docOpis wymagań na system informatyczny obsługi świadczeń
download 
Reklamacja Transkrypt
Opis wymagań na system informatyczny obsługi świadczeń
Załącznik nr 1 Opis wymagań na system informatyczny obsługi świadczeń emerytalno-rentowych. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa, w obszarze obsługi świadczeń emerytalno-rentowych realizowanych przez Wojskowe Biura Emerytalne, polegająca na rozbudowie posiadanego przez Zamawiającego modelu systemu informatycznego wykonanego w środowisku posiadanego oprogramowania narzędziowego ARIS Business Architekt for SAP, wykonaniu aplikacji pilotowej w oparciu o rozbudowany model systemu informatycznego oraz wdrożeniu wykonanej aplikacji w Wojskowym Biurze Emerytalnym w Warszawie jako modułu funkcjonalnego ZWSI RON wykonanego w technologii SAP. Założenia ogólne System Informatyczny będzie przeznaczony do wspomagania i usprawnienia zadań realizowanych w Wojskowych Biurach Emerytalnych (WBE). Do zadań tych w szczególności należy: 1) Obsługa dokumentów źródłowych: kancelaria tradycyjna i elektroniczna skrzynka podawcza. 2) Tworzenie i prowadzenie archiwum elektronicznego dokumentów źródłowych tradycyjnych i elektronicznych dotyczących danych osobowych i uprawnień świadczeniobiorców oraz wypłacanych świadczeń emerytalno-rentowych. 3) Utrzymanie i aktualizacja odpowiednich baz danych osobowych, uprawnień do świadczeń i wypłacanych świadczeń, 4) Naliczanie, realizacja, ewidencjonowanie i rozliczanie wypłat bieżących i wyrównawczych: a. wojskowych i policyjnych świadczeń emerytalno-rentowych krajowych, b. wojskowych i policyjnych świadczeń emerytalno-rentowych zagranicznych, c. świadczeń socjalnych i rekonwersyjnych, d. świadczeń pieniężnych przysługujących przez okres 12-miesięcy po zwolnieniu ze służby, e. uposażeń przysługujących prokuratorom i sędziom w stanie spoczynku, f. potrąceń i nadpłat ze świadczeń emerytalno-rentowych. 5) Naliczanie, odprowadzanie i rozliczenie roczne podatku dochodowego ze świadczeń emerytalno-rentowych, wymiana danych z urzędami skarbowymi. 6) Naliczanie i odprowadzanie składek zdrowotnych ze świadczeń emerytalno-rentowych, wymiana danych z ZUS, NFZ i OFE. 7) Ewidencjonowanie i rozliczanie dodatkowego zarobkowania emerytów i rencistów wojskowych i policyjnych. 8) Obsługa informacyjna indywidualnego świadczeniobiorcy: tradycyjny punkt informacyjny, informacja zdalna. 9) Tworzenie niezbędnej dokumentacji sprawozdawczej z realizowanych wypłat świadczeń emerytalno-rentowych dla potrzeb MON, GUS i ZUS (KRUS). 10) Planowanie i kontrola realizacji budżetu. 11) Realizacja dochodów budżetowych. 12) Realizacja wydatków budżetowych. 13) Obsługa należności i zobowiązań. 14) Obsługa kasy (obieg gotówkowy). 15) Zarządzania depozytami i sumami na zlecenie. 16) Wypłata świadczeń o których mowa w pkt 4. 17) Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 18) Rozrachunki publicznoprawne. 19) Obsługa rozliczeń bankowych i przekazów. Strona 1 z 20 20) 21) 22) 23) 24) Przygotowanie sprawozdań budżetowych, finansowych i podatkowych. Tworzenie dowolnych przekrojowych zestawień informacyjnych, Dostarczanie niezbędnych danych na potrzeby planowania budżetowego, Zarządzanie kontami użytkowników, wielopoziomowe profilowanie uprawnień. Rozwiązania w zakresie zabezpieczenia danych. Akty prawne regulujące działalność WBE Zakres działania WBE regulują następujące akty prawne: 1) Ustawa z dnia 10 grudnia 1993 r. Dz.U.04.8.66 „o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych i ich rodzin” z późniejszymi zmianami; 2) Ustawa z 18 lutego 1994 r. Dz.U.04.8.67 „o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu, Państwowej Straży pożarnej i Służby więziennej oraz ich rodzin” z późniejszymi zmianami; 3) Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. Dz.U.07.226.1676 „Prawo ustroju sądów wojskowych” z późniejszymi zmianami; 4) Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. Dz.U.09.153.1227 „o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych” z późniejszymi zmianami; 5) Ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. Dz.U.06.104.710 „o służbie funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego” z późniejszymi zmianami; 6) Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) 7) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) 8) Ustawa z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (jt. Dz. U. z 2000 r., Nr 54 poz. 654 z późn. zm.) 9) Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U.06.121.844. z późn. zm.) 10) Ustawa dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U.96.70.335. z późn. zm.) 11) Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.07.11.74 z późn. zm.) 12) Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.); 13) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 nr 20 poz. 103); 14) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 Nr 38, poz. 207 ) oraz następujące Rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej: 15) Rozporządzenie z dnia 31 marca 2003 r. Dz.U.03.62.567 „w sprawie ustalenia wykazu chorób powstałych w związku ze szczególnymi właściwościami lub warunkami służby wojskowej oraz chorób i schorzeń, które istniały przed powołaniem do służby wojskowej, lecz uległy pogorszeniu lub ujawniły się w czasie trwania służby wskutek szczególnych właściwości lub warunków służby na określonych stanowiskach” z późniejszymi zmianami; 16) Rozporządzenie z dnia 23 lutego 2004 r. Dz.U.04.67.618 „w sprawie trybu postępowania i właściwości organów w sprawach zaopatrzenia emerytalnego żołnierzy zawodowych oraz uprawnionych członków ich rodzin” z późniejszymi zmianami; 17) Rozporządzenie z dnia 29 kwietnia 2004 r. Dz.U.04.108.1147 „w sprawie szczegółowych zasad dokonywania rozliczeń emerytur wojskowych i wojskowych rent inwalidzkich oraz sposobu ich zmniejszania w trakcie roku kalendarzowego” z późniejszymi zmianami; 18) Rozporządzenie z dnia 22 listopada 2004 r. Dz.U.04.255.2562 „w sprawie przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń społecznych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od uposażeń żołnierzy zwolnionych z czynnej służby zawodowej”; Strona 2 z 20 19) Rozporządzenie z dnia 10 stycznia 2006 r. Dz.U.06.12.75 „w sprawie orzekania o inwalidztwie żołnierzy zawodowych, żołnierzy zwolnionych z zawodowej służby wojskowej oraz emerytów i rencistów wojskowych, a także właściwości i trybu postępowania wojskowych komisji lekarskich w tych sprawach” z pomniejszymi zmianami; 20) Rozporządzenie z dnia 25 września 2006 r. Dz.U.06.173.1240 „w sprawie trybu postępowania i właściwości organu w zakresie zaopatrzenia emerytalnego funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego”; 21) Rozporządzenie z dnia 25 września 2006 r. Dz.U.06.174.1254 „w sprawie funduszu socjalnego emerytów i rencistów Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego oraz ich rodzin”; 22) Rozporządzenie z dnia 25 września 2006 r. Dz.U.06.174.1256 „w sprawie rozliczenia rocznego i miesięcznego