Protokół kontroli

ARCHIWUM PAŃSTWOWE
m.st. WARSZAWY
ul. KRZYWE KOŁO 7. 00-270 WARSZAWA
Oddział VI Nadzoru nad AZ
Tel. 635-92-42 i 43. 831-18-03 wew. 105
fax. 831-00-46
Znak sprawy: VI 402-40/11
PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ POSTĘPOWANIA Z MATERIAŁAMI
ARCHIWALNYMI WCHODZĄCYMI DO PAŃSTWOWEGO ZASOBU
ARCHIWALNEGO
przechowywanymi przez Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie
Plac Bankowy 3/5 00-950
45-00 Warszawa
Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 lisi. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy
z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r..
Nr 97. poz. 673 7. z późn. zm.)
I. Informacje wstępne:
1. Kontrolę przeprowadził w dniu 19 maja 2011 roku Karol Waszkiewicz, archiwista,
pracownik Archiwum Państwowego m. st. Warszawy (nr upoważnienia do kontroli 17/11)
w obecności Pani …………… zastępcy kierownika Oddziału Archiwum oraz Pana
…………… inspektora wojewódzkiego, pracownika Oddziału Archiwum Mazowieckiego
Urzędu Wojewódzkiego.
2. Jednostka kontrolowana została utworzona w 1990 r. na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy
z dnia 22 marca 1990 r. o terenowych organach rządowej administracji ogólnej
(Dz. U. Nr21. poz. 123 z późn. zm.)
Obecnie jednostką kieruje Pan Jacek Kozłowski, Wojewoda Mazowiecki.
Organem nadrzędnym jednostki jest Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji.
ul. Stefana Batorego 5. 02-591 Warszawa
3. Kontrola dotyczyła stanu uporządkowania materiałów archiwalnych przechowywanych
przez Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie.
II. Ustalenia kontroli:
I. Zbiór dokumentacji podlegający przekazaniu do archiwum państwowego na podstawie
§ 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września. 2002 roku w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167. poz. 1375) obejmuje
materiały archiwalne wytworzone przez:


Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Wydział Organizacyjny z lat 19541958 w ilości 0.80 mb tj. 17 j.a.
Prezydium Rady Narodowej m. st. Warszawy Wydział Organizacyjno-Prawny z lat
1958-1963 w ilości 0.70 mb tj. 20 j.a.
2. Bliższe informacje o zbiorze: materiały archiwalne stanowią - kopie i oryginały
protokołów z posiedzeń Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy.
3. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt. kwalifikacja do
kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek
sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych).
Materiały archiwalne zostały uporządkowane w sposób zgodny z rozporządzeniem Ministra
Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych
do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167. poz. 1375). Opis teczki: nazwa twórcy akt.
kategoria archiwalna, nazwa komórki w której wytworzono akta. tytuł teczki, daty skrajne.
sygnatura archiwalna, teczka z tektury litej bezkwasowej. akta w oryginalnych twardych
oprawach, paginowane. na teczce zapis słowny i cyfrowy o ilości stron. data. podpis osoby
porządkującej, zachowano układ chronologiczny, wypięto brudnopisy. wtórniki i metalowe
części.
Wyrywkowo sprawdzono:
sygn. 1621 - Protokoły (odpisy) z posiedzeń Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy
od Nr 13 do 24 za okres od 1 kwietnia do 24 czerwca 1958 r. (bez załączników) - opis teczki:
nazwa twórcy akt. kategoria archiwalna, nazwa komórki w której wytworzono akta. tytuł
teczki, daty .skrajne, sygnatura archiwalna, teczka z tektury litej bezkwasowej. akta
w oryginalnych twardych oprawach, paginowane. na teczce zapis słowny i cyfrowy o ilości
stron. data. podpis osoby porządkującej, zachowano układ chronologiczny, wypięto
brudnopisy, wtórniki i metalowe części.
sygn. 1623 - Protokoły (odpisy) z posiedzeń Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy
od Nr 39 do 56 za okres od 7października do 30 grudnia 1958 r. (bez załączników) - opis
teczki: j.w.
sygn. 1605 - Protokoły (odpisy) z posiedzeń Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy
od Nr l do 30 za okres od 5 stycznia do ł czerwca 1954 r. (z załącznikami) - opis teczki: j.w.
sygn. 1613 - Protokoły (odpisy) z posiedzeń Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy
od Nr 15 do 29 za okres od 3 kwietnia do 26 czerwca 1956 r. (bez załączników) - opis teczki:
j.w.
sygn. 1635 - Protokoły (odpisy) z posiedzeń Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy
od Nr 60 do 72 za okres od 10 kwietnia do 22 czerwca 1962 r. (bez załączników) - opis teczki:
j.w.
III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli.
1. Materiały archiwalne należy przekazać zgodnie z § 11 wyżej cytowanego Rozporządzenia
Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. na koszt własny do Archiwum Państwowego
m. st. Warszawy.
2. Do przekazywanych materiałów należy dołączyć:
- 5 egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych
do Archiwum Państwowego ni. st. Warszawy opatrzonych stemplem i podpisem Dyrektora
Jednostki.
- 2 egzemplarze protokołu zdawczo-odbiorczego (w załączeniu).
3. Przed przekazaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego m. st.
Warszawy, zgodnie z art., 12 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r.. Nr 97, poz. 673 z póź. zm.) zobowiązującym
jednostki organizacyjne do odpowiedniej konserwacji materiałów archiwalnych należy poddać
je odkażeniu w komorze fumigacyjnej. Po odkażeniu należy skontaktować się telefonicznie
z Panem ……………… Kierownikiem Ekspozytury Archiwum Państwowego m. st.
Warszawy w Milanówku (tel. 022 724-74-89) w celu ustalenia terminu i miejsca przekazania
w/w archiwaliów.
4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w stanie uporządkowania oraz
ewidencjonowania
przekazywanych
materiałów
archiwalnych
wprowadzenie
ewentualnych poprawek należy do jednostki przekazującej akta. Spisy zdawczoodbiorcze nie zostaną podpisane do momentu usunięcia istniejących nieprawidłowości.
Protokół podpisali
ZASTĘPCA DYREKTORA
Biura Kadr i Organizacji
Helena Ewa Stanisławska
(kierownik jednostki kontrolowanej)
ZASTĘPCA KIEROWNIKA
Oddziału Archiwum
Agnieszka Rzepka
(archiwista zakładowy)
Karol Waszkiewicz
Przeprowadzający kontrole