Regulamin świadczenia usługi

Regulamin
świadczenia usług w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej
i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania
§1
Postanowienia ogólne
Niniejszy regulamin określa w szczególności:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
zakres świadczonych usług;
zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowanie i przechowywanie;
ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
tryb przyjmowania interesantów;
sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
wysokość opłat pobieranych za usługi;
procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.
§2
Zakres świadczonych usług w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców o czasowym okresie przechowywania obejmuje:
1)
przechowywanie akt likwidowanych, upadłych podmiotów oraz prowadzących działalność
zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawartą umową przez obie strony,
2)
obsługę powierzonych zasobów dokumentacji osobowej i płacowej przez ich należyte
zabezpieczenie, zewidencjonowanie, przechowywanie, brakowanie w uzgodnieniu z Archiwum
Państwowym, udostępnianie osobom uprawnionym do nadzoru i kontroli oraz wydawanie
uwierzytelnionych odpisów, wypisów i zaświadczeń,
3)
udzielanie instrukcji w zakresie prawidłowego uporządkowania, opracowania dokumentacji
osobowej i płacowej w celu prawidłowego przekazania do archiwum, jej zewidencjonowania i
zabezpieczenia.
§3
Zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie,
jej ewidencjonowanie i przechowywanie
1.
Podstawą przejęcia na przechowanie dokumentacji osobowej i płacowej jest umowa cywilnoprawna podpisana przez strony, w oparciu o spisy zdawczo-odbiorcze.
2.
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzone powinny być w 3 egzemplarzach, również w wersji
elektronicznej w sposób jednoznacznie identyfikujący rodzaje przekazywanej dokumentacji
(osobne dla dokumentacji osobowej, osobne dla płacowej) oraz w sposób natychmiastowy
umożliwiający odszukanie potrzebnych dokumentów.
3.
Dokumentacja płacowa i osobowa jest przechowywana w Archiwum Zakładowym Spółki przez
ustawowy okres przechowywania.
4.
W Archiwum Zakładowym zachowany jest porządek teczek zgodny z kolejnością
poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, z oznaczeniem każdej jednostki sygnaturą
archiwalną.
5.
O przyjęciu dokumentacji Spółka powiadamia Archiwum Państwowe w Poznaniu, ZUS oraz
zgłasza zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych
§4
2
Ogólne zasady bezpieczeństwa dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi
1.
Archiwum posiada odpowiedniej jakości zabezpieczenia techniczne, gwarantujące pełne
bezpieczeństwo przechowywania dokumentów.
2.
Przy czynnościach polegających na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu
i zabezpieczeniu dokumentacji osobowej i płacowej zatrudnione są wyłącznie osoby
posiadające odpowiednie specjalistyczne wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe
(zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia
rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających
posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności
związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców: Dz.U. Nr 68, poz. 596).
3.
Dokumentacja jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie z ustawą z
dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014, poz. 1182
z póżn.zm.).
4.
Budynki będące siedzibą Archiwum Zakładowego są własnością Spółki, zostały przystosowane
do działalności archiwalnej, spełniają wszelkie wymagania w zakresie bezpiecznego
przechowywania dokumentów i są wyposażone m.in. w:
a) gaśnice,
b) instalację ogrzewania,
c) monitoring zakładu,
d) sieć komputerową.
5.
Budynki i pomieszczenia spełniają wszelkie wymogi nałożone rozporządzeniem Ministra
Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej
i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284).
§5
Miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania
1.
Miejscem świadczenia usług w zakresie przyjmowania interesantów, przechowalnictwa
dokumentacji jest siedziba Spółki w Kleczewie ul. 600-lecia 9.
2.
Przyjmowanie interesantów odbywa się codziennie w dni robocze.
3.
Udzielenie informacji ,udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz wydawanie z niej
odpisów, kopii odbywa się w pomieszczeniu biurowym Archiwum Zakładowego Spółki.
4.
Dokumenty są udostępniane zarówno osobom fizycznym działającym we własnym imieniu jak
i będącym upoważnionymi przedstawicielami podmiotów zainteresowanych.
5.
Przechowywana dokumentacja może być również wypożyczona na zewnątrz podmiotom
uprawnionym np. dla potrzeb sądu.
§6
Tryb przyjmowania interesantów i terminy udostępniania dokumentacji
1.
Dokumentację przechowywaną udostępnia się w pomieszczeniu biurowym Archiwum
Zakładowego Spółki w godz. 8:00 do 14:00.
3
2.
Korzystanie z dokumentacji następuje na wniosek (formularz wniosku stanowi załącznik nr 1 do
regulaminu) osoby której dokumentacja dotyczy oraz innych uprawnionych podmiotów,
a w szczególności Sądu i ZUS.
3.
Osoba pragnąca uzyskać zezwolenie składa wniosek, w którym zobowiązana jest wykazać:
a) interes prawny do korzystania z dokumentacji;
b) cel wykorzystania dokumentacji;
c) zakres potrzebnych materiałów.
4.
W przypadku odmowy udostępnienia dokumentów zainteresowana osoba lub urząd otrzymuje
powiadomienie z uzasadnieniem odmowy.
5.
Celem uzyskania dokumentów z Archiwum Spółki drogą korespondencyjną należy
skontaktować się z biurem Archiwum telefonicznie i podać adres pocztowy do korespondencji.
Pracownik Archiwum prześle wnioskodawcy formularz wniosku niezwłocznie po zgłoszeniu
zapotrzebowania.
6.
Odpisy lub kopie z dokumentacji osobowej i płacowe należy odbierać osobiście lub przesyłane
są za pośrednictwem poczty.
7.
Wydane odpisy i kopie są potwierdzone przez upoważnionego pracownika Archiwum i
zarejestrowane. Numer i znak rejestru jest uwidoczniony na wydanym odpisie lub kopii.
8.
Zgodę na wydanie dokumentacji poza Archiwum Spółki wydaje Prezes Zarządu Spółki lub
upoważniona przez Prezesa Zarządu osoba.
9.
Od decyzji w sprawie odmowy udzielenia zezwolenia na korzystanie z dokumentacji osobowej
i płacowej względnie warunków korzystania z nich służy odwołanie do Dyrektora Archiwum
Państwowego w Poznaniu.
10. Użytkownikowi nie wolno zmieniać porządku w układzie udostępnionych materiałów,
zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek, uwag i znaków oraz w jakikolwiek inny sposób
szkodliwie oddziaływać na udostępnione materiały.
§7
Wysokość opłat pobieranych za usługi
Cennik usług dla kwerend pracowniczych:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
za sporządzenie kopii świadectwa pracy – 10 zł,
za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt c), innego niż świadectwo pracy dokumentu
z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia -4 zł,
za sporządzenie kopii każdej karty(strony) kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy
płac-4 zł,
za sporządzenie odpisu świadectwa pracy ,za każdą rozpoczętą stronę-15 zł,
za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy,
w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia za każdą rozpoczętą stronę-8 zł,
sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac , za każdą pozycję
(kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie
przepracowany w ciągu roku-4 zł.
Łączna opłata od jednorazowego złożonego zamówienia nie może przekroczyć 200 zł, zgodnie
z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej
wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym
okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240).
§8
4
Procedury dotyczące brakownia i niszczenia
1.
Brakowanie przeprowadza się poprzez wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres
przechowywania minął zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad
i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz.
1375).
2.
Akta przeterminowane są niszczone na podstawie zgody udzielonej pisemnie przez Archiwum
Państwowe w Poznaniu, w uprawnionych jednostkach specjalistycznych.
3.
Dokumentacja z procedury brakowania jest przechowywana w archiwum.
4.
Na życzenie klienta, z którym zawarto umowę o przechowanie, protokół zniszczenia przekazuje
się zainteresowanym.
§9
Postanowienia końcowe
1.
Do wykonywania działalności stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks
cywilny (Dz.U z 2014 r. poz.121 z póżn. zm.). Dotyczące przechowywania, z wyłączeniem art.
844 § 2 kc.
2.
W sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem obowiązują przepisy prawa,
a w szczególności ustawa z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
(tekst jedn.: Dz.U z 2011r Nr 123 poz. 698 z późn. zm.).
3.
Spółka zobowiązana jest do udostepnienia niniejszego regulaminu w lokalu, w którym
przyjmowani są interesanci.