Kodeks Postępowania w koncernie Bertelsmann

Transkrypt

of
Conduct
www.etyka.bertelsmann.com
Spis treści
List Zarządu firmy Bertelsmann
03
Jak podejmować decyzje
06
Do kogo się zwrócić w razie potrzeby?
07
Zasady postępowania
10 Bezpłatne numery telefonu rzeczników
ds. etyki
42
Drodzy Współpracownicy,
Zarząd firmy Bertelsmann oraz jej
udziałowcy są zgodni co do tego,
że sukcesy gospodarcze i odpowiedzialność społeczna to nadrzędne,
nierozłączne cele naszego koncernu.
Ponadto jesteśmy przekonani, że
nasi pracownicy z pewnością pragną być częścią firmy, która aktywnie uczestniczy w życiu społecznym kraju. Ze względu na fakt, że
w obecnych czasach działalność gospodarcza staje się coraz bardziej
globalna, od międzynarodowych
koncernów oczekuje się, że będą
przestrzegać określonych, ogólnie
przyjętych norm etycznych.
03
List Zarządu firmy Bertelsmann
Niniejszy Kodeks Postępowania zawiera podstawowe
normy i zasady, które obowiązują w naszej codziennej pracy.
Kodeks ten obowiązuje wszystkie firmy należące do Koncernu oraz menedżerów i pracowników Bertelsmanna na
całym świecie.
Kodeks definiuje ważne normy postępowania, dotyczące
odpowiedzialności korporacyjnej, właściwego zachowania
w miejscu pracy, działalności gospodarczej i finansów oraz
mediów i technologii. Opiera on się na wybranych zasadach
wyjętych z kodeksu Bertelsmann Essentials, stanowiącego zbiór podstawowych wartości, jakimi powinniśmy się
kierować. Kodeks Essentials definiuje Odpowiedzialność
Społeczną, obok Partnerstwa, Przedsiębiorczości i Kreatywności, jako jedną z głównych wartości, obowiązujących
w naszej działalności gospodarczej. Odpowiedzialność
i etyczne postępowanie wobec pracowników, klientów,
partnerów biznesowych, instytucji państwowych, wobec
społeczeństwa i środowiska odgrywają bardzo ważną rolę
w systemie wartości firmy Bertelsmann. Pogwałcenie
zasad etycznych i prawnych jest nie tylko sprzeczne z tymi
wartościami, lecz również szkodzi naszej reputacji i może
mieć poważne konsekwencje prawne. Osoby działające
w bezprawny sposób i bogacące się kosztem firmy działają
na szkodę każdego z nas - udziałowców, kierownictwa
i pracowników. Takie wykroczenia zmniejszają dochody
firmy oraz ograniczają jej potencjał inwestycyjny i rozwojowy, a nawet mogą zagrozić istnieniu firmy, a tym samym
i miejscom pracy, które gwarantuje.
W związku z tym, Bertelsmann przykłada wielką wagę do
zapewnienia stałego i ciągłego rozwoju firmy przez przestrzeganie obowiązującego prawa i przepisów oraz przez
stworzenie pracownikom takich warunków, które pozwalają
04
na swobodne wyrażanie opinii dotyczących zaistniałych
problemów oraz na podejmowanie konkretnych działań
zapobiegających łamaniu obowiązujących norm i przepisów.
Pamiętajmy, że odpowiedzialność za przestrzeganie zasad
etycznego i prawego postępowania w pracy spoczywa na
każdym z nas. Musimy być świadomi faktu, że każdy z nas
osobiście odpowiada za swoje czyny i decyzje. Przestrzeganie tej zasady jest szczególnie ważne w firmach zdecentralizowanych, do których zalicza się również Bertelsmann.
Dzięki możliwości delegowania zadań i wszechobecnemu
duchowi przedsiębiorczości nasi managerowie i pracownicy
są w stanie w elastyczny i skuteczny sposób reagować na
zmiany rynkowe i potrzeby klientów. Zasady podane
w tym Kodeksie są adresowane do osób przygotowanych
do wzięcia na siebie odpowiedzialności – przede wszystkim
etycznej. Nic nie jest ważniejsze od prawego postępowania
i właściwej oceny sytuacji, a dogłębna znajomość przepisów dotyczących naszego sektora pracy jest nieodzowna
w każdej sytuacji. Kodeks Postępowania, dostępny
w różnych wersjach językowych pod adresem www.etyka.
bertelsmann.com, został przez nas opracowany, aby ułatwić
Państwu osiągnięcie tych celów. Znajdą tam Państwo zbiór
szczegółowych informacji na szereg ważnych tematów, jak
np. listę kompetentnych pracowników, z którymi można się
kontaktować w celu uzyskania konkretnej porady.
Na koniec pragniemy podziękować wszystkim pracownikom firmy Bertelsmann nie tylko za pomoc przy osiąganiu
sukcesów finansowych przez nasz koncern, lecz również za
wsparcie w prowadzeniu działalności na zasadach odpowiedzialności społecznej.
Podpisy/Zarząd
05
Podejmowanie decyzji | Do kogo się zwrócić w razie potrzeby?
W codziennej pracy spotykamy się często z sytuacjami,
w których musimy zdecydować, czy określona czynność
lub decyzja jest właściwa.
Odpowiedzi na poniższe pytania pomogą podjąć w takiej sytuacji właściwą decyzję:
>Czy moje działania i decyzje są zgodne z prawem i polityką
firmy?
>Czy jestem zdolna/y podjąć bezstronną decyzję, która będzie
najlepsza dla firmy, niezależnie od moich osobistych interesów?
>Czy moje działania i decyzje zostałyby zaakceptowane
przez innych?
>Czy moje działania i decyzje nie szkodzą reputacji naszej firmy
jako odpowiedzialnej korporacji działającej w myśl prawa?
Jeżeli bez wahania odpowiesz „tak” na każde z tych pytań,
to prawdopodobnie Twoje działania i decyzje są właściwe.
Jeżeli nie możesz z całą pewnością potwierdzić powyższych
pytań, nie powinieneś wykonywać zamierzonej czynności
ani podejmować decyzji bez uprzedniego skonsultowania
się z odpowiednim doradcą. W następnej części dowiesz
się, do kogo możesz zwrócić się w takiej sytuacji.
