Modyfikacje programu VinCent Office V.1.11

Modyfikacje programu VinCent Office V.1.11

Modyfikacje programu VinCent Office V.1.11
Moduł FK
1.
Modyfikacja formatki wprowadzania księgowań.
Na formatce wprowadzania księgowań dodano pole z numerem NIP kontrahenta.
2 Wydruk spisu księgowań z tabeli.
Wybranie tego przycisku powoduje wydrukowanie całej zawartości tabeli zawierającej listę księgowań z całego
okresu lub danego (aktualnie aktywnego) sektora księgowego.
3. Modyfikacja opcji „Transakcje – porządkowanie”.
Na wyraźne życzenie wielu użytkowników zmodyfikowano opcję porządkowania transakcji nierozliczonych.
Umożliwiono łączenie transakcji w przypadku kiedy-transakcja w walucie jest rozliczona ale nie jest rozliczona
w PLN w takim przypadku można taką transakcję połączyć z inną transakcją w PLN.
Powyższy rysunek ilustruje taką sytuację. Widzimy, że w walucie kwota transakcji i kwota rozliczona są równe
122 EUR. Transakcja nie jest „zamknięta” ponieważ kwota brutto i kwota rozliczona w PLN są różne o wartość
różnic kursowych. W takim przypadku możemy transakcję F1 połączyć z dowolną transakcją w PLN. W tym
przypadku będzie to połączenie transakcji w EUR z transakcją rozliczającą różnice kursowe. Spowoduje to
ostateczne zamknięcie transakcji F1.
Przycisk RRZ – łączy rachunek z zapłatą i zapisuje transakcję pod nazwą rachunku
Przycisk ZRR – łączy zapłatę z rachunkiem i zapisuje transakcję pod nazwą zapłaty.
4. Wydruk transakcji nierozliczonych na dzień.
Do podsumowania wydruku transakcji nierozliczonych na dzień dodano pozycje w poszczególnych walutach tak
jak w wykazie transakcji i opisie transakcji.
5. Opcje wydruku transakcji.
Zmieniono ustawienie domyślne opcji „Salda transakcji ” z Wszystkie na Niezerowe.
6. Wydruk „Wezwania do zapłaty” w walucie.
Wezwanie do zapłaty możemy drukować w trzech wariantach
I.
Wydruk w PLN
Przy ustawieniu waluty na PLN zawsze otrzymamy wydruk na którym wszystkie pozycje będą prezentowane w
tej walucie jak przedstawiono na rysunku poniżej.
II.
Wydruk w walucie po określonym przez użytkownika kursie.
W tym przypadku na wydruku będą prezentowane tylko te pozycje które były księgowane w wybranej walucie.
Wartości tych pozycji będą pokazane w PLN podobnie jak podsumowanie ale dodatkowo wartość końcowa
zostanie pokazana w walucie wynikającej z podzielenia wartości całkowitej w PLN przez wybrany kurs.
III.
Wydruk pozycji w walucie przeliczonych wg rzeczywistego kursu transakcji.
W tym przypadku na wydruku będą prezentowane tylko te pozycje które były księgowane w wybranej walucie.
Wartości tych pozycji będą pokazane w walucie z uwzględnieniem kursu dla każdej pozycji. Podsumowanie
będzie również pokazane w walucie jako suma poszczególnych pozycji.
7.
Zmiany w dokumentach KP/KW.
Na formatce tworzenia dokumentów KP/KW dodano pola:
Razem – podsumowanie wszystkich pozycji
Kwotę wypłacił/otrzymał – pole prezentowane na wydruku i zapisywane do bazy danych zawierające dane osoby
wpłacającej lub odbierającej gotówkę.
UWAGA !
Przy edycji wydrukowanego dokumentu z opcji odpisów, ponowny wydruk dokumentu
spowoduje korektę zapisu w księgowości.
Jeżeli dokument kp/kw podczas wydruku nie był zaksięgowany (użytkownik zrezygnował z
księgowania) to przy drukowaniu odpisu może zostać zaksięgowany.
Dotychczas wszelkie korekty dokumentów kp/kw musiały być wykonywane w sposób manualny.
Przed korektą istniejącego księgowania lub zapisem księgowania dokumentu kp/kw w przypadkach
opisanych powyżej będzie pojawiał się komunikat z żądaniem potwierdzenia wykonania operacji
korekty/zapisu księgowania.
