Protokół z kontroli przeprowadzonej w SOSW w Międzyrzeczu

Protokół
z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Specjalnym Ośrodku SzkolnoWychowawczym w Międzyrzeczu
Kontrolę w dniach 12 – 27 maja 2008 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 23/08 Starosty
Międzyrzeckiego z dnia 05 maja 2008 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Donata Zarzycka – członek,
3. Paweł Lachowicz- członek,
4. Grażyna Tomaszewska – członek,
5. Mirosław Szulga – członek,
6. Małgorzata Skrzypczak – członek,
7. Patryk Przybylski – członek.
Kontrolą objęto:
1. Przestrzeganie reguł zawartych w regulacjach wewnętrznych dotyczących
funkcjonowania jednostki.
2. Przestrzeganie zasad określonych w kodeksie Pracy i innych przepisach regulujących
zatrudnienie w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym.
3. Organizacja kontroli wewnętrznej w dziedzinie przetwarzania i ochrony danych
osobowych.
4. Prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju i reagowaniem kryzysowym.
5. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
6. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz
pozyskiwanymi z innych źródeł.
7. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji.
8. Udzielanie zamówień publicznych.
9. Prowadzenie archiwum zakładowego.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali:
1. Arletta Pichlińska – Dyrektor Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego,
2. Małgorzata Ficner-Surdy – Główna Księgowa,
3. Renata Peszko – Sekretarz Szkoły.
Dane ogólne.
Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach 1720.07.2007 r., 30-31.07.2007 r. oraz 12-14.09.2007 r. i była przeprowadzona przez zespół
kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Donata Zarzycka – członek,
3. Bogusław Maciejczak – członek,
4. Czesław Toczyński – członek.
Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych:
1
1. uporządkować i uzupełnić dokumenty stanowiące załączniki do instrukcji procedur kontroli
i archiwizowania dokumentów księgowych,
2. powierzyć obowiązki w zakresie prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania innej
osobie niż kasjerka oraz ujednolicić zapisy w procedurach wewnętrznych w zakresie
prowadzenia i ponoszenia odpowiedzialności za wydawanie arkuszy spisu z natury,
3. rozszerzyć zakres informacji w prowadzonym rejestrze delegacji (termin rozliczenia
delegacji) oraz prowadzić rejestr rzetelnie, bez pozostawiania miejsc niewypełnionych,
4. dokonać aktualizacji procedury „ Dokumentowanie dochodów i wydatków”,
5. opracować i wprowadzić zarządzeniem Dyrektora dokumentację opisującą przyjęte przez
jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, rozdział 2 art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości
wyraźnie określa co powinna zawierać polityka rachunkowości,
6. zaktualizować plan kont zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie
szczegółowych zasada rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
oraz dokonać aktualizacji podstaw prawnych w instrukcji inwentaryzacyjnej,
7. prowadzić zapisy na koncie 101 – „KASA”, które służy do ewidencji krajowej i
zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie jednostki,
8. stosować się do zapisów ustawy o rachunkowości, a w szczególności do zapisów art. 6 ust.
1, art. 20 ust. 1, art. 18 ust. 1,2, art. 23 ust. 1,2, art. 24 ust. 1-5, art. 8 ust. 1-2, oraz
zachowywać obowiązującą zasadę czystości obrotów na koncie 130,
9. poprawnie dokonywać zapisów na koncie 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych
bieżącego roku,
10. założyć konto 080 – Inwestycje- środki trwałe w budowie,
11. PK – polecenie księgowania należy sporządzać w sposób czytelny i jednoznacznie
określać czego, jakich dokumentów i błędnych zapisów dotyczą,
12. uzupełnić akta osobowe Głównej Księgowej o dokument o powierzeniu jej przez
kierownika jednostki obowiązków i odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej
zgodnie z zapisem art. 44 ust. 1 i ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz dokonać zmian
w zakresie czynności Głównej Księgowej,
13. prawidłowo dokumentować (delegacje służbowe) i ewidencjonować (klasyfikacja
budżetowa) wydatki dokonywane w jednostce, opisy merytoryczna na dokumentach
źródłowych powinny być szczegółowe dające możliwość prawidłowego zakwalifikowania
wydatku do odpowiedniej podziałki klasyfikacji,
14. skorygować wydatki z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2006 rok
wypłaconego w 2007 roku,
15. należycie dokumentować przeprowadzoną inwentaryzację (protokoły z przeprowadzonej
inwentaryzacji kasy, druków ścisłego zarachowania), zgodnie z przepisami wewnętrznymi,
16. prawidłowo sporządzać arkusze spisu z natury, arkusz te muszą zawierać wszystkie
wymagane elementy,
17. zaprowadzić taką ewidencję druków ścisłego zarachowania (czeki), aby można było w
każdym czasie dokonać sprawdzenia danych wynikających z ewidencji czeków prowadzonej
w księdze druków ścisłego zarachowania. sposób prowadzenia książki powinien dawać
możliwość ustalenia bieżących stanów ilościowych czeków przyjętych i rozchodowanych,
anulowanych, osób które pobrały gotówkę czekiem oraz stan i numerację pozostałych
czeków,
18. dokonać zmian w Regulaminie udzielania zamówień publicznych oraz w regulaminie
pracy komisji przetargowej z uwzględnieniem obowiązującego stanu prawnego,
19. zalecenia w zakresie Biuletynu Informacji Publicznej Specjalnego Ośrodka Szkolno –
Wychowawczego w Międzyrzeczu:
a) usunąć rozbieżność istniejącą pomiędzy dwoma artykułami – strukturą oraz statutem (§ 4
2
ust. 10 pkt 1), gdyż zawierają one w treści różne szkoły i placówki wchodzące w skład
Ośrodka. W obydwóch tych dokumentach brakuje Szkolnego Schroniska Młodzieżowego
wchodzącego w skład SOSW na podstawie uchwały Nr XXXIV/178/2002 Rady Powiatu
w Międzyrzeczu z dnia 22 maja 2002 roku w sprawie utworzenia Szkolnego Schroniska
Młodzieżowego w Międzyrzeczu i włączeniu go do Specjalnego Ośrodka SzkolnoWychowawczego w Międzyrzeczu. Brakuje na stronie statutu Schroniska oraz zasad
odpłatności ustalonych w uchwale Nr XXXIV/179/2002 Rady Powiatu w Międzyrzeczu z
dnia 22 maja 2002 roku. Obydwie przywołane uchwały są dostępne na stronie BIP-u
Starostwa. Wskazane jest umieszczenie na tej stronie aktu założycielskiego SOSW,
b) zmienić treść menu dla „ Status – budżet” na „Status – Plan finansowy” i wprowadzić
artykuł z aktualnym planem finansowym dla całego Ośrodka, a następnie go aktualizować
na bieżąco.
c) w menu „Status – majątek” artykuł wymaga aktualizacji, gdyż majątek, którym dysponuje
jednostka uległ zmianom,
d) w menu „Zasady przyjęć – dokumentacja” należy wprowadzić odpowiedni artykuł,
e) przy wprowadzaniu artykułów należy nadawać im stosowne nazwy,
f) należy usunąć nieaktualne artykuły,
g) w menu należy wprowadzić nową pozycję „Kontrole” i publikować stosowne artykuły
(art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy o dostępie do informacji publicznej),
h) w menu należy wprowadzić nową pozycję „Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa”
(art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy o dostępie do informacji publicznej),
i) należy dokonać na bieżąco aktualizacji strony.
20. przestrzegać zasad ewidencji do konta „132 – Rachunki dochodów własnych”, zgodnie z
zasadami ujętymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28.07.2006 roku w sprawie
szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
(Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020),
21. plany finansowe dochodów własnych sporządzać odrębnie dla każdego ze źródeł tych
dochodów (np. darowizny, dochody z uchwały Rady Powiatu), plany dochodów i wydatków
winny być opracowane na okres, w którym dochody te będą wydatkowane,
22. przy przeprowadzaniu inwentaryzacji stosować się do zapisów określonych w przepisach
wewnętrznych, a także do ustaleń zawartych w Uchwale Nr 89 Zarządu Powiatu w
Międzyrzeczu z dnia 2 grudnia 2004 roku w sprawie określenia zasad gospodarowania
składniami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym i gospodarstwom
pomocniczym,
23. doprowadzić do zgodności ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną, wyjaśnić
różnicę pomiędzy zapisami ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej, którą stwierdzono
podczas kontroli w środkach trwałych i w pozostałych środkach trwałych.
Kontrolujący dokonali sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie punktów:
Ad. 1
Opracowano nową instrukcję procedur obiegu i kontroli dokumentów księgowych, która
została określona w Zarządzeniu Dyrektora nr 33a/07/08 z dnia 25.03.2008 roku.
Ad. 2
Obowiązki w zakresie prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania oraz
odpowiedzialność za wydawanie tych druków powierzono Sekretarzowi Szkoły.
Ad. 3
Dokonano zmian w rejestrze delegacji, rejestr prowadzony jest rzetelnie i w sposób czytelny.
3
Ad. 5
Dyrektor Ośrodka zarządzeniem nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 roku wprowadził do użytku
służbowego Zasady polityki rachunkowości.
Ad. 6
Wprowadzono zarządzeniem nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 roku instrukcję inwentaryzacyjną
(załącznik nr 3 do zarządzenia) z aktualnymi podstawami prawnymi oraz zakładowy plan
kont (załącznik nr 2 do zarządzenia).
Ad. 7 ,8 i 10
Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy:
* prowadzi zapisy na koncie 101 – „KASA”,
* obowiązująca zasada czystości obrotów na koncie 130 jest zachowana,
* wprowadzono konto 080 – „Inwestycje – środki trwałe w budowie”,
Ad. 11
Podczas kontroli dowodów księgowych, okazało się iż jednostka w przypadku niektórych
dokumentów nadal nie stosuje opisów (treść dokonywanej operacji), które w sposób czytelny
i jednoznaczny określałyby czego i jakiej operacji dotyczy dany zapis.
Ad. 12
Dnia 11.09.2007 roku pani Dyrektor powierzyła pani Małgorzacie Ficner-Surdy obowiązki
głównej księgowej zgodnie z art. 44 ust. 1 i ust. 2 ustawy o finansach publicznych.
Ad. 13
Kontrolowana jednostka prawidłowo dokumentuje i ewidencjonuje (z wyjątkiem opisanym w
części V protokołu) dokonywane wydatki.
Ad. 15
Przeprowadzona inwentaryzacja na koniec roku 2007 została należycie udokumentowana (w
dokumentacji znajduje się protokół z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania).
Ad. 17
Księga ewidencji druków ścisłego zarachowania znajdująca się w sekretariacie szkoły jest
nadal prowadzona wg książeczek czekowych. Kasjerka prowadzi oddzielnie rejestr czeków w
formie zeszytu, który daje możliwość ustalenia bieżących stanów ilościowych czeków
przyjętych i rozchodowanych, anulowanych oraz stan i numerację pozostałych czeków.
Ad. 23
Dokonano uzgodnienia ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną, wyjaśniono różnice
pomiędzy zapisami ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej.
I. Przestrzeganie reguł zawartych
funkcjonowania jednostki.
w
regulacjach
wewnętrznych
dotyczących
Organizację Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Międzyrzeczu określa „Statut
SOSW w Międzyrzeczu” zatwierdzony na Radzie Pedagogicznej 8 kwietnia 2008 roku. Jest
to nowa regulacja, tym samym zostało wypełnione zalecenie ze sprawozdania końcowego z
przeprowadzonego audytu z dnia 3 lipca 2007 roku stanowiące o potrzebie uporządkowania
tej dziedziny działalności jednostki. Także uporządkowana została nieprawidłowo wcześniej
uregulowana kwestia zajęć rewalidacyjno-opiekuńczych.
Wprowadzone zostały także inne poprawki sugerowane przez audytora w w/w sprawozdaniu.
Pozostały jednak niewielkie nieprawidłowości takie jak np.: użycie określenia „Starosta
Powiatu w Międzyrzeczu” zamiast Starosta Międzyrzecki (§ 10 ust. 1 statutu), nie został
określony w statucie tryb składania skarg w przypadku naruszenia praw wychowanka, kilka
elementów statutu jest powtórzeniem przepisów ustawowych np.: pomijanie na tablicach
4
określenia „specjalny”, które mogą być poprawione przy konieczności większych zmian w
tym dokumencie.
II. Przestrzeganie zasad określonych w kodeksie pracy i innych przepisach regulujących
zatrudnienie w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Międzyrzeczu.
Kontrolę z zakresu przestrzegania zasad określonych w Kodeksie pracy i innych przepisach
regulujących zatrudnienie w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym przeprowadziła
p. Grażyna Tomaszewska.
Podczas kontroli dokumenty udostępniały i udzielały wyjaśnień Dyrektor Ośrodka p. Arletta
Pichlińska i Sekretarz Szkoły p. R. P.
Jednostka zatrudnia 86 osób, w tym 24 osoby należące do administracji.
Kontrolą objęto teczki akt 3 pracowników: R. P. – Sekretarza Szkoły, A. M. – Wychowawcy
internatu i E. K. – Sprzątaczki.
1. Akta osobowe zatrudnionych pracowników prowadzone są prawidłowo, zgodnie z
rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz. U. Nr 62, poz. 286 z 1996 r. z
późniejszymi zmianami.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych są poukładane
chronologicznie i ponumerowane.
W aktach osobowych znajdują się zakresy obowiązków, aktualne zaświadczenia lekarskie,
zaświadczenia o ukończeniu kursu bhp i zapytanie o udzielenie informacji o osobie z
Krajowego Rejestru Karnego.
We wszystkich aktach osobowych brak jedynie:
- oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku
zamiaru korzystania z uprawnień wynikających z art. 148 pkt 3, art. 178 par. 2 i art. 188
Kodeksu Pracy – oświadczenia takie znajdowały się w oddzielnej teczce.
- informacji o zapoznaniu pracowników z treścią przepisów Kodeksu pracy o równym
traktowaniu mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu: art. 11 2, art. 18 3a- 183e (wymóg art. 94 1 Kp).
- oświadczenia pracownika o posiadaniu prawa do emerytury/renty, na podstawie § 3.2
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 lipca 1992 r. (Dz. U. Nr 58, poz.
290 z późniejszymi zmianami) zakład pracy ma obowiązek zawiadomienia ZUS o
zatrudnieniu emeryta/rencisty.
2. Ewidencja czasu pracy prowadzona jest prawidłowo.
3. Jednostka posiada plan urlopów na rok 2008. Zaległe urlopy wypoczynkowe za rok 2007
zostały wykorzystane w ustawowym terminie.
4. W teczce osobowej p. E. K. znajdowało się upomnienie z 12.09.2003 roku, które po roku
nienagannej pracy powinno być wyjęte z akt osobowych (Dyrektorem ośrodka w tym czasie
była p. M. L., p. R. P. pracuje w ośrodku od sierpnia 2007 roku).
5
5. Protokół z naboru na stanowisko sekretarza szkoły a dnia 16.07.2007 roku został podpisany
tylko przez jednego członka komisji – p. I. L. Pozostałe osoby będące członkami komisji
dokonującej naboru na stanowisko urzędnicze: p. T. N. i p. M. F.-S. podpisów nie złożyły.
III. Organizacja kontroli wewnętrznej w dziedzinie przetwarzania i ochrony danych
osobowych.
W zakresie ochrony danych osobowych w SOSW w Międzyrzeczu obowiązuje zarządzenie nr
38/07/08, którego załącznik stanowi „Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych
osobowych w systemie informatycznym Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w
Międzyrzeczu”. Należy stwierdzić, że regulacje obowiązujące w kontrolowanej jednostce w
zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych zostały uporządkowane. Jednak nadal
ma ona pewne braki (nie tak duże jak przy wcześniejszym audycie) np. brak określenia
poziomu bezpieczeństwa informatycznego, tutaj zmiana jest potrzebna prędzej niż przy
statucie.
IV. Prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju i reagowaniem kryzysowym.
Celem kontroli było ustalenie stanu faktycznego realizacji zadań i obowiązków z zakresu
prowadzenia spraw związanych z obronnością kraju i reagowaniem kryzysowym. Kontrolę w
tym zakresie przeprowadził p. Mirosław Szulga.
W trakcie kontroli ustalono:
1. Zagadnienia związane z obronnością kraju, reagowaniem kryzysowym oraz
przeciwpożarowym w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym prowadzi p. A. P.
2. Na podstawie Zarządzenia Dyrektora Ośrodka Szkolno-Wychowawczego Nr 36 z dnia 27
marca 2008 roku został opracowany „Plan Obrony Cywilnej” w Specjalnym Ośrodku
Szkolno-Wychowawczym oraz „Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego”. W instrukcjach
tych zostały ujęte procedury postępowania na wypadek pożaru, innych zagrożeń oraz
powstania sytuacji kryzysowych w Ośrodku. Omówiony został w sposób szczegółowy plan
ewakuacji Ośrodka.
Z instrukcją zostali zapoznani wszyscy pracownicy Ośrodka składając na oświadczeniu
własnoręczny podpis (oświadczenia znajdują się w teczkach osobowych pracowników).
3. Ostatnie szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony ppoż. było
prowadzone w dniach 14 i 15 listopada 2007 roku.
V. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
Zarządzeniem nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 r. Dyrektor wprowadził zasady polityki
rachunkowości a aneksem nr 1 z dnia 26.05.08 r. doprecyzował stosowane przez jednostkę
zasady.
Dokumentacja przyjętych zasad polityki rachunkowości obejmuje:
1. Ogólne zasady i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych – załącznik nr 1,
2. Zakładowy plan kont –załącznik nr 2,
3. Tryb, sposób i metody sporządzania inwentaryzacji – załącznik nr 3,
4. Instrukcja kasowa – załącznik nr 4,
6
5. Zasady gospodarowania składnikami majątku ruchomego – załącznik nr 5,
W załączniku nr 1 określono między innymi:
-miejsce prowadzenie ksiąg rachunkowych,
-rok obrotowy,
-okres sprawozdawczy
w pkt. d zapisano że za rok obrotowy sporządza się sprawozdanie Rb-23 z terminem do 18
stycznia (bez zaangażowania i zobowiązań) oraz z terminem do 31 stycznia (zaangażowanie i
zobowiązania). Jest to zapis całkowicie błędny wymagający skorygowania.
-metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
-technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych,
-zasady otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych,
-sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
-dowody księgowe,
-korygowanie błędów w dowodach księgowych,
-zapisy w księgach rachunkowych,
-poprawianie błędów w zapisach księgowych,
-zestawienie obrotów i sald,
-przechowywanie dowodów księgowych,
-druki ścisłego zarachowania.
Opisane zasady winny być doprecyzowane i uszczegółowione o faktycznie funkcjonujące i
stosowane w jednostce rozwiązania, szczególnie w zakresie ewidencji majątku, rozliczeń
międzyokresowych, zaangażowania.
Kontrolowana jednostka odcinek czeku umieszcza w raporcie kasowym zamiast dowodu KP
– kasa przyjmie, natomiast w wyciągu bankowym, w którym następuje wykup danego czeku
brak dowodu na dokonanie danej operacji. Zgodnie z zasadą rachunkowości, każda operacja
księgowa musi być odpowiednio udokumentowana.
Przykłady:
1. WB z dnia 10.03.2008 roku – wykup czeku na kwotę 20.862,80 zł.,
2. WB z dnia 28.03.2008 roku – wykup czeku na kwotę 435,49 zł,
3. WB z dnia 14.01.2008 roku – wykup czeku na kwotę 819,75 zł.
Kontrola wydatkowania środków przeprowadzona w oparciu o dokumenty źródłowe za m-ce
I-III/2008 tj. wyciągi bankowe, faktury wykazała, że w księgach miesiąca stycznia 2008 roku
figurują faktury z m-ca XII/2007r.
