instrukcja obsługi programu

20
CENZURKA 7 - EDUCAT
Instrukcja obsługi programu
1
instrukcja obsługi
programu
ul. Kielecka 74
27-400 Szewna - Ostrowiec Św.
tel. : (041) 248 47 63
e-mail : [email protected]
http: www.educat.pl
Oprogramowanie dla szkół
2
CENZURKA 7 - EDUCAT
Instrukcja obsługi programu
19
twa łatwo moŜna określić, które z pól i w jaki sposób naleŜy
skorygować.W przypadku świadectw z giloszem nie ma moŜliwości zmiany połoŜenia i rozmiaru rubryk.
•
Do drukowania świadectw moŜna uŜywać kaŜdej czcionki
zainstalowanej w systemie. NaleŜy zwrócić uwagę jednak, czy
zastosowana czcionka umoŜliwia prawidłowe drukowanie
polskich znaków. Ustawiany rozmiar czcionki dotyczy
większości napisów pojawiających się na świadectwie. Aby
zmienić czcionkę wciśnij przycisk Zmień w ramce Czcionka
lub wybierz polecenie Czcionka z menu Rubryki. Dla kaŜdego
pola rozmiar ten moŜna indywidualnie zmieniać w oknie
Rozmieszczenie pól na stronie.
18
CENZURKA 7 - EDUCAT
5. Wykonaj powyŜsze czynności dla kaŜdej strony wszystkich
druków świadectw, których uŜywasz.
6. Przy zamykaniu okna Druki świadectw program zaproponuje Ci moŜliwość zapisu bieŜących ustawień na dysku
(oddzielny plik dla kaŜdego świadectwa). Zrób to, aby móc
z nich korzystać w przyszłości.
•
3
Instrukcja obsługi programu
Spis treści
W przypadku gdy zachodzi potrzeba indywidualnego dopasowania pojedynczych pól wydruku wybierz polecenie
Ustawienia z menu Rubryki w oknie Druki świadectw.
W oknie Rozmieszczenie pól na stronie moŜna ustawić
połoŜenie, rozmiar i wyrównanie kaŜdego z pól znajdującego
się na określonej stronie świadectwa.
Wciskając przycisk Drukuj szablon otrzymasz na wydruku
dokładne rozmieszczenie wszystkich pól wraz z przypisanymi
im numerami. Przykładając szablon do oryginalnego świadec-
•
Instalacja
4
•
Obsługa programu
5
•
Wprowadzanie danych
6
•
Drukowanie
14
4
CENZURKA 7 - EDUCAT
Instrukcja obsługi programu
17
Instalacja
•
WłóŜ płytę instalacyjną CD do stacji.
•
Jeśli program instalacyjny nie uruchomi się automatycznie, na
pulpicie ekranu kliknij dwukrotnie ikonę Mój komputer
a
następnie wybierz Stacja dysków CD
•
Uruchom program instalacyjny setup
•
W trakcie instalacji program zapyta Cię o katalog docelowy
i nazwę dla folderu w menu Programy . Jeśli nie chcesz ich
zmieniać naciśnij przycisk „Next”. W ten sam sposób moŜesz
zamknąć okienko informujące o zakończeniu instalacji.
•
Program Cenzurka 7 moŜe być instalowany niezaleŜnie
od poprzednich swoich wersji. MoŜliwe jest równoległe
korzystanie z kilku wersji programu. Wszystkie pliki z danymi
uczniów przygotowywane poprzednimi wersjami programu
będą poprawnie odczytywane w obecnej wersji.
•
Aby uruchomić program wejdź do głównego menu systemu
(Przycisk Start), wybierz z niego Programy a następnie folder
Cenzurka 7.4 i uruchom program znajdujący się pod tą samą
nazwą.
przesłanie kserokopii posiadanych druków do firmy EDUCAT
(nowy szablon świadectwa pojawi się wtedy w Internecie w
przeciągu kilku dni).