06
Jak podejmować
decyzje
Do kogo się
zwrócić w razie
potrzeby?
Bertelsmann oferuje różne
możliwości rozwiązania zaistniałych problemów. Radzimy
wybrać te z nich, które wydają się być najbardziej adekwatne do sytuacji.
1. W najbliższym otoczeniu
W razie wystąpienia pytań dotyczących Kodeksu Postępowania lub w celu powiadomienia o naruszeniu określonych
w nim zasad powinniśmy skontaktować się z odpowiednią
osobą z najbliższego otoczenia. Może to być np.:
>Bezpośredni przełożony,
>Członek kadry kierowniczej wyższego szczebla Twojej firmy,
>Pracownik Działu Personalnego, Działu Prawnego, Działu
Finansowego, Działu Audytu lub Działu Informatycznego lub
– o ile funkcja taka istnieje w Twojej firmie – przedstawiciel
Rady Pracowniczej.
Listę osób kontaktowych w poszczególnych oddziałach firmy
Bertelsmann znajdziesz pod adresem
07
Do kogo się zwrócić w razie potrzeby?
Rzecznik ds. etyki
2.
Bertelsmann zatrudnia rzecznika ds. etyki. Jest to osoba
bezstronna i niezależna, której można w każdej chwili
zgłosić zaobserwowane przypadki złamania obowiązujących
norm postępowania. Pracownicy i inne strony mogą powiadomić rzecznika o zaobserwowanym naruszeniu zasad określonych w Kodeksie Postępowania, zwłaszcza dotyczących
zakazu stosowania nielegalnych praktyk biznesowych. Podobnie jak prawnicy czy audytorzy, rzecznik jest zobowiązany do
zachowania tajemnicy zawodowej i do utrzymania w tajemnicy tożsamości zgłaszającego. Tożsamość osoby składającej
zażalenie może być ujawniona wyłącznie po udzieleniu przez
nią wyraźnego pozwolenia.
Internetowy system informacyjny
3.
Istotne naruszenia Kodeksu Postępowania, zwłaszcza
przypadki nielegalnych praktyk biznesowych, można również zgłaszać za pośrednictwem internetowego systemu
informacyjnego. Zgłoszenia dokonywane przez pracowników będą traktowane jako poufne. System jest obsługiwany przez bezstronnego usługodawcę, który nie należy do
korporacji Bertelsmann.
08
[email protected]
Bezłatny numer telefonu w Polsce: 00800 4421121
Numery telefonów dla innych krajów są podane na
ostatniej stronie broszury.
www.wskazowki.com
Dział ds. Etyki i Przestrzegania Prawa
Niemcy:
Telefon +49 (0) 52 41- 80 - 421 01
Faks +49 (0) 52 41- 80 - 942 74
USA:
Telefon +1 212 782-10 57
Faks +1 212 782-10 59
[email protected]
4.
Centrala koncernu
Ponadto możesz również skontaktować się z odpowiednimi
działami Centrali koncernu, jak np. Dział ds. Etyki i Przestrzegania Prawa, Dział HR, Dział Prawny czy Dział Audytu, czy
też z korporacyjną Radą Pracowniczą.
Dział Personalny
Telefon +49 (0) 52 41- 80 -22 64
Faks +49 (0) 52 41- 80 - 6610
Dział Audytu
Telefon
+49 (0) 52 41- 80 -722 39
Faks +49 (0) 52 41- 80 -12 06
Dział Prawny
Telefon +49 (0) 52 41- 80 -24 85
Faks +49 (0) 52 41- 80 - 667 00
Dział Prawny – Antymonopolowy
Telefon +49 (0) 52 41- 80 -21 92
Faks +49 (0) 52 41- 80 - 667 00
Korporacyjna Rada Pracownicza firmy Bertelsmann
Telefon +49 (0) 52 41- 80 -21 43
Faks +49 (0) 52 41- 80 - 669 31
Adresy:
Bertelsmann AG
Carl-Bertelsmann-Straße 270
33311 Gütersloh
Niemcy
Telefon +49 (0) 52 41- 80 -0
Faks +49 (0) 52 41- 80 - 96 62
www.bertelsmann.de
09
1
2
3
4
10
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Odpowiedzialność korporacyjna
Przestrzeganie prawa
Prawa człowieka
Środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo produktu
Relacje z instytucjami państwowymi i przepisy prawa
13
14
14
15 16
Zasady zachowania w miejscu pracy
Wzajemne zaufanie i szacunek
Swoboda wypowiedzi bez obawy przed represjami
Prywatność i ochrona danych osobowych
Odpowiedzialne korzystanie z zasobów
Konflikt interesów
19 20 21
22
23
Biznes i finanse
Uczciwość finansowa i działania zapobiegające oszustwom
Działania antykorupcyjne i zapobiegające przekupstwu
Prezenty i rozrywka
Przestrzeganie przepisów antymonopolowych
Zakaz wykorzystywania informacji poufnych do celów spekulacyjnych
27 28 29
30 31 Media i technologie
Ochrona własności intelektualnej
Wykorzystywanie i bezpieczeństwo technologii informatycznych
Poufność i public relations
Uczciwość przy podawaniu informacji o produktach i usługach
Niezależność i odpowiedzialność dziennikarska
11
35 36 37
38
39 Odpowiedzialność korporacyjna
1
Odpowiedzialność
korporacyjna
12
1.1
Przestrzeganie
prawa
Przy prowadzeniu działalności
gospodarczej zawsze przestrzegamy lokalnego, krajowego i międzynarodowego
prawa oraz obowiązujących
przepisów prawnych.
>Przestrzeganie przepisów i regulacji prawa lokalnego, krajowego i międzynarodowego w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej jest szczególnie istotne dla osiągnięcia
sukcesu przez naszą korporację.
>Każdy manager w koncernie Bertelsmanna jest zobowiązany wykazywać szeroką wiedzę w zakresie podstawowych
norm prawnych oraz przepisów i dyrektyw obowiązujących
wewnątrz korporacji, szczególnie tych dotyczących jego
sektora działalności. Głęboka znajomość odpowiednich
przepisów i polityki korporacji jest szczególnie istotna dla
managerów odpowiedzialnych za działalność operacyjną
i za przestrzeganie ww. przepisów, regulacji i dyrektyw
(dotyczy to np. dyrektorów generalnych, dyrektorów Działu
Prawnego, Audytu, Finansów, Personalnego oraz Działu ds.
Etyki i Przestrzegania Prawa).
>W niektórych krajach, oddziałach lub branżach mogą obowiązywać przepisy mniej lub bardziej rygorystyczne niż podane
w niniejszym Kodeksie Postępowania. Ze względu na różnice w prawie i przepisach w różnych krajach lub oddziałach
mogą wystąpić niejasności co do właściwej interpretacji
standardów. W takiej sytuacji pracownicy powinni stosować
się do bardziej restrykcyjnych norm.
>W razie jakichkolwiek wątpliwości zwróć się do prawnika
firmy lub do jednej z osób wymienionych w rozdziale „Do
13
kogo zwrócić się w razie potrzeby?” (str. 7-9 Kodeksu).
>Naruszenie prawa i obowiązujących przepisów może
prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak np.
sankcje karne, kary finansowe i utratę reputacji.
Poszanowanie i ochrona praw
człowieka stanowią podstawę
naszej filozofii korporacyjnej.
1.2
Prawa człowieka
>Szanujemy i chronimy prywatność, godność osobistą
i inne prawa każdego z pracowników, klientów, dostawców
i innych osób, z którymi współpracujemy.
>Potępiamy pracę przymusową w każdej postaci i pracę
wykonywaną przez dzieci. Przestrzegamy obowiązujących
norm i regulacji dotyczących praw człowieka, sprawiedliwości w pracy, płac minimalnych oraz innych uregulowanych
prawem warunków zatrudnienia.
>Złe traktowanie pracowników i brak poszanowania dla ich
wieku, płci, stanu zdrowia, prawa do bezpieczeństwa pracy
i praw pracowniczych są bezprawne i nie będą tolerowane.
Ochrona środowiska oraz zdrowia i bezpieczeństwa naszych
pracowników należą do podstawowych elementów odpowiedzialności korporacyjnej.
14
1.3
Środowisko,
zdrowie
i bezpieczeństwo
>Dążymy do odpowiedzialnego korzystania z zasobów naturalnych podczas produkcji i dystrybucji naszych produktów i usług
oraz pragniemy dostarczać je bez szkody dla środowiska.
>Aby utrzymać równowagę między naszą działalnością a środowiskiem naturalnym, staramy się w sposób odpowiedzialny wykorzystywać zasoby takie jak energia, woda, materiały
i przestrzeń.
>Zapewnienie bezpiecznych i zdrowych warunków pracy
wszystkim naszym pracownikom jest dla nas rzeczą oczywistą. Przywiązujemy wielką wagę do bezpiecznego, zdrowego i wolnego od zagrożeń miejsca pracy, co oznacza, że
musimy przestrzegać odpowiednich przepisów i norm BHP
oraz stosować środki prewencyjne w celu wyeliminowania
potencjalnych zagrożeń.
>Managerowie są zobowiązani do wdrażania odpowiednich
procedur ochronnych, zgodnie z odpowiednimi przepisami
i normami.
1.4
Bezpieczeństwo
produktu
Ciągle doskonalimy bezpieczne produkty i usługi dla naszych klientów.
>Z naszymi klientami utrzymujemy stosunki partnerskie.
Sukcesy w naszej działalności gospodarczej opierają się
na długotrwałych relacjach z klientami. W związku z tym,
pragniemy oferować naszym klientom najwyższej jakości
produkty i usługi.
>Bezpieczeństwo naszych produktów i usług ma dla nas
fundamentalne znaczenie. W żadnym wypadku produkty
i usługi te nie mogą być wadliwe czy niebezpieczne, ani
stanowić zagrożenia dla zdrowia i mienia naszych klientów
czy też osób postronnych.
15
Nasze relacje z urzędami i instytucjami państwowymi każdego szczebla są prowadzone
w sposób nienaganny i całkowicie zgodny z prawem.
>Nasze relacje z instytucjami państwowymi i urzędami oraz
ich przedstawicielami są nienaganne i transparentne oraz
zawsze zgodne z prawem. Są one realizowane w ramach
zwyczajowej działalności gospodarczej (np. uzyskiwanie
licencji/ pozwoleń, podpisywanie umów), angażowania się
w polityczny lobbing czy też przy udzielaniu odpowiedzi na
pisma i zapytania urzędowe (np. wezwania do sądu, procesy sądowe, dochodzenia).
>Rekomenduje się, aby po otrzymaniu pisma urzędowego i przed podjęciem jakichkolwiek działań pracownicy
bezzwłocznie kontaktowali się z zarządem firmy i radcą
prawnym. Pracownicy, którzy odpowiedzą na zapytania ze
strony instytucji państwowych i podejmą współpracę
z urzędnikami państwowymi nie muszą się obawiać z tego
powodu represji i nie będą traktowani w sposób gorszy
od innych pracowników.
>Pracownicy, którzy otrzymali jakiekolwiek rodzaju pismo
związane z konkretnymi kwestiami antymonopolowymi
lub dotyczącymi konkurencji, powinni bezzwłocznie się
skontaktować z radcą prawnym firmy lub działem prawnym
Bertelsmann AG.
16
1.5
Relacje z instytucjami państwowymi
i przepisy prawa
1.1
Przestrzeganie
prawa
Przy prowadzeniu działalności gospodarczej zawsze przestrzegamy lokalnego, krajowego i międzynarodowego
prawa oraz obowiązujących przepisów
prawnych.
1.2
Prawa człowieka
Poszanowanie i ochrona praw człowieka stanowią podstawę naszej filozofii
korporacyjnej.
1.3
Środowisko, zdrowie i bezpieczeństwo
Ochrona środowiska oraz zdrowia
i bezpieczeństwa naszych pracowników
należą do podstawowych elementów
odpowiedzialności korporacyjnej.
