Zastępcę Naczelnika
Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru
Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 15/2013 z dnia 22 maja 2013 roku.
Zakres kontroli:
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków
na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 i 2013 roku.
2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji.
Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim jest Małgorzata Góźdź,
powołana Zarządzeniem nr 206/2012 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia
14 czerwca 2012 roku w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3
w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 września 2012 roku do 31 sierpnia 2017 roku.
Głównym Księgowym jest Artur Kaczmarczyk zatrudniony od 04 kwietnia 2012 roku na czas
nieokreślony na podstawie umowy o pracę w niepełnym pełnym wymiarze czasu pracy tj.: 3/4
etatu.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał:
Artur Kaczmarczyk - Główny Księgowy
2
Wnioski:
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na :
1. Nieprawidłowej klasyfikacji wydatków dotyczących zakupu materiałów dydaktycznych
na § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” oraz zakupu biletów jednorazowych na
§ 4300 „Zakup usług pozostałych”, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra
Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.).
2. Nieprowadzeniu ewidencji analitycznej następujących kont: 290 – „Odpisy aktualizujące
należności”; 490 – „Rozliczenie kosztów”; 975 – „Wydatki strukturalne”; 980 – „Plan
finansowy wydatków budżetowych”; 981 – „Plan finansowy niewygasających
wydatków” – stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 40 ust. 2
pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz art. 20 ust. 1
ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2012 r. poz. 1342).
3. Dokonywaniu nieprawidłowych zapisów na koncie 132 - „Rachunek dochodów
samorządowych jednostek budżetowych”, tj. niezgodnie z opisem powyższych kont
zawartych w Zakładowym Planie Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 20 stycznia
2012 roku oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie
szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U.
z 2010 r., Nr 128, poz.861 z późn. zm.).
4. Nieterminowym regulowaniu zobowiązań, co jest niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy
o finansach publicznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1548).
3
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia
środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2013 roku.
BUDŻET
Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe,
urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały
i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów
i wydatków na 2013 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za I kwartał
2013 roku.
Ogółem wydatki budżetowe przedszkola za I kwartał 2013 roku osiągnęły poziom
418.164,00 zł, co stanowiło 30,79% ogółu zaplanowanych wydatków na 2013 rok. Największa
kwota, tj.: 414.637,90 zł przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne,
stanowiąc 99,16% ogólnych wydatków w tym okresie, wydatki na szkolenia pracowników
niebędących członkami korpusu służby cywilnej w kwocie 302,10 zł stanowiły 0,07% ogólnych
wydatków, a odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 3.224,00 zł stanowił
0,77% ogólnych wydatków.
§
Plan ogółem
Rozdział 80104
4010 wynagrodzenia osobowe pracowników
4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne
4110 składki na ubezpieczenia społeczne
4120 składki na Fundusz Pracy
Rozdział 80146
4300 zakup usług pozostałych
4410 podróże służbowe
4700 szkolenia pracowników niebędących członkami
korpusu służby cywilnej
Rozdział 80195
4440 odpisy na ZFŚS
Plan
na 2013 rok
1.357.930,00
1.348.706,00
1.009.206,00
96.500,00
212.000,00
31.000,00
6.000,00
300,00
1.000,00
4.700,00
3.224,00
3.224,00
Wydatki za I kwartał
2013 roku
418.164,00
414.637,90
259.082,33
78.499,70
68.790,07
8.265,82
302,10
0,00
0,00
%
30,79
30,74
25,67
81,35
32,45
26,66
5,04
0,00
0,00
302,10
6,43
3.224,00 100,00
3.224,00 100,00
Plan dochodów budżetowych na 2013 rok i wykonanie.
§
Wyszczególnienie
Rozdział 80104
0920 Pozostałe odsetki
0970 Wpływy z różnych dochodów
2400 Wpłata do budżetu pozostałości środków
finansowych gromadzonych na wydzielonym
rachunku jednostki budżetowej
Ogółem
Plan na
2013 rok (zł)
Wykonanie
za I kwartał
2013 roku (zł)
%
235,00
74,67
31,80
0,00
235,00
1,60
73,00
31,10
0,00
0,07
235,00
74,67
31,80
4
Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności
Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim w I kwartale 2013 roku.
1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2013 r.
(WB nr 1/2013 za okres od 01-02.01.2013 r.):
0,00 zł
Wpływy w II półroczu stanowiły:
1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego:
WB nr 1/2013 za okres 01-02.01.2013 roku
WB nr 6/2013 za okres 29-30.01.2013 roku
WB nr 9/2013 za okres 02-04.02.2013 roku
WB nr 14/2013 za okres 14-18.02.2013 roku
WB nr 15/2013 za okres 19-22.02.2013 roku
WB nr 17/2013 za okres 26-27.02.2013 roku
WB nr 20/2013 za okres 02-04.03.2013 roku
WB nr 25/2013 za okres 27-28.03.2013 roku
100.000,00 zł
70.000,00 zł
94.697,00 zł
10.000,00 zł
50.000,00 zł
70.000,00 zł
50.000,00 zł
70.000,00 zł
Razem:
2) odsetki bankowe
3) dochód budżetowy
4) refundacja prowizji bankowych
514.697,00 zł
1,67 zł
8.582,16 zł
10,00 zł
Razem:
Ogółem przychody:
8.593,83 zł
523.290,83 zł
Rozchody w I kwartale stanowiły:
1) zrealizowane czeki
2) wynagrodzenia pracowników
3) nadgodziny
4) składki na ubezpieczenia społeczne
5) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych
6) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
7) wydanie blankietów dla klienta mikro
8) szkolenia
9) przekazanie dochodów do budżetu
10) potrącenia z list płac
w tym:
- składki członkowskie ZNP
- składki polisy PZU-ŻYCIE
- składki polisy COMMERCIAL UNION
- spłata pożyczek mieszkaniowych
- spłata pożyczek PKZP
Ogółem wydatki:
79.203,65 zł
137.295,01 zł
1.862,90 zł
155.034,76 zł
24.191,00 zł
3.224,00 zł
10,00 zł
302,10 zł
8.656,09 zł
16.977,58 zł
263,70 zł
5.338,80 zł
625,08 zł
1.240,00 zł
9.510,00 zł
426.757,09 zł
5
Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 31.03.2013 r. (WB nr 26/2013 za okres 29-31.03.2013 r.):
96.533,74 zł
1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2013 roku:
0,00 zł
Kontrolą objęto następujące raporty kasowe:
RK nr 1/2013 za okres 01-31 stycznia 2013 roku,
RK nr 2/2013 za okres 01-28 lutego 2013 roku,
RK nr 3/2013 za okres 01-31 marca 2013 roku,
Na przychody składały się:
- zrealizowane czeki
79.203,65 zł
Razem przychody:
Na rozchody składały się:
- wypłacone wynagrodzenie
79.203,65 zł
79.203,65 zł
Razem rozchody:
79.203,65 zł
Stan środków w kasie na dzień 31.03.2013 roku
(RK nr 3/2013 za okres od 01-31.03.2013 r.) wynosił:
0,00 zł
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje:
1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: bankowe dowody wypłat
czekiem, dowody Kasa Przyjmie i kasowe listy wypłat wynagrodzenia.
