dr Magdalena Rycerz-Fiuk, 17.04.2013 r., WSEPiNM Kielce

dr Magdalena Rycerz-Fiuk, 17.04.2013 r., WSEPiNM Kielce

2013-05-31
Akademia Młodego Ekonomisty
Zarządzanie czasem własnym
Wykład: Czas na naukę
Dr Magdalena Rycerz Fiuk
Wyższa Szkoła Ekonomii i Prawa w Kielcach
17 kwiecień 2013 r.
Pamiętaj!
Na studiach nie uczą najważniejszych,
życiowych umiejętności, takich jak zarządzanie
sobą w czasie czy wyznaczanie celów.
Umiejętności te są kluczowe, jeśli chcesz
osiągnąć w życiu sukces.
1
2013-05-31
Czas upływa, masz go coraz mniej!
Zarządzaj nim, nie marnuj go!
2
2013-05-31
Kluczowe elementy zarządzania czasem
Zarządzanie czasem
Zarządzanie własnym czasem to konsekwentne
i zorientowane na cel stosowanie w praktyce
sprawdzonych technik pracy.
Pamiątaj:
Nigdy nie będziesz miał wystarczająco dużo
czasu, aby zrobić wszystko, co jest do zrobienia.
Jednak zawsze jest dość czasu, aby zrobić to, co
jest najważniejsze.
3
2013-05-31
Czas
• Czas jest naszym najcenniejszym aktywem.
Niezależnie od naszej woli, zawsze płynie w
tym samym kierunku. Nie można nim
zarządzać, ani go zatrzymać. Natomiast
zawsze możemy tak zarządzać sobą w czasie,
aby zrobić jak najwięcej w jak najkrótszym
okresie czasu. Możemy też zmienić
subiektywnie prędkość, z jaką biegnie.
c.d.
To tak jak z żeglowaniem. Nie masz wpływu na
wiatr, natomiast zawsze możesz ustawiać
odpowiednio żagle, aby płynąć w pożądanym
kierunku.
4
2013-05-31
Kluczowe elementy zarządzania czasem
c.d.
Korzyści:
•Realistyczna ocena sytuacji zmniejsza poziom
stresu i pośpiechu.
•Rezerwa czasu na nieprzewidziane sytuacje,
koncentracja na pilnych i ważnych zadaniach oraz
realizowanie ich w pierwszej kolejności zwiększa
efektywność.
•Mniej błędów wynikających z presji czasu.
•Świadome zarządzanie czasem zwiększa
zadowolenie z wykonywanej pracy.
5
2013-05-31
• Wielogodzinne oglądanie telewizji.
• Przeglądanie Internetu w celach rozrywkowych.
• Zła organizacja pracy.
• Brak jasno sformułowanych celów i priorytetów.
• Wykonywanie zbyt wielu czynności
jednocześnie.
• Porzucanie zaczętych zadań.
• Nieplanowane rozmowy telefoniczne
6
2013-05-31
• Zbyt częste przerwy.
• Odkładanie pracy na później.
• Zbyt długie zebrania.
• Niezapowiedziani goście.
• Bałagan na biurku lub w komputerze.
• Zła segregacja dokumentów.
• Hałas.
• Brak asertywnej postawy wobec innych osób
Pamiętaj!
•Rozpocznij świadome zarządzanie czasem od
zidentyfikowania i wyeliminowania głównych
pożeraczy Twojego czasu.
•Zastanów się, jakie straty i korzyści wiążą się z
każdą z bezcelowych czynności, które wykonujesz.
•Zacznij działać i wprowadź zmiany mające na celu
ograniczenie złodziei czasu.
•Bądź konsekwentny.
7
2013-05-31
Określanie celów
Wyznaczanie celów- mapa myśli
8
2013-05-31
Określanie celów
PROWADŹ KALENDARZ!
9
2013-05-31
Koncepcja SMARTER
• Specific - szczegółowy, jednoznaczny.
• Measurable - mierzalny.
• Agreed - akceptowalny, osiągalny.
• Realistic - realny.
• Time-bound - określony w czasie.
• Ethical - zgodny z zasadami.
• Recorded - zapisany, zarejestrowany.
Zasady i reguły skutecznego planowania
Reguła 60/40:
•Należy zaplanować tylko określoną część czasu
pracy - 60%.
