System SEZAM: Instrukcja poprawy wniosku

Instrukcja poprawy wniosku
System SEZAM
Rodan Systems S.A.
1
Spis treści
1. WSTĘP ...................................................................................................................... 3
2. INSTRUKCJA........................................................................................................... 4
3. SPIS RYSUNKÓW ..................................................................................................10
2
1. Wstęp
Poprawa wniosku przez Wnioskodawcę realizowana jest w systemie, jako
zadanie procesu workflow ‘Obsługa wniosku’, które generowane jest w
Front Office.
W niniejszym dokumencie zawarto informacje na temat interfejsu zadania
‘Poprawienie wniosku’ oraz sposobu realizacji zadania przez
Wnioskodawcę.
3
2. Instrukcja
Ścieżka poprawy wniosku inicjowana jest w momencie zatwierdzenia przez
dyrektora pionowego pisma o konieczności poprawy wniosku przez
wnioskodawcę. MJWPU wysyła w formie papierowej powiadomienie do
wnioskodawcy o konieczności poprawienia wniosku.
Równolegle wnioskodawca otrzymuje zadanie poprawy wniosku po stronie
FrontOffice (sezam.mazowia.eu).
Zakładka ‘Lista zadań’ udostępnia opcje przejścia do listy zadań bieżących w
celu wykonania zadania lub do listy zadań zakończonych w celu sprawdzenia
informacji o wykonanych zadaniach (Rysunek 1).
Rysunek 1. Zakładka ‘Lista zadań’
Podstawowym interfejsem wnioskodawcy w kontaktach z urzędem jest lista
zadań bieżących (przycisk ‘Zadania bieżące’).
Zadanie pojawia się na liście zadań bieżących pod nazwą ‘Poprawienie
wniosku‘ (tylko tak zatytułowane zadanie umożliwia wprowadzenie zmian we
wniosku). Poprawną identyfikację zadań umożliwia towarzyszący nazwie
zadania numer kancelaryjny wniosku. Status ‘przypisane’ oznacza, że zadanie
zostało przypisane użytkownikowi, ale użytkownik nie rozpoczął jeszcze jego
realizacji (co oznacza co najmniej przejście do szczegółów zadania). Rysunek 2
prezentuje listę zadań bieżących wyświetlaną na zakładce ‘Lista zadań’
4
Rysunek 2. Lista zadań bieżących.
Po kliknięciu na wybranym zadaniu wyświetlone zostanie okno
wykonania zadania (Rysunek 3).
Rysunek 3. Okno wykonania zadania.
Okno wykonania zadania składa się z następujących elementów:
Opis zadania, stanowiący wskazówkę dla użytkownika, jakie
działania należy podjąć przy realizacji zadania.
Status. Zadanie, które jest w trakcie realizacji posiada status
‘otwarte’.
Opis instancji procesu – nazwa procesu, w ramach którego
zdefiniowana została czynność reprezentowana jako aktualnie
wyświetlane zadanie.
Wskazówki do wykonania zadania. Informacje przekazywane od
wykonawcy poprzedniej czynności w procesie.
Opis po wykonaniu zadania – pole tekstowe przeznaczone do
wpisania uwag (maksymalna długość opisu to 1000 znaków).
Formularz – przycisk ‘Formularz do wypełnienia’ umożliwia
przejście do modyfikacji wniosku (wyświetlony zostanie formularz).
Załączniki – po kliknięciu na przycisk , wyświetlone zostanie okno
umożliwiające dodanie załącznika do wniosku, czyli wybór pliku z
5
zasobów dyskowych/ sieciowych (Rysunek 4).
Rysunek 4. Dodawanie pliku jako załącznika wniosku.
Dołączane pliki pojawiają się w sekcji ‘Załączniki’. Użytkownik ma
możliwość
dodania kolejnych
załączników
(przycisk
) lub usunięcia z
wyświetlonej listy załączników już dodanych. W celu usunięcia kliknąć
przycisk:
.
Rysunek 5. Lista załączników w oknie wykonania zadania.
W celu modyfikacji wniosku należy kliknąć na przycisk ‘Formularz do
wypełnienia’. W nowym oknie wyświetlony zostanie wniosek do poprawy.
Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk ‘Przejdź do zapisu’
(aby zapisać wniosek, bez sprawdzania) lub ‘Zwaliduj i przejdź do
zapisu’ (aby system przed zapisaniem sprawdził poprawność wniosku).
Po wprowadzeniu wszystkich zmian i prawidłowej walidacji
6
wniosku można zakończyć zadanie (poprzez kliknięcie przycisku
‘Zakończ zadanie’) wówczas zostanie przesłany poprawiony wniosku
do urzędu (Rysunek 6).
Zadanie ‘Poprawienie wniosku’ zniknie
wówczas z listy zadań bieżących pojawi się na liście zadań
zakończonych. Użytkownik nie ma już wpływu na zmianę zawartości
formularza, ponieważ został on w tym momencie przekazany do urzędu.
Edycja poprawek we wniosku może odbywać się wieloetapowo.
Beneficjent może w każdej chwili przed wysłaniem poprawionego
wniosku zapisać zmiany w nim, a następnie w dowolnym czasie
kontynuować edycję formularza.
Rysunek 6. Okno wykonania zadania po załadowaniu poprawionego wniosku.
7
Lista zadań zamkniętych pełni rolę informacyjną, brak na niej możliwości
wyboru zadania i przejścia do jego wykonania, ponieważ zadanie to jest już
zakończone. Data zakończenia zadania jest datą przekazania wniosku do urzędu.
W przypadku zakończenia zadania poprawy wniosku, należy przejść na
zakładkę ’Korespondencja wysłana’ w celu wydrukowania poprawionego
wniosku i wybrać przycisk ‘odśwież listę korespondencji‘. Na liście wysłanych
korespondencji należy odnaleźć korespondencję (wniosek) o określonym
numerze kancelaryjnym, a następnie kliknąć na ten numer (po wysłaniu
poprawek nie pojawia się żadna nowa pozycja na liście korespondencji, wybranie
przycisku ‘odśwież listę korespondencji‘ skutkuje zastąpieniem starego wniosku
przez nowy). Pojawi się okno z udostępnionym przyciskiem generacji
wniosku w formacie pdf – ‘Formularz w formacie pdf’. W celu wydrukowania
formularza należy kliknąć na ten przycisk oraz wydrukować wniosek.
Uwagi:
1. Zadanie poprawy wniosku pojawia się automatycznie po wprowadzeniu
wyników weryfikacji formalnej wniosku do systemu.
2. Zakończenie zadania, oznacza przekazanie formularza wniosku w formie
elektronicznej w systemie do MJWPU, do wydziału WCPK. Pracownik
WCPK podobnie jak przy pierwszym składaniu wniosku oczekuje na
poprawiony wniosek w formie elektronicznej.
3. Beneficjent może edytować wniosek dopóki nie zakończy zadania. Jeśli nie
zakończy zadania, nie wyśle poprawionego wniosku w formie elektronicznej.
Po zakończeniu zadania wniosek znika z listy zadań bieżących. Beneficjent
nie może edytować wniosku po jego wysłaniu.
4. Zakończenie poprawy wniosku następuje poprzez naciśnięcie przycisku
‘Zakończenie zadania‘.
5. Po zakończeniu zadania poprawy wniosku, wniosek skierowany zostanie do
wydziału WCKP (osób o kompetencji Nabór wniosków), gdzie
wygenerowane zostanie zadanie oczekiwania na dokument papierowy.
6. Suma kontrolna ulegnie zmianie, ponieważ zmianie uległy dane w
formularzu wniosku. Numer kancelaryjny pozostanie bez zmian.
8
3. Spis rysunków
Rysunek 1. Zakładka ‘Lista zadań’
4
Rysunek 2. Lista zadań bieżących.
5
Rysunek 3. Okno wykonania zadania.
5
Rysunek 4. Dodawanie pliku jako załącznika wniosku.
6
Rysunek 5. Lista załączników w oknie wykonania zadania.
6
Rysunek 6. Okno wykonania zadania po zwalidowaniu poprawionego wniosku.
7
9