wpływ komputeryzacji na opracowywanie w archiwach

Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
Krzysztof Kopiński*
Archiwum Państwowe
Toruń
WPŁYW KOMPUTERYZACJI NA OPRACOWYWANIE
W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH DOKUMENTACJI AKTOWEJ
[THE INFLUENCE OF COMPUTERIZATION ON RECORD PROCESSING
IN STATE ARCHIVES]
Abstrakt: Dokumentacja aktowa z okresu XIX–XXI wieku jest najczęściej spotykanym rodzajem dokumentacji
w archiwach państwowych w Polsce. Komputeryzacja nie pozostała również bez wpływu na opracowywanie
w archiwach państwowych aktowych materiałów archiwalnych. Celem niniejszego artykułu jest porównanie tradycyjnego opracowywania dokumentacji aktowej z opracowywaniem wspomnianej dokumentacji w dobie informatyzacji
i wykazanie podobieństw i zaistniałych różnic. Równie istotna w tym miejscu będzie również analiza wpływu nowych
technologii na zmiany zachodzące w opracowywaniu aktowych materiałów archiwalnych w latach 1997–2005.
ARCHIWA PAŃSTWOWE – BAZY DANYCH – DOKUMENTACJA AKTOWA – OPRACOWYWANIE TRADYCYJNE –
OPRACOWYWANIE ZINFORMATYZOWANE
Abstract: Archival records from 19th–20th centuries are the most common kind of records preserved in Polish
state archives. The process of computerization has influenced the way such records are processed in state archives. The main goal of this paper is to compare the traditional way of processing archival records with the new
one relying strongly on computer technology and to indicate both similarities and differences. Furthermore, what
is equally important, the influence of new technologies on changes in processing archival records between 1997
and 2005 is analyzed.
ARCHIVAL RECORDS – COMPUTERIZED PROCESSING – DATABASES – STATE ARCHIVES – TRADITIONAL
PROCESSING
*
*
*
Wstęp
Problem komputeryzacji polskich archiwów państwowych od wielu lat budzi znaczne zainteresowanie archiwistów, historyków i pracowników informacji naukowej [Ryszewski 1994; 1994–1996, Robótka 1997–1999;
Nawrocki 1985]. Komputeryzacja nie pozostała również bez wpływu na opracowywanie w archiwach państwowych dokumentacji aktowej z okresu XIX–XXI w., która jest najczęściej spotykanym rodzajem dokumentacji
w archiwach państwowych w Polsce. Przez „opracowanie” w niniejszym artykule rozumie się działania polega*
Dr KRZYSZTOF KOPIŃSKI, historyk UMK Toruń, studia podyplomowe z archiwistyki oraz programowania
i zastosowań komputera. Kierownik Pracowni Informacji Archiwalnej i Ewidencji w Archiwum Państwowym w Toruniu.
Autor m.in.: (2005) Komputeryzacja a zamiany we współczesnej ewidencji syntetycznej archiwów państwowych; (2004) Bazy
danych archiwum toruńskiego – nowe możliwości wyszukiwania informacji. Adres elektr.: [email protected]
45
Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
jące na przygotowaniu materiałów archiwalnych zespołu do udostępnienia w zakresie podstawowym, czyli po
ich uporządkowaniu i zinwentaryzowaniu [Robótka 2002, s. 74; Robótka, Ryszewski, Tomczak 1989, s. 53].
Celem artykułu jest też porównanie dotychczasowego tradycyjnego opracowywania dokumentacji aktowej
z opracowywaniem zinformatyzowanym i wykazanie podobieństw i zaistniałych różnic. Równie istotna w tym
miejscu będzie również analiza wpływu nowych technologii na zmiany zachodzące w opracowywaniu dokumentacji aktowej w latach 1997–2005.
