Pan Zenon Maksalon Burmistrz Barwic

Szczecin, dnia 24 grudnia 2013 r.
PREZES
REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ
W SZCZECINIE
WK.0913.1136.35.K.2013
Pan
Zenon Maksalon
Burmistrz Barwic
Informuję Pana, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia
7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U.
z 2012 r., poz. 1113), w okresie od 5 września do 23 października 2013 r.,
Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie przeprowadziła kontrolę
kompleksową gospodarki finansowej Gminy Barwice za lata 2009-2012.
Protokół kontroli został podpisany przez Pana w dniu 23 października
2013 r.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
wystąpiły następujące nieprawidłowości:
I.
W zakresie podatków i opłat
1.
W wyniku nierzetelnie przeprowadzonej weryfikacji danych wykazanych
w deklaracjach złożonych na lata 2009-2012 przez podatników podatków
rolnego (1) i od nieruchomości (3) do podatkowej ewidencji księgowej
wprowadzono przypisy ww. zobowiązań:
a) zaniżając ich wartość w poszczególnych latach odpowiednio:
− w 2009 r. o kwotę
4 665,00zł,
− w 2010 r. o kwotę 103 522,00 zł,
− w 2011 r. o kwotę 107 349,00 zł,
− w 2012 r. o kwotę 124 611,16 zł,
b) zawyżając ich wartość w 2012 r. ogółem o kwotę 2 289,30 zł,
czym naruszono art. 272 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 3 ust. 1
rozporządzenia Ministra Finansów: z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie
zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat
i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych
jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761)
– obowiązującym do 31 grudnia 2010 r., a następnie z dnia 25 października
2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208,
poz. 1375). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi
Inspektor ds. wymiaru podatków i opłat, a z nadzoru Skarbnik – strony
54-57 i 67 protokołu.
2.
Decyzjami wydanymi w 2012 r. niezgodnie z przepisami ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa organ podatkowy umorzył:
a) niestanowiące zaległości zobowiązania podatkowe w łącznej kwocie
30 306,50 zł (39 przypadków),
b) zaległości podatkowe (18) na łączną kwotę 10 177,30 zł
wraz z odsetkami za zwłokę w wysokości ogółem 416,20 zł w zamian
za nieodpłatne wykonanie przez podatników prac na rzecz Gminy,
co było sprzeczne z art. 67a § 1 pkt 3 ww. ustawy;
c) zaległości podatkowe (13) w łącznej kwocie 8 041,00 zł, odroczył
terminy oraz rozłożył na raty płatności podatków i zaległości z tytułu
tych zobowiązań (8) w wysokości ogółem 5 250,00 zł, pomimo
że w postępowaniu podatkowym nie wyjaśniono okoliczności
uzasadniających udzielenie tych ulg, czym naruszono art. 67a w związku
z art. 122 ww. ustawy.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor
ds. wymiaru podatków, która przygotowała projekty ww. decyzji
Burmistrza, a z nadzoru Skarbnik – strony 63-66 protokołu.
3.
Niezgodnie z obowiązującymi zasadami, określonymi przepisami ustawy
z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136,
poz. 969 z późn. zm.) organ podatkowy udzielił ulg od tego podatku:
a) na wnioski złożone przez podatników:
− w 2010 r. przyznano ulgę inwestycyjną z tytułu wydatków
poniesionych na modernizację budynków inwentarskich służących
do chowu, hodowli i utrzymania zwierząt gospodarskich. Wydanymi
decyzjami (2) ulga została udzielona począwszy od pierwszego dnia
2
kwartału, w którym podatnicy złożyli stosowne wnioski, zamiast
od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym
wnioski te zostały złożone;
− w 2011 r. zwolniono od podatku rolnego grunty nabyte
przez podatników (9) z przeznaczeniem na powiększenie
już
istniejących
gospodarstw
rolnych
do
powierzchni
nieprzekraczającej 100 ha. Na mocy wydanych decyzji zwolnień
udzielono na okres 5 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca
następującego po miesiącu, w którym grunty zostały nabyte, zamiast
na okres do 5 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego
po miesiącu, w którym podatnicy złożyli stosowne wnioski,
czym naruszono art. 13d ust. 3 ww. ustawy. Skutkiem powyższego
dochody z tytułu podatku rolnego należne Gminie w 2010 r. zostały
zaniżone ogółem o 294,00 zł, a w 2011 r. – łącznie o 611,46 zł;
b) po zwolnieniu od podatku rolnego na okres 5 lat – bez wniosku
podatników (3) – decyzjami wydanymi w 2011 r. ww. udzielono ulgi
od tego podatku na lata 2016-2017, polegającej na jego obniżeniu o 75%
w pierwszym roku i o 50% w kolejnym, co było niezgodne z art. 13 lit. d
ust. 1 ww. ustawy.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor
ds. wymiaru podatków, która sporządziła projekty ww. decyzji Burmistrza,
a z nadzoru Skarbnik – strony 59-62 protokołu.
