pobierz - ministerstwo rozwoju

SOPZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu zewnętrznego dotyczącego działalności
finansowej, organizacji i jakości pracy oraz jakości zarządzania Instytutem Badawczym w latach
2014 - 2016, na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku
o zasadach finansowania nauki (Dz.U. 2014 nr 0 poz. 1620).
2. W szczególności, audyt zewnętrzny Instytutu musi obejmować sprawdzenie jego działalności
w 3 latach z okresu 4 lat poprzedzających rok 2017, wybranych przez audytora na podstawie
przeprowadzonej przez niego analizy ryzyka audytowanego Instytutu.
3. Audyt Instytutu Badawczego obejmuje sprawdzanie:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
podstaw prawnych działalności instytutu badawczego;
poprawności polityki rachunkowości z przepisami prawa;
realizacji rocznego planu finansowego;
sposobu dokumentowania i zatwierdzenia wyników działalności;
przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych
i rachunkowości;
poprawności ewidencji księgowej instytutu badawczego;
celowości i zasadności wydatków;
realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów;
skuteczność polityki zarządzania zasobami kadrowymi w tym: proces zatrudnienia,
zwalniania, doskonalenia i kształcenia kadr;
adekwatność posiadanych kompetencji przez kadrę zarządzającą oraz pracowników do
powierzonych zadań;
4. W przypadku, gdy przeprowadzenie audytu wymaga specjalistycznej wiedzy, umiejętności lub
kwalifikacji, Wykonawca może powołać na swój koszt rzeczoznawcę.
5. Na podstawie zebranych dowodów Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia opinii
i pisemnego sprawozdania z audytu oraz raportu z audytu wydatków. Sprawozdanie powinno
zawierać:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
datę sporządzenia;
nazwę i adres audytowanego podmiotu;
oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu;
imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;
cele audytu;
przedmiotowy i podmiotowy zakres audytu;
termin, w którym przeprowadzono audyt;
zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;
zwięzła ocenę sytuacji ekonomicznej audytowanego podmiotu;
informację o wynikach badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu,
w przypadku gdy obowiązek jego badania wynikał z innych przepisów;
ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze
działalności audytowanego podmiotu objętym audytem;
informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
zaprezentowanie wyników badania w których stwierdzono nieprawidłowości;
określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę
ich przyczyn i skutków;
zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności
audytowanego podmiotu;
Strona 1 z 17
16) podpisy audytorów, a w przypadku, gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka
organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – nazwę jednostki.
6. Do sprawozdania audytor dołącza opinię, na temat:
1) wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych
z prowadzoną działalnością;
2) poprawności dokumentowania i ewidencyjnego wyodrębniania operacji gospodarczych
oraz opracowania sprawozdań;
3) adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli audytowanego podmiotu
w obszarze działalności objętym audytem.
7. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu sprawozdanie w terminie 14 dni od dnia zakończenia
audytu. Audytor przechowuje dokumentację audytu przez okres 5 lat od końca roku, w którym
audyt został przeprowadzony.
8. Audytor jest zobowiązany do udzielenia wyjaśnień w zakresie objętym audytem Ministrowi
Rozwoju i Finansów oraz upoważnionym przez niego osobom.
9. Audyt powinien zostać przeprowadzony z uwzględnieniem Międzynarodowych Standardów
Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksu Etyki, ogłoszonymi przez The Institute of Internal Auditors
(IIA) oraz co najmniej jednego z wymienionych poniżej Standardów:
1)
Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i norm wykonywania zawodu
biegłego rewidenta;
2)
Kodeksu Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonego przez Krajową Izbę
Biegłych Rewidentów;
3)
Standardów kontroli wydanymi przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej
Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskimi Wytycznymi
Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI.
10. Wykonawca winien wykazać się wiedzą i doświadczeniem w realizacji zamówienia, w postaci
należytego wykonania/wykonywania w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania
ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 usług
audytu lub kontroli lub weryfikacji projektów w obszarze B+R o wartości każdej z usług nie
mniejszej niż 120.000,00 zł brutto, przy czym każda usługa:
a) polegała na sprawdzeniu zgodności realizacji poniesionych wydatków z postanowieniami
umów bądź założeniami projektów;
b) była wykonana z zachowaniem zasady bezstronności, tj. Wykonawca był podmiotem
zewnętrznym w stosunku do podmiotu audytowanego, kontrolowanego, weryfikowanego oraz
zlecającego realizację audytu, kontroli, weryfikacji.
Przez sprawdzenie zgodności realizacji projektu i poniesionych wydatków z postanowieniami
umowy bądź założeniami projektu rozumie się audyt lub kontrolę lub weryfikację projektu pod
względem finansowym i merytorycznym. Przedmiotowe usługi audytu i weryfikacji muszą
obejmować w szczególności następujące czynności:
- weryfikację dokumentacji finansowej projektu,
- weryfikację prawidłowości udzielania przez wykonawcę projektu zamówień publicznych,
- oględzin wyposażenia, aparatury lub innych składników majątkowych audytowanego podmiotu,