wypłaconych kwot emerytur i rent inwalidzkich Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego oraz sposobu ich zmniejszania” z późniejszymi zmianami; 23) Rozporządzenie z dnia 25 września 2006 r. Dz.U.06.174.1259 „w sprawie przekazywania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego zwolnionych ze służby”; 24) Rozporządzenie z dnia 25 września 2006 r. Dz.U.06.176.1303 „w sprawie wykazu chorób i schorzeń pozostających w związku ze służbą w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego i Służbie Wywiadu wojskowego”; 25) Rozporządzenie z dnia 19 maja 2008 r. Dz.U.08.105.670 „w sprawie szczegółowych zasad i trybu ustalania i wypłacania uposażeń sędziom sądów wojskowych w stanie spoczynku oraz uposażeń rodzinnych członkom ich rodzin”; 26) Rozporządzenie z dnia 24 czerwca 2009 r. Dz.U.09.107.890 „w sprawie funduszu socjalnego dla emerytów i rencistów wojskowych oraz przekazywania środków funduszu socjalnego między wojskowymi organami emerytalnymi”. Struktura organizacyjna WBE Aktualnie funkcjonuje 15 regionalnych Wojskowych Biur Emerytalnych o zróżnicowanej strukturze organizacyjnej. Struktura organizacyjna regionalnego WBE uzależniona od liczby obsługiwanych świadczeniobiorców przez dane biuro. Ogólnie w każdym regionalnym WBE można wyróżnić następujące piony organizacyjne: Pion Głównego Księgowego Pion Emerytalno-Rentowy Pion Administracyjno-Organizacyjny Wymagania funkcjonalne Funkcjonalnie w systemie informatycznym dla WBE można wyróżnić dwa następujące podsystemy, tj.: - Podsystem Emerytur i Rent, - Podsystem Finansowo – Księgowego. Podsystem Emerytur i Rent Podsystem Emerytur i Rent powinien być aplikacją wykonaną w oparciu o posiadany przez Zamawiającego model, wykonany przy użyciu oprogramowania narzędziowego ARIS Business Architect for SAP. Procesy Procesy związane z obsługą świadczeń i świadczeniobiorców. Lp. Kod Nazwa procesu Opis procesu 1. PROC001 Składanie wniosku/pisma Proces ma na celu zarejestrowanie wniosku w WBE wpływającego do WBE 2. PROC002 Zwrotne potwierdzenia odbioru Proces ma na celu obsłużenie zwrotnych Strona 3 z 20 Lp. Kod Nazwa procesu Opis procesu potwierdzeń odbioru dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych. Proces ma na celu opisanie procedury wezwania świadczeniobiorcy do uzupełnienia dokumentów. Proces ma na celu zarejestrowanie wniosku o ustalenie prawa do świadczenia w systemie oraz samego przyszłego świadczeniobiorcy. W wyniku procesu powstaje decyzja o przyznaniu lub nie świadczenia. Proces ma na celu zarejestrowanie wniosku o ustalenie prawa do świadczenia w systemie oraz samego przyszłego świadczeniobiorcy. W wyniku procesu powstaje decyzja o przyznaniu lub nie świadczenia. Proces ma na celu zarejestrowanie wniosku o ustalenie prawa do świadczenia w systemie oraz samego przyszłego świadczeniobiorcy. W wyniku procesu powstaje decyzja o przyznaniu lub nie świadczenia. Proces ma na celu wygenerowanie pisma do innego organu o wstrzymanie wypłaty świadczenia i uzyskanie odpowiedzi od tego organu. Proces występuje jedynie w przypadku zaznaczenia na wniosku o rentę rodzinną pobierania świadczenia w innym organie. Proces ma na celu zarejestrowanie wniosku o przyznanie świadczenia w drodze wyjątku – wniosek zainteresowany przyniósł osobiście lub przesłał pocztą do WBE. 3. PROC003 Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych 4. PROD001 Ustalenie uprawnień do świadczeń emerytalnorentowych (pierwszorazowe) 5. PROD002 Ustalenie uprawnień do świadczeń renty rodzinnej (po zmarłym żołnierzu lub funkcjonariuszu SKW, SWW) 6. PROD003 Ustalenie uprawnień do świadczeń renty rodzinnej (po zmarłym emerycie/ renciście) 7. PROD004 Wystąpienie o wstrzymanie wypłaty świadczenia emerytalno-rentowego wypłacanego przez inny organ rentowy 8. PROD005a 9. PROD005b 10. PROD006 Ustalenie świadczenia w drodze wyjątku przyznanego decyzją Ministra Obrony Narodowej – wniosek dostarczony do WBE osobiście lub pocztą przez zainteresowanego Ustalenie świadczenia w drodze wyjątku przyznanego decyzją Ministra Obrony Narodowej – decyzja MON Podwyższanie świadczeń z tytułu waloryzacji 11. PROD007 12. PROD008 Zmiana danych osobowych na wniosek zainteresowanego Wspólne opodatkowanie 13. PROD009 Wydanie zaświadczenia 14. PROD010a Rozliczenie zarobków na podstawie wniosku 15. PROD010b 16. PROD011 Rozliczenie zarobków bez wniosku świadczeniobiorcy Rozłożenie na raty rozliczenia zarobków Proces ma na celu rozliczenie zarobków oraz wydanie odpowiednich decyzji. Proces ma na celu wydanie decyzji o rozłożeniu na raty lub nie na podstawie wniosku złożonego przez świadczeniobiorcę. 17. PROD012 Doliczenie zatrudnienia Proces ma na celu wydanie decyzji o zmianie wysokości świadczenia lub wysługi emerytalnej na podstawie wniosku i załączników złożonych Proces ma na celu zarejestrowanie decyzji o przyznanie świadczenia w drodze wyjątku – decyzja przesłana przez MON. Proces ma na celu wyliczenie zwaloryzowanej kwoty świadczenia i innych waloryzowanych dodatków. Oraz wydruk decyzji waloryzacyjnej. Proces ma na celu zarejestrowanie zmiany danych osobowych w systemie. Proces ma na celu zarejestrowanie zmian w systemie w związku z oświadczeniem o wspólnym opodatkowaniu. Proces ma na celu wydanie właściwego zaświadczenia. Proces ma na celu rozliczenie zarobków oraz wydanie odpowiednich decyzji. Strona 4 z 20 Lp. Kod 18. PROD013a 19. PROD013b 20. PROD013c 21. PROD013d 22. PROD013e 23. PROD014 24. PROD015 25. PROD016 26. PROD017a 27. PROD017b 28. PROD017c 29. PROD018 30. PROD019a 31. PROD019b 32. PROD020 33. PROD021a Nazwa procesu Opis procesu przez świadczeniobiorcę. Przedłużenie renty rodzinnej Proces ma na celu wydanie decyzji z tyt. nauki o przedłużenie terminu wypłaty renty rodzinnej na podstawie wniosku i załączników złożonych przez świadczeniobiorcę. Przedłużenie renty rodzinnej Proces ma na celu wydanie decyzji z tyt. Inwalidztwa o przedłużenie terminu wypłaty renty rodzinnej na podstawie wniosku i załączników złożonych przez świadczeniobiorcę. Zmiana liczby uprawnionych do Proces ma na celu określenie wysokości renty renty rodzinnej (z urzędu) rodzinnej w związku ze zmianą liczby uprawnionych (zmiana dokonywana z urzędu, np. w sytuacji, gdy jeden z uprawnionych traci prawo do renty rodzinnej – np. kończy 25 lat). Wyłączenie z kręgu osób (na Proces ma na celu określenie wysokości renty wniosek) rodzinnej w związku ze zmianą liczby uprawnionych do renty rodzinnej poprzez wyłączenie jednej z osób uprawnionych na jej wniosek. Podział renty rodzinnej (na Proces ma na celu określenie sposobu wypłaty wniosek) renty rodzinnej w związku z ukończeniem 18 roku życia przez jednego z uprawnionych. Zmniejszenie świadczenia Proces ma na celu określenie bieżącego z tytułu zarobkowania zmniejszenia świadczenia z tytułu zarobkowania (złożenie oświadczenia o osiąganych dochodach). Wypłata zasiłku pogrzebowego Proces ma na celu wypłatę zasiłku pogrzebowego po zmarłym świadczeniobiorcy. Wypłata dodatków i świadczeń Proces ma na celu wydanie decyzji zbiegowych z innego organu do o przyznaniu dodatku, świadczenia zbiegowego świadczeń emerytalno – i jego wypłatę. rentowych (bez dod. pielęgnacyjnego) Skierowanie na WKL – na Proces ma na celu ustalenie stopnia wniosek niepełnosprawności osoby składającej wniosek. Skierowanie na WKL – Proces ma na celu potwierdzenie trwania z urzędu stopnia niepełnosprawności osoby w związku z wyznaczonym terminem badania kontrolnego. Skierowanie na Komisję Proces ma na celu ustalenie stopnia lekarską do ZUS – na wniosek niepełnosprawności osoby składającej wniosek – dotyczy rent rodzinnych. Ustalenie prawa do wojskowej Proces ma na celu ustalenie prawa do renty inwalidzkiej (dla osoby, wojskowej renty inwalidzkiej, jeżeli jest już która ma ustalone prawo do ustalone prawo do emerytury wojskowej. emerytury wojskowej) – na wniosek Wypłata dodatku Proces ma na celu wydanie decyzji pielęgnacyjnego do świadczeń o przyznaniu dodatku i jego wypłatę. emerytalno – rentowych (na wniosek) Wypłata dodatku Proces ma na celu wydanie decyzji pielęgnacyjnego do świadczeń o przyznaniu dodatku i jego wypłatę. emerytalno – rentowych z tyt. ukończenia 75 lat Wypłata świadczenia dla 100Proces ma na celu wydanie decyzji latka o przyznaniu świadczenia dla 100-latka i jego wypłatę. Rekonwersja (pierwszorazowe Proces ma na celu wydanie decyzji o wyrażeniu i kolejne wnioski do zgody lub nie na zwrot kosztów Strona 5 z 20 Lp. Kod Nazwa procesu wyczerpania limitu) 34. PROD021b Rekonwersja (zmiana treści decyzji – zgoda na zmianę wydanej przez WBE decyzji) 35. PROD021c 36. PROD021d 37. PROD021e Rekonwersja (faktura wystawiona na WBE) Rekonwersja (faktura wystawiona na świadczeniobiorcę i/lub oświadczenia) Rekonwersja (zakończenie szkolenia/kursu) 38. PROD022 39. PROD023a 40. PROD023b 41. PROD024a 42. PROD024b 43. PROD024c 44. PROD024d 45. PROD024e 46. PROD024f 47. PROD025 48. PROD026 Opis procesu przekwalifikowania, przejazdów i zakwaterowania. Proces ma na celu wydanie decyzji o wyrażeniu zgody lub nie na zmianę wysokości zwrotu kosztów przekwalifikowania, przejazdów i zakwaterowania. Proces ma na celu zapłacenie faktury wystawionej na WBE i dotyczącej rekonwersji. Proces ma na celu zwrot kosztów za fakturę wystawioną na świadczeniobiorcę. Proces ma na celu zarejestrowanie informacji o ukończeniu szkolenia przez zainteresowanego. Poświadczenie życia Proces ma na celu zweryfikowanie, czy świadczeniobiorca zamieszkały poza granicami RP żyje. Pomoc socjalna (na wniosek) Proces ma na celu przyznanie pomocy socjalnej na wniosek świadczeniobiorcy. Pomoc socjalna (z urzędu) Proces ma na celu przyznanie pomocy socjalnej z urzędu – dotyczy tylko dzieci żołnierza otrzymujących RRU, który zmarł w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych lub po zwolnieniu ze służby wojskowej w skutek wypadku lub choroby pozostającej w związku z wykonywaniem zadań służbowych i dziecko ma co najmniej 16 lat ukończone i nie więcej niż 25 lat. Konieczne jest zaświadczenie o nauce – tylko wtedy dostaje 2 razy w roku takie świadczenie. Egzekucja ze świadczeń Proces ma na celu realizację zajęć i uposażeń komorniczych ze świadczeń emerytalnorentowych na podstawie nadesłanych zajęć przez uprawnione organy lub na wniosek wierzyciela na podstawie wyroku sądu lub ugody sądowej. Egzekucja ze świadczeń Proces ma na celu poinformowanie organów i uposażeń – zbieg, utworzenie egzekucyjnych o zbiegu (istnieniu innych zajęć), depozytu utworzenie depozytu (tylko dla zbiegu). Egzekucja ze świadczeń Proces ma na celu rozliczenie depozytu. i uposażeń – zbieg, rozliczenie depozytu Egzekucja ze świadczeń Proces ma na celu poinformowanie organów i uposażeń – zmiana wysokości egzekucyjnych o zmianie wysokości raty raty potrącenia potrącenia w związku ze zmianą wysokości świadczenia. Egzekucja przez US Proces ma na celu egzekucję wierzytelności należnych WBE. Egzekucja kosztów zastępstwa Proces ma na celu egzekucję wierzytelności procesowego należnych WBE z tytułu kosztów zastępstwa procesowego na podstawie prawomocnego wyroku sądu od świadczeniobiorców WBE. Świadczenie nie podjęte Proces ma na celu wydanie decyzji w terminie o wstrzymaniu wypłaty lub ponowne przekazanie kwoty świadczenia świadczeniobiorcy. Zaliczkowa wypłata Proces ma na celu wydanie decyzji zaliczkowej świadczenia (na wniosek) wypłaty świadczenia. Strona 6 z 20 Lp. 49. Kod PROD027 50. PROD028 51. PROD029 52. PROD030a 53. PROD031a 54. PROD031b 55. PROD031c 56. PROD031d 57. PROD032a 58. PROD032b 59. - 60. - 61. - 62. - 63 - 64 - Nazwa procesu Wypłata świadczenia należnego nie zrealizowanego po zmarłym Świadczeniobiorcy (na wniosek) Zwrot kosztów przejazdu i/lub przeprowadzki (na wniosek) Wznowienie wypłaty świadczenia (na wniosek) Skargi i wnioski oraz pozostałe sprawy emerytalno-rentowe dotyczące świadczeń i świadczeniobiorców w WBE Odwołanie od decyzji WBE do sądu Odwołanie od decyzji WBE do MON Akta wpływają do WBE Decyzja MON na odwołanie / Wyrok sądu wrócił do WBE Przeniesienie świadczenia do innego WBE – na wniosek Przyjęcie świadczenia z innego WBE – wniosek systemowy Wydanie legitymacji emeryta/ rencisty wojskowego/ policyjnego Udostępnienie danych osobowych Zawieszenie wypłaty świadczenia na wniosek Wydanie zaświadczenia o pobranej składce zdrowotnej ze świadczenia pieniężnego Wypłata dodatku dla weterana poszkodowanego Tworzenie zbioru dla Urzędu ds. Kombatantów i Osób Represjonowanych Opis procesu Proces ma na celu wydanie decyzji o wypłacie należnego po zmarłym niezrealizowanego świadczenia. Proces ma na celu wydanie decyzji o zwrocie kosztów przejazdu i/lub przeprowadzki. Proces ma na celu wydanie decyzji wznowieniu wypłaty świadczenia. Proces ma na celu rozpatrzenie i odpowiedź na złożoną skargę, wniosek lub inną sprawę dotyczącą świadczeń emerytalno-rentowych. Proces ma na celu wydanie przygotowanie dokumentów i przekazane ich do Sądu. Proces ma na celu wydanie przygotowanie dokumentów i przekazane ich do MON. Proces ma na celu zarejestrowanie faktu powrotu akt emerytalnych do WBE oraz sposób załatwienia odwołania. Proces ma na celu zarejestrowanie decyzji MON lub wyroku sądu. Proces ma na celu przekazanie akt i obsługi świadczenia do innego WBE. Przekazanie powinno nastąpić niezwłocznie po wypłacie (rozliczeniu) świadczenia – na początku miesiąca. Jednocześnie świadczeniobiorca musi być informowany, od którego miesiąca nowe biuro przejmie wypłatę świadczenia. Proces ma na celu przekazanie akt i obsługi świadczenia do innego WBE. Proces ma na celu przygotowanie i wydanie legitymacji emeryta/rencisty wojskowego/ policyjnego Proces ma na celu udostępnienie danych osobowych Proces ma na celu zawieszenie wypłaty świadczenia na wniosek Proces ma na celu wydanie zaświadczenia o pobranej składce zdrowotnej Proces ma na celu realizacje decyzji o wypłacie dodatku dla weterana poszkodowanego Proces ma na celu przekaz danych o świadczeniach wypłacanym kombatantom przez WBE wynikających z ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego Powyższy wykaz należy traktować jako otwarty. Wnioski Wiele procesów związanych z obsługą świadczeń emerytalno-rentowych rozpoczyna się od przyjęcia wniosku lub dokumentu składanego przez potencjalnego lub obecnego świadczeniobiorcę. Poniżej znajduje się lista wniosków i pism, które będą stanowić źródło danych dla systemu. Lp. 1. Kod WN01 Nazwa wniosku Wniosek o ustalenie uprawnień do emerytury wojskowej i/lub wojskowej renty inwalidzkiej i/lub świadczenia pieniężnego Strona 7 z 20 Lp. 2. Kod WN02 3. 