Efekty wdro˝eƒ systemów klasy MRP II/ERP

Transkrypt

Zeszyty
Naukowe nr
724
2006
Akademii Ekonomicznej w Krakowie
Piotr Soja
Katedra Informatyki
Efekty wdro˝eƒ systemów klasy
MRP II/ERP
Streszczenie: W artykule przedstawiono wyniki badań empirycznych dotyczące efektów
wdrożeń systemów zintegrowanych klasy MRP II/ERP. W badaniach wzięli udział
przedstawiciele polskich przedsiębiorstw wdrażających u siebie zintegrowany system
zarządzania klasy MRP II/ERP oraz konsultanci i eksperci reprezentujący różnych
dostawców zintegrowanych systemów zarządzania. Efekty wdrożeń systemów MRP II/ERP
scharakteryzowane zostały w podziale na pozytywne konsekwencje oraz negatywne
implikacje wprowadzenia systemu. Prezentując skutki wdrożeń dokonano ich podziału
na efekty techniczne, ekonomiczne, organizacyjne i społeczne.
Słowa kluczowe: systemy zintegrowane klasy MRP II/ERP, pozytywne efekty wdrożeń,
negatywne konsekwencje projektów wdrożeniowych.
1. Wst´p
Systemy klasy MRP II/ERP stanowią grupę zintegrowanych systemów komputerowych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. Powstały w wyniku
ewolucji systemów wspomagających zarządzanie, które przeobrażały się w coraz
to nowsze i bardziej zaawansowane rozwiązania. Na bazie istniejącego systemu,
uzupełnianego o nowe funkcje i właściwości, tworzony był system ulepszony,
który zawierał właściwości swego poprzednika.
Najbardziej zaawansowanym rozwiązaniem są systemy klasy ERP (Enterprise
Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Stanowią one rozszerzenie systemów klasy MRP II (Manufacturing Resource Planning – planowanie
zasobów produkcyjnych). System MRP II jest przeznaczony przede wszystkim dla
firm produkcyjnych, obejmuje swoim zasięgiem całe przedsiębiorstwo, integruje
działania związane ze sprzedażą, finansami oraz wytwarzaniem [Fogarty i in.
1989]. System klasy ERP, jako rozszerzenie MRP II, został wzbogacony o szereg
50
Piotr Soja
dodatkowych funkcji, takich jak: rachunek kosztów, rachunkowość zarządcza,
cash flow, controlling itd. Rozbudowana funkcjonalność pakietów ERP powoduje,
że przeznaczone są one dla szerokiej gamy przedsiębiorstw zajmujących się nie
tylko działalnością produkcyjną.
Pod pojęciem systemu MRP II/ERP rozumie się oprogramowanie działające
zgodnie z zasadami MRP II wzbogacone ewentualnie o funkcjonalność wspierającą pozostałe obszary działania przedsiębiorstwa. Skuteczne wdrożenie systemu
tej klasy może nieść ze sobą szereg korzyści, począwszy od najbardziej ogólnych
i niewymiernych, w postaci usprawnienia zarządzania całością przedsiębiorstwa
i polepszenia obiegu informacji, poprzez korzyści mierzalne znajdujące odzwierciedlenie w poprawie wskaźników aktywności gospodarczej, co prowadzi ostatecznie do zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa (por. m.in. [Gołembska,
Szymczak 1997; Kisielnicki, Sroka 1999; Soja 2000; 2001]).
Warunkiem osiągnięcia wymienionych korzyści jest jednak efektywne wdrożenie systemu klasy MRP II/ERP w pełnym zakresie jego funkcjonalności, co
jest trudne. Wiele firm wdrażających pakiety MRP II/ERP nie jest zadowolonych
z osiąganych efektów w wyniku wdrożenia, z drugiej zaś strony istnieją firmy
osiągające wyjątkowe korzyści dzięki wdrożeniu MRP II/ERP. Jest zatem oczywiste, że występują znaczne różnice w wykorzystaniu pakietów MRP II/ERP przez
różne przedsiębiorstwa (por. [Wallace 1990]). W tej sytuacji przydatne wydaje
się prowadzenie badań mających na celu zbadanie wpływu wdrożenia systemu
klasy MRP II/ERP na przedsiębiorstwo w kategoriach pozytywnych efektów oraz
negatywnych konsekwencji.
2. Charakterystyka próby badawczej
Badanie zagadnień związanych z efektami wdrożeń systemów klasy MRP II/
ERP przebiegało dwutorowo: z punktu widzenia firm, które zdecydowały się na
wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, i z punktu widzenia dostawców
systemów oraz usług wdrożeniowych. W pierwszym z wymienionych przypadków
próbę badawczą stanowi grupa polskich przedsiębiorstw wdrażających u siebie zintegrowany system zarządzania klasy MRP II/ERP. Natomiast w drugim – próbę
badawczą stanowią konsultanci i eksperci reprezentujący różnych dostawców zintegrowanych systemów zarządzania.