•Możesz przeznaczyć ją na realizację zadań np.
przygotowanie kwartalnego raportu lub oferty
dla klienta.
•Pozostały czas należy zarezerwować na sytuacje
nieoczekiwane i spontaniczne.
10
2013-05-31
Sytuacje nieoczekiwane
• Niezapowiedziana wizyta współpracownika
• Niespodziewane zadanie
• Awaria drukarki
Zasady i reguły skutecznego planowania
Pamiętaj:
•W zależności od specyfiki pracy jaką wykonujesz
proporcje 60/40 mogą ulec zmianie np. na 80/20
lub 50/50.
•Nigdy nie planuj jednak całego czasu, którym
dysponujesz.
•Stosując zasadę 60/40 zmniejszasz poziom
swojego stresu i zwiększasz szanse na planowe
zakończenie zadań.
11
2013-05-31
Reguła Pareto
12
2013-05-31
13
2013-05-31
Zasada Pareto
Reguła Pareto = Zasada 80/20:
•Jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na
działanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80%
czasu przynosi tylko 20% wyników.
Oznacza to, że:
•nie należy na początku zajmować się zadaniami
najłatwiejszymi lub wymagającymi najmniejszej
ilości czasu,
•kolejność wykonywania zadań powinna być
wyznaczona przez ważność i znaczenie tych zadań.
Reguła Parkinsona
Reguła Parkinsona mówi o tym, że czynność
potrwa tyle, ile ma potrwać.
•Mamy tu wrażenie, że jesteśmy mistrzami w
zarządzaniu naszym czasem, np. zakupy.
14
2013-05-31
Reguła Parkinsona
Planując pamiętaj o:
•tworzeniu pisemnego planu, czyli wymienieniu
wszystkich czynności do wykonania,
•strategii małych kroków, czyli dziel złożone zadania na
mniejsze,
•realistycznym planowaniu tzn. uwzględnianiu tylko
takiej ilości zadań, która jest możliwa do zrealizowania,
•terminach wykonania - zawsze wyznaczaj ostateczne
terminy realizacji zadań,
•wyznaczaniu priorytetów,
•wypracowaniu nawyku codziennego planowania.
15
2013-05-31
Wyznaczanie priorytetów za pomocą
metody ABC
• Opiera się na zasadzie Pareto
• Opiera się również na ważności określonych
zasad.
ABC
• Metoda ABC składa się z trzech kroków:
KROK 1.
Spisanie wszystkich zadań, które są pilne do
wykonania.
KROK 2.
Uporządkowanie zapisanych działań według
ważności poprzez przypisanie im jednej z
trzech kategorii.
16
2013-05-31
A
Zadania typu "A”
Stanowią 15% wszystkich zadań, ale dają 65%
wydajności.
Czy to zadanie zbliża Cię do realizacji głównych
celów zawodowych lub życiowych?
Wykonanie którego zadania przyniesie
największą korzyść dla Ciebie?
Niewykonanie którego zadania oznacza
największą stratę?
B
Zadania typu "B"
Umiarkowanie ważne czynności.
Stanowią ok. 20% ogólnej liczby zaplanowanych
działań i mają wpływ na 20% wydajności.
Czasami można zlecić ich wykonanie innej
osobie.
17
2013-05-31
C
Zadania typu "C"
•Czynności mało ważne.
•Jest ich najwięcej.
•Wszystkie te działania są możliwe do
delegowania.
•Stanowią aż 65% wszystkich Twoich działań, ale
wpływają tylko na 15 % Twojej wydajności.
Wyznaczanie priorytetów za pomocą
metody ABC c.d.
Metoda ABC składa się z trzech kroków:
KROK 3.
•Zaplanuj dzień pracy.
•Zacznij od umieszczenia w planie zadań typu
"A".
•Następnie wpisz zadania typu "B", których nie
delegowałeś.
•Na końcu umieść w planie zadania typu "C".
18
2013-05-31
ABC
• Jedną z lepszych metod ustalania
priorytetów, jest metoda ABCDE, o której już
wcześniej wspominałam (jeśli jeszcze jej nie
wprowadziłeś w życie, masz kolejną okazję!).
ABC
• „A” to zadania najważniejsze, coś czego wykonanie,
lub niewykonanie będzie miało poważne skutki. Jeśli
masz kilka takich czynności, uszereguj je jako „A1”,
„A2”, „A3” etc.