4. 5. 6. WN03 WN04 WN05 WN06 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. WN07 WN08 WN09 WN10 WN11 WN12 WN13 WN14 WN15 WN16 WN17 WN18 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. WN19 WN20 WN21 WN22 WN23 WN24 WN25 WN26 WN27 WN28 WN29 WN30 WN31 WN32 WN33 WN34 WN35 36 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. WS01 WS02 WS03 WS04 WS05 WS06 WS07 WS08 WS09 WS10 WS11 WS12 WS13 WS14 WS15 WS16 WS17 WS18 Nazwa wniosku Wniosek o ustalenie uprawnień do emerytury policyjnej i/lub policyjnej renty inwalidzkiej Wniosek o ustalenie uprawnień do świadczenia renty rodzinnej Wniosek o przyznanie świadczenia w drodze wyjątku Wniosek o zmianę danych świadczeniobiorcy Wniosek o zgłoszenie/wyrejestrowanie członka rodziny do/z ubezpieczenia zdrowotnego Wniosek - oświadczenie o wspólnym opodatkowaniu Wniosek o wydanie zaświadczenia Wniosek o rozliczenie zarobków Wniosek o rozłożenie na raty rozliczenia zarobków Wniosek o doliczenie zatrudnienia Wniosek o przedłużenie renty rodzinnej z tyt. nauki Wniosek o przedłużenie renty rodzinnej z tyt. inwalidztwa Wniosek o wyłączenie z kręgu osób Wniosek o podział renty rodzinnej (18 lat) Wniosek - oświadczenie o osiąganych dochodach Wniosek o wypłatę zasiłku pogrzebowego Wniosek o wypłatę dodatków i świadczeń zbiegowych z innego organu – decyzja innego organu Wniosek o skierowanie na WKL, Wniosek – orzeczenie WKL Wniosek o skierowanie na komisję lekarską do ZUS Wniosek – druk N-9 Wniosek – orzeczenie Komisji ZUS Wniosek – pismo ZUS o przyznaniu świad. dla 100 latka Wniosek – Rekonwersja Wniosek o zmianę treści decyzji – Rekonwersja Wniosek – faktura za Rekonwersję Wniosek – zaświadczenie o ukończeniu kursu/szkolenia – rekonwersja Wniosek – wpływa poświadczenie życia Wniosek o pomoc socjalną Wniosek – zajęcie komornicze, sądowe, alimentacyjne, US Wniosek - Potwierdzenie egzekucji przez US Wniosek – zwrot tyt. wykonawczego przez US Wniosek – niepodjęte świadczenie (zwrot do WBE) Wniosek o wypłatę świadczenia nie podjętego w terminie (wniosek o wypłatę sum depozytowych ) Wniosek systemowy o waloryzację świadczenia Wniosek o rozliczenie zarobków „z urzędu” Wniosek systemowy o kończących się rentach rodzinnych Wniosek systemowy o podział renty rodzinnej (18 lat) Wniosek systemowy o skierowanie na WKL Wniosek systemowy – utrata uprawnień z tyt. Inwalidztwa Wniosek systemowy – dod. pielęgnacyjny 75 lat Wniosek systemowy – ukończenie 100 lat Wniosek systemowy – ukończenie kursu/szkolenia – rekonwersja Wniosek – pismo o poświadczenie życia 1 Wniosek – pismo o poświadczenie życia 2 (ponaglenie) Wniosek – o wstrzymanie wypłaty świadczenia zagranicznego Wniosek – pomoc socjalna na naukę Wniosek – zmiana wysokości potrącenia Wniosek systemowy – stwierdzenie nadpłaty świadczenia Wniosek systemowy – brak wpłaty z tyt. Nadpłaty Wniosek systemowy o utworzenie tytułu wykonawczego Wniosek systemowy – wysłanie ponaglenia o złożenie wniosku o wypł. świad. niepodjętych w terminie Strona 8 z 20 Lp. Kod Nazwa wniosku 54. WS19 Wniosek systemowy o wstrzymanie wypłaty świadczenia (niepodjętych w terminie) Powyższy wykaz należy traktować jako aktualny. Interaktywne formularze elektroniczne Aby przyspieszyć i usprawnić obsługę wniosków wymienionych wyżej przewiduje się wykorzystywanie elektronicznych interaktywnych formularzy. Wypełnianie elektronicznych interaktywnych formularzy musi być możliwe zarówno online przez portal dla świadczeniobiorców jak i offline po ściągnięciu dokumentu z portalu. Układ graficzny elektronicznych wniosków przeznaczonych do wypełniania powinien być zbliżony do jego wersji papierowej. Ponadto, elektroniczne formularze powinny mieć możliwość podpisywania podpisem elektronicznym , badania kompletności i poprawności wprowadzonych danych. Łączna liczba typów dokumentów, które powinny zostać w systemie zrealizowane i obsługiwane w postaci interaktywnych formularzy elektronicznych będzie wynosiła ok. 50 a łącznym rozmiar to ok. 80 strony A4. Skany dokumentów papierowych Oprócz wniosków wymienionych wyżej do biura mogą wpływać dokumenty w formie papierowej. System powinien mieć możliwość skanowania i przechowania obrazu takiego dokumentu. Dotyczy to zwłaszcza załączników do wniosków wymienionych wyżej. Pisma i wydruki Wynikiem przetwarzania wniosków oraz innych procesów będą decyzje, pisma , zaświadczenia wysyłane do wnioskodawców i instytucji oraz notatki wewnętrzne. Dokumenty te powinny zostać opracowane w technologii formularzy PDF i takim też formacie (nieedytowalnym) łącznie w właściwymi wnioskami powinny być przechowywane (archiwowane) w elektronicznych teczkach świadczeniobiorców. Orientacyjny wykaz decyzji, zaświadczeń, pism i notatek wewnętrznych został zamieszczony poniżej w postaci tabeli wydruków. Lp. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Kod DP01 DP02 DP03 DP04 DP05 DP06 DP07 DP08 DP09 DP10 DP11 DP12 DP13 DP14 DP15 DP16 DP17 DP18 DP19 20. 21. 22. 23. 24. 25. DP20 DP21 DP22 DP23 DO01 DO02 Nazwa wydruku Decyzja o przyznaniu świadczenia pieniężnego Decyzja o ustaleniu uprawnień do emerytury wojskowej Decyzja o ustaleniu uprawnień do wojskowej renty inwalidzkiej Decyzja o ustaleniu uprawnień do emerytury policyjnej Decyzja o ustaleniu uprawnień do policyjnej renty inwalidzkiej Decyzja o ustaleniu uprawnień do renty rodzinnej Decyzja o waloryzacji świadczenia ER Decyzja o waloryzacji świadczenia RR Decyzja o rozliczeniu zarobków Decyzja o zmianie wysokości świadczenia (zwiększenie) Decyzja o doliczeniu zatrudnienia bez wpływu na wysokość świadczenia Decyzję o przedłużeniu okresu wypłaty renty rodzinnej (zamienna) Decyzja o podziale renty rodzinnej (18 lat) Decyzję o wypłacie zasiłku pogrzebowego Decyzja o przyznaniu dodatku Decyzja o podjęciu wypłaty świadczenia zbiegowego Decyzja o zamianie świadczenia Decyzja o przedłużeniu prawa do wypłaty wojskowej renty inwalidzkiej Decyzja o przyznaniu zwrotu kosztów przekwalifikowania i/lub przejazdów i/lub zakwaterowania Decyzja o zmianie treści decyzji – Rekonwersja Decyzja o wznowieniu wypłaty świadczenia Decyzja o zwrocie nienależnie pobranego świadczenia/potrącenia Decyzja – tytuł wykonawczy Decyzja o odmowie przyznania świadczenia pieniężnego Decyzja o odmowie przyznania uprawnień do emerytury wojskowej Strona 9 z 20 Lp. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. Kod DO03 DO04 DO05 DO06 DO07 DO08 DO09 DO10 DO11 DO12 DO13 DO14 DO15 39. 40. 41. 42. 