DA 020-8/09 Zarządzenie nr 5 Dyrektora Archiwum

Wydanie 2
z dn. 23.06.2009 r.
DA 020-8/09
Zarządzenie nr 5
Dyrektora Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej
z dnia 23 czerwca 2009 r.
w sprawie zmiany zasad wypożyczeń zewnętrznych
Na podstawie: § 6 ust. 3 lit. c oraz 14 ust. 2 lit. h Statutu Archiwum Państwowego Dokumentacji
Osobowej i Płacowej zmienionego decyzją nr 31 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z
dnia 31 października 2008 r. zarządza się co następuje:
§1
Zmienia się „Zasady wypożyczeń zewnętrznych” wprowadzone zarządzeniem nr 3 z dnia 14 marca
2007 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 5 z dnia 17 listopada 2004 r. w sprawie sposobu
gromadzenia zbiorów oraz udostępniania, wydawania odpisów i kopii w Archiwum Państwowym
Dokumentacji Osobowej i Płacowej o zasady wypożyczeń zewnętrznych.
Zmienione „Zasady wypożyczeń zewnętrznych” przyjmują brzmienie określone w załączniku nr 1 do
niniejszego zarządzenia.
§2
Zasady wypożyczeń należy stosować przy wypożyczeniach dokumentacji na zewnątrz Archiwum,
uprawnionym firmom i instytucjom.
§3
W umowach na usługowe przechowanie dokumentacji mogą być zawarte szczególne sposoby
i warunki udostępniania, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami prawa.
§4
Oddział I jest zobowiązany do przekazania Oddziałowi III informacji dotyczących osób uprawnionych
do żądania dokumentów (dane syndyka, likwidatora itp.) oraz danych dotyczących wykreślenia
podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego (ewidencji działalności gospodarczej) w terminie 7 dni od
daty zawarcia umowy, przejęcia dokumentacji.
§5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Zatwierdził: Jolanta Louchin
Strona 1 z 1
Aktualne w dniu wydruku 2010-07-01
Załącznik nr 1
Do zarządzenia nr 5 Dyrektora APDOP z dn. 23.06.2009r.
Wydanie 2
Zasady wypożyczeń zewnętrznych
I.
Za wypożyczenia zewnętrzne odpowiedzialny jest Oddział III. Do jego zadań należy wydawanie
dokumentacji na zewnątrz oraz przyjmowanie zwrotów.
Proces wypożyczeń zewnętrznych:
1
Prace w oddziale III
a. Rejestracja wniosku dotyczącego wypożyczenia zewnętrznego
b. Złożenie pisemnego zamówienia do Oddziału II (podając sygnatury żądanych
dokumentów, oraz podmiot wnioskujący o wypożyczenie) w celu uzyskania
dokumentacji z magazynu.
2
Prace w oddziale II
a. Wyszukanie i przygotowanie fizyczne dokumentacji do wypożyczenia według zasad
określonych w pkt. II
b. Wypełnienie trzech rewersów, z których jeden trafia wraz z wypożyczaną
dokumentacją do oddziału III, drugi jest umieszczany w miejscu wypożyczonych
dokumentów, trzeci zostaje w oddziale II.
Przy wypożyczeniach zewnętrznych stosuje się wzór rewersu stanowiący załącznik nr
A do Zasad. W przypadku wypożyczeń pojedynczych kart, list lub dokumentów na
rewersie w pozycji „sygnatura” należy poczynić adnotację jaka karta/lista/dokument
został wypożyczony.
c. Wypełnienie Ewidencji wypożyczeń i zwrotów prowadzonej przez oddział II,
zaznaczając w pozycji „wypożyczający” nazwę podmiotu, któremu są wypożyczane
dokumenty. Wzór Ewidencji wypożyczeń i zwrotów stanowi załącznik nr B do
Zasad.
3
Prace w Oddziale III
a. Przygotowanie dokumentacji do wypożyczenia/ wysłania.
b. Przy odbiorze osobistym wypożyczanej dokumentacji wydanie (odbiór) odbywa się
protokolarnie. Oddział III sporządza protokół w 2 egzemplarzach po jednym: dla
odbiorcy i dla Archiwum. Protokół podpisuje: ze strony Archiwum Dyrektor
Archiwum lub osoba przez niego upoważniona, ze strony wypożyczającego syndyk,
likwidator lub osoba upoważniona przez podmiot wypożyczający. Protokół powinien
zawierać określenie: podmiotu wypożyczającego, przedmiotu (teczka osobowa,
dokumentacja płacowa, dokumentacja księgowa), ilości wypożyczanych jednostek
lub pojedynczych kart (podając sygnatury), datę wypożyczenia, podpisy osób
uprawnionych. Wzór protokołu stanowi załącznik nr C do Zasad.
c. Przy wypożyczeniach dokonywanych za pośrednictwem poczty Oddział III
sporządza pismo w 2 egzemplarzach, z których jeden dołączany jest do wysyłanych
dokumentów, drugi pozostaje w aktach. Pismo powinno zawierać określenie:
podmiotu wypożyczającego, przedmiotu (teczka osobowa, dokumentacja płacowa,
dokumentacja księgowa), ilości wypożyczanych jednostek lub pojedynczych kart
(podając sygnatury) oraz datę wypożyczenia. Pismo jest podpisywane przez
Zatwierdził: Jolanta Louchin
Strona 1 z 3
Aktualne w dniu wydruku 2010-07-01
Załącznik nr 1
Do zarządzenia nr 5 Dyrektora APDOP z dn. 23.06.2009r.
Wydanie 2
Dyrektora Archiwum lub osobę przez niego upoważnioną. Komplet dokumentów
powinien być wysyłany pocztą za potwierdzeniem odbioru. Druk potwierdzenia
odbioru stanowi dla Archiwum potwierdzenie, że dokumenty zostały odebrane. Wzór
pisma stanowi załącznik nr D do Zasad.
II. Zasady przygotowania dokumentacji do wypożyczeń
1. Dokumentacja osobowa
a
b
W przypadku zamówienia dotyczącego akt osobowych dokumentację należy spiąć
klipsem archiwalnym oraz spaginować wszystkie zapisane strony – ołówkiem w prawym
górnym rogu.
Przy wypożyczeniach pojedynczych dokumentów osobowych należy przed
wypożyczeniem zapisać w prawym górnym rogu wypożyczanego dokumentu sygnaturę
jednostki, z której zostały wyjęte.
2 Dokumentacja płacowa
a Przy wypożyczeniu całej jednostki dokumentacji płacowej należy wypożyczaną
jednostkę spiąć klipsem archiwalnym.
b Przy wypożyczeniach pojedynczych kart/list należy przed wypożyczeniem zapisać
w prawym górnym rogu wypożyczanego dokumentu sygnaturę jednostki, z której została
wyjęta, następnie komplet kart/list umieścić w oddzielnej kopercie z opisem ilości kart
i lat ich wytworzenia.
W szczególnych sytuacjach kierownik Oddziału III może zdecydować o sporządzeniu
uwierzytelnionych kopii z wypożyczanych pojedynczych kart, dołączając je na miejsce
wyjętego dokumentu.
W przypadku wypożyczanych pojedynczych list płac w jednostce dokumentacji płacowej
pozostawiana jest uwierzytelniona kserokopia, która umożliwi Oddziałowi III
nieprzerwane korzystanie z dokumentów.
3. Dokumentacja finansowa
a Przy wypożyczeniach dokumentacji finansowej należy wypożyczaną dokumentację
pozostawić w układzie, w jakim została uporządkowana (segregator/archibox).
Przy wypożyczeniach pojedynczych dokumentów należy przed wypożyczeniem zapisać
w prawym górnym rogu wypożyczanego dokumentu sygnaturę jednostki, z której
dokument został wyjęty, następnie komplet dokumentów umieścić w oddzielnej kopercie
z opisem ilości dokumentów i naniesioną sygnaturą jednostki.
b W przypadku wypożyczeń dokumentacji jednorodnej, wewnątrz jednostki oznakowanej
numeracją ciągłą (np. faktury VAT), na kopercie należy oznaczyć zakres numeryczny
dokumentów.
c W szczególnie uzasadnionych przypadkach Archiwum może wypożyczyć sądom,
syndykom/likwidatorom
lub
uprawnionym
organom
kontrolnym
jednostki
przechowywanej dokumentacji osobowej, płacowej, finansowo-księgowej lub
założycielskiej, które oczekują na opracowanie i zewidencjonowanie i nie zostały im
jeszcze nadane sygnatury Archiwum.
