Lekcja 1

Przygotowywanie dokumentu do pracy
1. Wczytywanie tekstu źródłowego (dostępne w menu Plik/Otwórz)
Wczytując tekst, nie będący zapisany w rodzimym formacie programu (w tym przypadku MS
Word) trzeba pamiętać, aby w liście „Pliki typu” wybrać „Wszystkie pliki”:
Wtedy w oknie powyżej widoczne będą wszystkie pliki zawarte w wybranym folderze.
2. Zapisywanie pliku we właściwym formacie (dostępne w menu Plik/Zapisz jako).
Pamiętajmy, że domyślnym formatem zapisu dokumentu jest ten, w jakim został wczytany (czyli
np. *.txt).
Pierwszą czynnością przy pracy z nowym dokumentem (nawet pustym!) powinien być zapis pod
właściwą nazwą, we właściwym folderze i pod właściwym typem. Umożliwi to odzyskanie
dokumentu w przypadku awarii (zawieszenia się) komputera lub zaniku napięcia w sieci. Czynność
tę wykonujemy przy pomocy polecenia Zapisz jako. W ciągu dalszej pracy wystarczy już potem
zapisywać „odruchowo” dokument po każdej dokonanej zmianie przy pomocy kombinacji
klawiszy Ctrl S lub Shift F12, lub też przy pomocy symbolu dyskietki na pasku narzędzi
programu.
Na początku naszej pracy mamy do dyspozycji dokument tekstowy, czy zawierający wyłącznie
znaki (a dokładnie, kody tych znaków). Wygląd dokumentu zależy w takim przypadku od ustawień
programu edytującego (np. Notatnik). Formatowanie polega na dołączaniu do tego tekstu opisu, jak
dany program (np. MS Word) ma go wyświetlać, jaką czcionką ma być napisany, przy jakich
marginesach itp.
Poniżej wymieniam podstawowe typy plików, obsługiwanych w programie MS Word:
*.txt – plik tekstowy, niesformatowany. Jeżeli „niechcący” zapiszemy nasz dokument w tym typie,
utracimy wszystkie formaty i wrócimy do punktu wyjścia.
*.doc, *.docx – plik binarny (cyfrowy), sformatowany, „rodzime” typy programu MS Word.
Dokument tego typu jest czytelny wyłącznie w programie, w którym został napisany (który
umie zinterpretować kody formatów).
*.rtf – plik tekstowy typu Rich Text Format, sformatowany. Dokument tego typu można
przeczytać pod dowolnym edytorem tekstowym (np. Notatnik), formatowanie opisane jest
słowami (w j. angielskim). Dokumenty tego typu służą umieszcza się w Internecie, aby
umożliwić potencjalnym użytkownikom ich edycję w dowolnych edytorach,
interpretujących Rich Text Format. Używamy go również wtedy, gdy nie wiemy, jakim
edytorem (albo jaką wersją Worda) dysponuje odbiorca. Pliki tego rodzaju mają zwykle
bardzo duże rozmiary w porównaniu z plikami *.doc.
*. pdf – obraz dokumentu typu Portable Document Format. Możliwy do utworzenia jedynie w
nowszych wersjach MS Word. Jest to plik binarny (cyfrowy), zachowujący pełny kształt
dokumentu. Do jego odczytu używa się programu Acrobat Reader firmy Adobe. Używa
się go wtedy, gdy zależy nam na publikacji naszego dokumentu np. w Internecie bez
możliwości edycji, lub też przesyłamy gotową pracę do wydrukowania w drukarni. Często
wydawnictwa żądają przesłania prac do druku właśnie w tym formacie.
*.prn – „plik drukarkowy”, zwykle binarny, przechowujący pełny obraz dokumentu. Jest to zapis
tekstu oraz kodów sterujących konkretnego modelu drukarki, co umożliwia druk naszej
pracy w postaci wcześniej zaplanowanej nawet w przypadku, gdy mamy wyłącznie dukarkę
ze złączem USB. Plik ten tworzy się w menu Drukuj zaznaczając opcję Drukuj do pliku.