Tradycyjne opracowywanie dokumentacji aktowej
Przygotowanie materiałów archiwalnych zespołu, w tym dokumentacji aktowej, do udostępniania w zakresie podstawowym wiąże się z postępowaniem metodycznym składającym się z kilku etapów:
•
studia wstępne, które obejmują zarówno badanie dziejów twórcy zespołu, jak i samych materiałów archiwalnych zespołu. Materiałów na ten temat archiwista poszukiwał w publikowanych przepisach
prawnych, normatywach znajdujących się w samym zespole oraz w publikacjach naukowych.
•
wyodrębnienie lub scalenie zespołu,
•
wybór metody porządkowania i porządkowanie właściwe zespołu. Na to ostatnie składa się m.in. segregacja archiwaliów według serii i systematyzacja archiwaliów w seriach.
Innymi ważnymi czynnościami związanymi z opracowaniem są: inwentaryzacja zespołu, czyli przygotowanie opisu na poziomie j.a. oraz sporządzenie wstępu do inwentarza. Wynikiem inwentaryzacji jest pomoc archiwalna nazywana inwentarzem archiwalnym [Robótka 2002, s. 74; Robótka, Ryszewski, Tomczak 1989, s. 53 n.].
Jedną z najczęściej spotykanych form inwentarza archiwalnego jest forma książkowa. Inwentarz książkowy
określony przepisami z początku lat sześćdziesiątych minionego stulecia uzupełnionymi pismem okólnym
z 1984 r. składał się z następujących części: karty tytułowej, spisu treści, wstępu i załączników do niego, i spisu
akt usystematyzowanych w jednostki inwentarzowe [Tarakanowska; Rosowska 2001, nr 131, 183, zob. też inne
szczegółowe przepisy metodyczne nr 202, 204 (zarządzenia); nr 178, 184, 190, 194 (pisma okólne)]. Przepisy
precyzowały, iż inwentarz należy sporządzać dla każdego zespołu (zbioru) oddzielnie. Inwentarz książkowy
należało poprzedzić zwięzłym wstępem zawierającym: dzieje ustrojowe urzędu, względnie dane dotyczące twórcy zbioru, dzieje zespołu (zbioru), charakterystykę archiwalną zespołu (zbioru), charakterystykę zawartości zespołu (zbioru), informacje o zastosowanej metodzie porządkowania i inwentaryzacji, zestawienie bibliografii.
Wstęp do inwentarza książkowego nawiązywał więc do tego, co wypracował w latach pięćdziesiątych XX w.
Kazimierz Konarski [Konarski 1952], a potwierdzały to chociażby przygotowane w okresie późniejszym przepisy [Tarakanowska; Rosowska 2001, nr 177].
Każdą jednostkę fizyczną zespołu należało opisywać w odrębnej pozycji inwentarzowej. Jednostka fizyczna
była więc jednoznaczna z jednostką inwentarzową. W tradycyjnym inwentarzu książkowym każda strona przewidziana była dla 10 pozycji inwentarzowych oddzielonych od siebie linia poziomą. Dopuszczalne było przekraczanie wspomnianych linii poziomych w przypadku dłuższych tytułów lub obszerniej opisanej treści. W rubrykach poziomych należało wpisywać także nazwy składowych części inwentarza uwzględniając przy tym
wymogi zachowania przejrzystości tekstu. Inwentarz książkowy sporządzało się w formie ma s z yno pi s u przynajmniej w trzech egzemplarzach, z których jeden trzeba było przesłać do NDAP, a dwa pozostałe były przezna-
46
Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
czone do użytku wewnętrznego. W przypadkach uzasadnionych liczba inwentarzy książkowych mogła być
większa.
Formularz inwentarza książkowego składał się z 6 rubryk: sygnatura archiwalna; tytuł, treść; daty krańcowe
jednostki inwentarzowej; opis zewnętrzny jednostki inwentarzowej; sygnatura dawna (zarówno kancelaryjna, jak
i archiwalna); uwagi nie objęte poprzednimi rubrykami.
