WZÓR UMOWY NR BP.0114.42.2014…….. O ŚWIADCZENIE

WZÓR UMOWY NR BP.0114.42.2014…….. O ŚWIADCZENIE

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 3
do zapytania ofertowego
WZÓR UMOWY NR BP.0114.42.2014……..
O ŚWIADCZENIE USŁUG HOTELOWYCH, RESTAURACYJNYCH ORAZ NAJMU SALI SZKOLENIOWEJ
w ramach projektu „Benchmarking – narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu,
urzędach gmin i starostwach powiatowych" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na podstawie umowy
o dofinansowanie nr UDA-POKL.05.02.01-00-146/10-01 z dnia 24.06.2013 r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki 2007-2013 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytetu V Dobre rządzenie.
zawarta w dniu ……………………………. 2014 r. w Katowicach
pomiędzy:
Śląskim Związkiem Gmin i Powiatów z siedzibą w Katowicach przy ulicy Kościuszki 43/5,
reprezentowanym przez:
1) p. Zygmunta Frankiewicza, Przewodniczącego Związku
2) p. Krystynę Siejną, Członka Zarządu Związku
NIP 634-10-87-850, REGON 271062442
zwanym dalej Zamawiającym
a
…………………………………. z siedzibą w ……………………… przy ulicy …………………., reprezentowaną przez:
1) ………………………, ………………………
NIP ……………………….., REGON ………………………..
zwaną dalej Wykonawcą
Umowa została zawarta w drodze zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w „Zasadach
finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013” z dnia 01.10.2014 r. oraz Wytycznych dotyczących
kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 02.04.2014 r.
§1
Przedmiot umowy
1.
Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania zamówienie polegające na świadczeniu usług
hotelarskich, restauracyjnych oraz najmu powierzchni szkoleniowej w terminie 12-13.01.2015 r.
niezbędnych do realizacji zadania - Konferencja podsumowująca realizację projektu „Benchmarking –
narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin
i starostwach powiatowych”
str. 1
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2.
3.
4.
Miejscem świadczenia usług wymienionych w ust. 1 jest ………….. – hotel …………….. przy ul. ……………..
Zamawiający nie dopuszcza zmiany lokalizacji miejsca świadczenia usług, tj. zmiany hotelu wskazanego w
ofercie Wykonawcy.
Usługi wymienione w ust. 1 będą świadczone dla grup liczących ok.:
a) W dniu 12 stycznie 2015 r. (usługi gastronomiczne wraz z noclegiem oraz najem sali) – 80 osób,
b) W dniu 13 stycznia 2015 r. (usługi gastronomiczne i najmu sali)– 140 osób.
Wykonanie przedmiotu umowy potwierdzone będzie poprzez sporządzenie protokołu odbioru,
podpisanego przez przedstawicieli stron, wskazanych w § 8 ust. 1 i 2, w ostatnim dniu świadczenia usług, tj.
13 stycznia 2015 r.
§2
Szczegółowy opis przedmiotu umowy
1.
Usługi hotelowe, restauracyjne oraz najmu powierzchni szkoleniowej będą świadczone wg poniższej
wstępnej wersji harmonogramu konferencji:
I dzień 12.01.2015 /warsztat/
Godz. 10:30 – 11:00
Godz. 11:00 – 12:30
Godz. 12:30 – 12:45
Godz. 12:45 – 14:00
Godz. 14:00 – 15:30
Godz. 15:30 – 17:00
Godz. 17:00 – 17:15
Godz. 17:15 – 18:00
Godz. 18:30 – 22:00
Powitalny serwis kawowy
Warsztat
Przerwa kawowa
Warsztat
Obiad
Warsztat
Przerwa kawowa
Warsztat
Kolacja
II dzień 13.01.2015 /konferencja/
2.
Godz. 8:00 – 9:00
Godz. 9:00 – 10:30
Śniadanie dla grupy uczestników warsztatu (ok. 80 os.)
Spotkanie
Godz. 10.30 – 11.00
Godz. 11:00 – 12:15
Godz. 12:15 – 12:30
Godz. 12:30 – 13:30
Godz. 13:30 – 13:45
Godz. 13:45 – 14:45
Godz. 15:00
Powitalny serwis kawowy (ok. 140 os.)
Konferencja - I cześć - rozpoczęcie
Przerwa kawowa
Konferencja – Panel 1 (sala 1) / Panel 2 (sala 2)
Przerwa kawowa
Konferencja – Panel 3 (sala 1) / Panel 4 (sala 2)
Lunch
Usługi najmu sali szkoleniowo-konferencyjnej:
2.1. Terminy najmu sali szkoleniowo- konferencyjnej:
a) 12 stycznia 2015 r. – od godz. 9:00 – 19:00
b) 13 stycznia 2015 r. – od godz. 9:00 – 16:00
str. 2
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2.2. Wymagania dotyczące sal:
a) w dniu:
o 12 stycznia 2015 r. pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagana sala ze światłem
2
dziennym, o powierzchni min. 130 m ) co najmniej 90 osób [ustawienie krzeseł w
układzie teatralnym],
o 13 stycznia 2015 r. :
 część I spotkania – rozpoczęcie – sala musi pomieścić, w komfortowych
2
warunkach (wymagana sala ze światłem dziennym, o powierzchni min. 170 m )
co najmniej 140 osób [ustawienie krzeseł w układzie teatralnym],
 cześć II spotkania – panele - pomieścić, w komfortowych warunkach
2
(wymagane sale ze światłem dziennym, o powierzchni min. 130 m ) co najmniej
70 osób [ustawienie krzeseł w układzie teatralnym],
Sala, w której nastąpi otwarcie konferencji, może być jednocześnie jedną z sal panelowych.
b) posiadać odpowiednie oświetlenie dodatkowe (umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku
czytanie),
c) umożliwiać łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdko + przedłużacz),
d) być wyposażona w:
o w dniu 12.01.2015 r.
 krzesła w układzie teatralnym dla 80 osób,
 flip-chart + pisaki,
 ekran,
 stolik dla prowadzącego wraz z krzesłem,
 projektor,
 nagłośnienie,
 stolik recepcyjny ustawiony na godzinę przed rozpoczęciem spotkania,
o w dniu 13.01.2015 r.
 krzesła w układzie teatralnym dla 140 osób w sali na pierwszą część konferencji
– rozpoczęcie (uwaga! sala ta może być zarazem salą panelową),
 krzesła w układzie teatralnym dla 70 osób w każdej z sal panelowych,
 flip-chart + pisaki,
 ekran,
 projektor,
 nagłośnienie (3-4 mikrofony przenośne),
 stolik recepcyjny ustawiony na godzinę przed rozpoczęciem spotkania,
 4 fotele dla moderatora i prowadzących
 zaleca się by sala posiadała jedną płaszczyznę – bez podwyższeń,
e) umożliwiać dostęp do Internetu (Wi Fi),
f) układ sali nie może zawierać kolumn, które utrudniałyby ustawienie krzeseł bądź też
zlokalizowane byłyby w sposób zakłócający kontakt wzrokowy prowadzącego
z uczestnikami spotkania.
3.
Usługi restauracyjne
3.1. Przerwy kawowe
a)
W trakcie pierwszego oraz drugiego dnia konferencji w pobliżu sali konferencyjnej – lub na niej,
będzie
dostępny
całodzienny
poczęstunek
kawowy
(forma
przerwy
o charakterze ciągłym), bez ograniczeń ilościowych, w skład którego będą wchodzić co najmniej:
str. 3
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Stałe elementy
całodziennego serwisu
kawowego
a)
kawa zaparzana na bieżąco z ekspresu (kawa czarna, kawa biała, cappuccino) – nie
dopuszcza się ofert nieobejmujących opcji korzystania z automatu – ekspres do
samoobsługi przez uczestników konferencji,
b) herbata w co najmniej 5 smakach: czarna, zielona, owocowa w 3 rodzajach (wrzątek
może być dostępny z termosów),
c) woda niegazowana i gazowana w butelkach,
d) sok pomarańczowy oraz porzeczkowy (w dzbankach),
e) cukier, świeża cytryna, mleczko do kawy,
f) zestaw mini wypieków: mini pączki, mini eklerki,
dodatkowe elementy przerw kawowych:
I dzień 12.01.2015
Godz.10:30
Godz. 12:30
mix kanapek bankietowych (3 szt./os.),
w tym: 1 wegetariańska
sałatka ze świeżych owoców
II dzień 13.01.2015
Godz. 10:30
Godz. 12:15
Godz. 13:30
mix kanapek bankietowych (3 szt./os.), w tym: 1
wegetariańska
sałatka ze świeżych owoców,
paszteciki nadziewane na słono (2 rodzaje nadzienia np:
szpinak i pieczarki)
mini muffinki,
W dniu 13.01.2015r. serwis kawowy powinien być zlokalizowany w jednym miejscu,
pomiędzy dwoma salami panelowymi.