Aby wydruk trafił w odpowiednie rubryki świadectwa naleŜy
dokonać ustawienia marginesów. Aby to zrobić:
1. Wydrukuj stronę z dowolnymi danymi (aby nie niszczyć
oryginalnych druczków, wydruk moŜna wykonać na czystej
kartce).
2. Zmierz poziome i pionowe przesunięcie wydruku względem
rubryk świadectwa (w przypadku wydruku na czystej kartce
złóŜ ją - patrząc pod światło -z czystym druczkiem świadectwa tak, aby wydruk trafił w odpowiednie rubryki a następnie zmierz róŜnicę w połoŜeniu górnych lewych rogów obu
kartek).
3. W oknie Druki świadectw wybierz odpowiednią stronę
świadectwa.
4. Przy pomocy pasków przewijania ustaw zmierzone w milimetrach wartości przesunięcia poziomego i pionowego (na
obrazku litera “A” oznacza wydrukowany napis, a czerwony
kwadrat w środku rubrykę).
16
CENZURKA 7 - EDUCAT
Zaznaczenie pola wg wzoru umoŜliwia wydrukowanie
dowolnego ciągu znaków wpisanego przez uŜytkownika.
W miejscu, gdzie powinny znaleźć się indywidualne numery
ucznia naleŜy wpisać odpowiednio znaki #1 lub #2.
Na przykład, jeśli numer na świadectwie składa się z numeru
ucznia z dziennika i z numeru z księgi uczniów szkoły
przedzielonych ukośnikiem, wtedy naleŜy wprowadzić
następujący ciąg znaków #1 / #2.
•
W lewym dolnym rogu okna wyświetlane są liczby osób :
zaznaczonych / znajdujących się na liście / wszystkich uczniów
w klasie.
Przycisk Świadectwa otwiera okno, w którym moŜna dowolnie
ustawić parametry związane z posiadanymi drukami
świadectw.
Przed wydrukiem istnieje moŜliwość obejrzenia i sprawdzenia
danych w formie w jakiej pojawią się na wydruku - słuŜy do
tego przycisk Podgląd wydruku. Gdy wszystko jest gotowe
naleŜy wcisnąć przycisk Drukuj.
W związku z róŜną szerokością marginesów dla róŜnych
drukarek, a takŜe z występowaniem niewielkich róŜnic w połoŜeniu rubryk na drukach świadectw pochodzących z róŜnych
drukarń, program pozwala indywidualne dopasować parametry
wydruku do posiadanych druczków i drukarki.
Aby otworzyć okno Druki świadectw wciśnij przycisk
Świadectwa w oknie Drukowanie.
W programie zdefiniowano szablony dla druków pochodzących
z róŜnych drukarń. Aby wybrać szablon w oknie Druki
świadectw wybierz z menu Ustawienia rubryk opcję Wczytaj
szablon. Pojawi się lista dostępnych druków - symbol druku/
drukarni znajduje się na dole ostatniej strony świadectwa. Jeśli
nie uda nam się znaleźć właściwego szablonu, istnieje
moŜliwość pobrania go poprzez Internet - w głównym menu
programu naleŜy wybrać z menu Narzędzia opcję Aktualizacja
szablonów świadectw lub ściągnąć odpowiednie pliki ze strony
www.educat.pl . Gdy i ten sposób zawiedzie pozostają jeszcze
dwie metody : pierwsza to ręczne ustawienie rubryk lub druga
Instrukcja obsługi programu
5
Obsługa programu
Pracą programu steruje się poprzez wybieranie poleceń z menu.
Często wybierane polecenia moŜna uruchamiać naciskając przyciski z paska narzędzi
Do wprowadzania danych słuŜą dwa okna :
• KLASA - zawiera informacje wspólne dla wszystkich uczniów ,
• UCZEŃ - do wpisywania danych dla poszczególnych osób
(danych personalnych, ocen, szczególnych osiągnięć, itd.)
