Zasady kontaktu z Teamem Marketingowym - IFMSA

Zasady kontaktu z Teamem Marketingowym - IFMSA

Zasady kontaktu
z Teamem Marketingowym
Spis treści
SPIS TREŚCI .............................................................................................................................................. 1
TWORZENIE OFERTY PARTNERSKIEJ/SPONSORSKIEJ .............................................................................. 2
PROMOWANIE WYDARZENIA W MEDIACH ............................................................................................ 3
UZYSKIWANIE PATRONATU ..................................................................................................................... 4
ORGANIZACJA EVENTU W KLUBIE ........................................................................................................... 5
PUBLIKACJE NA STRONIE ODDZIAŁU I/LUB FANPAGE’U ........................................................................ 6
KONTAKT Z GRAFIKIEM ODDZIAŁU.......................................................................................................... 7
KONTAKT Z FOTOGRAFEM ODDZIAŁU..................................................................................................... 8
KONTAKT Z KOORDYNATOREM DS. RAPORTÓW .................................................................................... 9
Z PRZYMRUŻENIEM OKA ....................................................................................................................... 10
1
TWORZENIE OFERTY
PARTNERSKIEJ/SPONSORSKIEJ
Jeżeli chcesz uzyskać pomoc w napisaniu oferty współpracy/sponsorskiej napisz do
Wiceprezydenta Oddziału ds. Marketingu:
Natalia Jainta
tel.: +48 503 139 522
e-mail: [email protected]
Twoje zgłoszenie powinno zawierać:






imię i nazwisko
kontakt (e-mail i nr telefonu)
informację, jakiego wydarzenia dotyczy zgłoszenie (dokładna data z wyróżnionymi godzinami,
dokładny adres!)
informację, do jakiej firmy/organizacji chcesz napisać. Jeżeli posiadasz kontakt, prześlij go. Jeżeli
nie masz pojęcia co z tym fantem zrobić – napisz to.
informację, o co Ci dokładnie chodzi. Co chcesz uzyskać? Pieniądze/barter (książki, przedmioty,
pluszowe misie, cokolwiek innego), chcesz żeby organizacja coś Ci kupiła? A może, żeby dali, to co
sami produkują?
informację, czy posiadasz kosztorys. Jeżeli tak, załącz go w mailu. Jeżeli nie – zastanów się, czy go
potrzebujesz (Jeżeli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu kosztorysu napisz do SKARBNIKA 
[email protected])
Prosimy o wysyłanie zgłoszeń przynajmniej miesiąc przed planowanym wydarzeniem. Przygotowanie
takiej oferty zajmie nam co najmniej tydzień, więc potem może być zbyt mało czasu na przygotowanie
umów i zbieranie fantów. Im wcześniej napiszesz, tym lepiej!
2
PROMOWANIE WYDARZENIA W MEDIACH
Jeżeli chcesz uzyskać pomoc w promowaniu wydarzenia w mediach napisz do
Wiceprezydenta Oddziału ds. Marketingu:
Natalia Jainta
tel.: +48 503 139 522
e-mail: [email protected]
Twoje zgłoszenie powinno zawierać:






imię i nazwisko
kontakt (e-mail i nr telefonu)
informację, jakiego wydarzenia dotyczy zgłoszenie (dokładna data z wyróżnionymi godzinami,
dokładny adres!)
informację, czy posiadasz gotową notkę prasową dotyczącą wydarzenia (jeżeli tak, załącz ją w mailu
w formacie .doc)
informację, do jakich mediów chcesz się zwrócić (Internet, gazeta, radio, inne – jakie?)
informację, czy już zgłaszałeś się do mediów (jeżeli tak – do jakich, czy otrzymałeś odpowiedź, jaką
otrzymałeś odpowiedź)
Prosimy o wysyłanie zgłoszeń przynajmniej 14 dni przed planowaną datą wydarzenia! Ostatecznie 10 dni
wcześniej!
3
UZYSKIWANIE PATRONATU
Jeśli chcesz uzyskać patronat, użyj Wzoru pisma o patronat, który znajduje się tutaj:
http://slask.ifmsa.pl/pl/pliki/
Edytuj pismo zgodnie ze swoimi potrzebami.
Nie zapomnij wpisać danych kontaktowych w stopce!!!
Każde pismo oficjalne wychodzące z Oddziału powinno mieć sygnaturę, w celu
osygnowania należy wysłać je w formacie .doc do Sekretarza Oddziału:
[email protected]
Sekretarz odeśle gotowe pismo. Dopiero teraz można przesłać je właściwej osobie.
UWAGA! Również każde pismo zwrotne, które dostaniesz w odpowiedzi na pismo oficjalne musi być przesłane
do Sekretarza.
4
ORGANIZACJA EVENTU W KLUBIE
Jeżeli chcesz uzyskać pomoc w organizacji wydarzenia w klubie, napisz do Wiceprezydenta
Oddziału ds. Marketingu:
Natalia Jainta
tel.: +48 503 139 522
e-mail: [email protected]
Twoje zgłoszenie powinno zawierać:







imię i nazwisko
kontakt (e-mail i nr telefonu)
datę, kiedy chcesz zorganizować imprezę
wybrany klub (najlepiej link do strony internetowej), jeżeli nie wybrałeś żadnej miejscówki –
napisz nam o tym!
przewidywany zasięg wydarzenia (ile osób przyjdzie?)
informację, czy podczas imprezy będzie odbywała się edukacja. Jeżeli tak, to czego będzie
dotyczyła!
informację, czy chcesz uzyskać jakieś gratisy od klubu
Prosimy o przesyłanie maili przynajmniej 3 tygodnie przed planowaną datą wydarzenia. Negocjacje z
klubem zajmą nam przynajmniej tydzień, a jeszcze trzeba stworzyć plakat i powiedzieć wszystkim
znajomym, że trzeba przyjść. Im wcześniej napiszesz, tym lepiej dla Ciebie i Twojego wydarzenia!
5
PUBLIKACJE NA STRONIE ODDZIAŁU
I/LUB FANPAGE’U
Jeśli chcesz opublikować artykuł na naszej stronie internetowej lub fanpage'u,
napisz maila na adres:
[email protected]
Co powinien zawierać Twój mail?




imię i nazwisko autora tekstu
tytuł artykułu
treść artykułu
zdjęcia (nie akceptujemy zdjęć ,,do ściągnięcia" z facebooka, można załączyć link do folderu na
google drive lub innego źródła, skąd można je pobrać WSZYSTKIE RAZEM)
Zastrzegamy sobie prawo do korekty otrzymanego tekstu i polecamy przed jego nadesłaniem skonsultować się
ze Słownikiem Języka Polskiego i/lub Słownikiem Poprawnej Polszczyzny i/lub Słownikiem Ortograficznym.
UWAGA! Team Marketingowy nie tworzy artykułów/tekstów de novo. Leży to w gestii KLP lub osoby
przez niego wyznaczonej. Wynika to z faktu, że osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt znają go
lepiej i są merytorycznie przygotowane do stworzenia takiej publikacji. My natomiast każdy tekst
chętnie poddamy korekcie.
6
KONTAKT Z GRAFIKIEM ODDZIAŁU
Jeśli potrzebujesz grafiki dla swojego projektu, skontaktuj się z naszym Grafikiem
Oddziałowym:
Weronika Smieszek
tel.: +48 697 025 512
e-mail: [email protected]
Co powinien zawierać Twój mail?





dokładny opis grafiki ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami
o jeśli przygotowujesz plakat dot. jakiegoś wydarzenia, nie zapomnij o tak istotnych
szczegółach jak data, godzina, czy miejsce wydarzenia!
informacje o logach partnerów, które chcesz umieścić na grafice – załącz je! (jeśli dotyczy)
o nie zapomnij o logo IFMSA-Poland!
wymiary grafiki (w centymetrach) lub jej format (np. A3, A4)
datę, na kiedy potrzebujesz dany projekt
adres mailowy, na który należy wysłać gotową grafikę
UWAGA! Osoba rozliczająca daną akcję ma za zadanie rozliczyć także Grafika, gdyż nie dostaje on punktów za
funkcję pełnioną w Oddziale. Obowiązkiem samego Grafika jest zaś sprawdzanie w akcjach na swoim koncie,
czy na bieżąco pojawiają się projekty, w których brał udział.
7
KONTAKT Z FOTOGRAFEM ODDZIAŁU
Jeśli potrzebujesz Fotografa na swoją akcję, skontaktuj się z następującymi osobami:
Fotograf - Katowice
Alexander Suchodolski
tel.: +48 501 191 741
e-mail: [email protected]
Fotograf - Zabrze
Klaudia Kosek
tel.: +48 788 319 942
e-mail: [email protected]
Co powinien zawierać Twój mail?




datę i miejsce akcji, w której ma wziąć udział Fotograf
ewentualne szczegóły dotyczące fotorelacji – np. jeśli na zdjęciach mają być szczególnie
wyeksponowane materiały od któregoś z partnerów – napisz to!
przewidywaną ilość godzin akcji
kontakt telefoniczny do organizatora akcji
Jeśli Fotograf przypisany do Twojego miasta nie jest dostępny w danym terminie, napisz do drugiej osoby.
Może zdarzyć się tak, że żaden z Fotografów nie będzie w danym terminie dostępny, wtedy obowiązek
znalezienia Fotografa leży po stronie KLP.
Mamy również do dyspozycji DRONA. Jeśli chcesz go na swojej akcji, kontaktuj się od razu z Alexem.
UWAGA! Osoba rozliczająca daną akcję ma za zadanie rozliczyć także Fotografa (gdyż nie dostaje on punktów
za funkcję pełnioną w Oddziale), a dostanie on punkty tylko wtedy, gdy w opisie zadań będzie podany link do
fotorelacji. Należy zaznaczyć ilość godzin przy udziale w akcji oraz wykonanie fotorelacji. Obowiązkiem
samego Fotografa jest sprawdzanie w akcjach na swoim koncie, czy na bieżąco pojawiają się projekty, w
których brał udział.
8
KONTAKT Z KOORDYNATOREM DS. RAPORTÓW
Bardzo istotną częścią pracy VPE LC jest raportowanie akcji, które skupia się na dwóch aspektach:


gromadzeniu krótkich fotorelacji (max. 10-15 zdjęć) z realizacji projektów
tworzeniu bazy kontaktowej sponsorów i partnerów lokalnych poszczególnych projektów, która będzie
służyć przyszłym KLP i VPE LC
Dlatego też obowiązkiem Koordynatora Lokalnego Projektu jest:
1.
Przesłanie wspomnianej fotorelacji Koordynatorowi ds. Raportów najpóźniej 7 dni po zakończeniu
akcji:
Alexander Suchodolski
tel.: +48 501 191 741
e-mail: [email protected]
Co powinna zawierać wiadomość?




nazwę projektu
nazwę programu stałego, pod który podlega projekt
datę przeprowadzenia projektu
zdjęcia załączone w wiadomości lub link do nich na dysku google lub do innego miejsca, z którego
można pobrać je WSZYSTKIE NARAZ
2.
Uzupełnienie danych kontaktowych partnerów akcji:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ko_H3Ad4PdsRU9z2ThGQjiYr_0rv3rzO
QkMZ8Pzl-xY/edit?usp=sharing
Należy wybrać odpowiedni Arkusz w zależności od Programu Stałego i uzupełnić WSZYSTKIE kolumny!
W przypadku niedotrzymania terminu Koordynator ds. Raportów będzie o sobie przypominał :) , brak
współpracy KLP będzie zgłoszony Koordynatorowi Programu Stałego lub Wiceprezydentowi Oddziału
ds. Marketingu.
9
Z PRZYMRUŻENIEM OKA
10
Jeżeli nie odnalazłeś interesującej Cię formy pomocy wyżej, napisz maila na adres:
[email protected] lub [email protected] .
Napisz jak się nazywasz, jakiego wydarzenia dotyczy Twoje zgłoszenie i co byś
chciał od nas uzyskać. Prosimy o formowanie wypowiedzi w punktach, wtedy
istnieje większe prawdopodobieństwo że zrozumiemy od razu i będziemy w stanie
szybciej Ci odpowiedzieć.
Z wyrazami szacunku,
Natalia Jainta
Wiceprezydent Oddziału ds. Marketingu
tel. 503 139 522
e-mail: [email protected]
Izabela Zgardzińska
Asystent Wiceprezydenta Oddziału ds. Marketingu
tel. 501 761 725
e-mail: [email protected]
11