Zapytanie ofertowe - ECORYS Polska Sp. z oo

Zapytanie ofertowe - ECORYS Polska Sp. z oo

ECORYS Polska Sp. z o.o.
Warszawa, 18.02.2016 r.
ul. Solec 38 lok. 105
00-394 Warszawa
Zaproszenie do składania ofert
na druk i dystrybucję gry planszowej o charakterze obywatelskim Partycypolis
I. ZAMAWIAJĄCY
ECORYS Polska Sp. z o.o.
ul. Solec 38 lok. 105
00-394 Warszawa
Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest realizowane przy wsparciu Szwajcarii w
ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
II. INFORMACJA O GRANCIE BLOKOWYM SPPW
Grant Blokowy Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, zwany Funduszami Szwajcarskimi, jest częścią
programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są
Polska oraz 11 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej w latach 2004–2007.
Operatorem Grantu Blokowego jest firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin
RP Euroregion Bałtyk.
Grant Blokowy składa się z dwóch Funduszy:
a) Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (FOP) – którego celem jest wsparcie rozwoju społeczeństwa
obywatelskiego w Polsce i zwiększenie aktywnego udziału obywateli w życiu publicznym; w ramach FOP
dofinansowano 336 projektów;
b) Funduszu Partnerskiego (FP) – którego celem jest promowanie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi
a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi w celu
zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu; w ramach FP dofinansowano
31 projektów.
Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie różnic gospodarczych
i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej, a na terytorium Polski –
pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem
strukturalnym, między innymi poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami
lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi.
Łączna kwota przeznaczona na regranting w obu Funduszach to 29,8 mln franków szwajcarskich (26,2 mln CHF
w ramach FOP oraz 3,6 mln CHF w ramach FP).
Beneficjentami Grantu Blokowego są podmioty z terenu całego kraju: organizacje pozarządowe (w ramach FOP)
oraz jednostki samorządu terytorialnego i instytucje wraz z partnerami szwajcarskimi (w ramach FP).
Więcej informacji o programie można znaleźć na oficjalnej stronie www.swissgrant.pl.
1
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest druk (dodruk) oraz dystrybucja 11 tyś egzemplarzy gry planszowej o
charakterze obywatelskim Partycypolis, która powstała w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych
Grantu Blokowego SPPW.
Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
1. Dodruk i kompletacja gry w nakładzie 11 000 egzemplarzy, w tym:
a) wydruk pudełka gry,
b) wydruk kart do gry,
c) wydruk instrukcji gry,
d) produkcja pionków do gry,
e) produkcja kostki do gry,
f) zapakowanie elementów (kart, instrukcji, pionków i kostki) do pudełek,
według poniższych wytycznych:
Nazwa
Wymiary
Ilość
Surowiec
Surowiec II
Druk
Pakowanie
Uwagi
PUDEŁKO
Wierzch:
215x115x78
Spód:
210x110x80
1
Tektura
1,5mm
923 g/m2
Papier
płótnowany
100 g/m2
4+0+Lakier
offsetowy
błysk
folia
termokurczliwa
-
KARTY
100x100
50
Tektura
2mm
1230 g/m2
Papier
płótnowany
115 g/m2
4+4+Lakier
offsetowy
błysk
papierowa
banderola
dwa pakiety po
25 kart
PIONKI I
KOSTKA
standard
10
1
plastik
-
INSTRUKCJA
200x100
1
Papier kredowy
115g/m2
-
torebka
strunowa
4+4+Lakier
offsetowy
matt
w pudełku
5 kolorów
kostka biała z
czarnymi
oczkami
falcowany na
pół arkusz
200x200 (4str
zadruku)
Wytyczne zawarte w powyższej tabeli dotyczą 1 egzemplarza gry.
Pliki produkcyjne dostarcza Zamawiający.
Więcej informacji o grze można znaleźć na stronach:
 http://swissgrant.pl/szwajcarski-grant-blokowy/aktualnosci/1118-gra-obywatelska
 http://projektyobywatelskie.pl/?q=pl/blog/gra-partycypolis
Zamawiający dopuszcza możliwość obejrzenia przez potencjalnych Wykonawców przykładowego egzemplarza
gry w siedzibie Zamawiającego: ECORYS Polska Sp. z o.o., ul. Solec 38 lok. 105 w Warszawie, w dniach od 19 do
23 lutego 2016 r. w godzinach od 11:00 do 15:00.
2. Dystrybucja 11 000 egzemplarzy gry zgodnie z wytycznymi Zamawiającego
Gra dystrybuowana będzie na terenie Polski mi.in do szkół podstawowych, gimnazjalnych, licealnych,
techników i ośrodków młodzieżowych znajdujących się w następujących województwach: zachodniopomorskim, pomorskim, kujawsko-pomorskim, lubuskim, wielkopolskim, dolnośląskim, opolskim, śląskim,
łódzkim, mazowieckim, warmińsko-mazurskim, podlaskim.