•
„B” to zadania mniej ważne, coś co powinieneś zrobić.
Ich wykonanie lub niewykonanie będzie miało pewne
konsekwencje, lecz znacznie mniejsze niż skutki
zadania „A”. Nie zabieraj się za zadania „B”, dopóki
nie zakończysz wszystkich zadań „A”.
19
2013-05-31
c.d.
• „C” to rzeczy, które dobrze byłoby zrobić, ale nie niosą
ze sobą żadnych konsekwencji. Rozmowa z
przyjacielem, wspólne wyjście do teatru, przeczytanie
gazety to przykłady zadań z kategorii „C”.
•
„D” oznacza delegację. To czynności, które najlepiej
jest przekazać komuś innemu. Wszystko, co mija się z
Twoimi kwalifikacjami lub jest w firmie/rodzinie
osoba która może Cię w tym zastąpić. To jak
popularny w firmach outsourcing, czyli zlecanie
czynności firmom zewnętrznym.
ABC
• „E” oznacza eliminację. To wszystko, co możesz
usunąć ze swojego planu. To czynności, które nie
mają wpływu ani na sukces życiowy lub
zawodowy, ani na rodzinę, ani na zdrowie lub
dobre samopoczucie. Przykład to oglądanie
telewizji, zbyt częste sprawdzanie maili
(niektórzy robią to kilkanaście razy dziennie,
zamiast raz czy dwa razy), przebywanie na
spotkaniach, które nic nie wnoszą, na których
nie jesteś potrzebny.
20
2013-05-31
Matryca Eisenhowera
21
2013-05-31
22
2013-05-31
Doświadczenie
Postaw na stole dzban. Powkładaj do niego
kamieni i zobacz, czy coś jeszcze można tam
włożyć. Gdy stwierdzisz, że nic już nie wejdzie,
do dzbana dołóż żwir potrząsając dzbanem.
Zadaj kolejne, takie samo pytanie. Następnie
wsyp piach. Na koniec dolej wody. Okazało się,
że gdybyś zrobił odwrotnie, kamienie nie
zmieściłyby się do dzbana
Podsumowanie!
• A oto 10 pomysłów, jak w łatwy sposób
można stracić swój drogocenny czas, lub
zyskać go jeszcze więcej.
• Wszystko zależy tylko od Ciebie!
23
2013-05-31
• 1. Wielozadaniowość
Jak dowodzi wiele badań, skupianie się na wielu
rzeczach na raz nie jest możliwe. To mit. Umysł
potrafi koncentrować się tylko na jednej rzeczy.
• 2. Nie korzystanie z bloków czasu
Jeśli nie planujesz swojego czasu i nie dzielisz
zadań na bloki tematyczne, prawdopodobnie
większość czasu stracisz na robieniu rzeczy
których nie trzeba robić lub na drobiazgach.
• 3. Wykonywanie zbyt wielu czynności
Na pewno słyszałeś o zasadzie Pareto, czyli
80/20. Mówi ona, że zaledwie 20% czynności
które wykonujemy, wpływa na 80%
rezultatów które otrzymujemy. Czyli jeśli w
ciągu dnia wykonasz 10 zadań, tylko 2 z nich
będą naprawdę ważne i istotne dla Ciebie.
24
2013-05-31
• 4. Brak ustalania priorytetów
Jedną z najważniejszych umiejętności ludzi
sukcesu, jest ustalanie priorytetów zadań,
które mają do wykonania. Najlepszą, a
zarazem najłatwiejszą metodą ustalania
priorytetów jest metoda ABCDE. Siła tej
metody drzemie w jej prostocie.
• 5. Nie zapisywanie zadań do wykonania
Dużo osób ma przekonanie, że dzięki dobrej
pamięci wiedzą, co muszą zrobić danego
dnia. Jednak to tak nie działa! Zawsze myśl z
długopisem lub ołówkiem w ręku. Zapisując
zadanie lub określając swój cel, staje się on
realny. Tworzysz coś, co można zobaczyć i
przekonujesz podświadomość, że jest to dla
Ciebie ważne.
25
2013-05-31
• 6. Brak planowania
Z zapisywaniem zadań nierozłącznie wiąże się
planowanie. O ile sprecyzowanie swoich potrzeb
i celów oraz ich zapisanie to pierwszy krok,
kolejnym jest wyznaczenie planu działania.