- oceny zasadności ponoszonych wydatków,
Strona 2 z 17
- sprawdzenia czy wydatki nie zostały zawyżone,
- potwierdzenia osiągnięcia zakładanych wskaźników,
- oceny osiągnięcia założeń merytorycznych projektu w obszarze B+R.
Wykonawca w celu spełnienia powyższego warunku może wykazać się również:
4 usługami, z czego 2 dotyczą usług audytu lub kontroli lub weryfikacji projektów w obszarze B+R
pod względem finansowym oraz 2 dotyczą usług audytu lub kontroli lub weryfikacji projektów
w obszarze B+R pod względem merytorycznym, przy czym wartość każdej z usług jest nie
mniejsza niż 100.000,00 zł brutto. Wykazane usługi audytu lub kontroli lub weryfikacji projektów
w obszarze B+R pod względem finansowym muszą obejmować w szczególności następujące
czynności:
- weryfikację dokumentacji finansowej projektu,
- weryfikację prawidłowości udzielania przez wykonawcę projektu zamówień publicznych,
- oględzin wyposażenia, aparatury lub innych składników majątkowych audytowanego podmiotu.
Wykazane usługi audytu lub kontroli lub weryfikacji projektów w obszarze B+R pod względem
merytorycznym muszą obejmować w szczególności następujące czynności:
- oceny zasadności ponoszonych wydatków,
- sprawdzenia czy wydatki nie zostały zawyżone,
- potwierdzenia osiągnięcia zakładanych wskaźników,
- oceny osiągnięcia założeń merytorycznych projektu w obszarze B+R.
Zamawiający nie dopuszcza sumowania usług z różnych kontraktów w celu uzyskania wartości
minimalnej. Pod pojęciem usługi Zamawiający rozumie jedną umowę\kontrakt z jednym
Zamawiającym. Pod pojęciem usługi wykonywanej Zamawiający rozumie usługę, której
zakończona część spełnia co najmniej powyższe wymogi.
11. W celu prawidłowego przeprowadzenia audytu należy zapewnić zespół o odpowiednich
umiejętnościach i doświadczeniu w zakresie prowadzenia audytu:
a.
Audyt przeprowadza audytor, którym może być:
1) osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz.U. 2016 nr 0 poz. 1870);
2) osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa w pkt 1.
b.
Audytorem nie może być:
1) podmiot zależny od audytowanego podmiotu;
2) podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu
w okresie 3 lat poprzedzających audyt.
Szczegółowe wymagania dotyczące składu oraz kwalifikacji zespołu audytorskiego:
Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować do realizacji zamówienia
co najmniej:
1. Pięcioma ekspertami do spraw audytu, przy czym:
a) eksperci do spraw audytu wchodzących w skład zespołu muszą spełniać warunki
określone
w
art.
286
ust.
1
ustawy
z
dnia
27
sierpnia
2009
r.
o finansach publicznych (Dz.U. 2016 nr 0 poz. 1870),
b) każdy z ekspertów do spraw audytu musi posiadać doświadczenie jako członek zespołu
audytowego w realizacji co najmniej 5 audytów zewnętrznych projektów współfinansowanych
Strona 3 z 17
bądź finansowanych ze środków publicznych lub środków Unii Europejskiej lub innych źródeł
w zakresie zgodności realizacji projektów z postanowieniami umów o dofinansowanie oraz
przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, o wartości kontrolowanego projektu nie
mniejszej niż 1 000 000,00 zł brutto każdy, przy czym co najmniej trzy z audytowanych
projektów muszą dotyczyć jednego z następujących obszarów: transfer technologii, badania
i rozwój lub inwestycje w infrastrukturę nauki.
c) każdy z ekspertów do spraw audytu musi posiadać doświadczenie zawodowe w zakresie
przeprowadzenia jako członek zespołu audytowego trzech audytów poprawności udzielania
zamówień publicznych oraz trzech audytów zgodności prowadzenia rachunkowości
z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2016 nr 0 poz. 1047).
2. Siedmioma ekspertami merytorycznymi, po jednym w każdej z następujących branż:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Nowych technologii dotyczących mechaniki, mechatroniki, elektroniki, elektrotechniki,
Urządzeń i systemów awionicznych, urządzeń pomiarowych i diagnostycznych
oraz instalacji i systemów elektrycznych samolotów, śmigłowców i bezzałogowych
statków powietrznych,
Techniki wytwarzania silników lotniczych, śmigłowców i samolotów, projektowania
i badania silników rakietowych oraz rakiet nośnych,
Teledetekcji, łączność radiowej, planowania i realizacja lotów,
Specjalistycznych badań materiałów, m.in.: badań mechanicznych materiałów
metalicznych, badań nieniszczących oraz struktur metalowych i struktur kompozytowych,
Badań elementów konstrukcji- kompleksowe wytrzymałościowe badania statyczne
i zmęczeniowe,
Aerodynamiki stosowanej oraz numerycznej,
Warunek zostanie spełniony jeżeli Wykonawca przedstawi co najmniej jednego eksperta
merytorycznego dla każdej z wymienionych branż. Każdy z ekspertów merytorycznych w swoim
dorobku naukowym musi posiadać co najmniej trzy publikacje naukowe dotyczące danej branży oraz
stopień naukowy co najmniej doktora nauk. Ekspert do spraw audytu nie może być jednocześnie
ekspertem merytorycznym. Ekspert merytoryczny nie może być jednocześnie ekspertem do spraw
audytu. Tym samym Wykonawca w celu wykazania spełnienia niniejszego warunku, musi przestawić
łącznie 12 osób, z których 5 będzie ekspertem do spraw audytu, i kolejne siedem z których każda
będzie ekspertem w innej dziedzinie. Jedna osoba może być tylko jednym ekspertem. W przypadku
kiedy Wykonawca wskaże dana osobę jako eksperta w kilku branżach, Zamawiający uzna ją za
eksperta tylko w jednej branży. Do zadań Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za
najkorzystniejszą, przed rozpoczęciem wykonywania usługi audytu, należy opracowanie
i przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji programu audytu zawierającego szczegółową