Badanie przedsiębiorstw wdrażających u siebie system zintegrowany MRP II/ERP
odbyło się za pomocą ankiety badawczej, którą skierowano do najważniejszych
osób biorących udział we wdrożeniu. Podjęto starania, aby osobą wypełniającą
ankietę był kierownik projektu wdrożeniowego. W ramach badań zwrócono się
do przedstawicieli 223 przedsiębiorstw z terenu całej Polski, w efekcie czego
uzyskano 68 odpowiedzi na ankietę badawczą od przedsiębiorstw z całego kraju,
Efekty wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP
51
reprezentujących wiele branż. Podział przedsiębiorstw na branże został dokonany
na podstawie Europejskiego Kodu Działalności (EKD) (rys. 1).
budownictwo
3%
finanse
3%
inne
3%
chemiczna
18%
energetyka
7%
elektrotechniczna
7%
maszynowa
18%
handel
9%
metalowa
14%
spożywcza
18%
Rys. 1. Przedsiębiorstwa według podziału na branże
Źródło: opracowanie własne na podstawie badań.
W ramach badań gromadzone były dane odnośnie do rodzaju działalności
przedsiębiorstw z podziałem na działalność produkcyjną, handlową, usługową
oraz finansową. Jak przedstawia rys. 2, zdecydowana większość ankietowanych
przedsiębiorstw zajmuje się działalnością produkcyjną, niespełna jedna trzecia
przedsiębiorstw prowadzi działalność handlową, natomiast nieliczne przedsiębiorstwa zajmują się usługami oraz działalnością finansową1.
Podział respondentów według liczby zatrudnionych pracowników przedstawia
rys. 3. Największą grupę tworzą przedsiębiorstwa zatrudniające od 501 do 1000
osób, stanowiące ponad jedną piątą badanych przedsiębiorstw. W dalszej kolejności reprezentowane są przedsiębiorstwa największe, zatrudniające ponad 1000
pracowników, stanowiąc 19% badanych przedsiębiorstw. Następnie znajdują się
firmy zatrudniające od 201 do 300 osób oraz od 301 do 500 osób (po 18%), po
czym następuje grupa przedsiębiorstw zatrudniających od 101 do 200 pracowników – 16%.
1
Niektórzy respondenci z przedsiębiorstw podali kilka rodzajów działalności swojej firmy, zatem
suma liczb przedstawionych na rys. 2 przekracza ogólną liczbę przedsiębiorstw wynoszącą 68.
Piotr Soja
52
58
Liczba
60
19
5
0
produkcyjna
handlowa
2
usługowa
finansowa
Rys. 2. Rodzaj działalności badanych przedsiębiorstw
powyżej 1000
19%
20 do 50
4%
51 do 100
4%
101 do 200
16%
501 do 1000
21%
201 do 300
18%
301 do 500
18%
Rys. 3. Przedsiębiorstwa według liczby zatrudnionych pracowników
53
W celu poznania opinii ekspertów ankietę badawczą skierowano do specjalistów posiadających doświadczenie we wdrażaniu różnych systemów ERP – prowadzących projekty wdrożeniowe ze strony dostawcy i biorących udział w wielu
wdrożeniach. Dodatkowo, w przypadku ekspertów, z którymi była możliwość
kontaktu indywidualnego, podjęto próbę przeprowadzenia wywiadu w celu pogłębienia i uzupełnienia podejmowanych w ankiecie zagadnień. W ramach badań
skierowano się do 45 osób z prośbą o pomoc w gromadzeniu danych, w rezultacie
czego uzyskano opinię 31 ekspertów z 22 firm zajmujących się dostarczaniem
zintegrowanych systemów MRP II/ERP oraz usług wdrożeniowych. W przypadku
5 ekspertów wykorzystano możliwość przeprowadzenia wywiadu.
10 lat i więcej (3)
do 4 lat (6)
9 lat (4)
5 lat (4)
8 lat (4)
7 lat (4)
6 lat (6)
Rys. 4. Eksperci według stażu uczestnictwa we wdrożeniach
Przeważającą większość ekspertów biorących udział w badaniach stanowią
mężczyźni – w ogólnej grupie 31 respondentów 27 osób to mężczyźni. Kobiety
tworzą jedynie 4-osobową grupę. Staż uczestnictwa we wdrożeniach ekspertów
biorących udział w badaniach prezentuje rys. 4. Najliczniejsze grupy (po 6 osób)
stanowią eksperci uczestniczący we wdrożeniach nie dłużej niż 4 lata oraz ci, którzy we wdrożeniach biorą udział 6 lat. W pierwszej grupie jedna osoba posiada
2-letnie doświadczenie wdrożeniowe, 2 osoby uczestniczą we wdrożeniach od 3 lat,
natomiast doświadczenie wdrożeniowe 3 osób wynosi 4 lata. W dalszej kolejności
po 4 osoby trafiły do grup ekspertów uczestniczących w projektach wdrożeniowych odpowiednio 5, 7, 8 i 9 lat. Wreszcie 3 osoby mają największe doświadczenie
uczestnictwa w projektach wdrożeniowych, trwające 10 lat i więcej.