Zamawiający w terminie 5 dni roboczych od daty podpisania umowy wskaże Wykonawcy dokładne adresy oraz
ilości egzemplarzy, które należy rozdystrybuować (średnio po 2 egzemplarze gry na 1 szkołę/placówkę).
2
Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć do Zamawiającego protokół wysłania gier.
Zamawiający dopuszcza powierzenie realizacji części zamówienia podwykonawcom.
Wykonawca na życzenie Zamawiającego zobowiązany będzie do informowania Zamawiającego o postępie w
realizacji zamówienia.
IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Termin realizacji zamówienia stanowi jedno z kryteriów oceny ofert. Termin realizacji zamówienia nie może być
dłuższy niż 30 dni od daty podpisania umowy.
V. ODBIÓR/ WARUNKI PŁATNOŚCI
Wykonawca w cenie oferty uwzględni wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
Należność/wynagrodzenie za wykonaną usługę Zamawiający wypłaci Wykonawcy w dwóch częściach. Pierwsza
część - zaliczka w wysokości 20% wynagrodzenia umownego zostanie zapłacona Wykonawcy po podpisaniu
umowy. W celu otrzymania zapłaty zaliczki, Wykonawca złoży w siedzibie Zamawiającego pisemny wniosek o
zapłatę zaliczki wraz z fakturą zaliczkową. Zamawiający wpłaci zaliczkę na konto Wykonawcy w terminie 14 dni
od daty otrzymania faktury zaliczkowej. Zapłata pozostałej części wynagrodzenia za przedmiot zamówienia (w
wysokości 80%), nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę po dokonaniu odbioru
przedmiotu umowy przez Zamawiającego w terminie do 30 dni na konto wskazane na fakturze. Zamawiający
dokona odbioru przedmiotu zamówienia poprzez podpisanie protokołu odbioru. W przypadku naliczenia kar
umownych płatność będzie pomniejszona o naliczone kary.
VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU – WYMAGANIA STAWIANE OFERENTOM
W postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy w okresie
ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy
– w tym okresie, zrealizowali minimum 3 projekty polegające na publikacji i wydaniu w druku materiałów i ich
dalszej dystrybucji do użytkownika końcowego.
VII. WYKAZ DOKUMENTÓW, KTÓRE NALEŻY ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ
1. Formularz ofertowy stanowiący Załącznik Nr 1 do Zaproszenia do składania ofert;
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,
jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy
przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia, dokument składa każdy z Wykonawców oddzielnie;
3. W celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda wykazu wykonanych
projektów w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia
działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich opisu, daty i miejsca wykonania, nazwy
klienta, liczby egzemplarzy publikacji, kwoty brutto oraz z załączeniem dowodów, że projekty te zostały
wykonane należycie (wzór wykazu stanowi Załącznik Nr 2 do Zaproszenia do składania ofert);
4. Zaakceptowany wzór umowy stanowiący Załącznik Nr 3 do Zapytania ofertowego.
VIII. IINFORMACJA NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA Z MOZLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA
1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby/podmioty, powiązane osobowo lub kapitałowo z ECORYS
Polska Sp. z o.o. (przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między ECORYS
Polska Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu ECORYS Polska Sp. z o.o. czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy z oferentem, polegające w szczególności
na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10%
udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
3
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia,
opieki lub kurateli). (Oświadczenie zawarte jest w Załączniku Nr 1 do Zapytania ofertowego)
2. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby/podmioty, które nie wykazały spełniania warunków udziału w
postępowaniu opisanych w pkt VI.
IX. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY ORAZ MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
a.
Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
b.
Do oferty muszą być dołączone wszystkie dokumenty wymienione w punkcie VII Zaproszenia do
składania ofert.
W przypadku, gdy Wykonawca, jako załącznik do oferty, dołącza kopię jakiegoś dokumentu, musi być ona
potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
Oferta musi być sporządzona w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze, ręcznie długopisem
lub nieścieralnym atramentem.
Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy
w granicach umocowania. Każdy wykonawca ma obowiązek udowodnienia w ofercie, że osoba lub
osoby podpisujące ofertę posiadają adekwatne uprawnienie/upoważnienie do składania oświadczeń
woli.
Upoważnienie do podpisania oferty musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych dokumentów
załączonych przez Wykonawcę.
Wszystkie strony oferty, a także wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, muszą być
parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
Zaleca się, aby oferta była trwale spięta.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Wykonawca zamieszcza ofertę wraz z wymienionymi dokumentami w zabezpieczonej kopercie
oznakowanej następująco:
nazwa i adres Wykonawcy;
nazwa i adres Zamawiającego (ECORYS Polska Sp. z o. o., ul. Solec 38 lok. 105, 00-394 Warszawa);
oznaczenie „Druk i dystrybucja gry planszowej o charakterze obywatelskim Partycypolis”;
napis : „Nie otwierać przed dniem 24.02.2016 r., godz. 11.00”
Wykonawca może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę, pod warunkiem, że
Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wycofaniu lub zmianie przed terminem składania ofert.
Wykonawca nie może wycofać oferty, ani wprowadzić do niej zmiany po upływie terminu składania ofert.
Nie dopuszcza się składania ofert częściowych
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.




k.
l.
m.
X. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Ofertę należy złożyć w zabezpieczonej kopercie opatrzoną napisem jak w punkcie IX lit. j w siedzibie
Zamawiającego ECORYS Polska Sp. z o. o., ul. Solec 38 lok. 105, 00-394 Warszawa, do dnia: 24.02.2016 roku,
godzina: 11:00.
XI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ
Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT:
Kryteria wyboru oferty:
1) Cena brutto
2) Termin realizacji zamówienia
- waga kryterium 65%
- waga kryterium 35%
Ad. 1) Oferta w kryterium cena brutto może uzyskać od 0 do 65 punktów, przy czym oferta z najniższą ceną
4
uzyska 65 pkt. Pozostałym ofertom zostaną wyliczone punkty wg następującego wzoru:
Wartość punktowa ceny = Rc Cmin/Cn
Rc ranga kryterium cenowego
Cmin - najniższa cena spośród oferowanych
Cn cena danej oferty
Ad. 2) Oferta w kryterium termin realizacji zamówienia może uzyskać od 0 do 35 pkt, przy czym oferta z
najkrótszym terminem uzyska 35 pkt. Pozostałym ofertom zostaną wyliczone punkty wg następującego wzoru:
Wartość punktowa terminu = Rt Tmin/Tn
Rt ranga kryterium termin
Tmin – najkrótszy termin spośród oferowanych
Tn termin danej oferty
XII. UWAGI KOŃCOWE
1. Zamawiający dokona badania ofert pod kątem ich zgodności z treścią Zaproszenia do składania ofert w tym
także wykazania przez Oferentów spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
• jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
• jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji,
• złożona oferta jest niekompletna, tj.: a) nie została przygotowana w oparciu o formularz ofertowy, b) nie
zawiera wszystkich dokumentów wymaganych w Zapytaniu ofertowym,
• oferta nie została podpisana przez osobę upoważnioną.
3. Zamawiający odrzuci ofertę Oferentom, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu.
4. Oferty złożone po terminie Zamawiający niezwłocznie zwróci Oferentom.
5. Do przedmiotowego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo
zamówień publicznych.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do
unieważnienia niniejszego postępowania bez podawania przyczyn.
7. Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu
odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania, ani z tytułu odrzucenia oferty.
8. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy
dokumentów i materiałów jakie Oferent zawarł w swej ofercie.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez
Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji ze składającym ofertę, którego oferta zostanie
wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku
nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji, z zastrzeżeniem, że negocjacje mogą dotyczyć
wyłącznie poprawy jakości oferty w taki sposób, aby nie została zakłócona konkurencja w porównaniu
z pozostałymi ofertami tzn. oferta po negocjacjach musi być nadal najkorzystniejsza w świetle kryteriów
oceny ofert. Warunki realizacji nie ulegną zmianie w taki sposób, że w przypadku gdyby były one znane
5
szerokiemu kręgowi wykonawców przed złożeniem ofert to mógłby się zmienić krąg potencjalnych
wykonawców oraz/lub warunki składanych ofert.
11. W szczególności, w związku z finansowaniem zamówienia z budżetu projektu współfinansowanego ze
środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Zamawiający zastrzega sobie prawo nie
podpisywania umowy z Oferentem, jeżeli mimo przeprowadzenia negocjacji proponowana przez niego cena
świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia przekracza kwotę przewidzianą na ten cel
w budżecie projektu lub wystąpią inne nieprzewidziane okoliczności związane z prowadzeniem Grantu
Blokowego.
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji
bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
XIII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM
Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest Karolina Malińska oraz Sylwia
Woźnica.
W przypadku dodatkowych pytań związanych z procesem ofertowym prosimy o kontakt: e-mail:
[email protected], tel.: 22/ 339 36 54, lub [email protected], tel.:22/ 339 45 22 w
godz. 10:00-17:00.
Serdecznie zapraszamy do współpracy.
Z poważaniem
Karolina Malińska
6