metodologię prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji
usługi, metodyki doboru próby do kontroli - w terminie 14 dni od zawarcia umowy.
12. Wykonawca zobowiązuje się wykonać audyt na podstawie zaprezentowanego Zamawiającemu
programu audytu. Zamawiający może wnieść o uzupełnienie programu audytu pod kątem
spełnienia dodatkowych wymagań. Opracowany i uzgodniony z Zamawiającym program audytu,
Wykonawca przekaże Zamawiającemu na piśmie.
13. Instytut Badawczy udostępni Wykonawcy w swojej siedzibie materiały źródłowe dotyczące
badanego obszaru, tj. osobom wykazanym w złożonej ofercie, po uprzednim złożeniu przez te
osoby oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy danych i informacji uzyskanych w trakcie audytu.
14. Zakończenie audytu powinno nastąpić nie później niż w terminie 60 dni od daty zawarcia umowy.
15. Wykonawca dostarczy opinię i sprawozdanie z przeprowadzonego audytu do siedziby
Zamawiającego, na swój koszt, w terminie 14 dni od dnia zakończenia audytu.
Strona 4 z 17
16. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści
sprawozdania i opinii w terminie 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
17. Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawione wersje opinii i sprawozdania w terminie 7 dni
roboczych od otrzymania zastrzeżeń i uwag.
18. Niezgłoszenie uwag i zastrzeżeń, o których mowa w punkcie 16, albo przekazanie przez
Wykonawcę poprawionej wersji raportu zaakceptowanej przez Zamawiającego, oznacza
wykonanie umowy.
19. Sprawozdanie zostanie przekazane Zamawiającemu w trzech egzemplarzach, każdy egzemplarz
formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania
oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed
zmianami nośniku elektronicznym CD-ROM, DVD-ROM lub pamięci USB (pendrive).
20. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli realizacji Zamówienia przez upoważnionego
przedstawiciela Zamawiającego na każdym jego etapie. Celem kontroli będzie potwierdzenie
realizacji Usługi zgodnie z Ofertą Wykonawcy oraz podpisaną Umową.
21. Osoby upoważnione przez Zamawiającego będą posiadały prawo wglądu do akt audytu w trakcie
jego przeprowadzania oraz w okresie wymaganego ich przechowywania.
22. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu audytu zewnętrznego
dotyczącego działalności finansowej, organizacji i jakości pracy oraz jakości zarządzania
Instytutem Badawczym, skutkujących uzyskaniem obiektywnych i niezależnych ocen realizacji
zadań Instytutu Badawczego pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności,
a także przejrzystości i jawności, pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną
ocenę czy realizacja zadań w instytucie przebiega zgodnie z ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r.
o instytutach badawczych (Dz.U. 2016 nr 0 poz. 371), statusem instytutu badawczego, planami
finansowymi instytutu, zawartymi umowami, kosztorysami zawartych umów, polityką
rachunkowości, procedurami obiegu dokumentów i kontroli finansowej, regulacjami dotyczącymi
udzielania zamówień publicznych, zasadami i trybem postępowania przy zawieraniu umów
cywilnoprawnych w instytucie, stosowania ustawowych procedur do czynności prawnych
o których mowa w art. 17 ust. 1-3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych
(Dz.U. 2016 nr 0 poz. 371), rocznego planu działalności instytutu badawczego, pracami
realizowanymi w instytucie w ramach działalności podstawowej i w ramach działalności innej niż
podstawowa, instrumentami wspierającymi jakość zarządzania, regulaminem organizacyjnym
Instytutu, regulaminem pracy Instytutu, regulaminem wynagradzania pracowników, regulaminem
zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, regulaminem zarządzania prawami autorskimi
i prawami pokrewnymi oraz prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników
badań naukowych i prac rozwojowych, umowami o zakazie prowadzenia działalności
konkurencyjnej oraz podejmowaniu dodatkowego zatrudnienia przez pracowników Instytutu,
zaleceniami pokontrolnymi z poprzednich kontroli prowadzonych w Instytucie, przepisami
dotyczącymi okresowych kontroli obiektów budowlanych Instytutu. Zamawiający zastrzega
możliwość przeprowadzenia audytu, zgodnie z metodologią przedstawioną w niniejszym
Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz zgodnie z ofertą Wykonawcy. Celem audytu
jest uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę,
że realizacja zadań przebiega zgodnie z ww. zakresem realizacji zadań Instytutu Badawczego.
Efektem przeprowadzonego audytu wydatków jest sprawozdanie z wykonania audytu wraz
z wydaną opinią oraz raportem z audytu wydatków. Audyt przeprowadza się w siedzibie
audytowanego, zgodnie z wymaganiami i terminami określonymi przez Zamawiającego. Zakres
audytu wydatków obejmuje przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur
kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków,
procedur akceptacji wydatków w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, ze
szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy.
Podczas audytu wydatków powinny zostać zweryfikowane poniesione wydatki, pozwalające
wydać wiążącą opinię na temat czy wydatki ponoszone przez Instytut Badawczy są realizowane
Strona 5 z 17
zgodnie z umowami ze wskazaniem ewentualnych nieprawidłowości, jak również sporządzeniem
raportu z audytu. Audyt obejmuje również ocenę merytoryczną wydatku. W przedmiotowym
zakresie opinię wydaje uczestniczący w audycie ekspert merytoryczny z branży dotyczącej
przedmiotowego wydatku. Audyt wydatków obejmuje w szczególności następujące elementy:

