Ogłoszenie o zamówieniu NR 2RPO WŁ2014-1

KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
Bełchatów, dn.28.08.2014r.
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NR 2/RPO WŁ/2014
„Przygotowanie i kompleksowa organizacja Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców”
I.
Nazwa i adres Zamawiającego.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW S.A.
z siedzibą: w Bełchatowie przy ul Dąbrowskiego 11 wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod
numerem KRS 0000223371 przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieście w Łodzi
XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego,
REGON 592295301, NIP 769-20-40-952,
Tel/Fax: +48 44 739 89 80
II.
Miejsce publikacji ogłoszenia
I.
II.
Siedziba Zamawiającego ( ul. Dąbrowskiego 11, 97-400 Bełchatów)
Strona internetowa Zamawiającego: http//www.skra.pl
III.
Tytuł projektu.
„PGE SKRA BEŁCHATÓW – sportową perłą województwa łódzkiego”.
IV.
Nazwa osi priorytetowej i działania.
Oś priorytetowa III. Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość Regionalnego programu
Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Działania III. 2. Podnoszenie
innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstw, marketing i promocja produktów i „Marek”
Regionalnych i Lokalnych.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
V.
Tryb udzielenia zamówienia.
Zamówienie dotyczy realizacji usługi powyżej 30 000 euro netto i jest udzielanie w trybie przetargu,
zgodnie z „Zasadami udzielania zamówień dla Wnioskodawców/Beneficjentów realizujących projekty
współfinansowane ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na
lata 2007-2013”.
VI.
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, kompleksowa organizacja, realizacja, obsługa i
promocja dwudniowej imprezy pt. Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców, w terminie 28-29.09.2014r., na
terenie Miasta Bełchatowa, pod względem artystycznym i rekreacyjno – sportowym.
Organizacja „Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców” obejmuje:




















kontakt z Zamawiającym
wynajem sceny wraz z oświetleniem i nagłośnieniem
wynajem animatorów
atrakcje dla kibiców poza główną sceną
wynajem spikerów
wynajem osoby odpowiedzialnej za oprawę muzyczną imprezy
ubezpieczenie imprezy zgodnie z art. 53 ust. z dnia 20.03.2009r. o bezpieczeństwie imprez
masowych
zapewnienie występu artystycznego gwiazdy wieczoru
przygotowanie i przeprowadzenie prezentacji zespołu PGE Skry Bełchatów
zapewnienie noclegów
zapewnienie infrastruktury energetycznej
pozwolenia na organizację imprezy
zapewnienie odpowiedniej ilości sanitariatów
organizacja promocji outdoor
obsługa foto i wideo imprezy
zapewnienie ochrony i obsługi technicznej imprezy
przygotowanie i produkcja gadżetów i materiałów promocyjnych
organizacja konferencji dla gości specjalnych i przedstawicieli mediów
pokrycie kosztów transferów, zakwaterowania oraz wyżywienia drużyny przeciwnej
uczestniczącej w meczu pokazowym w drugim dniu zlotu,
wynajęcie sędziów meczu
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
6.2. Kontakt z Zamawiającym
Wykonawca wskazuje Zamawiającemu osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia
i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z ta osobą najważniejsze kwestie
związane z zamówieniem, zgłaszał je uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących
zamówienie.
6.3. Wynajem sceny wraz z oświetleniem i nagłośnieniem
Wynajem zadaszonej sceny wraz z oświetleniem i nagłośnieniem. Scena powinna być
dostosowana do specjalnej oprawy „światło – dźwięk”, z możliwością wykonania pokazu pirotechniki
scenicznej podczas prezentacji zespołu PGE Skra Bełchatów S.A.
Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do zapewnienia:
- zadaszonej, atestowanej estrady z dachem i sceną o wymiarze min. 10 x12 m ze statkami na
aparaturę,
- oświetlenia przystosowanego do występu Gwiazdy Wieczoru oraz prezentacji drużyny PGE
Skry Bełchatów ze świetlnymi efektami specjalnymi
- potwierdzenia zgodności oświetlenia z reiderem Gwiazdy Wieczoru,
- profesjonalnego nagłośnienia w czasie trwania całej imprezy, w tym w czasie występu
Gwiazdy Wieczoru,
- potwierdzenie zgodności nagłośnienia z reiderem Gwiazdy Wieczoru,
- ekranu diodowego min 3 m x 4 m widocznego zarówno przy świetle dziennym, jak i
sztucznym z projekcją life i obsługą kamerzysty. Wykonawca zapewni odpowiednie
zamocowanie ekranu na scenie.