4.
Pokwitowania wpłat zobowiązań w łącznej kwocie 33 751,00 zł, pobranych
przez inkasenta od podatników sołectwa Gonne Małe nie zawierały danych
identyfikujących podatek, będący przedmiotem wpłaty, co było sprzeczne
z § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października
2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, za co odpowiedzialność
ponosi Inkasent, a z nadzoru Skarbnik – strona 53 protokołu.
5.
Wynagrodzeń przysługujących inkasentom w 2012 r. za pobór podatków
nie zaokrąglono do pełnych złotych, czym naruszono art. 63 § 1 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, za co odpowiedzialność
ponosi Inspektor ds. księgowości podatkowej, a z nadzoru Skarbnik
– strony 53 i 54 protokołu.
3
6.
W I kwartale 2012 r. inkasent opłaty targowej pobierał ją:
− za sprzedaż z samochodu osobowego w kwocie 19,00 zł, zamiast
w wysokości 20,00 zł,
− za sprzedaż ze stołu stałego w kwocie 22,00 zł, zamiast w wysokości
25,00 zł,
− za każdy 1 m wykorzystanej powierzchni stoiska w kwocie 6,20 zł
zamiast w wysokości 8,00 zł,
co było niezgodne ze stawkami tej opłaty ustalonymi § 1 ust. 1 lit. b, e i f
uchwały Nr XIII/81/2011 Rady Miejskiej z dnia 27 października 2011 r.
W wyniku powyższego we wskazanym okresie należności Gminy z tytułu
opłaty targowej pobrano w wysokościach niższych od należnych ogółem
o 1 394,30 zł, czym naruszono art. 254 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240
z późn. zm.). Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi
Inkasent, a z nadzoru Referent ds. księgowości budżetowej – strona
72 protokołu.
7.
W latach 2011-2012 nie przestrzegano obowiązujących w Urzędzie
Miejskim zasad w zakresie egzekucji zaległości podatkowych:
a) upomnienia (5) na zaległości w łącznej kwocie 40 747,00 zł, zamiast
po 7 dniach, a wyjątkowo w ciągu 14 dni po ustawowych terminach
płatności poszczególnych rat podatków, sporządzono i wysłano
do dłużników po upływie od 2 do 16 miesięcy po obowiązujących
terminach ich płatności,
b) pomimo upływu terminów płatności poszczególnych rat podatków
nie wystawiono upomnień (4) na zaległości w wysokości ogółem
7 114,00 zł,
c) tytuły wykonawcze (13) na zaległości w łącznej kwocie 135 904,00 zł
wystawiono od 1 do 12 miesięcy po bezskutecznym upływie terminów
wyznaczonych na ich zapłatę i określonych w upomnieniach wysłanych
do dłużników, zamiast po upływie 14 dni od dnia doręczenia upomnień;
d) pomimo braku zapłaty w terminach wyznaczonych w upomnieniach
doręczonych dłużnikom zaległości w kwocie ogółem 152 180,00 zł
zaniechano wystawienia tytułów wykonawczych (16),
co było niezgodne z § 33 ust. 3 (pkt a i pkt b) oraz § 33 ust. 4 (pkt c i pkt d)
Instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat, wprowadzonej
do stosowania przez Burmistrza zarządzeniem Nr 107/2004 z dnia
1 czerwca 2004 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących
4
gospodarkę finansową Urzędu Miasta i Gminy Barwice. Za wskazane
nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. księgowości
budżetowej, a z nadzoru Skarbnik – strony 34 i 35 protokołu.
II. W zakresie spraw finansowych oraz przestrzegania przepisów
o zamówieniach publicznych
1.