1.4
Bezpieczeństwo
produktu
Ciągle doskonalimy bezpieczne produkty i usługi dla naszych klientów.
1.5
Relacje z instytucjami państwowymi
i przepisy prawa
Nasze relacje z urzędami i instytucjami
państwowymi każdego szczebla są
prowadzone w sposób nienaganny
i całkowicie zgodny z prawem.
17
2
Zasady zachowania
w miejscu pracy
18
2.1
Wzajemne zaufanie
i szacunek
W miejscu pracy traktujemy się
ze wzajemnym szacunkiem i zaufaniem oraz staramy się stworzyć takie środowisko pracy,
w którym nie ma miejsca na
jakąkolwiek dyskryminację.
>Staramy się, aby w naszej firmie panowała atmosfera wzajemnej tolerancji i szacunku oraz wspieramy tworzenie różnorodnych miejsc pracy, w których dostrzega się wyjątkową wartość każdej jednostki, gdzie każdy pracownik jest traktowany
z należytym szacunkiem oraz w sposób uczciwy i godny.
>Każda osoba ma prawo do sprawiedliwego, godnego i pełnego
szacunku traktowania. Jakakolwiek dyskryminacja pracowników,
klientów, zleceniobiorców i dostawców nie będzie tolerowana.
>Wszelkie decyzje dotyczące rekrutacji, zatrudniania, użycia
środków dyscyplinarnych czy awansów, jak również innych
warunków zatrudnienia, muszą być podejmowane bez jakichkolwiek praktyk dyskryminacyjnych.
>Dyskryminacja ma miejsce, kiedy jednostka lub grupa ludzi
jest traktowana, zarówno umyślnie jak i nieumyślnie, gorzej od
pozostałych z powodu swojej rasy, pochodzenia etnicznego
lub narodowości, płci, ciąży lub macierzyństwa, stanu cywilnego, wieku, inwalidztwa, wyznania, preferencji seksualnych
lub z innych przyczyn, wymienionych w odpowiedniej ustawie
anty-dyskryminacyjnej lub w polityce firmy.
>Pod pojęciem dyskryminacji należy rozumieć fizyczne lub
werbalne zastraszanie, molestowanie, poniżanie osób oraz
traktowanie ich w sposób obraźliwy i bez szacunku, co wpływa szkodliwie na wydajność pracy i stwarza środowisko pracy
cechujące się przymusem, wrogością lub brakiem szacunku.
19
Zachęcamy naszych pracowników do swobodnego wyrażania opinii, bez obaw przed
prześladowaniem i ew. represjami. Nie stosujemy środków
represyjnych wobec pracowników, którzy w dobrej wierze
poruszają ważne kwestie dotyczące miejsca pracy.
>Większość przypadków naruszenia norm etycznych i prawnych jest wykrywana i zgłaszana przez pracowników. Dlatego też cenimy sobie szczerą, otwartą atmosferę w miejscu
pracy, w której każdy może bez obawy zgłaszać krytyczne
opinie i uwagi. Takie zachowanie należy wspierać, ponieważ
pomaga ono zredukować liczbę przypadków naruszenia
przepisów oraz przyczynia się do wykrycia i skorygowania
nieprawidłowości.
>Pracownicy powinni mieć poczucie, że w razie pojawienia
się jakichkolwiek problemów związanych ze środowiskiem
pracy mogą się bez obawy zwrócić o pomoc do przełożonego lub kadry kierowniczej.
>Pracowników, zgłaszających w dobrej wierze przypadek
naruszenia przepisów, trzeba chronić przed potencjalnymi
represjami i zastraszeniem. Zastraszanie takich osób przez
managerów jest absolutnie niedopuszczalne.
20
2.2
Swoboda wypowiedzi bez obawy
przed represjami
>Zgłoszenie „w dobrej wierze” przypadku naruszenia przepisów oznacza, że osoba zgłaszająca informacje jest przekonana o ich prawdziwości, niezależnie od tego, czy stawiane
zarzuty potwierdzą się w późniejszym czasie, czy nie.
>Nasi managerowie mają obowiązek być do dyspozycji pracowników, pragnących przedstawić poufną sprawę, i są zobowiązani zająć się jej wyjaśnieniem w sposób bezstronny i sumienny.
>Osobom, które czują się skrępowane, przedstawiając sprawę bezpośredniemu przełożonemu lub innej osobie należącej do firmy, bądź też, gdy ich zapytania nie odnoszą skutku,
radzimy skorzystać z możliwości wymienionych w rozdziale
„Do kogo zwrócić się w razie potrzeby?” (str. 7-9 Kodeksu).
Odpowiednie informacje są również dostępne w Internecie
pod adresem www.etyka.bertelsmann.com.
2.3
Prywatność
i ochrona danych
osobowych
Dane i informacje osobowe
są zbierane, przechowywane,
wykorzystywane i udostępniane zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
>Przechowujemy dane osobowe pracowników w ścisłej
tajemnicy i uważamy, że informacje dotyczące każdego
z pracowników i klientów należy traktować z równym szacunkiem i uwagą.
>Przy zbieraniu, przechowywaniu, wykorzystywaniu i udostępnianiu danych osobowych (nazwisk, adresów, numerów
telefonu, dat urodzin, informacji na temat stanu zdrowia itp.,
21
dotyczących pracowników, klientów i osób postronnych) zachowujemy daleko posuniętą ostrożność i działamy zawsze
zgodnie z obowiązującym prawem i przepisami.
>Przepisy i wymogi dotyczące ochrony danych osobowych
mogą być różne w poszczególnych krajach. Pracownicy
zajmujący się gromadzeniem, przechowywaniem, przetwarzaniem i udostępnianiem danych osobowych powinni
regularnie zasięgać porady i wsparcia ze strony specjalistów
ds. ochrony danych osobowych.
Z majątkiem firmy, produktami
i jej zasobami postępujemy
w sposób odpowiedzialny i adekwatny, wykorzystując je wyłącznie do celów biznesowych.
>Propagujemy odpowiedzialne wykorzystywanie i użytkowanie w miejscu pracy materialnych i niematerialnych aktywów
firmy, takich jak majątek rzeczowy, produkty, materiały robocze i wyposażenie (np. komputery, papier lub meble), prawa
autorskie, licencje i możliwości prowadzenia działalności
gospodarczej.