Rola komputeryzacji w początkowych etapach opracowywania
Wpływ komputera w ostatnich latach jest szczególnie zauważalny w procesie przeprowadzania studiów
wstępnych nad opracowywanym zespołem. Archiwista chcąc obecnie dotrzeć do przepisów prawnych bardzo
często korzysta z płatnych internetowych serwisów LEXPolonica Online [LexPolonica Online 2006] lub serwisu
LEGALIS – System Informacji Prawnej [Legalis 2006]. Oprócz aktualizowanych na bieżąco Dzienników Ustaw,
Monitorów Polskich i Dzienników Urzędowych znajdują się tam przepisy prawa miejscowego. Wydawcy
wzmiankowanych przepisów prawnych nie ograniczają się zresztą do ustawodawstwa po 1945 r., ale też rozbudowują swoje bazy danych o przepisy z okresu międzywojennego. Pomocną rolę w trakcie studiów wstępnych
nad zespołem spełniają także powstałe w ostatnim czasie i na bieżąco aktualizowane biblioteki cyfrowe o charakterze regionalnym, które udostępniają niekiedy trudnodostępne publikacje naukowe z zakresu historii regionalnej niezbędne do zapoznania się z dziejami twórcy zespołu. Przykładem może być tutaj chociażby KujawskoPomorska Biblioteka Cyfrowa [Kujawsko-Pomorska Biblioteka Cyfrowa 2006].
Znaczą pomocą w trakcie wyodrębniania lub scalania zespołu służy z kolei ogólnopolska baza danych SEZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego) udostępniana także od lipca 2001 r. bezpłatnie na stronach
www NDAP [SEZAM 2006]. Przypomnijmy, iż jednym z celów wspomnianej bazy danych było „ustalenie liczby zespołów rozbitych między kilka archiwów w celu późniejszego ich scalenia fizycznego lub ewidencyjnego”
[Kopiński 2005, s. 27].
Archiwiści mogą także zapoznawać się z przydającymi się w trakcie opracowywania informacjami, które
znajdują się na stronach Naukowego Portalu Archiwalnego [ArchNet 2006]. Niemniej ważna jest możliwość
konsultowania i rozważania problemów wynikłych w trakcie porządkowania zespołu archiwalnego na stronach
Internetowego Forum Archiwalnego (iFAR) [iFAR 2006].
Wpływ komputeryzacji na opis na poziomie j.a.
Na przełomie lat 1997/1998 do archiwów państwowych została rozesłana pierwsza baza danych do opracowywania dokumentacji aktowej – IZA wersja 1.0 (Inwentarze Zespołów Archiwalnych) przygotowana od strony
merytorycznej przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej (COIA) przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów
Państwowych (NDAP) i pracowników archiwów państwowych [Krystek 2005, dok. elektr.]. Bazę danych IZA
można wówczas było stosować w formie fakultatywnej, co oznacza, że nie była bazą danych przeznaczoną do
obowiązkowego stosowania w archiwach państwowych. Wspomniana baza została przygotowana w programie
MS ACCESS. Instrukcja do bazy danych IZA 1.0 precyzowała również cele przygotowanej aplikacji:
•
„usprawnienie systematyzacji złożonych zespołów archiwalnych,
47
Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
•
usprawnienie wyszukiwania informacji za pomocą słów kluczowych,
•
usprawnienie wyszukiwania informacji zawartej w tytule jednostki archiwalnej,
•
drukowanie gotowego inwentarza książkowego” [IZA 1997], naturalnie w takiej ilości egzemplarzy jak
była archiwistom potrzebna.
Należy zaznaczyć, że baza danych IZA miała być jednym z modułów projektowanego w NDAP w po-
łowie lat dziewięćdziesiątych XX w. systemu opisu archiwów i ich zasobu. Podstawą wspomnianego systemu
miał być opis na poziomie zespołu, do którego miały z czasem dołączyć kolejne elementy, jak informacja o archiwach, czy informacja o opisie na poziomie j.a. Przedstawione założenia są cały czas konsekwentnie realizowane w NDAP i archiwach państwowych [Laszuk 2001, s. 135].