3.2. Śniadanie będzie zorganizowane w formie „bufetu / szwedzkiego stołu”.
3.3. Obiad
a)
Zamawiający oczekuje 3 propozycji zestawów obiadowych mięsnych oraz wegetariańskich,
z których wybierze po jednym właściwym. Zestaw obiadowy powinien składać się z:
- zupy,
- głównego dania,
- deseru,
- napojów do obiadu.
3.4. Kolacja
a)
Kolacja powinna być zorganizowana w osobnym, odizolowanym pomieszczeniu lub wydzielonej
części restauracji. Zalecane, aby organizator zapewnił rozwiązania sprzyjające wzajemnej
integracji uczestników.
b)
Zamawiający oczekuje 3 propozycji kolacji, z których wybierze jedną właściwą. W przypadku
dania głównego serwowanego, Wykonawca powinien przedstawić także opcje wegetariańskie.
c)
Menu kolacyjne będzie składało się z:
- przystawki (bezmięsnej),
- dania głównego serwowanego,
- zimnej płyty na stołach zawierającej min. zestaw wędlin, serów, świeżych warzyw,
2 rodzaje sałatek, masło, pieczywo,
str. 4
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
-
napojów (woda, sok, herbata).
3.5. Lunch
a)
Zamawiający oczekuje propozycji lunchu bufetowego, składającego się z:
- 4 rodzajów przekąsek,
- 4 ciepłych dań głównych,
- 3 rodzajów sałatek,
- pieczywa,
- napojów,
- deseru.
b)
Lunch powinien odpowiadać być skomponowany z elementów mięsnych i bezmięsnych, tak by
oferta wpisywała się także w oczekiwania wegetarian.
c)
Podczas lunchu, wykonawca zapewni odpowiednią ilość stolików typu „bocian” lub inne
rozwiązanie umożliwiające spożycie posiłku.
4.
Usługa noclegowa
4.1. Usługa noclegowa będzie realizowana w pokojach jednoosobowych (ok. 30) oraz dwuosobowych (ok.
25). Każdy z pokoi musi posiadać co najmniej:
łazienkę z prysznicem lub wanną i toaletą,
okno z możliwością otwarcia,
telewizor.
4.2. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z dodatkowego noclegu wraz ze śniadaniem,
w dniu poprzedzającym konferencję (tj. 11.01.2015– ok. 10 osób).
4.3. W dniu 12.01.2015 r. doba hotelowa będzie rozpoczynała się od godz. 10:00.
§3
Obowiązki Stron
1.
2.
Zamawiający zobowiązuje się do:
a) przekazania Wykonawcy wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania się do
realizacji przedmiotu umowy,
b) potwierdzenia liczby uczestników konferencji korzystających z usług hotelowo restauracyjno
szkoleniowych (Zamawiający ma prawo do zmian ilościowych) najpóźniej na 3 dni robocze przed
konferencją,
c) przekazania ostatecznego programu godzinowego konferencji, najpóźniej na 5 dni przed
konferencją,
d) przygotować wizualizację informacji o współfinansowaniu ze środków unijnych, która będzie
umieszczona przez Wykonawcę na wejściu do hotelu oraz sali konferencyjnej.
Wykonawca zobowiązuje się do:
a) wykonania usług objętych przedmiotem niniejszej umowy z najwyższą sumiennością
i starannością,
b) przyjęcia pełnej odpowiedzialności za jakość i terminowość świadczonych usług opisanych
szczegółowo w §2 niniejszej umowy oraz za zgodność stanu faktycznego zastanego w hotelu
z określonym w §2.
c) obecności w miejscu organizacji konferencji przez cały okres jej trwania.
d) Zamawiającemu służy prawo stałego nadzoru nad sposobem i przebiegiem realizacji niniejszej
umowy przez Wykonawcę. Ponadto, Zamawiającemu służy prawo żądania od Wykonawcy
w każdym czasie wszelkich informacji dotyczących realizacji umowy.
e) Zamawiający uprawniony jest do zgłaszania Wykonawcy wszelkich zastrzeżeń dotyczących
realizacji umowy wraz ze wskazaniem proponowanych zmian. W takiej sytuacji, Wykonawca
udzieli niezwłocznej odpowiedzi informując o podjętych decyzjach oraz środkach zaradczych.
str. 5
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
f)
Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia w miejscu spotkania począwszy od dnia
12.01.2015 r. do zakończenia spotkania (przy wejściu do hotelu i na sali konferencyjnej) informacji
o współfinansowaniu ze środków unijnych wraz z logotypami. Informacja taka zostanie
przygotowana przez Zamawiającego.
§4
Komunikacja pomiędzy stronami umowy
1.
2.
Językiem, w którym prowadzone będą ustalenia związane z organizacją konferencji jest język polski.
Strony przyjmują, że wszelka korespondencja na etapie przygotowania do realizacji umowy może być
prowadzona w formie elektronicznej. Jako dowód dostarczenia korespondencji przyjmuje się fakt
otrzymania potwierdzenia odbioru korespondencji.
§5
Płatności
1.
Na wniosek Wykonawcy (na podstawie dokumentu pro formy lub też faktury zaliczkowej) Zamawiający
dokona wpłaty zaliczki w wysokości do 40% wartości zamówienia wynikającej z propozycji cenowej
Wykonawcy z dnia …………..r.
2.
W dniu zakończenia realizacji usług Zamawiający potwierdzi protokołem odbioru wykonanie usług
hotelowo-restauracyjnych oraz najmu sali szkoleniowej.
3.
Za wykonanie w ramach niniejszej umowy ww. usług, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie
w wysokości odpowiadającej wartości wykorzystanych przez Zamawiającego usług (zgodnie z ustaleniami
ilościowymi) wg stawek brutto wynoszących zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy z dnia ……….:
a) za pokój jednoosobowy - …………… zł brutto (…………………… złotych brutto),
b) za pokój dwuosobowy - …………… zł brutto (…………………… złotych brutto),
c)
za usługę jednego śniadania – ……….. zł brutto (…………. złotych brutto),
d) za usługę jednego obiadu – ………. zł brutto (…………………….. złotych brutto),
e) za usługę jednej kolacji – …………. zł brutto (……………………… złotych brutto),
f)
za usługę całodziennego serwisu kawowego uwzględniającego dodatkowe elementy w dniu
12.01.2015 r. - ……………….. zł brutto (…………………………… złotych brutto),
g) za usługę najmu sali szkoleniowej w dniu 12.01.2015 - …………… zł brutto (…………………… złotych brutto),
h) za usługę całodziennego serwisu kawowego uwzględniającego dodatkowe elementy w dniu
13.01.2015 r. - ……………….. zł brutto (…………………………… złotych brutto),
i)
za lunch w przeliczeniu na 1 uczestnika konferencji w dniu 13.01.2015 - …………… zł brutto
(…………………… złotych brutto),
j)
za usługę najmu sal konferencyjnych w dniu 13.01.2015 - …………… zł brutto (…………………… złotych
brutto),
4.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 3 obejmuje wszystkie koszty ponoszone przez Wykonawcę
w związku z realizacją umowy.
5.
Przy realizacji przedmiotu umowy dla grup pierwotnie zakładanych przez Zamawiającego, tj. 80 i 140 osób,
w zakresie wynikającym z zapytania ofertowego, maksymalna wartość umowy nie przekroczy kwoty
z oferty cenowej Wykonawcy, tj. ………………. zł brutto (………………….złotych brutto).
6.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności ani kosztów związanych ze szkodami wyrządzonymi przez
uczestników konferencji.
7.
Zamawiający nie pokrywa kosztów ewentualnych zamówień i usług złożonych przez uczestników,
nieobjętych umową takich jak korzystanie z telefonów w pokojach, minibarów i innych.
str. 6
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
8.
Podstawą wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust.2 będzie faktura VAT wystawiona przez
Wykonawcę oraz protokoły odbioru przedmiotu zamówienia podpisane przez reprezentantów Stron
niniejszej umowy. Płatność zostanie uregulowana przelewem bankowym w terminie 21 dni od daty
wystawienia faktury VAT.
9.
Wartość realizacji przedmiotu umowy jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego.
10. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać zapłaty odsetek w wysokości
ustawowej.
§6
Odstąpienie od umowy
1.
2.
3.
Strony dopuszczają możliwość odstąpienia od umowy w przypadku, gdy Wykonawca nie przystąpił do
realizacji umowy lub gdy jedna ze stron zaniechała obowiązków wynikających z umowy.
We wszystkich przypadkach wskazanych w ust. 1 odpowiednio Wykonawca lub Zamawiający jest
zobowiązany do pisemnego wezwania strony przeciwnej do realizacji zobowiązań umownych bez zbędnej
zwłoki (za okres spełniający warunek „bez zbędnej zwłoki” przyjmuje się 3 godziny). Prawo odstąpienia od
umowy przysługuje, jeżeli pomimo upływu czasu zawartego w wezwaniu, strona nie przystąpiła do
realizacji obowiązków umownych.
Odstąpienie od umowy następuje ze skutkiem natychmiastowym.
§7
Kary umowne
1.
2.
3.
4.
Za odstąpienie od umowy z przyczyn wskazanych w § 6 ust. 1, Stronie odstępującej przysługują kary
umowne w wysokości 5.000,00 zł (pięć tysięcy złotych brutto).
Za niewłaściwą realizację zapisów umowy, Zamawiający naliczy następujące kary:
2.1. za salę szkoleniową / konferencyjną niespełniającą wymagań z §2 ust.2 – 500 zł brutto (pięćset złotych
brutto),
2.2. za usługi restauracyjne niezgodne z wymaganiami z §2 ust. 3:
a) ograniczenia w serwisie kawowym w dniu – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
b) brak ekspresu do kawy – 500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
c) ogólny brak elementów składowych serwisów kawowych m.in. napojów, wypieków, wody –
500 zł brutto (pięćset złotych brutto),
d) menu obiadowe inne niż ustalone z Wykonawcą – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto),
e) menu kolacyjne inne niż ustalone z Wykonawcą – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto),
2.3. za usługi noclegowe niespełniające wymagań z §2 ust. 4:
a) za każdy brakujący pokój jedno- i dwuosobowy - 300 zł brutto (trzysta złotych brutto),
b) brak osobnych łazienek w pokojach – 1000 zł brutto (tysiąc złotych brutto).
Strony zachowują możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego zastrzeżone
kary umowne oraz odszkodowania na zasadach ogólnych z innego tytułu niż wymienione w ust. 1 i 2.
Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie należnych Zamawiającemu kar umownych i należności z rachunku
wystawionego przez Wykonawcę.
str. 7
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
§8
Nadzór i koordynacja realizacji umowy
1.
Nadzór ze strony Zamawiającego nad realizacją zamówienia sprawować będą: p. Mariusz Śpiewok,
kierownik projektu, e-mail: [email protected], tel. 501 355 568; p. Monika Papis, e-mail:
[email protected] oraz p. Katarzyna Kamieniobrodzka, email: [email protected],
tel: 32 77 60 160,
2.
Ze strony Wykonawcy nadzór na realizacją umowy sprawować będzie p. ………….. e-mail: …………….., kom.
…………..
3.
Jednocześnie Wykonawca deklaruje gotowość do poddania się kontroli i audytowi dokonywanemu przez
Instytucję Pośredniczącą II stopnia (Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji), Instytucję Zarządzającą
(Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju- dawniej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) oraz inne
uprawnione do tego podmioty w zakresie prawidłowości realizacji niniejszej umowy. W związku z tym,
w razie konieczności, Wykonawca udostępni kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty
finansowe oraz dokumenty w formie elektronicznej związane z realizacją umowy.
4.
Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją niniejszej umowy do
dnia 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.
§9
Postanowienia końcowe
1.
2.
3.
4.
Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Wszelkie spory z tytułu zapisów niniejszego porozumienia strony będą starały się rozwiązać polubownie.
W przypadku braku skuteczności ust. 2 spory wynikłe w toku realizacji porozumienia będą rozstrzygane
przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Wykonawca
Zamawiający
str. 8