- zadaszonego zaplecza dla artystów oraz zespołu technicznego z miejscami do odpoczynku,
- pokazu pirotechniki scenicznej (min. 10 snopów iskier) oraz odpalenia confetti podczas
prezentacji zespołu PGE Skry Bełchatów,
- scenografii sceny wraz ze schodami wyściełanymi wykładziną z przodu sceny oraz schodami
bocznymi i zejściem technicznym.
- zabezpieczenia ochrony sceny (zabezpieczenia mienia) od momentu rozpoczęcia montażu
sceny do zakończenia jej demontażu.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
6.4. Atrakcje dla kibiców poza główną sceną
Wykonawca powinien zapewnić organizację minimum czterech dodatkowych atrakcji
adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiający czynny udział w nich
kibiców i gości, takich jak: malowanie twarzy kibiców, pokazy baniek mydlanych, pokazy
szczudlarzy, mini mecz na dmuchanym boisku itp. Szczegółową propozycję dodatkowych
atrakcji należy przedstawić w ofercie.
6.5. Wynajem animatorów
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią ilość animatorów lub instruktorów dla zapewnienia obsługi i bezpieczeństwa atrakcji określonych w ofercie w części dotyczącej pkt 6.4.
6.6. Wynajem spikerów.
Wykonawca powinien zapewnić obecność dwóch spikerów - na scenie głównej oraz w terenie oraz jednego w czasie meczu pokazowego.
6.7. Wynajem osoby/osób odpowiedzialnych za oprawę muzyczną oraz wizualną imprezy.
Zapewnienie podczas trwania całej imprezy osoby/osób odpowiedzialnych za oprawę
muzyczną i wizualną imprezy. Wykonawca zapewni także pokrycie kosztów ZAIKS oraz innych
opłat na rzecz stowarzyszeń artystów, twórców wymaganych dla tego typu działania.
6.8. Ubezpieczenie imprezy zgodnie z art. 53 ust. z dnia 20.03.2009r. o bezpieczeństwie imprez
masowych
Wykonawca powinien zapewnić ubezpieczenie imprezy masowej w ww. terminie (mecz
pokazowy) oraz imprezy plenerowej stosownie wymagań ustawy o bezpieczeństwie imprez
masowych z art. 53z dnia 20 marca 2009r.
6.9. Zapewnienie występu artystycznego Gwiazdy Wieczoru.
Wykonawca powinien zapewnić występ artystyczny Gwiazdy Wieczoru w pierwszym dniu
trwania imprezy.
Przez Gwiazdę Wieczoru Zamawiający rozumie wykonawcę lub zespół o ugruntowanej
pozycji artystycznej i medialnej na arenie krajowej lub międzynarodowej, dedykowany do
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
profilu kibica PGE Skry Bełchatów. Do obowiązków Wykonawcy należy zawarcie wszelkich
umów i opłacenie kosztów artystycznych oraz zapewnienie wymagań sceniczno-technicznych
określonych przez zaproponowaną Gwiazdę Wieczoru.
6.10. Przygotowanie i przeprowadzenie prezentacji zespołu PGE Skry Bełchatów wraz z obsługą
sceniczno-techniczną
Wykonawca powinien zapewnić:
- przygotowanie scenariusza prezentacji zespołu PGE Skry Bełchatów S.A.
- obsługę sceniczno-techniczną prezentacji zespołu,
- przygotowanie materiałów video do prezentacji zespołu,
- przeprowadzenie prezentacji
6.11. Zapewnienie noclegów.
Zapewnienie noclegów dla Gwiazdy Wieczoru wraz z zespołem sceniczno-technicznym.
6.12. Zapewnienie infrastruktury energetycznej.
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią infrastrukturę energetyczną w trakcie trwania
imprezy.
6.13. Uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy.
Zamawiający, ze względu na określony ustawowo termin złożenia wniosku, wystąpił
o organizację imprezy masowej. W związku z powyższym wyłącza się Wykonawcę
z obowiązku uzyskania pozwolenia na organizację imprezy masowej.
6.14. Zapewnienie odpowiedniej ilości sanitariatów.
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią ilość sanitariatów w trakcie trwania imprezy.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
6.15. Organizacja promocji outdoor.
Wykonawca powinien zapewnić tzw. „promocję outdoorową” w miastach na terenie Polski
zapraszającą do udziału w imprezie, np. kampania billboardowa, spoty reklamowe
w radiu lub w telewizji oraz inne. Szczegółową propozycję promocji należy przedstawić
w ofercie.
6.16. Obsługa foto i wideo imprezy.
Wykonawca powinien zapewnić dokumentację foto i video z imprezy wraz montażem i
obróbką oraz przekazanie ich do Zamawiającego w postaci minimum 80 zdjęć z pierwszego
dnia imprezy oraz minimum 20 zdjęć z drugiego dnia w jakości do druku, min.300 dpi, 3 płyty
DVD z kolorowym nadrukiem. Obsługa video obejmuje wykonanie materiału filmowego
około 15-20 minutowego z przebiegu imprezy wraz z 3 płytami DVD z kolorowym nadrukiem
z filmami.
6.17. Zapewnienie ochrony i obsługi technicznej imprezy.
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią ochronę i obsługę techniczną imprezy
w postaci:
- zabezpieczenie ochrony osób i mienia podczas trwania imprezy przez firmę ochroniarską,
- zabezpieczenie służb informacyjnych podczas imprezy tzw. stewardów,
- zapewnienie usług porządkowych – utrzymanie czystości terenu w trakcie trwania imprezy
oraz po jej zakończeniu,
- zapewnienie ekipy technicznej do montażu oraz demontażu wszystkich urządzeń technicznych, np. sceny, namiotów, bramek, ogrodzeń, itp.
- zabezpieczenie imprezy pod względem medycznym.
6.18. Przygotowanie i produkcja gadżetów i materiałów promocyjnych.
Wykonawca powinien zapewnić przygotowanie, wykonanie materiałów promocyjnych
dedykowanych wydarzeniu zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zamówienia.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
6.19. Organizacja konferencji dla gości specjalnych i przedstawicieli mediów w trakcie trwania
zlotu
Wykonawca powinien przygotować konferencję dla gości specjalnych oraz przedstawicieli
mediów. Organizacja konferencji obejmuje:
- wynajem sali przystosowanej do przeprowadzenia konferencji dla gości specjalnych oraz
przedstawicieli mediów
- zapewnienie serwisu kawowego dla osób uczestniczących w konferencji,
- zapewnieniu usługi gastronomicznej w postaci „stołu szwedzkiego” dla uczestników
konferencji.
Zamawiający przewiduje udział w konferencji min. 35 osób.
6.20. Pokrycie kosztów transferów, zakwaterowania oraz wyżywienia zaproszonej przez
Zamawiającego drużyny przeciwnej uczestniczącej w meczu pokazowym w drugim dniu
zlotu.
Wykonawca powinien zapewnić:
- transport zaproszonej przez Zamawiającego drużyny (22 osoby) z Oleśnicy autokarem o
odpowiednim standardzie, w szczególności dostosowanym do przewozu osób wysokich (duża
przestrzeń na nogi),
- zakwaterowanie drużyny (22 osoby) w dniu 28.09. i 29.09. (dwie doby) w hotelu w
Bełchatowie o standardzie min. 3***, w pokojach jednoosobowych (4 pokoje) oraz
dwuosobowych typu twin (9 pokoi)
- pełne wyżywienie dla 22 osób, tj. kolacja w dniu 28.09., śniadanie, obiad, snack, kolacja w
dniu 29.09., śniadanie i suchy prowiant na drogę w dniu 30.09.
- transport drużyny (22 osoby) z hotelu na lotnisko we Wrocławiu lub Warszawie autokarem
o odpowiednim standardzie, w szczególności dostosowanym do przewozu osób wysokich
(duża przestrzeń na nogi),
- min. jedną osobę team guide dla obsługi zaproszonego zespołu przez cały okres pobytu w
Polsce, tj. od momentu odebrania zespołu po zakończonym turnieju w Oleśnicy w dniu
28.09.2014r. do momentu odtransportowania na lotnisko w dniu wylotu. Osoba team guide
powinna biegle posługiwać się językiem tureckim lub angielskim.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
6.21. Wynajęcie sędziów meczu.
Wykonawca powinien zapewnić udział w meczu pokazowym (drugi dzień zlotu) następującej
ilości sędziów:
- 2 sędziów głównych min. klasy państwowej
- 2 sędziów liniowych min. klasy związkowej
Pierwszy dzień Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców powinien być dniem poświęconym kibicom oraz
przybyłym gościom. Główną atrakcją wieczoru powinien być występ zaproszonej Gwiazdy Wieczoru,
natomiast punktem kulminacyjnym powinna być oficjalna prezentacja zespołu na sezon 2014/2015.
Na drugi dzień Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców przewidziany jest mecz pokazowy w hali sportowej
„Energia” w Bełchatowie z zaproszoną europejską drużyną.
VII.
Miejsce ,termin i sposób składania ofert
Prosimy o złożenie oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zamówienia
wraz z pozostałymi dokumentami w terminie 10 dni roboczych tj. do 11.09.2014r. do godz. 16:00
w Siedzibie Zamawiającego, drogą pocztową, osobiście, drogą elektroniczną na email:
[email protected]
Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową i podpisem osoby odpowiedzialnej za koordynację
działań w zakresie przygotowania zamówienia. Oferty przesłane lub doręczone po wskazanym
terminie nie będą rozpatrywane. W przypadku nadesłania oferty na drogą pocztową koperta
zawierająca ofertę powinna być zaadresowana:
KPS SKRA BEŁCHATÓW
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
Z dopiskiem „Przygotowanie i kompleksowa organizacja Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców ”
Nie otwierać do dnia 11.09.2014r. do godz. 16:00
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
VIII. Termin wykonania zamówienia.
Data „Ogólnopolskiego Zlotu Kibiców”: 28-29.09.2014r.
IX.
Kryteria wyboru oferty.
Kryteria wyboru oferty:
a) oferta musi uwzględniać wszystkie opłaty i koszty do prawidłowego zrealizowania przedmiotu
zamówienia,
b) Zamawiający nie będzie prowadził negocjacji z oferentem , dotyczących złożonej oferty oraz
dokonywał jakiejkolwiek zmiany w treści złożonej oferty,
c) w ofercie należy podać wartość netto, wartość brutto oraz wartość podatku VAT.
X.
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej
oferty oraz sposób dokonywania oceny.
1. Koszt brutto – waga 100%
Głównym kryterium oceny złożonych ofert jest cena. W przypadku, gdy dwóch lub więcej
oferentów zaoferuje taką samą kwotę brutto za całość zamówienia, każdy z nich otrzyma
identyczną liczbę punktów.
Punkty za kryterium będą wyliczane według poniższego wzoru:
KBN – Najniższy Koszt Brutto wśród złożonych ofert
KBB – Koszt Brutto Badanej oferty
W – Waga kryterium
XI.
Opis warunków udziału w postępowaniu.
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. są uprawnieni do wykonywania określonej działalności,
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
2. dysponują niezbędnym potencjałem technicznym do wykonywania zamówienia
3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
XII.
Opis sposobu przygotowania oferty.
1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę w sposób określony w niniejszym
ogłoszeniu o zamówieniu.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych.
4. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę.
5. Oferta powinna zawierać :
 Wypełniony formularz ofertowy, który stanowi Załącznik nr 1
 Wypełnione oświadczenie o spełnianiu warunków, które stanowi Załącznik nr 3
 Wstępny harmonogram imprezy
 Propozycję dodatkowych atrakcji dla kibiców
 Propozycję promocji „outdoor” imprezy
6. Oferta wraz z załącznikami powinna zawierać podpis oraz pieczątkę Wykonawcy, lub osoby do
tego upoważnionej.
XIII.
Miejsce i termin otwarcia oferty:
Oferty zostaną rozpatrzone dnia 12.09.2014r. o godzinie 9:00. Oferta, która zdobędzie największą
liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. Wykonawca zostanie powiadomiony o wyborze
jego oferty w terminie jednego dnia roboczego od momentu otwarcia ofert. Dodatkowo
zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego
poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym oraz na jego stronie
internetowej.
XIV.
Dodatkowe informacje.
1. Nie żąda się wnoszenia wadium.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków udzielenia zamówienia oraz do
unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia. O zmianie warunków zamówienia lub
o jego unieważnieniu Zamawiający umieści taką informację w siedzibie Zamawiającego
poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym oraz na jego
stronie internetowej.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.
KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW SPÓŁKA AKCYJNA
ul. Dąbrowskiego 11
97-400 Bełchatów
REGON 592295301
NIP 769-20-40-952
XV.
Warunki płatności.
Warunki płatności zostaną szczegółowo określone w umowie z Wykonawcą.
XVI.
Kontakt z Zamawiającym
Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami są Tomasz Koprowski, email:
[email protected] , Tel. 534989100 oraz Nina Rechenek, email: [email protected] , Tel.
667 558 886.
Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
oraz z budżetu państwa.