pobierz

INFORMACJA POKONTROLNA NR 6/PLSN/2016
1
Numer kontroli
6/PLSN/2016
2
Nazwa jednostki
kontrolowanej
Centrum Projektów Europejskich - Wspólny Sekretariat dla Programu
Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020
3
Adres jednostki
kontrolowanej
ul. Świętego Mikołaja 81, 50-126 Wrocław
4
Kontrola dotyczy
Programu
Program Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020
5
Podstawa prawna
przeprowadzenia
kontroli
§10 Porozumienia w sprawie powierzenia Centrum Projektów Europejskich
zadań związanych z realizacją programów Europejskiej Współpracy
Terytorialnej
6
Termin kontroli
2-4 marca 2016 roku
7
Osoby uczestniczące
w kontroli
Pani Ewelina Kałucka – kierownik Zespołu kontrolującego
Pan Paweł Nowikowski – członek Zespołu kontrolującego
Pan Michał Dąbek - członek Zespołu kontrolującego
Celem kontroli była ocena wykonania obowiązków Wspólnego Sekretariatu
w zakresie:
− udzielania wsparcia Komitetom Monitorującym oraz Grupom
Roboczym,
− prowadzenia naborów wniosków o dofinansowanie,
− organizacji
działań
informacyjnych,
promocyjnych
oraz
upowszechniających,
− opracowania i wdrożenia procedur wewnętrznych (np. Instrukcja
Wykonawcza),
− przechowywania dokumentów,
− zarządzania uprawnieniami użytkowników SL2014/SRHD,
− wprowadzania danych do SL2014,
− kontroli zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania
danych osobowych z przepisami prawa krajowego i zawartym
Porozumieniem w sprawie powierzenia Centrum Projektów
Europejskich przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją
programów Współpracy Interreg V-A 2014-2020: Polska-Słowacja,
Polska Saksonia, Południowy Bałtyk,
w okresie od 1 marca 2015 roku do 23 lutego 2016 roku.
8
Zakres kontroli
9
USTALENIA KONTROLI – OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU
Wspólny Sekretariat (dalej: WS) dla Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020
(dalej: Program) oficjalnie został powołany w ramach Centrum Projektów Europejskich (dalej: CPE) na
mocy Porozumienia w sprawie powierzenia Centrum Projektów Europejskich zadań związanych
z realizacją programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2014-2020 z dnia 20 lipca 2015 roku. WS
rozpoczął funkcjonowanie 1 marca 2015 roku.
1
Szczegółowy opis realizacji zadań zleconych WS został zawarty w dokumencie pn. Instrukcja
Wykonawcza. Wspólny Sekretariat Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020 (dalej:
Instrukcja).
Instrukcja została zatwierdzona przez Instytucję Zarządzającą (dalej: IZ) w dniu 23 lutego 2016 roku.
Następnie 4 kwietnia 2016 roku IZ zatwierdziła aktualizację dokumentu.
I.
Udzielanie wsparcia Komitetom Monitorującym oraz Grupom Roboczym
Komitet Monitorujący (dalej: KM) został powołany na podstawie art. 47 i 48 rozporządzenia UE nr
1303/2013 i jest podstawowym ciałem decyzyjnym Programu, odpowiedzialnym m.in. za zapewnienie
jego prawidłowej i efektywnej realizacji, a także za wybór projektów do dofinansowania.
Organizacja posiedzeń KM, w tym m.in. przesyłanie zaproszeń, przygotowanie materiałów (w tym
uchwał), zapewnienie miejsca oraz obsługi, zapewnienie tłumaczenia, rozliczenie kosztów udziału
partnerów społecznych oraz sporządzanie protokołów z jego przebiegu należy do zadań WS.
KM do dnia 2 marca 2016 roku odbył 2 posiedzenia:
8 lipca 2015 roku w Gorlitz,
15 października 2015 roku w Kliczkowie.
Z dokumentów przekazanych Zespołowi kontrolującemu w trakcie kontroli wynika, że WS przekazywał
zaproszenia na posiedzenia KM, opracowywał protokoły wynikowe z posiedzeń, brał udział
w opracowywaniu Programu oraz uchwał KM. Dokumentacja z poszczególnych spotkań jest
archiwizowana w siedzibie WS.
WS przeprowadził w badanym okresie 4 procedury obiegowe, które obejmowały: przygotowywanie
i przesyłanie do członków KM wiadomości z informacją o rozpoczęciu procedury oraz informacji
o zbliżającym się terminie oddania głosu, zbieranie kart do głosowania, sporządzanie protokołów
oceny pisemnej z procedury obiegowej, zestawienia uzupełnień, wniosków i komentarzy członków KM
do procedur pisemnych, jak również sporządzanie protokołów z posiedzeń.
Dokumentacja z poszczególnych spotkań jest archiwizowana w siedzibie WS i została dostarczona do
wglądu Zespołowi kontrolującemu w trakcie kontroli na miejscu. Dodatkowo Zespół kontrolujący
zweryfikował, że wszystkie protokoły z procedury pisemnej umieszczone są na stronie internetowej
Programu wraz z regulaminem, procedurą skargową oraz listą członków KM.
Przed powstaniem KM, w Programie działała również Grupa Robocza ds. przygotowania Programu. WS
zapewnił obsługę spotkania Grupy Roboczej w dniach 20-21 maja 2015 roku w Dreźnie.
II.
Prowadzenia naborów wniosków o dofinansowanie
W badanym okresie WS przeprowadził 3 nabory wniosków na projekty regularne:
1. w ramach I osi priorytetowej Dziedzictwo naturalne i kulturowe,
2. w ramach II osi priorytetowej Mobilność regionalna,
3. w ramach III osi priorytetowej Edukacja transgraniczna,
jak również przesłał zaproszenia do składania wniosków na projekty flagowe oraz projekt parasolowy.
Łącznie w ramach naborów na projekty regularne złożonych zostało 37 projektów. W wyniku
zaproszeń do składania wniosków na projekty flagowe i projekt parasolowy złożone zostały
4 koncepcje projektów flagowych i 1 projekt parasolowy.
W momencie rozpoczęcia kontroli WS zamknął nabór na projekty regularne w ramach IV osi
priorytetowej, jednakże Zespół kontrolujący odstąpił od weryfikacji wniosków o dofinansowanie
złożonych w ramach ww. naboru, ze względu na zbyt małą ilość dokumentów do weryfikacji. Wnioski
o dofinansowanie z ww. naboru zostaną objęte kontrolą w trakcie następnej kontroli systemowej.
2
WS informował potencjalnych wnioskodawców, poprzez stronę internetową Programu, o rozpoczęciu
oraz zamknięciu poszczególnych naborów na projekty regularne, jak również umieszczał informacje
o ilości złożonych w ramach naboru projektów.
Jednakże Zespół kontrolujący stwierdził, że na stronie Programu nie pojawiła się informacja na temat
liczby wniosków złożonych w ramach naboru na III oś priorytetową Edukacja transgraniczna
(uchybienie nr 1 w pkt 10 niniejszego dokumentu).
Złożone wnioski poddawane są ocenie, na którą składa się ocena formalno-administracyjna oraz ocena
merytoryczna, podzielona na ocenę jakości oraz ocenę wykonalności. Ocena formalno-administracyjna
oraz ocena wykonalności przeprowadzane są przez WS, a w uzasadnionych przypadkach istnieje
możliwość konsultacji z ekspertami branżowymi/właściwymi instytucjami. Ocena jakości
przeprowadzana jest wyłącznie przez pracowników WS.
Spośród wszystkich złożonych wniosków, za pomocą funkcji LOS w MS Excel, wybrano do próby 8
z nich:
1. tytuł projektu: Rozwój portalu NEISSE:GO/NYSA:GO, numer: PLSN.01.01.00-DE-0006/16,
beneficjent wiodący: Verkehrsverbund Oberlausitz-Niederschlesien GmbH,
2. tytuł projektu: Mobilne Laboratoria Innowacyjności i Usług Wzmacniania Potencjału
Innowacyjności w Regionie Transgranicznym (TRAILS), numer: PLSN.03.01.00-02-0002/15,
beneficjent wiodący: Technische Universität Dresden,
3. tytuł projektu: Żary i Weißwasser bliżej Europy poprzez lepszy dostęp do międzynarodowych
dróg, numer: PLSN.02.01.00-08-0010/16, beneficjent wiodący: Gmina Żary o statusie
miejskim,
4. tytuł projektu: Park Mużakowski – ochrona, rozwój i promocja europejskiego dziedzictwa
kultury, numer: PLSN.01.01.00-14-0007/16, beneficjent wiodący: Narodowy Instytut
Dziedzictwa,
5. tytuł projektu: Park Mostów, numer: PLSN.01.01.00-02-0019/16, beneficjent wiodący: Gmina
Miejska Zgorzelec,
6. tytuł projektu: Fundusz Małych Projektów Interreg Polska-Saksonia 2014-2020, numer:
PLSN.04.01.00-02-0003/15, beneficjent wiodący: Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu
Nysa,
7. tytuł projektu: Modernizacja drogi wojewódzkiej nr 351 Pieńsk-Jędrzychowice wraz z ul.
Bolesławiecką i Dr. Kahlbaum-Allee w Görlitz, numer: PLSN.02.01.00-02-0015/16, beneficjent
wiodący: Województwo Dolnośląskie (Dolnośląska Służba Dróg i Kolei),
8. tytuł projektu: Budowa dróg w obszarze przygranicznym Krauschwitz – Łęknica, numer:
PLSN.02.01.00-08-0027/16, beneficjent wiodący: Gmina Łęknica,
Weryfikacja procesu oceny projektów, przeprowadzona przez Zespół kontrolujący, została
przedstawiona w Tabeli nr I.
W ramach oceny jakości projektu parasolowego konieczne jest, aby wniosek o dofinansowanie uzyskał
pozytywną opinię IZ i IK (rozdział V.1.2. Podręcznika Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia
2014-2020). Zespół kontrolujący stwierdził, że w przypadku projektu pn. Fundusz Małych Projektów
Interreg Polska – Saksonia 2014-2020, ocena jakości została zakończona poprzez podpisanie listy
sprawdzającej, pomimo że ww. opinie nie zostały pozyskane. Ponadto w przypadku projektu pn.
Modernizacja drogi wojewódzkiej nr 351 Pieńsk-Jędrzychowice wraz z ul. Bolesławiecką i Dr.KahlbaumAllee w Gorlitz zaznaczono w liście sprawdzającej, że ocena realizacji rozwoju strategii ze strony
saksońskiej została złożona, pomimo że dokument nie został do Kontrolera dostarczony (uchybienie nr
2 w pkt 10 niniejszej Informacji pokontrolnej). Poza powyższymi zastrzeżeniami, Zespół kontrolujący
ocenia weryfikowany proces pozytywnie.
3
Tabela nr I
Tytuł projektu
Rozwój portalu NEISSE:GO/NYSA:GO
Mobilne Laboratoria Innowacyjności
i Usług Wzmacniania Potencjału
Innowacyjności w Regionie
Transgranicznym (TRAILS)
Żary i Weiβwasser bliżej Europy
poprzez lepszy dostęp do
międzynarodowych dróg
Park Mużakowski – ochrona,
rozwój i promocja europejskiego
dziedzictwa kultury
Numer
PLSN.01.01.00-DE-0006/16 (symbol
naboru: PLSN.01.01.00-JP.01-0R01/15)
PLSN.03.01.00-DE-0002/15 (symbol
naboru: PLSN.03.01.00-IP.01-00F01/15)
PLSN.02.01.00-08-0010/16
(symbol naboru: PLSN.02. 01.00.
IP.01-00-R02/15)
PLSN.01.01.00-14-0007/16
(symbol naboru: PLSN.01. 01.00IP.01-00-R01/15)
Beneficjent Wiodący
Verkehrsverbund OberlausitzNiederschlesien GmbH (partner:
Dolnośląska Org. Turystyczna)
Technische Universitat Dresden
(partner: Województwo
Dolnośląskie)
Gmina Żary o statusie miejskim
Narodowy Instytut Dziedzictwa
Data złożenia wniosku o dofinansowanie
2016-01-14
2015-11-30
2016-01-15
2016-01-15
Data wprowadzenia do SL2014
2016-01-18
2015-12-02
2016-01-19
2016-01-18
Data przekazania informacji o nadaniu nr
w systemie SL2014
2016-01-21
2016-12-16
2016-01-21
2016-01-21
2016-01-11 (ocena realizacji strategii
rozwoju: strona PL 2016-01-29,
strona SN 2016-01-27)
2016-02-01
2016-02-19
Pracownik
2016-02-08 (ocena realizacji strategii
rozwoju: strona PL 2016-02-11, brak
ze strony SN)
Kierownik
2016-02-08
2016-01-11
2016-02-01
2016-02-19
Data wysłania pisma z uwagami do
wniosku o dofinansowanie
2016-02-08
2016-01-11
2016-02-01
2016-02-19
Data wpływu odpowiedzi Beneficjenta
2016-02-15
2016-02-08
2016-02-15
Nie uzup. do momentu kontroli
Data poinformowania o Beneficjenta o
rozpoczęciu oceny merytorycznej
Nd.
Nd.
Nd.
Nd.
Data podpisania
listy sprawdzającej
(Ocena jakości)
Pracownik
Nd.
Nd.
Nd.
Nd.
Kierownik
Nd.
Nd.
Nd.
Nd.
Nd.
Nd.
Nd.
Nd.
Data podpisania
listy sprawdzającej
(ocena formalnoadministracyjna)
Data wysłania pisma z uwagami do Ben.
4
Tytuł projektu
Park Mostów
Fundusz Ma łych Projektów Interreg
Polska – Saksonia 2014-2020
Modernizacja drogi wojewódzkiej
nr 351 Pieńsk-Jędrzychowice wraz
z ul. Bolesławiecką i Dr.KahlbaumAllee w Gorlitz
Budowa dróg w obszarze
przygranicznym Krauschwitz –
Łęknica
Numer
PLSN.01.01.00-02-0019/16 (symbol
naboru: PLSN.01.01.00-IP.01-00R01/15)
PLSN.04.01.00-02-0003/15 (symbol
naboru PLSN.04.01.00-IP.01-00P01/15)
PLSN.02.01.00-02.0015/16 (symbol
naboru: PLSN.02.01.00-IP.01-00R02/15)
PLSN.02.01.00-08-0027/16
(symbol naboru: PLSN.02.01.00IP.01-00-R02/15)
Beneficjent Wiodący
Gmina Miejska Zgorzelec
Stowarzyszenie Gmin Polskich
Euroregionu Nysa
Województwo Dolnośląskie
(reprezentowane przez Dolnośląską
Służbę Dróg i Kolei)
Gmina Łęknica
Data złożenia wniosku o dofinansowanie
2016-01-15 (RK Gorlitz)
2016-01-19 (WS Wrocław)
2015-11-30
2016-01-15
2016-01-19
Data wprowadzenia do SL2014
2016-01-19
2015-12-04
2016-01-20
2016-01-20
Data przekazania informacji o nadaniu nr
w systemie SL2014
2016-01-21
2015-12-18
2016-01-21
2016-01-21
2016-02-02
2016-01-05
2016-02-19 (ocena realizacji
strategii rozwoju: strona PL 201602-08, brak ze strony SN)
2016-02-19 (ocena realizacji
strategii rozwoju: strona PL 201601-28, brak ze strony SN)
2016-02-02
2016-01-05
2016-02-19
2016-02-19
Data wysłania pisma z uwagami do
wniosku o dofinansowanie
2016-02-10
2016-01-11
2016-02-19
2016-02-19
Data wpływu odpowiedzi Beneficjenta
Do momentu kontroli nie
uzupełniono dokumentacji
2016-02-08
Nd. Termin do 2016-03-18
Nd. Termin do 2016-03-18
Data podpisania
listy sprawdzającej
(ocena formalnoadministracyjna)
Pracownik
Nd.
2016-02-10
Nd.
Nd.
Kierownik
Nd.
2016-02-16 (karta oceny w ramach
kryterium nr 14 z 5.02.2016 r. –
wypełniona przez Sachisches
Ministerium fur Umwelt und
Landschaft / Nationale Behorde oraz
z 25.01.2016 r. – Urząd
Nd.
Nd.
Data podpisania
listy sprawdzającej
(ocena formalnoadministracyjna)
Pracownik
Kierownik
5
Marszałkowski Województwa
Dolnośląskiego)
Data poinformowania o Beneficjenta o
rozpoczęciu oceny merytorycznej
Nd.
2016-02-16
Nd.
Nd.
Data podpisania
listy sprawdzającej
(Ocena jakości)
Pracownik
Nd.
2016-02-26
Nd.
Nd.
Kierownik
Nd.
2016-02-26
Nd.
Nd.
Nd.
Nd. Oceniony na 65 na 70 pkt;
rekomendacja, aby doprecyzować
sposób zapewnienia przez
wnioskodawcę równego dostępu do
dofinansowania mikroprojektów dla
mikrobeneficjentów spoza członków
euroregionu, w szczególności dla
instytucji z obszaru wsparcia spoza
obszaru działalności euroregionu.
Nd.
Nd.
Data wysłania pisma z uwagami do
Beneficjenta
6
III.
Organizacja działań informacyjnych, promocyjnych oraz upowszechniających
W kontrolowanym okresie WS przeprowadził szereg działań informacyjno-promocyjnych w ramach
Programu, w tym przede wszystkim:
Umieszczanie komunikatów w Internecie – informacja o zaakceptowaniu przez Komisję
Europejską Programu (26 czerwca 2015 roku), zatwierdzenie alokacji w ramach pierwszych
naborów (30 lipca 2015 roku), zaproszenie do wzięcia udziału w konferencji inauguracyjnej
w Kliczkowie (13 października 2015 roku), informacja o pierwszych naborach wniosków na
projekty regularne (27 listopada 2015 roku),
Przesyłanie newslettera – zaproszenie do wzięcia udziału w spotkaniach informacyjnych
w Jeleniej Górze i Bautzen (10 września 2015 roku), zaproszenie do wzięcia udziału
w konferencji w Kliczkowie (23 września 2015 roku), informacja o materiałach z konferencji
(19 października 2015 roku), zaproszenie do wzięcia udziału w spotkaniu informacyjnym
z Gorlitz (26 października 2015 roku), informacja o pierwszych naborach wniosków na projekty
regularne (24 listopada 2015 roku), zaproszenie na warsztaty w Gorlitz i Wrocławiu (1 grudnia
2015 roku), informacja o naborach wniosków na projekty regularne z IV osi priorytetowej (4
grudnia 2015 roku), zaproszenie na warsztaty (20 stycznia 2016 roku),
Organizacja spotkań informacyjnych – Jelenia Góra (29 października 2015 roku), Bautzen
(1 października 2015 roku), Żary (6 października 2015 roku), Gorlitz (3 listopada 2015 roku),
Organizacja konferencji inauguracyjnej Program – Kliczków (15 października 2015 roku),
Organizacja warsztatów dla wnioskodawców – Wrocław (10-11 grudnia 2015 roku), Gorlitz
(15-16 grudnia 2015 roku), Drezno (27 stycznia 2016 roku), Gorlitz (28 stycznia 2016 roku),
Jelenia Góra (2 lutego 2016 roku), Żary (3 lutego 2016 roku).
Dodatkowo WS, zgodnie ze Strategią Komunikacji Programu, przyjął Plan Działań InformacyjnoPromocyjnych w 2016 r. w ramach Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020. Ww.
dokument został przekazany do wglądu Zespołowi kontrolującemu.
Zespół kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do kontrolowanego procesu.
IV.
Opracowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych (np. Instrukcja Wykonawcza)
Szczegółowe zadania WS zostały określone w Instrukcji, która została zatwierdzona 23 lutego 2016
roku i następnie zaktualizowana 4 marca 2016 roku. Dokument zawiera informacje o poszczególnych
procesach przebiegających w Programie, w które zaangażowany jest WS. Ww. procesy zostały
podzielone na etapy, do których realizacji i wdrażania przydzielono pracowników lub kierownika WS.
Oświadczenia o bezstronności i poufności
Wszyscy pracownicy, włącznie z kierownikiem WS, w pierwszym dniu pracy podpisują oświadczenie
o bezstronności i poufności. Ww. dokument zawiera zobowiązanie pracowników WS do przestrzegania
zasady bezstronności, tj. brania udziału jedynie w weryfikacji takich projektów, w stosunku do których:
1. nie pozostają z beneficjentem w żadnym stosunku faktycznym lub prawnym, który mógłby
budzić wątpliwości co do ich bezstronności oraz mieć wpływ na wykonywanie przez nich
obowiązków,
2. nie są członkami organów beneficjenta, stowarzyszeń, fundacji lub innych podmiotów
7
powiązanych w jakikolwiek sposób organizacyjny lub personalny z beneficjentem,
3. w strukturach organizacyjnych beneficjenta, na stanowiskach kierowniczych, nie jest
zatrudniony ich małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia,
4. osoby wymienione w pkt 3, ani pracownik nie brali udziału w opracowywaniu dokumentacji
dotyczącej projektu.