Piotr Soja
54
Inne – kierownicze
(5)
Dyrektor
(9)
Starszy
konsultant
(3)
Kierownik
(4)
Konsultant
(5)
Kierownik
projektów
(5)
Rys. 5. Eksperci według zajmowanego stanowiska
Charakterystykę ekspertów pod względem zajmowanego stanowiska w momencie prowadzenia badań przedstawia rys. 5. Zdecydowanie największą grupę,
liczącą 9 osób, stanowią eksperci piastujący stanowisko dyrektora. Stanowiska
dyrektorskie dotyczą różnych aspektów związanych ze sprzedażą i wdrażaniem
systemów ERP, konkretnie są to m.in. dyrektor działu wdrożeń, dyrektor ds. realizacji, dyrektor operacyjny czy dyrektor handlowy. W dalszej kolejności plasuje
się grupa konsultantów oraz kierowników projektów wdrożeniowych (obydwie po
5 osób). Następnie, do grupy kierowników różnych działów należy 4 ekspertów,
natomiast grupę starszych konsultantów tworzą 3 osoby. Pozostałe pojedyncze
osoby pełnią różne funkcje kierownicze w swoich firmach, począwszy od kierownika produktu, a skończywszy na stanowisku prezesa firmy.
3. Pozytywne efekty wdro˝eƒ MRP II/ERP
Korzyści, jakie może osiągnąć przedsiębiorstwo w wyniku wdrożenia systemu
zintegrowanego MRP II/ERP, są bardzo zróżnicowane. Z jednej strony mamy
do czynienia z bardzo konkretnymi usprawnieniami dającymi się zmierzyć za
pomocą wskaźników działalności operacyjnej, z drugiej natomiast strony istnieje
szereg korzyści niewymiernych, których wyrażenie za pomocą konkretnych liczb
jest niemożliwe lub niezwykle trudne.
55
W trakcie badań zwrócono się do uczestników z prośbą o zestawienie najważniejszych korzyści wypływających z wdrożenia systemu zintegrowanego. Prośbę
taką skierowano zarówno do przedstawicieli przedsiębiorstw wdrażających u siebie system MRP II/ERP, jak i do ekspertów biorących udział we wdrożeniach ze
strony dostawcy systemu. W przypadku respondentów z przedsiębiorstw przedstawiane efekty pozytywne dotyczyły jednego wdrożenia, natomiast eksperci
wyrażali swoje zdanie bazując na doświadczeniu zdobytym w wielu projektach
wdrożeniowych.
Celem badania było poznanie jak najszerszego spektrum opinii respondentów
dotyczących efektów wdrożenia systemu MRP II/ERP. Mając na uwadze bardzo
dużą rozpiętość potencjalnych efektów wdrożeń, zdecydowano się na formułę
pytania otwartego pozwalając respondentom na nieskrępowane wypowiedzi.
Prezentacji zebranych danych dokonano w układzie proponowanym przez
J. Kisielnickiego i H. Srokę [1999], z podziałem na efekty techniczne, ekonomiczne, organizacyjne i społeczne2. Efekty techniczne odnoszą się do infrastruktury komputerowej, dotyczą zagadnień związanych z szybkością przetwarzania
informacji, jak również związane są z postacią informacji. Efekty ekonomiczne
to wspomaganie działań pozwalających na poprawę wyników działalności ekonomicznej. Efekty organizacyjne natomiast polegają na usprawnieniu struktury organizacyjnej lub ułatwieniu jej zmiany w kierunku centralizacji bądź decentralizacji.
Wreszcie efekty społeczne to, mówiąc ogólnie, wpływ, jaki wdrożenie miało na
pracowników przedsiębiorstwa i ich postawy.
Tabela 1. Liczebności kategorii pozytywnych efektów wdrożeń MRP II/ERP
Firmy
204 odp.
Ogółem
334 odp.
Kategoria efektów
Eksperci
130 odp.
Ekonomiczne
126
38%
72
36%
54
42%
Techniczne
101
30%
68
33%
33
25%
Organizacyjne
91
27%
59
29%
32
25%
Społeczne
16
5%
5
2%
11
8%
Tabela 1 zawiera liczebności kategorii pozytywnych efektów wdrożeń deklarowanych przez respondentów z podziałem na przedstawicieli przedsiębiorstw
(kolumna „Firmy”) oraz ekspertów (kolumna „Eksperci”). Kategorie zostały usze2
W podziale według Kisielnickiego i Sroki czwarta kategoria nosi nazwę „Efekty socjo-psychologiczne” i odnosi się do potrzeb społecznych pracowników i poznania ich odczuć. W niniejszym opracowaniu czwarta kategoria efektów została rozszerzona i obejmuje efekty wdrożenia
związane z pracownikami oraz ich postawami. Kategoria ta otrzymała miano „Efekty społeczne”
(por. także [Nowarska 2000]).
Piotr Soja
56
regowane według malejącej sumy zgłoszeń wszystkich respondentów (kolumna
„Ogółem”). Dla każdej wielkości podano informację, jaki procent stanowi ona
w odniesieniu do odpowiedniej sumy zgłoszeń.
W efekcie badań uzyskano ogółem 334 odpowiedzi, w czym 204 zostały zgłoszone przez przedstawicieli przedsiębiorstw, natomiast 130 pochodzi od ekspertów. Najliczniejszą kategorię stanowią efekty ekonomiczne, na którą składa się
38% wszystkich wypowiedzi. W dalszej kolejności znajdują się efekty techniczne
(30%), po czym następuje kategoria efektów organizacyjnych (27%). Natomiast 5%
odpowiedzi dotyczy efektów społecznych wdrożeń, które dostrzegane są głównie
przez ekspertów (8% wypowiedzi ekspertów), ale praktycznie nie są zauważane
przez respondentów z przedsiębiorstw (2% wypowiedzi firm).
Kolejność kategorii jest identyczna, jeśli rozpatrzymy osobno odpowiedzi
przedstawicieli przedsiębiorstw oraz ekspertów. Na najliczniejszą grupę efektów
ekonomicznych wskazywało 36% odpowiedzi z przedsiębiorstw oraz 42% zgłoszeń ekspertów. Następnie do grupy efektów technicznych trafia 33% wypowiedzi
respondentów z firm oraz 25% deklaracji ze strony ekspertów. Również 25%
wypowiedzi ekspertów znalazło się w następnej kategorii efektów organizacyjnych, na którą wskazywało także 29% wypowiedzi z przedsiębiorstw.
Ogółem (334 odp.)
Firmy (204 odp.)
Eksperci (130 odp.)
Tabela 2. Pozytywne efekty wdrożeń MRP II/ERP
101
68
33
Kategoria efektów / Efekt
Komentarz / Przykładowe
wypowiedzi
Efekty techniczne
40
26
14 dostępność informacji
40% 38% 43%
szybki dostęp do informacji, bardzo
szeroki zakres dostępnej informacji,
kompletna informacja w jednym
miejscu
28
18
10 jakość informacji
28% 27% 30%
uporządkowanie danych, poprawne
i wiarygodne dane w systemie, większy poziom szczegółowości danych
9
9%
rozbudowane i jednolite raportowanie, szybkość uzyskiwania raportów,
możliwość tworzenia własnych
raportów
7
10%
2 usprawnienie raportowania
6%
57
Ogółem (334 odp.)
Firmy (204 odp.)
Eksperci (130 odp.)
cd. tabeli 2
7
7%
6
9%
1 unowocześnienie infrastruktury IT
3%
modernizacja sprzętu komputerowego, większa funkcjonalność systemu,
standaryzacja środowiska informatycznego
6
6%
4
6%
2 integracja systemów
6%
integracja systemu ERP z lokalnymi
systemami branżowymi, automatyczne połączenie modułów
6
6%
5
7%
1 nowa funkcjonalność
3%
nowe możliwości spowodowane
wprowadzeniem systemu, np. używanie metody MRP II, optymalizacja
podatków, symulacja wyniku na
podstawie statystyki
5
4%
2
3%
3 zmniejszenie pracochłonności
9%
automatyzacja prac, szybkość obliczania, skrócenie czasu analiz
126
72
54
wypowiedzi
Efekty ekonomiczne
40
26
14 redukcja zapasów
32% 36% 26%
np. likwidacja zapasów materiałów
technicznych
20
15
16% 21%
5 wsparcie działalności finansowej
9%
usprawnienie rachunku i kontroli
kosztów, wprowadzenie budżetowania, pełny wgląd w bieżącą sytuację
finansową
18
14%
15 poprawa wskaźników ekonomicznych m.in. krótszy czas realizacji zleceń,
28%
lepsza rotacja zapasów, wzrost sprzedaży, poprawa płynności finansowej
3
4%
13
7
6 ograniczenie zatrudnienia
10% 10% 11%
w konsekwencji obniżenie wydatków
na płace
11
9%
6
8%
5 kontrola przedsiębiorstwa
9%
pełna kontrola nad funkcjonowaniem
całej firmy, kontrola kondycji ekonomicznej przedsiębiorstwa
11
9%
6
8%
5 redukcja kosztów
9%
poprzez lepsze planowanie produkcji
oraz dokładną analizę danych, redukcja kosztów osobowych
9
7%
7
10%
2 usprawnienie sprzedaży
4%
poprawa jakości obsługi klienta,
większa efektywność obsługi klienta,
komunikacja przez Internet
Piotr Soja
58
Ogółem (334 odp.)
Firmy (204 odp.)
Eksperci (130 odp.)
cd. tabeli 2
4
3%
2
3%
2 większa efektywność pracy
4%
91
59
32
wypowiedzi
lepsze wykorzystanie pracowników,
mniejszy wkład pracy w niektóre
czynności
Efekty organizacyjne
28
21
7 zmiany organizacyjne
31% 36% 22%
pozytywne zmiany organizacyjne,
wprowadzenie orientacji procesowej
oraz nowych procesów
27
16
11 uporządkowanie przedsiębiorstwa
30% 27% 34%
uporządkowanie procesów i procedur, zdefiniowanie procesów, ustabilizowanie organizacji, ujednolicenie
standardów i pojęć
14
10
4 usprawnienie działania firmy
15% 17% 13%
lepsza współpraca pomiędzy działami firmy, usprawnienie zarządzania,
usprawnienie procesów
6 lepsza komunikacja
19%
poprawa przepływu informacji,
usprawnienie obiegu dokumentów
9
6
10% 10%
3 wsparcie procesów logistycznych
9%
kontrola produkcji, większa elastyczność produkcji, kontrola zakupów
3
3%
2
3%
1 większa elastyczność firmy
3%
szybsza analiza sytuacji, szybsza
reakcja na potrzeby klientów
16
5
10
11%
4
7%
11
Efekty społeczne
12
5
7 edukacja pracowników
75% 100% 64%
większy poziom kultury informatycznej, wzrost świadomości i zrozumienia procesów w przedsiębiorstwie,
rozwój pracowników
4
25%
większa odpowiedzialność pracowników, większa motywacja do zadań
w pracach wdrożeniowych, rozmowa
o problemach
0
0%
4 postawy pracowników
36%
Wypowiedzi respondentów dotyczące pozytywnych efektów wdrożenia systemu zintegrowanego MRP II/ERP, pogrupowane na wspomniane wyżej kategorie, zawiera tabela 2. W obrębie każdej kategorii wymieniono wraz z krótkim
opisem poszczególne rodzaje efektów z podaniem liczby zgłoszeń przez przedsta-
59
wicieli przedsiębiorstw (kolumna „Firmy”) oraz ekspertów (kolumna „Eksperci”).
Zgłaszane efekty wewnątrz kategorii zostały wymienione w kolejności według
malejącej sumy zgłoszeń (kolumna „Ogółem”). Poniżej każdej liczby zgłoszeń
zamieszczono informację, jaki procent zgłoszeń w ramach kategorii stanowi dana
wielkość.
W grupie efektów technicznych zdecydowana większość wypowiedzi dotyczy
korzyści informacyjnych, które polegają na lepszej dostępności informacji oraz
poprawie jej wiarygodności i jakości. Na korzyści informacyjne w efekcie wdrożenia systemu MRP II/ERP wskazują zarówno przedstawiciele przedsiębiorstw,
jak i eksperci.
W kategorii efektów ekonomicznych zdecydowanie najczęściej zgłaszany jest
efekt w postaci redukcji zapasów. Jest to nawet najczęściej wymieniany przez
przedsiębiorstwa skutek wdrożenia pośród efektów z wszystkich kategorii. Eksperci z kolei w grupie korzyści ekonomicznych obok redukcji zapasów wskazują
na poprawę innych wskaźników ekonomicznych. Przedstawiciele przedsiębiorstw
zaś tuż po zmniejszeniu stanów magazynowych dostrzegają pozytywny wpływ
systemu na finansową działalność przedsiębiorstwa, natomiast poza redukcją
zapasów praktycznie nie widzą poprawy innych wskaźników ekonomicznych.
Redukcja zapasów oraz poprawa wskaźników ekonomicznych bezpośrednio
wpływają na kondycję ekonomiczną przedsiębiorstwa, ich wystąpienie wprost
przekłada się na poprawę wyników przedsiębiorstwa. Do tych bezpośrednich
efektów ekonomicznych można zaliczyć również ograniczenie zatrudnienia (co
powoduje mniejsze wydatki na płace) oraz redukcję kosztów. Wspomniana grupa
stanowi 65% wszystkich efektów ekonomicznych zgłaszanych przez respondentów, znajdujące się w niej odpowiedzi przedstawicieli przedsiębiorstw tworzą 20%
wszystkich efektów zgłaszanych przez przedsiębiorstwa, natomiast w przypadku
ekspertów efekty z tej grupy stanowią 30% wszystkich korzyści dostrzeganych
przez ekspertów.
W grupie efektów organizacyjnych respondenci najczęściej wskazują na pozytywne zmiany organizacyjne oraz uporządkowanie przedsiębiorstwa w efekcie
wdrożenia systemu. Zmiany organizacyjne bardziej dostrzegane są przez przedstawicieli przedsiębiorstw niż przez ekspertów, którzy z kolei częściej wskazują
na uporządkowanie firmy w efekcie wdrożenia.
Najmniej liczną kategorię efektów stanowią korzyści społeczne, które zauważane są przede wszystkim przez ekspertów. Efekt w postaci edukacji pracowników
dostrzegają przedstawiciele obydwu grup, natomiast pozytywne postawy pracowników zauważają już tylko eksperci.
Piotr Soja
60
4. Negatywne efekty wdro˝eƒ MRP II/ERP
Jednym z celów badań było sprawdzenie, jakie negatywne konsekwencje dla
przedsiębiorstwa może nieść ze sobą wdrożenie systemu MRP II/ERP. Chcąc
poznać opinie respondentów zwrócono się w ankiecie z prośbą o wymienienie
negatywnych efektów wdrożeń systemu zintegrowanego. Podobnie jak w przypadku efektów pozytywnych, zaproponowano otwartą formułę wypowiedzi chcąc
poznać jak najszerszy zestaw opinii respondentów.
W rezultacie badań otrzymano 83 wypowiedzi ze strony przedsiębiorstw i 54
ze strony ekspertów. Tabele 3 i 4 zawierają odpowiednio liczebności kategorii
efektów oraz zgłaszane negatywne efekty wdrożeń, które zostały przedstawione
i pogrupowane według tych samych zasad co efekty pozytywne.
Tabela 3. Liczebności kategorii negatywnych efektów wdrożeń MRP II/ERP
Ogółem
137 odp.
Kategoria efektów
Firmy
83 odp.
Eksperci
54 odp.
Ekonomiczne
58
42%
33
40%
25
46%
Organizacyjne
28
20%
19
23%
9
17%
Techniczne
24
18%
20
24%
4
7%
Społeczne
23
17%
9
11%
14
26%
Inne
4
3%
2
2%
2
4%
Najliczniejszą grupę zgłaszanych efektów stanowią negatywne efekty ekonomiczne, do których można zaliczyć 42% wszystkich wypowiedzi. Dalej znajdują się
negatywne efekty organizacyjne (20%), po nich następuje kategoria negatywnych
efektów technicznych (18%), a tuż za nią negatywne efekty społeczne (17%).
Rozpatrując osobno odpowiedzi respondentów z przedsiębiorstw oraz ekspertów otrzymuje się nieco inne uszeregowania kategorii efektów. Obydwie grupy
respondentów zdecydowanie najczęściej wskazują na negatywne efekty ekonomiczne (40% – przedsiębiorstwa, 46% – eksperci). Przedstawiciele przedsiębiorstw w dalszej kolejności wymieniają efekty techniczne (24%), które z kolei są
najrzadziej deklarowane przez ekspertów (7%). Według tych ostatnich na drugiej
pozycji biorąc pod uwagę ilości odpowiedzi (26%) znajduje się grupa efektów
społecznych, z której efekty są natomiast najrzadziej przytaczane przez przedstawicieli przedsiębiorstw (11%). W przypadku obydwu grup na trzecim miejscu pod
względem liczby odpowiedzi znajduje się kategoria efektów organizacyjnych (23%
– przedsiębiorstwa, 17% – eksperci).
61
Ogółem (137 odp.)
Firmy (83 odp.)
Eksperci (54 odp.)
Tabela 4. Negatywne efekty wdrożeń MRP II/ERP
24
20
4
wypowiedzi
Efekty techniczne
8
5
3 skomplikowana obsługa
33% 25% 75%
niejednolite interfejsy użytkownika,
skomplikowane procedury wprowadzania dokumentów, trudności w opanowaniu skomplikowanego systemu
6
6
0 błędy programu
25% 30% 0%
niezgodności i błędy w programie,
chaos powodowany błędami, trudności z poprawianiem błędów
4
1 zwiększenie pracochłonności
5
21% 20% 25%
czasochłonne wprowadzanie
dokumentów i rejestrowanie zdarzeń
gospodarczych, trudności w obsłudze
niestandardowych operacji
5
5
0 braki systemu
21% 25% 0%
problemy z dostosowaniem do polskich przepisów, brak standardowych
zestawień i konieczność tworzenia
własnych
58
33
25
Efekty ekonomiczne
25
18
7 koszty utrzymania systemu
43% 55% 28%
obsługa systemu, roczne opłaty licencyjne, serwis oprogramowania
17
9
8 koszty wdrożenia
30% 27% 32%
sprzęt, oprogramowanie, szkolenia,
konsultacje, prace wdrożeniowe
6
5
1 koszty pochodne
10% 15% 4%
wyższe koszty produkcji krótkich
serii, dodatkowe koszty przystosowania systemu, wzrost zatrudnienia
6
0
6 niepewność inwestycji
10% 0% 24%
niepewność zwrotu z inwestycji, częste nieudane wdrożenia, niemożność
realizacji założeń biznesowych
4
7%
1
3 większy nakład pracy
3% 12%
duża pracochłonność na początku
i w fazie pracy równoległej systemu,
konieczność zaangażowania kluczowych zasobów firmy
28
19
9
11
8
3 brak elastyczności
39% 41% 34%
Efekty organizacyjne
większa biurokracja, usztywnienie
obowiązujących procedur, zbytnie
podporządkowanie pracy wymogom
systemu
Piotr Soja
62
Eksperci (54 odp.)
Firmy (83 odp.)
Ogółem (137 odp.)
cd. tabeli 4
wypowiedzi
3
2 zmiany stanowisk pracy
5
19% 16% 22%
delegowanie osób do obsługi systemu,
wyłączenie z pracy osób uczestniczących we wdrożeniu, nadmierne
obciążenie niektórych stanowisk
4
2
2 zaburzenia w działaniu firmy
14% 11% 22%
nieporządek w trakcie wdrożenia
i zaraz po starcie systemu, bałagan
związany ze zbyt krótkim czasem
wdrażania
4
3
1 komplikacja działania
14% 16% 11%
skomplikowany system zleceń, wzrost
liczby dokumentów
4
3
1 uzależnienie od systemu
14% 16% 11%
uzależnienie od dostawcy systemu,
uzależnienie firmy od działania
systemu
23
9
14
Efekty społeczne
7
14
7 postawy pracowników
61% 78% 50%
opór przeciwko zmianom, obawy
o swoją przyszłość, niezadowolenie,
brak zaangażowania
9
2
7 redukcja pracowników
39% 22% 50%
redukcja zatrudnienia, wymiana personelu, wyższe wymagania dotyczące
użytkowników
4
2
2
Inne
W grupie negatywnych efektów technicznych zdecydowana większość wypowiedzi dotyczy błędów i niedoskonałości systemu zintegrowanego, przy czym
wszystkie wypowiedzi pochodzą od respondentów z przedsiębiorstw. Eksperci
wskazują co najwyżej na skomplikowaną obsługę systemu, co i tak dotyczy ledwie
trzech wypowiedzi. Respondenci z przedsiębiorstw wymieniają również negatywne konsekwencje wdrożeń w postaci zwiększenia nakładu pracy związanego
z obsługą systemu.
Negatywne efekty ekonomiczne to przede wszystkim wysokie koszty, które
respondenci dzielą na wydatki związane z wdrożeniem oraz koszty utrzymania
systemu podczas regularnej eksploatacji. Oprócz tego, respondenci zwracają
uwagę na koszty pochodne pojawiające się w wyniku wprowadzenia systemu.
Dotyczą one dodatkowych kosztów przystosowania systemu, wzrostu zatrudnienia
63
oraz wyższych kosztów, np. w przypadku produkcji krótkich serii wyrobów. Eksperci dodatkowo zwracają uwagę na niepewność zwrotu z inwestycji w przypadku
wdrożeń systemów MRP II/ERP.
W grupie negatywnych efektów organizacyjnych respondenci najczęściej
wskazują na brak elastyczności działania spowodowany wdrożeniem systemu.
Szczególnie zwracają na to uwagę przedstawiciele przedsiębiorstw. W dalszej
kolejności respondenci dostrzegają negatywne konsekwencje wdrożeń w postaci
zmiany stanowisk pracy przez pracowników, a także zaburzeń i komplikacji działania firmy.
Negatywne efekty społeczne to przede wszystkich niewłaściwe postawy pracowników, które są dostrzegane zarówno przez przedstawicieli przedsiębiorstw,
jak i przez ekspertów. Ci ostatni zwracają również szczególną uwagę na negatywne
konsekwencje w postaci zwolnień pracowników w efekcie wdrożenia systemu.
5. Podsumowanie
Podsumowując wyniki badań nad pozytywnymi i negatywnymi konsekwencjami wdrożeń systemów MRP II/ERP można zauważyć, że respondenci przytaczają znacznie więcej przykładów pozytywnych efektów niż negatywnych konsekwencji wdrożeń. Mianowicie, respondenci wymieniają prawie 2,5-krotnie więcej
skutków pozytywnych niż negatywnych, przy czym proporcja ta dotyczy zarówno
przedstawicieli przedsiębiorstw, jak i ekspertów.
Biorąc pod uwagę wypowiedzi wszystkich respondentów (przedstawicieli
przedsiębiorstw i ekspertów) można dostrzec, że efekty ekonomiczne stanowią
najliczniejszą kategorię zgłaszanych skutków wdrożenia, zarówno tych dodatnich,
jak i ujemnych. Z kolei najmniej liczną kategorię konsekwencji wdrożeń tworzą
efekty społeczne, tak w pozytywnym, jak i negatywnym ujęciu. Warto tutaj zwrócić uwagę, że o ile pozytywne efekty społeczne wymieniane są rzadko (5% ogółu
odpowiedzi), o tyle wśród negatywnych konsekwencji wdrożeń skutki społeczne
stanowią już pokaźną grupę tworzącą 17% ogółu wypowiedzi.
Godny podkreślenia jest fakt, że niektóre konsekwencje wdrożeń mogą mieć
w pewnych projektach pozytywny, w innych zaś negatywny oddźwięk. Przykładowo, redukcja zatrudnienia podawana jest przez jednych uczestników badań jako
pozytywny ekonomiczny efekt wdrożenia skutkujący obniżeniem wydatków na
płace, podczas gdy inni respondenci dostrzegają w niej negatywny skutek wskazując na szersze społeczne konsekwencje w postaci wzrostu bezrobocia. Podobnie ma się sytuacja ze zmianami organizacyjnymi, w przypadku których jedni
respondenci wskazują z aprobatą na fakt dopasowania firmy do sposobu działania
systemu, inni zaś wypowiadają się z niepokojem na temat uzależnienia pracy
przedsiębiorstwa od działania systemu komputerowego.