Do ustawiania parametrów drukowania słuŜy okno Drukowanie.
Aby przejść do właściwego okna naciśnij odpowiedni przycisk na
pasku narzędzi
Wprowadzone dane moŜna zapisywać na dysku, a następnie
w dowolnym momencie poprawiać, dopisywać czy usuwać. Istotną
zaletą programu jest moŜliwość wykorzystywania raz wprowadzonych danych przez okres następnych lat.
Sposób wprowadzania danych jest maksymalnie uproszczony
i przypomina wypełnianie zwykłego papierowego świadectwa.
Jeśli czegoś nie wiesz, w dowolnym momencie pracy z programem,
wciśnij klawisz F1, a otrzymasz pomoc.
6
CENZURKA 7 - EDUCAT
Instrukcja obsługi programu
ostatniej osoby w grupie. Jeśli chcemy zaznaczyć kilka
rozłącznych grup na liście kolejną grupę naleŜy zaznaczać
trzymając wciśnięty klawisz "CTRL". Kolejność na liście
moŜna zmienić klikając prawym przyciskiem myszki i wybierając odpowiednią opcję.
Wprowadzanie danych
•
•
Aby utworzyć bazę danych dla nowej klasy z menu Plik wybierz polecenie Nowa klasa/Nowe dane lub na pasku narzędzi
naciśnij przycisk
(jeśli chcesz wykorzystać dane klasy z
poprzedniego
roku wybierz polecenie Nowa klasa/
Dane z poprzedniego roku).
•
Jeśli program jest w wersji dla zespołu szkół wybierz typ
szkoły
•
W otwartym okienku Nowa klasa w polu Klasa wpisz nazwę
klasy np. 1A. Wybierz typ klasy. Gdy zachodzi potrzeba zmień
zawartość pola Rok szk. Zatwierdź wprowadzone dane
wciskając przycisk OK.
15
W zaleŜności od potrzeb i rodzaju posiadanej drukarki moŜesz
dowolnie ustawić parametry drukowania świadectw. Parametry
te podzielono na cztery grupy :
Rodzaj drukowanych świadectw
Świadectwa róŜnych typów (bez "paska", z "paskiem",
ukończenia, dojrzałości) powinny być drukowane odrębnie –
zaznaczenie jednej z opcji określa, o którą grupę chodzi.
Program automatycznie na liście osób umieszcza tylko te
osoby, które otrzymają świadectwo danego rodzaju.
Sposób drukowania świadectwa
Dla drukarek formatu A4 naleŜy wybrać stronę świadectwa,
która będzie drukowana. Gdy posiadamy drukarkę formatu A3
istnieje moŜliwość drukowania świadectw takiego formatu bez
konieczności ich składania. Drukowane są wtedy za jednym
razem dwie strony świadectwa. W takim przypadku
w ustawieniach drukarki naleŜy wybrać rozmiar papieru A3
i orientację poziomą.
Typ świadectw
Jeśli posiadamy specjalne druki świadectw, nie zawierające
rubryk a jedynie tzw. gilosz, naleŜy zaznaczyć opcję czyste.
Program wydrukuje w takim przypadku wszystkie potrzebne
elementy świadectwa, a nam odpadnie praca związana
z dopasowanie wydruku do rubryk.
•
JeŜeli podane dane były poprawne, zostanie stworzona nowa
baza danych, a na ekranie pojawią się okna Klasa i Uczeń
dzięki którym moŜesz wprowadzać odpowiednie dane. Wyboru
Numeracja świadectwa
Określa numer znajdujący się na pierwszej stronie świadectwa.
Zwykle jest to numer ucznia w dzienniku (opcja tylko numer).
Gdy zaznaczymy opcję numer/rok wtedy wydrukowany
zostanie numer łamany przez rok.
14
CENZURKA 7 - EDUCAT
Instrukcja obsługi programu
okna moŜesz dokonać przy pomocy przycisków znajdujących
się na pasku narzędzi
Drukowanie
•
•
Aby przystąpić do drukowania wybierz polecenie Parametry
drukowania z menu Drukowanie lub wciśnij przycisk
na pasku narzędzi.
•
Otworzone zostanie okno Drukuj, w którym w zaleŜności od
potrzeb i rodzaju posiadanej drukarki moŜna dowolnie ustawić
parametry drukowania świadectw.
7
W oknie Klasa znajdują się informacje wspólne dla całej klasy,
np. profil klasy, data Rady Pedagogicznej czy data rozdania
świadectw .
Ilość i zawartość zakładek jest uzaleŜniona od typu szkoły
i klasy. Na zakładce Skala ocen moŜna definiować nazwy
ocen i przyporządkowanie im klawiszy klawiatury.
•
•
Z lewej strony okna znajduje się lista uczniów. MoŜna na niej
zaznaczać osoby, dla których drukowane będą świadectwa.
Aby zaznaczyć grupę osób kliknij na pierwszej osobie
i trzymając wciśnięty przycisk myszki przesuń kursor do
Przejdź do okna Uczeń. Wprowadzanie danych o uczniach
rozpocznij od wpisania danych personalnych wszystkich
uczniów klasy. Do tego celu słuŜy zakładka Ogólne. Pisząc
imiona i nazwiska moŜna rozpoczynać je z małych liter program automatycznie dokona zamiany na duŜe. W trakcie
pisania dat i nazw miejscowości urodzenia działa mechanizm
autouzupełniania. JeŜeli chcesz aby program dokończył
8
CENZURKA 7 - EDUCAT
wprowadzanie tekstu wciśnij klawisz Enter (proponowany tekst
jest wyświetlany w Ŝółtej ramce).
•
Dla niektórych miejscowości istnieje konieczność dodania
litery „e” przed nazwą (np. : urodzony we Wrocławiu) – na
drukach świadectw przed opdpowiednią rubryką znajduje się
tylko słowo”w”. W takiej sytuacji naleŜy wcisnąć przycisk
znajdujący się przed polem słuŜącym do wpisania nazwy
miejscowości.
•
W polach Nr naleŜy wprowadzić numer lub numery jakie mają
się pojawić na świadectwie danej osoby - najczęściej jest to
numer z dziennika i / lub księgi uczniów szkoły. Program
automatycznie, kaŜdemu nowemu uczniowi nadaje pierwszy
numer o jeden większy od numeru poprzedniego ucznia.
•
Aby dopisać kolejną osobę do listy uczniów wciśnij przycisk
ze znakiem zielonego (plusa) znajdujący się w pasku narzędzi.
•
Po lewej stronie głównego okna znajduje się lista uczniów,
dzięki której moŜna szybko wybrać właściwą osobę. Lista
moŜe być uporządkowana na trzy sposoby :
1. alfabetycznie - program dokona uszeregowania według
nazwisk
2. numerami - program uporządkuje uczniów według ich
pierwszych numerów
3. brak uporządkowania - zostanie zachowana kolejność,
w której uczniowie byli wprowadzani do bazy .
Wyboru dokonuje się w okienku na pasku narzędzi.
•
Aby usunąć osobę wciśnij przycisk ze znakiem czerwonego
minusa.
•
Gdy dane personalne wszystkich uczniów zostaną
wprowadzone moŜna przejść do wpisywania ocen klikając
zakładkę Oceny. W jej lewym górnym rogu wybierz grupę
przedmiotów. Układ i rozmiar tabeli ocen jest identyczny, jak
na drukach świadectw. Oceny wprowadza się poprzez
Instrukcja obsługi programu
13
Przy wprowadzaniu nowej frazy w polu forma męska tekst jest
automatycznie przenoszony do pola forma Ŝeńska.
Zmodyfikowane lub nowowprowadzone frazy moŜna zapisać w
pliku o dowolnej nazwie.
Adnotacje
W programie istnieje moŜliwość umieszczenia na świadectwie
w dowolnym miejscu dodatkowych napisów. Teksty wprowadza się
przy pomocy rubryk umieszczonych na zakładce Adnotacje w
oknie Uczeń. Aby umieścić ten sam tekst dla wszystkich uczniów
klasy po wpisaniu go u dowolnego ucznia wystarczy wcisnąć
przycisk dla wszystkich. Po wprowadzeniu tekstów pozostaje
określić stronę świadectwa, na której znajdzie się dodatkowa
rubryka. W tym celu w oknie Drukowanie trzeba wcisnąć przycisk
Świadectwa co spowoduje pojawienie się okna Druki świadectw,
gdzie klikając myszką moŜna wybrać odpowiednią stronę.
Następnie z menu Rubryki naleŜy wybrać polecenie Ustawienia.
Na ekranie wyświetlone zostanie okno Rozmieszczenie pól na
stronie słuŜące do określania połoŜenia, justowania i rozmiaru
czcionki wszystkich rubryk znajdujących się na stronie. Aby na
liście pól pojawiły się dodatkowe rubryki naleŜy je uaktywnić
wciskając przycisk Adnotacje.
Ustawienia dotyczące wydruku, w tym równieŜ dodatkowych
rubryk dobrze jest zapisać w pliku (rozszerzenie CNM) i
wczytywać go przed kaŜdorazowym przystąpieniem do
drukowania. Aby zapisać lub odczytać taki plik naleŜy wybrać
odpowiednie polecenie z menu Plik okna Druki świadectw.
12
CENZURKA 7 - EDUCAT
•
Zestawienie ocen – tworzenie w formie tabeli zestawienia
wszystkich ocen dla wszystkich uczniów klasy,
•
Zestawienie danych – tworzenie w formie tabeli zestawienia
danych personalnych uczniów (imię i nazwisko, numer, data,
miejsce i województwo urodzenia)
•
Ranking uczniów – liczenie średnich ocen dla wszystkich
uczniów oraz średniej całej klasy; moŜliwość uporządkowania
uczniów według średniej
•
Średnie z przedmiotów – liczenie średnich i ilości ocen dla
poszczególnych przedmiotów
•
Edytor fraz oceny opisowej (szkoła podtawowa)
umoŜliwia modyfikację i tworzenie nowych zestawów fraz
oceny opisowej
P r z yc i s ki
słuŜą do wyboru formy męskiej lub
Ŝeńskiej fraz wyświetlanych w edytorze.
Przycisk
wstawia nową frazę po frazie aktualnie wybranej,
a przycisk
Przyciskami
usuwa zaznaczoną frazę.
moŜna zmieniać kolejność fraz.
Instrukcja obsługi programu
9
wciśnięcie pojedynczego klawisza. Zamiast pisać „bardzo
dobry” wystarczy nacisnąć klawisz „5” (przyporządkowanie
klawiszy i definicje ocen moŜna zmienić na zakładce Skala
ocen okna Klasa). Aby wprowadzić nazwę przedmiotu ustaw
kursor w odpowiednim polu i dwukrotnie kliknij myszką lub
wciśnij klawisz Enter. Otworzy się okno z listą przedmiotów.
JeŜeli przedmiot znajduje się na liście zaznacz go, jeśli nie,
wpisz go w polu nowy przedmiot i naciśnij przycisk Dopisz
do listy. Aby nazwa przedmiotu znalazła się u wszystkich osób,
zaznacz pole dla wszystkich osób. Potwierdź wszystko
przyciskiem OK. Jeśli chcesz usunąć ocenę lub nazwę
przedmiotu wciśnij klawisz Delete.
•
Część zakładek okna Uczeń słuŜy do wprowadzania większych
informacji tekstowych (program indywidualny, osiągnięcia,
ocena opisowa). Wprowadzając tekst nie musisz martwić się
o jego rozmieszczenie i podział na linie. Program zrobi to auto-
10
CENZURKA 7 - EDUCAT
matycznie, uwzględniając wielkość i rodzaj wybranej do drukowania czcionki. Podział na wiersze moŜna zobaczyć po
wciśnięciu przycisku Podział na rubryki. Pod tekstem
umieszczony jest wskaźnik zapełnienia sygnalizujący
przekroczenie limitu linii na świadectwie. Aby zapobiec
podziałowi na wiersze w miejscu, w którym jest on
niewłaściwy (np. po jednoliterowych słowach) zamiast spacji
naleŜy wpisać znak podkreślenia "_" . Program w czasie
drukowania zastąpi go spacją.
•
•
Korzystając z systemowego schowka moŜesz dowolnie
kopiować i przenosić fragmenty tekstu przygotowane
w dowolnym edytorze tekstowym. Aby przenieść fragment
tekstu zaznacz go (przesuń kursor trzymając wciśnięty klawisz
Shift), skopiuj go do schowka wciskając przycisk kopiuj (lub
klawisze Ctrl+C), ustaw kursor w miejscu docelowym,
a następnie wklej tekst klikając przycisk wklej (lub klawisze
Ctrl+V).
Instrukcja obsługi programu
lub
wybraniu
wciśnięciu przycisku Edytor fraz
polecenia Edytor fraz oceny opisowej z menu Narzędzia.
•
Zakładka Daty okna Uczeń słuŜy do wprowadzania dat
pojawiających się na świadectwie ucznia, w sytuacji gdy są one
inne niŜ u pozostałych uczniów klasy.
•
W dowolnym momencie moŜesz przerwać pracę i wrócić do
niej w innym czasie. Aby zapisać dane na dysku wybierz
polecenie Zapisz z menu Plik, zaś poleceniem Otwórz moŜesz
wczytać dane zapisane wcześniej. Wszystkie informacje
o klasie i uczniach zapisywane są w pojedynczym pliku
(odrębnym dla kaŜdej klasy) o rozszerzeniu ‘CNZ’.
•
Istotną zaletą programu jest moŜliwość powtórnego uŜycia
danych osobowych uczniów, wpisanych do bazy danych
w poprzednich latach. Aby to zrobić wybierz polecenie Nowa
klasa / Dane z poprzedniego roku z menu Plik. Zatwierdź
nowe dane klasy w oknie Zmiana parametrów klasy. Program utworzy nową bazę danych w oparciu o stare dane. Wyzerowane zostaną w niej wszystkie te pola, które wymagają
aktualizacji (oceny, osiągnięcia, daty). Usuń osoby, które nie
znajdują się juŜ w klasie, a następnie dopisz te, które się
w klasie pojawiły.
Do szybkiego wprowadzania oceny opisowej w szkole podstawowej słuŜy okienko Frazy oceny opisowej dostępne po wciś-
nięciu przycisku Frazy. Po jego pierwszym otwarciu, naleŜy
załadować odpowiedni
dla danej klasy plik, naciskając
Wyboru i wstawienia uczniowi
przycisk Otwórz frazy.
właściwej frazy
z
dostępnej listy, dokonuje się
wciskając klawisz Enter, klikając dwukrotnie myszką lub
stosując technikę „ciągnij-i-upuść”. Do modyfikacji fraz lub
tworzenia własnego zestawu słuŜy edytor fraz, dostępny po
11
Polecenia dostępne w menu „Narzędzia”
•
Wybór przedmiotów do średniej – moŜliwość wyboru
przedmiotów, które będą brane pod uwagę podczas liczenia
średnich ocen, a takŜe ustawienia progów wymaganych do
świadectwa z paskiem