W dniu 12 listopada 2012 r. z wybranym wykonawcą Gmina zawarła
umowę Nr IOŚ.272.12.2012 o wartości 105 840,00 zł, której przedmiotem
była realizacja zadania „Zakup lekkiego, używanego samochodu
ratowniczo – gaśniczego na potrzeby Ochotniczej Straży Pożarnej
w Chwalimiu”, pomimo że na pokrycie ww. zobowiązania – według stanu
na dzień zawarcia umowy – w budżecie jednostki samorządu terytorialnego
(rozdz. 75412 § 6060) zabezpieczono środki finansowe w wysokości
80 840,00 zł (różnica 25 000,00 zł), czym naruszono art. 60 ust. 2 pkt 1
ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r.
Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Wydatki zaplanowane na realizację
przedmiotowego zadania – do kwoty 105 840,00 zł – zwiększono
(o 25 000,00 zł) uchwałą Nr XXV/179/2012 Rady Miejskiej z dnia
28 grudnia 2012 r. w sprawie zmian w budżecie Gminy na rok 2012.
Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– strony 136 i 137 protokołu.
2.
Z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w 2009 r. Parafii
Rzymskokatolickiej pw. św. Stanisława BM w Sikorach przekazano
dotację celową w kwocie 110 000,00 zł, przeznaczając ww. środki
publiczne na dofinansowanie prac remontowych i konserwatorskich
zabytkowego kościoła pw. Matki Bożej Królowej Polski w Polnem.
Pomimo przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystania środków
przekazanych z budżetu Gminy dotujący nie stwierdził, że dotacja celowa
w kwocie 32 982,00 zł – zamiast na dofinansowanie prac remontowych
i konserwatorskich – została wykorzystana na zakup wyposażenia
ww. obiektu (23 ławek sosnowych), co było niezgodne z § 1 spisanego
między stronami Porozumienia z dnia 30 listopada 2009 r. w związku z § 1
i § 3 uchwały Nr XXXIII/227/09 Rady Miejskiej z dnia 26 listopada
2009 r. w sprawie udzielenia dotacji celowej dla ww. Parafii
na dofinansowanie prac remontowych i konserwatorskich obiektów
zabytkowych oraz art. 77 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie
zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568 z późn. zm.).
5
Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Burmistrz, który
jako zgodne z przeznaczeniem określonym przez Radę Miejską uznał
wykorzystanie dotacji celowej na zakup ww. wyposażenia na potrzeby
Kościoła w Polnem – strona 145 i 146 protokołu.
3.
W latach 2011-2012 radnym Gminy zwrócono wydatki w łącznej kwocie
3 257,91 zł, poniesione przez ww. na podróże służbowe odbyte
samochodami niebędącymi własnością jednostki samorządu terytorialnego.
Rozliczenia kosztów podróży dokonano przy zastosowaniu stawki
0,8358 zł za 1 km przebiegu ww. pojazdów pomimo, że stawka ta nie
została ustalona przez organ stanowiący jednostki samorządu
terytorialnego. Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi
Wójt, który nie przygotował i nie przedłożył organowi stanowiącemu
Gminy projektu uchwały w podanym zakresie, czym naruszył art. 30 ust. 2
pkt 1 w związku z art. 18 ust. 2 pkt 15 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu
ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych
gminy (Dz. U. Nr 66 poz. 800 z późn. zm.) – strony 116-119 protokołu.
4.
Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wnioskowania o środki
finansowe oraz ich wydatkowania w ramach funduszu sołeckiego:
a) nie odrzucono wniosku sołectwa Jeziorki o przyznanie w 2012 r.
środków z funduszu sołeckiego, pomimo że ww. wniosek został złożony
w dniu 7 października 2011 r., zamiast nie później niż do dnia
30 września 2011 r., co było niezgodne z art. 4 ust. 4 i ust. 5 ustawy
z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420
z późn. zm.);
b) w trakcie uchwalania budżetu na rok 2012 organ stanowiący jednostki
samorządu terytorialnego nie odrzucił wniosku sołectwa Ostropole
z dnia 29 września 2011 r., w którym ujęto przedsięwzięcie nienależące
do zadań własnych Gminy i polegające na dofinansowaniu zakupu drzwi
do kościoła o wartości 5 000,00 zł, czym naruszono art. 4 ust. 7 ustawy
z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim;
c) na realizację przedsięwzięć niezgłoszonych w złożonych wnioskach
ze środków funduszu sołeckiego w 2012 r. wydatkowano:
§ w sołectwie Ostropole – kwotę 3 483,20 zł, którą przeznaczono
na zakup wyposażenia świetlicy,
6
§ w sołectwie Chłopowo – kwotę 1 499,00 zł, którą przeznaczono
na zakup stołu bilardowego do świetlicy,
co było niezgodne z art. 1 ust. 3 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r.
