Protokół kontroli

ARCHIWUM PAŃSTWOWE
m. st. WARSZAWY
00-270 Warszawa, ul. Krzywe Koło 7
tel. 831-18-03; fax. 831-00-46
Oddział VI Nadzoru nad AZ
tel.831-18-03 w. 105
Znak sprawy: VI 402-40/11 VI
402-342/1 1
PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ
POSTĘPOWANIA Z MATERIAŁAMI ARCHIWALNYMI WCHODZĄCYMI
DO PAŃSTWOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO
przeprowadzonej w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie
PI. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa
Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt -4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. 2011 r. Nr 123. poz. 698),
I Informacje wstępne:
1. Kontrolę przeprowadzili w dniu 23 września 2011 r. Katarzyna Kowalik - archiwista, pracownik
Archiwum Państwowego m. st. Warszawy, na podstawie upoważnienia nr 5/11 Dyrektora Archiwum
Państwowego m. st. Warszawy z dnia 11 stycznia 2011 r. do przeprowadzania kontroli archiwów
zakładowych oraz Michał Bryś - archiwista, pracownik Archiwum Państwowego m. st. Warszawy, na
podstawie upoważnienia nr 18/11 Dyrektora Archiwum Państwowego m. st. Warszawy z dnia
12 września 2011 r. do przeprowadzania kontroli archiwów zakładowych w obecności przedstawiciela
jednostki kontrolowanej: Pana ……………. - inspektora, pracownika Oddziału Archiwum
Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego.
2. Jednostka kontrolowana została utworzona w 1990 r. na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 22
marca 1990 r. o terenowych organach rządowej administracji ogólnej (Dz. U. Nr 21. poz. 123 z późn.
zm.).
Obecnie kieruje nią Pan Jacek Kozłowski. Wojewoda Mazowiecki.
Organem nadrzędnym jednostki jest Prezes Rady Ministrów. A l . Ujazdowskie 1/3. 00-583
Warszawa. Organem nadzorującym - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana
Batorego 5. 02-591 Warszawa.
3. Kontrole przeprowadzono w odpowiedzi na pismo Biura Kadr i Organizacji Mazowieckiego
Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie z dnia 26 sierpnia 2011 r. znak: BKO-IV.1531.4.2011 oraz
pismo z dnia 8 września 2011 r.. znak BKO-IV.1531.5.2011 informujące o gotowości przekazania
części odziedziczonych materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
4. Kontroli poddano stan uporządkowania materiałów archiwalnych wytworzonych przez. Prezydium
Rady Narodowej m. st. Warszawy Wydział Organizacyjno-Prawny z lal 1964-1969 oraz Prezydium
Powiatowej Rady Narodowej w Piasecznie Wydział Spraw Wewnętrznych z lal 1957-1973,
Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Nowym Dworze Mazowieckim Wydział Spraw
Wewnętrznych z lat 1959-1970. PMRN w Pruszkowie Wydział Spraw Wewnętrznych z lat 19591973. PPR.N w Wołominie Wydział Spraw Wewnętrznych z lat 1961 -1973 oraz PPRN w Grodzisku
Mazowieckim Wydział Spraw Wewnętrznych z lat 1957-1973. Zarząd Miejski in. st. Warszawy
z 1939 |-., Komisariat Rządu na m. st. Warszawę z lat 1928-1932. Urząd Wojewódzki Warszawski
z lat 1929-1932 oraz z. lat 1945-1950 a także Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej
w Warszawie
Wydział Organizacyjno-Prawny z lat 1951-1958 i Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej
w Warszawie Wydział Organizacyjno-Prawny z l a t 1959-1971 podlegających przejęciu przez
Archiwum Państwowe m.st. Warszawy oraz Oddziały Archiwum w Grodzisku Mazowieckim
i Otwocku zgodnie z § 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z d n i a 16 września 2002 roku w sprawie
postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i t r y b u
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167. poz. 1375)
w łącznej ilości 8.56 mb tj. 232 j.a.
II. Ustalenia kontroli:
1. Zbiór dokumentacji podlegający przekazaniu do archiwum państwowego na podstawie
§ 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167. poz. 1375) obejmuje
materiały archiwalne wytworzone przez:

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Wydział Organizacyjno-Prawny z lat
1964 - 1969 w ilości 6,50 mb tj. 192 j.a.
Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Piasecznie Wydział Spraw Wewnętrznych
z lat 1957 - 1973 w ilości 0,02 mb, tj. 2 j.a.
Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Nowym Dworze Mazowieckim Wydział
Spraw Wewnętrznych z lat 1959 - 1970 w ilości 0,01 mb, tj. 1 j.a.
Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Pruszkowie Wydział Spraw Wewnętrznych
z lat 1959-1973 w ilości 0,02 mb, tj. 3 j.a.
Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Wołominie Wydział Spraw Wewnętrznych
z lat 1961-1973 w ilości 0,01 mb, tj. 2 j.a.
Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Grodzisku Mazowieckim Wydział Spraw
Wewnętrznych z lat 1957 - 1973 w ilości 0,01 mb, tj. 2 j.a.
Zarząd Miejski m. st. Warszawy z 1939 roku, w ilości 0,05 mb, tj. 1 j.a.
Komisariat Rządu na m.st. Warszawę z lat 1928-1932 w ilości
0,11 mb, tj. 2 j.a.
Urząd Wojewódzki Warszawski z l at 1929-1932 w ilości 0,11
mb, tj. 2 j.a.
Urząd Wojewódzki Warszawski z lat 1945-1950 w ilości 0,22 mb, tj. 6 j.a.
Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Warszawie Wydział OrganizacyjnoPrawny z lat 1951 - 1958 w ilości 0,14 mb, tj. 7 j.a.
Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Warszawie Wydział OrganizacyjnoPrawny z lat 1959 - 1971 w ilości 0,41 mb, tj. 12 j.a.
2. Bliższe informacje o zbiorze: materiały archiwalne stanowią - Warszawskie Dzienniki
Wojewódzkie dla obszaru województwa warszawskiego, spis podstaw- prawnych stosowanych
przez Starostwa Grodzkie w m. st. Warszawie, dzienniki Urzędowe Wojewódzkiej rady narodowej
w Warszawie ze skorowidzami, protokoły z posiedzeń Prezydium Rady Narodowej m.st.
Warszawy z załącznikami. Dziennik Urzędowy Komisariatu Rządu na m. st. Warszawę.
Warszawski dziennik Wojewódzki dla obszaru m. st. Warszawy, akta Stowarzyszenia Inżynierówi Techników Rolnictwa Koło Powiatowe w Grodzisku Mazowieckim, w Piasecznie, w Pruszkowie.
w Wołominie, akta Zarządu Powiatowego Związku Młodzieży Wiejskiej, akta zarządu O d d z i a ł u
Powiatowego Związku Bojowników o Wolność i Demokrację, akia Zarządu Powiatowego Związku
Młodzieży Socjalistycznej.
3. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ ak t . kwalifikacja
do ka t e go ri i archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek
sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych).
Materiały archiwalne zostały uporządkowane zgodnie z zaleceniami zawartymi w P i ś m i e Ogólnym
Nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 9 września 1 9 8 1 r. w sprawie opracowania
akt terenowych organów władzy i administracji państwowej stopni; wojewódzkiego, powiatowego
i gromadzkiego z lat 1950-1973: 1950-1975; 1954-1972 oraz j e d n o l i t ym rzeczowym wykazem
akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej, zawartym w zarządzeniu Nr 36
M i n i s t r a Administracji. Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 12 grudnia 1975 r.
Akta umieszczono w prawidłowo opisanych pudłach i teczkach z l e k t u r y litej bezkwasowej
Zgodnie z rozporządzeniem M i n i s t r a Kultury z. d n i a 16 września 2002 r. w s p r a w i e
postępowania z dokumentacją, zasad jej kwalifikowania i klasyfikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167. poz.1375)
w opi s i e poszczególnych jednostek archiwalnych zawarto elementy tj.: nazwa twórcy akt.
