ogłoszenie o zamówieniu nr 1rpo wł2014-1

KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
Bełchatów, dn.07.08.2014r.
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NR 1/RPO WŁ/2014
„Przygotowanie i kompleksowa organizacja Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców”
I.
Nazwa i adres Zamawiającego.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW S.A.
z siedzibą: w Bełchatowie przy ul Dąbrowskiego 11 wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod
numerem KRS 0000223371 przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieście w Łodzi
XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego,
REGON 592295301, NIP 769-20-40-952,
Tel/Fax: +48 44 739 89 80
II.
Miejsce publikacji ogłoszenia
I.
II.
Siedziba Zamawiającego ( ul. Dąbrowskiego 11, 97-400 Bełchatów)
Strona internetowa Zamawiającego: http//www.skra.pl
III.
Tytuł projektu.
„PGE SKRA BEŁCHATÓW – sportową perłą województwa łódzkiego”.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
IV.
Nazwa osi priorytetowej i działania.
Oś priorytetowa III. Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość Regionalnego programu
Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Działania III. 2. Podnoszenie
innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstw, marketing i promocja produktów i „Marek”
Regionalnych i Lokalnych.
V.
Tryb udzielenia zamówienia.
Zamówienie dotyczy realizacji usługi powyżej 30 000 euro netto i jest udzielanie w trybie przetargu,
zgodnie z „Zasadami udzielania zamówień dla Wnioskodawców/Beneficjentów realizujących projekty
współfinansowane ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na
lata 2007-2013”.
VI.
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, kompleksowa organizacja, realizacja, obsługa i
promocja dwudniowej imprezy pt. Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców, w terminie 28-29.09.2014r., na
terenie Miasta Bełchatowa, pod względem artystycznym i rekreacyjno – sportowym.
Organizacja „Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców” obejmuje:











kontakt z Zamawiającym
wynajem sceny wraz z oświetleniem i nagłośnieniem
wynajem animatorów
atrakcje dla kibiców poza główną sceną
wynajem spikerów
wynajem osoby odpowiedzialnej za oprawę muzyczną imprezy
ubezpieczenie imprezy zgodnie z art. 53 ust. z dnia 20.03.2009r. o bezpieczeństwie imprez
masowych (dotyczy meczu pokazowego)
zapewnienie występu artystycznego gwiazdy wieczoru
zapewnienie noclegów
zapewnienie infrastruktury energetycznej
uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952









zapewnienie odpowiedniej ilości sanitariatów
organizacja promocji outdoor
obsługa foto i wideo imprezy
zapewnienie obsługi technicznej imprezy
przygotowanie i produkcja gadżetów i materiałów promocyjnych
organizacja konferencji dla gości specjalnych i przedstawicieli mediów
zapewnie udziału meczu przeciwnej w meczu pokazowym
zapewnieni ochrony i usług sprzątających podczas meczu pokazowego
wynajęcie sędziów meczu
6.2. Kontakt z Zamawiającym
Wykonawca wskazuje Zamawiającemu osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia
i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z ta osobą najważniejsze kwestie
związane z zamówieniem, zgłaszał je uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących
zamówienie.
6.3. Wynajem sceny wraz z oświetleniem i nagłośnieniem
Wynajem sceny wraz z oświetleniem i nagłośnieniem. Scena powinna być dostosowana do
specjalnej oprawy „światło – dźwięk”, z możliwością wykonania pokazu pirotechniki scenicznej
podczas prezentacji zespołu PGE Skra Bełchatów S.A. Scena oraz zaplecze techniczne powinna być
dostosowane do wymagań tzw. „ridera” scenicznego oraz technicznego zaproponowanej Gwiazdy
Wieczoru. Minimalne wymiary sceny to 10 m X 12 m.
6.4. Wynajem animatorów.
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią ilość animatorów dla różnych grup wiekowych,
którzy będą opracowywać i koordynować przewidziane atrakcje w trakcie trwania imprezy.
6.5. Atrakcje dla kibiców poza główną sceną.
Wykonawca powinien zapewnić organizację dodatkowych atrakcji adresowanych do
odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiający czynny udział w nich kibiców i gości,
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
np. makijaże kibiców, bańki mydlane, tory przeszkód,, zjeżdżalnie dla dzieci, pokazy
szczudlarzy, mini mecz na dmuchanym boisku itp. Szczegółową propozycję dodatkowych
atrakcji należy przedstawić do akceptacji Zamawiającego.
6.6. Wynajem spikerów.
Wykonawca powinien zapewnić obecność dwóch spikerów- na scenie głównej oraz w
terenie.
6.7. Wynajem osoby odpowiedzialnej za oprawę muzyczną imprezy.
Zapewnienie podczas trwania całej imprezy osoby odpowiedzialnej za oprawę muzyczną.
