Rozeznanie rynku

OPS.271.11.2016
Mszanowo 08.02.2016r.
ROZEZNANIE RYNKU
Dotyczy: zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych
równowartości 30 tys. euro.
Zapraszam do złożenia oferty cenowej na: „Dostawę artykułów biurowych i materiałów
eksploatacyjnych na potrzeby Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w
Mszanowie oraz odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych” w 2016 roku.
I. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest dostawa do siedziby Zamawiającego artykułów
biurowych określonych w załączniku nr 1a i materiałów eksploatacyjnych określonych w
załączniku nr 1b a także odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych z siedziby
Zamawiającego od 19.02.2016 r. do 31.12.2016 r.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1) Wymagania dotyczące dostarczanych artykułów biurowych:
a) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący dostawy fabrycznie nowych
artykułów biurowych zawiera załącznik nr 1a do niniejszego zapytania ofertowego.
b) Ww. załącznik zawiera wykaz artykułów oraz ich przewidywane ilości. Ilości te oraz
asortyment mogą ulec zmianie w trakcie obowiązywania umowy. Ostateczna ilość
poszczególnych materiałów oraz ich asortyment będą wynikały z faktycznych potrzeb
Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy.
c) Jeżeli w trakcie realizacji umowy wystąpi konieczność zakupu artykułów biurowych
nieuwzględnionych w załączniku nr 1a, a niezbędnych do funkcjonowania
Zamawiającego, będą one zamówione u Wykonawcy w ramach zawartej umowy. Ceny
dodatkowych artykułów nie mogą być wyższe niż ceny hurtowe Wykonawcy.
d) W przypadkach, w których Zamawiający użył nazw własnych, dopuszcza się złożenie
oferty z materiałami równoważnymi do wskazanych w załączniku Nr 1a.
e) Wszelkie nazwy własne użyte w opisach przedmiotu zamówienia, określają wymagany
standard, jakości towarów i usług. Dopuszcza się możliwość przedstawienia w ofercie
rozwiązań równoważnych o walorach nie gorszych niż opisane w SIWZ. W przypadku
zaoferowania materiałów równoważnych, to po stronie Wykonawcy leży obowiązek
wykazania, że oferowane przez niego materiały spełniają wymagania określone w opisie
przedmiotu zamówienia.
f) W przypadku wystąpienia wad lub niezgodności dostarczonego przedmiotu umowy z
wymaganiami Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do wymiany poszczególnych
pozycji przedmiotu zamówienia lub usunięcia wad w terminie 3 dni roboczych licząc od
daty ich stwierdzenia.
2) Wymagania dotyczące dostarczanych materiałów eksploatacyjnych:
a) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący dostawy fabrycznie nowych
materiałów eksploatacyjnych zawiera załącznik nr 1b do niniejszego zapytania
ofertowego.
b) Ww. załącznik zawiera wykaz materiałów oraz ich przewidywane ilości. Ilości te oraz
asortyment mogą ulec zmianie w trakcie obowiązywania umowy. Ostateczna ilość
poszczególnych materiałów oraz ich asortyment będą wynikały z faktycznych potrzeb
Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy.
c) Jeżeli w trakcie realizacji umowy wystąpi konieczność zakupu materiałów
eksploatacyjnych nieuwzględnionych w załączniku nr 1b, a niezbędnych do
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
funkcjonowania Zamawiającego, będą one zamówione u Wykonawcy w ramach zawartej
umowy.
Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych w stosunku do oryginalnych
materiałów produkowanych przez producentów urządzeń. Zamawiający pod pojęciem
„produkt równoważny” rozumie produkt o parametrach takich samych bądź lepszych
(pojemność tuszu, tonera, wydajność i jakość wydruku), kompatybilny ze sprzętem, do
którego jest zamawiany, wyjątek stanowią materiały eksploatacyjne do drukarki HP
Office Jet Pro 8100 (HP 950 Czarny, HP 950XL Czarny, HP 951XL C / M / Y) – w tym
przypadku Zamawiający nie dopuszcza zastosowania produktów równoważnych, czyli
tuszów zamiennych – pod uwagę będą brane jedynie oferty zawierające cenę
oryginalnych materiałów eksploatacyjnych (tuszów) firmy HP.
Zamawiający wymaga, aby oferowane materiały eksploatacyjne (również równoważne)
nie były produktem regenerowanym i poddanym procesowi ponownego napełniania.
Wszystkie elementy wchodzące w skład oferowanych materiałów muszą być fabrycznie
nowe, nieregenerowane, niefabrykowane, niewchodzące wcześniej (pierwotnie), w
całości ani też w części w skład innych materiałów.
Wykonawca składając ofertę na produkty równoważne musi dołączyć stosowne
certyfikaty/dokumenty potwierdzające równoważność oferowanych materiałów
eksploatacyjnych potwierdzenie zgodności parametrów technicznych (raport z testów
wydajności), w tym wydajności określonych na podstawie norm ISO/IEC 19752 dla
tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 24711 dla wkładów atramentowych, ISO/IEC
19798 dla kaset do kolorowych drukarek laserowych lub norm równoważnych).
Wykonawca gwarantuje, że dostarczone materiały eksploatacyjne będą wysokiej jakości,
zapewnia kompatybilność pracy z urządzeniem zamawiającego, i bezpieczeństwo oraz
posiadają właściwe opakowanie i oznakowanie.
Wykonawca gwarantuje, że zamontowanie i użytkowanie dostarczonych przez niego
materiałów eksploatacyjnych nie spowoduje utraty praw gwarancji producenta
urządzenia, do którego są przeznaczone.
Jeżeli w trakcie realizacji umowy zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub
niezawodność dostarczonych produktów niekorzystnie odbiega od wymagań producenta
drukarek, kserokopiarek, faxów wykonawca zobowiązuje się do gwarancyjnej wymiany
produktu na nowy w terminie 48 godzin (w dni robocze) od momentu zgłoszenia przez
Zamawiającego o wadliwym produkcie (e-mail lub faxem). Wymiana nastąpi w siedzibie
Zamawiającego na koszt i ryzyko Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów naprawy drukarki, gdy jej uszkodzenie
powstało w wyniku stosowania tonera, tuszu lub bębna dostarczonego przez
Wykonawcę. Za podstawę żądania przez zamawiającego naprawy drukarki (włączając w
to wymianę bębna lub głowicy) uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu
producenta drukarki. Naprawa drukarki wykonana zostanie w autoryzowanym serwisie
producenta drukarki w ciągu 3 dni od momentu zgłoszenia (faxem) Wykonawcy przez
Zamawiającego konieczności wykonania naprawy. Koszty związane z naprawą ponosi
Wykonawca.
Wymaga się, aby przedmiot zamówienia: był opakowany w oryginalne opakowania
producentów, posiadał na opakowaniu zewnętrznym informacje pozwalające na
identyfikację produktu, producenta, był opakowany w wewnętrzne szczelne i
hermetyczne opakowanie zabezpieczające przed kontaktem z otoczeniem.
Wymaga się, aby oferowane materiały eksploatacyjne posiadały gwarancję na minimum
12 miesięcy liczony od daty dostawy.
Zamawiający niezależnie od wymagań żąda, aby w przypadku zaoferowania
równoważnych materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów, kserokopiarek
Wykonawca dołączył do oferty oświadczenie następującej treści: „Oświadczamy, że
zaoferowane materiały eksploatacyjne zamienne są odpowiednie dla danego rodzaju
sprzętu i będą w pełni z nim współpracowały. W przypadku awarii z przyczyn dotyczących
dostarczonego materiału eksploatacyjnego zobowiązujemy się do naprawy urządzenia w
autoryzowanym serwisie i pokrycia w całości szkód, jakie awaria ta spowodowała oraz że
wszelkie wymagane ekspertyzy związane z oceną kwestionowanych, a dostarczonych
przez nas materiałów eksploatacyjnych przeprowadzimy na własny koszt."
3) Wymagania dotyczące odbioru zużytych materiałów eksploatacyjnych:
a) Wykonawca zobowiązuje się do odbioru zużytych materiałów eksploatacyjnych (pustych
wkładów drukujących itp.) z siedziby Zamawiającego.
b) Wykonawca nie pobiera od Zamawiającego dodatkowych opłat związanych z odbiorem
oraz utylizacją zużytych materiałów eksploatacyjnych. W przypadku, gdy Wykonawca
ponosi koszty związane z utylizacją w/w materiałów, koszt powinien być wliczony w cenę
zakupu materiałów.
c) Wykonawca ma prawo odmówić odbioru zużytych materiałów eksploatacyjnych, jeżeli
ich ilość znacznie (co najmniej o 25%) przewyższa ilość zakupionych przez Zamawiającego
materiałów.
d) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu odpowiedni dokument potwierdzający ilość
odebranych zużytych materiałów eksploatacyjnych – Kartę Przekazania Odpadu, na
piśmie nie później niż 30 dni od daty odbioru w/w materiałów.
4) Zamawiający zastrzega sobie prawo jednostronnej zmiany szacowanej ilości artykułów
biurowych i materiałów eksploatacyjnych w trakcie realizacji zamówienia, wskazanej w
załączniku nr 1a i 1b do formularza ofertowego. W razie zaistnienia takiej sytuacji
Wykonawca nie będzie zgłaszał żadnych roszczeń.
5) Zamówienie obejmuje dostawę z wniesieniem do siedziby Zamawiającego artykułów
biurowych i materiałów eksploatacyjnych, oraz odbiór z wyniesieniem materiałów z siedziby
Zamawiającego, należy więc uwzględnić w/w koszty w składanej ofercie.
6) Dostawy będą realizowane sukcesywnie, w sposób częściowy, wg zgłaszanego przez
Zamawiającego zamówienia w formie pisemnej, telefonicznej lub elektronicznej (e-mail).
7) Odbiór będzie realizowany sukcesywnie w sposób częściowy, według zgłaszanego przez
zamawiającego zapotrzebowania.
8) Termin realizacji poszczególnych dostaw częściowych od dnia otrzymania zamówienia przez
Dostawcę wynosi do 3 dni.
9) Termin realizacji poszczególnych odbiorów częściowych zużytych materiałów od dnia
otrzymania zamówienia wynosi 7 dni.
10) Dostarczony towar musi być fabrycznie nowy i w I gatunku.
3. Zaleca się, aby Wykonawcy pozyskali dla siebie na swoją własną odpowiedzialność i ryzyko
wszelkie informacje, które mogą być niezbędne w przygotowaniu oferty. Koszty z tym związane
ponosi Wykonawca.
4. Wymagany termin wykonania zamówienia: sukcesywnie do 31 grudnia 2016 r.
II. Sposób złożenia oferty
1. Pisemną ofertę należy złożyć na załączonym formularzu (załącznik nr 1).
2. Cenę podaną w ofercie (brutto w PLN) należy określić z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku.
3. Cena podana w ofercie jest ceną ryczałtową - musi więc obejmować wszystkie koszty związane z
realizacją zamówienia (np.: dostawa do siedziby zamawiającego, stawka VAT, itp.).
4. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
5. Wykonawca nie może dokonywać żadnych zmian w projekcie umowy i zobowiązuje się do jej
podpisania, gdy zostanie wybrany na Wykonawcę niniejszego zamówienia
6. Ofertę należy przesłać w formie pisemnej: mailem (zeskanowaną ofertę z podpisem) na adres
[email protected], lub złożyć w siedzibie Zamawiającego lub przesłać na adres
Zamawiającego: do godz. 10.00 dnia 16.02.2016r. w pokoju nr 7 Ośrodka Pomocy Społecznej
Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie, Mszanowo ul. Podleśna 1, 13-300 Nowe
Miasto Lubawskie z dopiskiem:
Oferta na „Dostawę artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych na potrzeby
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mszanowie, oraz odbiór zużytych materiałów
eksploatacyjnych” w 2016 roku.
A. Szpanowski
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
8. Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z ww. wymogami ponosi Wykonawca (np.
potraktowanie oferty jako zwykłej korespondencji i nie dostarczenie jej na miejsce składania
ofert w terminie określonym w punkcie 6. Oferty, które wpłyną do OPS w Mszanowie po terminie
określonym w punkcie 6 nie będą rozpatrywane.
9. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:
1) Adrian Szpanowski – tel. 56 472 63 32 / 728-998-620
e-mail: [email protected]
10. Załączniki do ogłoszenia:
1) druk oferty,
1a) wykaz artykułów biurowych
1b) wykaz materiałów eksploatacyjnych
2) projekt umowy,
3) oświadczenie
III Warunki umowy
Zamówienie będzie realizowane na podstawie umowy zawartej po wyborze najkorzystniejszej oferty.
Projekt umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia.