Zapytanie_ofertowe - MultiMedia

Lublin, dn. 04.07.2013
Multimedia Center Piotr Dąbrowski
al. Warszawska 150, 20-824 Lublin
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z realizacją projektu pt. „Wdrożenie systemu B2B w firmie Multimedia – Center celu
automatyzacji procesów biznesowych” w ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej dla poniższych zadań:
Część I – okres realizacji: od dnia podpisania umowy do 30.09.2013
Działania w ramach etapu:
1. Zakup i wdrożenie dedykowanego oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych bazy danych - 1
szt.
Oprogramowanie automatyzuje procesy i odpowiada za przebieg gromadzenia, przetwarzania danych od
uczestników projektu. Moduł umożliwiający tworzenie kopii zapasowej bazy danych platformy w pliku SQL
lub XML. Możliwość przechowywania kilku kopii bazy danych i przywracania bazy danych z dowolnej kopii.
Stworzenie oprogramowania zabezpieczy system przed utratą danych, w tym również danych
historycznych związanych z dokumentami księgowo – finansowymi, historią sprzedaży, zleceń, zgłoszeń
itp.
2. Zakup i wdrożenie dedykowanego systemu do tworzenia indywidualnej oferty
udostępniania oferty ON-LINE oraz wersjonowaniem ofert - 1 szt.
z możliwością
Moduł służy do tworzenia oferty dedykowanej dla określonego Partnera lub grupy Partnerów. Oferta
zwierać będzie wszystkie niezbędne, wcześniej zdefiniowane dla tego Partnera parametry sprzedażowe,
serwisowe i techniczne, warunki dostawy itp.
Dzięki zakupionemu modułowi możliwe będzie przygotowywanie ofert dla poszczególnych Partnerów. Do
systemu zostaną wprowadzona dane dotyczące historii współpracy z daną firmą np. wielkość zamówień,
ilość zamówień, najczęściej zamawiane towary, usługi, terminowość rozliczeń. Na bazie tych informacji
będą przygotowywane oferty uwzględniające np. wysokość rabatów.
Funkcjonalności modułu:
- przygotowywanie ofert dla Partnerów z podziałem na kategorie
- wersjonowanie ofert (obsługa i rejestracja zmian/uwag w ofertach)
- integracja z bazą danych Partnerów
- automatyczne kalkulatory ofertowe
- rabatowanie dla całej oferty oraz dla poszczególnych pozycji
- rabaty procentowe i kwotowe z automatycznym przeliczaniem
- pobieranie opisów i zdjęć (rysunków) z bazy danych produktów
- grupowanie pozycji wg swobodnie definiowalnych, nazwanych grup
- definiowanie wzoru oferty
- powiązanie oferty z umową handlową
3. Zakup i wdrożenie licencji modułu dedykowanego do obsługi kontaktów oraz dostawców - 1 szt.
Moduł pozwalający na tworzenie bazy danych kontaktów oraz
kontaktów. Dodawanie dokumentów do kontaktów.
dostawców. Łączenie dostawców i
4. Zakup i wdrożenie modułu ułatwiającego zarządzanie serwisem
użytkowników, dokumentów, dostawców, zgłoszeń, log) - 1 szt.
(wyszukiwanie
sprzętu,
Moduł dodający opcję wyszukiwania, pozwalającą na odnalezienie danego zlecenia, użytkownika,
dokumentu, dostawcy, zgłoszenia według słów kluczowych. Log zdarzeń wyświetlający spis działań
operacji wykonywanych przez aplikację według dat.
Część II - okres realizacji od 01.10.2013 do 31.12.2013
Działania w ramach etapu:
1. Zakup i wdrożenie modułu interaktywnej pomocy wraz z bazą wiedzy - 1 szt.
Moduł umożliwiający tworzenie bazy wiedzy – tworzony przez serwisantów spis ciekawych problemów i
rozwiązań. Dzięki stworzonemu modułowi każdy z pracowników/użytkowników systemu B2B będzie miał
pełny dostęp do obsługi poszczególnych elementów systemu, a zawarte przy każdej zakładce podpowiedzi
w profesjonalny sposób pokierują użytkownika. Pomoc kontekstowa będzie również narzędziem do samo
szkolenia z zakresu procedur i obsługi dystrybucji. Dzięki zakupionemu modułowi Wnioskodawca będzie
mógł również samodzielnie szkolić nowych pracowników skierowanych do obsługi systemu.
W ramach tego modułu powstaną również procedury dotyczące zasad wymiany informacji i procesów
wymiany informacji w celu zapewnienia poprawności działania systemu.
Funkcjonalności modułu:
- zapis rozwiązań do bazy wiedzy bezpośrednio z poziomu danego zlecenia
- możliwość wyszukiwania rozwiązań w bazie wiedzy
- interaktywna pomoc – zaimplementowany do aplikacji moduł pomoc, opisujący krok po kroku działanie
aplikacji
- FAQ
2. Zakup i wdrożenie licencji dedykowanego oprogramowania do zarządzania procesami, standard
EDI - 1 szt.
W wyniku realizacji projektu nastąpi automatyzacja procesów biznesowych i wymiana komunikacji z
zastosowaniem standardu EDI. Aby dostosować system informatyczny Wnioskodawcy do standardu EDI
konieczny jest zakup oprogramowania dla danych wejściowych (informacji, które będą przesyłane od
Partnerów) oraz dla danych wyjściowych - informacji, które będą generowane przez Wnioskodawcę, a
następnie wysyłane do Partnera zgodnie z przyjętym standardem.
Zastosowane rozwiązanie sprawi, że system B2B będzie efektywny i będzie miał możliwość pozyskania
jak największej grupy Partnerów - zastosowanie automatyzacji procesów zachodzących pomiędzy
systemem Wnioskodawcy i jak największej grupy Partnerów.
Funkcjonalności modułu:
- automatyczne konwertowanie danych elektronicznych lub papierowych
- definiowanie meta-formatów, na podstawie których możliwe jest przekonwertowanie danych wejściowych
i wyjściowych do standardu EDI
- przesyłanie plików wymiany (XML), połączonych z danym zleceniem lub kontrahentem
3. Zakup i wdrożenie modułu dedykowanego do zarządzania budżetami (tworzenie budżetów,
dodawanie budżetów do zleceń) - 1 szt.
Moduł pozwalający na tworzenie budżetów i kosztorysów.
Funkcjonalności modułu:
- określanie kwoty całkowitej zlecenia
- możliwość określania kwot cząstkowych (np. koszt części, koszt dojazdu)
- dołączanie budżetu do konkretnego zlecenia
- określanie czasu ważności budżetu
- możliwość tworzenia szablonów budżetu
- możliwość zarządzania kosztami zlecenia (koszt pracy, koszt stały)
4. Zakup i wdrożenie licencji modułu dedykowanego do tworzenia raportów i statystyk (raporty
roczne, raporty sumaryczne, graficzne statystyki ogólne, statystyki zgłoszeń, statystyki sprzętu)
- 1 szt.
Moduł umożliwiający tworzenie raportów, statystyk.
Funkcjonalności modułu:
- przedstawianie na wykresach zleceń rozpoczętych, zakończonych, opóźnionych w wybranym okresie
czasu
- tabela zleceń według zlecających
- nazwy zlecenia, pracowników przypisanych do zlecenia z możliwością odczytania średniego czasu pracy,
realnego czasu pracy nad zleceniem
- tabela urządzeń z przypisaną liczbą zgłoszeń do danego urządzenia
- opcja eksportu do pliku pdf (tabele) lub pliku png (wykresy)
Dodatkowe informacje:
1. Termin składania ofert upływa w dniu 11.07.2013
2. Ofertę należy złożyć na załączonym formularzu oferty.
3. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
- nazwę i adres firmy składającej ofertę
- łączną wartość netto oferty
- termin ważności oferty
4. Proponowane formy złożenia oferty:
- osobiste złożenie w siedzibie firmy
5. Jedynym kryterium wyboru oferty będzie cena.
6. Licencja na oprogramowanie powinna zapewnić nieograniczoną ilość użytkowników i instalacji w ramach
Zamawiającego.
7. Licencja na oprogramowanie powinna zapewnić przekazanie kodów źródłowych do użytku wewnętrznego
przez Zamawiającego.
8. Osobą kontaktową udzielającą informacji w sprawie przedmiotu zapytania jest Piotr Dąbrowski, tel. 508107-127, email: [email protected]
Z poważaniem