43. DO16 DO17 DO18 DZ01 DZ02 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. NT01 NT02 NT03 NT04 NT05 NT06 NT07 NT08 PS01 PS02 PS03 PS04 PS05 PS06 PS07 PS08 PS09 PS10 PS11 PS12 PS13 PS14 PS15 PS16 68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. PS17 PS18 PS19 PS20 PS21 PS22 PS23 PS24 PS25 PS26 PS27 PS28 Nazwa wydruku Decyzja o odmowie przyznania uprawnień do wojskowej renty inwalidzkiej Decyzja o odmowie przyznania uprawnień do emerytury policyjnej Decyzja o odmowie przyznania uprawnień do policyjnej renty inwalidzkiej Decyzja o odmowie przyznania uprawnień do renty rodzinnej Decyzja o odmowie doliczenia zatrudnienia Decyzja o ustaniu prawa do renty rodzinnej Decyzja o odmowie przyznania zasiłku pogrzebowego Decyzja o odmowie przyznania dodatku lub świadczenia zbiegowego Decyzja o zmianie wysokości świadczenia (zmniejszenie) Decyzja o utracia uprawnień do wojskowej renty inwalidzkiej Decyzja o utracie dodatków z tyt. inwalidztwa (WKL) Decyzja o utracie dodatków z tyt. niepełnosprawności (ZUS) Decyzja o nie przyznaniu zwrotu kosztów przekwalifikowania i/lub przejazdów i/lub zakwaterowania Decyzja o odmowie zmiany treści decyzji – Rekonwersja Decyzja o wstrzymaniu wypłaty świadczenia Decyzja o odmowie wypłaty sum depozytowych Decyzja o wstrzymaniu wypłaty renty rodzinnej w zw. z zarobkowaniem Decyzja o wypłacie zasiłku pogrzebowego do wysokości przedstawionych rachunków Notatka o rozłożeniu na raty (propozycja PER) Notatka o wycofaniu przelewu/ przekazu Notatka służbowa – pomoc socjalna Notatka służbowa do księgowości – likwidacja depozytu Notatka służbowa o powstaniu nadpłaty Notatka służbowa o przekazaniu wniosku o wszczęcie egzekucji do US Notatka służbowa – karta ewidencji (egzekucja) Notatka o utworzeniu depozytu Pismo przewodnie do MON Pismo o możliwości wpłaty na MON Pismo do US o wydanie zaświadczenia o dochodach świadczeniobiorcy Pismo do ZUS o rodzaju podjętej działalności gospodarczej Pismo o odmowie rozłożenia na raty Pismo o rozłożeniu na raty Pismo przewodnie do druku N-9 Pismo przewodnie do ZUS Pismo o dokonanie podziału renty (18 lat) Pismo informujące komornika o zgonie Pismo do WKL o wykonanie badania Pismo do wnioskodawcy informujące o terminie zgłoszenia do WKL Pismo do ZUS o przyznanie świadczenia dla 100 latka Pismo o zapłacenie podatku – rekonwersja Pismo o uzupełnienie/korektę faktury – rekonwersja Pismo przypominające o dostarczeniu zaświadczenia o ukończeniu kursu – rekonwersja Pismo przewodnie do oświadczenia o życiu Pismo przewodnie do oświadczenia o życiu – ponaglenie Psimo o przyznaniu pomocy socjalnej Pismo o odmowie przyznania pomocy socjalnej Pismo do komornika o podjęciu egzekucji Pismo informujące o zbiegu egzekucji Pismo do wierzyciela alimentacyjnego nieegzekucyjnego Pismo o niepodjęciu egzekucji (egzekucja z ZUS) Pismo o zmianie wysokości potrącenia Upomnienie o zwrot nienależnie pobranego świadczenia Pismo – wniosek o wszczęcie egezkucji do US Pismo – wezwanie do złożenia wniosku o wypł. świadczenia niepodjętego Strona 10 z 20 Lp. Kod Nazwa wydruku 80. ZS01 Zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezp. zdrowotnego świadczeniobiorcy 81. ZS02 Zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezp. zdrowotnego członka rodziny 82. ZS03 Zaświadczenie o wysokości świadczenia 83. ZS04 Zaświadczenie o uprawnieniach do emerytury/renty 84. ZS05 Zaświadczenie do WAM - Wojskowej Agencji Mieszkaniowej 85. ZS06 Zaświadczenie o wysokoścki pobranej składki na NFZ (tylko uposażenia) Powyższy wykaz należy traktować jako aktualny. Łączna liczba ww. dokumentów, które powinny zostać obsłużone w systemie wynosi ok. 80 o łącznym rozmiarze ok.160 stron A4. Raporty W toku analizy procesów zdefiniowano potrzebę utworzenia następujących raportów: Lp. Kod Nazwa raportu 1. Karta ewidencji 2. Utworzenie WS01 - Wniosek systemowy o waloryzację świadczenia 3. Utworzenie WS02 - Wniosek o rozliczenie zarobków „z urzędu” 4. Utworzenie WS03 - Wniosek systemowy o kończących się rentach rodzinnych 5. Utworzenie WS04 - Wniosek systemowy o podział renty rodzinnej (18 lat) 6. Utworzenie WS05 - Wniosek systemowy o skierowanie na WKL 7. Utworzenie WS06 - Wniosek systemowy – utrata uprawnień z tyt. Inwalidztwa 8. Utworzenie WS07 - Wniosek systemowy – dod. pielęgnacyjny 75 lat 9. Utworzenie WS08 - Wniosek systemowy – ukończenie 100 lat 10. Utworzenie WS09 - Wniosek systemowy – ukończenie kursu/szkolenia – rekonwersja 11. Utworzenie WS10 - Wniosek – pismo o poświadczenie życia 1 12. Utworzenie WS11 - Wniosek – pismo o poświadczenie życia 2 (ponaglenie) 13. Utworzenie WS12 - Wniosek – o wstrzymanie wypłaty świadczenia zagranicznego 14. Utworzenie WS13 - Wniosek – pomoc socjalna na naukę 15. Utworzenie WS14 - Wniosek – zmiana wysokości potrącenia 16. Utworzenie WS15 - Wniosek systemowy – stwierdzenie nadpłaty świadczenia 17. Utworzenie WS16 - Wniosek systemowy – brak wpłaty z tyt. nadpłaty 18. Utworzenie WS17 - Wniosek systemowy o utworzenie tytułu wykonawczego 19. Utworzenie WS18 - Wniosek systemowy – wysłanie ponaglenia o złożenie wniosku o wypł. świad. niepodjętych w terminie 20. Utworzenie WS19 - Wniosek systemowy o wstrzymanie wypłaty świadczenia (niepodjętych w terminie) Powyższy wykaz należy traktować jako aktualny. Łączna liczba typów raportów, które powinien obsługiwać system wynosi ok. 30. Dokumenty papierowe Niezależnie od usprawnień wynikających z zastosowania dokumentów elektronicznych WBE zamierza przechowywać i operować także w tradycyjny sposób na dokumentach papierowych utrzymując w tym celu teczki dokumentacji powiązanej z danym świadczeniobiorcą. W takiej teczce znajdą się dokumenty, które powstały przed wdrożeniem systemu, dokumenty nie posiadające wsparcia elektronicznego ze strony systemu oraz takie które z mocy prawa muszą być dostarczane w formie papierowej Do teczek będą trafiały także wydruki wniosków, decyzji i wszystkich innych dokumentów, na których wymagane jest złożenie odręcznych podpisów w trakcie ich obiegu (od przyjęcia do archiwizacji). W teczkach elektronicznych takie dokumenty mogą figurować jako skany lub nieedytowalne formularze w formacie pdf. Szacunkowa dynamika przyrostu dokumentów Szacunkowa dynamika przyrostu odnosi się do roku początkowego: - przez pierwsze 2 lata wyniesie po 3% rocznie - przez kolejne 3 lata wyniesie po 2% rocznie - przez kolejne 5 lat wyniesie po 1% rocznie. Strona 11 z 20 Szacunki nie obejmują ewentualnych zmian prawnych mogących skutkować koniecznością tworzenia nowych bądź zaniechaniem tworzenia niektórych funkcjonujących dokumentów. Podsystem Finansowo - Księgowy Podsystem Finansowo – Księgowy dla WBE powinien być aplikacją wykonaną w oparciu o rozbudowany model Podsystemu Emerytur i Rent, który został wykonany przy użyciu oprogramowania ARIS Business Architect for SAP. Procesy Procesy związane z obsługą finansów i księgowości. Lp. Kod Nazwa procesu 1. FI01 Wpływ i redystrybucja środków budżetowych roku bieżącego 2. FI10 Zakupy usług 3. FI14 Księgowanie list świadczeń 