• 7. Odkładanie na później
Później to jedyny dzień, który nigdy nie nadchodzi.
Jeśli sporządziłeś już gotowy plan, natychmiast
przejdź do działania! Zrób pierwszy krok w
kierunku jego realizacji. Im wcześniej zaczniesz,
tym wcześniej skończysz!
• 8. Brak przerw
Pamiętaj, że zarówno umysł jak i ciało męczą
się. Siedzenie kilka godzin nad jakimś
zadaniem nie ma sensu. Po godzinie Twoja
efektywność spada o połowę. Im dłużej
wykonujesz jakąś czynność, tym bardziej się
męczysz i nie zauważasz, że robisz to mniej
skutecznie.
26
2013-05-31
• 9. Praca w bałaganie
Badania udowodniły, że osoby pracujące na
nieuporządkowanym biurku, tracą
przeciętnie półtorej godziny dziennie. Czas
ten poświęcają na rozpraszanie swojej uwagi
rzeczami zalegającymi na biurku, oraz na
szukaniu potrzebnych przedmiotów. To
stracone 7,5 godziny tygodniowo, czyli prawie
cały dzień pracy!
• 10. Zbyt krótki sen
Człowiek niewyspany to mało wydajny
pracownik. Przemęczenie i niedosypianie
zmuszają nas do częstego picia kawy, herbaty
– co tylko chwilowo poprawia wydajność
organizmu.
27
2013-05-31
POŻERACZE CZASU
• Czynniki przerywające pracę
Mail, SMS, telefon, wiadomość na GG, kolega w
pracy który szuka towarzystwa...
Znajome, prawda?
To wszystko powoduje, że tracimy koncentrację
na naszym najważniejszym zadaniu i
zajmujemy się sprawami błahymi.„Pierwszym
elementem sukcesu jest zabrać się do pracy, a
drugim nie przerywać pracy”
Aby Zaoszczędzić Czas Zdobywaj Wiedzę
Jak zaoszczędzić czas zdobywając wiedzę?
Wiedza to potęga. Jesteśmy tego uczeni od najmłodszych
lat. I bardzo dobrze, bo jest to prawda! Miliony ludzi na
całym świecie osiągnęły sukces, poprzez zdobywanie
wiedzy i jej stosowanie.
28
2013-05-31
CZAS NA WIEDZĘ
W setkach książek, autobiografii słynnych ludzi
przeczytasz, że zaczynali od zera. Jednak poprzez
czytanie, zdobywanie wiedzy i wprowadzanie jej w
praktykę, osiągnęli sukces w swojej dziedzinie.
Jedną z najważniejszych reguł jest to, że możesz nauczyć
się wszystkiego, co jest Ci potrzebne, aby osiągnąć swoje
cele.
To podstawa sukcesu. Oznacza, że masz nieograniczone
możliwości. Ogranicza Cię tylko czas i wyobraźnia, oraz
Twoja własna aktywność lub jej brak.
No dobrze... A jeśli nie mam czasu, aby się edukować?
Brian Tracy
„Nieustannie zadawaj sobie pytanie, czy Twoje
działania przynoszą maksymalny zwrot z
zainwestowanego czasu”
Brian Tracy
29
2013-05-31
WARSZTATY!
ABC
Zaplanuj kolejny dzień za pomocą metody ABC:
•Zacznij od stworzenia listy zadań.
•Następnie podziel czynności na działania A, B
lub C.
•Zaplanuj kolejność wykonywania zadań.
•Zacznij realizację planu od działań typu A,
potem B, a na końcu C.
30
2013-05-31
ZŁODZIEJE CZASU!
• WSKAŻ 5 ZŁODZIEI CZASU, KTÓRE SPRAWIAJĄ
CI NAJWIĘCEJ PROBLEMÓW
• OPRACUJ SPOSOBY RADZENIA SOBIE Z
WYBRANYMI POŻERACZAMI CZASU.
• NASTĘPNIE ZASTANÓW SIĘ, Z CZEGO
WYNIKAJĄ TE PROBLEMY I JAK MOŻESZ JE
ROZWIĄZAĆ.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!
DR MAGDALENA RYCERZ-FIUK
31