Program pod patronatem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Program pod patronatem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
AKADEMIA ZARZĄDZANIA MUZEUM
(działanie pilotażowe na rok 2011)
INSTYTUCJA REALIZUJĄCA PROGRAM
Muzeum Pałac w Wilanowie
1
I. CELE
Promocja kształcenia liderów zarządzania muzeami i projektami muzealnymi oraz
wzmacnianie kompetencji pracowników muzeów w Polsce. W szczególności w zakresie
zarządzania, muzeologii, edukacji, organizacji i kontaktów z publicznością poprzez:
a) upowszechnianie dorobku muzeów w zakresie podnoszenia kompetencji zarządczych
i organizacyjnych pracowników,
b) wspieranie rozwoju indywidualnego oraz podnoszenia kwalifikacji i kompetencji
pracowników muzeów.
II. RODZAJ KWALIFIKUJĄCYCH SIĘ ZADAŃ
Zakup w 2011 r. staży pracowników muzeów rejestrowanych w krajowych i zagranicznych
instytucjach muzealnych. Staże dotyczyć powinny muzeologii, zarządzania projektami,
organizacji wystaw, edukacji muzealnej, zarządzania infrastrukturą muzeum, komunikacji
społecznej i budowania relacji z publicznością.
UWAGA!
Muzea, których wnioski dotyczące staży na rok 2011 zostaną wybrane do realizacji zadania,
zostaną jednocześnie zobligowane do udziału w 2011 r. w szkoleniach z zakresu:
 podnoszenia kwalifikacji kadry zarządzającej i członków zespołów zadaniowych1,
 podnoszenia kompetencji pracowników pierwszego kontaktu z publicznością na podstawie
projektu ECHOCAST2.
III. TERMIN I TRYB NABORU WNIOSKÓW
1. Wnioski wraz z opieczętowanymi przez wnioskodawcę wymaganymi załącznikami,
tj. programem stażu i deklaracją przyjęcia stażysty przez instytucję zapraszającą
(akceptowane są deklaracje w formie oficjalnego dokumentu, faksu, wydruku z pliku PDF
nadesłanego pocztą elektroniczną),
należy doręczyć na adres:
Muzeum Pałac w Wilanowie
ul. Stanisława Kostki Potockiego 10/16
02-958 Warszawa
z dopiskiem na kopercie:
wniosek do programu „Akademia Zarządzania Muzeum” – staż.
1
Zespół zadaniowy jest rozumiany jako grupa osób – pracowników muzeum o różnych kompetencjach
i zakresach obowiązków – powołana do wspólnego zrealizowania konkretnego, określonego w czasie projektu
muzealnego. Zespoły zadaniowe mogą być powołane na potrzeby szkolenia z deklaracją wykorzystania ich
w planowanych przedsięwzięciach muzealnych.
2
ECHOCAST (European Cultural Heritage Organisations Customer Aware Staff Training) – projekt
współfinansowany przez program Leonardo da Vinci (2003–2006) zainicjowany przez ECHONET,
stowarzyszenie europejskich instytucji dziedzictwa kulturowego, którego celem było wypracowanie programów
i materiałów szkoleniowych dla personelu pierwszego kontaktu z publicznością jako podstawy szkoleń
zorientowanych na rozwój nowoczesnych kadr odpowiedzialnych za najwyższą jakość obsługi zwiedzających.
2
2. Termin zakończenia naboru wniosków określa się w sposób następujący. Wnioskodawcy
wypełniają formularz wniosku stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu
i przesyłają go do Instytucji Realizującej w terminie:
do 20 kwietnia 2011 r.
O przyjęciu wniosku do rozpatrzenia decyduje data dostarczenia do siedziby Instytucji
Realizującej. Wnioski mogą być przesyłane do Instytucji Realizującej pocztą, kurierem lub
doręczone bezpośrednio. Wnioski przesłane po upływie terminu albo wysłane tylko
faksem lub pocztą elektroniczną nie będą rozpatrywane.
3. Wnioskodawcy mają możliwość wprowadzenia stosownych korekt i uzupełnień do
przesłanej dokumentacji pod warunkiem złożenia poprawionego wniosku przed upływem
terminu naboru.
4. UWAGA! Po upływie terminu naboru nie ma możliwości przesyłania uzupełnień
i poprawek do obowiązkowej dokumentacji.