W przypadku edycji i wydruku dokumentu który nie był wcześniej zaksięgowany.
W przypadku edycji i wydruku dokumentu który był wcześniej zaksięgowany.
8.
Korekta bilansu otwarcia.
W celu zapewnienia spójności danych (zgodności wydruków zestawienia obrotów i sald oraz transakcji
nierozliczonych) wprowadzono pewne ograniczenia dla operacji korekty, storna i usuwania księgowań BO
wykonanych na kontach kontrahentów.
W pierwszym roku działania podatnika (rok założenia podatnika) w którym wprowadzamy BO „ręcznie”
ograniczenia te nie funkcjonują. Możemy dowolnie modyfikować i usuwać zapisy BO.
W latach kolejnych BO musi wynikać z bilansu zamknięcia roku poprzedniego a więc aby uzyskać BO w roku
bieżącym musimy wykonać operację przeniesienia sald z roku poprzedniego. Po każdej zmianie danych roku
poprzedniego powinniśmy powtarzać operację przeniesienia sald na rok bieżący w celu aktualizacji BO. Ręczna
ingerencja w księgowania BO nie powinna mieć miejsca. Dlatego dla kolejnych lat działalności ograniczono
możliwość wykonywania takich operacji jak korekta, storno i usuwanie księgowań BO kontrahentów. Nie
zablokowano tych operacji całkowicie a jedynie wyświetlane jest ostrzeżenie o możliwych konsekwencjach
„ręcznego” modyfikowania BO.
Dla księgowań BO kont rzeczowych ograniczenia takie nie występują w żadnym roku działalności.
9. Zmiany w prezentacji sald, kont ksiąg i transakcji nierozliczonych na kartotece kontrahentów.
W aktualnej wersji programu podczas zapisu księgowania w walucie rejestrowane są dane zarówno w PLN jak i
w walucie oryginalnej. Możliwe jest więc pokazywanie danych również w walucie.
-prezentacja obrotów i sald na kartotece kontrahenta
Gdy wybierzemy Walutę „Razem”(ustawienie domyślne) to dane prezentowane w tabelce są prezentowane tak
jak do tej pory a więc wszystkie zapisy przeliczone na PLN.
Po wybraniu określonej waluty w polu Waluta dane prezentowane w tabeli będą dotyczyć tylko zapisów
wykonanych w wybranej walucie i będą pokazywane bez przeliczenia na PLN.
-prezentacja kont ksiąg
Podobnie przedstawia się sytuacja z zakładką konta ksiąg i transakcje nierozliczone
-prezentacja transakcji nierozliczonych
Na zakładkach konta ksiąg i transakcje nierozliczone pokazane są dwie kolumny określające walutę :
-Waluta – kolumna określa w jakiej walucie prezentowane są kwoty
-Waluta tran. – kolumna określa w jakiej walucie była wprowadzona dana transakcja
Dodano również możliwość drukowania zawartości tabeli prezentowanych na zakładkach konta ksiąg i
transakcje nierozliczone. Po naciśnięciu przycisku otrzymamy wydruk z zawartością tabeli
10. Zmiany w prezentacji sald i kont ksiąg na kartotece konta.
-prezentacja salda
Podobnie jak w przypadku kartotek kontrahentów również salda kont możemy przeglądać w PLN
lub w walucie w jakiej zostały wprowadzone do systemu
-prezentacja kont ksiąg
Podobnie jest w przypadku kont ksiąg. Dane mogą być prezentowane w PLN lub walucie „oryginalnej”.
Na zakładce konta ksiąg pokazane są dwie kolumny określające walutę :
-Waluta – kolumna określa w jakiej walucie prezentowane są kwoty
-Waluta tran. – kolumna określa w jakiej walucie była wprowadzona dana operacja.
Dodano również możliwość drukowania zawartości tabeli prezentowanych na zakładce konta ksiąg.
Po naciśnięciu przycisku otrzymamy wydruk z zawartością tabeli
11. Zmiana sposobu blokowania danych podczas równoległego księgowania z kilku stanowisk.
W dotychczasowych wersjach programu podczas księgowania z kilku stanowisk na jednym
podatniku występowało zjawisko wzajemnego blokowania danych. Było to szczególnie
uciążliwe podczas księgowania na kontach kontrahentów. W tych przypadkach czas
blokowania mógł być stosunkowo długi ze względu na rozlicznie transakcji związanych
z kontrahentem. Działo się tak dlatego, że blokowanie danych następowało przed
rozliczeniem transakcji dopiero kiedy jeden użytkownik rozliczył transakcje i zapisał
księgowanie inni mogli kontynuować pracę.
Dlatego w aktualnej wersji zmieniono sposób blokowania danych. Podczas księgowania
blokada następuje już po rozliczeniu transakcji. Przy takim podejściu do problemu konflikt
będzie następował tylko w przypadku, kiedy dwóch użytkowników będzie jednocześnie
księgowało z użyciem konta tego samego kontrahenta. Wówczas program będzie
zachowywał się tak jak do tej pory. Pozwoli zapisać dane dopiero kiedy jeden
z użytkowników zakończy całą operację włącznie z rozliczeniem transakcji.
12. Przewalutowanie - zmiana sposobu księgowania różnic kursowych.
Do tej wersji księgowanie przewalutowania i różnic kursowych odbywało się jednym księgowaniem przy użyciu
kont Różne. Poniżej przykład przewalutowania 2000 EUR.
Aktualnie księgowania zostały rozdzielone. Oddzielnie zapisywane jest przeksięgowanie z konta walutowego na
złotówkowe i różnice kursowe wynikające z tej operacji.
-księgowanie przewalutowania
-księgowanie różnic kursowych
13. Rozksięgowanie kwoty w walucie – korekta kwot.
Załóżmy, że musimy przeksięgować kwotę 21.231,43 EUR z konta walutowego na inne konta. Wykonujemy
operację jak na powyższym rysunku.
Jak wiemy program zawsze księguje wartości w PLN. Dlatego kwota w walucie musi zostać przeliczona na
PLN po określonym przez użytkownika kursie.
Po przeliczeniu kwoty w walucie razy kurs mamy 80.615,74 PLN i taką kwotę musimy rozksięgować na
poszczególne konta (Różne).
Poniższy rysunek pokazuje przykładowe rozbicie kwoty na różne konta.
Podczas rozksięgowywania kwoty użytkownik operuje wartościami w PLN. Program każdą kwotę cząstkową w
PLN przelicza ponownie na walutę w jakiej zapisujemy operację i oblicza sumę kwot cząstkowych w walucie.
Przy próbie zapisania księgowania następuje porównanie księgowanej kwoty w walucie i obliczonej przez
program sumy kwot cząstkowych w walucie. W wyniku zaokrągleń występujących podczas przeliczania
wartości z PLN na walutę może wystąpić niewielka różnica między tymi wartościami.
W omawianym przykładzie występuje różnica 0,01 EUR dlatego podczas próby zapisania takiego księgowania
pojawi się dodatkowa formatka wymuszająca korektę kwot cząstkowych w walucie.
W tym konkretnym przypadku jedną z pokazanych w tabelce kwot musimy zwiększyć o 0,01 EUR. Dopiero
wtedy program powoli zapisać księgowanie.
Taka korekta jest niezbędna aby księgowanie bilansowało się zarówno w PLN jak i w EUR.
Aby zwiększyć (lub zmniejszyć) wartość wybranej kwoty ustawiamy się na określonej pozycji i używamy
przycisków do zwiększenia lub zmniejszenia wartości pozycji.
Dodatkowe okienko do korekty kwot w walucie pojawi się tylko w przypadku kiedy program „wykryje”
niezgodność między księgowaną kwotą w walucie a sumą częściowych kwot w PLN przeliczonych na
walutę.
14. Automatyczne księgowanie ze „źródeł zewnętrznych”.
Funkcja automatycznego księgowania danych ma wieloraką funkcjonalność. Może służyć do:
-księgowania danych z innych systemów, programów,
-przenoszenia danych księgowych między podatnikami programu VinCent Office,
-automatycznego księgowania dokumentów PK (dokumenty wcześniej zdefiniowane w programie i okresowo
księgowane). Poniżej opiszemy krótko każdą z powyższych funkcji.
a)księgowanie z innych programów
Funkcja ta umożliwia zaksięgowanie danych z dowolnego programu który ma możliwość wygenerowania pliku
tekstowego w określonym formacie. Każdy z takich plików zostaje wczytany do programu, każda z pozycji
zostanie zweryfikowana pod względem poprawności i jeżeli jest poprawna zostanie zaksięgowana.
W polu „Ścieżka do pliku z danymi” podajemy lokalizację pliku z którego chcemy zaczytać dane. Następnie
używamy przycisku zaznaczonego czerwoną ramką w celu wczytania danych zawartych w pliku. Dane zostaną
pokazane w formie tabeli, kolory pozycji są czerwone ponieważ dane nie zostały jeszcze zweryfikowane.
Każda operacja jest opisana w zakładce statystyki. Np. poniższy rysunek ilustruje stan tego pola po
przeprowadzonej weryfikacji danych. W drugiej pozycji program „wyrył niezgodność danych”
Każda poprawnie zweryfikowana pozycja zmienia kolor na zielony i te pozycje mogą zostać zaksięgowane.
Pozostałe pozycje mogą być poprawiane w zakładkach „Edycja nagłówka dokumentu” i „Edycja pozycji
dokumentu” a następnie poddane ponownej weryfikacji i w przypadku poprawnego jej przebiegu zaksięgowane.
Zaksięgowane pozycje zmieniają kolor na niebieski.
Opis przycisków
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1-wczytanie danych z pliku tekstowego podanego w polu „Ścieżka do pliku z danymi”,
2-wczytanie danych ze zdefiniowanego wcześniej dokumentu PK,
3-weryfikacja pojedynczej pozycji,
4-weryfikacja wszystkich pozycji,
5-usunięcie z listy bieżącej pozycji,
6-usunięcie z listy wszystkich pozycji (czyszczenie listy),
7-usunięcie z listy pozycji zaksięgowanych,
13
14
8-usunięcie z listy pozycji niezweryfikowanych,
9-zaksięgowanie pozycji
10-kartoteka klientów,
11-kartoteka dostawców,
12-kartoteka pracowników,
13-kartoteka kont rzeczowych,
14-wyjście.
Opis opcji
-Generowanie zapłat do faktur gotówkowych
Włączenie opcji spowoduje automatyczne wygenerowanie pozycji z zapłatami podczas wczytywania danych do
tabeli. Aby było to możliwe pozycje faktur w pliku txt muszą mieć ustawiony odpowiedni znacznik, żeby były
traktowane przez program jako faktury gotówkowe.
-Sprawdzenie zgodności daty dokumentu z okresem księgowym
Dodatkowa weryfikacja daty dokumentu pozwalająca wykluczyć księgowanie dokumentów w innym okresie niż
wynikający z daty ich powstania.
-Łączenie transakcji o takich samych numerach dowodów
W przypadku księgowania w późniejszym okresie zapłat do faktur jeżeli numer dowodu zapłaty będzie zgodny z
numerem dowodu faktury program połączy i rozliczy transakcje.
-Zakładanie kartotek kontrahentów o brakujących numerach NIP
Program będzie automatycznie zakładał kartoteki kontrahentów jeżeli nie znajdzie w bazie danych kartoteki o
identycznym numerze NIP jak ten odczytany z pliku tekstowego.
-Nie sprawdzaj poprawności VAT
Program nie będzie sprawdzał czy kwota vat dla pozycji jest poprawnie wyliczona
-Nie sprawdzaj numeru NIP
Program nie sprawdza numeru NIP tylko opiera się na numerze kontrahenta.
b)przenoszenie danych księgowych między podatnikami
Przenoszenie danych między podatnikami programu VinCent Office rozpoczynamy od eksportu danych do pliku
txt. W tym celu musimy podać lokalizację pliku docelowego w polu „Ścieżka do pliku zadanymi”, zakres dat
jaki mają obejmować dane oraz rodzaj księgowań (Zakup ,Sprzedaż lub Wszystkie).
Następnie powstały plik zaczytujemy do opcji „Automatyczne księgowanie z pliku zewnętrznego” i
postępujemy jak opisano w punkcie a.
c)automatyczne księgowania dokumentów PK
Opcja pozwala na zdefiniowanie i zapamiętanie listy zapisów z określeniem kont oraz kwot. Lista ta może być
cyklicznie księgowana.
Definiujemy dokument PK z dowolną ilością pozycji. Dla każdej pozycji konieczne jest określenie numeru
dowodu ,konta Wn, konta Ma, kwoty, waluty i ewentualnie kursu waluty.
Tak zdefiniowany dokument możemy wczytać do opcji „Automatycznego księgowania z pliku zewnętrznego”.
A następnie postępować tak jak w przypadku opisanym w punkcie a.
Moduł GM
1. Wydruk analizy zaksięgowanego kosztu własnego sprzedaży.
Opcja ma na celu ułatwienia sprawdzenia