Bilans musi wyjść - Tygodnik Solidarność

Zarządzanie finansami w związku 24
Bilans musi wyjść
Wielu nowych skarbników i przewodniczących komisji zakładowych może mieć
trudności z prowadzeniem dokumentacji księgowej swojej komisji zakładowej lub
międzyzakładowej. Dlatego też w kolejnym odcinku naszego projektu szkoleniowego
kładziemy nacisk na jasne wytłumaczenie zasad prowadzenia dokumentacji.
Maciek Chudkiewicz
Jeden bank – dwie osoby
Gdy w jakimś zakładzie pracy zbierze
się tzw. grupa inicjatywna, która chce
założyć związek zawodowy, ma trzy
miesiące od powołania Tymczasowej
Komisji Zakładowej do przeprowadzenia wyborów w swojej komisji i wyłonienia jej władz. To o tyle istotne, że
to właśnie na władzach komisji zakładowej spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji księgowej. Gdy
władze komisji zakładowej są już wyłonione, wyrobiony jest numer NIP i REGON, wyrobiona jest pieczątka i jest
już konto w banku, to komisja zakładowa powinna upoważnić (w formie
uchwały) co najmniej dwie osoby do
dysponowania kontem i środkami finansowymi na nim zgromadzonymi.
Standardem są jednak trzy upoważ-
Jak stworzyć bilans
nione osoby – znacznie ułatwia to pracę w wypadku dłuższej nieobecności
kogoś z władz komisji zakładowej.
– Każdy wydatek powinien być
uwzględniony we wcześniej przyjętym planie wydatków, a jeśli takiego
planu nie ma lub pieniądze muszą zostać wydane na coś, co w tym planie
nie zostało ujęte, komisja zakładowa
musi przyjąć uchwałę zezwalającą na
ten wydatek – tłumaczy skarbnik Zarządu Regionu Mazowsze Ewa Badowska-Wojciechowska.
Na każdy wydatek, którego dokonuje, komisja zakładowa musimy
mieć fakturę. Sporadycznie, przy wydatkach rzędu 20–30 zł, można stosować oświadczenie, ale należy wtedy napisać dlaczego nie ma faktury.
Faktury nie otrzymamy oczywiście
za wypłatę zasiłków statutowych (np.
z tytułu urodzenia dziecka). W takim
i
Bilans należy sporządzić na dzień 31 grudnia danego roku. W bilansie należy określić aktywa (zasoby majątkowe) i pasywa (źródła
pokrycia majątku). Kartkę papieru dzielimy na pół. Po lewej stronie
wpisywać będziemy aktywa, a po prawej pasywa. W obu przypadkach wyraźnie zaznaczyć musimy stan na początek i koniec roku.
Do aktywów zaliczamy aktywa trwałe oraz obrotowe. Do tych
pierwszych wpiszemy: wartości niematerialne i prawne; rzeczowe
aktywa trwałe; należności długoterminowe; inwestycje długoterminowe; długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. W aktywach
obrotowych znajdą się zapasy rzeczowych aktywów obrotowych;
należności krótkoterminowe i inwestycje krótkoterminowe. Należy
tam także wpisać posiadane środki pieniężne oraz pozostałe aktywa
finansowe. Na końcu wszystkie aktywa sumujemy.
W pasywach wpisywać zaś będziemy A fundusze własne, gdzie znajdzie się fundusz statutowy (pisaliśmy o możliwości jego uruchomienia w poprzednim odcinku serii); fundusz z aktualizacji wyceny; wynik finansowy netto za rok obrotowy, gdzie zaznaczamy nadwyżkę
przychodów nad kosztami (jest to wielkość dodatnia) bądź też nadwyżkę kosztów nad przychodami (jest to wielkość ujemna).
W punkcie B pasywów wpiszemy zobowiązania i rezerwy na zobowiązania. Trzeba tam wyszczególnić zobowiązania długoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek; zobowiązania krótkoterminowe
i fundusze specjalne jak fundusze socjalne; rezerwy na zobowiązania; rozliczenia międzyokresowe (przychodów i inne).
wypadku musimy zachować pokwitowanie odebrania pieniędzy przez osobę uprawnioną do otrzymania zasiłku
oraz zachować kopię dokumentu, na
podstawie którego wypłacono zasiłek
(np. ksero aktu urodzenia). Jeżeli pieniądze z zasiłku przekazujemy przelewem, to nie musimy żądać wtedy
oświadczenia o otrzymaniu pieniędzy.
leży przechowywać. Ani przewodniczący komisji zakładowej, ani skarbnik
nie mogą samodzielnie podejmować
decyzji co do wydatków.
– Większość komisji zakładowych
nie przygotowuje jednak planów finansowych i musi się później posiłkować
uchwałami – zaznacza Ewa Badowska-Wojciechowska.
Musimy pamiętać, że każdy dokument najlepiej mieć
w dwóch egzemplarzach.
Zasiłki statutowe nie muszą być
uwzględnione w przyjętym planie wydatków, ani nie trzeba uchwalać każdej ich wypłaty, bowiem przewiduje
je wewnętrzne prawo NSZZ Solidarność. Odpowiednią uchwałę komisja
zakładowa musi podjąć, jeśli uzna, że
wysokość minimalnego zasiłku statutowego proponowanego przez związek jest za niska. Ale wtedy robi to
jednorazowo co do zasady, podwyższając dany zasiłek.
Papierologia
Na koniec każdego roku kalendarzowego podliczamy i zamykamy wszystkie
konta, wypełniamy CIT-8 oraz CIT-0
i sporządzamy bilans. Następnie do
końca marca mamy czas, aby złożyć te
dokumenty do właściwego ze względu
na miejsce działalności komisji urzędu skarbowego.
– Pamiętajmy, że wszelkie dokumenty księgowe trzeba przechowywać przez minimum pięć lat. Bowiem
tyle czasu mają na skontrolowanie
nas instytucje skarbowe. A co będzie się składać na dokumentację
księgową komisji? Będą to z pewnością faktury, noty obciążeniowe
i uznaniowe, rachunki uproszczone. Można je stosować, bo związek zawodowy nie jest płatnikiem
VAT-u – podkreśla Ewa Badowska-Wojciechowska.
Jeśli wcześniej nie został przyjęty
plan finansowy, to każdy wydatek musi
mieć swoje odzwierciedlenie w odpowiedniej uchwale. Jej kopię także na-
Obecnie komisje zakładowe są
zwolnione ze składania dokumentów do swoich zarządów regionów.
Był kiedyś obowiązek składania tam
bilansów, ale prawie nikt tego nie robił. Ostatecznie usankcjonowano ten
stan prawny i teraz nie ma takiego obowiązku. Wszystkie komisje zakładowe
mają swoją osobowość prawną, wobec tego odpowiadają same za siebie.
Rejestry
Jednym z ważnych zadań osób odpowiedzialnych za finanse w organizacjach
związkowych działających w zakładach
pracy jest prowadzenie rejestru wydatków. Skarbnicy zarządów regionów,
którzy mają szkolenia z zakresu prowadzenia finansów związku wskazują, żeby prowadzić dwa takie rejestry:
osobny dla wydatków bezpośrednio
z konta bankowego, a drugi dla wydatków z kasy, czyli obrotu gotówką.
Saldo rejestrów sprawdza się z wyciągiem bankowym, który raz w miesiącu przychodzi z banku, w którym
mamy konto. Jeśli co miesiąc będziemy sprawdzać wszystkie operacje
i wszystko będzie się zgadzało, to nie
będziemy niemile zaskoczeni przy
sporządzaniu bilansu rocznego. Wtedy także wszystko musi się zgadzać.
Z doświadczeń związkowych skarbników wynika, że urzędy skarbowe
nie ścigają specjalnie komisji zakładowych. Prawdopodobnie dlatego,
że związek nie płaci podatku, nie ma
także VAT-u. Zazwyczaj w wypadku
błędów w dokumentach po prostu
8 października 2010 r., nr 41
TS_41.indb 30
10/1/10 6:03 PM
dokumentacja księgowa
Rejestry wydatków
Prowadząc rejestr wydatków, musimy zbudować sobie dwie tabelki. Najwygodniej będzie to zrobić
w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym, który „pomaga” nam liczyć
zgromadzone środki. W pierwszej tabeli będziemy rejestrować
wydatki z konta w danym roku.
Tabelę dzielimy na kilkanaście
kolumn. Dobrze, aby znalazły się
w niej następujące po sobie kolumny, patrząc od lewej. Data,
gdzie zapisywać będziemy terminy dokonania wszystkich operacji
finansowych na koncie. Wyszczególnienie, gdzie zapiszemy czym
była dana operacja. Następna kolumna rachunek bankowy wymaga podzielenia na trzy mniejsze:
przychody, składki członkowskie
i kapitalizacja odsetek. W składwzywają do uzupełnienia np. brakujących danych. To nie oznacza jednak,
że można sobie pozwolić na luźne
kach wpiszemy oczywiście przychody z działalności podstawowej komisji, ale w przychodach
wpisać już możemy różnego rodzaju darowizny. Kapitalizacja
odsetek to automatycznie naliczana przez bank suma odsetek
od naszych środków zgromadzonych na rachunku.
Pozostałe kolumny to nasze wydatki. W pierwszej z nich wpiszemy
kwoty, które pobraliśmy z konta
do kasy (szersze wyjaśnienie poniżej). Kolejna kolumna to działalność statutowa, gdzie będziemy wpisywać wszystkie wydatki
związane z działalnością związku.
Dalej mogą znaleźć się usługi obce,
takie jak księgowość. Musimy też
zostawić miejsce na kolumnę z informacją o opłatach bankowych
i bilans, w którym będziemy zaproblemów prawnych spółka może
ogłosić upadłość, a związek nie jest
w to wmieszany.
pisywać ilość środków, które zostały nam na koncie.
Druga tabela dotyczyć będzie
działalności kasy. Oczywiście wcale
nie chodzi o to, byśmy mieli w siedzibie swojej komisji prawdziwą kasę.
To nazwa umowna. Czasem zdarza
się tak, że nie wszystkie rozliczenia
da się przeprowadzić bezgotówkowo. Czasem składkę trzeba zebrać
„ręcznie”, ciężko także płacić przelewem np. za bilety. Dlatego też upoważnione przez komisję zakładową
osoby pobierają z banku określoną
kwotę, która następnie stanowi zasób kasy. Pobraną kwotę wpisujemy w tabeli bankowej w wydatkach
pod pozycją „pobranie z konta do
kasy”. Zaś w tabeli kasowej będzie
to przychód, który zapiszemy pod
pozycją „pobrania z banku”. W tej
samej tabeli także musimy stworzyć
pisze na fakturze po co są dane kwiaty, dlatego każdą fakturę na odwrocie
musimy opisać. Np. by fiskus, gdy bę-
25
i
kolumny z datą i wyszczególnieniem. Możemy także stworzyć
miejsce na wpisanie innych przychodów jak składki członkowskie.
W wydatkach notować będziemy
m.in. koszty statutowe jak zasiłki,
spotkania integracyjne i posiedzenia komisji zakładowej czy np. flagi. Do wydatków dopiszemy także
materiały biurowe, delegacje, bilety czy kwiaty.
Rejestr wydatków z kasy jest
uszczegółowieniem rejestru bankowego, stanowi jego uzupełnienie i rozszerzenie, a więc nie musimy sporządzać salda. Robimy to
w rejestrze bankowym.
Przykładową tabelkę rejestru wydatków zamieszczamy poniżej.
Można także ją ściągnąć z naszej
strony internetowej oraz uzyskać
od skarbników zarządów regionów.
Można to rozwiązać zupełnie inaczej,
a przy tym łatwiej i bezpieczniej. Wystarczy zatrudnić na część etatu księ-
Przykładowa tabela rejestru wydatków
Data
Wyszczególnienie
Rachunek bankowy
Przychody
Pobranie do
kasy
Usługi obce
Opłaty bankowe
Bilans
Składki
Kapitalizacja
członkowskie
odsetek
od pobrania do kasy do opłat bankowych włącznie znajdują się wydatki
bilans to inaczej środki, którymi dysponujemy po dokonanych transakcjach
podejście do tematu. Bo w wypadku
nieprawidłowości może nas spotkać
kara finansowa.
Komisje zakładowe nie mogą prowadzić działalności gospodarczej. Do
wykonywania tego typu działań mogą
powołać spółkę. Tak wynika z wewnątrzzwiązkowego prawa NSZZ
Solidarność. – Związek jest mądry
po szkodzie – tłumaczy skarbnik Zarządu Regionu Mazowsze. – Ta zasada wynika z tego, iż w wypadku
błędów w prowadzeniu spółki lub
Działalność
statutowa
Kolejną ważną czynnością jest opisywanie faktur. Na odwrocie każdego
dokumentu musimy zaznaczyć na jakiej
podstawie został on opłacony. Kupując np. kwiaty, pamiętajmy, że zgodnie
z prawem nie płacimy podatku tylko od
działalności statutowej związku. Czyli
kupno kwiatów na obchody 30 rocznicy
powstania NSZZ Solidarność jest w porządku, ale kupno wiązanki na 71 rocznicę agresji ZSRR na II Rzeczpospolitą już działalnością statutową nie jest.
Oczywiście nikt w kwiaciarni nie na-
pod hasłem rachunek bankowy (trzy podkolumny) – są wpływy
dzie sprawdzał nasze dokumenty, nie
miał wątpliwości, że pieniądze zostały
wydane na cele statutowe.
Niektórzy związkowcy z przerażeniem myślą o prowadzeniu finansów
związkowych. Dla nich rozwiązaniem
może być skorzystanie z usług biura
księgowego. Pytanie jednak, czy będzie się to opłacać. Jak wskazują skarbnicy związkowi, koszt skorzystania
z usług takiego biura to miesięcznie co
najmniej 1000 zł. Przy dochodach na
podobnym poziomie nie ma to sensu.
gową z własnego zakładu pracy. Wtedy
wszystkie ważne dokumenty księgowe pozostaną w siedzibie komisji zakładowej. Przy współpracy z biurem
księgowym wszystko trafia do ich siedziby. Problem może się pojawić gdy
takie biuro upadnie. Możemy wtedy
liczyć na zwrot swoich dokumentów,
ale nie otrzymamy programu komputerowego, na którym firma pracowała. W tym wypadku ryzykowalibyśmy
konieczność ponownego księgowania
wszystkich dokumentów.
■
Projekt edukacyjno-szkoleniowy realizowany przez Tysol Spółkę z o.o.,
wydawcę „Tygodnika Solidarność”, dofinansowany przez Narodowy Bank Polski
Kontakt z wykonawcami projektu, dziennikarzami i wykładowcami: fi[email protected]
TS_41.indb 31
10/1/10 6:03 PM