Zapytanie ofertowe nr 6/ZS/358/14 z dnia 10.12.2014r. - C

Zapytanie ofertowe nr 6/ZS/358/14 z dnia 10.12.2014r. - C

Zapytanie ofertowe nr 6/ZS/358/14
z dnia 10.12.2014r.
(dotyczy usług w zakresie wynajmu nieruchomości innej niż mieszkanie,
usługi cateringowej oraz hotelowej)
Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o. stosując zasadę konkurencyjności PO KL, zaprasza do
złożenia oferty w celu wyłonienia Oferenta na świadczenie usługi wynajmu sali szkoleniowej,
usługi cateringowej oraz noclegów dla uczestników szkoleń organizowanych w ramach projektu
pn.: „Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP” (nr projektu WNDPOKL.02.01.01-00-358/13, nr umowy UDA-POKL.02.01.01-00-358/13), współfinansowanego przez
Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki, Priorytet II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz
poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki,
Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach.
I. Zamawiający: Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o., ul. Grzybowska 12/14, lok.B-3, 00-132
Warszawa, NIP 7010314620, email: [email protected].
II. Przedmiot zamówienia: przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi wynajmu sali
szkoleniowych ( do 15 dni szkoleniowych) wraz z usługą cateringową (do 240 zestawów
cateringowych) i hotelową (do 60 noclegów) w ramach szkoleń organizowanych przez
Zamawiającego.
III. CPV (Kod przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień):
 70220000-9 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne)
 55300000-3 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)
 55100000-1 (Usługi hotelarskie)
IV. Miejsce realizacji zamówienia: Pruszków i okolice – max do 10 km od Pruszkowa (realizacja
min. 15 dni szkoleniowych).
V. Termin realizacji zamówienia: styczeń 2015r. – marzec 2015r.;
7-9 stycznia 2015r., 14-16 stycznia 2015r., 17-19 luty 2015r., 24-26 luty 2015r., 2-4 marca
2015r.
VI. Szczegółowe warunki zamówienia: usługa wynajmu sali szkoleniowej, cateringu oraz noclegów
obejmuje następujące usługi:
a) Wynajem sali szkoleniowej z wyposażeniem
Wymagania dotyczące sali szkoleniowej:
 sala powinna być wyposażona w odpowiednią liczbę krzeseł i stołów dla 14 uczestników oraz
1 prowadzącego, z możliwością indywidualnej aranżacji (ustawienia stołów i krzeseł);
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia
umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość
zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej;
 krzesła: miękkie z oparciami, o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka;
 możliwość zorganizowania stanowisk pracy w podgrupach: co najmniej 2 oddzielne stoliki
o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich
w odległości co najmniej 2 m od siebie;
 łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz);
 flipchart, flamastry w kilku kolorach, papier, rzutnik multimedialny, tablica;
 ekran lub przynajmniej jedna biała pionowa ściana (lub bardzo jasna), na której można
wyświetlać obraz z rzutnika;
 miejsce na umieszczenie serwisu kawowego;
 klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury;
 odpowiednia odległość od źródeł hałasu;
 zapewnione warunki dyskrecji (sale zamknięte, bez możliwości przechodzenia przez nie lub
przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu);
 dostęp do toalety w bliskiej odległości od sali;
 dostępność darmowych miejsc parkingowych dla uczestników szkolenia, trenerów, obsługi
szkoleniowej;
 bezpłatny dostęp do Internetu dla prowadzącego szkolenie;
 sala będzie dostępna 30 min. przed i po zajęciach, które będą odbywać się zgodnie ze
szczegółowym harmonogramem realizacji szkoleń;
 sala i obiekt mają możliwość oznakowania w trakcie realizacji szkoleń przekazanymi przez
Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami np. plakat;
 dostępność sali w dniach poniedziałek – niedziela;
 gwarantowana dostępność usługi w terminie uzgodnionym z Zamawiającym;
 łącznie 15 dni szkoleniowych.
b) Catering dla uczestników szkolenia, trenera oraz pracownika Zamawiającego
Kryteria jakie powinna spełniać usługa cateringowa:
 obiad będzie serwowany dla 16 osób, w oddzielnym pomieszczeniu wyposażonym w krzesła
i stoliki (szczegółowa liczba osób zostanie przedstawiona przez Zamawiającego na min. 3 dni
przed wykonaniem usługi)
 przerwa kawowa będzie serwowana w sali szkoleniowej;
 usługa cateringowa będzie świadczona w dniu wynajmu sali szkoleniowej,
 w skład zestawu cateringowego wchodzą: 2 przerwy kawowe oraz obiad (złożony z 2 dań) dla
14 uczestników oraz 1 prowadzącego oraz Specjalisty ds. organizacji szkoleń zgłoszonych
przez Zamawiającego,
 przerwa kawowa będzie się składać z kawy, herbaty, zimnych napojów (wody mineralnej,
soków), ciastek,
 w ramach wykonania usługi cateringu Wykonawca zapewnia dla każdego uczestnika, 1
prowadzącego oraz Specjalisty ds. organizacji szkoleń na każdy dzień:
a) kawa (co najmniej 0,2 l na osobę), herbata (co najmniej 0,2 l na osobę), zimne napoje –
woda mineralna, soki (co najmniej 0,2 l na osobę), ciastka kruche, mini pączki, mini
rogaliki (co najmniej dwa rodzaje po min. 150 gram na osobę), w godzinach
wyznaczonych przez organizatora, serwowane na zastawie porcelanowej;
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego









b) ciepły obiad (składający się z 2 dań) – zupa oraz drugie danie (przykładowo: zupa - 350
ml/osobę, danie mięsne - min. 180g/osobę; ziemniaki - min. 200g/osobę; surówka - min.
130g/osobę) i zimne napoje - woda mineralna, soki w ilości minimum 0,5 l na osobę, na
1 przerwie o godzinie wyznaczonej przez organizatora, dla 16 osób, serwowany na
zastawie porcelanowej;
wykonawca zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę
miejsca podawania wyżywienia,
wykonawca zobowiązuje się do uzupełniania na bieżąco stanu ilości kawy, herbaty, napojów,
wykonawca zobowiązuje się do profesjonalnej obsługi (udekorowane stoły, zastawa),
pomieszczenie powinno być odpowiednio oświetlone, posiadać wentylację i klimatyzację,
posiłki winny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd,
wykonawca przy oferowaniu obiadów uwzględniać będzie świeże produkty dostępne na
rynku,
świadczenie usług żywienia odbywać się powinno według ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r.
o bezpieczeństwie i żywności (tekst jedn. Dz.U. z 2010 Nr 136 poz. 914),
gwarantowana dostępność usługi w wybranym terminie;
łącznie: do 240 zestawów cateringowych;
c) Noclegi dla uczestników szkolenia oraz pracownika Zamawiającego
Kryteria jakie powinna spełniać usługa noclegu:
 usługa noclegu będzie realizowana dla osób zgłoszonych przez Zamawiającego. Liczba
noclegów zostanie przesłana przez Zamawiającego drogą e-mailową do Wykonawcy
w terminie 30 dni kalendarzowych przed datą realizacji szkolenia;
 pokoje 1 lub 2-osobowe z łazienką;
 łazienka wyposażona w kabinę natryskową, umywalkę z baterią, WC,;
 dla każdej osoby łóżko jednoosobowe o wymiarach min. 90x200 cm;
 nocny stolik lub półka przy każdym miejscu do spania;
 biurko lub stół;
 krzesło lub inny mebel do siedzenia (1 miejsce na osobę);
 instalacja sanitarna: zimna i ciepła woda przez całą dobę;
 pokoje hotelowe powinny znajdować się w budynku, w którym realizowane będą szkolenia
lub w bezpośrednim sąsiedztwie tj. 50 m;
 gwarantowana dostępność usługi w wybranym terminie;
 łącznie: do 60 noclegów.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do realizacji mniejszej liczby dni szkoleniowych, zestawów
cateringowych i noclegów, a rozliczeniu podlegały będą tylko usługi zamówione i zrealizowane.
VII.
a)
b)
Kryteria dostępu:
oferta spełnia kryteria dla danej usługi opisane w pkt IV lit a, b, c.
oferty mogą składać wyłącznie obiekty spełniające standardy
trzygwiazdkowego.
min.
hotelu
W przypadku gdy Wykonawca nie spełni tych warunków jego oferta zostanie odrzucona.