Przykłady:
1. FA FVP/07/029375 z dnia 14.12.2007 roku wystawiona przez SULO POLSKA za wywóz
nieczystości stałych – Internat na kwotę 264,07 zł., termin płatności 07.01.2008 roku,
2. FA 01972/T7 z dnia 29.12.2007 roku wystawiona przez Międzyrzeckie Przedsiębiorstwo
Wodociągów i Kanalizacji Międzyrzecz za wodę i ścieki na kwotę 1.525, 95 zł., termin
płatności 12.01.2008 rok,
3. FA 030699 z dnia 31.12.2007 roku wystawiona przez ENEA Sp. z o.o. Międzychód za
energię elektryczną na kwotę 972,46 zł.,
4. FA 030700 z dnia 31.12.2007 roku wystawiona przez ENEA Sp. z o.o. Międzychód za
energię elektryczną na kwotę 2.560,20 zł.
7
Powyższe świadczy o nie przestrzeganiu przez jednostkę zasady memoriału (art.6 ustawy o
rachunkowości) – w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte,
przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami
dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jednocześnie
spowodowało to, iż w sprawozdaniu rocznym za 2007 rok w RB 28S zobowiązania
(niewymagalne) nie zostały uwzględnione.
Podczas kontroli dowodów księgowych stwierdzono błędne kwalifikowanie zakupu usług
dostępu do sieci internet, jednostka stosuje paragraf 4300 – zakup usług pozostałych, a winna
stosować paragraf 4350.
Kontrolowana jednostka nie prowadzi ewidencji na koncie 020 – „ Wartości niematerialne i
prawne”, na którym to ewidencjonuje się wartość początkową stanu, przychodu i rozchodu
wartości niematerialnych i prawnych. Brak tego konta również w przyjętym zakładowym
planie kont.
W pozycji 56/02/08 – WB 38 z dnia 21.02.2008 – jedyna operacja dokonana w tym wyciągu
to naliczenie odsetek. Oprócz dekretu dotyczącego odsetek, w pozycji tej znajdują się inne
dekrety, przy czym są to dekrety jednostronne na koncie 400, brak zapisu po przeciwnej
stronie. Poza tym zapis ten – prawidłowy – powinien stanowić oddzielną pozycję.
Zasada zapisu jednostronnego obowiązuje jedynie na kontach pozabilansowych.
Za nieprawidłowe należy uznać dekretowania zmian w planie finansowym nie w oddzielnej
pozycji na podstawie PK tylko bezpośrednio w pozycjach dot. księgowania operacji w
wyciągach bankowych.
Dla celów ewidencji rozliczeń z jednostką samorządu terytorialnego z tytułu dochodów
budżetowych służy konto 222 a nie jak stosowane przez jednostkę konto 223. Należy
dokonać korekty księgowań.
Ponieważ jednostka zrezygnowała z dekretacji ręcznej i zastąpiła ją wydrukiem dekretu
bezpośrednio z komputerowego programu księgowego niezbędne jest trwałe połączenie
wydruku dekretu z dokumentem stanowiącym dowód źródłowy ( np. sklejenie lub zszycie).
Wydruk dekretu winien zawierać informację o sposobie ujęcia każdego dokumentu w
księgach rachunkowych oraz inne dane, pozwalające na powiązanie wydruku dekretu z
dowodem źródłowym.
Załącznikiem Nr 4 do zarządzenia nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 roku jest Instrukcja kasowa.
Kasjer złożył oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone
pieniądze i inne wartości pieniężne oraz o przyjęciu do wiadomości i ścisłego przestrzegania
przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich
naruszenia.
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów została określona Zarządzeniem 33a/07/08 z dnia
25.03.2008 .
Wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków zawierały podpisy osób
upoważnionych.
VI. Prawidłowość dysponowania
pozyskiwanymi z innych źródeł.
przyznanymi
środkami
budżetowymi
oraz
8
W celu ustalenia prawidłowości dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz
pozyskanymi z innych źródeł skontrolowano wydatkowanie środków w miesiącach od
stycznia do kwietnia 2008 r.
Wydatkowanie środków było terminowe, dokonywane w granicach określonego planu
finansowego, zasadne i celowe ( zaspakajane najpilniejsze potrzeby w zakresie wydatków
rzeczowych).
Podczas przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych
wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości . Dane w
sprawozdaniu Rb 28S za m-c IV/08 mają pełne odzwierciedlenie w ewidencji analitycznej
prowadzonej do konta 130.
VII. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji.
Załącznik Nr 5 do zarządzenia Nr 33/07/08 z dnia 25.03.2008 roku to „Zasady
gospodarowania składnikami majątku ruchomego w SOSW w Międzyrzeczu”.
Dnia 10.12.2007 roku Główna Księgowa wystąpiła z wnioskiem o powołanie
przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji w
magazynie SOSW w Międzyrzeczu, stanu paliwa w samochodzie oraz druków ścisłego
zarachowania na dzień 31 grudnia 2007 roku.
Pani Dyrektor wyznaczyła p. B. K. na przewodniczącą komisji inwentaryzacyjnej.
Przewodnicząca komisji wystąpiła z wnioskiem do Dyrektora o powołanie członków komisji
inwentaryzacyjnej.
Zarządzeniem Dyrektora SOSW nr 21 z dnia 19.12.2007 roku powołano komisję
inwentaryzacyjną do przeprowadzenia spisu w składzie 4 osobowym.
Sporządzono protokół z rozliczenia inwentaryzacji w dniu 31.12.2007 roku w magazynie
towarów żywnościowych. Na posiedzeniu komisja wykazała saldo końcowe z
przeprowadzonej inwentaryzacji 5.464,69 zł. Osoba materialnie odpowiedzialna nie wniosła
żadnych zastrzeżeń do toku przeprowadzonej inwentaryzacji.
Protokół z weryfikacji sald na dzień 31.12.2007 roku – przeprowadzono weryfikację salda
konta 330 – „Towary”. Ustalono zgodność kont z ewidencją szczegółową i innymi
dokumentami – saldo konta 330 – 5.464,69 zł.
Przeprowadzono spis kontrolny art. chemicznych magazynu podręcznego – wykazana
wartość 1.387,81 zł.
Na arkuszu 23/07 w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej p. A. B. dokonano spisu
druków ścisłego zarachowania:
- kwitariusze przychodowe,
- czeki gotówkowe,
oraz spisano stan gotówki w kasie, stwierdzono gotówkę w kasie „0” – stan zerowy.
Na arkuszu 22/07 spisano w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej p. A. J. druki –
kwitariusz przychodowy.
9
W dniu 31.12.2007 roku zebrała się komisja do przeprowadzenia inwentaryzacji paliwa w
zbiorniku samochodu osobowego FMI 55AJ.
Na koniec roku Główna Księgowa sporządziła protokół z weryfikacji sald na dzień
31.12.2007 roku. Salda kont są zgodne z księgą główną 2007 roku.
Kontrolujący sprawdzili sposób realizacji zaleceń w zakresie uporządkowania ewidencji
środków trwałych i pozostałych środków trwałych.
Dokonano porównania ewidencji analitycznej z ewidencją księgową prowadzoną do kont:
011 – środki trwałe,
013 – pozostałe środki trwałe.
Na dzień 30 kwietnia 2008 roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie, dane
ewidencji analitycznej (księga środków trwałych i księgi inwentarzowe pozostałych środków
trwałych) są zgodne z danymi ewidencji syntetycznej (zapis na koncie 011 i 013).
Kontroli poddano również oznakowanie sprzętu, wyposażenia. Główna Księgowa
poinformowała zespół kontrolny, iż jest w trakcie porządkowania numeracji środków
trwałych i pozostałych środków trwałych, nadawane są nowe numery (nowe oznakowanie)
poszczególnych środków trwałych.
VIII. Udzielanie zamówień publicznych.
Czynności kontrolne w zakresie udzielania zamówień publicznych przeprowadził p. Paweł
Lachowicz w obecności Pani I. L. Kontrolowano metodą badania dokumentów.
Sprawozdanie z udzielonych zamówień w roku 2007 nie zostało przesłane Prezesowi Urzędu
Zamówień Publicznych, ponieważ Jednostka nie prowadziła w tym okresie żadnych
postępowań, z których wynikałby obowiązek przesłania sprawozdania.
W kontrolowanej jednostce nie prowadzono postępowań objętych procedurą udzielania
zamówień publicznych.
Regulamin udzielania zamówień publicznych jest sporządzony, należy jednak dokonać
aktualizacji podstawy prawnej dla ustawy „Prawo zamówień publicznych”(ustawa z dnia 29
stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych – Dz. U. 2007 Nr 223, poz. 1655 tekst
jednolity).
IX. Prowadzenie archiwum zakładowego.
Kontrolę pod kątem prowadzenia składnic akt przeprowadziła p. Małgorzata Skrzypczak
Zarządzeniem Dyrektora nr 40/08 z dnia 15.05.2008 roku wprowadzono w Specjalnym
Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Międzyrzeczu instrukcję kancelaryjną, jednolity
rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania zakładowej
składnicy akt. Wprowadzenie instrukcji zostało zatwierdzone przez Archiwum Państwowe w
Gorzowie Wlkp.
Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie składnic akt są:
• Pani M. F.-S. (Główna księgowa) – prowadzi składnicę akt w internacie
Ośrodka – dokumentację finansowo-księgową,
• Pani R. P. (Sekretarz Szkoły) – prowadzi składnicę akt w budynku głównym
ośrodka – pozostałą dokumentację.
10
W/w osoby nie posiadają przeszkolenia dla archiwistów. Wskazane jest ukończenie szkolenia
I stopnia.
1. Stan zbioru.
Dokumentacja przechowywana jest w tekturowych okładkach, przesznurowanych i
prawidłowo opisanych zgodnie z rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Specjalnym
Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Międzyrzeczu oraz przechowywana jest w starannie
opisanych segregatorach.
Dokumentacja przechowywana jest w składnicy akt w stanie uporządkowanym.
Na dzień kontroli nie przeprowadzono brakowania dokumentacji znajdującej się w
składnicach akt.
2. Usytuowanie archiwum i wyposażenie.
•
•
Pierwsza składnica akt zlokalizowana jest na poddaszu w budynku głównym
Ośrodka w przygotowanym na ten cel pomieszczeniu. Pomieszczenie jest
suche i czyste o powierzchni ok. 20 m2 . Oświetlenie górne, ogrzewanie c.o.
Akta przechowywane są na drewnianych regałach. Składnica akt jest
wyposażona w gaśnicę proszkową z aktualnym terminem ważności. Drzwi
składnicy (jeden zamek patentowy) są drewniane lecz nie zabezpieczone przed
pożarem blachą ognioodporną.
Druga składnica akt zlokalizowana jest na I piętrze w internacie Ośrodka w
przygotowanym na ten cel pomieszczeniu o powierzchni ok. 4 m2 .
Pomieszczenie jest suche i czyste. Oświetlenie górne, ogrzewanie c.o..
Składnica jest wyposażona w gaśnice proszkową z aktualnym terminem
ważności. drzwi składnicy (dwa zamki patentowe) są drewniane lecz nie
zabezpieczone przed pożarem blachą ogniotrwałą.
Na tym protokół zakończono.
Dyrektor jednostki Pani Arletta Pichlińska została poinformowana o przysługującym jej, na
podstawie § 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w
sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie
zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień
do protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden
pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
11
Międzyrzecz, dnia ..........20.06.2008 rok..............
Dyrektor Specjalnego
Ośrodka
Szkolno-Wychowawczego
w Międzyrzeczu
Arletta Pichlińska
................................
Główna Księgowa
Małgorzata Ficner-Surdy
................................
Zespół kontrolujący
Beata Waltrowska
1. ................................
Donata Zarzycka
2. .................................
Paweł Lachowicz
3. ..................................
Grażyna Tomaszewska
4. .................................
Mirosław Szulga
5. .................................
Małgorzata Skrzypczak
6. .................................
Patryk Przybylski
7. .................................
12