5. Wnioski należy składać w jednym egzemplarzu.
IV. UPRAWNIENI WNIOSKODAWCY
Muzea spełniające warunki określone w art. 13 Ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach
(Dz.U. z 1997 r., nr 5, poz. 24, z późn. zm.) i wpisane do Państwowego Rejestru Muzeów
prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
V. SZCZEGÓŁOWE WARUNKI FINANSOWE I ORGANIZACYJNE
A.
Warunki podstawowe
1. Program obejmuje zadania realizowane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i poza jej
granicami.
2. Jeden wnioskodawca ma prawo złożyć jeden wniosek dotyczący umożliwienia
odbycia stażu.
3. W przypadku wnioskodawców będących muzeami posiadającymi jeden lub więcej
oddziałów wnioskodawca może złożyć nie więcej niż trzy wnioski.
4. Wnioski w imieniu oddziałów składa oddzielnie dla każdego z nich dyrektor muzeum.
5. Realizacja zadań objętych wnioskiem odbywa się w roku 2011.
6. Zadania realizowane są jedynie w takim zakresie, jaki ujęty jest w niniejszym
regulaminie.
7. Wniosek dotyczyć winien stażu pracownika wnioskodawcy. Staż ten powinien się
odbyć w polskiej lub zagranicznej instytucji muzealnej w terminie od 1 czerwca do
31 października 2011 r.
8. Wnioskodawca załącza do wniosku program stażu podpisany przez pracownika
– kandydata na stażystę.
9. Wnioskodawca załącza do wniosku deklarację przyjęcia stażysty przez instytucję
goszczącą (akceptowane są deklaracje w formie oficjalnego dokumentu, faksu,
wydruku z pliku PDF nadesłanego pocztą elektroniczną).
10. Długość stażu jest ograniczona do maksymalnie jednego miesiąca.
3
11. Szczegółowe warunki odbycia stażu wraz z warunkami rozliczenia zostaną zapisane
w umowie, którą Instytucja Realizująca zawrze z wnioskodawcą zatwierdzonym przez
Zespół Sterujący.
12. Wniosek winien dotyczyć stażu z dziedziny: muzeologii, zarządzania projektami,
organizacji wystaw, edukacji muzealnej, zarządzania infrastrukturą muzeum,
komunikacji społecznej i budowania relacji z publicznością.
13. Zakwalifikowanie wniosku do realizacji wiąże się z zakwalifikowaniem
wnioskodawcy do udziału w organizowanych w 2011 r. i zakupionych przez
Instytucję Realizującą szkoleniach z zakresu:
a. Podnoszenia kwalifikacji kadry zarządzającej i członków zespołów
zadaniowych – szkolenia w następujących modułach.
i. Kadra zarządzająca muzeum (do dwóch osób z muzeum):
1. Zarządzanie programami (zarządzanie portfelami projektów).
2. Przywództwo.
3. Zarządzanie jakością i metoda samooceny CAF3 – moduł
sygnalizujący możliwości następnych kroków w rozwoju
zespołu i całej instytucji.
ii. Zespół zadaniowy (do siedmiu osób):
1. Przywództwo.
2. Budowa zespołu i praca w zespole.
3. Metodyka zarządzania projektem.
4. Zarządzanie jakością i metoda samooceny CAF – moduł
sygnalizujący możliwości następnych kroków w rozwoju
zespołu i całej instytucji.
b. Podnoszenia kompetencji pracowników pierwszego kontaktu z publicznością
na podstawie projektu ECHOCAST.
i. W ramach działania przeprowadzone zostaną szkolenia pracowników
muzeum (w liczbie trzech osób), których obowiązki i kompetencje
komunikacyjne predestynują do pełnienia zadania trenerów
wewnętrznych
w
celu
szkolenia
pracowników
muzeum
specjalizujących się w kontaktach z publicznością. Szkolenia zostaną
przeprowadzone na podstawie metody opracowanej w ramach projektu
ECHOCAST.
14. Zakwalifikowanie do realizacji dwóch lub trzech wniosków dotyczących staży
złożonych przez tego samego wnioskodawcę wiąże się z zakwalifikowaniem do
udziału w organizowanych w 2011 r. i realizowanych przez Instytucję
Realizującą szkoleniach odpowiednio:
 dwóch grup po dwie osoby z kadry zarządzającej, dwóch zespołów
zadaniowych po maksymalnie siedem osób oraz dwóch grup po trzech
pracowników pierwszego kontaktu z publicznością,
 maksymalnie trzech grup po dwie osoby z kadry zarządzającej, trzech
zespołów zadaniowych po maksymalnie siedem osób oraz trzech grup po
trzech pracowników pierwszego kontaktu z publicznością.
3
CAF (ang. The Common Assessment Framework) – Wspólna Metoda Oceny. Metoda CAF zakłada, że
osiąganie celów organizacji jest uzależnione od jakości przywództwa, strategii i planowania, ludzi, partnerstwa
i zasobów oraz procesów.
4
15. W przypadku odmowy podjęcia zobowiązań wynikających z punktów 13 i 14
Instytucja Realizująca wnioskuje do Zespołu Sterującego o podjęcie uchwały
o wykluczeniu wnioskodawcy z odbycia stażu i wskazania innego wnioskodawcy na
jego miejsce.
B.
Warunki finansowe dotyczące zakupu staży.
1. Kwoty przeznaczone na odbycie stażu w instytucji zagranicznej będą ustalane
indywidualnie na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. nr 236, poz. 1991, z późn. zm.) w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej poza granicami kraju.
2. Kwoty przeznaczone na odbycie stażu w instytucji krajowej będą ustalane
indywidualnie na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr
236, poz. 1990, z późn. zm.).
3. Kwota przeznaczona na odbycie stażu nie będzie obejmować kosztów podróży
– oprócz diety dojazdowej.
4. Wnioskodawca przedstawia we wniosku kwotę na zakup stażu wyliczoną w oparciu
o wyżej wymienione rozporządzenia.
5. Instytucja Realizująca po weryfikacji i akceptacji przez Zespół Sterujący wyliczonej
kwoty podpisze z wnioskodawcą umowę o staż, na mocy której wnioskodawca, na
warunkach i w terminie określonym w umowie wystawi dokument obciążeniowy,
a Instytucja Realizująca dokona zapłaty ustalonej kwoty.
6. Wnioskodawca pokrywa koszty dojazdu do wyznaczonych regionalnych miejsc
szkoleń pracowników biorących udział w szkoleniach zespołów zadaniowych oraz
szkoleniach ECHOCAST.
7. Koszty noclegu i wyżywienia podczas szkoleń zespołów zadaniowych oraz
ECHOCAST pokrywa Instytucja Realizująca.
UWAGA!
Umowa o staż dotyczyć będzie
wnioskodawcy w pakiecie szkoleń
Realizującą (patrz punkt V.A.13.).
z noclegami i wyżywieniem podczas
pokrycia kosztów dojazdu.
także zobowiązania do udziału pracowników
organizowanych i zakupionych przez Instytucję
Instytucja Realizująca pokryje koszty związane
szkoleń, a wnioskodawca zobowiązany będzie do
5
VI. KRYTERIA OCENY WNIOSKÓW
1. Ocenie merytorycznej poddane zostaną jedynie wnioski poprawne pod względem
formalnym.
Ocena formalna wniosków
Zgodność zadania z celami programu
Komplet pieczęci i podpisów we wniosku i w załącznikach
Akceptacja wynikających z programu zobowiązań
Komplet wymaganych załączników
Uprawnienia wnioskodawcy do składania wniosków w danym programie
2. W wyniku oceny merytorycznej wniosek może uzyskać maksymalnie 100 punktów.
3. Minimum punktowe uprawniające do rekomendacji wynosi 60 punktów.
4. Zespół Sterujący, w zależności od liczby i poziomu merytorycznego wniosków, na
wniosek Instytucji Realizującej może podjąć decyzję o obniżeniu lub podwyższeniu
limitu punktowego umożliwiającego rekomendowanie wniosku do realizacji.
Ocena wniosków dotyczących staży
Kryteria oceny wartości merytorycznej
Realizacja celów programu
Wykazanie w treści wniosku i w załączonym programie stażu związku z
zadaniami statutowymi muzeum wnioskodawcy, z bieżącymi przedsięwzięciami
muzealnymi i z obowiązkami pracownika w tym zakresie
Wykazanie w treści wniosku i w załączonym programie stażu, jak doświadczenia
zdobyte przez pracownika spożytkowane zostaną w działalności muzeum
wnioskodawcy. Wykazanie, w jaki sposób zdobyte doświadczenia sprzyjać będą
usprawnieniu działalności instytucji – zwłaszcza w zakresie zarządzania
projektami i zasobami muzealnymi
Wykazanie w treści wniosku i w załączonym programie stażu sposobu, w jaki
zdobyta wiedza, doświadczenie i umiejętności wpłyną na poprawę jakości pracy
odbywającego staż muzealnika
Razem
Ocena znaczenia stażu dla realizacji celów programu
Wykazanie, dlaczego na miejsce stażu wybrana została konkretna instytucja
muzealna. Wykazanie jej doświadczeń i osiągnięć na polach działalności
obejmującej zagadnienia programu
Wykazanie znaczenia stażu dla potencjalnego wykorzystania zgromadzonej w
jego wyniku wiedzy, doświadczeń, umiejętności w rozwiązywaniu aktualnych
problemów polskiego muzealnictwa
Razem
30 punktów
30 punktów
20 punktów
80 punktów
10 punktów
10 punktów
20 punktów
6
VII. TRYB OCENY WNIOSKÓW
Zespół Sterujący
1. W ramach programu Dyrektor Instytucji Realizującej, w uzgodnieniu z Ministrem
Kultury i Dziedzictwa Narodowego, powołuje Zespół Sterujący i ustala jego skład.
2. Przewodniczącego wybierają członkowie Zespołu Sterującego na pierwszym
posiedzeniu Zespołu Sterującego zwołanym przez Dyrektora Instytucji Realizującej.
3. Zespół Sterujący pracuje na zasadach określonych w załączniku nr 2 do niniejszego
regulaminu.
Wnioski
1. Wnioski złożone w konkursie poddawane są ocenie formalnej i merytorycznej,
których kryteria określone są w punkcie VI niniejszego regulaminu.
2. Ocenę formalną przeprowadza Instytucja Realizująca.
3. Ocenę merytoryczną przeprowadzają eksperci zgłoszeni przez Instytucję Realizującą
i zatwierdzeni przez Zespół Sterujący.
4. Przed przystąpieniem do oceny ekspert podpisuje deklarację bezstronności, w której
zobowiązuje się do nieoceniania wniosków instytucji, z którymi pozostaje lub
pozostawał w związkach służbowych lub z tytułu umów cywilnoprawnych.
5. Każdy wniosek ocenia trzech ekspertów. Warunkiem zarekomendowania wniosku
przez ekspertów jest spełnienie przez niego minimum punktowego, tj. uzyskanie
minimalnej średniej oceny co najmniej 60 punktów z maksymalnej liczby 100
punktów.
6. W przypadku oceny projektów, które uzyskały co najmniej 60 punktów, ekspert
proponuje kwotę zakupu stażu.
7. Na podstawie ocen ekspertów Instytucja Realizująca sporządza listę
rekomendowanych wniosków wraz z proponowaną przez ekspertów wysokością
kwoty zakupu stażu.
8. Zespół Sterujący zatwierdza listę przedstawionych mu wniosków, przy czym
przysługuje mu możliwość zmiany punktacji i kwot zakupu stażu, oraz podejmuje
ostateczną decyzję o ich realizacji.
9. Od decyzji Zespołu Sterującego nie przysługuje odwołanie.
10. Instytucja Realizująca opublikuje na stronie internetowej wykaz wniosków
zakwalifikowanych do odbycia staży w terminie do 20 maja 2011 r.
11. Po publikacji wykazu wniosków na stronie internetowej wnioskodawca zostanie
pisemnie poinformowany o zakwalifikowaniu wniosku do realizacji i o kwocie
przyznanej do realizacji zadania. Do informacji załączony zostanie projekt umowy.
12. Po terminie publikacji na stronie internetowej wnioskodawcy, których wnioski nie
zostaną zakwalifikowane do realizacji, zostaną o tym poinformowani pisemnie wraz
z uzasadnieniem decyzji.
7
VIII. WARUNKI ROZLICZENIA
Warunki podstawowe dotyczące wniosków o zakup stażu
Wnioskodawca jest zobowiązany do rozliczenia realizowanego stażu na warunkach
określonych w umowie, w tym w szczególności do:
a) przedłożenia Instytucji Realizującej do 30 listopada 2011 r. sprawozdania
merytorycznego i finansowego ze stażu,
b) przedłożenia do 15 grudnia 2011 r. sprawozdania z seminarium poświęconego
wynikom stażu, a zorganizowanego przez muzeum wnioskodawcę.
Warunki dodatkowe dotyczące wniosków o zakup stażu
Wnioskodawca jest zobowiązany do:
a) przedłożenia do 30 listopada 2011 r. informacji o wykorzystaniu bądź planach
wykorzystania w pracy muzeum wnioskodawcy rezultatów szkoleń z zakresu
zarządzania,
b) przedłożenia do 30 listopada 2011 r. sprawozdania z przeprowadzonych przez
osoby wyszkolone w ramach programu ECHOCAST szkoleń dla personelu
muzeum wnioskodawcy.
