Ogłoszenie o zamówieniu - oprogramowanie dedykowane

Ogłoszenie o zamówieniu - oprogramowanie dedykowane

01.06.2013
Vexigo Sp. z o.o.
Do
Wszystkich
Zainteresowanych
Zapytanie Ofertowe
W związku z realizacją projektu pn.
"Platforma B2B wspomagająca współpracę firmy Vexigo z partnerami biznesowymi w zakresie usług
informatycznych"
prosimy o przedstawienie oferty na wykonanie oprogramowania dedykowanego w ramach
przedmiotowego systemu. Szczegółowy opis systemu (zakres projektu) znajduje się w Specyfikacji
Zamówienia stanowiącej Załącznik 1 do niniejszego zapytania.
Kryteria oceny ofert
Kryterium wyboru stanowi cena (100%)
(Tzn. wybrany zostanie oferent, który zaproponuje najniższą cenę za pełne zrealizowanie pełnego
zakresu zamówienia.)
Termin składania ofert
Termin składania ofert upływa dnia 15.06.2013.
Oferty należy składać osobiście w biurze spółki lub przesyłką pocztową adresowaną na biuro spółki (w
przypadku ofert składanych przesyłką pocztową liczy się data wpływu do biura spółki):
Vexigo Sp. z o.o.
ul. Zakopiańska 1
40-219 Katowice
Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy przedstawić wyłącznie na przygotowanym formularzu ofertowym.
Henryk Kowarski
Prezes Zarządu
Przemysław Pamuła
Wiceprezes Zarząd
Filip Kowarski
Wiceprezes Zarządu
Załącznik 1
Specyfikacja zamówienia
Spis treści:
1. Zakres projektu
2. Opis modułów systemu
3. Etapowanie projektu
1. Zakres projektu
Projekt przewiduje stworzenie systemu klasy ERP wspomagającego współpracę z partnerami. System
stanowić będzie zintegrowane rozwiązanie B2B, składające się z 5 modułów funkcjonalnych. Będzie
wykorzystywał rozwiązania z zakresu komunikacji elektronicznej (EDI) oraz integracji, synchronizacji i
współpracy technologicznej pomiędzy partnerami biznesowymi. Będzie obsługiwał różnorodne formaty
wymiany danych (np. UN/EDIFACT, XML, DBF, TXT, CSV). Transmisje danych za pomocą systemu
będą kodowane (SSL).
W wyniku realizacji przedmiotowego projektu zmianie ulegnie sposób komunikacji, zarządzania
przedsiębiorstwem oraz świadczenia usług przez Wnioskodawcę. Obecnie wszystkie procesy
realizowane z partnerami odbywają się w tradycyjny (np. e-mail, telefon, faks, ręczne wprowadzanie
danych do aplikacji), mało efektywny sposób. Innowacyjność, korzyści i funkcjonalność
poszczególnych modułów projektowanego systemu informatycznego zostały opisane poniżej.
2. Opis modułów systemu
1. Moduł Projekt Menagement
Obecnie Wnioskodawca nie korzysta z żadnego systemu wspomagającego zarządzanie projektami –
koordynacja wszystkich prac odbywa się przez maila, telefon lub na spotkaniach, co nie jest
efektywne. Zintegrowany z partnerami Moduł Project Management poprawi ten stan rzeczy - umożliwi
monitorowanie przebiegu prac i nadzorowanie poszczególnych pracowników / podwykonawców,
którzy są często rozmieszczeni w różnych lokalizacjach. Pozwoli na ustalanie etapów prac i terminów
ich wykonania. Ułatwi analizowanie zależności pomiędzy zadaniami projektowymi oraz umożliwi
kalkulację projektu poprzez tworzenie kosztorysów. Moduł zakłada analizę postępu w realizacji
projektu metodą Critical Path wraz z systemem do wysyłania wiadomości e-mail z przypomnieniem o
niezrealizowanym etapie projektu.
2. Moduł zarządzania dokumentami
Moduł ten pozwoli wyeliminować obecne trudności związane z przechowywaniem dokumentów,
poszukiwaniem informacji na nich zawartych, czy też tworzeniem powiązań między nimi. Będzie służył
do rejestracji, przetwarzania i archiwizacji dokumentów pochodzących z różnych źródeł: skaner, dysk,
faks, poczta elektroniczna, formularz www, baza danych, EDI. Umożliwi zdefiniowanie i obsługę
procesów przepływu dokumentów w całej firmie (workflow). Zintegrowany Moduł Zarządzania
Dokumentami zapewni szybki dostęp do dokumentów oraz wyeliminuje problem zaginięć ważnej
dokumentacji. Zdecydowanie polepszy efektywność prowadzonych procesów biznesowych między
wszystkimi użytkownikami systemu informatycznego.
3. Moduł zgłaszania awarii
Obecnie wszelkie awarie sprzętu i oprogramowania zgłaszane są do Vexigo za pośrednictwem emaila, co utrudnia kategoryzowanie awarii, ich ewidencję i rozliczanie. Po integracji z systemami
partnerów, Wnioskodawca będzie otrzymywał zgłoszenia bezpośrednio do projektowanego systemu
informatycznego. Informacje będą automatycznie zapisywane w odpowiednich kategoriach w
systemie. Każde nowe zgłoszenie będzie zapisane pod indywidualnym numerem (np.00000000001)
oraz zawierało będzie następujące dane: Temat zgłoszenia (Summary), opis problemu, dane
kontaktowe zgłaszającego użytkownika, priorytet działań. Zgłoszenia będą rejestrowane
natychmiastowo i automatycznie, a pracownik firmy otrzyma powiadomienie, tzw. IT PROCESS
ALERT. Nowe zdarzenie utworzone zostanie od razu w odpowiednich kategoriach ( np. HardwareDamage/ Software- Configuration), co pozwoli na podział odpowiednich grup - zgłoszeń serwisowych
oraz wykonywanych zdalnie.
4. Moduł Customer Relationship Management
Za pośrednictwem tego modułu klienci będą mogli kontaktować się z Wnioskodawcą w sprawach
organizacyjnych, projektowych, zadawać pytania techniczne, sugestie itd.. Innowacją i wartością
dodaną dla przedsiębiorstwa wnioskodawcy będzie wyeliminowanie konieczności kontaktowania się w
sposób tradycyjny via mail, telefon co znacznie zautomatyzuje, uprości oraz uporządkuje proces
wymiany informacji.
5. Modułu Fakturowo-Rozliczeniowy
Moduł ten posłuży do wzajemnych rozliczeń między Wnioskodawcą a partnerami. System wykona
automatyczne podsumowanie wszystkich należności z danego miesiąca i wygeneruje fakturę
zbiorczą. Wszystko to sprawi, że zaoszczędzony zostanie czas i praca związana obecnie z ręczną,
niezautomatyzowana obsługą tych czynności. Innowacyjność modułu polegać będzie na tym, iż
będzie on wykorzystywał bezpieczny podpis elektroniczny dzięki czemu generowane automatycznie
faktury będą mieć wartość księgową.
3. Etapowanie projektu
Projekt składa się z 3 etapów i zakłada budowę nowego systemu informatycznego Wnioskodawcy
oraz jego połączenie z systemami partnerów biznesowych. Oprócz kosztu wynajmu serwera
dedykowanego, wszystkie wydatki zaplanowane w projekcie są wydatkami kwalifikowanymi.
Projekt polega na wdrożeniu 5 modułów B2B składających się na zintegrowany system klasy ERP. Na
bazie platformy ERP oraz modułów B2B będzie odbywać się w wymiana informacyjna pomiędzy firmą
Vexigo a jej partnerami biznesowymi. Stworzenie systemu informatycznego pozwoli na pełną
automatyzację i integrację procesów biznesowych prowadzonych z partnerami.
Etap 1: Analityczno-Organizacyjny (2 miesiące)
01.03.2013 – 30.04.2013
Pierwszym etapem jest zakup dwóch analiz przygotowawczych związanych z wdrożeniem nowej
nowego systemu informatycznego. Analizy przygotowawcze, systemowa i przedwdrożeniowa, obejmą
re-inżynierię obecnych procesów zachodzących pomiędzy partnerami a Wnioskodawcą w oparciu o
konwencjonalne metody komunikacji i wymiany danych.
Zatrudnieni eksperci z firmy doradczej zbadają od strony technicznej systemy informatyczne
partnerów biznesowych Wnioskodawcy, co pozwoli określić potrzeby programistyczne i optymalnie
zaplanować późniejsze prace.
Dzierżawa serwera dedykowanego – opłata roczna
Wydatek niekwalifikowany
Etap 2: Stworzenie i wdrożenie głównych modułów systemu (4 miesiące)
01.05.2013 – 31.08.2013
W tym etapie powstaną pierwsze moduły projektowanego systemu:
- Moduł Project Management (1 szt.)
- Moduł Zgłaszania Awarii (1 szt.)
Pozostałe wydatki to:
Zakup usługi doradztwa przy wdrożeniu Modułu Project Management i Modułu Zgłaszania Awarii (szt.
1) – usługa ta umożliwi ustalenie parametrów produktu dostosowanego do konkretnego środowiska
biznesowego i pozwoli na optymalną implementację planowanego oprogramowania.
Na koniec etapu 2 przewiduje się podjęcie działań informacyjnych o udziale finansowym środków
budżetu Unii Europejskiej w projekcie poprzez zakup tablicy pamiątkowej z informacją o udziale
finansowym środków budżetu Unii Europejskiej w projekcie (szt.1)
Etap 3: Stworzenie pozostałych modułów systemu (4 miesiące)
01.09.2013 – 31.12.2013
W etapie trzecim przewidziano zakup pozostałych modułów projektowanego systemu
informatycznego, tj:
- Modułu Zarządzania Dokumentami (1 szt.),
- Modułu Customer Relationship Management (1 szt.)
- Modułu Fakturowo-Rozliczeniowy (1 szt.)
Powyższe moduły funkcjonalne ułatwią zaawansowane zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa
Wnioskodawcy we współpracy z jego partnerami.
Dodatkowo zakupiona zostanie usługa doradztwa przy wdrożeniu modułów, która umożliwi ustalenie
parametrów produktu dostosowanego do konkretnego środowiska biznesowego i pozwoli na
optymalną implementację planowanego oprogramowania. (szt.1)
Wszystkie opisane etapy składają się na proces wdrożenia systemu B2B. Aby w pełni zrealizować
cele i rezultaty projektu, konieczne jest nabycie wszystkich wymienionych elementów oraz podjęcie
całości wymienionych działań. Kompleksowa realizacja projektu stanowi gwarancję osiągnięcia
zakładanych rezultatów. Wykonalność celów i założone rezultaty oszacowane zostały na podstawie
doświadczenia Wnioskodawcy na rynku oraz analizy bieżących i przyszłych potrzeb rynkowych
wnioskodawcy i jego partnerów.
Projekt zakłada współpracę z 3 firmami - kluczowymi partnerami Wnioskodawcy. W przyszłości
planowane jest zwiększenie ich ilości.