Opis na poziomie jednostki archiwalnej w aplikacji IZA 1.0 składał się z następujących pól:
•
sygnatura aktualna, którą należało wyrażać cyframi arabskimi. Wytyczne z 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych przewidywały, że sygnatura archiwalna (rubryka 1) może być nowa,
nadana przez porządkującego, względnie może to być sygnatura dawna, którą posługiwało się archiwum przy korzystaniu z akt. W tym ostatnim przypadku bardzo często archiwiści, jak i użytkownicy
mieli do czynienia z rozbudowaną sygnaturą tzw. tekstową (zawierającą ciąg znaków alfanumerycznych). Wspomniana sygnatura tekstowa nie znalazła swojego odzwierciedlenia w bazie danych IZA 1.0
do wersji 4.0 [IZA 1997–2002; Krystek 2005, dok. elektr.].
•
seria, gdzie istniała możliwość określenia serii materiałów archiwalnych w zespole,
•
tytuł – instrukcja określała, że tutaj powinien znaleźć się tytuł jednostki archiwalnej w języku polskim
lub w języku obcym (nawiązanie do rubryki 2 tradycyjnego inwentarza książkowego),
•
daty krańcowe – daty roczne j.a. z uwzględnieniem możliwości podania priorów. Daty początkowe
i końcowe priorów i właściwe j.a. były wpisywane w oddzielnych rekordach. Omawiane pole w bazie
danych nawiązywało do rubryki nr 3 formularza inwentarza książkowego, gdzie dotychczas w niektórych przypadkach można było wpisywać także daty dzienne lub miesięczne. Baza danych IZA nie dawała takiej możliwości.
•
opis j.a. (rubryka 4 tradycyjnego inwentarza książkowego),
•
sygnatury dawne (rubryka 5 tradycyjnego inwentarza książkowego),
•
uwagi (rubryka 6 tradycyjnego inwentarza książkowego) [IZA 1997].
Już ta pierwsza wersja bazy danych IZA przewidywała możliwość wprowadzania haseł indeksowych. Hasła
geograficzne, osobowe i przedmiotowe miały odzwierciedlać zawartość j.a. Szczególnie istotna jednak była
przede wszystkim możliwość wyszukiwania interesujących użytkownika danych według słów kluczowych i według tytułu j.a.
Baza danych IZA przyczyniała się także do przyśpieszenia prac nad systematyzacją zespołu. Do tego celu
przygotowano arkusz kalkulacyjny w programie EXCEL, w którym poza małymi wyjątkami wszystkie pola były
powieleniem pól z bazy IZA przygotowanej w MS ACCESS. Wspomniany proces systematyzacji wymagał jednak wówczas od archiwistów oprócz dobrej znajomości programu MS ACCESS również znajomości programu
EXCEL. Pewien dyskomfort związany z pracami nad systematyzacją zespołów archiwalnych w omawianym
48
Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
module bazy IZA powodowała także konieczność fizycznego przesygnowywania j.a. wynikająca z przepisów
archiwalnych [Krystek 2005, dok. elektr.; IZA 1997].
Oczywiście zarówno w NDAP jak i w archiwach państwowych zdawano sobie sprawę również z pewnych
ograniczeń omawianej bazy danych, których nie można było również uniknąć w jej kolejnych wersjach. Omawiane ograniczenia znalazły swój wyraz w piśmie COIA z 22 sierpnia 2000 r. [Pismo NDAP zn. COIA 04206/2000] przesyłającym do stosowania aplikację IZA 3.0. Stwierdzono wówczas m. in., iż baza danych IZA „nie
jest narzędziem uniwersalnym i nie może być stosowana do inwentaryzowania wszelkich zespołów i zbiorów
archiwalnych. Z założenia służyć ma do tworzenia inwentarzy zespołów aktowych z XIX i XX w. o nieskomplikowanej strukturze”. Znaczne trudności w stosowaniu bazy danych IZA wiązały się z wprowadzonymi ograniczeniami wielkości pól „tytuł” i „uwagi” do 256 znaków. Niemniej instrukcja do nowej wersji wymieniała jeszcze jeden cel omawianej bazy danych: „zebranie danych o zasobie na poziomie jednostki w formie umożliwiającej włączenie ich do komputerowego systemu informacji” [IZA 2000]. W nowej wersji bazy danych poprawiono
również kwestie związane z systematyzacją j.a. Zrezygnowano wówczas z modułu przygotowywanego
w EXCELU, a porządkowanie zespołu mogło odtąd odbywać się za pomocą narzędzi dostępnych w ACCESSIE.
