Deklaracja uczestnictwa Beneficjenta Ostatecznego w projekcie

ZAPYTANIE OFERTOWE
z dn. 07.11.2013
na wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem i cateringiem
w ramach projektu „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
nr umowy: UDA-POKL.03.01.02-00-001/13-00
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 3.1.2.
Kod CPV: 70220000-9 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania)
Kod CPV: 55320000-9 (Usługi podawania posiłków)
I.
ZAMAWIAJĄCY:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej
Centrum Mazowsze
ul. Żurawia 43, 00-680 Warszawa
II.
TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz
Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień
ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na
stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1.
A. SALE SZKOLENIOWE
Wynajem sal na szkolenia:
 termin szkoleń: 12-13.12.2013 oraz 16-17.12.2013
 umożliwiających realizację:
 w dn. 12.12.2013 oraz 16.12.2013 - 3 szkoleń (3 sale) w tym samym czasie, każde dla grupy minimum 24 a
maksymalnie 30 osobowych, w ustawieniu w podkowę
 w dn. 13.12.2013 oraz 17.12.2013 - 1 szkolenia (1 sala) dla grupy minimum 24 a maksymalnie 30 osobowej, w
ustawieniu w podkowę (analogicznie w dn.17.12.2013)
 sale szkoleniowe powinny znajdować się w jednym budynku
2.
Lokalizacja – Warszawa: tak aby odległość nie przekraczała 10 km od dworca kolejowego Warszawa Centralna i
gwarantowała dobry dojazd zarówno samochodem, jak i komunikacją miejską. Budynek w którym mieszczą się sale
szkoleniowe musi być położony w odległości nie większej niż 300m od najbliższego przystanku komunikacji miejskiej.
3.
Standard sal: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w
których organizowane są szkolenia
Proszę o dołączenie do oferty pliku ze zdjęciami proponowanych sal oraz miejsca gdzie będą świadczone usługi cateringowe.
W przypadku nie spełnienia standardów (czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone
meble, klimatyzacja, winda w przypadku sal na piętrze) oraz znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem
faktycznym sal, Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z
listy.
4.
Wyposażenie sal: sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenie szkolenia: laptop, projektor multimedialny, ekran lub
biała (bardzo jasna) ściana, łącze internetowe (stałe, wi-fi), inne dodatkowe elementy: flipchart, flamastry (uzupełniane w razie
potrzeby) i w sytuacjach awaryjnych dostęp do ksero i faxu w budynku.
5.
W przypadku obecności osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni dostęp do sali
6.
Dostępność sal na szkolenia w godzinach 8.00-18.00
7.
Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych itp. w trakcie szkolenia.
8.
Udostępnienie dla osoby obsługującej szkolenia miejsca na stanowisko recepcji (co najmniej stół i krzesło)
9.
Udostępnienie dodatkowego pomieszczenia lub miejsca do przechowywania materiałów szkoleniowych, przed
i pomiędzy szkoleniami.
10. Udostępnienie miejsca na przechowywanie odzieży wierzchniej (np. szatnia) oraz miejsc parkingowych dla co najmniej
4 samochodów.
Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
1
11. Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach – zapewnienia
oferent), na drodze do sal i w salach plakatu, programu szkolenia, itp.
1.
2.
B. WYŻYWIENIE
Przerwa kawowa – całodniowa, uzupełniana w razie potrzeby: kawa, herbata, ciasteczka lub ciasto, woda gazowana,
niegazowana, soki (nie napoje), mleko (nie w proszku) lub śmietanka do kawy.
Szkolenia będę odbywały się w godzinach 9.30 – 16.30 (godziny mogę ulec zmianie na tym etapie; w umowie z Wykonawcą
zostaną już dokładnie określone). Przerwa kawowa powinna być przygotowana na przyjazd uczestników szkoleń, nie później
niż o godzinie 8.45.
Wyżywienie (zupa, drugie danie i deser), z możliwością wyboru dania wegetariańskiego. Zapotrzebowanie będzie zgłoszone z
odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 2 dni przed szkoleniem.
Wyżywienie w tym samym budynku co sala szkoleniowa, należy podać trzy przykładowe MENU.
Sale powinny znajdować się w tym samym budynku co restauracja lub catering powinien zostać dostarczony na miejsce
szkolenia.
IV. DOPUSZCZALNE JEST SKŁADANIE OFERT TYLKO NA JEDEN Z DWÓCH TERMINÓW SZKOLEŃ (12-13.12.2013 LUB
16-17.12.2013)
V.
DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAMÓWIENIU:
a)
oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 1)
Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania
kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i
przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
zdjęcia oferowanych sal
3 przykładowe MENU, w tym 3 przykładowe MENU wegetariańskie
b)
c)
VI. SPOSÓB WYCENY:
1.
2.
3.
Prosimy o podawanie cen brutto w formularzu oferty stanowiącego Załącznik nr 2
Zamawiający może prosić oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji wszyscy oferenci będą
mieli szanse na takie same uzupełnienia.
Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowania oferty wyłącznie mailowo.
VII. POZOSTAŁE WARUNKI:
1.
2.
Z wyłonionymi Wykonawcami zostanie podpisana umowa. Ustalone ceny nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania
umowy, niezależnie od ewentualnych zmian stawki VAT w kolejnych latach.
Jeżeli zaoferowana cena przekroczy kwoty przewidziane w budżecie projektu Zamawiający rozpocznie negocjacje
indywidualne z oferentami. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się osiągnąć cen mieszczących się w budżecie projektu,
zapytanie ofertowe uznaje się za nieważne.
VIII. ZAPISY, KTÓRE BĘDĄ ZAWARTE W UMOWIE:
1.
2.
3.
Płatności zaliczkowe są możliwe dopiero po pierwszym pobycie, dodatkowo pod warunkiem posiadania na koncie środków
projektowych z MEN. Zaliczka nie może przekroczyć 40% wartości zamówienia na dany miesiąc.
Zamawiający jest uprawniony do wypowiedzenia niniejszej umowy z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia
bez podania jakiejkolwiek przyczyny.
Strony mogą, za porozumieniem stron, rozwiązać niniejszą umową bez okresu wypowiedzenia i bez podania przyczyny.
IX. KRYTERIA WYBORU OFERT:
Kryterium oceny oferty jest CENA 100%
PUNKTACJA - porównanie między Oferentami: X – najniższa cena, Y – cena Oferenta A; punktacja Oferenta A = X/Y
z uwzględnieniem poniższych warunków:
- jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż 10% (cena
najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę w dwóch przypadkach:
1) jeżeli oferent zapewni lepszy standard usług podstawowych (sale, wyżywienie)
a) jeżeli oferent zaproponuje dodatkowe oferty specjalne takie jak: bezpłatny parking, itp.
2) jeżeli proponowane miejsce ma dogodniejszy dojazd.
Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2
Proszę o przesłanie oferty w terminie do 22 listopada 2013r. (piątek) do godz. 13.00 wyłącznie na adres e-mail:
[email protected]. W tytule maila proszę dopisać: oferta na wynajem sal szkoleniowych
Pytania należy kierować do:
Agnieszka Jędrych
[email protected]
tel. 22 351 93 16
Projekt „Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
3