2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej,
odbierającej i sprawdzającej. Wyjątek stanowiły dowody Kasa Przyjmie z miesiąca lutego
(KP-3 z dn. 01.02.2013 r.; KP-4 z dn. 07.02.2013 r.; KP-5 oraz KP-6 z dn. 25.02.2013 r.),
na których brakowało podpisu osoby sprawdzającej. Dnia 29 maja 2013 roku brakujące
podpisy zostały uzupełnione przez uprawnioną osobę.
4. Na kasowej liście wypłat dla obsługi (nr 3 za miesiąc styczeń 2013 roku – karta 5)
brakowało podpisu przy pozycji nr 2 (kwota do wypłaty 1.353,27 zł) poświadczającego
otrzymanie wynagrodzenia za dany miesiąc. Dnia 29 maja 2013 roku Pani (ochrona
danych) uzupełniła brakujący na liście wypłat podpis i złożyła pisemne oświadczenie, iż
należne wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2013 roku otrzymała w dniu 28 stycznia 2013
roku. Oświadczenie pracownika stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.
6
6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola
Miejskiego Nr 3 w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223).
7. Terminy podjęcia czekiem gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy Przedszkola
Miejskiego Nr 3 przedstawia poniższa tabela:
Nr WB
1/2013
5/2013
8/2013
12/2013
16/2013
16/2013
19/2013
23/2013
Nr czeku, data podjęcia
gotówki z banku
0010603188 – 02.01.2013 r.
0010603189 – 28.01.2013 r.
0010603190 – 01.02.2013 r.
0010603191 – 07.02.2013 r.
0010603192 – 25.02.2013 r.
0010603193 – 25.02.2013 r.
0010603193 – 01.03.2013 r.
0010603195 – 25.03.2013 r.
Kwota (zł)
Nr RK
3 583,78
15 551,15
3 583,78
20 456,51
16 563,58
209,49
3 583,78
15 671,58
1/2013
2/2013
3/2013
4/2013
5/2013
6/2013
7/2013
8/2013
Nr KP, data przyjęcia
gotówki do kasy
KP 1/2013 z 02.01.2013 r.
KP 2/2013 z 28.01.2013 r.
KP 3/2013 z 01.02.2013 r.
KP 4/2013 z 07.02.2013 r.
KP 5/2013 z 25.02.2013 r.
KP 6/2013 z 25.02.2013 r.
KP 7/2013 z 01.03.2013 r.
KP 8/2013 z 25.03.2013 r.
Kwota (zł)
3 583,78
15 551,15
3 583,78
20 456,51
16 563,58
209,49
3 583,78
15 671,58
8. Terminowość odprowadzania składek ZUS za okres od stycznia do marca 2013 roku.
Miesiąc i rok
Styczeń - 2013
Styczeń - 2013
Luty - 2013
Luty - 2013
Luty - 2013
Marzec - 2013
Marzec - 2013
Nr WB
2/2013
6/2013
10/2013
13/2013
16/2013
20/2013
24/2013
Data przekazania
04.01.2013 r.
30.01.2013 r.
05.02.2013 r.
13.02.2013 r.
25.02.2013 r.
04.03.2013 r.
26.03.2013 r.
9. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za okres od stycznia do marca
2013 roku.
Miesiąc i rok
Styczeń - 2013
Luty - 2013
Marzec - 2013
Nr WB
6/2013
16/2013
24/2013
Data przekazania
30.01.2013 r.
25.02.2013 r.
26.03.2013 r.
1.3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za I kwartał 2013 roku
przedstawiają poniższe tabele:
1) Saldo konta 101 „Kasa” na dzień 31.03.2013 roku wynosiło:
Symbol
konta
101
B.O.
Wn
-
Ma
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
79.203,65
79.203,65
0,00 zł
Saldo na dzień
31.03.2013 roku
Wn
Ma
-
Saldo konta jest zgodne z Raportem Kasowym nr 3/2013 za okres od 01-03.03.2013 roku.
7
2) Saldo konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” na dzień 31.03.2013 roku wynosiło
po stronie:
Wn - 96.533,74 zł
Symbol
konta
130
B.O.
Wn
-
Ma
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
523.290,83
426.757,09
Saldo na dzień
31.03.2013 roku
Wn
Ma
96.533,74
0,00
Saldo konta jest zgodne z Wyciągiem Bankowym nr 26/2013 za okres 29-31.03.2013 roku.
3) Saldo konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” na dzień 31.03.2013 roku
wynosiło:
Ma - 514 697,00 zł
Symbol
konta
223
B.O.
Wn
-
Ma
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
514.697,00
Saldo na dzień
31.03.2013 roku
Wn
Ma
514.697,00
Saldo konta oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków
budżetowych.
4) Saldo konta 234 „Rozrachunki z pracownikami” na dzień 31.03.2013 roku wynosiło po
stronie:
Wn - 8.400,00 zł
Symbol
konta
234
B.O.