Aplikacja IZA 3.0 dawała również możliwość odstąpienia od ciągłości sygnatury, co uwidaczniało się w raportach związanych z wydrukiem inwentarza książkowego. W przypadku niektórych zespołów archiwalnych można
więc było zrezygnować z fizycznego przesygnowywania j.a. [Krystek 2005, dok. elektr.].
W miarę upływu czasu baza danych IZA spotykała się z coraz większym zainteresowaniem archiwistów.
W 2002 r. w NDAP scalono dane z inwentarzy nadesłanych przez 41 archiwów i ich oddziały. Wersja ogólnopolska bazy danych IZA zawierająca 4816 zespołów lub ich szczątków, co stanowiło 7 % wszystkich zespołów
przechowywanych w archiwach państwowych, została także udostępniona na stronie www NDAP [Pismo
NDAP zn. COIA-0421-4/2002]. Na dzień dzisiejszy jest to liczba 16798 inwentarzy (stan na dzień
24.02.2006 r.), co stanowi ok. 22% wszystkich zespołów przechowywanych w archiwach państwowych [Inwentarze 2006].
Jednocześnie do archiwów trafiła aplikacja IZA w wersji 4.0. W tej wersji bazy danych istniała możliwość
wpisania podserii w ramach wybranej serii. Podseria mogła zawierać sztuczne wartości techniczne, dzięki którym możliwe było odpowiednie uporządkowanie jednostek archiwalnych w ramach serii. Następstwem tych
działań było uzyskanie właściwego wydruku inwentarza. Należy również zaznaczyć, że pole podseria mogło być
również wykorzystane do opracowywania zespołów o nieco bardziej skomplikowanej strukturze wewnętrznej.
Baza danych IZA 4.0 zawierała również możliwość wydruku konkordancji, czyli zestawienia dawnych i nowych
sygnatur, oraz wydruku wykazu serii i podserii w ramach danego zespołu. Wprowadzenie wspomnianej konkordancji związane było z brakiem możliwości nadawania j.a. sygnatury tzw. tekstowej. Podobnie jak w wersji bazy
danych IZA 3.0 sprecyzowane zostały zasady wypełniania pola tytuł, który miał być nadawany zgodnie ze
wskazówkami metodycznymi z 1984 r. [IZA 2000, 2002; Krystek 2005, dok. elektr.].
Należy sądzić natomiast, że w sposób szczególny na wykorzystywanie techniki komputerowej w archiwach
państwowych wpłynęła także decyzja nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia
2002 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu
archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych. We wskazówkach dołączonych do wspomnianej
decyzji precyzowano, iż inwentarz książkowy zespołu należy sporządzać przy wykorzystaniu techniki kompute-
49
Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
rowej, która pozwoli na uniknięcie czasochłonnej systematyzacji akt i ich przesygnowywania. Inwentarz książkowy trzeba było sporządzać z wykorzystaniem bazy danych „dostosowanej do rodzaju dokumentacji tworzącej
zespół (zbiór) archiwalny”, czyli dla dokumentacji aktowej była to baza danych IZA [Akty normatywne 2006]].
Omawiana decyzja normowała więc pośrednio stosowanie aplikacji IZA do opracowywania dokumentacji aktowej w archiwach państwowych.
Wspomniana decyzja wprowadzała jednak przede wszystkim zmiany w metodyce archiwalnej, których celem było przyśpieszenie i usprawnienie prac nad opracowywaniem zasobu archiwów państwowych. Uproszczone opracowywanie miało dotyczyć w głównej mierze zespołów zawierających właśnie dokumentację aktową.
W przypadku części zespołów zakwalifikowanych do uproszczonego opracowywania skróceniu ulegały niektóre
działy wstępu do inwentarza (tj. charakterystyka archiwalna zespołu oraz informacja o zastosowanej metodzie
porządkowania i inwentaryzacji). Dla innych zespołów opracowywanych nowymi metodami należało sporządzić
krótką notkę informacyjną podającą w sposób skrótowy dane znajdujące się do tej pory we wstępie do inwentarza. Pomocą dla takiego zespołu mógł być nie tylko inwentarz książkowy, ale i prawidłowo sporządzony spis
zdawczo-odbiorczy umożliwiający udostępnienie materiałów archiwalnych [Krochmal 2002; Akty normatywne
2006].
W 2005 r. została przesłana do stosowania w archiwach państwowych aplikacja IZA w wersji 5.0. Warto
dodać, iż oprócz dokumentacji aktowej można było w niej opracowywać dokumentację techniczną oraz dokumentacją kartograficzną. W tej wersji bazy danych został rozwiązany sygnalizowany już wcześniej problem sygnatury tzw. tekstowej niezmiernie ważny dla archiwów, które w przypadku niektórych zespołów używały takiego sposobu sygnowania. Pewne zmiany zaszły również w przypadku pola tytuł, które przede wszystkim nie
miało już żadnych ograniczeń wielkości. Ponadto w bazie danych pole „tytuł tłumaczony” oraz „treść” dostępne
były w oddzielnym formularzu. W aplikacji IZA 5.0 przynoszącej zarazem dość istotne zmiany dla opracowywania dokumentacji aktowej znalazły się również nowe, następujące pola:
•
daty, którego wcześniej nie było w bazie danych, przeznaczone na wpisywanie dat krańcowych j.a.
w postaci te ks t u (np. daty dzienne zawierające znaki alfanumeryczne),
•
digitalizacja informujące o kopii cyfrowej materiałów archiwalnych,
•
mikrofilm – informujące o mikrofilmie. W przypadku mikrofilmu zapewnione zostało także miejsce na
podanie jego numeru. We wcześniejszych wersjach bazy danych IZA informacje o mikrofilmach miały
znajdować się w polu uwagi.
•
dwa pola związane z udostępnianiem (czy j.a. jest udostępniana-pierwsze pole, jeżeli nie, to czym jest
to spowodowane – drugie pole),
•
wprowadzający dane – imię i nazwisko osoby opisującej j.a. w bazie danych,
•
data opisu – data wpisu dotyczącego danej j.a. do bazy danych,
•
w przypadku indeksów do bazy danych dołączono pole pozwalające na umieszczenie w niej wskaźnika
liczbowego (np. strony, na której występuje dane hasło indeksowe).
W aplikacji IZA 5.0 stworzono również możliwość opisywania włączonych do j.a. dokumentów lub materiałów szczególnego rodzaju [IZA 2005].
50
Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
Na marginesie warto zaznaczyć, że wprowadzenie pól związanych z udostępnianiem oraz pól związanych
z kontrolą opisu do bazy danych IZA nawiązuje do wymogów standardu międzynarodowego [ISAD 1999, pt.
3.4, 3.7; Kwiatkowska 2003, s. 35, przypis 15].
Wstęp do inwentarza archiwalnego a komputeryzacja
W dobie komputeryzacji zostały przede wszystkim wyeliminowane pracochłonne czynności związane z maszynowym przepisywaniem wstępów. Jednocześnie w ostatnich latach pliki ze wstępami do inwentarzy archiwalnych są również udostępniane na stronie internetowej NDAP [Inwentarze 2006]. Użytkownik zasobu może
więc już przed przyjściem do archiwum zapoznać się z treścią interesującego go wstępu.