weryfikacja poniesionych wydatków i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
weryfikacja, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych
dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania (w okresie objętym audytem
wydatków), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie
z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,

ocena prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (w tym m.in. czy zostały
faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadań
Instytutu Badawczego czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania zgodnie
z zasadą efektywności, racjonalności i oszczędności);

sprawdzenie poprawności zakupu towarów i usług pod kątem stosowania ustawy PZP
lub, dla podmiotów zwolnionych z jej stosowania, zachowania zasady konkurencyjności,
przejrzystości i jawności, w tym również z ustalonymi przez podmiot dokonujący zakupu
zasadami i praktykami;

sprawdzenie, czy zakupu towarów lub usług nie dokonano od podmiotów powiązanych
z Instytutem Badawczym osobowo lub kapitałowo;

sprawdzenie zakupionych środków trwałych i środków trwałych w budowie;

sprawdzenie kompletności i poprawności posiadanej przez Instytut Badawczy oryginalnej
dokumentacji związanej z realizacją umowy: dla dostaw, usług: dokumenty związane
z wyborem wykonawcy dostaw usług: umowy dotyczące realizacji zamówień, faktury,
rachunki lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej
potwierdzające dokonanie zakupów, protokoły odbioru wykonanych prac oraz dowody
uregulowania zobowiązań finansowych wynikających z dokonania zakupów, dla
wydatków osobowych: dokumenty potwierdzające poniesienie tych wydatków na rzecz
osób zatrudnionych do realizacji zadania (płaca brutto lub jej część proporcjonalna do
zaangażowania danej osoby na rzecz zadania, z jej wszystkimi kwalifikującymi się do
refundacji składowymi) oraz dowodami płatności, weryfikacja prawidłowości oryginalnych
dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki pod względem:
formalnym (data wystawienia, właściwy odbiorca/wystawca dokumentu, kwota
usługi/dostawy, netto/brutto/słownie, sposób płatności, NIP, podpisy, opis kosztu na
odwrocie dokumentu umożliwiający powiązanie kosztu z projektem); merytorycznym (czy
dokumentowany koszt odpowiada danym umieszczonym w opracowanym rocznym
planie finansowym Instytutu Badawczego, wniosku o przyznanie środków finansowych na
działalność statutową na rok dotyczący audytowanego wydatku);
23. Zasady doboru próby
 zastosowany próg istotności nie może być większy niż 5%, zastosowany poziom ufności nie
może być mniejszy niż 95%;
 raport z audytu wydatków powinien odzwierciedlać stosowaną metodykę przeprowadzenia
audytu a także zawierać odniesienia do badanych dokumentów;
 weryfikacji na podstawie próby podlegają wydatki z danych kategorii;
 w ramach audytu w każdej z kategorii określona jest minimalna ilość dokumentów, które muszą
zostać zweryfikowane (patrz Tabela A);
 do weryfikacji powinny być wybierane w pierwszej kolejności dokumenty potwierdzające wydatki
o wysokiej wartości (od największej wartości aż do wyczerpania ustalonego poziomu próby);
Strona 6 z 17
 w przypadku, gdy poziom nieprawidłowości w poddanej weryfikacji próbie dokumentów
potwierdzających poniesione wydatki przekroczy 10% podane poniżej progi należy zwiększyć do
20% dla kategorii W, G, O, 40% dla kategorii A oraz 60% dla kategorii Op, E. Jeżeli po
zwiększeniu próby poziom nieprawidłowości ponownie przekroczy 10% próbę dokumentów
należy zwiększyć do 100%. Informacja o wysokości wybieranej próby w zależności od kategorii
kosztów, oznaczającą proporcję ilości dokumentów w próbie do ilości wszystkich dokumentów
danej kategorii:
Raport z audytu wydatków powinien zawierać, m. in.:
Tabela A
Nazwa kategorii wydatków
Próba
Koszty kategorii W, w tym wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami
pracy, w tym składkami na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
(personel badawczo-naukowy, techniczny i pomocniczy); rodzaj umowy;
Min 10%
Koszty kategorii A – zakup aparatury naukowo – badawczej, amortyzacja
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz koszty wynajmu
aparatury, w niezbędnym zakresie i w czasie;
30%
Koszty kategorii G ( koszty budynków i gruntów);
Min.10%
Koszty kategorii E – Koszty usług badawczych, wiedzy technicznej oraz usług
doradczych i równorzędnych; .
Min. 50%
[Koszty:
● porozumień o współpracy technicznej;
● usług badawczych wykonanych na podstawie umowy;
● wiedzy technicznej i patentów zakupionych lub użytkowanych na podstawie
licencji, uzyskanych od osób trzecich na warunkach rynkowych (wartości
niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know-how i
nieopatentowanej wiedzy technicznej);
● usług doradczych i usług równorzędnych, koszty zakupionej od osób trzecich
wiedzy technicznej, usług badawczych oraz usług doradczych na podstawie
faktury wystawionej przez osobę prawną lub osobę fizyczną prowadzącą
działalność gospodarczą; w uzasadnionych przypadkach także na podstawie
umowy cywilno-prawnej (umowa o dzieło, umowa zlecenia).]
Koszty kategorii Op [Koszty materiałów, środków eksploatacyjnych i
podobnych produktów ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją zadań
Instytutu Badawczego. Rodzaje kosztów:
● materiały - środki nietrwałe niezbędne do realizacji zadań np. materiały
biurowe, surowce, półprodukty, odczynniki, sprzęt laboratoryjny;
● usługi obce - usługi serwisowe, koszty napraw, usługi transportowe;
● koszty uczestnictwa w konferencjach;
● koszty szkoleń pracowników realizujących zadania badawcze (koszt szkoleń
powinien być zaplanowany oraz wynikać z uzasadnionych przesłanek (np.
pojawienie się na rynku nowych, innowacyjnych rozwiązań - nowe materiały,
nowe technologie;
● nowe techniki wykonania określonego zadania itp. - dzięki którym zadanie
można będzie wykonać bardziej efektywnie, nadać mu nowe dodatkowe cechy
– System Zarządzania Jakością);
Strona 7 z 17
Min.50%
● koszty szkoleń związanych z obsługą zakupionej aparatury naukowobadawczej;
● koszty promocji Instytutu Badawczego (publikacje, koszt strony internetowej
itp.);
● koszty delegacji.]
Koszty kategorii O - Koszty ogólne rodzaje kosztów:
Min.10%
● koszty utrzymania infrastruktury - opłaty czynszowe, opłaty za elektryczność,
ogrzewanie, wodę;
● koszty wynagrodzeń pracowników administracyjnych, technicznych i
pomocniczych;
● koszty obsługi księgowej;
● usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe, kurierskie;
● koszty materiałów biurowych i piśmienniczych;
● koszty ubezpieczeń majątkowych.
Zamawiający zastrzega możliwość modyfikacji wyżej wymienionego zakresu audytu oraz
wzoru Raportu z audytu w trakcie realizacji umowy z Wykonawcą.
Wykonawca podczas prowadzenia audytu nie ma prawa żądać dokumentacji niezwiązanej
z zakresem realizacji przedmiotowego audytu.
Wykonawca w celu zapoznania się z Instytutem Badawczym i przygotowaniem audytu może
skierować prośbę do Instytutu o dostarczenie w wersji elektronicznej następujących dokumentów:
- statut instytutu,
- informacje o innych kontrolach / audytach przeprowadzonych Instytucie przez upoważnione
podmioty (termin kontroli / audytu, podmiot przeprowadzający, istotne ustalenia – rekomendacje, które
projektodawca powinien wdrożyć),
- zestawienie przeprowadzonych procedur przetargowych oraz zakupów zgodnie z zasadą
konkurencyjności: rodzaj zamówienia, tryb zamówienia, liczba ofert, informacja o wybranej ofercie,
data podpisania umowy, informacje o ewentualnych środkach odwoławczych,
- wewnętrzne regulacje dotyczące zamówień publicznych / zakupów,
- obowiązujących porozumień o współpracy technicznej.
Prośba o przekazanie elektronicznej wersji dokumentów może nastąpić dopiero po wszczęciu audytu
i przedłożeniu Instytutowi stosownego upoważniania do audytu (fax, e-mail). Podczas
przeprowadzania czynności audytowych na miejscu zespół audytowy wykonuje kopie jedynie
tych dokumentów, które potwierdzają stwierdzone uchybienia / nieprawidłowości.
24. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz
z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert
Strona 8 z 17
a) Kryterium, którym Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, oraz odpowiadająca
mu waga jest następująca:
- cena 50%
- podejście metodologiczne 50%.
Zamawiający oceni oferty przyznając punkty w ramach kryterium oceny ofert przyjmując
zasadę, że 1% = 1 punkt. Zamawiający dokona wyliczenia punktów dla danej oferty do dwóch
miejsc po przecinku i wybierze ofertę z najwyższą liczbą punktów ogółem, spośród ofert
niepodlegających odrzuceniu.
b) Punkty za kryterium cena zostaną przyznane każdej z ofert wg. wzoru::
cena brutto oferty najtańszej
Liczba przyznanych punktów = ----------------------------------------------- x 50
cena brutto oferty badanej
c) Punkty w kryterium „cena” zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. Wykonawca
za kryterium cena może uzyskać maksymalnie 50 pkt.
d) Punkty w kryterium podejście metodologiczne zostaną przyznane, na podstawie oceny
informacji zawartych przez Wykonawcę w Formularzu oferty w (Tabeli nr 1 Podejście
metodologiczne), przez każdego merytorycznego członka komisji dokonującego oceny
poszczególnych ofert podlegających ocenie w skali do 50 punktów.
Członek komisji (merytoryczny) ocenia następujące elementy każdej z ofert:
- zaproponowanie dodatkowych pytań wykraczających poza katalog zamieszczony
w załączniku nr 1 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia (od 0 do 30 pkt).
Zamawiający przyzna po dwa punkty za każde dodatkowe pytanie / zagadnienie, które będą
adekwatne do celów audytu będących przedmiotem zamówienia oraz istotne z punktu
widzenia użyteczności wyników. Ocenione zostaną wyłącznie pierwsze 15 pytań/zagadnień,