Wn
3.600,00
Ma
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
9.640,00
1.240,00
Saldo na dzień
31.03.2013 roku
Wn
Ma
8.400,00
-
Saldo konta stanowi:
- wypłacona zaliczka na zakup żywności – 2.000,00 zł
- należności z tytułu pożyczek z ZFŚS – 6.400,00 zł
5) Saldo konta 402 „Usługi obce” na dzień 31.03.2013 roku wynosiło po stronie:
Wn - 302,10 zł
Symbol
konta
402
B.O.
Wn
-
Ma
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
312,10
10,00
Saldo na dzień
31.03.2013 roku
Wn
Ma
302,10
-
Na saldo konta 402 „Usługi obce” składały się:
Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli
- § 4700 usługi obce
302,10 zł
8
6) Saldo konta 404 „Wynagrodzenia” na dzień 31.03.2013 roku wynosiło po stronie:
Wn - 248.122,13 zł
Symbol
konta
404
B.O.
Wn
-
Ma
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
248.122,13
-
Saldo na dzień
31.03.2013 roku
Wn
Ma
248.122,13
-
Na saldo konta 404 „Wynagrodzenia” składały się:
1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola
- § 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników
- § 4170 umowy zlecenia
247.885,61 zł
236,52 zł
7) Saldo konta 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” na dzień 31.03.2013 roku
wynosiło po stronie:
Wn - 50.185,46 zł
Symbol
konta
405
B.O.
Wn
-
Ma
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
52.835,65
2.650,19
Saldo na dzień
31.03.2013 roku
Wn
Ma
50.185,46
-
Na saldo konta 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” składały się:
1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola
- § 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń
- § 4110 składki ZUS pracodawca
- § 4120 składki na Fundusz Pracy
554,80 zł
41.449,00 zł
4.957,66 zł
2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80195 Pozostała działalność
- § 4440 odpis na ZFŚS nauczyciele emeryci
3.224,00 zł
1. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Przedszkola Miejskiego Nr 3.
Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia
28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków
nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy
o systemie oświaty w Przedszkolu Miejskim Nr 3 z dniem 01 stycznia 2011 roku został
utworzony wydzielony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych.
Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku
dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów
i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80104
Przedszkola i paragraf klasyfikacji budżetowej z wyodrębnieniem wydatków bieżących
i majątkowych.
9
Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego Nr 3 gromadzonych na wydzielonym
rachunku są:
1) wpłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci,
2) opłaty za wynajem pomieszczeń na dodatkowe zajęcia dla dzieci,
3) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów.
Środki gromadzone przez Przedszkole Miejskie Nr 3 na wydzielonym rachunku
przeznaczone były na:
1)
2)
3)
4)
5)
zakup energii,
zakup usług i wyposażenia,
zakup artykułów żywnościowych,
finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych,
wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku.
Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za okres
od 01 lipca do 31 grudnia 2012 roku przedstawia poniższa tabela:
§
0750 dochody z najmu i dzierżawy
0830 wpływy z usług
0920 pozostałe odsetki
Ogółem
Plan
4.100,00
458.100,00
10,00
462.210,00
Wykonanie
1.080,00
149.338,89
0,36
150.419,25
%
26,34
32,60
3,60
32,54
Ogółem wydatki za okres od 01 lipca do 31grudnia 2012 roku z podziałem na dział, rozdział
i paragraf przedstawia poniższa tabela:
§
020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń
4210 zakup materiałów i wyposażenia
4220 zakup środków żywności
4240 zakup pomocy naukowych i dydaktycznych
4260 zakup energii
4270 zakup usług remontowych
4280 zakup usług zdrowotnych
4300 zakup usług pozostałych
4350 zakup usług dostępu do sieci Internet
4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych
świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej
4410 podróże służbowe krajowe
4430 różne opłaty i składki
4440 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu
służby cywilnej
Plan
3.000,00
77.900,00
140.000,00
5.000,00
90.000,00
29.810,00
1.500,00
100.000,00
1.000,00
Wydatki
1.315,39
32.026,96
47.144,84
4.999,43
35.665,39
12.964,30
651,00
37.227,21
377,10
%
43,85
41,12
33,68
99,99
39,63
43,49
43,40
37,23
37,71
2.000,00
500,00
1.500,00
5.000,00
737,93
139,25
0,00
0,00
36,90
27,85
0,00
0,00
5.000,00
1.179,05
23,59
Ogółem
462.210,00
174.427,85
37,74
10
2.3. Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 01.07.2012 r. (WB nr 101/2012 z dnia 01.07.2012 r.)
19.008,67 zł
Dochody za II półrocze 2012 roku stanowiły:
1) odsetki bankowe
2) refundacja wydatków załącznik nr 2
3) opłata za przedszkole
4) zmniejszenie odpisu na ZFŚS
5) korekta opłat bankowych
6) zwrot pożyczki socjalnej
0,36 zł
10.000,00 zł
164.531,07 zł
5.000,00 zł
40,00 zł
2.000,00 zł
Ogółem dochody:
181.571,43 zł
Wydatki za II półrocze 2012 roku stanowiły:
1) opłaty bankowe
2) zakup artykułów żywnościowych
1.177,75 zł
31.928,10 zł
Nieterminowo zapłacono za F-rę FV/SZ/12/08-1111 (ochrona danych) za żywność na kwotę
1.291,99 zł z terminem płatności 12 sierpnia 2012 roku - f-rę zapłacono 14 września 2012 roku.
3) wypłata czekiem
4) rozmowy telefoniczne stacjonarne
5) opłata za Internet
6) opłata za gaz
7) opłata za energię cieplną
8) wywóz nieczystości
9) woda
10) ścieki
11) monitoring obiektu
12) opłata za wynajem sal w szkołach dla oddziałów „0”
13) zakup artykułów chemicznych
14) zwrot nadpłat za przedszkole
15) konserwacja wind kuchennych
16) zakup energii elektrycznej
17) przegląd przewodów kominowych
18) usługa pralnicza
19) tonery do drukarki
20) szkolenie pracowników
21) zakup pomocy dydaktycznych
22) zakup materiałów biurowych
23) serwis sprzętu komputerowego
24) remont łazienek
25) zakup wyposażenia: szafa ubraniowa, taboret
gazowy, odśnieżarka
26) wywóz odpadów kuchennych
35.980,07 zł
737,93 zł
377,10 zł
1.913,50 zł
25.955,97 zł
2.033,17 zł
1.518,05 zł
3.091,49 zł
1.291,50 zł
22.500,00 zł
3.365,08 zł
4.462,73 zł
922,50 zł
6.277,67 zł
498,15 zł
285,98 zł
1.594,94 zł
856,10 zł
4.020,63 zł
2.751,10 zł
1.248,45 zł
10.000,00 zł
6.134,77 zł
629,82 zł
11
27) szklenie okna
28) przedłużenie licencji programu
29) serwis sprzętu komputerowego
30) obsługa serwisu systemu rejestrującego
czas pobytu dzieci w przedszkolu
31) opieka technologiczna systemu informatycznego
32) wypłata pożyczki socjalnej
33) konserwacja systemu ochrony
34) montaż kabla zasilającego
35) zakup literatury fachowej
36) koszt przesyłek
37) usługa bhp
38) pomiary instalacji elektrycznej
39) badania profilaktyczne
40) UPS i dyski
41) przegląd urządzeń gazowych
42) refundacja wydatków
43) aktualizacja oprogramowania
44) naprawa zmywarki
45) dostęp do Lexa
46) podłączenie taboretu gazowego
47) zakup herbaty dla pracowników
48) zakup farb, pędzli i kleju
117,93 zł
2.077,40 zł
602,70 zł
246,00 zł
645,75 zł
2.000,00 zł
123,00 zł
799,50 zł
426,27 zł
217,14 zł
1.230,00 zł
1.377,59 zł
571,00 zł
1.982,00 zł
356,70 zł
10.000,00 zł
1.230,00 zł
516,60 zł
1.454,25 zł
515,37 zł
286,43 zł
978,80 zł
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” zakup farb, pędzli
i kleju na kwotę 978,80 zł, winno być na § 4240 „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych
i książek”.
49) zakup mebli – zabawek
2.521,50 zł
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” zakup mebli zabawek na kwotę 2.521,50 zł, winno być na § 4240 „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych
i książek”.
Ogółem wydatki:
200.580,03 zł
Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 31.12.2012 r. (WB nr 192/2012)
0,07 zł
2.3. Stan środków w kasie na dzień 01.07.2012 r.
(RK nr 14/2012/RD za okres 01-31.07.2012 r.)
0,00 zł
Na dochody składały się:
12
- odpłatność za przedszkole
- pobranie gotówki czekiem z banku
- wpłaty za wynajem pomieszczeń
- zwrot za podwójnie opłacony rachunek
- zwrot zaliczki
88.807,36 zł
35.980,07 zł
1.080,00 zł
16,00 zł
2.000,00 zł
Razem dochody:
127.883,43 zł
Na wydatki składały się:
- zakup paliwa do kosiarki i odśnieżarki
- odprowadzenie gotówki do banku
- wywóz nieczystości
- zakup artykułów spożywczych
- zakup wyposażenia kuchni i łazienek
- zakup artykułów biurowych
- zakup materiałów dla konserwatora
- krajowe podróże służbowe
- opłaty za przesyłki pocztowe
- odzież ochronna dla pracowników
- zwrot nadpłaty za przedszkole
- zwrot zaliczki
- badania profilaktyczne pracowników
- dorabianie kluczy i ostrzenie noży
- bilety jednorazowe
130,15 zł
93.903,36 zł
100,01 zł
17.179,52 zł
3.605,25 zł
320,19 zł
2.596,43 zł
139,25 zł
7,50 zł
1.028,96 zł
5.633,45zł
2.000,00 zł
80,00 zł
162,36 zł
168,00 zł
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4300 „Zakup usług pozostałych” zakup biletów
jednorazowych na kwotę 168,00 zł, winno być na § 4410 „Podróże służbowe krajowe”.
- wykonanie pieczątek
- montaż kamery
214,00 zł
615,00 zł
Razem wydatki:
Stan środków w kasie na dzień 31.12.2012 r.
(RK nr 23/2012/RD za okres 17-31.12.2012 r.)
127.883,43 zł
0,00 zł
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki,
dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat.
2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Faktury zakupu podpisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone
do wypłaty.
13
4. Na fakturach brak było opisów pod względem celowości zakupu.
5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.
6. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka
podjęta czekiem z konta bankowego była wpłacana do kasy przedszkola w tym samym
dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Nr WB
101/2012
109/2012
128/2012
136/2012
149/2012
156/2012
157/2012
174/2012
191/2012
Nr czeku, data podjęcia
gotówki z banku
0010111858 - 02.07.2012
0010111859 - 31.07.2012
0010111860 - 13.09.2012
0010111861 - 28.09.2012
0010111862 - 16.10.2012
0010111863 - 30.10.2012
0010111864 - 31.10.2012
0010111865 - 30.11.2012
0010111866 - 28.12.2012
Kwota
(zł)
4.000,00
2.228,87
5.444,34
7.270,75
3.525,88
4.247,19
273,58
5.283,96
3.705,50
Nr RK
14/12/RD
14/12/RD
16/12/RD
17/12/RD
18/12/RD
19/12/RD
19/12/RD
21/12/RD
23/12/RD
Nr KP, data przyjęcia
gotówki do kasy
KP 600/12– 02.07.2012
KP 601/12 - 31.07.2012
KP 677/12 - 13.09.2012
KP 719/12 - 28.09.2012
KP 775/12 - 16.10.2012
KP 810/12 - 30.10.2012
KP 811/12 - 31.10.2012
KP 904/12 - 30.11.2012
KP 998/12 - 28.12.2012
Kwota
(zł)
4.000,00
2.228,87
5.444,34
7.270,75
3.525,88
4.247,19
273,58
5.283,96
3.705,50
7. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej,
odbierającej i sprawdzającej.
2.4. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej.
1) Saldo konta 101 „Kasa” na dzień 30.11.2012 roku wynosiło:
Symbol
konta
101
Obroty od lipca do
listopada 2012 roku
Wn
Ma
103.167,42
101.167,42
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
267.202,84
265.202,84
Wn - 2.000,00 zł
Saldo na dzień
30.11.2012 roku
Wn
Ma
2.000,00
-
Saldo konta jest zgodne z RK nr 21/2012 za okres od 17 - 30.11.2012 roku.
2) Saldo konta 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” na dzień
30.11.2012 roku wynosiło:
Wn - 9.774,16 zł
Symbol
konta
132
Obroty od lipca do
listopada 2012 roku
Wn
Ma
135.650,26
144.884,77
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
365.773,34
355.999,18
Saldo na dzień
30.11.2012 roku
Wn
Ma
9.774,16
-
Saldo konta jest zgodne z WB nr 174/2012 z dnia 30.11.2012 roku. Obroty na koncie narastająco
od początku roku są niezgodne z obrotami na rachunku bankowym jednostki (odpowiednio:
Wn - 355.773,34 zł; Ma - 345.999,18 zł). Stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
14
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz.
861) - konta zespołu „1” mają odzwierciedlać operacje pieniężne, obroty i stany środków
pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych. Zgodnie z opisem do konta 132
„Rachunek bieżący jednostki” wynikającym z Planu kont jednostki budżetowej, zapisy na koncie
132 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić
pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na koncie 132 obowiązuje zachowanie
czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się
dodatkowo techniczny zapis ujemny. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 2.
3) Saldo konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” na dzień 30.11.2012 roku
wynosiło po stronie:
Ma - 31.559,42 zł
Symbol
konta
201
Obroty od lipca do
listopada 2012 roku
Wn
Ma
269,165,00
273.271,37
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
659.947,02
691.506,44
Saldo na dzień
30.11.2012 roku
Wn
Ma
31.559,42
Saldo konta stanowią zobowiązania za:
- materiały dydaktyczne
- żywność
- gaz
- energię cieplną
- serwis sprzętu komputerowego
- konserwację dźwigów
- usługi bhp
- opiekę technologiczną systemów informatycznych
- wywóz odpadów kuchennych
- ochronę obiektu
- wywóz nieczystości
- odpłatność z przedszkole
Razem:
Ma
878,80 zł
1.749,80 zł
598,15 zł
5.927,11 zł
86,10 zł
184,50 zł
246,00 zł
92,25 zł
126,14 zł
184,50 zł
342,92 zł
21.043,15 zł
--------------------------31.559,42 zł
4) Saldo konta 401 „Zużycie materiałów i energii” na dzień 30.11.2012 roku wynosiło
po stronie:
Wn - 201.159,77 zł
Symbol
konta
401
Obroty od lipca do
listopada 2012 roku
Wn
Ma
87.760,77
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
201.159,77
-
Saldo na dzień
30.11.2012 r.
Wn
Ma
201.159,77
-
Na saldo konta 401 „Zużycie materiałów i energii” składały się:
Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola
15
- § 4210 zakup materiałów i wyposażenia
- § 4220 zakup środków żywności
- § 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek
- § 4260 zakup energii elektrycznej, cieplnej, wody, gazu
33.008,49 zł
105.560,24 zł
3.986,43 zł
58.604,61 zł
5) Saldo konta 402 „Usługi obce” na dzień 30.11.2012 roku wynosiło po stronie:
Wn - 119.883,54 zł
Symbol
konta
402
Obroty od lipca do
listopada 2012 roku
Wn
Ma
43.709,54
-
Obroty narastająco od
początku roku
Wn
Ma
119.883,54
-
Saldo na dzień
30.11.2012 roku
Wn
Ma
119.883,54
-
Na saldo konta 402 „Usługi obce” składały się:
Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola
- § 4270 zakup usług remontowych
- § 4280 zakup usług zdrowotnych
- § 4300 zakup usług pozostałych
- § 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet
- § 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych
świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej
- § 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu
służby cywilnej
26.284,90 zł
1.127,00 zł
87.788,80 zł
669,48 zł
1.242,26 zł
2.771,10 zł
6) Saldo konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” na dzień 30.11.2012 roku wynosiło
po stronie
Wn - 1027,06 zł
Symbol
konta
409
Obroty od lipca do
listopada 2012 roku
Wn
Ma
77,06
-
Obroty narastająco
od początku roku
Wn
Ma
1.027,06
-
Saldo na dzień
30.11.2012 roku
Wn
Ma
1.027,06
-
Na saldo konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” składały się:
Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli
- § 4410 delegacje służbowe
- § 4430 różne opłaty i składki
77,06 zł
950,00 zł
2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji.
16
Inwentaryzacja jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości, obok prowadzenia ksiąg
rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej.
Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do
stosowania ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości - w tym
we wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych.
Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej
podstawie:
− doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem
rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z informacji
ekonomicznych,
− rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,
− dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych,
− przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki.
W Przedszkolu Miejskim Nr 3 obowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona
Zarządzeniem przez Dyrektora z dnia 20 stycznia 2012 roku, opracowana na podstawie ustawy
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.).
Instrukcja wewnętrzna reguluje zasady spisu z natury stanu ilościowego wszystkich
rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz zasady inwentaryzacji stanu
pozostałych aktywów i pasywów jednostki, wyceny składników oraz ustalenia i wyjaśnienia
różnic pomiędzy rzeczywistym stanem składników, a stanem wynikającym z ksiąg.
Osobą odpowiedzialną za ewidencję dla wyposażenia, środków trwałych i wartości
niematerialnych i prawnych jest intendentka. Ewidencja prowadzona przy użyciu programu
komputerowego Personal’88.
Kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną w 2012 roku.
Zarządzeniem Nr 16/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 3 z dnia 14 grudnia
2012 roku w sprawie przeprowadzenia okresowej inwentaryzacji w jednostce, jak również stanu
ksiąg pomocniczych przeprowadzono inwentaryzację składników majątkowych na dzień
31 grudnia 2011 roku. W powyższym zarządzeniu określono, które składniki majątku należy
objąć inwentaryzacją oraz jaką metodą. Powołany w Zarządzeniu zespół spisowy dokonał spisu
wszystkich składników majątku. Załącznikami są następujące dokumenty:
− protokół inwentaryzacji gotówki w kasie przeprowadzonej w dniu 31 grudnia 2012 roku
przez Komisję inwentaryzacyjną w obecności Kasjera. Stan gotówki w kasie wynosił
0,00 zł. Stan druków ścisłego zarachowania tzn.: czeki gotówkowe, KP i KW był zgodny
z ewidencją,
− arkusz Nr 9 inwentaryzacji artykułów żywnościowych w dniu 31 grudnia 2012 roku
w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - żywność na kwotę 1.266,07 zł było
zgodne z ewidencją,
− arkusz Nr 8 inwentaryzacji artykułów żywnościowych w dniu 31 grudnia 2012 roku
w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - żywność na kwotę 2.205,49 zł było
zgodne z ewidencją,
− arkusz Nr 7 inwentaryzacji artykułów chemicznych w dniu 31 grudnia 2012 roku
w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - artykuły chemiczne na kwotę
1.510,42 zł było zgodne z ewidencją,
17
− protokół inwentaryzacji biletów autobusowych i znaczków pocztowych z dnia 31 grudnia
2012 roku,
− protokół zużycia sporządzony w dniu 17 grudnia 2012 roku – materiały na kwotę
3.428,53 zł było zgodne z ewidencją,
− zestawienie należności i zobowiązań przeprowadzonej drogą weryfikacji w dniu
31 grudnia 2012 roku aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 2012 roku konta 201
„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – należności: z tytułu niedopłaty za
przedszkole na kwotę 2.024,44 zł oraz zaległości: z tytułu nadpłaty za przedszkole i faktur
na kwotę 29.118,05 zł, konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” - składki na
ubezpieczenie za wynagrodzenie grudniowe i dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę
41.845,93 zł, konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – dodatkowe
wynagrodzenie roczne na kwotę 78.499,70 zł oraz konta 234 „Pozostałe rozrachunki
z pracownikami” – pożyczki mieszkaniowe udzielone pracownikom na kwotę 3.600,00 zł.
Po porównaniu dokumentów źródłowych i obliczeń wymienione salda uznano za
prawidłowe,
− potwierdzenia sald rozrachunków i należności na dzień 31 grudnia 2012 roku.
Inwentaryzacja została spisana na arkuszach bądź zestawieniach. Według wewnętrznej
instrukcji po dokonanym spisie należało sporządzić protokoły, których brak.
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 16/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 3 z dnia
14 grudnia 2012 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych
w formie spisu z natury w dniach 27 – 31 grudnia 2012 roku został przeprowadzony spis.
Inwentaryzację przeprowadzono według stanu na dzień 31 grudnia 2012 rok. W zarządzeniu
znajduje się:
− imienne powołanie przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej,
− imienne powołanie członków Komisji inwentaryzacyjnej,
− szczegółowy harmonogram inwentaryzacji w roku 2012.
W Przedszkolu Miejskim Nr 3 spośród członków Komisji Inwentaryzacyjnej tworzy się
trzyosobowy zespół spisowy. Zgodnie z wypracowanymi przez praktykę zasadami nauki
o rachunkowości, do zespołów spisowych nie mogą być powoływane osoby nie mające
kwalifikacji zawodowych; nie mogą to być również osoby materialnie odpowiedzialne
(współodpowiedzialne) za stan składników majątku objętych spisem z natury, pracownicy
jednostki prowadzący ich ewidencję w księgach rachunkowych oraz osoby nie zapewniające
bezstronności spisu. W ich składzie nie powinien się również znaleźć przewodniczący komisji
inwentaryzacyjnej, gdyż jest to osoba, która powinna sprawować nadzór nad pracą zespołów
spisowych, któremu powinny one składać sprawozdanie z przeprowadzonego spisu.
W Przedszkolu Miejskim Nr 3 przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wchodzi w skład
zespołu spisowego.
Załącznikami do przygotowania inwentaryzacji są:
−
−
−
−
instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,
plan i harmonogram inwentaryzacji,
zarządzenie dyrektora przedszkola o jej przeprowadzeniu,
protokół z przeszkolenia zespołu spisowego z dnia 17 grudnia 2012 roku.
18
Załącznikami przeprowadzonej inwentaryzacji są następujące dokumenty:
− arkusze spisu z natury, które posiadają: numer, numer strony, datę i godzinę rozpoczęcia
i zakończenia spisu, nazwę i adres jednostki, rodzaj inwentaryzacji, sposób
przeprowadzenia inwentaryzacji, osobę odpowiedzialną materialnie, skład zespołu
spisowego, liczbę porządkową, symbol indeksu, nazwę przedmiotu spisywanego,
jednostkę miary, ilość, cenę, wartość, sumę końcową, podpis osoby materialnie
odpowiedzialnej, wyceniającej, sprawdzającej, zespołu spisującego. Zapisy prowadzone
są w sposób staranny, czytelny, w porządku chronologicznym, brak błędów,
− sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury w PM Nr 3 z dnia 31 grudnia 2012 roku
– Komisja inwentaryzacyjna dokonała w dniu 31 grudnia 2012 roku podsumowania prac
zespołu spisowego przeprowadzonej inwentaryzacji w dniach 27 – 31 grudnia 2012 roku
i stwierdziła, że:
a) pobrane w dniu 27 grudnia 2012 roku arkusze spisowe od nr 7 do nr 26 zostały
wykorzystane w całości,
b) wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte na
arkuszach spisowych,
c) sposób przechowywania i zabezpieczenia majątku przedszkola uznano za
prawidłowy,
d) w celu rozliczenia finansowego i sporządzenia protokołu końcowego Komisja
inwentaryzacyjna przekazała arkusze spisowe do komórki rozliczającej,
e) zespół spisowy w czasie dokonywania spisu z natury napotkał na trudności
polegające na braku oznakowania składników majątku,
− oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie,
− oświadczenia osób powołanych do zespołów spisowych.
Rozliczenie inwentaryzacji nastąpiło poprzez przygotowanie dokumentacji w postaci
protokołu Komisji inwentaryzacyjnej sporządzonego w dniu 31 grudnia 2012 roku w sprawie
rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach 27 – 31 grudnia 2012 roku składników
majątkowych PM Nr 3 spisanych na arkuszach spisowych od nr 7 do nr 26 oraz protokołu
z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji konta 020 „Wartości niematerialne
i prawne” – programy komputerowe i licencje na kwotę 7.935,42 zł. Komisja inwentaryzacyjna
nie stwierdziła podczas dokonywania inwentaryzacji niedoborów oraz nadwyżek w składnikach
majątkowych. W ocenie Komisji inwentaryzacja została przeprowadzona sprawnie
a zabezpieczenie składników majątkowych było prawidłowe.
Funkcjonujące w jednostce procedury wewnętrzne sprawdzono pod względem ich
zgodności z obowiązującymi przepisami.
1. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzona przez
Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 bez obowiązującej daty i nr zarządzenia. Instrukcja
obejmuje:
− podstawy prawne,
− cel i ogólne zasady instrukcji,
− dowody księgowe,
− zasady obiegu dokumentów księgowych,
19
−
−
−
−
w tym:
· dokumentację wydatków,
· umowy,
· ewidencję materiałów, środków trwałych o charakterze wyposażenia, wartości
niematerialnych i prawnych,
zasady obiegu dokumentów z jednostką nadrzędną oraz terminy sporządzania
sprawozdań,
wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów oraz wzory podpisów,
przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań budżetowych,
harmonogram spływu dokumentów księgowych.
2. Instrukcja kasowa ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w jednostce, wprowadzona
zarządzeniem Dyrektora Przedszkola nr 3 z dnia 01 stycznia 2012 roku, opracowana została
w oparciu o aktualne akty prawne, tj.:
− ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152,
poz.1223 z późn. zm.),
− rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07 września
2010 roku w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości
pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne
jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 166, poz. 1128 z późn. zm.),
− ustawę z dnia 02 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U.
z 2004 roku Nr 173, poz. 1807 z późn. zm.),
− kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 roku tekst jednolity z 23 grudnia 1997 roku
(Dz. U. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.).
Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu
odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze i inne wartości. Ponadto złożyła
deklarację do przestrzegania obowiązujących przepisów, ponoszenia odpowiedzialności za ich
naruszenie oraz zachowania tajemnicy służbowej.
− pogotowie kasowe zostało ustalone w kwocie 2.000,00 zł.
Nadwyżka gotówki w kasie ponad ustaloną odprowadzana jest do banku w dniu jej
powstania. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego
i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
3. Instrukcja magazynowa wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3
z dnia 02 stycznia 2012 roku, która ustala:
− postanowienia ogólne,
− pomieszczenia magazynowe,
− przechowywanie i składowanie materiałów,
− obowiązki i odpowiedzialność magazyniera,
− przyjmowanie i wydawanie materiałów z magazynu,
− dokumentowanie obrotu magazynowego,
− depozyty,
− kontrola gospodarki magazynowej,
− postanowienia końcowe.
20
Magazyn jest oddzielnym pomieszczeniem przeznaczonym do składowania
i przechowywania materiałów, towarów itp., który obsługuje jeden pracownik - magazynier.
Magazynier odpowiedzialny jest za całość gospodarki magazynowej i przestrzeganie
obowiązującej instrukcji. Zobowiązany jest do podpisania deklaracji o odpowiedzialności
materialnej za powierzone mienie. Odpowiedzialność jego rozpoczyna się z chwilą
protokolarnego podpisania przez niego spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwilą
protokolarnego przekazania innej osobie i rozliczenia przez komórkę księgową.
Dokumentowanie obrotu magazynowego:
− dowodem przyjęcia jest dokument „Magazyn Przyjmie” (P),
− dowodem pobrania materiałów jest dokument „Pobranie materiałów” (Rw),
Powyższe dokumenty sporządza magazynier w 2 egzemplarzach, z których jeden wraz
z fakturą lub rachunkiem przekazuje do księgowości a drugi pozostawia w magazynie.
Dowody P i Rw stanowią podstawę dokonania przez magazyniera wpisów w karcie
magazynowej oraz w kartach materiałowych ilościowo-wartościowych i miesięcznego
sporządzenia zestawienia „Raportów żywnościowych”. Raz do roku przeprowadzana jest
inwentaryzacja.
5. Zasady (polityka) rachunkowości została wprowadzona zarządzeniem Dyrektora
Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 20 stycznia 2012 roku, która ustala:
− miejsce i sposób prowadzenia ksiąg,
− określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych,
− zasady wyceny aktywów i pasywów,
− system ochrony danych.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:
− dziennik: budżetu, wydzielonego rachunku dochodów i wydatków, ZFŚS;
− księgę główną (konta syntetyczną);
− księgę pomocniczą (konta analityczne);
− zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych;
− wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu
sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald. Prowadzenie rejestrów
księgowych odbywa się techniką komputerową. W prowadzeniu księgowości stosuje się
programy firmy Personal’88: „FK”, „Kadry”, „Płace”, „Wyposażenie”, „Płatnik” oraz programy
firmy DosKomp: „Zaangażowanie”, „Planowanie i realizacja budżetu” oraz „Sprawozdawczość
budżetowa”, które aktualizowane są na bieżąco. Bankowość elektroniczna: Pekao Firma24.
6. Zakładowy plan kont został wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Miejskiego
nr 3 z dnia 20 stycznia 2012 roku, opracowany na podstawie obowiązujących aktów
prawnych, tj.:
− ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.
1223 z późn. zm.),
21
− rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr
128, poz. 861 z późn. zm.),
− ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U.
Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
Obowiązujący w jednostce zakładowy plan kont obejmuje następujące konta:
1) konta bilansowe:
zespołu: „0” - 011, 013, 020, 071, 072,
„1” - 101, 130, 132, 135, 141,
„2” - 201, 223, 225, 229, 231, 234, 240,
„3” - 310
„4” - 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409,
„7” - 700, 720, 760,
„8” - 800, 820, 851, 860.
2) konta pozabilansowe:
998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego,
999 – zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat.
Samorządowe jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie
z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
(Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad
określonych dla tych jednostek w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca
2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128,
poz. 861 z późn. zm.). W planie kont jednostek należy uwzględnić obowiązujące ogólne zasady
rachunkowości wynikające z ustawy jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad. Zakładowy
plan kont musi oprócz wykazu kont syntetycznych zawierać wykaz kont ksiąg pomocniczych,
które mają być prowadzone do wskazanych kont syntetycznych.
Konto 998 - „ Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” służy do ewidencji
prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki
budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków
budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Przy ustalaniu wielkości
zaangażowania pomocne są dokumenty i sposoby określenia jego wysokości. Jest to konieczne
dla rzetelnego określenia wielkości zaangażowania i przeprowadzenia ostatecznej analizy
wydatków budżetowych poniesionych do końca roku obrotowego.
22
Poprawność prowadzenia akt osobowych i wynagradzania pracowników.
Temat zbadano w oparciu o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U.
z 2006 roku Nr 97, poz. 674), ustawę o systemie oświaty z dnia 07 września 1991 roku (Dz. U.
z 2012 r. poz. 979), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia
2005 roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli,
ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz
wynagradzania za prace w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181), Rozporządzenie
Ministra Edukacji Narodowej z dnia 03 lipca 2012 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie
wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków
przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu
wolnym od pracy (Dz. U. z 2012 r., poz. 790), Uchwałę Nr XXIX/325/09 Rady Miejskiej
w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie ustalenia w drodze regulaminu
wysokości i zasad przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagradzania za
godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, wysokości minimalnych stawek
wynagrodzenia zasadniczego niektórych nauczycieli oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych
w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo-wychowawczej prowadzonej przez Gminę
Miasto Stargard Szczeciński, Uchwałę Nr XXIX/326/09 Rady Miejskiej w Stargardzie
Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie określenia najniższego wynagrodzenia
i wartości punktu dla ustalenia miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników
nie będących nauczycielami zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowowychowawczej prowadzonych przez Gminę-Miasto Stargard Szczeciński, Ponadzakładowy
układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach
i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński zawarty w dniu
10 maja 1999 roku w Stargardzie Szczecińskim z protokołami dodatkowymi, Rozporządzenie
Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie
bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra
Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), ustawy z dnia
26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2013 r. poz. 2).
Strukturę zatrudnienia w Przedszkolu Miejskim Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim na dzień
31 marca 2013 roku przedstawia poniższa tabela:
Stanowisko
Pracownicy pedagogiczni w tym:
- nauczyciel stażysta
- nauczyciel kontraktowy
- nauczyciel mianowany
- nauczyciel dyplomowany
Administracja
Obsługa
RAZEM
Ilość
zatrudnionych
15
1
3
5
5
3
12
30
Ilość
etatów
14,23
1,00
3,00
5,23
5,00
2,25
11,25
27,73
23
Kontroli poddano akta osobowe 8 pracowników, tj.: 2 nauczycieli, 2 pracowników
administracji i 4 pracowników obsługi, co stanowi 26,67% ogółem zatrudnionych.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje:
1. Każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych.
2. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C), ujmowane
w wykazie, numerowane i ułożone w porządku chronologicznym zgodnie
z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie
zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62,
poz. 286 z późn. zm.), tj.:
a) część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze
osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa
pracy, podania o pracę.
b) część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, aneksy do
umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na
określonym stanowisku pracy, zaświadczenia lekarskie z badań przeprowadzonych
do celów sanitarno-epidemiologicznych, karty szkolenia wstępnego w dziedzinie
bezpieczeństwa i higieny pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu bezpieczeństwa
i higieny pracy, zakresy obowiązków służbowych, wymiar wynagrodzenia
i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, oświadczenia,
świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma
o przyznanych dodatkach, premiach.
c) część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
3. W aktach znajdują się podpisane zakresy obowiązków służbowych, uprawnień
i odpowiedzialności pracowników zgodnie z zajmowanym stanowiskiem.
4. Zachowane są terminy przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny
pracy, aktualne są orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi
badaniami okresowymi i kontrolnymi.
5. Wymiary wynagrodzeń pracowników
uregulowaniami w tym zakresie.
ustalono
zgodnie
z
obowiązującymi
6. W aktach osobowych Pana (ochrona danych), w części B, na piśmie dotyczącym wymiaru
wynagrodzenia z dnia 20 września 2012 roku (karta 59) brak jest podpisu
poświadczającego otrzymanie i zapoznanie się z treścią pisma. W dniu 07 czerwca 2013
roku Pan (ochrona danych) uzupełnił brakujący podpis i złożył pisemne oświadczenie, iż
wspomniane pismo otrzymał w dniu 20 września 2012 roku. Oświadczenie pracownika
stanowi załącznik nr 3 do protokołu.
7. W aktach osobowych Pani (ochrona danych), w części B, na umowie o pracę na czas
określony do dnia 31 sierpnia 2013 roku w wymiarze ¾ etatu (karta 20) w czterech
miejscach użyta została data roku 2011, powinna zaś być użyta data roku 2012. W dniu
24
07 czerwca 2013 roku Pani (ochrona danych) złożyła pisemne oświadczenie, iż odebrana
w dniu 03 września 2012 roku umowa o pracę zawierała błędną datę jej wystawienia, zaś
poprawiony egzemplarz otrzymała w dniu 07 czerwca 2013 roku. Oświadczenie
pracownika oraz kserokopie umów o pracę – błędnej i poprawionej – stanowią załącznik
nr 4 do protokołu.
Zgodnie z § 11 ust.1 i 2 zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński
z dnia 08 listopada 2012 roku w sprawie określenia zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez
Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, w dniu 10 czerwca 2013 roku po zakończeniu
czynności kontrolnych o ich ustaleniach zapoznano Panią Małgorzatę Góźdź Dyrektor
Przedszkola i Pana Artura Kaczmarczyka Głównego Księgowego. Adnotacja w tej sprawie
stanowi załącznik nr 5 do protokołu.
25
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 03 czerwca
2013 roku.
Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 3 Małgorzata Góźdź została poinformowana
o przysługującym jej na podstawie Zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargard
Szczeciński z dnia 08 listopada 2012 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania
protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej),
z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
które załączono do protokołu.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją ........... .
Stargard Szczeciński, dnia ....................... 2013 roku.
26