64
Piotr Soja
Warto również zwrócić uwagę, że ocena pewnych konsekwencji wdrożenia
może być zarówno negatywna, jak i pozytywna w obrębie tego samego przedsiębiorstwa. Przykładem takiego skutku wdrożenia w opinii respondentów jest
wzrost nakładów na technologię informacyjną, który może być negatywnie odebrany przez dział księgowości, natomiast spotyka się z pozytywnym przyjęciem
przez dział informatyki.
Obserwacja wyników badań prowadzi do wniosku, że pewne wielkości mogą
w efekcie wdrożenia w określonych sytuacjach ulec zmniejszeniu, w innych zaś
mogą się powiększyć. Dotyczy to takich elementów, jak np. koszty, wielkość
zatrudnienia czy pracochłonność. Wydaje się, że osiągnięty efekt może zależeć od
specyfiki przedsiębiorstwa oraz sposobu przeprowadzenia wdrożenia.
Zwraca również uwagę duża rozpiętość w postrzeganych przez respondentów
konsekwencjach wdrożenia. Najlepiej wyrażą to przykłady konkretnych wypowiedzi badanych osób, z których jedna przytacza „chaos wywołany błędami systemu”
jako negatywny skutek wdrożenia, inna zaś, mówiąc o pozytywnych konsekwencjach wprowadzenia systemu, stwierdza: „chcąc wyrazić korzyści jednym słowem,
należałoby je porównać do tego, że przesiedliśmy się z malucha do mercedesa
dobrej klasy”.
Prezentowane w niniejszym artykule wyniki badań powinny być przydatne
dla osób profesjonalnie zajmujących się prowadzeniem projektów wdrożeniowych.
Uświadomienie sobie zagadnień dotyczących możliwych konsekwencji wdrożeń
systemów klasy MRP II/ERP może mieć korzystny wpływ na decyzje podejmowane w ramach projektu wdrożeniowego. Prowadzący wdrożenia powinni
mieć świadomość możliwych negatywnych konsekwencji wdrożenia systemu,
do których według badanych osób należą przede wszystkim negatywne skutki
ekonomiczne przejawiające się w wysokich kosztach związanych z wdrożeniem
oraz eksploatacją systemu, jak również negatywne konsekwencje organizacyjne
głównie przyjmujące postać ograniczonej elastyczności działania. Podobnie przedsiębiorstwa decydujące się na zakup systemu klasy MRP II/ERP powinny przywiązywać szczególną wagę do wyboru konkretnego rozwiązania systemowego,
zwracając uwagę na dopasowanie możliwości systemu do planowanego sposobu
prowadzenia działalności gospodarczej. Należy to czynić, mając świadomość
możliwych negatywnych konsekwencji złego dopasowania systemu, a więc zwiększenia pracochłonności i komplikacji działania przy jednoczesnym zmniejszeniu
elastyczności oraz zaburzeń spowodowanych błędami i brakami systemu.
Literatura
Fogarty D.W., Hoffmann T.R., Stonebraker P.W. [1989], Production and Operations
Management, South-Western Publishing Co., Cincinnati.
65
Gołembska E., Szymczak M. [1997], Informatyzacja w logistyce przedsiębiorstw,
Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa–Poznań.
Kisielnicki J., Sroka H. [1999], Systemy informacyjne biznesu. Informatyka dla zarządzania, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa.
Nowarska B. [2000], Ocena efektów przedsięwzięć informatycznych przez kadrę menedżerską polskich ﬁrm, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, nr 551, Kraków.
Soja P. [2000], Charakterystyka systemów zintegrowanych klasy MRP II wraz z elementami analizy rynku, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, nr 551, Kraków.
Soja P. [2001], Wdrożenie systemu zintegrowanego klasy MRP II, Zeszyty Naukowe AE
w Krakowie, nr 569, Kraków.
Wallace T.F. [1990], MRP II: Making It Happen. The Implementersʼ Guide to Success with
Manufacturing Resource Planning, Oliver Wright Publications Inc., Essex Junction.
Effects of MRP II/ERP Systems Implementations
The paper discusses results of empirical research concerning the effects of implementations
of integrated systems belonging to MRP II/ERP class. The research was performed with
participation of representatives of Polish enterprises implementing integrated management
systems of MRP II/ERP class, along with consultants and experts who represented
various suppliers of integrated management systems. The effects of MRP II/ERP systems
implementations have been characterised in respect of positive consequences and negative
results of system activation. The implementation outcomes, discussed in the paper, have
been divided into technical, economic, organisational, and social effects.
Key words: integrated MRP II/ERP systems, positive implementation effects, negative
consequences of implementation projects.

Efekty wdro˝eƒ systemów klasy MRP II/ERP

Transkrypt

Podobne dokumenty

DwADZIeścIA lAT Temu

Jak dobrze wybrać system ERP?

Przewiduj, planuj, decyduj, zarządzaj - ISOF-ERP

Sesja Infor ERP S21, COM i Xpert