Część danych znajdujących się we wspomnianych plikach komputerowych można także łatwo przenieść do
jednej z najważniejszych archiwalnych baz danych – SEZAMU, gdzie opisuje się materiały archiwalne na poziomie zespołu. Do bazy danych SEZAM od wersji z 2000 r. można było przenieść z elektronicznego wstępu
dane zawarte w bibliografii. Do wspomnianej bazy danych w 2001 r. dodano także pola dzieje aktotwórcy/biografia oraz zawartość zespołu. W polu dzieje aktotwórcy/biografia należało podać znaczną ilość informacji, która dotychczas znajdowała się w pierwszej części tradycyjnego inwentarza książkowego. Podobnie
znaczną ilość danych z części wstępu do inwentarza traktującej o zastosowanej przez archiwistę metodzie porządkowania i inwentaryzacji można było przenieść do pola zawartość zespołu. Warto na marginesie wskazać, iż
dotychczasowy opis na poziomie zespołu został poszerzony w wersji bazy SEZAM z 2001 r. o pola wymagane
w standardach międzynarodowych ISAD (G) i ISAAR (CPF) [ISAD 1999, pt. 3.2.2; 3.3; ISAAR 2000, pt. 2.1–
2.3; Kopiński 2005].
Zakończenie
W syntetycznym podsumowaniu należy stwierdzić, że ostatnie lata przyniosły zasadnicze i wielowątkowe
zmiany w opracowywaniu dokumentacji aktowej z okresu XIX–XXI w. Znacznemu przeobrażeniu ulegają
przede wszystkim procesy opracowywania samych materiałów archiwalnych. Wymienić tu należy przede
wszystkim możliwość dotarcia do przepisów prawa w formie elektronicznej, czy możliwość konsultowania
określonych problemów metodycznych na forum internetowym. Największe zmiany w opracowywaniu dokumentacji aktowej wiążą się jednak z wprowadzeniem i rozwijaniem kolejnych wersji bazy danych IZA. Wspomniana aplikacja w rzeczywisty sposób usprawniła niezwykle czasochłonne prace związane z porządkowaniem
zespołów zawierających dokumentacje aktową. Baza danych IZA przyczyniła się także do poprawy wyszukiwania informacji w zasobach archiwów państwowych. Naturalnie omawiana aplikacja nie jest narzędziem idealnym, chociażby z tego względu, że jest rozwijana w oprogramowaniu stworzonym dla użytkowników indywidualnych. Fakt ten należy tłumaczyć trudnościami ekonomicznymi i można jedynie wyrazić nadzieję, że kolejne lat
przyniosą poprawę zaistniałej sytuacji. Modyfikacje nawiązujące do standardów międzynarodowych w bazie
danych IZA, która jest rozwijana od 1997 r., w połączeniu ze zmianami metodyki archiwalnej pozwalają także
przypuszczać, iż w najbliższych latach wzrośnie również tempo opracowywania zasobu archiwów państwowych.
51
Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
Taka sytuacja wpłynie zapewne również w pozytywny sposób na jakość udostępniania, której przedsmakiem
niech będą archiwalne bazy danych oraz wstępy do inwentarzy umieszczane na stronach internetowych NDAP.
Wykorzystane źródła i opracowania
Akty normatywne (2006). Akty normatywne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Archiwa Państwowe: NDAP
http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA=62 [odczyt: 24.02.2006].
ArchNet (2006). ArchNet. Naukowy Portal Archiwalny: Archiwa Państwowe http://www.archiwa.net/ [odczyt: 24.02.2006].
iFAR (2006). iFAR. Internetowe Formu Archiwalne: administruje AP Lublin http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/
index.php [odczyt: 24.02.2006].
ISAD (1999). Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego. Część ogólna. Wersja 2. [ISAD (G).] Przyjęty przez Komitet
do spraw standaryzacji opisu. Sztokholm, Szwecja, 19–22 września 1999.
ISAAR (2000) Międzynarodowy Standard Archiwalnych Haseł Wzorcowych. ISAAR (CPF). Przygotowany przez komisję
ad hoc ds. standaryzacji opisów. Paryż, Francja 15–20 listopada 1995 r. (Wersja końcowa przyjęta przez Międzynarodową Radę Archiwów). Warszawa: COIA przy NDAP.
Inwentarze (2006). Inwentarze zespołów archiwalnych. Archiwa Państwowe: NDAP http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA
=161 [odczyt: 24.02.2006].
IZA (1997, 2000, 2002, 2005). IZA. Inwentarze zespołów archiwalnych. Wersja 1.0 : 1997; Wersja 3.0 : 2000; Wersja 4.0:
2002; Wersja 5.0: 2005. Podręcznik użytkownika. Warszawa: [COIA przy] NDAP.
Konarski, K. (1952). Wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego. Zasady opracowania. Archeion t. 21, s. 192–201.
Kopiński, K. (2005). Komputeryzacja a zamiany we współczesnej ewidencji syntetycznej archiwów państwowych. Archiwista Polski nr 4 (40), R. 10, s. 23–39.
Krochmal, J. (2002). Propozycja nowych zasad opracowania zasobu archiwalnego. Archiwista Polski nr 2 (26), R. 7, s. 9–22.
Krystek, H. [dok. elektr.] (2005). Efekty działalności zespołu „Informatyka i archiwa“ i ich wpływ na opracowanie zasobu
http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA=422 [odczyt: na czerwiec 2005].
Kujawsko-Pomorska Biblioteka Cyfrowa (2006). Kujawsko-Pomorska Biblioteka Cyfrowa: BU Toruń; Bibl. Gł. Uniwer.
Kazimierza Wielkiego http://kpbc.umk.pl/dlibra [odczyt: 24.02.2006].
Kwiatkowska, W. (2003). Wpływ komputeryzacji archiwów na metodykę archiwalną. Archiwista Polski nr 3 (31), R. 8,
s. 31–38.
Laszuk, A. (2001). Stan i perspektywy komputeryzacji archiwów polskich. Archiwista Polski nr 3–4 (23–24), R. 6, s. 134–
143.
Legalis (2006). Legalis. System informacji prawnej: Wydaw. C. H. Beck http://www.legalis.pl/index.php [odczyt:
24.02.2006].
LexPolonica Online (2006). LexPolonica Online: LexisNexis http://www.lexpolonica.pl/ [odczyt: 24.02.2006].
Nawrocki, S. (1985). Komputer w służbie archiwalnej, Poznań: NDAP, 193 s.
Pismo NDAP: znak COIA-0420-6/2000) z dn. 22.08.2000 r. zob.: Archiwum Państwowe w Toruniu, Registratura własna,
sygn. 042-7; znak COIA-0421-4/2002 z dn. 12.02.2002 r. zob.: Archiwum Państwowe w Toruniu, Registratura własna,
sygn. 042-4.
Robótka, H. (2002). Wprowadzenie do archiwistyki, Toruń: Wydaw. UMK, 160 s.
Robótka, H.; B. Ryszewski, A. Tomczak (1989). Archiwistyka. Warszawa: PWN, 540 s.
Ryszewski, B. (1994). Problemy komputeryzacji archiwów, Toruń: Wydaw. UMK, 126 s.
–, red. (1994–1996); H. Robótka. (1997–1999). Komputeryzacja archiwów. Toruń: Wydaw. UMK, t. 1–6.
52
Seria III: e-Publikacje Instytutu INiB, Uniwersytet Jagielloński. Red. Maria Kocójowa
Nr 2. E-WŁĄCZENIE CZY E-WYOBCOWANIE? 2006
SEZAM (2006). System Ewidencji Zasobu Archiwalnego. Archiwa Państwowe: NDAP http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA
=160 [odczyt: 24.02.2006].
Tarakanowska, M.; E. Rosowska (2001). Zbiór przepisów archiwalnych wydawanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952–2000. Warszawa: NDAP, 779 s.
53