Pobierz artykuł PDF

STANDARYZACJA PROCESÓW GOSPODARCZYCH
PRZEZNACZENIE CZY LEPA ULICZKA?
GRZEGORZ SOWA
MICHAŁ KRUPSKI
–
Artykuł opisuje zmiany w metodach i technologii konieczne do
pokonania ogranicze klasycznych systemów modelowania procesów
biznesowych i przepływów pracy. Narzdzia modelowania przepływów
pracy nie nadaj si do opisu wszystkich procesów nawet gdyby wszyscy
zgodzili si na jeden sposób modelowania. Systemy ‘workflow’
postrzegaj rzeczywisto w sposób ograniczony przez typy procesów,
które mog wspiera. W szczególnoci nawet prosty proces wymiany emaili nie moe by modelowany przy pomocy narzdzi WFMS. Now
kategori oprogramowania s systemy BPMS. Baz dla reprezentacji
mobilnych systemów komunikacji jest rachunek Pi. Oparte na rachunku
Pi technologie (pierwsza dostarczona przez Inalio Inc.) pozwol nam
zbudowa nowy rodzaj systemów informatycznych i zintegrowa w
pewien sposób współczesne procesy biznesowe.
The article describe the paradigm shift in technology that is needed to
overcome limitations of classic business modeling and workflow systems.
WFMS cannot be used to build all processes even if all agreed on one
workflow model. Workflow systems view the world in a way that limits the
types of processes they can support. Especially, even simple process of email exchange cannot be modeled using workflow engine. The BPMS is a
new category of software. A framework for the representation of mobile
communicating systems is the Pi Calculus. The Pi Calculus technologies
(first provides by Intalio Inc.) allow us to build new kind of IT systems
and integrate in some way all level of today business processes.
1. wiat standardów
W informatyce standaryzacja jest błogosławiestwem. Ci, którzy pamitaj nie
zgodne z sob konwencje notacyjne w ramach tego samego jzyka programowania,
rozmaito konstrukcji komputerów i urzdze peryferyjnych, doceniaj narzucone – lub
ewolucyjnie ukształtowane standardy a nawet zalety quasi-monopolu Microsoftu. Czy
jednak standardy zawsze oznaczaj postp? Wtpi czy notacja typu C jest lepsza od
konwencji Pascala. Menu arkusza Lotus 123 było o niebo lepsze od przyjtego w
Excelu. Powszechnie stosowany standard klawiatury QWRTY jest jak wiadomo celowo
120
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ
Seria: Studia i Materiały, nr3, 2004
daleki od optimum – i nie sposób ju go zmieni. Czy równie typowe operacje
gospodarcze ulegn podobnej petryfikacji – i czy dobrze na tym wyjdziemy?
Pomijajc ju majce dłusz histori zabiegi standaryzacyjne w obszarze
rachunkowoci (w kocu mieli troch okazji od czasu Pacioli eby uporzdkowa swoje
podwórko...) przyjrzyjmy si próbom standaryzacji obszarów logistyki.
Producenci najlepszych systemów zintegrowanych postanowili dostarczy swoim
klientom nie tylko obszerny zestaw funkcji – ale i przepisy jak z nich korzysta. Jednym
z pierwszych był obecny lider w tym obszarze – firma SAP. Obok samej aplikacji
opracowywane s i sprzedawane opisy standardowych procesów biznesowych –
zarówno przez firm SAP jak i niezalenych dostawców (IDS Scheer – Aris,
Visio(Intellicorp) – VBM).
Kady, kto zetknł si z procesem wdroenia systemu zintegrowanego, docenia wag
posiadania takich procedur. Z samego zrozumienia poszczególnych funkcji menu
systemu niewiele wynika dla zastosowania go w praktyce przedsibiorstwa; trzeba
wiedzie w jakich okolicznociach i w jakiej kolejnoci te funkcje naley wywoła – i
temu słu standardowe procedury.
Dostawcy tych opisów okrelaj je jako: wzorcowe, najlepsze (‘best practices’) itd. –
czyli nic lepszego nie mona zrobi tylko je włanie zastosowa. Lepiej nawet
dostosowa organizacj firmy do oferowanych standardów ni je zmienia.
Jest w tym sporo racji. Jeeli kupujemy kosztown obrabiark, wszyscy rozumiej, e
naley dla nie przystosowa by moe hal produkcyjn, wzmocni np. fundamenty itp.
Skoro za inwestujemy czsto ogromne rodki w system zintegrowany, moe warto i do
niego si przystosowa; inaczej przy kadej modernizacji bdziemy musieli sprawdza,
czy nasze zmiany pasuj do nowej wersji systemu.
Jednym z problemów jest jednak to, e nie opracowano dobrych standardów dla
wszystkich bran. Moduł Sprzeday i Dystrybucji R/3 zupełnie nie pasował do
złoonych systemów przedpłat w przemyle cementowym. Moduł Planowania Produkcji
nie dawał si dostosowa do specyfiki przemysłu papierniczego. W aden sensowny
sposób nie dawało si zastosowa funkcji systemu do nadzoru ruchu pojazdów
komunikacji miejskiej lub billingu w telekomunikacji. Producenci oczywici próbuj
temu zaradzi; pojawiły si wic w R/3 tzw. rozwizania branowe – dla wszelkich
moliwych (teoretycznie) działów gospodarki. Trwa swego rodzaju wycig: gospodarki,
która tworzy nowe wzorce biznesu, i dostawców procedur biznesowych, którzy próbuj
uj je w sztywne ramy, udoskonali i spetryfikowa w postaci ‘procedur
standardowych’. Na razie jeszcze wszystkiego nie dogonili...
Innym aspektem jest powszechna znajomo
opublikowanych przecie standardów
i zdominowanie rynku duych firm przez kilku producentów (SAP, Oracle, JD
Edwards, People Soft). Prowadzi to do tego, e konkurujce na tych samych
rynkach firmy posługuj si tymi samymi systemami zintegrowanymi
i tymi samymi ‘optymalnymi’ procedurami (np. General Motors i DaimlerChrysler – obydwa koncerny uywaj SAP). Gdzie tu zatem przewaga
Grzegorz Sowa, Michał Krupski
Standaryzacja procesów gospodarczych – przeznaczenie czy lepa uliczka?
121
konkurencyjna w obszarze zarzdzania? Czyby wszystkie firmy miały działa
jednakowo?
2. Niedostatki ERP
W firmach majcych wdroone systemy zintegrowane, istnieje oczywicie swego
rodzaju ‘drugi obieg’ informacji, poza systemem. Jedn z przyczyn jest cena licencji –
na ogół nie mona mie nieograniczonej liczby uytkowników systemu. Waniejsza
wydaje si jednak bariera o charakterze podstawowym: nie wszystkie procesy s objte
procedurami systemu – a porozumiewa si jako trzeba. Istnieje zatem obieg informacji
nie powizany bezporednio z systemem scentralizowanym; poza tradycyjnymi
mediami: notatki słubowe, zarzdzenia, rozmowy, pracownicy maj przecie na ogół
swoje komputery personalne, przetwarzaj na nich informacje i wymieniaj si nimi.
Systemy oparte na ERP nie mog by wykorzystywane do przedstawiania innych
poziomów procesów ni te, do przedstawiania których je stworzono. Przykładem jest
obszar koordynacji i negocjacji. Tego rodzaju procesy rozszerzaj przepływy pracy w
taki sposób, e wymagaj od członków zespołu zaangaowania w prac przed jej
wykonaniem a od osób akceptujcych – negocjacji warunków zaangaowania. Takie
‘ptle pracy’ wewntrz i pomidzy firmami musz by musz by powtarzane zanim
właciwe zadanie si rozpocznie. Istnieje co najmniej jedna firma (Action Technologies)
dostarczajca oprogramowania wspierajcego takie procesy; nie jest to oprogramowanie
dajce si zaliczy do klasy ‘workflow’.
Podejcia adaptowane przez Action Technologies okazało si efektywne
w wielu procesach, na przykład obsłudze klientów w złoonej produkcji jednostkowej
(np. statki). Tu równie dynamiczne i zmienne aspekty iteracyjnych procesów nie mog
by reprezentowanie za pomoc przepływów danych.
Naley pamita i istniej tysice moliwych procesów biznesowych nie majcych
odzwierciedlenia w istniejcych systemach przepływu danych. Ich zamodelowanie
wymaga zbyt duego zaangaowania otoczenia i moe w konsekwencji okaza si
niemoliwe.
Mona równie spotka aplikacje BPMS gdzie przepływy pracy nie s moliwe do
zastosowania w ogóle. Na przykład czsto oprócz skrócenia cyklu procesu, jest
konieczne zredukowanie czasu niezbdnego do stworzenia nowego procesu, bd
dostosowania do potrzeb klienta ju istniejcego.
To co na przykład jest potrzebne w opiece zdrowotnej to taka elastyczno systemu
zarzdzania, aby proces leczenia pacjenta był dostosowany do indywidualnego
przypadku i nie wymagał ‘zwiedzania’ przez pacjenta całego systemu. System ten musi
mie równie moliwo modyfikacji brakujcych czci procesu aby móc przerzuci
pacjenta do nowego pod-procesu w przypadku rónych odkry w trakcie diagnozy i
leczenia.
122
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ
Seria: Studia i Materiały, nr3, 2004
3. Zarzdzanie przepływem prac a BPMS
Systemy klasy zarzdzanie przepływem prac staraj si obj wszystkie
przepływy informacji w firmach: zarówno objte procedurami standardowymi systemu
zintegrowanego (które równie potrzebuj tego typu wspomagania – moduły WF s
elementem systemów zintegrowanych) jak i nie objte (jeszcze?) systemem
zintegrowanym.
Istniej ju liczne platformy workflow, technologie te s od dawna dojrzałe. Czemu
zatem nie s one powszechnie wykorzystywane w biznesie?
Współczenie istniejce systemy przepływu danych nie zdolne do współpracy w le
zdefiniowanych rodowiskach. Technologie modelowania przepływów danych s czsto
mało elastyczne, ze wzgldu na skrpowanie istniejcymi schematami kontrolnymi.
Istotnym powodem jest równie fakt, e istnieje wiele standardów modelowania
przepływu danych – poszczególne aplikacje bardzo róni si pomidzy sob. Gdyby
jednak nawet udało si stworzy jeden model przepływu danych, istnieje powaniejsza
przeszkoda dla wykorzystania tej technologii do budowy systemów oprogramowania.
Systemy przepływu danych widz wiat poprzez ograniczenia procesów, które maj za
zadanie wspiera. Jest to podstawowe ograniczenie. Niestety, cz najbardziej
powszechnych procesów, zachodzcych w gospodarce nie moe by przedstawianych w
postaci modeli, jak równie by rozwijane przy uyciu narzdzi przepływu danych.
Im waniejsze s procesy, tym bardziej złoone i skomplikowane s ich modele. Projekt
systemu czsto obejmuje znaczny procent łacucha wartoci firm. By moe zamiast
implementowa proces przez sztywne definiowanie przepływów naley spojrze na
spraw jako na interaktywne działanie pomidzy uczestnikami?
Odpowiedzi na ograniczenia dotychczasowych narzdzi bd by moe systemy
zarzdzania procesami biznesowymi (Business Process Managment System – BPMS).
BPMS nie s to jedynie znane od 20 lat schematy przepływu prac w połczeniu z
usługami sieciowymi. Idea BMPS pojawiła si niedawno, jest to nowa kategoria
oprogramowania.
4. E-mail – ródło inspiracji
Do stworzenia nowej teorii samoorganizujcych si, dynamicznych procesów
gospodarczych – rachunku Pi doprowadziła obserwacja spontanicznych powiza
adresatów poczty.
Poczta elektroniczna jest procesem, od którego wszyscy zaleymy. W jaki sposób
działa? Po otrzymaniu e-maila, a dokładniej adresu nadawcy, moemy wysła go do
osób trzecich, które w ten sposób uzyskaj moliwo dotarcia do pierwotnego nadawcy.
Adresy e-mail symbolizuj uczestników w danym procesie przepływu danych.
Nawet ten prosty proces nie moe by przedstawiony w postaci modelu przepływu
danych. Powodem jest nieprzewidywalno i mobilno zachowa. Cechy te s
Grzegorz Sowa, Michał Krupski
Standaryzacja procesów gospodarczych – przeznaczenie czy lepa uliczka?
123
właciwociami charakterystycznymi dla zdecydowanej wikszoci procesów
biznesowych. Zjawisko zostało rozpoznane przez Robina Milnera, który wspólnie z
Davidem Walkerem i Joachimem Parrow sformułował teori mobilnoci procesów
(mobile behavior), zwan rachunkiem PI (PI Calculus). Termin mobilno oznacza
drog, jak procesy przebywaj do momentu ich wykonania poprzez wymian
informacji pomidzy uczestnikami, powizania midzy którymi rozwijaj si.
Procesy składaj si z wielu elementarnych, równoległych, oddziałujcych na siebie
wtków komunikacji. Zachowanie procesu i jego rezultat jest wynikiem jedynie
przepływów informacji pomidzy elementarnymi wtkami.
Milner zaobserwował, e procesy zachodzce w wiecie mona przedstawi w systemie
komputerowym, dzielc je na elementy ‘obliczalne’, oraz zdolne do przekazywania
danych na wszystkich poziomach. Obliczanie i komunikacja traktowane s jako dwie
odrbne, odległe od siebie dyscypliny. Niektóre urzdzenia obliczaj, inne komunikuj
si. A czy moliwe jest e te dwa pojcia mog symbolizowa to samo?
Milner poszukiwał czynników łczcych elementy ‘obliczalne’ i ‘udzielajce
informacji’. Przewidywał, e zidentyfikowanie ich otworzy nowe moliwoci w
formułowaniu teorii rachunku PI. W badaniach opierał si na swoich wczeniejszych
opracowaniach dotyczcych CCS (calculus for communicating systems), oraz na innych
ródłach, np. pracy A. Hoare`a dotyczcych CSP (comunicating sequential processes).
W przeciwiestwie do teorii rachunku Lambda, opierajcej si na pojedynczej wizce
oblicze, rachunek PI wprowadził ogóln teori interakcji zarówno wewntrz jak i
pomidzy wielokrotnymi wizkami oblicze.
Rachunek Pi zwiastuje now przyszło, w której obiekty zastpuj procedury, budujc
w ten sposób now metodologi programowania zorientowanego procesowo (Process
Oriented Programming). Wprowadza pewne ramy dla przedstawienia, symulacji, analizy
i weryfikacji ruchomych systemów komunikacji. Milner wykazał, e wszystko, co
pierwotnie rozumielimy jako ‘obliczanie’ i ‘komunikacj’ moe by przedstawione w
postaci jednego modelu i rozumiane jako jeden proces.
Wrómy do przykładu. Zaobserwowalimy ju, i proces wymiany poczty elektronicznej
nie moe by zaimplementowany do motoru systemu przepływu danych ze wzgldu na
brak ogranicze przy rozsyłaniu e-maili. Wyglda jednak na to, i modelowanie tego
procesu bdzie moliwe przy zastosowaniu teorii rachunku PI.
W procesie poczty elektronicznej mona wyróni trzy ‘obiekty’: nadawca, odbiorca i
ksika adresowa. Jak działa ‘ksika adresowa’? Gdzie znajduje si wiadomo w
trakcie procesu? Wiadomo ta jest procesem. Zamiast widzie list e-mail jako
przemieszczajcy si dokument naley uzna, e przesyłanie wiadomoci jest
przepływem, innymi słowy procesem. Cały proces rozszerza si wic nie ze wzgldu na
przepływ wiadomoci czy dokumentów pomidzy odbiorcami lecz ze wzgldu na
automatyzacj wymiany adresów e-mail.
Terminologia BMPS jasno rozdziela przepływ danych, oraz przepływ kontroli, które to
pojcia czsto s mieszane w technologiach nie bazujcych na rachunku PI. Załoenie, i
124
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ
Seria: Studia i Materiały, nr3, 2004
wszystko jest procesem definiuje modelowanie. Procesy wyszych poziomów składaj
si z elementarnych ‘PI-Calculusowych’ procesów.
Jako przykład mona poda punkt procesu przepływu danych, w którym wybierana jest
jedna z moliwych kilku dróg. Kwalifikator semantyczny XOR nie wymaga podjcia
decyzji na podstawie konkretnych danych, lecz oferuje kilka moliwoci. W ogólnym
opisie procesu nie jest powiedziane, która cieka zostanie wybrana. Nb. jest to
standardowe narzdzie w diagramach EPC (Aris - Scheer)
5. BPMS
Aby sprawdzi poprawno koncepcji Milnera, programici rozpoczli prace nad
eksperymentalnymi jzykami programowania bazujcymi na załoeniach teorii rachunku
PI, takimi jak PICT czy Join. Jzyki te były inspiracj dla zbudowania narzdzia, które
umoliwi stworzenie konkurencyjnego produktu BPMS. Narzdziem tym stał si
Buisness Process Managment Language (BPML), wypuszczony na rynek przez Intalio.
Jest to jzyk standaryzujcy formy komunikacji pomidzy systemami komputerowymi.
Opisuje komunikacj systemu ‘A’ z systemem ‘B’ w sposób zrozumiały dla
podłczonego do sieci komputera ‘C’.
Ocenia si e ju wczesne systemy BMPS wprowadzane w uycie skutecznie rywalizuj
z dostpnymi dzi na rynku produktami ERP. Dzieje si tak z tego powodu, i istniejce
systemy ERP nadal rozdzielnie traktuj wyrónione prze Milnera elementy ‘obliczalne’ i
‘udzielajce informacji’. Stare systemy obcia ponadto spadek dekad ich ewolucji.
Motor rachunku PI zapewnia natomiast moliwo wyobraenia komunikacji pomidzy
uczestnikami bez stawiania formalnych wymaga przed struktur komunikatów.
Wiele przedsibiorstw zrozumiało ju dawno, i poczt elektroniczn da si wykorzysta
do zapewnienia bardziej efektywnej współpracy midzy swymi orodkami, do
zrozumienia załoe kooperacji w sprawach takich jak wizja produktu, marketing czy
sprzeda. Aby te procesy nieco uporzdkowa przedsibiorstwa próbowały stosowa
narzdzia modelowania systemy przepływu danych, lecz nie znalazły sposobu na ich
optymalne wykorzystanie. Nieuporzdkowana’ poczta elektroniczna jest zbyt
prymitywnym rozwizaniem, podczas gdy systemy przepływu danych pozostawiaj zbyt
due obszary nieuporzdkowane. W koncepcji BPMS rozwizaniem problemu jest
modelowanie procesów wszystkich poziomów, traktowanych jako niezalene
podprocesy komunikujce si pomidzy sob dynamicznie.
Modelowanie procesu za pomoc BMPS to nie zawsze tworzenie schematu od podstaw.
Czsto składa si ono przede wszystkim z wyjaniania i ponownego opisu istniejcych
załoe, tak, aby mona było go połczy w nowym kontekcie z innymi procesami.
Działanie to nosi nazw konsolidacji, lub zlewania si procesów. Jest to podstawowa
moliwo BPMS. Nie naley tej funkcji rozumie jako integrowania aplikacji i
ujednolicania formatów danych. Funkcja BMPS słuy do konsolidacji istniejcych
procesów IT z architektur zorientowan na proces.
Grzegorz Sowa, Michał Krupski
Standaryzacja procesów gospodarczych – przeznaczenie czy lepa uliczka?
125
6. Jak wiele systemów wsparcia jest potrzebnych firmie?
Typowa wielka korporacja moe posiada dosłownie setki systemów
informatycznych. BPMS oparty na rachunku PI moe tworzy skonsolidowane modele
procesów.
BPMS moe ujednolici wszystkie istniejce systemy IT do jednego poziomu. Procesy
biznesowe to co wicej ni tylko przepływ pracy. Rachunek PI umoliwi by moe
budow nowych systemów IT, które pozwol skupi si na wsparciu funkcji
biznesowych. Zastosowanie nowych diagramów wydaje si łatwiejsze od UML. Ludzie
biznesu mog otrzyma taki model szybko. Jeeli do si im przyjazne w uyciu
narzdzie BPMS - bd w stanie tworzy własne procesy lub w sposób efektywny
przebudowywa ju istniejce. Oczywicie wiele było ju takich obietnic, ale próbowa
trzeba...
BPMS wycignł korzyci z faktu i IBM i Microsoft zestandaryzowali usługi Web i
API. Pozwala to sprzedawcom BPMS na tłumaczenie technicznych szczegółów systemu
IT na podstawowe bloki które mog by zrozumiałe jako procesy biznesowe.
Rachunek Pi moe by widziany jako prosty jzyk programowania w którym procesy
mog by opisane i jednoczenie traktowane jako matematyczne obiekty, których
formalna poprawno moe by dowodzona.
Niewtpliwa jest potrzeba objcia narzdziami projektowymi wszystkich obszarów
systemów informacyjnych – tych ju dzi dobrze rozpoznanych, i tych które
dynamicznie powstaj na naszych oczach. Nowe koncepcje i narzdzia daj nam
pewne nadzieje na postp w najbliszych latach.
Bibliografia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Baker J., Fingar P. Smith H., Value Chain Integration The Next Frontier,
Internet World July 2002
A Delphi Group White Paper BPM2002. Market Milestone Report
http://www.intalio.com/
http://www.actiontech.com/
Milner R., Parrow J, Walker D., A calculus of mobile processes, 1992.
Smith
H.,
Fingar
P.,
Workflow
is
just
a
Pi
process,
url:http://www.fairdene.com/picalculus
Record of BMPI.org meeting #10
Scheer A. W., Business Process Modelling