które zostaną uzasadnione, pod względem celowości, adekwatności ich zastosowania
w audycie. Wykonawca otrzyma 0 pkt za pytania / zagadnienia, które zostaną ocenione, jako
nieużyteczne w audycie będącym przedmiotem zamówienia lub\i nie zostało przedstawione
uzasadnienie. Dodatkowe pytania/zagadnienia nie mogą powielać tych zawartych
w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. Pytania / zagadnienia, które otrzymają
punkty Wykonawca zastosuje w trakcie realizacji audytu będącego przedmiotem
zamówienia.
- zaproponowanie dodatkowych metod i narzędzi wykraczających poza zakres
zamieszczony w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (od 0 do 20 pkt).
Zamawiający przyzna po cztery punkty za każdą dodatkową metodę/technikę/ narzędzie,
której zastosowanie pozwoli na pogłębienie zakresu audytu lub pozwoli na wykrycie
ewentualnych uchybień i nieprawidłowości. Ocenionych zostanie wyłącznie pierwsze 5
metod/technik/narzędzi, do których przedstawione zostało uzasadnienie, w jaki sposób ich
zastosowanie wpłynie na pogłębienie zakresu audytu lub pozwoli na wykrycie ewentualnych
uchybień i nieprawidłowości. Wykonawca otrzyma 0 pkt za metody/techniki/narzędzia, które
zostaną ocenione, jako nieużyteczne w audycie będącym przedmiotem zamówienia lub\i nie
zostało przedstawione uzasadnienie. Dodatkowe metody/techniki/narzędzia nie mogą
powielać tych zawartych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia.
Metody/techniki/narzędzia, które otrzymają punkty Wykonawca zastosuje w trakcie realizacji
audytu będącego przedmiotem zamówienia.
Strona 9 z 17
Do dodatkowych metod/technik/narzędzi Zamawiający nie będzie zaliczał analizy SWOT,
drzewa problemów/celów, burzy mózgów oraz paneli ekspertów wśród członków zespołu
audytowego oraz innych metod polegających na pracy wewnętrznej członków zespołu
audytowego.
e) Ilość punktów przyznanych ofercie za poszczególne jej elementy zostanie zsumowana
przez każdego z merytorycznych członków komisji i na tej podstawie zostanie obliczona
indywidualna ocena oferty w kryterium podejście metodologiczne.
f)
Po indywidualnej ocenie ofert, o której mowa powyżej, poszczególne oferty otrzymują
ilość punktów wyliczoną według poniższej formuły:
g) Yn = (Ck1 + Ck2 + Ck3 +Ckn) / Lck,
gdzie:
Yn – oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie;
Ck1 – oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie przez pierwszego
merytorycznego członka komisji w indywidualnej ocenie oferty w kryterium podejście
metodologiczne;
Ck2 – oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie przez drugiego
merytorycznego członka komisji w indywidualnej ocenie oferty w kryterium podejście
metodologiczne;
Ck3 – oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie przez trzeciego
merytorycznego członka komisji w indywidualnej ocenie oferty w kryterium podejście
metodologiczne;
Ckn – oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie przez kolejnego
merytorycznego członka komisji w indywidualnej ocenie oferty w kryterium podejście
metodologiczne;
Lck – oznacza liczbę merytorycznych członków komisji przetargowej biorących udział w
ocenie ofert.
Oferta w komisyjnej ocenie oferty w kryterium podejście metodologiczne może uzyskać maksymalnie
50,00 punktów.
25. Procedura przeprowadzania audytu:
a) Audyt zostanie przeprowadzony przez osoby wskazane w ofercie Wykonawcy.
b) Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikowania przez Wykonawcę wykazu osób
przewidzianych do realizacji zamówienia, pod warunkiem spełnienia przez nowe osoby
warunków postawionych w SOPZ.
c) Podstawę do przeprowadzenia audytu stanowi upoważnienie wystawione dla Wykonawcy
przez Zamawiającego.
d) Wykonawca powiadomi Instytut Badawczy o audycie (pisemnie za potwierdzeniem odbioru
oraz faksem lub za pomocą poczty elektronicznej) w sposób zapewniający otrzymanie przez
niego informacji o audycie, co najmniej na 5 dni przed planowanym terminem audytu.
Informację o terminie planowanego audytu Wykonawca przekazuje również
do Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Strona 10 z 17
Strona 11 z 17
Załącznik nr 1 do SOPZ
Raport z audytu wydatków
I. INFORMACJE OGÓLNE
a. Data sporządzenia raportu
b. Nazwa i adres audytowanego podmiotu
c. Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt oraz
konsorcjantów (jeśli dotyczy)
d. Imiona i nazwiska osób przeprowadzających audyt
e. Termin i miejsce przeprowadzenia audytu
II. ZAKRES AUDYTU
a. Określenie metodologii doboru oraz wielkości
próby
b. Wykaz dokumentów podlegających weryfikacji
c. Rozszerzenie próby w przypadku przekroczenia
ustalonego i dopuszczonego poziomu wydatków
nieprawidłowo udokumentowanych /
nieprawidłowości
III. USTALENIA STANU FAKTYCZNEGO
A. Ocena prawidłowość realizacji wydatków z założeniami określonymi w
umowie
1). Czy rzeczywiste terminy realizacji zadań są

