PL - Cheltenham Polish TARA

Cheltenham Polish TARA Tanents And Residents Association
Stowarzyszenie Najemców i Mieszkańców
Statut Stowarzyszenia
1. Nazwa Nazwa stowarzyszenia to: Cheltenham Polish TARA 2. Zakres Zakres działalności stowarzyszenia obejmuje wszystkie gospodarstwa domowe na terenie okręgu Cheltenham. 3. Cele ● Reprezentowanie wszystkich najemców i mieszkańców ze zdefiniowanego obszaru/grupy ● Poprawa ogólnego stanu otoczenia ● Działanie na rzecz rozwoju społeczności lokalnej ● Tworzyć silne połączenia z polską społecznością. ● Integracja polskiej społeczności ze społecznością brytyjską i innymi społecznościami. ● Współpraca z policją w celu ograniczenia przestępczości ● Rozwijanie różnych form aktywności społecznej ● Promowanie praw najemców i mieszkańców oraz zachowanie i poprawa ich warunków mieszkaniowych, posiadanych udogodnień i warunków środowiskowych ● Popieranie równości szans oraz praca na rzecz dobrych relacji między wszystkimi członkami społeczności lokalnej ● W ramach realizacji tych celów reprezentowanie interesów najemców i mieszkańców w konsultacjach z Cheltenham Borough Homes, Radą Okręgu Cheltenham (Cheltenham Borough Council) oraz innymi podmiotami ● Regularne konsultacje ze wszystkimi członkami ● Regularne przeprowadzanie zebrań oraz regularne wydawanie biuletynów, aby na bieżąco informować członków o działalności stowarzyszenia ● Przeprowadzanie dorocznego walnego zgromadzenia (Annual General Meeting ­ AGM) ● Zachowywanie politycznej bezstronności. 4. Równość szans Ta organizacja będzie w sposób pozytywny promować równość szans członków społeczności lokalnej oraz we własnym gronie członków zgodnie z załączoną Polityką Niedyskryminacji i Równości Szans (Equal Opportunities & Diversity Policy). 5. Członkostwo Każdy z najemców i osób mieszkających na terenie podległym stowarzyszeniu, kto akceptuje cele stowarzyszenia, może zostać członkiem stowarzyszenia niezależnie od wieku, rasy, niepełnosprawności, płci, orientacji seksualnej, bycia osobą transseksualną, statusu cywilnego oraz poglądów politycznych i religijnych. Od członków wymaga się, by na zebraniach zawsze zachowywali się rozsądnie i zabierali głos, gdy zostaną o to poproszeni przez przewodniczącego zebrania. Odpowiedzialnie i rozsądnie należy także zachowywać się w lokalach wykorzystywanych przez stowarzyszenie. Wszyscy członkowie powinni konstruktywnie współpracować ze Stowarzyszeniem Najemców i Mieszkańców (Tenant & Resident Association – dalej TARA) na rzecz realizacji statutowych celów i zadań stowarzyszenia oraz nie utrudniać działań w tym zakresie. Za nieprzestrzeganie powyższych zasad lub za inne postępowanie sprzeczne z celami stowarzyszenia grozi zawieszenie członkostwa. W przypadku Zebrania Zarządu, członkowie komitetu mają obowiązek powiadamiania o nie możliwości stawienia się na zebraniu, a w przypadku braku 3 powiadomień o nieobecności, członek komitetu może być zwolniony ze swojej funkcji. W razie nieopłacania składek przez okres dłuższy niż 6 miesięcy członek komitetu może być zwolniony ze swojej funkcji. Osoba, której członkostwo zostało zawieszone, ma prawo odwołać się od tej decyzji podczas następnego walnego zgromadzenia (General Meeting), o ile nie zostanie podjęta decyzja o wykluczeniu jej z grona członków stowarzyszenia. Nie będą tolerowane żadne zachowania o charakterze dyskryminacyjnym i będą stanowiły one podstawę do zawieszenia członkostwa. 