W przypadku, zaistnienia którejś z ww. przesłanek pracownicy zobowiązani są do niezwłocznego
zgłoszenia tego faktu kierownikowi WS. Zespół kontrolujący stwierdził, że w oświadczeniu znajduje się
postanowienie, które zobowiązuje kierownika WS, w razie zaistnienia okoliczności, o których mowa
w pkt 1-4, do zgłoszenia tego faktu kierownikowi WS. Powyższe stanowi sprzeczność, ponieważ
kierownik WS zgłasza zaistnienie przesłanek do wyłączenia z czynności kontrolnych samemu sobie
(uchybienie nr 3, pkt 10 niniejszego dokumentu).
Pracownicy, włącznie z kierownikiem WS, zobowiązują się również do zachowania zasady poufności,
poprzez nieujawnianie żadnych danych związanych z projektem, w posiadanie których wejdą
w związku z prowadzonymi czynnościami.
Zespół kontrolujący zweryfikował, że wszyscy pracownicy podpisali oświadczenia o bezstronności
i poufności, jednakże w Instrukcji brak jest informacji dotyczącej opisanego powyżej obowiązku
(uchybienie nr 4, pkt 10 niniejszego dokumentu).
Poza ww. zastrzeżeniami, Zespół kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do weryfikowanego procesu.
V.
Przechowywanie dokumentów
Zespół kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do sposobu archiwizacji dokumentów.
VI.
Zarządzanie uprawnieniami użytkowników SL2014/SRHD
Zgodnie z postanowieniami Instrukcji kierownik WS wnioskuje do IZ w sprawie nadania, zmiany lub
wycofania uprawnień dla poszczególnych pracowników.
W momencie przeprowadzania kontroli wszyscy pracownicy WS, oprócz jednej osoby, która nie
rozpoczęła jeszcze świadczenia pracy, posiadali uprawnienia do korzystania z SL2014. Dodatkowo
jeden z pracowników ma nadany status administratora merytorycznego instytucji. Administrator
merytoryczny jest odpowiedzialny w szczególności za kontakt z IZ, jak również wspomaga resztę
pracowników w prawidłowym wykonywaniu zadań w systemie SL2014.
Zespół kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do sposobu zarządzania uprawnieniami użytkowników
SL2014.
VII.
Wprowadzanie danych do SL2014
Podstawową obsługę Programu w zakresie gromadzenia wiarygodnych danych monitorowania
i sprawozdawczości finansowej zgodnie z wymogami regulacji europejskich pełni Centralny System
Teleinformatyczny SL2014. System stanowi kompleksowe narzędzie wspomagające rozliczanie
projektów w ramach Programu.
Wszyscy pracownicy WS mają dostęp do SL2014 i mogą wprowadzać do systemu dane
o poszczególnych projektach. Zespół kontrolujący zweryfikował dane, które zostały wprowadzone do
SL2014, tj. dane z wniosków o dofinansowanie złożonych w naborach przeprowadzonych przez WS,
w tym terminowość i zgodność wprowadzanych danych z wersją papierową dokumentów.
Zespół kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń w zakresie wskazanych powyżej zadań.
8
VIII.
Kontrola zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych
z przepisami prawa krajowego i zawartym Porozumieniem w sprawie powierzenia Centrum
Projektów Europejskich przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją
programów Współpracy Interreg V-A 2014-2020: Polska-Słowacja, Polska Saksonia,
Południowy Bałtyk (dalej: Porozumienie)
Każdy pracownik WS (na moment kontroli 6 osób, w tym kierownik WS), otrzymuje upoważnienie do
przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych w zbiorze Programu Współpracy
Interreg V-A 2014-2020: Polska-Saksonia.
W ramach ww. upoważnienia każdy pracownik oświadcza, że zapoznał się z obowiązującymi
przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku
o ochronie danych osobowych, a także z obowiązującą w CPE Polityką Bezpieczeństwa Ochrony Danych
Osobowych i Instrukcją zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych
osobowych oraz zobowiązał się do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych określonych
w ww. dokumentach.
Pracownicy zobowiązani są do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi
się zapoznali się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie zatrudnienia, jak i po jego
ustaniu.
Oświadczenie, o którym mowa powyżej jest zgodne z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do
Porozumienia w sprawie powierzenia Centrum Projektów Europejskich przetwarzania danych
osobowych w związku z realizacją programów Współpracy Interreg V-A 2014-2020: Polska-Słowacja,
Polska Saksonia, Południowy Bałtyk. Osobą upoważnioną do wydawania upoważnień jest dyrektor
CPE.
Dodatkowo, po utworzeniu konta w SL2014, każdy pracownik WS otrzymał drogą e-mailową
upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie zbioru: Centralny system
teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych. Upoważnienie wygasa z chwilą
wycofania dostępu do Centralnego systemu informatycznego.
Dodatkowo zgodnie z §2, ust. 3 Porozumienia CPE jest umocowane do dalszego powierzania,
powierzonych do przetwarzania danych osobowych podmiotom realizującym zadania lub świadczącym
usługi na rzecz CPE w ramach Programu. Jednocześnie w §2, ust. 4 zawarto obowiązek przekazywania
wykazu podmiotów, którym zostało powierzone przez CPE przetwarzanie danych osobowych.
W powyższym zakresie kierownik WS przekazał Zespołowi kontrolującemu pisemne oświadczenie, iż
do dnia 3 marca 2016 roku nie dokonał dalszego powierzenia, powierzonych do przetwarzania danych
osobowych podmiotom realizującym zadania lub świadczącym usługi na rzecz CPE w ramach
Programu.
Zespół kontrolujący nie wnosi zastrzeżeń do zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania
danych osobowych.
IX.
Wnioski ogólne
Zespół kontrolujący ocenia pozytywnie wykonywanie przez WS zadań objętych kontrolą
z zastrzeżeniem uchybień, o których mowa w pkt 10 niniejszej Informacji pokontrolnej.
9
STWIERDZONE UCHYBIENIA /NIEPRAWIDŁOWOŚCI
10 W ramach przeprowadzonej kontroli Zespół kontrolujący:
1. Zweryfikował, że na stronie Programu nie pojawiła się informacja na temat liczby wniosków
złożonych w ramach III naboru (obowiązek taki wynika rozdziału II, z pkt 9 Instrukcji).
2. Zweryfikował, że w ramach oceny jakości projektu parasolowego konieczne jest, aby wniosek
o dofinansowanie uzyskał pozytywną opinię IZ i IK (rozdział V.1.2. Podręcznika Programu
Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020). Jednakże w przypadku projektu pn.
Fundusz Małych Projektów Interreg Polska – Saksonia 2014-2020, ocena jakości została
zakończona, pomimo że ww. opinie nie zostały pozyskane. Ponadto w przypadku projektu pn.
Modernizacja drogi wojewódzkiej nr 351 Pieńsk-Jędrzychowice wraz z ul. Bolesławiecką
i Dr.Kahlbaum-Allee w Gorlitz zaznaczono w liście sprawdzającej, że ocena realizacji rozwoju
strategii ze strony saksońskiej została złożona, pomimo że dokument nie został dostarczony do
Wspólnego Sekretariatu.
3. Zweryfikował, że zgodnie z oświadczeniem o bezstronności i poufności kierownik WS jest
zobligowany, w przypadku przesłanek do wyłączenia go z czynności kontrolnych, zgłosić ten
fakt do kierownika WS, tj. zgłoszenia i przyjęcia musiałaby dokonać ta sama osoba.
4. Zweryfikował, że w Instrukcji brak jest informacji na temat obowiązku podpisywania przez
wszystkich pracowników oświadczenia o bezstronności i poufności.
Informacje dotyczące zaleceń do ww. uchybień zostały opisane w dokumencie Zalecenia pokontrolne.
11 KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW
1. Instrukcja Wykonawcza. Wspólny Sekretariat Programu Współpracy INTERREG PolskaSaksonia 2014-2020,
2. Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych w 2016 r. w ramach Programu Współpracy INTERREG
Polska-Saksonia 2014-2020,
3. Informacja dotycząca podjętych przez WS działań z zakresu informacji i promocji w roku 2015,
4. W ramach próby projektów wybranych do kontroli odpowiednio:
złożone w ramach naborów wnioski o dofinansowanie,
korespondencja pomiędzy WS, a wnioskodawcami,
listy sprawdzające do weryfikacji złożonych wniosków o dofinansowanie,
dokumentacja z IZ/IK oraz innych instytucji wydających opinie w zakresie złożonych
wniosków o dofinansowanie.
5. Oświadczenie kierownika WS w zakresie powierzania, powierzonych do przetwarzania danych
osobowych.
10
Pani Ewelina Kałucka
Pan Paweł Nowikowski
Pan Michał Dąbek
(Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)
...............................................................................................................................
Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej
Miejsce, data..................................................................................................
......................................................................................................................
(Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania jednostki kontrolowanej)
Miejsce, data..................................................................................................
11