6.8. Ubezpieczenie imprezy zgodnie z art. 53 ust. z dnia 20.03.2009r. o bezpieczeństwie imprez
masowych (dotyczy meczu pokazowego).
Wykonawca powinien dostosować wymagania organizacyjno-techniczne niezbędne do
przeprowadzenia imprezy masowej w ww. terminie (mecz pokazowy) oraz imprezy
plenerowej, w tym do realizacji wymagań zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez
masowych z art. 53z dnia 20 marca 2009r. Powinno zostać wykupione ubezpieczenie OC.
6.9. Zapewnienie występu artystycznego Gwiazdy Wieczoru.
Poprzez występ artystyczny Gwiazdy Wieczoru, Zamawiający rozumie wykonawcę lub zespół
o ugruntowanej pozycji artystycznej, medialnej) na pierwszy dzień trwania imprezy. Do
obowiązków Wykonawcy należy zawarcie wszelkich umów i opłacenie kosztów artystycznych
oraz zapewnienie wymagań sceniczno-technicznych określonych przez zaproponowaną
Gwiazdę Wieczoru.
6.10.
Zapewnienie noclegów.
Zapewnienie noclegów dla Gwiazdy wieczoru wraz z zespołem sceniczno-technicznym, ekipy
technicznej zaangażowanej w organizację imprezy.
6.11.
Zapewnienie infrastruktury energetycznej.
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią infrastrukturę energetyczną w trakcie trwania
imprezy.
6.12.
Uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy.
Wykonawca powinien zapewnić pozwolenie z Urzędu Miasta Bełchatowa na organizację
imprezy.
6.13.
Zapewnienie odpowiedniej ilości sanitariatów.
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią ilość sanitariatów w trakcie trwania imprezy.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
6.14.
Organizacja promocji outdoor.
Wykonawca powinien zapewnić tzw. „promocję outdoorową” w miastach na terenie całej
Polski zapraszającą do udziału w imprezie, np. kampania billboardowa, spoty reklamowe w
radiu lub w telewizji oraz inne. Szczegółową propozycję promocji należy przedstawić do
akceptacji Zamawiającego.
6.15.
Obsługa foto i wideo imprezy.
Wykonawca powinien zapewnić dokumentację foto i video z imprezy wraz montażem i
obróbką oraz przekazanie ich do Zamawiającego w postaci minimum 80 zdjęć z pierwszego
dnia imprezy oraz minimum 20 zdjęć z drugiego dnia w jakości do druku, min.300 dpi, 3 płyty
DVD z kolorowym nadrukiem. Obsługa video obejmuje wykonanie materiału filmowego
około 15-20 minutowego z przebiegu imprezy wraz z 3 płytami DVD z kolorowym nadrukiem
z filmami.
6.16.
Zapewnienie obsługi technicznej imprezy.
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią obsługę techniczną imprezy w postaci:
- wynajęcia ochrony osób i mienia podczas trwania imprezy przez firmę ochroniarską,
- zapewnienie usług porządkowych – utrzymanie czystości terenu w trakcie trwania imprezy
oraz po jej zakończeniu,
- zapewnienie ekipy technicznej do montażu oraz demontażu wszystkich urządzeń
technicznych, np. sceny, namiotów, zjeżdżalni dla dzieci itp.
- zabezpieczenie imprezy pod względem medycznym.
6.17.
Przygotowanie i produkcja gadżetów i materiałów promocyjnych.
Wykonawca powinien zapewnić przygotowanie, wykonanie materiałów promocyjnych
dedykowanych wydarzeniu zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zamówienia.
6.18.
Organizacja konferencji dla gości specjalnych i przedstawicieli mediów.
Wykonawca powinien przygotować konferencję dla gości specjalnych oraz przedstawicieli
mediów. Organizacja konferencji obejmuje :
- wynajem sali przystosowanej do przeprowadzenia konferencji dla gości specjalnych,
zawodników oraz przedstawicieli mediów na około 150 osób,
- zapewnienie serwisu kawowego dla osób uczestniczących w konferencji,
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
- zapewnieniu usługi gastronomicznej dla 35 osób. Proponowane menu należy przedstawić
do akceptacji Zamawiającego.
6.19.
Zapewnie udziału meczu przeciwnej w meczu pokazowym.
Wykonawca powinien zapewnić udział renomowanej drużyny europejskiej ( drużyna piłki
siatkowej) – uczestnika rozgrywek Ligii Mistrzów w sezonie 2013/2014 lub 2014/2015 w
meczu pokazowym zaplanowanym jako atrakcja w drugi dzień Ogólnopolskiego Zlotu
Kibiców.
6.20.
Zapewnienie ochrony i usług sprzątających podczas meczu pokazowego oraz
imprezy plenerowej.
Wykonawca powinien zapewnić podczas meczu:
- ochronę osób i mienia podczas trwania meczu zapewnioną przez koncesjonowaną firmę
ochroniarską,
- usługi porządkowe.
6.21.
Wynajęcie sędziów meczu.
Wykonawca powinien zapewnić udział w meczu następującej ilości sędziów:
- 2 sędziów głównych,
- 2 sędziów liniowych
Pierwszy dzień Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców powinien być dniem poświęconym kibicom oraz
przybyłym gościom. Główną atrakcją wieczoru powinien być występ zaproszonej Gwiazdy Wieczoru ,
natomiast punktem kulminacyjnym powinna być oficjalna prezentacja zespołu na sezon 2014/2015.
Na drugi dzień Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców przewidziany jest mecz pokazowy z zaproszoną
europejską drużyną.
VII.
Miejsce ,termin i sposób składania ofert
Prosimy o złożenie oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zamówienia wraz
z pozostałymi dokumentami w terminie 12 dni roboczych tj. do 26.08.2014r. do godz. 15:00 w
Siedzibie Zamawiającego, drogą pocztową, osobiście, drogą elektroniczną na email:
[email protected] Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową i podpisem osoby odpowiedzialnej
za koordynację działań w zakresie przygotowania zamówienia. Oferty przesłane lub doręczone po
wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku nadesłania oferty na drogą pocztową
koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana:
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
KPS SKRA BEŁCHATÓW
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
Z dopiskiem „Przygotowanie i kompleksowa organizacja Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców”
Nie otwierać do dnia 26.08.2014r. do godz. 15:00
VIII.
Termin wykonania zamówienia.
Data „Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców”: 28-29.09.2014r.
IX.
Kryteria wyboru oferty.
1. Kryteria wyboru oferty:
a) oferta musi uwzględniać wszystkie opłaty i koszty do prawidłowego zrealizowania przedmiotu
zamówienia
b) Zamawiający nie będzie prowadził negocjacji z oferentem , dotyczących złożonej oferty oraz
dokonywał jakiejkolwiek zmiany w treści złożonej oferty
c) w ofercie należy podać wartość netto, wartość brutto oraz wartość podatku VAT
X.
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze
najkorzystniejszej oferty oraz sposób dokonywania oceny.
1. Koszt brutto – waga 100%
Głównym kryterium oceny złożonych ofert jest cena. W przypadku, gdy dwóch lub więcej
oferentów zaoferuje taką samą kwotę brutto za całość zamówienia, każdy z nich otrzyma
identyczną liczbę punktów.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
Punkty za kryterium będą wyliczane według poniższego wzoru:
KBN – Najniższy Koszt Brutto wśród złożonych ofert
KBB – Koszt Brutto Badanej oferty
W – Waga kryterium
XI.
Opis warunków udziału w postępowaniu.
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1.
2.
3.
4.
XII.
są uprawnieni do wykonywania określonej działalności,
posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia,
dysponują niezbędnym potencjałem technicznym do wykonywania zamówienia
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
Opis sposobu przygotowania oferty.
1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę w sposób określony w niniejszym
ogłoszeniu o zamówieniu.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych.
4. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę.
5. Oferta powinna zawierać :
 Wypełniony formularz ofertowy, który stanowi Załącznik nr 1
 Wypełnione oświadczenie o spełnianiu warunków, które stanowi Załącznik nr 3
 Wstępny harmonogram imprezy
 Propozycję dodatkowych atrakcji dla kibiców
 Propozycję promocji „outdoor” imprezy
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
6. Oferta wraz z załącznikami powinna zawierać podpis oraz pieczątkę Wykonawcy, lub osoby do
tego upoważnionej.
XIII.
Miejsce i termin otwarcia oferty:
Oferty zostaną rozpatrzone dnia 27.11.2013r. o godzinie 10:00. Oferta , która zdobędzie największą
liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. Wykonawca zostanie powiadomiony o wyborze
jego oferty w terminie dwóch dni roboczych od momentu otwarcia ofert. Dodatkowo zawiadomienie
o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego poprzez
wywieszenie na tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym oraz na jego stronie internetowej.
XIV.
Dodatkowe informacje.
1. Nie żąda się wnoszenia wadium.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków udzielenia zamówienia oraz do
unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia. O zmianie warunków zamówienia lub
o jego unieważnieniu Zamawiający umieści taką informację w siedzibie Zamawiającego
poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym oraz na jego
stronie internetowej.
XV.
Warunki płatności.
Warunki płatności zostaną szczegółowo określone w umowie z Wykonawcą.
XVI.
Kontakt z Zamawiającym
Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami są Tomasz Koprowski, email:
[email protected] , Tel. 534989100 oraz Nina Rechenek, email: [email protected] , Tel.
667 558 886.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.