W przypadku niewywiązania się z wyżej wymienionych obowiązków wnioskodawca
będzie zobowiązany do zwrotu zapłaconych na mocy umowy środków w pełnej
wysokości wraz z odsetkami ustawowymi w wysokości określonej w § 1
Rozporządzenia Rady Ministrów z 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości
odsetek ustawowych (Dz.U. nr 220, poz. 1434).
IX. ZOBOWIĄZANIA WNIOSKODAWCY
1. W przypadku otrzymania środków wnioskodawca jest zobowiązany do umieszczenia
informacji o tym fakcie na swojej stronie internetowej.
2. Wnioskodawca jest zobowiązany do umożliwienia prowadzenia kontroli i ewaluacji
realizowanych działań upoważnionym przedstawicielom Instytucji Realizującej.
3. Wszyscy beneficjenci, którym przekazane zostały środki, stosują przepisy Ustawy
o rachunkowości (podstawa prawna: art. 2. ust. 1 pkt. 7 Ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości, tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223).
Zobowiązania szczegółowe
Wnioskodawca zorganizuje w 2011 r. seminarium, podczas którego pracownik stażysta
podzieli się doświadczeniami z pracownikami własnej instytucji i ewentualnie innych
instytucji muzealnych. Termin seminarium zostanie uzgodniony z Instytucją
Realizującą. Instytucja Realizująca ma prawo wysłać na seminarium swojego
przedstawiciela.
8
Zobowiązania dodatkowe dotyczące wniosków w sprawie zakupu staży
Szkolenia w zakresie zarządzania
1. Wnioskodawca zobowiąże się do wykorzystania doświadczenia wyszkolonych osób
w realizowanym aktualnie lub w planowanym projekcie oraz do poddania się
w trakcie najbliższych pięciu lat ewaluacji efektów programu.
2. Wnioskodawca zorganizuje w 2011 r. wewnątrzmuzealną grupę wzorcową
(benchmarkingową) i przeprowadzi prezentację dla pozostałych pracowników
muzeum.
3. Instytucja Realizująca ma prawo wysłać swojego przedstawiciela na prezentację.
Termin prezentacji powinien zostać uzgodniony z Instytucja Realizująca.
4. Wnioskodawca zobowiąże się, że w razie kontynuacji projektu w kolejnych latach
wydeleguje wybranych, przeszkolonych pracowników do międzymuzealnej grupy
wzorcowej (benchmarkingowej) powołanej przez Instytucję Realizującą – lub inną
instytucję wyznaczoną do realizacji projektu – na dwa spotkania rocznie w trakcie
najbliższych trzech lat.
Szkolenia ECHOCAST
1. Wnioskodawca zgłosi do szkolenia do trzech osób o wysokich kompetencjach
komunikacyjnych predestynowanych do prowadzenia szkoleń.
2. Wnioskodawcy składający dwa lub trzy wnioski zgłosi odpowiednio dwie lub trzy
grupy pracowników o liczebności jw.
3. Wnioskodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów dojazdu pracowników do
punktu szkolenia.
4. Koszty noclegu i wyżywienia podczas szkoleń pokrywa Instytucja Realizująca.
5. Wnioskodawca jest zobowiązany do zorganizowania w 2011 r. w ramach systemu
ECHOCAST szkoleń własnych pracowników, w zakresach obowiązków których
znajdują się kontakty z publicznością. Szkolenia te prowadzić będą pracownicy
danego muzeum przeszkoleni w ramach niniejszego Programu.
6. Międzynarodowe certyfikaty ECHOCAST dla pracowników – trenerów
wyszkolonych w ramach projektu wydane zostaną po przeprowadzeniu przez nich
szkoleń kaskadowych we własnych instytucjach muzealnych.
7. Instytucja Realizująca ma prawo wysłać swojego przedstawiciela na szkolenia
personelu muzeum wnioskodawcy. Termin szkoleń powinien zostać uzgodniony
z Instytucją Realizującą.
8. Wnioskodawca zobowiąże się, że w razie kontynuacji projektu w kolejnych latach
wydeleguje wybranych, przeszkolonych pracowników do międzymuzealnej grupy
wzorcowej (benchmarkingowej) powołanej przez Instytucję Realizującą – lub inną
instytucję wyznaczoną do realizacji projektu – na dwa spotkania rocznie w trakcie
najbliższych trzech lat.
9