kategoria archiwalna, t y t u ł akt. daty skrajne, sygnatura archiwalna, liczba zapisanych- stron
w teczce. Sprawdzono wyrywkowo teczki o sygnaturach:
- Zarząd Miejski m. st. Warszawy - sygn. 12
- Urząd Wojewódzki Warszawski - sygn. 2997. 2998. 702. 703. 704. 8382. 8383. 8384
- Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy - sygn. 1. 47. 48. 145. (169. 144 - protokoły
zewidencjonowane na spisie zdawczo-odbiorczym pod wymienionymi sygnaturami zostały zalane
lub zawilgocone, co spowodowało ich częściowe zniszczenie - okładka jest przedarta.
poszczególne kartki posklejane, spowodowało to duże trudności w paginowaniu
poszczególnych stron)
- Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w- Piasecznie - sygn. 631 7. 6318. 6319. 6320
- Komisariat Rządu na m. st. Warszawę — sygn. 1. 2
Akta szyte, paginowane. wypięło część metalowe, długopisy i wtórniki. Protokoły z Wydziału
Organizacyjno-Prawnego w oryginalnych twardych oprawach. Dokumentacji siadano w obrębie
poszczególnych teczek aktowych układ rzeczowo-chronologiczny.
III. Zalecenia wynika jące z ustaleń bieżącej kontroli.
1. Materiały archiwalne należy przekazać zgodnie z § 11wyżej cytowanego rozporządzenia
M i n i s t r a Kultury z dnia 16 września 2002 r. na koszt własny do Archiwum Państwowego m.st.
Warszawy).
2. Spisy materiałów archiwalnych należy rozpocząć od następujących .sygnatur: PPRN w Grodzisku
Mazowieckim od poz. 1973. PPRN w Nowym Dworze Mazowieckim od poz. 9937. PPRN
w Piasecznie od poz. 6317, PM RN w Pruszkowie od poz. 371. Na teczkach aktowych należy
nanieść sygnatury, uzupełnić teczki o sygn. 8383 do 8384 o kategorię archiwalną akt.
3. Należy przed przekazaniem materiałów' archiwalnych poddać konserwacji zniszczone protokoły
z posiedzeń Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy, ni. in. sygn. 169. 144.
4. Do przekazywanych materiałów należy dotyczyć:
- 5 egzemplarzy spisów- zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych
do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy opatrzonych stemplem i podpisem Dyrektora
Jednostki.
- 2 egzemplarze protokołu zdawczo-odbiorczego (w załączeniu).
5. Przed przekazaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy.
zgodnie z ort. 12 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(Dz. U. z 2011 r.. Nr 123. poz. 698) zobowiązującym jednostki organizacyjne do odpowiedniej
konserwacji materiałów archiwalnych należy poddać je odkażeniu w komorze fumigacyjnej. Po
odkażeniu należy skontaktować się telefonicznie z Panem …………., k i e r o w n i k i e m
Ekspozytury APW w Milanówku (tel. 22 724-74-89) w celu ustalenia terminu i miejsca
przekazania w/w archiwaliów. W odniesieniu do akt Prezydium Powiatowej Rady Narodowej
(Nowy Dwór Mazowiecki. Pruszków, Piaseczno. Grodzisk Mazowiecki) należy skontaktować
się z Oddziałem w Grodzisku Mazowieckim (Lei. 22 724-38-61). w Prezydium Powiatowej
Rady Narodowej w Wołominie z Oddziałem Archiwum w Otwocku (tel. 22 779-38-71) oraz
z Panią ………. - odnośnie Urzędu Wojewódzkiego oraz Prezydium Wojewódzkiej Rady
Narodowej (tel. 22 831 -18-03 wew. 120).
6. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w stanie uporządkowania oraz
ewidencjonowania przekazywanych materiałów archiwalnych wprowadzenie ewentualnych
poprawek należy do jednostki przekazującej akta. Spisy zdawczo-odbiorcze nie zostaną
podpisane do momentu usunięcia istniejących nieprawidłowości.
Protokół podpisali:
Z up. DYREKTORA GENERALNEGO
MAZOWIECKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO
W Warszawie
Helena Ewa Stanisławska
Zastępca Dyrektora kadr i Organizacji
(kierownik jednostki kontrolowanej)
ZASTĘPCA KIEROWNIKA
Agnieszka Jeż
Oddziału Archiwum
(archiwista zakładowy)
Katarzyna Kowalik
Michał Bryś
(przeprowadzający kontrolę)