VIII.
Kryteria wyboru ofert (maksymalnie można uzyskać 100 punktów):
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
1)
Od oferentów wymagane jest spełnienie wszystkich wskazanych kryteriów dostępu.
Niespełnienie chociażby jednego z tych warunków powoduje odrzucenie złożonej oferty.
Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który uzyskają najwyższą liczbę punktów.
Jeżeli kilku oferentów uzyska taką samą liczbę punktów i sytuacja ta uniemożliwi wybranie
tylko jednego Wykonawcy, Zamawiający będzie podejmował negocjacje cenowe.
Ocena poszczególnych kryteriów wyboru przedstawiają się następująco:
2)
3)

Cena brutto za 1 dzień szkoleniowy (w którym zapewniona jest sala szkoleniowa wraz
z wyposażeniem i zestawami cateringowymi dla uczestników szkolenia, 1 prowadzącego
oraz Specjalisty ds. organizacji szkoleń) – 85 %
Cena najniższa za dzień szkoleniowy wraz zestawami cateringowymi/ cena badanej oferty
* 85 = liczba punktów

Cena brutto za nocleg 1 osoby – 15 %
Punkty za to kryterium zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena najniższa za nocleg / cena badanej oferty * 15 = liczba punktów
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej zsumowanej liczby
punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację do 100 (100% = 100 pkt).
Przyznane punkty zostaną zsumowane i będą stanowiły podstawę do wyboru wykonawcy.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych (tj. oferta musi zostać złożona na
pełen przedmiot zamówienia obejmujący noclegi, sale szkoleniowe oraz zestawy
cateringowe).
Zamawiający udzieli zamówienia temu wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów
w oparciu o ustalone powyżej kryteria, po uprzednio odbytej wizji lokalnej.
Wykonawca musi wykazać się co najmniej 3-letnim doświadczeniem w przeprowadzaniu
podobnych usług - złożenie wydruku CEIDG, wydruku z https://ems.ms.gov.pl/ bądź
kserokopii KRS potwierdzonego za zgodnością z oryginałem przez osobę upoważnioną do
reprezentowania Wykonawcy.
Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub
czynności jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej
wykonanie zamówienia.
Wykonawca musi dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia.
Zamawiający nie udzieli zamówienia w przypadku, jeżeli oferowana cena brutto za usługi
będzie wyższa niż przewidziana w budżecie projektu.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
IX. Zakres wykluczenia z realizacji zamówienia:
1) W konkursie ofert nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo
z Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się
wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury
wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub
w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
X.
Sposób przygotowania oferty:
Oferta musi zawierać:
a) formularz ofertowy, zgodny w treści z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego
zapytania ofertowego,
b) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą, a Zamawiającym
stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
c) kserokopia KRS bądź wydruk z CEIDG, wydruk z https://ems.ms.gov.pl/ potwierdzony za
zgodnością z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
XI. Miejsce publikacji ogłoszenia zamówienia: www.c-re.pl oraz
www.bazakonkurencyjności.gov.pl
XII. Sposób i termin składania ofert:
1. Ofertę podpisaną przez osobę/ osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy należy
złożyć w zamkniętej, zaadresowanej kopercie z dopiskiem: „Oferta – na świadczenie usługi
wynajmu sali szkoleniowej, usługi cateringowej oraz noclegów dla uczestników szkoleń
organizowanych w ramach projektu Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności
MMŚP”.
2. Oferta powinna być przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres:
Biuro Projektu:
Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o., ul. Łokietka 5 , (Business Link) ,87-100 Toruń,
w godzinach pracy Biura, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00
3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na komputerze lub inną trwałą, czytelną
techniką.
4. Oferta powinna zostać sporządzona na piśmie i podpisana przez osoby upoważnione do
podejmowania decyzji wiążących w imieniu Oferenta, mieć datę sporządzenia oraz podpisy
osób reprezentujących Oferenta. W przypadku podpisania Oferty przez osoby trzecie należy
dostarczyć wraz z całą dokumentacją odpowiednie upoważnienie.
5. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do
zapytania ofertowego wraz z integralnymi załącznikami.
6. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
7. Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty,
niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione
przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
8. Termin składania lub dostarczenia ofert upływa dnia 23.12.2014r., godz. 15.00 (10 dni
roboczych od dnia ogłoszenia zapytania ofertowego). Oferty złożone po tym terminie nie
będą rozpatrywane, nie zwracamy przesłanych ofert.
9. Wszelkie wyjaśnienia dotyczące przedmiotowego zapytania udzielane będą wyłącznie
drogą mailową. Ewentualne pytania prosimy kierować na adres: [email protected]
XIII. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania Wykonawcę, którego oferta została uznana
za najkorzystniejszą oraz pozostałych oferentów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do
przedłużenia terminu wyboru najkorzystniejszej oferty.
Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami:
Ewa Dombrowska
M: +48 782 999 333
e mail: [email protected]
XIV. Informacje dodatkowe: Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Centrum
Rozwoju Energetyki Sp. z o.o. do zawarcia umowy. Postępowanie o udzielenie zamówienia
może zostać unieważnione bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania, bez
możliwości żądania odszkodowania przez wykonawcę.
Sporządziła i zatwierdziła:
Anna Stogowska-Wilińska
…………………………………
(Data i miejsce)
……………………………
(podpis)
Załączniki do Zapytania Ofertowego:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 6/ZS/358/14
FORMULARZ OFERTY
W odpowiedź na zapytanie ofertowe nr 6/ZS/358/14 z dnia 10.12.2014r. oferujemy przyjęcie
zlecenia obejmującego realizację usługi wynajmu sali szkoleniowych wraz z usługą cateringową
i hotelową w ramach projektu „Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP” nr
UDA-POKL.02.01.01-00-358/13 dla Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o., ul. Grzybowska 12/14
lok. B-3, 00-132 Warszawa.
1. Dane oferenta:
Nazwa: ……………………………...................................................................……………………..………..................
Adres siedziby: ……………………….......................................................…………………………………………...........
NIP: ……………………………………........................................................................……………………………………….
REGON: ……………………………..................................................................……………………………………………….
Osoba uprawniona do kontaktowania się z Zamawiającym (imię i nazwisko, telefon, mail):
……………………………………………................................................................................……………………………....
Lokalizacja ośrodka (nazwa, adres):
………………………………………….........................…………………..…………………………………………………………………..
2. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za:
Przedmiot zamówienia
Cena brutto
1 dzień szkoleniowy, w którym zapewniona jest
sala szkoleniowa wraz wyposażeniem oraz
zestawem cateringowym dla uczestników szkolenia
nocleg dla 1 osoby
Razem:
1. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego
zastrzeżeń.
2. Oświadczam, iż posiadam kompetencje do spełnienia ww. usługi i gwarantuję jej spełnienie
na najwyższym poziomie.
3. Przyjmuję do wiadomości, że w przypadku poświadczenia przeze mnie nieprawdy, oferta
zostanie odrzucona.
4. Oświadczam, że posiadam wszystkie niezbędna uprawnienia do wykonania działalności lub
czynności określonej w przedmiocie zamówienia (jeśli przepisy prawne nakładają obowiązek
posiadania takich uprawnień);
5. Oświadczam, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
zamówienia;
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
6. Oświadczam, że dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia;
7. Oświadczam, że zapoznałem/-am się z zapytaniem ofertowym oraz deklaruję,
iż w przypadku wybrania mojej oferty zobowiązuję się do podpisania umowy w terminie
oraz miejscu wskazanym przez Zamawiającego
……………………...., dn. …………..…
..........................................................
Podpis i pieczęć osoby uprawnionej
do reprezentowania Wykonawcy
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 6/ZS/358/14
OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH
MIĘDZY WYKONAWCĄ A ZAMAWIAJĄCYM
Niniejszym oświadczam, że nie jestem powiązany(a) osobowo lub kapitałowo z:
Centrum Rozwoju Energetyki Sp. z o.o. z siedzibą ul. Grzybowska 12/14, lok. B-3, 00-132
Warszawa, NIP 7010314620 zwaną dalej „Zamawiającym”.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między
Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego
lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem
i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą polegające w szczególności na:
a.
b.
c.
d.
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub
w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
……………………...., dn. …………..…
..........................................................
Podpis i pieczęć osoby uprawnionej
do reprezentowania Wykonawcy
„Eko-rozwiązania – szansą na wzrost konkurencyjności MMŚP”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego