Instrukcja depozytów wartościowych 2012 tekst jednolity

Instrukcja depozytów wartościowych 2012 tekst jednolity

I POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
Instrukcja dotyczy trybu postępowania z depozytami wartościowymi , pieniężnymi w
Domu Pomocy Społecznej w Nowogardzie.
§2
1. Instrukcja została opracowana w oparciu o niżej wymienione przepisy i akty
normatywne:
a. ustawy z dnia 18.10.2006r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U. z
2006r. Nr 208 poz. 1537),
b. ustawa o pomocy społecznej z dnia 12.03.2004r. ( Dz. U. z 2004r. Nr 64
poz. 593 z póź. zm.),
oraz posiłkowo:
c. rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24.09.1965r. zasadach i
trybie postępowania w sprawie złożenia przedmiotu świadczenia do
depozytu sądowego (Dz. U. Nr 42, poz. 261 z 1965r.),
d. rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 01.10.1991r. w sprawie
szczegółowego trybu postępowania przy zabezpieczaniu spadku i
sporządzaniu inwentarza ( Dz. U. Nr 92, poz. 411 z 1991r.).
§3
1. Depozytami wartościowymi są przedmioty wartościowe i dokumentarne.
2. Do przedmiotów wartościowych zalicza się:
a. pieniądze zagraniczne i złote monety,
b. kruszce szlachetne i wyroby z tych kruszców oraz drogie kamienie
(biżuteria),
c. zagraniczne papiery wartościowe,
d. krajowe papiery wartościowe,
e. pieniądze obiegowe polskie,
f. inne przedmioty uznane za wartościowe przez DPS w Nowogardzie.
3. Do przedmiotów dokumentalnych zalicza się w szczególności weksle, skrypty
dłużne, listy gwarancyjne, książeczki oszczędnościowe, książeczki czekowe i
oryginalne dowody zabezpieczające prawa własności.
§4
1. Depozyty wartościowe przechowywane są w sejfie w kasie DPS w
Nowogardzie Smużyny 2, a biżuteria, dodatkowo, w kasie filii DPS w
Nowogardzie ul. Piłsudskiego 9.
2. Za depozyty wartościowe pozostawione w sejfie ponosi odpowiedzialność
DPS w Nowogardzie.
3. Za przedmioty wartościowe i dokumentarne nie złożone przez mieszkańca do
depozytu DPS nie ponosi odpowiedzialności.
4. Osobą odpowiedzialną za przechowywanie depozytu w sejfie jest kasjer, a w
przypadku biżuterii przechowywanej w sejfie filii – koordynator prac filii.
II TRYB POSTĘPOWANIA Z DEPOZYTAMI WARTOŚCIOWYMI.
§5
1. Osoby przebywające w Domu Pomocy Społecznej lub w imieniu tych osób
opiekunowie prawni oraz inne osoby np. kurator i pracownik pierwszego
kontaktu mogą przekazywać do depozytu DPS posiadane przedmioty
wartościowe i dokumenty stanowiące własność mieszkańca.
2. Osoba, która nie skorzystała z możliwości określonej w ust. 1 powinna być
pouczona, że Dom Pomocy Społecznej nie ponosi odpowiedzialności za
przedmioty wartościowe i dokumentarne nie przekazane do depozytu
(załącznik Nr 1).
3. Depozyty wartościowe należy zabezpieczyć komisyjnie w sposób
wykluczający wyjęcie lub zamianę przedmiotów bez naruszenia opakowania.
4. Komisję ds. zabezpieczenia przedmiotów wartościowych i dokumentarnych
powołuje Dyrektor DPS w Nowogardzie.
5. Komisja bezpośrednio po przyjęciu przedmiotów do depozytu sporządza
w 3- ch egzemplarzach protokolarny spis przedmiotów (załącznik Nr 2).
6. Spis przedmiotów powinien zawierać następujące dane:
a. nazwisko i imię, datę urodzenia mieszkańca,
b. datę przyjęcia depozytu,
c. nazwisko, imię i stanowisko osób przyjmujących przedmioty,
d. szczegółowe opisanie przedmiotów ( rodzaj, jakość, cechy szczególne i
znaki, uszkodzenia, ilość i wagę itp.),
e. podpisy wyżej wymienionych osób,
7. Jeden egzemplarz spisu przedmiotów komisja składa wewnątrz
opieczętowanego depozytu, drugi egzemplarz dołącza do teczki osobowej
mieszkańca, która znajduje się u pracownika socjalnego, trzeci egzemplarz
spisu komisja wydaje mieszkańcowi składającemu depozyt.
8. Na opakowaniu depozytów komisja zamieszcza napisy określające:
a. nazwisko i imię, datę urodzenia osoby składającej depozyt,
b. rodzaj depozytu,
c. numer w księdze depozytów.
§6
1. Księgę depozytu prowadzi kasjer Domu – Smużyny 2 i koordynator filii przy ul.
Piłsudskiego 9,
2. Księga depozytu posiada ponumerowane strony, umocowane w sposób
uniemożliwiający ich wyrywanie, zamianę lub dokładanie. Każda ze stron
(obok numeracji) posiada podpis i pieczęć dyrektora i głównego księgowego –
(Załącznik Nr 4), którzy stwierdzają cyfrowo i słownie ilość stron podpisami.
3. Księga depozytu zawiera następujące dane:
a. Numer kolejny,
b. Nazwisko i imię mieszkańca,
c. Datę urodzenia i imiona rodziców,
d. Datę przyjęcia depozytów,
e. Rodzaj przedmiotu wartościowego, jakość, cechy, znak lub wartość
depozytu pieniężnego (pieniądze zagraniczne),
f. Datę wydania depozytu,
g. Nazwisko i imię osób uczestniczących przy odbiorze depozytu,
h. Podpis osoby odbierającej depozyt.
4. Księgę depozytów należy przechowywać pod zamknięciem.
§7
1. Mieszkaniec otrzymuje swój depozyt za zwrotem pokwitowania
depozytowego.
2. Przy odbiorze depozytu przez mieszkańca, osoby uczestniczące przy tej
czynności muszą zwrócić uwagę, aby pieczęcie i opakowanie nie były
naruszone. W razie stwierdzenia braku lub niezgodności między wartością
depozytu i spisem przedmiotów należy sporządzić komisyjnie protokół
ustalający rodzaj braków, wysokość szkód oraz stan opakowania. Do tego
protokołu należy dołączyć spis przedmiotów i opakowanie. Komisja protokół
(Załącznik Nr 3) z załącznikami kieruje do Dyrektora DPS.
Dyrektor DPS kieruje zawiadomienie do organu powołanego do ścigania
przestępstw.
§8
1. W razie zgonu mieszkańca, depozyt wartościowy wydaje się jego prawnym
spadkobiercom.
2. Podstawę do wydania depozytów stanowi każdorazowo sądowe
postanowienie o stwierdzeniu praw do spadku.
3. Osoba odbierająca depozyt (spadkobierca) kwituje odbiór podpisem i datą a
ponadto pracownik zobowiązany do prowadzenia księgi depozytowej wpisuje
czytelnie do księgi depozytów nazwisko i imię, numer dowodu osobistego
danej osoby oraz nazwę organu, który dowód wydał.
§9
1. W przypadku nie podjęcia depozytów wartościowych po śmierci mieszkańca,
DPS wzywa osoby uprawnione do ich odbioru wyznaczając 3 – letni termin
odbioru.
2. Niepodjęte depozyty wartościowe podlegają likwidacji na podstawie przepisów
ustawy z dnia 18 października 2006r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz.
U. 2006r., Nr 208, poz. 1537).
III KONTO DEPOZYTOWE
§ 10
1. W DPS w Nowogardzie prowadzi się ewidencję środków pieniężnych
mieszkańców, które gromadzone są na koncie depozytowym na rachunku
bankowym DPS 74 9375 1012 4200 7621 2000 0030 BS w Nowogardzie.
2. Odsetki naliczane przez bank od środków zgromadzonych mieszkańców
doliczane są do indywidualnych kart depozytowych mieszkańców.
§ 11
1. Naliczaniem odsetek zajmuje się pracownik działu księgowości.
2. Odsetki nalicza się w następujący sposób:
I KROK
Kwota odsetek naliczonych przez
bank na koncie depozytowym
= Wysokość odsetek
%
Kwotę znajdującą się na koncie depozytowym
- stan na ostatni dzień kwartału
II KROK – obliczanie wysokości odsetek dla poszczególnych mieszkańców
Stan depozytu gotówkowego x Wysokość odsetek = Wysokość odsetek
mieszkańca
należnych mieszkańcowi
III KROK – obliczanie należnej zaliczki na podatek dochodowy od odsetek
należnych mieszkańcowi.
Wysokość odsetek
należnych
mieszkańcowi
x
stawka
należnego
podatku
=
zaliczka na
podatek dochodowy
za danego mieszkańca
na koniec każdego kwartału
3. Naliczone odsetki w kwocie netto (tj. po potrąceniu należnej zaliczki na
podatek dochodowy) należy uwzględnić w indywidualnych kartach
depozytowych mieszkańca.
4. Wszystkie operacje dokonywane na indywidualnych kartach depozytowych
mieszkańca są poufne. Wgląd w dokumentację ma jedynie mieszkaniec,
pracownicy zajmujący się sprawami depozytowymi oraz opiekun prawny lub
kurator.
5. Indywidualne karty depozytowe mieszkańców sporządzane są w formie
elektronicznej, w razie potrzeby drukowane w formie papierowej.
6. Pracownik Domu Pomocy Społecznej prowadzący sprawy depozytowe
mieszkańców jest odpowiedzialny za aktualizowanie dokumentacji finansowej
mieszkańca.
7. Za nadzór i prawidłowe prowadzenie kont depozytowych mieszkańców
odpowiada Główny Księgowy Domu.
IV WYPŁATA ŚRODKÓW Z KONTA DEPOZYTOWEGO
(WEWNĘTRZNY REGULAMIN DEPOZYTU MIESZKAŃCÓW)
§ 12
1. Wypłata pieniędzy ze środków depozytowych mieszkańców Domu Pomocy
Społecznej Nowogardzie, Smużyny 2 z filią w Nowogardzie przy ul.
Piłsudskiego 9 odbywa się :
 na Smużyny 2 - w każdy wtorek miesiąca lub w dniu następnym jeżeli
jest to dzień wolny od pracy.
 w filii przy ul. Piłsudskiego 9 – 10 i 25 każdego miesiąca lub w dniu
następnym jeżeli jest to dzień wolny od pracy.

Dopuszcza się zmianę dnia wypłaty po uprzednim wywieszeniu stosownej
informacji na tablicy ogłoszeń. Podstawą wypłaty jest „ lista wypłat „
sporządzona przez pracownika socjalnego.
2. W uzasadnionych przypadkach można dokonać wypłaty w innym terminie na
podstawie wniosku mieszkańca, kuratora lub opiekuna prawnego po
wcześniejszym uzgodnieniu z Dyrektorem.
3. Wypłata środków z depozytu mieszkańcom nie mającym ustanowionej opieki
prawnej i nie posiadającym umiejętności rozpoznawania swoich potrzeb oraz
racjonalnego gospodarowania swoimi środkami finansowymi, ze względu na
niepełnosprawność intelektualną lub chorobę psychiczna, odbywa się na
podstawie oświadczeń podpisanych przez komisję do tego upoważnioną,
której skład podany jest do wiadomości Działu księgowości. Odbioru
przedmiotów zakupionych na podstawie oświadczenia komisji dokonują
opiekunowie grup na podstawie listy imiennej mieszkańców potwierdzając
podpisem faktyczną ilość odbieranego towaru.
4. Decyzję
o
wypłacie
pieniędzy
z
depozytu
mieszkańców
ubezwłasnowolnionych podejmują opiekunowie prawni. W przypadku
nieobecności opiekuna prawnego, wypłaty dokonuje się na podstawie
wcześniej złożonego przez niego oświadczenia lub podania. Środki
depozytowe wypłacane są osobom upoważnionym przez opiekuna prawnego
lub mieszkańcom ubezwłasnowolnionym w obecności opiekuna grupy
i pracownika socjalnego.
5. Wypłata środków z przeznaczeniem na zakup artykułów trwałych winna być
realizowana na prośbę mieszkańca na podstawie podania , które zawiera imię
i nazwisko , nazwę artykułu oraz podpis mieszkańca i opiekuna grupy.
Wnioski na zakupy zatwierdza Dyrektor, zastępca Dyrektora d.s.
terapeutyczno – opiekuńczych lub pracownik przez Dyrektora upoważniony.
6. Zakupiony towar z wyjątkiem rzeczy drobnych {małej wartości} winien być
oznakowany przez pracownika socjalnego imieniem i nazwiskiem właściciela,
naniesiony na kartotekę rzeczy prywatnych i księgę inwentarzową.
7. Zakupiony przedmiot zostaje przekazany w użytkowanie mieszkańcowi, w
dniu dokonania zakupu, na podstawie ,,protokółu przekazania” podpisanego
przez opiekuna i mieszkańca.
8. Likwidacja rzeczy prywatnych może nastąpić w przypadku ich całkowitego
zniszczenia i wyłączenie przy udziale komisji powołanej Zarządzeniem
Dyrektora.
9. Komisja likwidacyjna winna składać się co najmniej z trzech osób.
10. Każdorazowo sporządza się protokół kasacyjny, który jest podstawą do
zdjęcia z kartoteki i księgi inwentarzowej danego przedmiotu, odzieży obuwia
itp. W przypadku wniosku o dokonanie kasacji sprzętu AGD wskazana jest
opinia rzeczoznawcy lub mechanika {ew. konserwatora zatrudnionego przez
Dom}.
11. W przypadku zgłoszenia przez mieszkańca faktu wyrzucenia, zagubienia,
darowania itp. przedmiotu stanowiącego jego własność pracownik, który
uzyskał wiadomość sporządza notatkę, na podstawie której, po uzyskaniu
akceptacji Dyrektora pracownik socjalny zdejmuje przedmiot z kartoteki.
Notatka winna być podpisana również przez mieszkańca / o ile posiada on tę
umiejętność / i następnie podpięta pod kartotekę. Powyższe działania winny
mieć miejsce również w sytuacji zauważenia przez pracowników braku
któregokolwiek przedmiotu stanowiącego własność prywatną mieszkańca.
12. W sytuacji zakupienia przez mieszkańca artykułu trwałego bez wiedzy
pracownika socjalnego, po stwierdzeniu takiego faktu należy przyjąć sposób
postępowania określony w punkcie 6 –10.
13. Szczegółowe zasady dokonywania zakupów dla mieszkańców ze środków
zgromadzonych na koncie depozytowym określa Instrukcja dokonywania
zakupów dla mieszkańców ze środków zgromadzonych na koncie
depozytowym stanowiąca załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji.
V. TRYB POSTĘPOWANIA
Z PRZEDMIOTAMI WARTOŚCIOWYMI I PIENIĘŻNYMI ZMARŁEGO
MIESZKAŃCA.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
§ 13
W przypadku śmierci mieszkańca Domu Pomocy Społecznej w Nowogardzie
przedmioty wartościowe i wartości pieniężne zostają wydane spadkobiercom
mieszkańca po dostarczeniu przez nich prawomocnego postanowienia sądu
stwierdzającego nabycie praw do spadku.
W przypadku śmierci mieszkańca samotnego Dom Pomocy Społecznej jest
zobowiązany wezwać osoby uprawnione do odebrania depozytu
wartościowego wyznaczając trzy letni termin ich odbioru oraz poinformować o
skutkach nie podjęcia depozytu. Informacje w formie ogłoszenia należy
wywiesić na tablicy ogłoszeń w Domu Pomocy Społecznej przez okres 6
miesięcy. W przypadku gdy szacunkowa wartość depozytu przekracza 5
tysięcy złotych, przechowujący depozyt zamieszcza również ogłoszenie w
Biuletynie Informacji Publicznej. Niepodjęte depozyty wartościowe podlegają
likwidacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami tj. Ustawy z
dnia 18 października 2006r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz. U 2006r.,
Nr 208, poz. 1537).
Rzeczy osobiste mieszkańca (ubranie, drobne przedmioty itp.) zostają wydane
najbliższej rodzinie zmarłego – małżonkowi, zstępnym, wstępnym, rodzeństwu
lub w przypadku ich braku dalszym krewnym lub powinowatym.
Uprawnieni wymienieni w pkt. 3 mogą wydać dyspozycje na piśmie co do
sposobu zagospodarowania rzeczy osobistych zmarłego w formie dyspozycji
dotyczących:
a. Przekazania na rzecz mieszkańców Domu w sposób ogólny lub ze
wskazaniem konkretnych osób,
b. Zniszczenia w przypadku ich znacznego zużycia,
Z czynności określonych w pkt. 4 należy sporządzić:
a. protokół przekazania rzeczy na rzecz mieszkańców,
b. protokół przekazania rzeczy konkretnemu mieszkańcowi Domu,
c. protokół zniszczenia rzeczy.
W przypadku gdy:
a. Zmarły mieszkaniec Domu nie pozostawił krewnych lub powinowatych,
b. Osoby wymienione w § 13 pkt. 3 nie odbiorą rzeczy osobistych zmarłego
lub nie zadysponują nimi w sposób określony w § 13 pkt. 4 w ciągu 30 dni
od dnia śmierci mieszkańca Dyrektor Domu ma prawo zadysponować nimi
w sposób określony w § 13 pkt. 4 lub 5.
§ 14
W przypadku zgonu mieszkańca środkami zgromadzonymi na jego koncie mogą
dysponować wyłącznie prawni spadkobiercy posiadający postanowienie sądu o
nabyciu praw do spadku.
VI. POSTANOWIENIE KOŃCOWE
1.
2.
3.
4.
§ 15
W przypadku opuszczenia Domu przez mieszkańca na dłuższy czas przez
który rozumie się minimum 30 dni ( pobyt w domu rodzinnym , w szpitalu, itp.)
i nie przekazania przedmiotów wartościowych i dokumentów do depozytu,
dokonuje się spisu tych przedmiotów w pokoju, w którym przebywał.
Komisję spisową powołuje Dyrektor Domu.
Spisane przedmioty wartościowe i dokumentalne należy odpowiednio
zabezpieczyć i przekazać do depozytu.
Przepisy instrukcji § 15 ust. 1-3 mają odpowiednio zastosowanie również w
przypadku śmierci mieszkańca z tym zastrzeżeniem, że czynności o których
mowa powyżej podjęte zostaną nie później niż w drugim dniu roboczym od
daty zgonu.
§ 16
1. Ostatnia wola – testament zwykły (oryginał) na wniosek mieszkańca
przechowywany jest w jego teczce osobowej, drugi egzemplarz u mieszkańca.
Mieszkaniec może korzystać również z usług notariusza na własny koszt.
2. Jeżeli istnieje obawa rychłej śmierci mieszkańca albo jeżeli wskutek
szczególnych okoliczności zachowanie zwykłej formy śmierci testamentu jest
niemożliwe lub bardzo utrudnione, spadkobierca może oświadczyć ostatnią
wolę ustnie przy obecności co najmniej trzech świadków.
3. Treść testamentu ustnego powinna być stwierdzona w sposób określony w art.
952 § 2 KC.
1.
2.
3.
4.
§ 17
Sprawami majątkowymi mieszkańca ubezwłasnowolnionego kieruje prawny
opiekun lub kurator ustanowiony przez sąd.
Dom Pomocy Społecznej może złożyć wniosek do Prokuratury Rejonowej
o ubezwłasnowolnienie (częściowe lub całkowite) mieszkańca i wskazanie
prawnego opiekuna lub kuratora, gdy zaistnieje taka potrzeba.
Mieszkaniec niepełnosprawny może żądać ustanowienia kuratora (art. 185 § 1
kodeksu rodzinnego i opiekuńczego) do prowadzenia swoich spraw
majątkowych.
W celu ustanowienia kuratora mieszkaniec składa wniosek do Sądu
Rejonowego Wydział Rodzinny i Nieletnich. DPS zapewnia pomoc prawną w
złożeniu wniosku.
§ 18
1. Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Nowogardzie powołuje komisję do
kontroli postępowania z depozytami w składzie:
1. Pracownik socjalny,
2. Opiekun,
3. Koordynator pracy opiekunów i pokojowych,
4. Komisja przeprowadza kontrolę nie rzadziej niż raz na dwa lata.
2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 16 sierpnia 2012 roku.