6. Prowadzenie działalności Działalnością stowarzyszenia zarządza komitet składający się z członków stowarzyszenia wybieranych na dorocznym walnym zgromadzeniu. W skład komitetu wchodzi przewodniczący, sekretarz, skarbnik oraz co najmniej 3 innych członków (jeden z nich może pełnić rolę wiceprzewodniczącego). Na ile to tylko możliwe, skład komitetu powinien odzwierciedlać zróżnicowanie społeczności lokalnej. Tam, gdzie jest to uzasadnione, stanowisko w stowarzyszeniu może piastować jednocześnie tylko jeden członek z danego gospodarstwa domowego. Wybrani członkowie lub osoby piastujące stanowisko w stowarzyszeniu, które wywodzą się z Cheltenham Borough Homes nie będą reprezentować stowarzyszenia w jego relacjach z Cheltenham Borough Homes. Wybór lub usunięcie osoby ze stanowiska w stowarzyszeniu oraz wybór lub usunięcie innych członków komitetu może być przeprowadzone wyłącznie podczas walnego zgromadzenia zwoływanego przez stowarzyszenie. Do czasu przeprowadzenia następnego walnego zgromadzenia komitet może obsadzić wolne stanowisko, wybierając osobę z grona pozostałych członków. Powiadomienie o wolnych stanowiskach będzie zawarte w zaproszeniu na walne zgromadzenie, otrzymywanym przez członków. Osoba piastująca stanowisko w stowarzyszeniu lub będąca członkiem komitetu, która posiada jakiś interes prywatny/powiązania prywatne musi o tym powiadomić. W takiej sytuacji komitet ma prawo zdecydować, czy ten członek powinien powstrzymać się od głosu, czy też ma prawo zabierania głosu, lecz nie ma prawa do głosowania lub czy ma prawo i do zabierania głosu i do głosowania. Komitet rozstrzyga w kwestiach wymagających podjęcia decyzji pomiędzy terminami walnych zgromadzeń. 7. Zebrania komitetu Zebrania komitetu odbywają się w miarę potrzeb i nie rzadziej niż 3 razy w roku. Zebrania komitetu są otwarte dla wszystkich członków stowarzyszenia, którzy chcieliby wziąć w nich udział i którzy mogą mieć prawo do zabrania głosu, lecz nie do głosowania. O terminie zebrań członkowie komitetu będą powiadamiani z siedmiodniowym wyprzedzeniem. Informacje o zebraniach komitetu będąwysyłane przez e­mail i SMS. 8. Walne zgromadzenia Nie mniej niż 3 zebrania rocznie (nie licząc dorocznego walnego zgromadzenia) powinny mieć charakter walnych zgromadzeń otwartych dla wszystkich członków, którzy mogą wziąć w nich udział, zabierać głos i głosować. Decyzje podejmowane na walnych zgromadzeniach będą dla komitetu wiążące. Wszystkie takie decyzje będą podejmowane zwykłą większością głosów członków obecnych na zgromadzeniu i biorących udział w głosowaniu. Żaden z członków nie może mieć więcej niż jeden głos. Termin walnego zgromadzenia powinien być podany do wiadomości z co najmniej 14­dniowym wyprzedzeniem. Powiadomienie to powinno zostać przesłane na adres e­mail każdego z członków i powinno zawierać datę, godzinę oraz miejsce zebrania oraz agendę omawianych tematów. Radni oraz pracownicy CBC/CBH mogą być zapraszani do wzięcia udziału w walnych zgromadzeniach, lecz nie będą mieli prawa do głosowania. 9. Doroczne walne zgromadzenie (Annual General Meeting ­ AGM) Każdego roku komitet zwołuje doroczne walne zgromadzenie. Jeden lub więcej przedstawicieli CBH może zostać zaproszonych, lecz bez prawa do głosowania. Powiadomienie o dorocznym walnym zgromadzeniu powinno zostać dostarczone na piśmie wszystkim członkom oraz osobom uprawnionym do członkostwa z co najmniej 21­dniowym wyprzedzeniem, zawierając takie informacje jak data, godzina, miejsce oraz agenda zebrania. Podczas walnego zgromadzenia Komitet zaprezentuje coroczny raport z działalności stowarzyszenia, zawierający także informacje o wsparciu otrzymywanym przez stowarzyszenie. Podkomitety zaprezentują raporty dotyczące ich zakresu działalności. Skarbnik przedstawi rozliczenie finansowe stowarzyszenia za ubiegły rok, które zostało poddane audytowi przeprowadzanemu przez pracownika CBH. Będą rozpatrywane nominacje na członków komitetu, w tym na stanowiska w stowarzyszeniu oraz inne tematy agendy, które zostały z wyprzedzeniem zgłoszone sekretarzowi. Osoby piastujące stanowiska w stowarzyszeniu oraz inni członkowie komitetu będą poddani procesowi powtórnego wyboru w głosowaniu, jak również będą rozpatrywane wszelkie propozycje dotyczące zmiany statutu. Wszelkie decyzje będą podejmowane zwykłą większością głosów osób obecnych i uczestniczących w głosowaniu. W szczególnych przypadkach można oddać głos w imieniu innej osoby, posiadając jej pełnomocnictwo, pod warunkiem poinformowania o tym sekretarza co najmniej na 7 dni przed terminem zebrania. Sprawozdanie z dorocznego walnego zgromadzenia, zawierające raport finansowy skarbnika oraz doroczny formularz monitoringu (Annual Monitoring Form) zostanie dostarczone do Cheltenham Borough Homes. 10. Specjalne walne zgromadzenia Sekretarz zwołuje specjalne walne zgromadzenie (Special General Meeting) na prośbę większości członków komitetu lub na pisemny i umotywowany wniosek złożony przez co najmniej jedną trzecią wszystkich członków stowarzyszenia. O terminie zgromadzenia Sekretarz musi powiadomić wszystkich członków z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem, a specjalne walne zgromadzenie musi odbyć się w ciągu 21 dni od złożenia wniosku o jego przeprowadzenie. 11. Kworum W przypadku zebrań komitetu kworum wynosi dwie trzecie głosów wybranych członków komitetu lub dziesięciu członków, w zależności od tego, która z tych liczb jest mniejsza. 12. Podkomitety Komitet może powoływać podkomitety do realizacji zadań stowarzyszenia (np. podkomitety społeczne), bezpośrednio podległe komitetowi. Komitet z góry ustali wszelkie warunki odnoszące się do komitetu oraz jego finansowania. Przewodniczący i skarbnik automatycznie stają się członkami każdego podkomitetu. Podkomitety działające po dorocznym walnym zgromadzeniu podlegają ponownemu wyborowi podczas dorocznego walnego zgromadzenia, a następnie co rok. Wszystkie podkomitety powinny prowadzić odpowiednią dokumentację i księgowość, które na życzenie powinny być dostępne do wglądu przez komitet. W momencie rozwiązania podkomitetu jego cała dokumentacja i księgowość przekazywana jest do komitetu. 13. Obowiązki osób piastujących stanowiska w TARA Wszystkie osoby piastujące stanowiska w stowarzyszeniu oraz inni członkowie komitetu delegowani do reprezentowania stowarzyszenia w konsultacjach z wszelkimi innymi podmiotami mają obowiązek realizowania celów stowarzyszenia, w tym dotyczy to przeciwstawiania się wszelkim formom dyskryminacji. Powinni oni działać zgodnie z instrukcjami stowarzyszenia oraz składać raporty przed każdym komitetem lub walnym zgromadzeniem, w zależności od tego, zebranie którego z tych organów odbędzie się szybciej. 14. Przewodniczący i wiceprzewodniczący Przewodniczący powinien kierować stowarzyszeniem tak, by realizowało ono postawione przed nim cele oraz powinien prowadzić zebrania stowarzyszenia. W przypadku nieobecności przewodniczącego zastępuje go wiceprzewodniczący, a gdyby i jego nie było, rolę przewodniczącego może pełnić dowolny członek komitetu, zgodnie z ustaleniami komitetu. Głosowanie przez przewodniczącego W wielu przypadkach (zwykle podczas głosowania przez "podniesienie ręki"), przewodniczący wstrzymuje się od głosowania, chyba że jest remis (tzn. 'głos decydujący'). W innych przypadkach (zwykle podczas "głosoawania tajnego"), przewodniczący może brać udział w głosowaniu oraz dodatkowo posiada "decydujący" głos (który może być wykorzystany dopiero po zliczeniu głosów i wykazaniu remisu). 15. Skarbnik Skarbnik powinien w imieniu stowarzyszenia prowadzić konto bankowe/konto w towarzystwie budowlanym (building society). Czeki powinny być podpisywane przez skarbnika oraz jednego lub dwóch innych nominowanych członków komitetu działających jako sygnatariusze. Ustala się, że każda z upoważnionych osób może mieć indywidualny dostęp do konta. Skarbnik oraz dwóch upoważnionych członków zarządu mają możliwość samodzielnego dokonywania transkacji w ramach ustalonych limitów z użyciem imiennej karty debetowej Stowarzyszenia lub przez bankowość internetową. Skarbnik powinien prowadzić odpowiednią księgę przychodów i wydatków i na życzenie składać raporty na ten temat przed komitetem lub na walnym zgromadzeniu. Corocznie księgi finansowe muszą być poddawane audytowi przeprowadzanemu przez Cheltenham Borough Homes przed terminem dorocznego walnego zgromadzenia. 16. Sekretarz Sekretarz powinien zwoływać zebrania i o ich terminie z należytym wyprzedzeniem powiadamiać członków oraz zaproszonych gości. Sekretarz powinien prowadzić rejestr członków komitetu stowarzyszenia. Sekretarz zapewnia, by w postaci sprawozdania prowadzono odpowiedni zapis przebiegu wszystkich zebrań oraz na życzenie udostępnia to sprawozdanie. 17 Monitoring i sprawozdawczość Po każdym dorocznym walnym zgromadzeniu stowarzyszenie powinno udostępniać Radzie Okręgu Cheltenham (Cheltenham Borough Homes) kopię corocznego formularza monitoringu wraz z powiązanymi dokumentami oraz dodatkowymi informacjami. Formularze te zostaną dostarczone przez Cheltenham Borough Homes. 18 Zmiany statutu Wszelkie propozycje dotyczące zmiany statutu muszą być dostarczone sekretarzowi co najmniej na 28 dni przed zebraniem, na którym mają być omawiane. Zmiany mogą być wprowadzane jedynie na dorocznym walnym zgromadzeniu lub na specjalnym walnym zgromadzeniu. Decyzje o zmianach podejmowane są większością głosów osób obecnych na zebraniu i biorących udział w głosowaniu. 19. Rozwiązanie stowarzyszenia Komitet lub, jeśli komitet już nie istnieje, większość pozostałych członków stowarzyszenia może zaproponować rozwiązanie stowarzyszenia. Wszyscy członkowie muszą zostać powiadomieni z 14­dniowym wyprzedzeniem o terminie zebrania, na którym temat ten będzie omawiany. Do podjęcia decyzji o rozwiązaniu nie jest wymagane kworum i stowarzyszenie może zostać rozwiązane większością głosów zebranych członków. Mienie pozostałe po rozwiązaniu stowarzyszenia będzie należało do społeczności lokalnej zgodnie z celami stowarzyszenia i uzgodnieniami podjętymi podczas zebrania. Powyższe postanowienia, wraz z „Deklaracją na temat równości szans i poszanowania różnorodności”, zostały przyjęte jako statut Stowarzyszenia Najemców i Mieszkańców “Cheltenham Polish TARA” (Tenants and Residents Association) podczas otwartego walnego zgromadzenia w dniu 21 września 2013. Deklaracja na temat równości szans i poszanowania różnorodności Stowarzyszenie Najemców i Mieszkańców Polityka Niedyskryminacji i Równości Szans Stowarzyszenie Cheltenham Polish TARA przyjęło tę Politykę Niedyskryminacji i Równości Szans (Equal Opportunities and Diversity Policy), aby zapewnić, by wszyscy najemcy i dzierżawcy mieszkający na terenie podległym stowarzyszeniu mieli jednakowy i sprawiedliwy dostęp do udziału w zebraniach oraz jednakową szansę na czynny udział i sprawienie, by ich głos został usłyszany. ● Cheltenham Polish TARA zapewni, by zebrania stowarzyszenia były otwarte dla wszystkich najemców i dzierżawców niezależnie od wieku, rasy, niepełnosprawności, płci, orientacji seksualnej, bycia osobą transseksualną, statusu cywilnego oraz poglądów politycznych i religijnych. ● Podczas zebrania nie będą tolerowane język lub zachowania o charakterze dyskryminacyjnym lub obrażające kogoś ze względu na cechy wymienione powyżej, których poszanowanie podlega ochronie. Używanie tego typu języka lub dopuszczanie się takich zachowań stanowi podstawę do zawieszenia członkostwa w stowarzyszeniu. (Każdy najemca lub dzierżawca, którego członkostwo zostanie zawieszone na tej podstawie będzie miał prawo do odwoływania się w pierwszej instancji przed komitetem, a jeśli będzie to konieczne w procesie odwoławczym będzie uczestniczył przedstawiciel CBH). ● Komitet Cheltenham Polish TARA będzie dbał o łatwość wzięcia udziału w zebraniach stowarzyszenia, uwzględniając na przykład takie kwestie jak: data, godzina, miejsce zebrania oraz wsparcie potrzebne dla uczestników. Aby pomóc niektórym osobom wziąć udział w zebraniach i promować inkluzję społeczną oraz zróżnicowanie będą, w rozsądnym zakresie, czynione odpowiednie kroki, na przykład polegające na pomocy w transporcie, zapewnieniu pętli indukcyjnej dla osób słabosłyszących, zapewnieniu tłumacza, w tym także tłumacza brytyjskiego języka migowego oraz dostarczeniu materiałów w formacie dużym drukiem.