Zatwierdził: Jolanta Louchin
Strona 2 z 3
Aktualne w dniu wydruku 2010-07-01
Załącznik nr 1
Do zarządzenia nr 5 Dyrektora APDOP z dn. 23.06.2009r.
Wydanie 2
III Oznakowanie koperty
Wypożyczane na zewnątrz dokumenty należy umieścić w kopercie oznakowanej wg poniższego
wzoru:
Teczka sygn. ……………………………... zawiera zapisanych
Stron/kart:………………………(słownie………………………….
…………………………………………………………………)
Milanówek, dnia……………………………… 200….r.
Podpis………………………………………………………......
Uwagi: …………………………………………………………
…………………………………………………………..
W przypadku jednoczesnego wypożyczenia dokumentacji osobowej i płacowej dotyczącej jednej
osoby teczka osobowa i komplet kart/list może być umieszczony w jednej kopercie.
Zatwierdził: Jolanta Louchin
Strona 3 z 3
Aktualne w dniu wydruku 2010-07-01
Załącznik A
Do zarządzenia nr 5 Dyrektora APDOP z dn. 23.06.2009r.
Wydanie 2
Karta wypożyczenia akt do
Nr Rewersu
Sygnatura
Data Wypożyczenia
Data Zwrotu
Przyjmujący
KARTA OPISOWA TECZKI
Teczka sygn. ……………………………………………………………………………………
zawiera zapisanych Stron / Kart ……………………………………………………………..
(słownie………………………………………………………………………………………...)
Akta……………………………………………………………………………………………..
Wypożyczenie dla kogo (pełna nazwa)
……………………………..……………………………………………………………………
Podpis ................................................
Zatwierdził: Jolanta Louchin
Strona 1 z 1
Aktualne w dniu wydruku 2010-07-01
Załącznik B
Do zarządzenia nr 5 Dyrektora APDOP z dn. 23.06.2009r.
Wydanie 2
NUMER
REWERSU
SYGNATURA AKT
WYPOŻYCZAJACY
DATA
WYPOŻYCZENIA
DATA
ZWROTU
LP
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Zatwierdził: Jolanta Louchin
Strona 1 z 1
Aktualne w dniu wydruku 2010-07-01
Załącznik C
Do zarządzenia nr 5 Dyrektora APDOP z dn. 23.06.2009r.
Wydanie 2
Archiwum Państwowe
Dokumentacji Osobowej i Płacowej
ul. Stefana Okrzei 1, 05-822 Milanówek
OU-…………..
Milanówek, dnia ……………
Protokół wypożyczenia
W dniu …………………. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, wypożycza
Panu/ Pani …………………………………….… działającemu w imieniu/ z upoważnienia
…………………………………………………………………………… niżej wymienione dokumenty
……………………. o sygnaturach:
………………………….
………………………….
………………………….
………………………….
………………………….
………………………….
w ilości: ………………..
Wypożyczona dokumentacja zostanie zwrócona niezwłocznie po jej wykorzystaniu.
………………………
Przekazujący
Zatwierdził: Jolanta Louchin
……………………….
Wypożyczający
Strona 1 z 1
Aktualne w dniu wydruku 2010-07-01
Załącznik D
Do zarządzenia nr 5 Dyrektora APDOP z dn. 23.06.2009r.
Wydanie 2
Milanówek, dnia ………………….
Archiwum Państwowe
Dokumentacji Osobowej i Płacowej
ul. Stefana Okrzei 1, 05-822 Milanówek
OU-…………………….
Pan/i
……………………………
…………………………....
……………………………
……………………………
…-….. ……………………
W odpowiedzi na pismo z dnia ……………………….. Archiwum Państwowe Dokumentacji
Osobowej i Płacowej, przesyła w załączeniu …………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
Po wykorzystaniu akt prosimy o niezwłoczne ich odesłanie (podając nasz znak sprawy) na
adres: Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, ul. S. Okrzei 1, 05-822
Milanówek.
………………………
Przekazujący
Załączniki:
- ………………..
- ………………..
Zatwierdził: Jolanta Louchin
Strona 1 z 1
Aktualne w dniu wydruku 2010-07-01