o funduszu sołeckim;
d) na realizację przedsięwzięć finansowanych z funduszu sołectwa Nowe
Koprzywno w 2012 r. poniesiono wydatki w kwocie 11 942,90 zł,
zamiast w wysokości 11 564,00 zł (różnica 378,90 zł), ustalonej
przez Radę Miejską uchwałą Nr XV/94/2011 z dnia 29 grudnia 2011 r.
w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Barwice na rok 2012,
czym naruszono art. 44 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– strony 123-126 protokołu.
5.
W latach 2009-2010 Gmina zaniechała rewaloryzacji stawki czynszu
należnego jednostce samorządu terytorialnego od niepublicznego
przedszkola za dzierżawę nieruchomości komunalnej, co było sprzeczne
z § 2 ust. 2 umowy zawartej pomiędzy stronami w dniu 25 czerwca 2008 r.
Wskutek ww. zaniechania z tytułu czynszu dzierżawnego należnego
w 2009 r. Gmina uzyskała dochody w kwocie 4 135,80 zł, zamiast
w wysokości 4 309,50 zł (różnica 173,70 zł) oraz w 2010 r. w kwocie
2 496,97 zł, zamiast w wysokości 2 601,86 zł (różnica 104,89 zł),
za
co
odpowiedzialność
ponosi
Inspektor
ds.
gospodarki
nieruchomościami, a z nadzoru
Kierownik Referatu Infrastruktury
i Ochrony Środowiska – strony 106 i 107 protokołu.
6.
Ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2011 r.
wydatkowano kwotę 5 000,00 zł przeznaczając ww. środki finansowe
na zakup usługi gastronomicznej na rzecz imprezy zorganizowanej z okazji
Dnia Samorządowca, czym naruszono zasady finansowania pomocy
ze środków Funduszu, określone § 6 i § 7 Regulaminu Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych, wprowadzonego do stosowania
przez Burmistrza zarządzeniem Nr 173/09 z dnia 12 lutego 2009 r.
Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– strony 113 i 114 protokołu.
7.
Umowa z dnia 16 marca 2012 r. na organizację imprezy pn. Boxing show
Barwice 2012, na podstawie której Gmina zaciągnęła zobowiązania
pieniężne w łącznej kwocie 15 500,00 zł, nie zawierała wymaganej art. 46
7
ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
kontrasygnaty Skarbnika, za co odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– strona 30 protokołu.
8.
Z naruszeniem zasad określonych § 1 pkt 3 i pkt 4 rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych odpowiednio: z dnia 14 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 107,
poz. 726 z późn. zm.) – obowiązującym do 31 grudnia 2009 r., a następnie
z dnia 2 marca 2010 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 207) sklasyfikowano dochody
i wydatki budżetowe:
a) uzyskane w latach 2009 – 2012 odsetki od środków finansowych
przechowywanych na gminnym rachunku bankowym sklasyfikowano
w rozdziale 75023-Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu),
zamiast w rozdziale 75814-Różne rozliczenia finansowe,
b) wydatki poniesione w latach 2011 – 2012 na pokrycie kosztów podróży
służbowych radnych w łącznej kwocie 3 257,91 zł sklasyfikowano
w § 4410-Podróże służbowe krajowe, zamiast w § 3030-Różne wydatki
na rzecz osób fizycznych.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Skarbnik – strony
109 i 119 protokołu.
9.
W dniu 14 czerwca 2011 r. w trybie przetargu nieograniczonego Gmina
wszczęła postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na realizację
zadania pn. Dowóz uczniów do placówek oświatowych z terenu Gminy
Barwice w roku szkolnym 2011-2012. Szacunkową wartość
ww. zamówienia wyliczono w dniu 9 czerwca 2011 r. na podstawie
uśrednionego wynagrodzenia wykonawcy z 3 miesięcy z uwzględnieniem
okresu świadczenia usług (10 miesięcy) i założeniu 10% wzrostu
cen towarów i usług, zamiast w oparciu o łączną wartość zamówień
tego samego rodzaju, udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy
lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych
zamawianych usług oraz średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług
konsumpcyjnych, prognozowanego na 2011 r. w wysokości 2,3%, co było
niezgodne z art. 34 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Kierownik
Referatu Infrastruktury i Ochrony Środowiska, a z nadzoru Burmistrz
– strony 132 i 133 protokołu.
8
III. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości
1.
Obowiązującym w Urzędzie Miejskim Zakładowym planem kont ustalono,
że w okresie objętym kontrolą do rozrachunków z innymi budżetami służy
konto 224, zamiast konto 225, przewidziane do zapisów w księgach
rachunkowych tego rodzaju operacji: § 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.) – uchylonym z dniem
31 lipca 2010 r., a następnie § 14 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych
funduszy
celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę
poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861
z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi
Burmistrz – strona 147 i 148 protokołu.
2.
Niezgodnie z obowiązującymi zasadami dokonywano zapisów zdarzeń
w księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego:
a) w 2009 r. zapisy w zakresie rozliczenia dotacji udzielonych z budżetu
jednostki samorządu terytorialnego prowadzono na koncie 810-Dotacje
budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje, zamiast na koncie
224-Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych, co było sprzeczne
z obowiązującą zasadą księgowania tych operacji na ww. urządzeniach
księgowych, określoną § 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych;
b) ewidencja prowadzona na koncie 030-Długoterminowe aktywa
finansowe obejmowała w badanym okresie udziały nabyte przez Gminę
w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o. o. w Szczecinku
w łącznej kwocie 7 847 606,94 zł, zamiast w wynikającej
z aktu notarialnego 8963/2006 z dnia 4 grudnia 2006 r. wartości
7 847 000,00 zł (11 210 udziałów po 700,00 zł), co świadczy
o nierzetelności ksiąg rachunkowych i stanowiło naruszenie art. 24 ust. 2
9
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r.
Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);
c) przychody w kwocie 16 005,00 zł z tytułu sprzedaży w 2012 r.
samochodu dostawczego ujęto w księgach rachunkowych na koncie
720-Przychody z tytułu dochodów budżetowych, zamiast na koncie 760Pozostałe przychody operacyjne, co było niezgodne z zasadą
ewidencjonowania tego rodzaju zdarzeń, wynikającą z Polityki
rachunkowości dla Gminy Barwice i jednostki budżetowej – Urząd
Miejski w Barwicach, wprowadzoną do stosowania zarządzeniem
Nr 125/2012/PR Burmistrza z dnia 16 lipca 2012 r.
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Skarbnik (pkt b)
oraz Referent ds. księgowości budżetowej, a z nadzoru Skarbnik (pkt a
i pkt c) – strony 147, 148, 167 i 108 protokołu.
3.
Rozliczenia z budżetem Gminy dochodów i wydatków samorządowych
jednostek oświatowych (4) oraz Zespołu Administracyjno-Gospodarczego
Oświaty w Barwicach w latach 2009-2012 prowadzono w księgach
rachunkowych Urzędu Miejskiego odpowiednio na kontach 222 i 223
bez wyodrębnienia ewidencji analitycznej dla każdej z tych jednostek, co
było sprzeczne z zasadami funkcjonowania ww. urządzeń księgowych,
określonymi Zakładowym Planem Kont, wprowadzonym do stosowania
przez Burmistrza zarządzeniami: Nr 82/2003 z dnia 31 grudnia 2003 r.
w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości
dla budżetu i Urzędu Miasta i Gminy Barwice, obowiązującymi do dnia
31 grudnia 2011 r., a następnie Nr 125/2012/PR z dnia 16 lipca 2012 r.
w sprawie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości w jednostce
samorządu terytorialnego - Gmina Barwice i jednostce budżetowej - Urząd
Miejski w Barwicach. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność
ponosi Inspektor ds. księgowości budżetowej, a z nadzoru Skarbnik
– strona 168 protokołu.
4.
Licencję na korzystanie z komputerowego programu płacowo-kadrowego
w 2010 r. ujęto w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych w cenie
3 660,00 zł, zamiast po uwzględnieniu kosztów instalacji i wdrożenia
ww. aplikacji w wartości wynoszącej 4 148,00 zł (różnica 488,00 zł),
czym naruszono art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości. Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi
Inspektor ds. księgowości budżetowej, a z nadzoru Skarbnik – strona 165
protokołu.
10
5.
Budynki o
wartości początkowej
ogółem 9 222 869,45 zł,
będące własnością Gminy i wykorzystywane do działalności prowadzonej
przez Szkoły Podstawowe w Barwicach, Starym Chwalimiu i Piaskach
oraz Zespół Szkół w Barwicach, bez ich przekazania przez właściciela
w trwały zarząd na rzecz tych jednostek, w latach 2009-2012 objęto
ewidencją
księgową
samorządowych
jednostek
oświatowych,
zamiast Urzędu Miejskiego, co było niezgodne z art. 24 ust. 2 w związku
z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
i świadczy o nierzetelności ksiąg rachunkowych zarówno Urzędu
Miejskiego jak i oświatowych jednostek budżetowych. Za wskazane
nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Skarbnik i dyrektorzy
poszczególnych szkół, a z nadzoru Burmistrz – strony 104 i 105 protokołu.
6.
Zmiany w stanie środków trwałych polegające na zbyciu w 2012 r. lokali
mieszkalnych (7) oraz budynków gospodarczych (3) o wartościach ogółem
odpowiednio: 137 518,33 zł i 1 269,95 zł ujęto w księgach rachunkowych
Urzędu Miejskiego po upływie od 5 do 12 miesięcy od daty ich sprzedaży,
czym naruszono zasadę określoną art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którą do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu wszystkie
zdarzenia, które nastąpiły w okresie sprawozdawczym. Za wskazaną
nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. gospodarki
nieruchomościami, który ze wskazanym opóźnieniem przekazał informacje
o zbyciu ww. składników majątkowych do komórki księgowości,
a z nadzoru Kierownik Referatu Infrastruktury i Ochrony Środowiska
– strona 160 protokołu.
7.
Na skutek sklasyfikowania środków trwałych niezgodnie z zasadami
określonymi rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r.
w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) - Dz. U. z 1999 r.
Nr 112, poz. 1317, do odpisów umorzeniowych z tytułu ich zużycia
przyjęto niewłaściwe stawki umorzeniowe:
− fotoradar o wartości początkowej 109 000,00 zł sklasyfikowano jako
urządzenia nadawcze dla radiofonii i telewizji (rodzaj 620), zamiast
jako narzędzia, przyrządy, sprawdziany itp. (rodzaj 800) i zastosowano
stawkę umorzeniową 10%, zamiast 20%,
− kserokopiarki (4) sklasyfikowano jako wyposażenie techniczne do prac
biurowych (rodzaj 803) i zastosowano stawkę umorzeniową 14%,
zamiast 20%,
11
− elementy placów zabaw (4) sklasyfikowano jako wyposażenie i sprzęt
kin, teatrów i innych placówek kulturalno-oświatowych (rodzaj 803),
zamiast jako budowle sportowe i rekreacyjne (rodzaj 290) i zastosowano
stawkę umorzeniową 10% lub 14% zamiast 2,5%.
W wyniku powyższego wartość odpisów z tytułu zużycia ww. środków
trwałych w 2012 r. zaniżono ogółem o kwotę 8 439,04 zł,
za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. księgowości budżetowej,
a z nadzoru Skarbnik – strony 163 i 164 protokołu.
8.
W badanym okresie w Urzędzie Miejskim nie prowadzono ewidencji
zobowiązań wymagalnych, niezbędnej dla celów sprawozdawczych,
co było sprzeczne z § 12 ust. 2 pkt 2 uchylonego z dniem 31 lipca 2010 r.
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych, a następnie z § 16 ust. 1 pkt 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę
poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Za wskazane nieprawidłowości
odpowiedzialność ponosi Skarbnik – str. 37 protokołu.
9.
Nierzetelnie sporządzono sprawozdania Gminy z wykonania procesów
gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania:
a) wartość nominalną niewymagalnych zobowiązań jednostki samorządu
terytorialnego z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji na koniec
IV kwartału 2009 i 2010 r. wykazano w sporządzonych w dniach
8 lutego 2010 r. i 2 marca 2011 r. (korekta Nr 1) sprawozdaniach Rb-Z
o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń
na koniec podanych okresów w kwotach odpowiednio 31 003 961,94 zł i
31 033 961,94 zł, zamiast w wynikającej z ewidencji księgowej
wysokości 31 004 061,94 zł, co było niezgodne z zasadami określonymi
rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek
sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych:
(obowiązującym do dnia 19 marca 2010 r.) z dnia 26 czerwca 2006 r.