4. FI15 Wydatki z tytuł. rozliczeń publicznoprawnych (innych niż płacowe) 5. FI20 Odsetki (od przeterminowanych płatności) 6. FI22 Odsetki (dochody budżetowe) 7. FI25 Rozliczenie niedoborów i strat 8. FI27 ZFŚS 9. FI36 Płatności i wyciąg bankowy 10. FI37 Obrót kasowy 11. FI39 Windykacja (monitowanie, noty odsetkowe) 12. FI41 Przeksięgowanie na fundusz na koniec okresu/roku 13. FI42 Przeksięgowanie kosztów i przychodów na wynik finansowy 14. FI44 Odprowadzenie z tytułu dochodów budżetowych 15. FI47 Ewidencja zaangażowania roku bieżącego 16. FI49 Ewidencja pozabilansowa 17. FI50 Działalność socjalna na rzecz świadczeniobiorców 18. FM09 Wprowadzanie planu 19. FM10 Aktualizacja (zwiększenie/ zmniejszenie) planu 20. FM11 Przesunięcie w planie 21. FM15 Proces akceptacji/ odrzucenia wniosku o zmianę w planie 22. FM16 Tworzenie/ zmiana wniosku o wydatek FM17 Tworzenie/ zmiana unieruchomienia środków w referencji do wstępnego 23. unieruchomienia środków 24. FM18 Uwolnienie nierozliczonej kwoty zaangażowania Powyższy wykaz należy traktować jako aktualny. Sprawozdania Wymagana sprawozdawczość zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym, tj.: Lp. 1. Kod RB-23 Nazwa sprawozdania Miesięczne / roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych. 2. RB-27 Miesięczne / roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych. 3. RB-28 Miesięczne / roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa. 4. RB-70 Kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Powyższy wykaz należy traktować jako aktualny. Integracja księgi głównej WBE w ramach ZWSI RON Strona 12 z 20 Księga główna WBE musi zostać zintegrowana z komponentami ZWSI RON obsługującymi Rachunkowość Budżetową MON. W ramach powyższej integracji podsystem finansowo-księgowy musi charakteryzować co najmniej: Jednokrotne wprowadzanie dokumentów (np. wprowadzanie wypłat świadczeń); Dziedziczenie analityki pomiędzy dokumentami wykonania – przekazywanie adresu budżetowego. Wymagania niefunkcjonalne Podział systemu na moduły System będzie się składał z następujących modułów: - Podsystem Emerytury i Renty Portal e-WBE Moduł wprowadzania i udostępniania informacji Moduł rozliczeniowy Moduł administracyjny - Podsystem Finansowo - Księgowy Moduł finansowo-księgowy Księga Główna (GL) Księga Świadczeń (HR) Księga Należności (AR) Księga Bankowa (BL) Bilans, RZiS, Sprawozdawczość Portal e-WBE Portal e-WBE dostępny będzie w sieci Internet i będzie stanowił źródło informacji dla świadczeniobiorców ubiegających się o świadczenie lub już korzystających ze świadczeń. Umożliwi także pobieranie i przesyłanie wniosków oraz innych dokumentów związanych z obsługą świadczenia. Zawartość portalu Portal będzie zawierał następujące treści: Strona główna z podstawowymi informacjami o WBE. Podstawowe dane kontaktowe WBE. Komunikaty ogólne dla świadczeniobiorców (bieżące i ich historia). Witryny biur regionalnych. o Szczegółowe dane kontaktowe biura regionalnego. o Komunikaty dotyczące biura regionalnego (bieżące i ich historia). o Instrukcje i dokumenty specyficzne dla biura regionalnego. Witryna wniosków: o Aplikacja do składania wniosków online. o Wzory wniosków do pobrania i wypełnienia offline i/lub wydrukowania. o Instrukcje i porady dotyczące wypełniania i składania wniosków. o Instrukcje i porady dotyczące wypełniania wniosków online. Witryna udostępniania (tylko do odczytu) aktualnych danych indywidualnych świadczeniobiorcy (o przechowywanych danych osobowych i wypłacanych świadczeniach) – tylko dla użytkowników zarejestrowanych System pomocy w zakresie korzystania z portalu (wiki). Mapa portalu. Dane kontaktowe biur, instrukcje i treść porad dotyczące wypełniania i składania wniosków opracuje i dostarczy Zamawiający. Użytkownicy portalu Z portalu będą korzystać następujące grupy użytkowników: Strona 13 z 20 Użytkownicy niezalogowani. Mają dostęp do wszystkich treści publicznych portalu. Mogą również wypełniać wnioski online bez możliwości śledzenia statusu ich przetwarzania. Zarejestrowani świadczeniobiorcy. Mają dostęp do wszystkich treści publicznych portalu oraz mogą logować się do aplikacji umożliwiającej składnię wniosków online, oraz dostęp do danych indywidualnych. Świadczeniobiorcy zorganizowani są w grupy stosownie do przynależności do biura regionalnego WBE. Redaktorzy regionalni. Mogą wprowadzać i modyfikować treści publikowane na witrynach poszczególnych biur regionalnych WBE, np. anonsów, danych kontaktowych, dokumentów i instrukcji specyficznych dla danego biura. Szacunkowa liczba redaktorów to 2 osoby na każde z biur. Redaktorzy centralni. Mogą wprowadzać i modyfikować treści wspólne dla wszystkich biur. Szacunkowa liczba redaktorów to 2 osoby. W szczególności mogą to być te same osoby, które pełnią rolę redaktora regionalnego jednego z biur. Administratorzy. Mają dostęp do konfiguracji portalu, zarządzania użytkownikami i uprawnieniami. Szacunkowa liczba administratorów to 2-3 osoby. Aplikacja do składania wniosków online Aplikacja dostępna jest zarówno dla użytkowników anonimowych (niezalogowanych) jak i zalogowanych oferując tej drugiej grupie dodatkowe funkcje. W obu wypadkach działa w osłonie protokołu https w celu ochrony danych wprowadzanych we wnioskach. Funkcjonalność aplikacji: Użytkownicy anonimowi Dla użytkowników anonimowych jedyną dostępną opcją jest wypełnianie wniosków, na które składa się: o Wybór wniosku. o Potwierdzenie zapoznania się z procedurą składania wniosków online. o Pobranie i wypełnienie online wybranego interaktywnego formularza. o Możliwość wydruku wypełnionego lub pustego formularza Anonimowy użytkownik nie może obserwować statusu przetwarzania wniosków. Użytkownicy zalogowani Logować do aplikacji mogą się świadczeniobiorcy, którzy zostali zarejestrowani w biurze jako użytkownicy uprawnieni do takiego dostępu. Po zalogowaniu dostępne się następujące funkcje: o Panel ustawień konta, gdzie można np. wprowadzić lub zmodyfikować swój adres email lub zmienić hasło. o Wszystkie funkcje związane z wypełnianiem interaktywnych formularzy począwszy od wyboru i pobrania a skończywszy na wydruku wniosku. o Wysłanie wypełnionego formularza (przez stronę www). o Prezentacja wyniku walidacji formularza przez serwer (o ile dany typ formularza tego wymaga). o Automatyczne nadanie unikalnego nr (pole widoczne na dokumencie) po wysłaniu formularza. o Możliwość wydrukowania wypełnionego formularza (serwer odsyła kopię po walidacji i uzupełnieniu pól wypełnianych automatycznie). o Podgląd listy wniosków złożonych drogą elektroniczną. Wiersze listy prezentują co najmniej: rodzaj wniosku, unikalny nr wniosku, datę wysłania, datę przyjęcia, bieżący status obsługi wniosku. o Automatyczne powiadamianie na adres e-mail o zmianie statusu obsługi wniosku. Zakończenie składania wniosku online Wnioski wysłane przez portal spływają do części „wewnętrznej” systemu do rejestru oczekujących wniosków online. Wnioski opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym wnioskodawcy po Strona 14 z 20 zatwierdzeniu przez pracownika kancelarii będą kierowane bezpośrednio do rozpatrzenia (o ile nie będą wymagane załączniku które należy dostarczyć osobiście do WBE), dla wniosków bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego – wnioskodawca będzie musiał udać się do właściwego biura regionalnego gdzie pracownik odszuka w systemie wniosek na podstawie unikalnego nr wniosku (opcjonalnie na podstawie innych danych) przyjmie ewentualne papierowe załączniki oraz dokona weryfikacji tożsamość wnioskodawcy. Po złożeniu przez wnioskodawcę podpisu na wniosku, sprawie nadawany jest bieg. Rejestr świadczeniobiorców online Logowanie do aplikacji do składania wniosków możliwe jest po zarejestrowaniu użytkownika w systemie i utworzeniu odpowiedniego konta. Dzieje się to na wniosek świadczeniobiorcy po zweryfikowaniu jego tożsamości w biurze regionalnym. Moduł wprowadzania i udostępniania informacji Podstawowy moduł pracy dla pracowników WBE będzie oparty o technologię webową.. Zostanie on rozszerzony o aplikacje umożliwiające obsługę składanych wniosków (w postaci aktywnych formularzy PDF), drukowanie i przegląd pism oraz proste raportowanie. Za pomocą przeglądarki www w sieci wewnętrznej WBE będzie można wprowadzać oraz zmieniać dane emerytów/rencistów oraz świadczeniobiorców. Moduł będzie także wspomagał niektóre zadania realizowane przez kancelarię, m.in. rejestrowanie daty i formy wysyłki pism i decyzji. Ważnym elementem tego modułu jest elektroniczny obieg dokumentów i związane z nim indywidualne skrzynki zadaniowe. Do skrzynek zadaniowych trafiają powiadomienia, wnioski świadczeniobiorców, wnioski systemowe oraz wszelkie dokumenty wynikowe (decyzje, pisma, notatki). Poprzez system obiegu dokumentów realizowana będzie dwustopniowa aprobata przetwarzanych i wytwarzanych przez pracowników dokumentów. Z powiadomieniami będą związane odpowiednie przyciski, które zmienią statusy wniosków i decyzji i wywołają określoną akcję w systemie. Ten moduł będzie przeznaczony dla pracowników informacji (PI), pracowników kancelarii (PK), pracowników emerytalno-rentowych (PER) , aprobentów (AP1, AP2) oraz kierownictwa WBE. Moduł rozliczeniowy Za jego pomocą możliwe jest naliczanie świadczeń, generowanie przelewów, bezpośredni dostęp do danych, zaawansowane raportowanie, edycja wszystkich danych, rozliczanie świadczeń. Dzięki niemu będzie można również przeprowadzić czynności okresowe jak waloryzacja świadczeń, a także wymieniać dane z innymi systemami (zgłoszenia/rozliczenia ZUS (KRUS), wystawianie PITów, system bankowości elektronicznej NBP – VideoTEL, Informatycznym Systemem Obsługi Budżetu Państwa TREZOR, ZWSI RON, SI SFINKS). Moduł ten będzie głównie używany przez pracowników sekcji przetwarzania informacji (PSPI). Moduł administracyjny Moduł umożliwiający m.in. nadawanie uprawnień, aktualizację listy pracowników danego biura, utrzymywanie struktury organizacyjnej (OM) na potrzeby akceptacji wniosków, wprowadzenie zastępstw oraz zmian przypisań pracowników do świadczeniobiorców. Moduł przeznaczony dla administratorów sekcji przetwarzania informacji (PSPI) Moduł finansowo - księgowy Moduł ma zapewnić obsługę wszystkich procesów zachodzących w obszarze gospodarki finansowej w zakresie realizacji zadań realizowanych przez WBE jako dysponenta środków budżetowych 3-go stopnia (gromadzenie dochodów publicznych, wydatkowanie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań angażujących środki publiczne, realizacja dochodów, itp.). Moduł powinien zostać zintegrowany z rozwiązaniami Rachunkowości Budżetowej MON dostarczanymi przez ZWSI RON. Moduł przeznaczony dla pracowników Pionu Głównego Księgowego. Wymagania techniczne i organizacyjne Wdrażanie usług informatycznych wiąże się zawsze z dodatkowymi wymaganiami dotyczącymi infrastruktury technicznej: Strona 15 z 20 1. Infrastruktura z natury rzeczy powinna być oparta o usługi sieciowe, charakteryzujące się dużą przepustowością i rozbudowanym systemem bezpieczeństwa, 2. Serwery systemu powinny być odpowiedniej mocy (najlepiej z pewnym nadmiarem), o ile to możliwe posiadać elementy redundancji sprzętowej i być specjalizowane według pełnionej funkcji (aplikacyjne, bazy danych itp.) 3. Stacje robocze powinny być podzielone na co najmniej dwa typy, tj.: a. stacje pracujące w sieci wewnętrznej (lokalnej) powinny komunikować się z systemem za pomocą aplikacji klienta i/lub za pomocą standardowej przeglądarki internetowej (przeglądarka WWW), b. stacje służące do komunikowania się z systemem z sieci zewnętrznej (rozległej) powinny komunikować się za pomocą standardowej przeglądarki internetowej (przeglądarka WWW). Fizyczna lokalizacja systemu System będzie zainstalowany w dwóch centrach przetwarzania (podstawowym i zapasowym) zlokalizowanych w Warszawie. Zamawiający zapewni wymaganą infrastrukturę teleinformatyczną (serwery, stacje robocze, routery, koncentratory itp.). Bezpieczeństwo przechowywania i przetwarzania danych Z natury rzeczy system informatyczny wspierający obsługę WBE powinien posiadać podwyższony poziom bezpieczeństwa (przetwarzanie danych osobowych, informacje finansowe itd.). Bezpieczeństwo systemu należy rozpatrywać w związku z następującymi wymogami: „dostępność” rozumiana jako oczekiwany poziom funkcjonowania usług i dostępu do zasobów danych, „integralność” rozumiana jako zapewnienie oczekiwanego poziomu zaufania do gromadzonych i udostępnianych danych, „poufność” rozumiana jako kontrolowany dostęp do danych i zasobów sprzętowych tylko przez osoby i procesy uprawnione. Spełnienie wymogu dostępności należy realizować przez dostarczenie aplikacjom i bazom danych przechowującym wspólne informacje elementów redundancji (serwerów, macierzy dysków, elementów sieci, zasilania itp.), Wymóg integralności powinien zapewnić sam sposób budowy systemu. Zasadą powinno być, że żaden użytkownik systemu nie ma bezpośredniego dostępu do baz danych. Zgodnie z wielowarstwowa architekturą systemu użytkownicy powinni korzystać z jego funkcji przez aplikacje. Wymóg poufności powinien być realizowany przez wspomniane wyżej komponenty, które wraz z systemem bezpieczeństwa oferowanym przez system uwierzytelniania i specjalizowane wyposażenie zapewnią wysoki poziom poufności (skuteczna autentykacja, szyfrowanie, kontekstowy dostęp do zasobów, podpis elektroniczny itp.). Zabezpieczenia dostępu do aplikacji Kanały dostępu do modułów aplikacji: Portal e-WBE: o dostęp w sieci Internet; o protokół http i https (https - dla danych poufnych – zarejestrowani użytkownicy przesyłający formularze i korzystający z podglądu danych indywidualnych); o uwierzytelnianie na podstawie nazwy użytkownika i hasła. Moduł wprowadzania i udostępniania informacji o dostęp w sieci intranet (MIL-WAN) o uwierzytelnianie na podstawie nazwy użytkownika i hasła. Moduł rozliczeniowy: o dostęp w sieci: intranet (MIL-WAN) o uwierzytelnianie na podstawie nazwy użytkownika i hasła Moduł księgowości: o dostęp w sieci: intranet (MIL-WAN) o uwierzytelnianie na podstawie nazwy użytkownika i hasła Moduł administracyjny: o dostęp w sieci: intranet (MIL-WAN) o uwierzytelnianie na podstawie nazwy użytkownika i hasła Strona 16 z 20 Obciążenie systemu Liczba biur: 15 Przeciętna liczba użytkowników systemu na 1 biuro: o Liczba pracowników punktu informacyjnego: 2 o Liczba pracowników kancelarii: 2 o Liczba pracowników emerytalno-rentowych: 14 o Liczba pracowników księgowości: 5 o Liczba pozostałych użytkowników systemu (np. dyrektorzy, aprobenci): o Maksymalna liczba użytkowników korzystających jednocześnie z części wewnętrznej systemu: 20 Liczba świadczeniobiorców: o Wszystkich uprawnionych 180.000 o Szacunkowy odsetek świadczeniobiorców korzystających z e-WBE: do 10 % o Maksymalna liczba świadczeniobiorców korzystających jednocześnie z e-WBE: 100 Liczba administratorów systemu: 15 lokalnych i 2 centralnych Szacunkowa ilość dokumentów elektronicznych, które będą przetwarzane przez system w ciągu roku: 400.000 Szacunkowa ilość skanów dokumentów, które będą składowane w systemie wciągu roku: 50.000 Szacunkowa dynamika przyrostu wymienionych wyżej wielkości w perspektywie 2, 5 i 10 lat: 2 lata – 3%, 5 lat – 10%, 10 lat – 15%. Ciągłość pracy systemu Wymagana jest budowa dwóch centrów: podstawowego i zapasowego. Jednocześnie tylko jedno z nich będzie aktywne. Konieczna jest cykliczna replikacja baz danych, aby zminimalizować ryzyko utraty najświeższych danych w razie awarii centrum podstawowego. Nie jest wymagane tworzenie klastrów niezawodnościowych serwerów w obrębie centrum. Akceptowalny czas aktywowania centrum zapasowego w przypadku awarii centrum podstawowego wynosi 24 godziny Wymagana częstotliwość backup’ów pełnych i przyrostowych każdy dzień roboczy Wymagane jest opracowanie procedur przywracania systemu z backup’ów i przeprowadzenie testów tych procedur. Wymagane jest opracowanie procedur przełączania centrów i przeprowadzenie testów tych procedur. Środowiska systemu Wymagane jest utworzenie następujących środowisk systemu: W centrum podstawowym: środowiska wytwórczego, środowiska testowo-szkoleniowego, środowiska produkcyjnego. W centrum zapasowym: środowiska testowe, środowiska produkcyjnego. Szkolenia (dotyczy wdrożenia WBE Warszawa) Szkolenia będą przeprowadzone u Zamawiającego. Ilość użytkowników, którzy zostaną przeszkoleni: ok. 75 osób Ilość administratorów, którzy zostaną przeszkoleni: ok. 3 osoby Stacje robocze użytkowników Założenia dotyczące stacji roboczych świadczeniobiorców korzystających z e-WBE: o Oprogramowanie: Acrobat Reader X lub nowszy. o Przeglądarki: IE 8, FF 13, Chrome 20, Safari 5.1 lub nowsze. Założenia dotyczące stacji roboczych użytkowników portalu wewnętrznego: o Oprogramowanie: Acrobat Reader X lub nowszy. Strona 17 z 20 o Przeglądarki: IE 8, FF 13 lub nowsze. Założenia dotyczące pozostałych stacji roboczych użytkowników wewnętrznych (PSPI): o desktop klient o Oprogramowanie: Acrobat Reader X lub nowszy. o Przeglądarki: IE 8, FF 13 lub nowsze. Wybór technologii informatycznych do zastosowania w systemie Zamawiający wymaga, aby system informatyczny dla WBE został zintegrowany funkcjonalnie i technologicznie z ZWSI RON (Zintegrowany Wieloszczeblowy System Informatyczny Resortu Obrony Narodowej), który jest wykonany w technologii posiadanej przez Zamawiającego, wykorzystującej rozwiązania SAP ERP 6.0. System informatyczny dla WBE powinien być aplikacja wykonaną z zastosowaniem posiadanych przez Zamawiającego rozwiązań technologicznych, jak poniżej: Moduł Modelowanie Portal e-WBE Moduł wprowadzania i udostępniania informacji Moduł rozliczeniowy Moduł administracyjny Moduł finansowo - księgowy Komponenty / technologie ARIS Business Architect for SAP Rozwiązania zgodne z JSR-286 i WSRP 2.0 lub Oparte na SAP Enterprise Portal lub NWBC. SAP Enterprise Portal lub rozwiązania oparte o NWBC SAP Workflow Skrzynka UWL (Universal Worklist) SAP Interactive Forms by Adobe SAP ERP (PA/PY) SAP ERP (PA/OM) SAP ERP (FI/FM/CO) Dokumenty elektroniczne Do obsługi elektronicznych wniosków składanych przez świadczeniobiorców rekomendowane jest użycie technologii interaktywnych formularzy PDF Adobe. Do zalet tej technologii należą: Powszechnie dostępny format i narzędzia: PDF, Acrobat Reader. Jednolity wygląd formularzy elektronicznych i papierowych. Możliwość wypełniania online i offline. Możliwość walidacji, m.in. pól słownikowych, poprawności nr NIP, PESEL. Możliwość dynamicznego wyliczania wartości pól. Możliwość definiowania elementów opcjonalnych i wielokrotnych w dokumencie. Wbudowana możliwość podpisywania dokumentów. Wsparcie po stronie systemu SAP, Możliwość bezpośredniego archiwowania dokumentów w formacie PDF. Zalety interaktywnych formularzy Adobe zostały zweryfikowane i potwierdzone w trakcie opracowywania modelu systemu. W trakcie budowy i do eksploatacji systemu należy zapewnić ilość licencji stosowną do ilości obsługiwanych elektronicznych wniosków i korzystających z nich użytkowników – zarówno świadczeniobiorców jak i pracowników WBE. Wdrożenie systemu System informatyczny powinien zostać wdrożony przetwarzania zlokalizowanym w Warszawie. w podstawowym i zapasowym centrum Wdrożenie systemu, w tym zadaniu, będzie polegało na wdrożeniu pilotażowym w wybranym WBE, które będzie uczestniczyło w eksploatacji pilotażowej systemu na zasadzie Regionalnego WBE. Dodatkowo, w ramach w/w wdrożenia pilotażowego, należy wykonać migrację danych świadczeniobiorców z aktualnie eksploatowanych systemów do bazy danych systemu wdrażanego – ok. 36.000 świadczeniobiorców. Gwarancja Wykonawca udzieli nieodpłatnej gwarancji jakości wykonanych Usług i Produktów (w rozumieniu kodeksu cywilnego na usuwanie wad, czyli niezgodności dostarczonego Oprogramowania z Dokumentacją) w okresie 36 miesięcy od dnia Odbioru Końcowego. Strona 18 z 20 Uwagi końcowe Dostawy oprogramowania i sprzętu informatycznego W ramach wykonania i wdrożenia systemu informatycznego Zamawiający udostępni posiadane: 1. Środowisko z oprogramowaniem narzędziowym ARIS Business Architect for SAP; 2. Licencji SAP (w tym Adobe for SAP) oraz licencji SZBD; 3. Sprzętu informatycznego – serwery i stacje robocze; 4. Infrastrukturę teleinformatyczną – routery, koncentratory itp.; 5. Systemu backup’u – sprzęt i oprogramowanie. Docelowe wdrożenie systemu Docelowe wdrożenie systemu w pozostałych 14-stu WBE nastąpi po weryfikacji eksploatacji pilotażowej systemu i dodatkowo będzie wymagało wykonania migracji danych świadczeniobiorców obsługiwanych przez te Biura. Prognozowane kierunki rozwoju systemu Na obecnym etapie, można wskazać następujące prawdopodobne kierunki rozwoju systemu: podpisywanie elektronicznych wniosków podpisem elektronicznym; składanie wniosków poprzez e-PUAP; elektroniczne archiwum dokumentów; wymiana transakcji oraz dokumentów normatywnych w ramach ZWSI RON (Zintegrowany Wieloszczeblowy System Informatyczny Resortu Obrony Narodowej Strona 19 z 20 Strona 20 z 20