>Z majątku firmy należy korzystać wyłącznie zgodnie z jego
przeznaczeniem, w żadnym wypadku w celach niestosownych, osobistych, nielegalnych lub w jakikolwiek inny sposób
łamiący prawo.
22
2.4
Odpowiedzialne
korzystanie
z zasobów
2.5
Konflikt interesów
Bezzwłocznie ujawniamy potencjalne lub już zaistniałe
konflikty interesów w miejscu
pracy, aby umożliwić ich zbadanie i rozwiązanie.
>W codziennej pracy często znajdujemy się w sytuacji, w której decyzja optymalna dla firmy stoi w konflikcie z naszymi
osobistymi interesami zawodowymi lub finansowymi. Taką
sytuację nazywamy konfliktem interesów.
>Konflikt interesów występuje, kiedy osoba może mieć problem z podjęciem bezstronnej decyzji najlepszej dla firmy.
>Pracownicy zmagający się z rzeczywistym lub potencjalnym
konfliktem interesów są zobowiązani ujawnić go swoim
przełożonym lub managerom wyższego szczebla, tak, aby
problem został szybko rozwiązany.
23
24
2.1
Wzajemne zaufanie
i szacunek
W miejscu pracy traktujemy się ze
wzajemnym szacunkiem i zaufaniem
oraz staramy się stworzyć takie środowisko pracy, w którym nie ma miejsca
na jakąkolwiek dyskryminację.
2.2
Swoboda wypowiedzi bez obawy
przed represjami
Zachęcamy naszych pracowników do
swobodnego wyrażania opinii, bez
obaw przed prześladowaniem i ew.
represjami. Nie stosujemy środków represyjnych wobec pracowników, którzy w dobrej wierze poruszają ważne
kwestie dotyczące miejsca pracy.
2.3
Prywatność
i ochrona danych
osobowych
Dane i informacje osobowe są zbierane, przechowywane, wykorzystywane
i udostępniane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2.4
Odpowiedzialne
korzystanie
z zasobów
Z majątkiem firmy, produktami i jej zasobami postępujemy w sposób odpowiedzialny i adekwatny, wykorzystując
je wyłącznie do celów biznesowych.
2.5
Konflikt interesów
Bezzwłocznie ujawniamy potencjalne
lub już zaistniałe konflikty interesów
w miejscu pracy, aby umożliwić ich
zbadanie i rozwiązanie.
25
Biznes i finanse
3
Biznes i finanse
26
3.1
Uczciwość finansowa i działania
zapobiegające
oszustwom
Prowadzimy działalność biznesową, księgowość oraz sprawozdania w sposób rzetelny
i transparentny.
>Wszelkie transakcje i dokumenty związane z działalnością
biznesową muszą być sporządzane dokładnie i w sposób
zgodny z przepisami. Absolutnie niedopuszczalne jest pranie
brudnych pieniędzy, kradzież, oszustwa, malwersacje i finansowanie terroryzmu.
>Pranie brudnych pieniędzy ma miejsce, gdy osoby fizyczne
lub prawne próbują ukryć zysk, pochodzący z przestępstwa,
terroryzmu lub innych nielegalnych działań, nadając im pozory legalności. Zakres odpowiednich praw i obowiązków w tej
kwestii może różnić się w poszczególnych państwach; stąd
zainteresowani pracownicy, w celu zapewnienia zgodności
z prawem, winni zasięgnąć porady i wsparcia ze strony radcy
prawnego firmy.
>Zabronione jest również bezprawne korzystanie ze sprzętu
firmy, informacji zastrzeżonych lub tajemnic handlowych.
>Wszelkie transakcje, aktywa i pasywa muszą być właściwie
udokumentowane i odnotowane zgodnie z wytycznymi dotyczącymi sprawozdawczości finansowej Bertelsmann AG.
>Prowadzenie rzetelnej dokumentacji finansowej oznacza,
że jest ona sporządzana według wysokich norm jakościowych, z dużą dokładnością i poczuciem odpowiedzialności
we wszystkich sektorach działalności gospodarczej firmy.
Rachunki, dokumenty finansowe, umowy i inne dane dotyczące firmy nie mogą zawierać żadnych niewłaściwych czy
wprowadzających w błąd informacji, które zostały poddane
manipulacji, wypaczone lub sfałszowane.
27
Biznes i finanse
>Pracownicy podejrzewający zaistnienie defraudacji lub
innego przestępstwa finansowego powinni bezzwłocznie
skontaktować się z wewnętrznym audytorem, radcą
prawnym firmy, Działem Audytu korporacji Bertelsmann
AG, rzecznikem ds. etyki lub dokonać zgłoszenia poprzez
internetowy system informacyjny.
Nie bierzemy udziału w korupcji, przekupstwie, nieuczciwych zyskach ani innych nielegalnych transakcjach z osobami
fizycznymi, prawnymi ani
z przedstawicielami rządowymi.
>Korupcja i łapownictwo są związane z obietnicą lub żądaniem przekazania prezentów lub pieniędzy osobom prywatnym lub publicznym, w zamian za przysługę, korzyści
finansowe, nielegalne działanie formalne lub inne korzyści.
>Jeżeli wymiana niestosownych prezentów, pieniędzy lub
innych korzyści materialnych dotyczy urzędników państwowych, partii politycznych, aktualnych przedstawicieli
urzędów publicznych lub kandydatów na takie stanowiska,
mogą zostać zastosowane sankcje prawne (cywilne
i karne) wobec osób fizycznych i prawnych zamieszanych
w takie manipulacje. To oznacza, że nie wolno nam oferować ani przyjmować takich niestosownych „prezentów”
(np. łapówek w celu uzyskania kontraktu). Zakres odpowiednich praw i obowiązków w tej kwestii może różnić się
w poszczególnych państwach, stąd zainteresowani pracow28
3.2
nicy w celu zapewnienia zgodności z prawem winni zasięgnąć porady i wsparcia ze strony radcy prawnego firmy.
>Należy zachować ostrożność w przypadku próśb lub ofert
związanych pozornie z celami charytatywnymi i przed ich przyjęciem upewnić się, że taka prośba bądź żądanie nie stanowią
zakamuflowanej łapówki.
>Pracownicy podejrzewający zaistnienie przypadku korupcji
lub łapownictwa powinni natychmiast skontaktować się
z wewnętrznym audytorem, radcą prawnym we własnej
spółce lub w korporacji Bertelsmann AG, rzecznikiem ds.
etyki lub też dokonać zgłoszenia poprzez internetowy system informacyjny.
3.3
Prezenty i rozrywka
Oferując lub przyjmując prezenty lub oferty rozrywkowe,
musimy postępować w sposób transparentny, zgodny
z polityką firmy, standardami
branżowymi i obowiązującym
prawem.
>Nie możemy pozwolić na to, aby nasze decyzje biznesowe
były uzależnione od jakichkolwiek ofert materialnych, prezentów lub innych korzyści osobistych (np. rozrywka).
>Gdy jest to konieczne lub zgodne z normalnym tokiem
prowadzenia działalności biznesowej, na ogół dopuszcza się
oferowanie i przyjmowanie prezentów lub ofert o charakterze rozrywkowym, o ile propozycje takie
29
Biznes i finanse
–zostały przedstawione managerom wyższego szczebla
w sposób przepisowy,
–są zgodne z odnośnymi przepisami i wytycznymi firmy,
–są rozsądne i zwyczajowo przyjęte w danej branży
i w kraju,
–nie wpłyną niewłaściwie na naturę lub kontynuację relacji handlowych.
Przestrzegamy odpowiednich
przepisów antymonopolowych
i dotyczących konkurencji,
a w razie wystąpienia problemów zasięgamy porady u radcy prawnego firmy.
>We właściwie wszystkich krajach prawo zabrania utrzymywania relacji lub wchodzenia w układ z konkurencją, dostawcami, dystrybutorami lub handlowcami, które mogą zakłócać
równowagę konkurencyjną rynku. Takie ograniczenia prawne
dotyczą szerokiego zakresu działań, jak np. ustalanie cen,
podział klientów lub obszarów dystrybucyjnych pomiędzy
konkurentami, bojkoty anty-konkurencyjne oraz inne nieuczciwe metody zwalczania konkurencji. Jesteśmy oddani idei
uczciwej konkurencji i stosujemy się do jej zasad.
>Wymienione wyżej zasady stanowią zaledwie wybrane
przykłady reguł dotyczących przestrzegania przepisów antymonopolowych. Z powodu ich złożonej natury, pracownicy,
którzy mają wątpliwości związane z kwestiami antymono30
3.4
Przestrzeganie
polowymi (zwłaszcza kadra kierownicza, managerowie lub
handlowcy, pracownicy działu marketingu), powinni skonsultować się z radcą prawnym swojej firmy, doradcą
ds. antymonopolowych lub Działem Prawnym korporacji.
>O ile jest to możliwe, wyżej wskazana komunikacja winna
na wstępnym etapie być prowadzona w formie ustnej.
3.5
Zakaz wykorzystywania informacji
poufnych do celów
spekulacyjnych
Działamy zgodnie z prawem
o spekulacji oraz z polityką
firmy, dotyczącą informacji
nie przeznaczonych do użytku
publicznego.
>W większości krajów prawo zabrania wykorzystywania informacji wewnętrznych o jakiejkolwiek firmie przez jakiekolwiek osoby fizyczne i prawne przy nabywaniu lub sprzedaży
papierów wartościowych lub instrumentów finansowych
(w tym również opcji, gwarancji, sprzedaży albo zakupu długu lub innych podobnych narzędzi) oraz przekazywania takich
informacji osobom postronnym.
>Nielegalne spekulacje to nabywanie lub sprzedaż papierów
wartościowych lub instrumentów finansowych (np. akcji
i obligacji) na podstawie informacji objętych tajemnicą służbową, które nie są powszechnie dostępne (tzw. informacje
wewnętrzne).
>Informacje wewnętrzne obejmują np. oszacowanie zysków,
propozycje fuzji lub przejęcia firm, negocjacje umów, poważne spory prawne, tworzenie nowych produktów oraz istotne
zmiany w zarządzaniu firmą.
31
Biznes i finanse
>Zakres odpowiednich praw i obowiązków w tej kwestii może
różnić się w poszczególnych państwach, stąd zainteresowani
pracownicy w celu zapewnienia zgodności z prawem winni
zasięgnąć porady i wsparcia ze strony radcy prawnego firmy.
32
3.1
Uczciwość finansowa i działania
zapobiegające
oszustwom
Prowadzimy działalność biznesową,
księgowość oraz sprawozdania
w sposób rzetelny i transparentny.
3.2
Nie bierzemy udziału w korupcji, przekupstwie, nieuczciwych zyskach ani
innych nielegalnych transakcjach
z osobami fizycznymi, prawnymi ani
z przedstawicielami rządowymi.
3.3
Prezenty i rozrywka
Oferując lub przyjmując prezenty lub
oferty rozrywkowe, musimy postępować w sposób transparentny, zgodny
z polityką firmy, standardami branżowymi i obowiązującym prawem.
3.4
Przestrzeganie
Przestrzegamy odpowiednich przepisów antymonopolowych i dotyczących
konkurencji, a w razie wystąpienia
problemów zasięgamy porady u radcy
prawnego firmy.
3.5
Zakaz wykorzystywania informacji
poufnych do celów
spekulacyjnych
Działamy zgodnie z prawem o spekulacji oraz z polityką firmy, dotyczącą
informacji nie przeznaczonych do użytku publicznego.
33
Media i technologie
4
Media i technologie
34
4.1
Ochrona własności
intelektualnej
Szanujemy i chronimy wszelkiego rodzaju własność intelektualną, niezależnie od tego,
czy została stworzona przez
nasze firmy, czy też przez osoby trzecie.
>Ze względu na fakt, iż działalność naszej firmy polega na
projektowaniu, opracowywaniu, udostępnianiu, licencjonowaniu i sprzedaży produktów i usług stanowiących własność
intelektualną, jesteśmy w szczególny sposób zobowiązani
do poszanowania odnośnych przepisów prawnych.
>Zasada ochrony własności intelektualnych obejmuje wszystkie produkty stanowiące wytwór ludzkiego umysłu, niezależnie od ich wartości komercyjnej. Mogą to być między
innymi dzieła z zakresu literatury, muzyki, filmu, programów
telewizyjnych, prac wizualnych i oprogramowania, które
są chronione odpowiednimi prawami autorskimi, prawami
ochronnymi na znaki towarowe, tajemnicą handlową, patentami lub innymi podobnymi prawami.
>Nie wywiązanie się z obowiązku ochrony własności intelektualnej może pociągnąć za sobą złamanie prawa oraz
naruszenie umów dotyczących ochrony własności intelektualnej, dystrybucji lub wyświetlania materiałów chronionych
prawami autorskimi bez zezwolenia autora, produkcji bądź
rozpowszechniania nieautoryzowanych kopii materiałów
chronionych prawem.
>Zakres odpowiednich praw i obowiązków w tej kwestii może
różnić się w poszczególnych państwach stąd zainteresowani
pracownicy w celu zapewnienia zgodności z prawem winni
zasięgnąć porady i wsparcia ze strony radcy prawnego firmy.
35
Media i technologie
W naszej działalności gospodarczej korzystamy we właściwy sposób z technologii informatycznej i dbamy o ochronę
systemów i urządzeń przed
zagrożeniami wewnętrznymi
i zewnętrznymi.
>W naszych codziennych działaniach regularnie korzystamy
z technologii informatycznych i przetwarzania danych.
>Wymaga to zastosowania odpowiednich środków zabezpieczających (ochrona hasłem, zatwierdzone technologie
i legalne oprogramowanie), gwarantujących ochronę własności intelektualnej i danych osobowych.
>Zlekceważenie obowiązku stosowania niezbędnych środków zabezpieczających może pociągnąć za sobą szereg
poważnych konsekwencji, takich jak utrata danych, kradzież
tożsamości lub naruszenie praw autorskich.
>Z racji szybkości rozpowszechniania, łatwego powielania
i praktycznej niezniszczalności informacji cyfrowych, należy
zachować szczególną ostrożność przy doborze informacji
wysyłanych pocztą elektroniczną, pozostawionych w poczcie
głosowej, jak również dołączanych lub pobieranych z Internetu.
>Zobowiązujemy się wykorzystywać systemy informatyczne
w miejscu pracy wyłącznie w celach służbowych, w żadnym
wypadku w nieracjonalnych lub niewłaściwych celach
osobistych ani do działań o charakterze nieetycznym albo
nielegalnym.
36
4.2
Wykorzystywanie
i bezpieczeństwo
technologii informatycznych
>Systemy IT w miejscu pracy stanowią własność firmy pod
każdym względem.
>Jesteśmy zobowiązani do podjęcia odpowiednich kroków
w celu ochrony systemów IT przed wewnętrznym i zewnętrznym niewłaściwym ich wykorzystaniem albo zagrożeniem (np. nieprawidłowym wykorzystaniem haseł lub
pobieraniem nieodpowiednich materiałów z Internetu).
W razie jakichkolwiek pytań albo obaw prosimy o kontakt
z personelem działu IT.
4.3
Poufność
i public relations
Chronimy poufne informacje
na temat firmy, produktów,
usług przed ich bezprawnym
ujawnieniem i wykorzystaniem.
>Informacje poufne to informacje, które nie są przeznaczone do publikacji ani do publicznego użytku i które dotyczą
szczególnie wrażliwych kwestii. Mogą to być rejestry, sprawozdania, umowy, dane finansowe i osobowe, dochodzenia,
procesy sądowe, dzieła artystyczne, zagadnienia dotyczące
własności intelektualnej lub nowe biznes plany. Zastrzeżenie
to dotyczy poufnych informacji zapisanych w jakiejkolwiek
formie (cyfrowej, drukowanej itp.).
>Nieautoryzowane i nielegalne przekazywanie informacji
o firmie lub klientach stronom trzecim, np. mediom lub
konkurencji oraz brak należytej ostrożności w omawianiu
informacji poufnych w miejscach publicznych jest traktowane jako naruszenie zasady poufności oraz może stanowić
naruszenie odpowiednich przepisów antymonopolowych.
37
Media i technologie
>Pracownicy posiadający dostęp do szczególnie ważnych
informacji (finansowych, kadrowych, prawnych, dotyczących
nowych produktów, poufnych informacji dotyczących innych
firm itp.) muszą zachowywać dyskrecję nawet w rozmowach
z własnymi współpracownikami oraz winni zasięgnąć porady
prawnej przed ujawnieniem takich informacji poza organizacją.
>Przed przekazaniem na zewnątrz organizacji poufnych
informacji należy koniecznie ocenić, czy takie działanie nie
naruszy podpisanych klauzul o poufności.
>Klauzula „Jednego głosu korporacji Bertelsmann” głosi, że
wszelkie zapytania mediów, dotyczące firmy powinny być
natychmiast przekazane do Działów Public Relations firmy,
managerów wyższego szczebla lub do wyznaczonych przez
nich osób.
Świadomie nigdy nie podajemy ani nie popieramy podawania błędnych lub nieprawdziwych informacji reklamowych/
marketingowych na temat naszych produktów i usług.
>Uczciwość przy udzielaniu informacji o naszych produktach
i usługach oznacza, że podajemy wyłącznie informacje zgodne z prawdą.
>Podawanie wprowadzających w błąd lub fałszywych informacji jest równoznaczne z zamiarem oszukania klienta,
dostawców i innych osób. Dostarczanie produktów lub usług
38
4.4
Uczciwość przy
podawaniu informacji o produktach
i usługach
na warunkach niezgodnych z polityką firmy jest nieuczciwe
i w związku z tym zabronione.
>Przestrzeganie ww. zasad jest szczególnie istotne w wypadku pracowników działów marketingu, reklamy i sprzedaży.
4.5
Niezależność
i odpowiedzialność
dziennikarska
Przestrzegamy redakcyjnej
i dziennikarskiej niezależności
w zakresie gromadzenia i rozpowszechniania wiadomości.
>Niezależność to podstawowa zasada naszej pracy redakcyjnej i dziennikarskiej. Jako podmiot mający wpływ na
kształtowanie opinii publicznej jesteśmy w pełni świadomi
naszej odpowiedzialności wobec społeczeństwa. W związku z tym musimy rozważnie prezentować opinie na forum
publicznym.
>Przekazujemy wiadomości bez poddawania się jakimkolwiek
zewnętrznym lub wewnętrznym wpływom politycznym lub
ekonomicznym.
>Przestrzegamy obowiązujących przepisów prawnych, regulacji i regulaminów wewnętrznych, dotyczących obowiązku
starannego oddzielania tematów publicystycznych od
komercyjnej reklamy.
>Managerowie wyższego szczebla nie próbują wywierać
wpływu na decyzje podejmowane przez redakcje ani ograniczać niezależności naszego personelu redagującego.
>Pracownicy redakcji są zobowiązani traktować powierzone
im informacje, opinie i materiały wizualne w sposób odpowiedzialny i z poszanowaniem dla prywatności osób, których
materiały takie dotyczą.
39
Media i technologie
40
4.1
Ochrona własności
intelektualnej
Szanujemy i chronimy wszelkiego rodzaju własność intelektualną, niezależnie
od tego, czy została stworzona przez
nasze firmy, czy też przez osoby trzecie.
4.2
Wykorzystywanie
i bezpieczeństwo
technologii informatycznych
W naszej działalności gospodarczej
korzystamy we właściwy sposób
z technologii informatycznej i dbamy
o ochronę systemów i urządzeń przed
zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
4.3
Poufność i public
relations
Chronimy poufne informacje na temat firmy, produktów, usług przed ich
bezprawnym ujawnieniem i wykorzystaniem.
4.4
Uczciwość przy
podawaniu informacji o produktach
i usługach
Świadomie nigdy nie podajemy ani
nie popieramy podawania błędnych
lub nieprawdziwych informacji reklamowych/marketingowych na temat
naszych produktów i usług.
4.5
Niezależność i
odpowiedzialność
dziennikarska
Przestrzegamy redakcyjnej i dziennikarskiej niezależności w zakresie
gromadzenia i rozpowszechniania
wiadomości.
41
Bezpłatne numery telefonu rzeczników ds. etyki
Bezpłatne numery
telefonu rzeczników
ds. etyki w oddziałach
międzynarodowych
firmy Bertelsmann:
Argentyna
08 00 -666 -10 83
Australia
18 00 -12 50 84
Austria
08 00 - 29 56 22
Belgia
08 00 - 807 65
Brazylia
08 00 - 891 - 01 98
Chile
800 - 55 19 00
Chiny (Netcom)
108 00 - 744 - 03 55
Chiny (Telecom)
10800-440-0336
Chorwacja
08 00 - 22 24 48
Cypr
800 - 924 41
Czechy
800 - 70 05 58
Dania
80 - 60 00 96
Estonia
800 - 004 - 43 56
Filipiny
18 00 -14 41- 03 90
Finlandia
08 00 - 91 96 70
Francja
08 05 - 54 01 86
Grecja
008 00 - 44 14 - 59 06
Hiszpania
900 - 81 24 35 Holandia
08 00 - 020 - 20 08
Hongkong
800 - 93 03 67 42
Indie
00 08 00 - 440 -16 70
Indonezja
01 80 - 344 - 16 38
Irlandia
18 00 - 81 28 60
Japonia
01 20 - 92 98 20
Kanada
877 - 604 - 92 03
Kolumbia
018 00 - 518 -10 48
Korea Południowa
080 - 911- 08 80
Luksemburg
800 - 231 67
Malezja
18 00 - 88 07 50
Meksyk
001 - 888 - 311- 50 54
Niemcy
08 00 - 664 - 78 79
Norwegia
800 - 30 -118
Nowa Zelandia
08 00 - 68 89 32
Polska
008 00 - 442 -11 21
Portugalia
800 - 84 47 13
Rosja
810 - 800 -22 96 -10 44
RPA
08 00 - 98 18 49
Singapur
800 - 448 -16 03
Słowacja
08 00 - 00 46 87
Słowenia
08 00 - 803 74
Szwajcaria
08 00 - 56 21 08
Szwecja
020 -160 - 56 82
Tajlandia
00 18 00 - 441- 55 16
Tajwan
08 00 - 66 63 23
Turcja*
0811- 288 - 0001;
877 - 566 - 28 37
Ukraina*
0-00-11;
877 - 566 - 28 37
Urugwaj
000 - 411- 002 - 33 56 USA
877 - 278 - 03 03
Wenezuela
08 00 -100 - 88 34
Węgry
06 - 80 98 - 34 43
Wielka Brytania
08 00 - 783 -15 06
Włochy
800 - 92 46 08
Lista bezpłatnych numerów telefonu jest również do ściągnięcia
na stronie internetowej
www.etyka.bertelsmann.com.
*Najpierw wybrać numer abonenta, a następnie odczekać, aż
zostaniesz wezwany/a do podania
drugiej części numeru. Dopiero
teraz wybrać numer podany po
przecinku.
43
F 02060351 | 042010 | 3 | [email protected]
Niemcy:
Bertelsmann AG | Ethics & Compliance
Carl-Bertelsmann-Straße 270 | 33311 Gütersloh
Telefon: +49 (0) 52 41-80-421 01 | Faks: +49 (0) 52 41-80-942 74
ethik @bertelsmann.de | www.ethik.bertelsmann.de
USA:
Bertelsmann, Inc. | Ethics & Compliance
1745 Broadway | New York, NY 10019
Telefon: +1 212 782-10 57 | Faks: +1 212 782-10 59
[email protected] | www.ethics.bertelsmann.com
Cert no.

Kodeks Postępowania w koncernie Bertelsmann

Transkrypt

Podobne dokumenty

Opis stanowiska Doradca Klienta z językiem niemieckim

XX wiek - Colloquium

Etyka w naszej szkole Kl. I-III Etyka w Szkole