(Dz. U. Nr 113, poz. 770) – § 6 ust. 7, a następnie z dnia 4 marca 2010 r.
(Dz. U. Nr 43, poz. 247 z późn. zm.) – § 10 ust. 4;
12
b) zobowiązania wymagalne według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r.
o wartości wynikającej z ewidencji księgowej w kwocie 5 888,85 zł
wykazano w wysokości 0 zł w sprawozdaniach:
§ Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń
i gwarancji jednostki samorządu terytorialnego według stanu
na koniec IV kwartału 2011 r., sporządzonym dnia 16 lutego 2012 r.,
co było sprzeczne z § 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora
finansów publicznych w zakresie operacji finansowych
§ w Rb-28-S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres
od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 r., sporządzonym w dniu
15 lutego 2012 r., co było niezgodne z § 9 ust. 1 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Burmistrz
– strona 37, 38 i 150 protokołu.
10.
Wbrew obowiązkowi wynikającemu z § 4 pkt 2 lit. b oraz § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 115,
poz.
781
z późn. zm.) dyrektorzy
samorządowych jednostek oświatowych (4) zaniechali
sporządzenia miesięcznych Rb-27S sprawozdań z wykonania planu
dochodów budżetowych za okresy od 1 stycznia do 31 grudnia
2009 r. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą
dyrektorzy ww. samorządowych jednostek organizacyjnych, a z nadzoru
Burmistrz – strona 172 protokołu.
11. Pomimo nieosiągania dochodów w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S
z wykonania w latach 2010-2012 planu dochodów budżetowych
samorządowe jednostki oświatowe (4) wykazały otrzymane przez Gminę
z budżetu państwa subwencje ogólne (§ 2920) oraz dotacje celowe
na realizację zadań bieżących (§ 2030), co świadczy o nierzetelnym
sporządzeniu tych sprawozdań, czym naruszono zasadę określoną § 9 ust. 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie
sprawozdawczości
budżetowej.
Za
wskazane
nieprawidłowości
odpowiedzialność ponoszą dyrektorzy samorządowych jednostek
oświatowych, a z nadzoru Burmistrz – strony 168-172 protokołu.
13
Wymienione wyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich
negatywnych ustaleń zawartych w protokole kontroli. Część z nich nie została
ujęta w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym z uwagi na ich mniejszy ciężar
gatunkowy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości koniecznym jest
bezwzględne przestrzeganie obowiązujących norm prawnych oraz podjęcie
następujących działań:
I.
W zakresie podatków i opłat
1.
Wprowadzania do ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego przypisów
zobowiązań z tytułu podatków rolnego i od nieruchomości na podstawie
danych wynikających z deklaracji złożonych przez podatników i rzetelnie
zweryfikowanych przez organ podatkowy.
2.
Udzielania ulg w podatkach z zachowaniem obowiązujących przepisów.
3.
Podjęcia skutecznych działań zmierzających do wyegzekwowania
od inkasenta dokonującego poboru podatków w sołectwie Gonne Małe
sporządzania pokwitowań wpłat zawierających dane identyfikujące
podatek, będący przedmiotem wpłaty.
4.
Zaokrąglania do pełnych złotych
inkasentom za pobór podatków.
5.
Zwiększenia nadzoru nad poborem opłaty targowej pobieranej
przez inkasenta zgodnie ze stawkami ustalonymi przez Radę Miejską.
6.
Podejmowania czynności egzekucyjnych w celu przymuszenia dłużników
do zapłaty zaległości podatkowych zgodnie z zasadami obowiązującymi
w tym zakresie w Urzędzie Miejskim.
wynagrodzeń
przysługujących
II. W zakresie spraw finansowych oraz przestrzegania przepisów
o zamówieniach publicznych
1.
Zaciągania zobowiązań na realizację zadań Gminy wyłącznie do wysokości
mających pokrycie w ustalonych uchwałą budżetową kwotach wydatków,
w ramach upoważnień udzielonych przez organ stanowiący.
2.
Egzekwowania wykorzystania dotacji celowych przekazanych z budżetu
jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przeznaczeniem określonym
przez Radę Miejską.
14
3.
Przygotowania i przedłożenia organowi stanowiącemu jednostki
samorządu terytorialnego projektu uchwały w sprawie stawek za jeden
kilometr przebiegu pojazdów samochodowych niebędących własnością
gminy i wykorzystywanych w podróżach służbowych odbywanych
przez radnych Gminy.
4.
Przyjmowania do realizacji ze środków funduszu sołeckiego wyłącznie
wniosków złożonych przez sołectwa w terminie do 30 września roku
poprzedzającego rok budżetowy i zawierających przedsięwzięcia, będące
zadaniami własnymi gminy, zgodnymi ze strategią jej rozwoju
oraz służącymi poprawie warunków życia jej mieszkańców.
5.
Przestrzegania obowiązku odrzucania przez organy Gminy (stosownie
do ich kompetencji) wniosków sołectw, które nie spełniają wymagań
określonych przepisami.
6.
Finansowania ze środków funduszu sołeckiego wyłącznie przedsięwzięć
ujętych w złożonych wnioskach oraz w granicach obowiązującego planu
finansowego.
7.
Zachowania wymogu waloryzacji stawki czynszu dzierżawnego,
jeśli wymóg taki wynika z umowy dzierżawy nieruchomości.
8.
Wydatkowania środków finansowych Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych zgodnie z zasadami określonymi obowiązującym regulaminu.
9.
Zaniechania zaciągania zobowiązań pieniężnych na podstawie umów
nieposiadających kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego
upoważnionej.
10. Prawidłowego klasyfikowania dochodów i wydatków budżetowych.
11. Szacowania wartości zamówień publicznych, których przedmiotem
są usługi powtarzające się okresowo zgodnie z zasadami obowiązującymi
w tym zakresie.
III. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości
1.
Dostosowania obowiązującego w Urzędzie Miejskim Zakładowego planu
kont do szczególnych zasad rachunkowości obowiązujących jednostki
budżetowe w zakresie urządzeń księgowych przewidzianych do ewidencji
rozrachunków z budżetami oraz rozliczenia dotacji udzielonych z budżetu
jednostki samorządu terytorialnego.
15
2.
Skorygowania w księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego
prowadzonych w 2013 r. zapisów dotyczących aktywów z tytułu nabycia
przez Gminę w 2006 r. udziałów w Przedsiębiorstwie Wodociągów
i Kanalizacji Sp. z o. o. w Szczecinku.
3.
Ewidencjonowania operacji gospodarczych z zgodnie z zasadami
przewidzianymi obowiązującą w Urzędzie Miejskim Polityką
rachunkowości z uwzględnieniem przepisów prawa materialnego
stosowanego w podanym zakresie.
4.
Wyodrębnienia ewidencji analitycznej dla każdej z samorządowych
jednostek organizacyjnych w celu rzetelnego ich rozliczenia z uzyskanych
dochodów i poniesionych wydatków budżetowych.
5.
Prawidłowego
i prawnych.
6.
Doprowadzenia do stanu rzeczywistego zapisów dotyczących środków
trwałych
w
księgach
rachunkowych
Urzędu
Miejskiego
oraz samorządowych jednostek oświatowych.
7.
Ewidencjonowania zmian w stanie środków trwałych zgodnie ze stanem
rzeczywistym oraz z zachowaniem zasady obowiązkowego wprowadzania
do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń,
które nastąpiły w okresie sprawozdawczym.
8.
Klasyfikowania środków trwałych zgodnie z zasadami określonymi
obowiązującymi przepisami oraz stosowanie prawidłowych stawek
umorzeniowych na potrzeby odpisów z tytułu ich zużycia.
9.
Rzetelnego sporządzania kwartalnych sprawozdań: Rb-Z o stanie
zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji i Rb-28S
z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu
terytorialnego w zakresie danych dotyczących odpowiednio wartości
nominalnej niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń
i gwarancji oraz zobowiązań wymagalnych.
ustalania
ceny
nabycia
wartości
niematerialnych
10. Egzekwowania od dyrektorów samorządowych jednostek oświatowych
sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-27S z wykonania planu
dochodów
budżetowych
zgodnie
ze
stanem
faktycznym,
w tym tzw. „sprawozdań zerowych”.
16
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe
wnioski przyczynią się do poprawy w zakresie gospodarowania środkami
publicznymi.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych
przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za moim
pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących zarzutów
naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie
w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma, o sposobie
wykonania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
(–) Bogusław Staszewski
Do wiadomości:
Pan Edward Trejnis
Przewodniczący Rady Miejskiej w Barwicach
17