*.ps – zapis dokumentu w języku Post Script. Jest to plik tekstowy, przechowujący pełny obraz
dokumentu. Oprócz tekstu zawiera instrukcje jego formatowania, napisane w języku Post
Script. Umożliwia to wydrukowanie naszych prac na wszystkich drukarkach,
„rozumiejących” ten język. Ponieważ przechowuje pełny obraz dokumentu jest, podobnie
jak *.pdf, preferowany przez wydawnictwa przy przyjmowaniu pracy do druku. W
przeciwieństwie do formatu *.pdf umożliwia prostą edycję tekstu, nawet w Notatniku. Do
oglądania tego rodzaju dokumentów służy darmowy pakiet GhostScript/GhostView firmy
GhostGum.
Dygresja: w przypadku przesyłania do druku ilustracji typu wykresy, diagramy, schematy
preferowanym typem tego rodzaju pliku jest *.eps (Encapsulated PostScript).
Warto jeszcze wspomnieć o typie *.dot, często mylonym z typem *.doc. Ten typ pliku nie
przechowuje dokumentu, lecz jego szablon. Na podstawie szablonu mogę dopiero utworzyć nowy
dokument.
3. Ustawienie właściwej drukarki domyślnej (dostępne w menu Plik/Drukuj)
Wygląd dokumentu zależy do tego, pod jaką drukarkę go tworzymy, czyli jaka jest ustawiona
drukarka domyślna.
Jako drukarka domyślna powinna być ustawiona zawsze ta drukarka, na której dokument będzie
drukowany. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów oddawanych do druku w formacie innym niż *.pdf
.
Po zmianie drukarki domyślnej przycisk Anuluj u dołu strony zmienia się w przycisk Zamknij
i po jego wciśnięciu pracujemy już pod tą zmienioną drukarkę.
4. Ustawienia strony (dostępne w menu Plik/Ustawienia strony)
Możliwe ustawienia strony zależą od wybranej drukarki domyślnej. Są to przede wszystkim:
−
Marginesy
Każda drukarka posiada swoje minimalne wartości marginesów, poniżej których nie jest w
stanie mechanicznie nic wydrukować. Jeżeli prawidłowo ustawiliśmy drukarkę domyślną,
to Word „wie” jakie ma ona marginesy drukarkowe i nie pozwoli nam wpisać marginesów
o mniejszych wartościach – pojawi się wtedy okno:
Jeżeli wybierzemy przycisk Napraw, wtedy ustawią się minimalne możliwe marginesy dla
danej drukarki (jest to metoda poznania „własnych” marginesów – wystarczy wszystkie
ustawić na zero, zatwierdzić i kliknąć Napraw). Jeżeli upieramy się przy zadanych przez
nas małych marginesach (np. przygotowujemy dokument na stronę WWW, a nie do druku),
wtedy możemy kliknąć Ignoruj.
−
Rozmiary strony
Dostępne są wyłącznie rozmiary papieru dostępne dla domyślnej dukarki.
−
Odległości nagłówków i stopek od krawędzi kartki
Nagłówki i stopki są to teksty umieszczone odpowiednio na górnym (nagłówki) i dolnym
(stopki) marginesie, poza obszarem właściwego tekstu (przykładem stopki jest numer
strony). W ich przypadku Word „nie pilnuje” nas co do poprawności wstawienia tych
odległości względem marginesu drukarki i może się zdarzyć, że odległość stopki od
krawędzi będzie mniejsza, niż ten margines (to zjawisko występuje np. w popularnych
drukarkach atramentowych firmy Hewlett-Packard). W takim przypadku po wydrukowaniu
okaże się, że np. nie zobaczymy numeracji stron! Powinniśmy przestrzegać zasady, że:
odległość stopki od krawędzi > dolnego marginesu drukarkowego
Pamiętajmy, że ZAWSZE przed wydrukiem powinno obejrzeć się dokument przy pomocy
opcji Podgląd wydruku, dostępnej bezpośrednio w menu Plik bądź w pasku narzędzi:
Starajmy się również zawsze pracować w trybie Widoku strony, który znajdziemy w
lewym dolnym narożniku okna roboczego (trzeci przycisk od lewej). Niekiedy zdarza się
przełączenie na Widok normalny (pierwszy przycisk), który jest widokiem uproszczonym,
pomijającym szereg formatów: