Wyszukiwanie i zamawianie artykułów za - MOTO-HURT

Wyszukiwanie i zamawianie artykułów za
pośrednictwem strony internetowej
OBSŁUGA SYSTEMU E-ZAMÓWIENIA
W celu skorzystania z systemu e-zamówienia należy zalogować się na stronie internetowej
www.motohurt.pl podając login i hasło (rys. 1).
Rys. 1 Logowanie do systemu e-zamówienia.
Po zalogowaniu się Klient otrzymuje wykaz ostatnich niezatwierdzonych zamówień (rys. 2). Każde
zatwierdzone zamówienie posiada swój unikalny numer, który pozwala na jego jednoznaczną
identyfikację. Zamówienia niezatwierdzone nie mają przydzielonego numeru. Status takiego
zamówienia jest oznaczony jako N.
Rys. 2 Wykaz ostatnich niezatwierdzonych zamówień.
Wykaz zatwierdzonych i zrealizowanych zamówień, od daty do daty można uzyskać wybierając
opcję Filtr zamówień znajdującą się w prawej części ekranu.
Przy każdym zamówieniu wyświetlane są również:
•
Data złożenia zamówienia
•
Data realizacji zamówienia
MOTO-HURT S.A.
2
•
Wartość netto zamówienia
•
Wartość brutto zamówienia
SKŁADANIE
ZAMÓWIENIA
W celu złożenia nowego zamówienia należy kliknąć przycisk Nowe zamówienie, podać
preferowaną datę realizacji, wpisać ewentualne uwagi do zamówienia i zatwierdzić przyciskiem
OK. Dane te można później zmienić używając opcji Popraw nagłówek (rys. 3).
Rys. 3 Aktualizacja nagłówka zamówienia.
Zamówienie może mieć wiele pozycji. Każda pozycja oznacza zamówienie określonej ilości
konkretnego artykułu w określonej cenie. Aby dodać pozycję do zamówienia należy kliknąć przycisk
Dodaj pozycję pod wykazem pozycji. Wyświetlone zostanie okno, jak na rysunku 4. Należy podać
indeks wybranego artykułu i liczbę zamawianych sztuk – pozostałe pola zostaną wypełnione przez
system. Jeśli Klient nie zna indeksu artykułu, może posłużyć się wbudowana wyszukiwarką
produktów (opisana w następnym punkcie), uruchamianą przyciskiem TecDoc, lub wyświetlić wykaz
wszystkich indeksów wraz z ich ceną oraz stanem magazynowym – przycisk Towary. Wówczas
dodanie pozycji do zamówienia odbywa się przyciskiem Dodaj do zamówienia. Pozycje
MOTO-HURT S.A.
3
zamówienia podobnie jak nagłówek zamówienia mogą być zmieniane już po dodaniu na
zamówienie – do tego celu służy przycisk Popraw.
Rys. 4 Pozycja zamówienia.
Po dodaniu wszystkich pozycji należy zatwierdzić zamówienie przyciskiem Zatwierdź zamówienie. Nie
zatwierdzenie zamówienia spowoduje, że nie będzie ono realizowane.
WYSZUKIWANIE PRODUKTÓW
Każdy artykuł posiada unikalny numer identyfikacyjny – indeks. Numer ten jest używany przy
składaniu zamówień, aby jednoznacznie zidentyfikować zamawiany produkt. Wyszukiwanie towaru
może odbywać się podczas dodawania pozycji do zamówienia jak również niezależnie od tego czy
zamówienie jest składane. W celu znalezienia produktu oraz jego indeksu należy użyć jednej z
wyszukiwarek artykułów udostępnianej przez system e-zamówienia.
WYSZUKIWANIE WEDŁUG TECDOC
Okno aplikacji służącej do wyszukiwania artykułów według bazy TecDoc zostało przedstawione jest
na rysunku 5.
MOTO-HURT S.A.
4
Rys. 5 Okno wyszukiwarki artykułów według bazy TecDoc.
Składa się ono z następujących części:
1. Kryteria wyszukiwania – w tej części określić można parametry szukanej części;dostępne są
dwa sposoby wyszukiwania: przez katalog produktów oraz przez podanie numeru części
producenta (opisane w dalszej części przewodnika);
2. Lista znalezionych artykułów – w tej części wyświetlane produkty pasujące do
wprowadzonych wymagań;
3. Szczegóły dotyczące wybranego artykułu – tutaj wyświetlane są parametry techniczne
produktu, numery OES, EAN, zdjęcia produktów, i in.
W części dotyczącej informacji szczegółowych o wybranym artykule w zakładce Informacje
podstawowe wyświetlane są parametry techniczne produktu. Dla poszczególnych grup produktów
mogą być to różne informacje. Przykładowo dla filtrów paliwa mogą to być np. wymiary filtru, jego
rodzaj i rodzaj paliwa, do którego jest przeznaczony, dla klocków hamulcowych – wymiary, rozstaw
otworów i strona zabudowy, zaś dla świec zapłonowych – odstęp elektrod, długość gwintu i rozmiar
MOTO-HURT S.A.
5
klucza.
W zakładce Zastosowanie w pojazdach wyświetlane są wszystkie pojazdy, do których pasuje
wybrany artykuł. Są one pogrupowane według marek i modeli. Dodatkowo, wyświetlane są także
podstawowe informacje o każdej wersji pojazdu (moc silnika, lata produkcji).
Rozmiar poszczególnych obszarów okna można dostosować przeciągając ich krawędzie za pomocą
myszki.
Za pomocą przycisków w górnej części okna programu można wybrać tryb pracy wyszukiwarki:
Katalog pojazdów lub Wyszukiwanie.
KATALOG POJAZDÓW
Za pomocą katalogu pojazdów można znaleźć część pasującą do konkretnego modelu samochodu
bez konieczności podawania jej numeru. Pierwszym krokiem jest wskazanie rodzaju pojazdu
(osobowe, użytkowe lub wszystkie) oraz wybranie z listy rozwijanej marki, modelu i wersji
samochodu (rys. 6). Dla ułatwienia wyświetlane są parametry wybranego pojazdu.
Rys. 6 Katalog pojazdów – wybór wersji samochodu.
Po dokonaniu wyboru, w dolnej ramce pojawia się lista grup produktów (część z nich zawiera
podgrupy), z których należy zaznaczyć odpowiednią (poprzez kliknięcie myszką). Zostaną
wyświetlone wszystkie artykuły pasujące do wskazanej grupy/podgrupy. Niektóre elementy ze
względu na specyfikę zastosowania mogą znaleźć się w kilku grupach (np. żarówki, filtry, itp.). Na
MOTO-HURT S.A.
6
rys. 7 przedstawiono przykładowy rezultat wyszukiwania tarczy hamulcowej do samochodu Citroen
Berlingo 1.6 HDI.
Rys. 7 Wyszukiwanie tarczy hamulcowej do samochodu Citroen Berlingo 1.6 HDI.
Nie wszystkie znalezione produkty są dostępne do zamówienia. Zamówić można tylko te artykuły,
dla których wypełnione jest pole Indeks MH. W powyższym przykładzie są to tarcze z numerami
DF4183 i BG3622. Posortowanie znalezionych artykułów po indeksie pozwala na szybkie
sprawdzenie dostępności części. W tym celu wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszy na
nagłówek kolumny Indeks MH. Aby zmienić kierunek sortowania należy ponownie kliknąć na
nagłówek. W ten sam sposób można sortować produkty według wartości innych kolumn.
WYSZUKIWANIE
PO NUMERZE ARTYKUŁU
Jeżeli znany jest indeks artykułu lub jeden z jego numerów: numer artykułu, numer handlowy,
numer OES, numer EAN, wygodniejsze może okazać się używanie opcji Wyszukiwanie towaru.
MOTO-HURT S.A.
7
Kod OES jest identyfikatorem konkretnej części nadawanym przez producenta pojazdu. Korzystając
z tego numeru można znaleźć wszystkie pasujące części różnych producentów. Wynik wyszukiwania
jest podobny jak w przypadku korzystania z Katalogu pojazdów, ale wpisanie kodu OES pozwala na
znalezienie szukanej części bez konieczności podawania dodatkowych informacji, takich jak marka
czy model samochodu. Przykładowo, numer OES dla klocków hamulcowych do Toyoty Corolla 2.0 D4D (116 KM) to 04466-02070. Wpisując ten numer w pole wyszukiwania i zaznaczając opcję
Numery OES można znaleźć wszystkie zamienniki od różnych producentów (rys. 8). Przy
wyszukiwaniu wg numerów są brane pod uwagę tylko cyfry i litery – system pomija znaki
oddzielające grupy cyfr, np. spacje, „-”, „.”, itp. Oznacza to, że w powyższym przypadku można
wpisać również kod 0446602070.
Rys. 8 Wyszukiwanie zamienników dla numeru OES 0446602070.
Do jednego artykułu może być przypisane kilka kodów OES (np. dla różnych marek czy modeli).
Przypisane kody można sprawdzić w ramce informacji podstawowych w bloku Numery OES.
W przypadku, gdy znany jest indeks lub nazwa artykułu, aby znaleźć dla niego zamiennik należy
MOTO-HURT S.A.
8
najpierw wyszukać część oryginalną i wybrać odpowiedni kod OES z ramki informacji
szczegółowych. Następnie należy wpisać wybrany kod do filtru numerów i nacisnąć przycisk
Szukaj.
WYSZUKIWANIE BEZPOŚREDNIE
W tym trybie wyszukiwanie w ramce Filtrowanie podstawowe odbywa się przez podanie całości
lub części indeksu lub nazwy szukanego towaru. W ramce Filtrowanie zaawansowane,
w przypadku podawania fragmentu należy używać: * aby zastąpić dowolną liczbę znaków (rys. 9).
Po kliknięciu pierwszego przycisku Szukaj wyświetlone zostają produkty spełniające zadane
kryteria.
Rys. 9
Wyszukiwanie towarów – wyszukiwanie produktu o nazwie zawierającej słowa „filtr” oraz
„corsa”.
MOTO-HURT S.A.
9
DODATKOWE FUNKCJE
System e-zamówienia udostępnia dodatkowe funkcje, dostępne po wybraniu odpowiedniego
przycisku z górnej części ekranu startowego (rys.10)
Rys. 10 Ekran startowy systemu e-zamówienia; czerwoną ramką zaznaczono przyciski dodatkowych
funkcji.
Funkcjonowanie zakładek Zamówienia, Wyszukiwanie towarów oraz Wyszukiwanie katalogowe (TecDoc)
zostało już omówione w tym przewodniku.
MOTO-HURT S.A.
10
Zakładka Faktury elektroniczne pozwala na oglądanie dokumentów sprzedaży wystawionych do zamówień
Klienta (rys. 11). Domyślnie pokazują się faktury wystawione miesiąc wstecz licząc od daty aktualnej. Aby
wyświetlić dokumenty z innego okresu należy wybrać odpowiednie ustawienia filtru w ramce Filtr faktur i
wcisnąć przycisk Filtruj.
Rys. 11 Wykaz dokumentów sprzedaży wystawionych do zamówień Klienta.
W ramce poniżej filtru pojawi się lista dokumentów sprzedaży oraz informacja o uregulowanych
należnościach. Po prawej stronie ekranu pojawiają się pozycje z podświetlonej faktury.
PROCES AUTOMATYCZNEGO WYSTAWIANIA FAKTUR, GENEROWANIE PLIKU DANYCH DOTYCZĄCYCH SPRZEDAWANEGO
ASORTYMENTU (ZAŁĄCZNIK ELEKTRONICZNY DO FAKTURY VAT) I WGLĄDU W HISTORIĘ OPERACJI DLA KONTRAHENTA
Kontrahent dokonując zamówienia ma możliwość wygenerowania elektronicznej postaci Faktury
VAT i zapisania u siebie na dysku. Posiada możliwość analizowania swoich rozrachunków, należności
oraz historię zamawianych towarów.
PROCES SKŁADANIA REKLAMACJI
Reklamacje mogą dotyczyć problemów związanych z realizacją zamówienia. W szczególności
kontrahent może reklamować nieterminową realizację zamówienia, braki w dostawie w stosunku do
MOTO-HURT S.A.
11
zamówienia, inne ceny na fakturze, a inne na zamówieniu, czy uszkodzone towary. Po
zarejestrowaniu reklamacji w module e-zamówienia informacja przekazywana jest do pracownika
odpowiedzialnego za zamówienia dla danego kontrahenta. Po obsłużeniu zgłoszenia kontrahent
otrzymuje w systemie e-zamówienia zwrotną informację o sposobie załatwienia reklamacji. Tą drogą
kontrahent może również przesyłać inne wiadomości .
INTEGRACJA Z SYSTEMAMI
INFORMATYCZNYMI KLIENTÓW
Kontrahent może przygotować plik wymiany generowany ze swojego systemu informatycznego.
W pliku zawarte są dane dotyczące zamawianych towarów. Program e-zamówienia wczytuje tak
przygotowany plik i na jego podstawie generuje zamówienie. Format pliku wymiany ustalany jest
z kontrahentem w zależności od używanego przez niego systemu informatycznego.
MOTO-HURT S.A.
12