TAK

NIE
zgodne z terminami realizacji zadań wskazanymi w
umowach?
Uwagi:
2) Czy rzeczywisty zakres rzeczowy i postęp realizacji zadań jest zgodny z umową
oraz z wykazaną dokumentacją finansową?
Uwagi:
B. Ocena prawidłowości rozliczania wydatków:
(W przypadku zaznaczenia odpowiedzi negatywnej należy wskazać kwoty nieprawidłowości)
1) Czy Instytut posiada kompletną dokumentację

TAK

NIE

TAK

NIE
potwierdzającą poniesienie wydatku?
Uwagi:
2) Czy Instytut prowadzi wyodrębnioną ewidencję
Strona 12 z 17
wydatków zgodnie z przyjętą polityką
rachunkowości lub w inny sposób umożliwiający
identyfikację operacji księgowych i bankowych
dotyczących wydatków?
Uwagi:
3) Czy kwoty zaewidencjonowane w systemie

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE
finansowo-księgowym na koncie wydatkowym
Instytutu, na ostatni dzień okresu
rozliczeniowego są zgodne z kwotami
poniesionymi na realizację wydatków wskazanych
w zawartych umowach?
Uwagi:
4) Czy na podstawie oględzin można potwierdzić
zgodność stanu środków trwałych i środków
trwałych w budowie z wykazanymi w umowach?
Uwagi:
5) Czy wydatki zostały poniesione zgodnie z
terminami wskazanymi w umowach?
Uwagi:
6) Czy wydatki są niezbędne do realizowania
zadań Instytutu Badawczego?
Uwagi:
7) Czy zakupy towarów i usług zostały dokonane
zgodnie z przepisami ustawy PZP lub, dla
podmiotów zwolnionych z jej stosowania, z
zachowaniem zasady konkurencyjności,
przejrzystości i jawności, w tym również z
ustalonymi przez podmiot dokonujący zakupu
zasadami i praktykami?
Uwagi:
8) Czy zakupu towarów lub usług dokonano od
podmiotów niepowiązanych z Instytutem
Badawczym osobowo lub kapitałowo?
(w przypadku odpowiedzi NIE proszę o uzupełnienie w polu UWAGI
Strona 13 z 17
informacji czy Instytut dokonał zakupu zgodnie z postanowieniami
umowy)
Uwagi:
9) Czy audytowany Instytut Badawczy posiada
wszystkie oryginały dokumentów księgowych
potwierdzających poniesione wydatki, ich opisy i
dokumenty potwierdzające dokonanie płatności?
Uwagi:
Strona 14 z 17

TAK

NIE
_________________________
pieczęć firmowa Wykonawcy
FORMULARZ OFERTY SZACUNKOWEJ
dla MINISTERSTWA ROZWOJU
........................................................................................................................................
...............
PEŁNA NAZWA WYKONAWCY
........................................................................................................................................
...............
ADRES Z KODEM POCZTOWYM
………….………………………………………………………………………………………
NR FAKSU
E-MAIL
………………...……………
NIP
..........................................
REGON
........................................................................................................................................
...............
Imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania i składania oświadczeń
woli
w imieniu wykonawcy
Oferta szacunkowa na
„Wykonanie audytu zewnętrznego dotyczącego działalności finansowej, organizacji i jakości
pracy oraz jakości zarządzania Instytutem Badawczym w latach 2014 - 2016.”
Nawiązując do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, zwanej dalej SOPZ,
szacujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w pełnym rzeczowym zakresie ujętym
w SOPZ za cenę:
Cena netto oferty: ………..………………………...
słownie złotych:
.........................................................................................................................
Wysokość stawki podatku VAT ……………..%
Wartość podatku VAT……………………………………………………………..
Cena brutto oferty: ………..………………………...
Strona 15 z 17
słownie złotych:
.........................................................................................................................
*Cena oferty brutto jest ceną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia
(w tym m.in. ewentualne upusty i rabaty).
Oświadczamy, że:
1. Nie wnosimy żadnych zastrzeżeń do treści SOPZ oraz załączników będących
integralną częścią SOPZ.
2. Spełniamy wszystkie wymagania zawarte w SOPZ i w załącznikach będących
integralną częścią SOPZ.
3. Złożona przez nas oferta szacunkowa jest zgodna z treścią SOPZ i załącznikami
będącymi integralną częścią SOPZ.
iż realizację przedmiotu zamówienia w zakresie2
………………………………………………………………………………….
powierzę(-my) podwykonawcy(-om), po zawarciu stosownej umowy.
9. Oferta szacunkowa została złożona na … stronach, ponumerowanych od nr …
do nr …
10. Załącznikami do niniejszej oferty szacunkowej stanowiącymi jej integralną część
są następujące dokumenty:
1.
Szczegółowy opisu przedmiotu zamówienia (SOPZ).
4. Oświadczam(-y),
2.
Formularz Oferty Szacunkowej dla Ministerstwa Rozwoju.
3.
........................................................
…………………………………
……………………………….
miejscowość, data
podpis, imię i nazwisko
lub podpis na pieczęci
imiennej
2
Jeżeli Wykonawca zamierza powierzyć część prac podwykonawcy(-om) powinien wpisać powierzony zakres prac. W przypadku braku
miejsca sporządzić stosowną informację w postaci załącznika do składanej oferty. Jeżeli Wykonawca nie zamierza powierzyć części prac
podwykonawcy(-om) punktu tego może nie wypełniać lub wpisać „nie dotyczy” lub skreślić.
Strona 16 z 17
Zapytanie szacunkowe dotyczące ’’Wykonanie audytu zewnętrznego
dotyczącego działalności finansowej, organizacji i jakości pracy oraz jakości
zarządzania Instytutem Badawczym w latach 2014 – 2016.”
Departament Jednostek Nadzorowanych i Podległych, zwraca się z uprzejmą prośbą
o przesłanie informacji dotyczącej możliwości przeprowadzenia audytu
zewnętrznego.
- SOPZ
- Formularz Oferty Szacunkowej
Ofertę szacunkową należy złożyć w terminie do dnia 30 grudnia 2016 r. w kancelarii
ogólnej Ministerstwa Rozwoju osobiście lub na adres:
Ministerstwo Rozwoju
Departament Jednostek Nadzorowanych i Podległych
Plac Trzech Krzyży 3/5
00-507 Warszawa
lub w formie elektronicznej na adres: [email protected]
Osoba do kontaktu

Łukasz Nojszewski
tel. 22 693 53 29, adres e-mail: [email protected]
Niniejsze zapytanie szacunkowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu
Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 j.t., ze zm.).
Strona 17 z 17