zapytanie ofertowe

ZAPYTANIE OFERTOWE
CPV: 55100000-1 Usługi hotelarskie
Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. zaprasza do składania ofert na realizację usług hotelarskich
w ramach realizacji innowacyjnego projektu „Wyzwalanie zaangażowania i przedsiębiorczości techników”
współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - konkurs
PARP „Rozwiązania jutra w HR” (poddziałanie 2.1.1.).
Powyższe zapytanie ofertowe prowadzone jest w ramach zasady konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu
zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień
Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami).
Celem projektu „Wyzwalanie zaangażowania i przedsiębiorczości techników” jest opracowanie
innowacyjnego mechanizmu motywacyjnego dla techników serwisu (pracowników świadczących usługi
techniczne na rzecz Klientów), którego zastosowanie doprowadzi do poprawy doświadczeń Klientów oraz
zwiększy ich satysfakcję z poziomu dostarczanych usług.
I.
ZAMAWIAJĄCY
Konica Minolta Business Solutions Sp. z o.o.
ul. Muszkieterów 15, 02-273 Warszawa
NIP: 5260204908, REGON: 002204072 KRS: 0000108685
II.
1.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich na terenie Miasta Stołecznego Warszawa,
nie dalej niż w odległości 20 km od siedziby Zamawiającego.
Zamawiający przewiduje, iż w okresie prowadzenia projektu skorzysta z oferty Wykonawcy polegającej na
zapewnieniu :
a. sal konferencyjnych z wyposażeniem w wymiarze do 10 godzin / spotkanie:
i. Trzykrotnie – sali przeznaczonej na około 70 uczestników
ii. Dwukrotnie – sali przeznaczonej na około 30 uczestników
iii. Osiemnastokrotnie – sali przeznaczonej na około 15 - 20 uczestników
b. noclegów ze śniadaniem – w sumie w trakcie trwania projektu około 150 noclegów ze śniadaniem
(w terminach poprzedzających spotkania z pkt a/i, a/ii, a/iii, maksymalnie 70 noclegów
podczas jednego spotkania)
c.
cateringu w czasie spotkań realizowanych w salach konferencyjnych, odpowiednio do liczby
uczestników tj.
i. lunchów – łącznie około 450 sztuk
ii. serwisu kawowego – łącznie około 670 sztuk
d. parkingu dla uczestników spotkań w salach konferencyjnych – w sumie w trakcie trwania projektu
ok. 150 miejsc parkingowych dla samochodów osobowych (maksymalnie 70 miejsc podczas
jednego spotkania)
2.
Wymagania Zamawiającego, dotyczące poszczególnych elementów usługi:
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki)
1
Sale konferencyjne o wielkości odpowiedniej do pracy dla wskazanej liczby uczestników (15 – 70)
z możliwością dowolnej aranżacji pomieszczenia realizowanej przez Wykonawcę na zlecenie
Zamawiającego, wyposażone w min. 1 rzutnik z ekranem, 2 flipcharty, mazaki, materiały piśmiennicze
min. notatniki i długopisy, miejsca siedzące, stoły, sale z oknami i dostępem światła dziennego,
klimatyzacją, bezprzewodowym dostępem do internetu;
Noclegi ze śniadaniem (tzw. „szwedzkim stołem”), w pokojach jedno lub dwuosobowych,
o standardzie spełniającym wymogi kategorii min. *** dla hotelu zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów,
w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169);
Catering – przygotowanie i obsługa kelnerska lunchu (o godzinach wskazanych przez Zamawiającego,
nie dalej niż w odległości 5 minut od sali konferencyjnej) a następnie odbiór pozostałości we
wskazanym przez Zamawiającego czasie.
o Lunch - minimum dwudaniowy obiad z deserem i napojami. Obiad powinien obejmować min.:
 zupę (min. 1 rodzaj) lub w wersji „zimnej”: przystawki (min. 2 rodzaje),
 danie mięsne (min. 1 rodzaj),
 danie wegetariańskie (min. 1 rodzaj),
 dodatki do wyboru (min. 2 rodzaje– np. ryż, ziemniaki gotowane lub ziemniaki
opiekane w ziołach, warzywa gotowane mix, pieczywo (2 rodzaje) i masło)
 sałatki (min. 2 rodzaje),
 wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub
serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), min. 0,5 l / osobę,
 100% soki owocowe (min. 3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub
serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę,
 kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego,
 herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna), parzoną
wrzątkiem,
 świeże ciasta (min. 2 rodzaje, min. 2 porcje/ 1 osobę ) lub ciastka świeżo pieczone:
np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki
(min. 3 szt./ 1 osobę),
 owoce mieszane, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne,
 cukier biały i brązowy, śmietanka lub mleko do kawy, świeża cytryna w plasterkach,
 sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem talerzy, sztućców,
szklanek, filiżanek i serwetek. Naczynia i resztki posiłku należy zabrać po konsumpcji
gości lub w miarę możliwości na bieżąco, w czasie jej trwania.
o
3.
4.
III.
Przerwa kawowa – serwis kawowy bez ograniczeń w trakcie trwania spotkań, umieszczony
w sali konferencyjnej, w tym kawa czarna serwowana z ekspresu wysokociśnieniowego,
wybór herbat, cukier, mleko, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki min.
dwa rodzaje, wybór owoców i ciastek; sposób podania: w formie szwedzkiego stołu
z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, widelczyków i łyżeczek,
serwetek.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
OKRES ŚWIADCZENIA USŁUGI
Okres świadczenia usługi: od momentu podpisania umowy do nie później niż 30.06.2015 r. Wstępny
harmonogram spotkań został przedstawiony w Załączniku nr 3.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki)
2
IV.
KRYTERIA DOSTĘPU DLA POTENCJALNYCH WYKONAWCÓW
Do udziału w postępowaniu zapraszamy Wykonawców spełniających łącznie następujące kryteria:
Dokument potwierdzający standard świadczonych usług zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów,
w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169) lub
dokument równoważny
Minimum 70 miejsc hotelowych, o standardzie spełniającym wymogi kategorii min. *** dla hoteli
zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U.
z 2006 r. Nr 22, poz. 169)
Minimum 5 sal konferencyjnych o powierzchni nie mniejszej niż 40 m2 każda, wyposażonych w min.
1 rzutnik, ekran, 2 flipcharty, mazaki, materiały piśmiennicze, miejsca siedzące dla 15 - 30, stoły, sale
z oknami i dostępem światła dziennego, klimatyzacją, bezprzewodowym dostępem do internetu)
Minimum 1 sala o powierzchni nie mniejszej niż 100 m2, wyposażona w min. 1 rzutnik, ekran,
2 flipcharty, mazaki, materiały piśmiennicze, miejsca siedzące dla 70 osób, stoły, sale z oknami
i dostępem światła dziennego, klimatyzacją, bezprzewodowym dostępem do internetu)
Dostępność miejsc parkingowych w liczbie min. 70 sztuk na jedno spotkanie
V.
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Aby oferta została uznana za ważną, powinna zawierać:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
VI.
1.
2.
prezentację Wykonawcy ze wskazaniem odległości od Siedziby Zamawiającego, uwzględniającą metraż
powierzchni sal konferencyjnych (indywidualną i łączną), liczbę pokoi hotelowych, standard hotelu
oraz liczbę miejsc parkingowych
dane adresowo – rejestracyjne Wykonawcy, tj.: adres lub siedzibę Wykonawcy, osoby upoważnione
do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy, numer telefonu, numer NIP, osobę do kontaktu
w sprawie oferty,
ofertę cenową przedstawioną zgodnie z formularzem ofertowym (Załącznik nr 1)
oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym zgodnie
z załączonym wzorem (Załącznik nr 2)
kopię dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu dla Wykonawców
pieczęć firmową oraz czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy. O ile
uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych firmy,
do oferty należy załączyć pełnomocnictwo do podpisania oferty oraz podejmowania w imieniu
Wykonawcy wiążących decyzji.
MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres:
[email protected] oraz dostarczona w wersji papierowej na adres Zamawiającego (ofertę
należy skierować do p. Barbary Kwinta) do dnia 03 grudnia 2012 r. Oferty złożone po terminie nie będą
rozpatrywane. Termin związania ofertą wynosi 60 dni.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki)
3
VII.
OCENA OFERT
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
Łączna cena za wykonanie zamówienia: maksymalnie 50 punktów
o schemat oceny: (najniższa cena / cena oferty ocenianej) X 50p
Standard świadczonych usług: maksymalnie 50 punktów
o schemat oceny:
 standard świadczonych usług oceniony na podstawie dostarczonych dokumentów
poświadczających standard usług – maksymalnie 40 punktów:
kategoria *** - 20 punktów
kategoria **** - 30 punktów
kategoria *****- 40 punktów
 łączna powierzchnia dostępnych sal konferencyjnych – maksymalnie 10 punktów:
schemat oceny: (powierzchnia oceniana / największa powierzchnia) X 10p
VIII.
INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców za pośrednictwem poczty
e-mail.
IX.
DODATKOWE INFORMACJE
Dodatkowych informacji udziela Kierownik Projektu -Barbara Kwinta, pod adresem email:
[email protected].
W celu realizacji zamówienia z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. Wyłoniony
Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia: kopii odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego
zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 3
miesiące przed upływem terminu złożenia oferty, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez osobę
uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z odpowiednim rejestrem
Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z dwoma Wykonawcami, którzy uzyskają najwyższą
punktację w procesie oceny ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnego Wykonawcy.
X.
ZAŁĄCZNIKI
1. Formularz ofertowy
2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
3. Wstępny harmonogram spotkań w ramach projektu
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki)
4